Manual de funciones y estructuración del organigrama del área financiera de la E S E Hospital San Cristóbal de Ciénaga

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(1)MANUAL DE FUNCIONES Y ESTRUCTURACION DEL ORGANIGRAMA DEL AREA FINANCIERA DE LA E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA. LUIS ANGEL MANJARRES COLINA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS SANTA MARTA 2016. 1.

(2) MANUAL DE FUNCIONES Y ESTRUCTURACION DEL ORGANIGRAMA DEL AREA FINANCIERA DE LA E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA. LUIS ANGEL MANJARRES COLINA. Informe final de Práctica como modalidad de Grado para optar el Titulo de Administrador de Empresa. Asesor JOSE LUIS ROSENSTIEHL MARTINEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS SANTA MARTA 2016. 2.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________. _____________________________________ Presidente del jurado. _____________________________________ Evaluador _____________________________________ Evaluador. Santa Marta, 25 de Noviembre 2016 3.

(4) DEDICATORIA. A Dios, por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos, por siempre haberme. llenado de mucha sabiduría y. entendimiento. A mis padres, a quien les debo todo en la vida, les agradezco el sacrificio, el cariño, la comprensión, la paciencia y el apoyo que me brindaron para culminar mi carrera profesional. A mis hermanos porque siempre he contado con ellos para todo, Gracias Hermanos!. LUIS MANJARRES COLINA. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. A Dios, por darme la vida, fortaleza, la salud y el amor para seguir adelante sin decaer. A la E.S.E Hospital San Cristóbal De Ciénaga, donde realice mis prácticas Profesionales, un especial agradecimiento a todo el personal del área financiera por el apoyo que me brindaron y en especial al Señor Gerente Ángel Fernández. Mil gracias.. Asesor, JOSE LUIS ROSENSTIEHL MARTINEZ, por brindarme todos sus conocimientos y apoyarme en este proceso.. A todos los maestros que influyeron con sus lecciones y experiencias en formarme como una persona de bien y preparada para los retos que pone la vida.. LUIS MANJARRES COLINA. 5.

(6) CONTENIDO Pág. RESUMEN………………………………………..…………………………………. 7. ABSTRAC…………………………………………………………………………... 8. 0. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………....... 9. 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………. 10. 0.2 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA…………………………………………. 11. 0.3 OBJETIVOS…………………………………………………………………….. 12. 0.3.1 Objetivo General..……………………………………………………………. 12. 0.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………………….. 12. 0.4 MARCO TEORICO…………………………………………………………….. 13. 0.5 METODOLOGIA……………………………………………………………….. 29. 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA……………………………………….. 30. 1.1 RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA…………………………………………. 30. 1.2 NATURALEZA…………………………………………………………………. 30. 1.3 MISION…………………………………………………………………………. 31. 1.4 VISION………………………………………………………………………….. 31. 1.5 VALORES…………………………………………………………………….... 32. 1.6 ORGANIGRAMA………………………………………………………………. 33. 1.7 DESCRIPCION DEL AREA DONDE SE REALIZA LA PRACTICA…….. 33. 1.8 INFORMACION DE LA PERSONA DE CONTACTO…………………….. 34. 1.9 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTION)………………. 35. 2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR…………………………. 37. 2.1 DIAGNOSTICO (SITUACION ENCONTRADA)…..………………………. 37. 2.2 PLAN DE ACCION.…………….…………………………………………….. 38. 2.3 LOGROS Y LECCIONES APRENDIDAS (PROPUESTA DE VALOR)... 39. 3. LIMITACIONES…………………………………………………………………. 41. 4. CONCLUSIONES………………………………………………………………. 42. 5. RECOMENDACIONES.……………………………………………………….. 44. 6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………….. 46. 7. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACION……………………... 47. ANEXOS……………………………………………………………………………. 48. 6.

(7) RESUMEN. El presente informe tiene como finalidad, hacer una propuesta para diseñar el manual de funciones y la estructura organizacional del área financiera, que sea de fácil entendimiento para los empleados que hacen uso permanente de esta herramienta administrativa, definiendo las funciones y línea de mando , que se plasmen de acuerdo a las exigencias administrativas y contables, las obligaciones y deberes del área, cumpliendo con los requisitos de la junta directiva de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA. Para tal fin se realizó un diagnóstico de la situación del área financiera, encontrándose que los empleados cuando se vinculan a esta organización y desde luego a al área en mención se le dificulta cumplir con sus funciones, ya que las mismas no están escritas,. Palabras clave: Manual de funciones, Estructura, Organigrama.. 7.

(8) ABSTRACT. The present work of grade have as aim, make a proposal to design the manual of functions and organizational structure of the financial area, that it easy to understanding for employees who make use permanent of this tool administrative, defining functions and line of command, they are translated according to the administrative and accounting requirements, the obligations and duties of the area, meeting the requirements of the board of the E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA. For this purpose, a diagnosis was made of the situation of the financial area. It was found that employees, when linked to this organization and, of course, to the area in question, had difficulty performing their functions, since they were not written,. Keywords: Function Manual, Structure, Organization chart.. 8.

(9) 0. INTRODUCCION. La práctica profesional se realiza en la E.S.E Hospital San Cristóbal, se encuentra situado en el municipio de Ciénaga-Magdalena, las oficinas Administrativas están ubicadas en calle 5° N° 21 - 01 de la actual nomenclatura. La E.S.E Hospital San Cristóbal de Ciénaga está constituida como una Empresa social del estado del orden Departamental. Las prácticas profesionales se efectúan en el Área Financiera de la E.S.E Hospital San Cristóbal de Ciénaga, con las funciones que el jefe de la división financiera pueda asignar y para las cuales fueron solicitadas. Este informe Final de prácticas profesionales es un requisito necesario para los estudiantes de la facultad de Administración De Empresa de la Universidad cooperativa de Colombia, con una duración de 6 meses (1 de Abril al 30 de Septiembre de 2016), dichas actividades de prácticas se justifican ya que es una manera en la cual se puede comparar y aplicar los conocimientos adquiridos durante el ciclo de la carrera en el área laboral, obtener experiencia útil y también la adquisición de nuevos conocimientos que van a ser de utilidad para la vida profesional. En el caso de este informe la práctica, fue realizada en la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA, en el Área Financiera, como asistente administrativo. La base de la práctica profesional se complementa con el diseño de un organigrama para el área financiera de la empresa y la elaboración de un manual de funciones de la misma.. 9.

(10) 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La administración del personal es hoy en día un factor prioritario dentro de las organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte el óptimo funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las condiciones cambiantes del medio que las rodea. De igual forma los manuales de funciones son una herramienta importante en las organizaciones para una buena gestión del talento humano. En este orden de ideas, las organizaciones están en la necesidad de enfocar las cosas de una manera innovadora con el fin de mejorar el nivel de vida de sus empleados y utilizar herramientas administrativas y operativas necesarias que contribuyan adecuadamente con el correcto desempeño en sus obligaciones laborales. Tal es el caso de los manuales de funciones, los cuales son una herramienta que establece para cada empleado las funciones que debe desempeñar, evitando así que se desperdicie tiempo en labores que no están contempladas en la organización, A este respecto se tiene que la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA, no se preocupa por mejorar el ambiente de trabajo y es consciente que en este momento no se cuenta con los manuales de Funciones del Área Financiera, lo cual implica que los cargos no tienen claramente definidas sus funciones, no existen elementos de medición y de evaluación para las mismas y es por esto que pueden presentarse dualidad de funciones en los puestos de trabajo e ineficiencia en las labores desarrolladas.. 10.

(11) 0.2 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA. Al revisar el significado de la palabra estructura, se encuentra que proviene del latín “STRUCTŪRA”, que significa disposición y orden de las partes dentro de un todo. La palabra organización, al definirla dentro del proceso administrativo, permite estructurar el cómo y el porqué de una institución o empresa, estableciendo funciones, responsabilidades, líneas de acción, que permiten visionar como se van a emplear las líneas de acción dentro de la estructura organizacional y como se van a distribuir los recursos dentro de las área para alcanzar el logro de los objetivos planteados por la misma empresa. La creación, organización, implementación y puesta en marcha de cualquier empresa debe hacerse bajo las premisas de la estructura del proceso administrativo que se enmarca hacia la definición de la planeación, organización, dirección y control, convirtiéndose así en una herramienta fundamental, para visionar lo que ha futuro se tiene planteado en la misión y la visión institucional. Visto así, la implementación de una estructura organizacional bien definida, conlleva a que las líneas de autoridad plasmadas, se respeten y oriente un futuro prominente de la empresa social. Y la definición de un manual de funciones, contribuirá a que la empresa o el área desarrollen sus actividades como son, sin causar tropiezos con las otras áreas de la empresa y así, en equipo generar los resultados trazados por las directivas de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.. 11.

(12) 0.3 OBJETIVOS. 0.3.1 Objetivo General Diseñar el manual de funciones y la estructura organizacional (organigrama) del área financiera de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA, con la finalidad de generar una herramienta de apoyo para la toma de decisiones.. 0.3.2 Objetivos específicos. - Diagnosticar, analizar y ordenar la información financiera del área.. - Emplear un organigrama acorde a los cargos que hay en el área financiera de la empresa.. - Estructurar el manual de funciones del área financiera de acuerdo a cada cargo, siguiendo las exigencias de la normatividad vigente.. 12.

(13) 0.4 MARCO TEÓRICO. DIAGNÓSTICO. El concepto diagnóstico incluye en su raíz el vocablo griego „gnosis‟, que significa conocimiento. Por lo tanto, puede decirse que el diagnóstico es un procedimiento ordenado, sistemático, para conocer, para establecer de manera clara una circunstancia, a partir de observaciones y datos concretos. El diagnóstico conlleva siempre una evaluación, con valoración de acciones en relación con objetivos. La definición de diagnóstico de Andrade (2004) establece que es un método de conocimiento y análisis del desempeño de una empresa o institución, interna y externamente, de modo que pueda facilitar la toma de decisiones”. La realización de un adecuado diagnóstico exige por parte de quien lo va a realizar determinadas habilidades o competencias, entre las que podemos citar conocimientos teóricos en la materia, razonamiento lógico, concentración, experiencia y una gran capacidad para observar con objetividad, y para relacionar diferentes datos. Específicamente, en el área de las ciencias administrativas se ha adoptado el término diagnóstico como una etapa dentro del proceso de investigación organizacional. Conocidos exponentes como: Peter Drucker, Harold Koontz, James Stoner, Idalberto Chiavenato, Juan Gerardo Garza Treviño, Rodolfo Biasca, Alfredo Pérez Alfaro y Martín Flor Romero, entre otros lo vienen haciendo. Velásquez (2009) También se ha encontrado varias denominaciones que refieren al diagnóstico en el área de la administración. Como más relevantes y difundidos se citan: Diagnóstico Empresarial, Diagnóstico Organizacional, Diagnóstico Situacional y. 13.

(14) Diagnóstico. Estratégico.. A. continuación. se. analiza. cada. una. de. las. denominaciones citadas: Diagnóstico Empresarial Romero (2006) lo define como: “…el resultado de un proceso de investigación relacionado con la organización y el funcionamiento de las empresas, que permite determinar y evaluar las relaciones de causas-efectos de los problemas detectados y dar solución integral a los mismos”. Por otra parte, Koontz y Weihrich (1998) establecen el Diagnóstico Organizacional, como una de las etapas del Desarrollo Organizacional (DO). Cuando una empresa experimenta ciertos problemas y los directivos recurren a un experto para efectuar un cambio planeado en la organización. Ambos coinciden (directivos y el experto) en la necesidad de un Diagnóstico Organizacional. Así, el consultor procede a recopilar información en varias unidades organizacionales por medio de cuestionarios, entrevistas y observaciones. Los datos son analizados y preparados para retroalimentación. Para estos citados autores “El proceso común del Desarrollo Organizacional (DO) incluye la identificación de problemas, el diagnóstico de una organización, la retroalimentación de información sobre la organización, el desarrollo de una estrategia de cambio, intervenciones y medición y evaluación de las acciones de cambio”. La expresión Diagnóstico Organizacional da a entender que estudia a la organización, pero queda la duda si toma en cuenta el medio en donde ésta se desarrolla. En otras palabras, dentro de la expresión no menciona si el estudio incluye y toma en cuenta el ambiente externo para su evaluación. La complejidad organizacional y su relación con el ambiente externo hacen que la misma deba ser analizada teniendo en cuenta el contexto.. 14.

(15) Referente al Diagnóstico Situacional Vogel (2006) mencionado por Chiavenato (2006), establece que el término Diagnóstico Situacional tiene mucho que ver con una corriente teórica denominada Enfoque Situacional o Contingencial, que es una corriente que parte del principio según el cual la Administración es relativa y situacional. Es decir, depende de las circunstancias ambientales y tecnológicas de la organización. En otras palabras, conjuga el momento y el contexto en que la organización se encuentra. Sigue señalando este autor que la palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no, dependiendo de las circunstancias. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia y por la evidencia, y no por la razón. El Enfoque Contingencial enfatiza que no se alcanza la eficacia organizacional, o sea, no existe una forma única y mejor para organizar en el sentido de alcanzarse los objetivos variados de las organizaciones dentro de un ambiente variado. La Teoría Situacional enfatiza que no existe nada de absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa; todo es relativo, todo depende. El Enfoque Contingencial explica que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de la organización. Así también transmite un sentido de dinamismo, o sea que lo que define su realidad actual no puede ser considerado inamovible, pues lo detectado está determinado por la situación actual en que se encuentra. Y esta situación se da por varios factores internos y externos, que combinados establecieron estas condiciones.. El ambiente estable es aquel que presenta pocos cambios, y estos cambios generalmente son previsibles. Hay que tener en cuenta que la situación no va a ser permanente, no porque no se quiera sino más bien porque lo único constante. 15.

(16) es el cambio, y por más pequeño que éste sea siempre genera un cambio en la organización. Diagnóstico Estratégico Utilizado por el Dr. Alfredo Pérez Alfaro (2000). Se percibe una intención al utilizar el término estratégico para dar énfasis sobre aspectos prefijados como direccionadores. En este sentido, se puede apreciar una mayor claridad porque toma en cuenta desde el inicio variables ya definidas por la misma organización que se encuentran establecidas en la visión y la misión. Velásquez (2009) Continua señalando este autor que el término estratégico da a entender que en este caso, el diagnóstico se enfoca directamente a evaluar la brecha existente entre lo que se requiere hacer y lo que se hace, por lo que su contenido no considera otros aspectos emergentes que podrían ayudar a describir mejor el estado de la cuestión. Así también, tiende entenderse que el diagnóstico estratégico viene a ser un segundo diagnóstico, puesto que el primer diagnóstico va a buscar interpretar una serie de factores que ayuden a conocer la situación en que se encuentra tomando en cuenta el macroambiente y el microambiente de la organización en cuestión. LOS ORGANIGRAMAS En toda organización es necesario conocer las relaciones que existen entre los elementos que la conforman, así mismo como las posiciones y funciones que realiza cada uno de estos, es necesario entender la estructura interna en general de la organización; la estructura es uno de los factores claves para alentar al recurso humano a la competitividad y productividad dando como resultado que la organización logre con éxito sus objetivos. La estructura de la empresa es uno de los factores claves de la organización, por lo tanto es importante conocer los modelos y tipos de organigramas que existen para de. 16.

(17) esta forma implementar la que más se adapte a nuestras necesidades. Vásquez (2012) Así mismo, señala esta autora que teniendo en cuenta, que el organigrama es una representación gráfica que expresa la estructura jerárquica e interrelación de las distintas áreas o elementos que componen una organización, resulta necesario que todos los que forman parte de dicha organización, conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un conocimiento básico, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso administrativo. Existen diferentes definiciones de organigrama algunas de estas son: Según Ferrel et. al. (2004) el organigrama es una “representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”. Así mismo Fleitman (2000) define el organigrama como la “representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría”. De igual forma para Franklin (2004) el organigrama es “la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”. Analizando estas definiciones todas conservan en cierta forma la misma explicación, en síntesis se puede extraer de todos estos aportes una definición que es la siguiente: El organigrama es la representación gráfica y esquemática de la estructura organizacional en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen. La finalidad del organigrama es proporcionar información. por. medio. de. representaciones. gráficas. de. los. aspectos. fundamentales de los cuales se conforma la estructura organizacional, permitiendo entender en lo general la relación e integración de los elementos que la. 17.

(18) conforman. Podemos deducir que los organigramas son una fuente de consulta de información, y así mismo ayudan a descubrir deficiencias funcionales, reflejando los diversos tipos, departamentos y áreas laborales. Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), clasifican los organigramas de la siguiente manera. 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: . Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.. . Macro administrativos: Involucran a más de una organización.. . Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.. 2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: . Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.. . Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un. 18.

(19) presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. . Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.. . Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.. 3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: . Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:. . Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.. Ejemplo:. 19.

(20) 4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: . Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.. Ejemplo:. . Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:. 20.

(21) . De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.. 21.

(22) 5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas: . Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.. 22.

(23) . Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.. . Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.. 23.

(24) . De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.. 24.

(25) . Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.. LOS MANUALES DE FUNCIONES Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. Reyes (2007). El manual presenta sistema y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento. 25.

(26) por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (Graham Kellogg) citado por Vásquez (2012). Según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización. Mientras que para Diamond (1983) “son un medio de comunicación muy especializada y requiere de habilidades de comunicación especializada, que se estructuran a través de pasos simples y lógicos”. Para Gómez (1997), un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado indicando quien lo realizara, que actividades han de desempeñar y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituye una guía para el personal que ha de realizarlas. Según Chiavenato (2006), es un compendio, es decir, una colección de textos catalogados y fácilmente localizables. En administración, manual es un conjunto de. instrucciones,. debidamente. ordenas. y. clasificadas,. que. proporciona. información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio, entre otros. Según Chiavenato (2006), los manuales tienen varias finalidades, dentro de las cuales se pueden citar: a) Constituyen una reunión de informaciones clasificadas y catalogada, de forma sistematiza, respecto de todas las prácticas administrativas de la empresa.. 26.

(27) b) Son elaborados para eliminar dudas. Son de utilidad para las personas que desconocen los detalles de las prácticas administrativas o que tiene dudas sobre ellas.. c) Constituyen un instrumento de consulta permanente y obligatoria para quien desconoce las prácticas administrativas.. d) Proporcionan condiciones de buen funcionamiento para la empresa a través de información lista y disponible para las personas que trabajan en ella. FUNCIONES DE LOS MANUALES Según Chiavenato (2006), los manuales representan un enorme avance de la función administrativa de organizar la empresa, dotándolas de reglas adecuadas para su buen funcionamiento. Las funciones de los manuales son básicamente los siguientes: a) Burocratizar la empresa, esto es, proporcionar la empresa una de las características de la burocracia, que es la formalización. Formalizar significa hacer que las comunicaciones sean escritas y documentadas. En este caso, las prácticas administrativas en vigor en la empresa se agrupan y archivan en el manual. Así, surge otra característica de la burocracia: las reglas y los reglamentos son obligatorios pues constan en el manual que se entrega a todas las personas que trabajan en la empresa. El manual se transforma en depósito de las normas administrativas de la empresa, y es ahí donde debe buscárselas.. b) Facilitar al acceso a la información, de forma organizada, sistemática y con criterio, por lo cual constituyen un instrumento de consulta permanente para todas las personas de la empresa.. 27.

(28) c) Estandarizas y uniformar el desempeño de las personas. Estas deben trabajar estrictamente de acuerdo con las normas de servicios que están en el manual. Ello limita la creatividad del personal, pero permite que los trabajos sean ejecutados de manera uniforme y constante.. d) Agilizar el funcionamiento de la empresa, haciendo que las personas no pierdan tiempo en verificar como deben hacer las cosas.. DESCRIPCION DE FUNCIONES Según Chiavenato (2006), la descripción del cargo (funciones) es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencia de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), y los objetivos del cargo (porque lo hace. Básicamente, es hace un inventario de los aspectos significativos y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades la distinguen de los demás cargos. Los deberes y las responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización. Básicamente, tareas o funciones “son los elementos que conforman un rol de trabajo y que debe cumplir el ocupante del cargo”. Las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen un cargo total. Un cargo “es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama.. 28.

(29) 0.5 METODOLOGIA La metodología a utilizar será la Metodología Aplicada: la que Sabino (1996), define la investigación aplicada "como un conocimiento que permite obtener los insumos necesarios para proceder luego a la acción" (p. 96). La investigación es aplicada, ya que con la información recopilada se podrá proceder a la estructuración organizativa del área financiera de la empresa, y al diseño del manual de funciones de la misma. Según la información recopilada para responder el problema se considera: • Descriptivo y Evaluativo: Se dice de carácter descriptivo porque permitirá describir, conocer y registrar la naturaleza y composición de la estructura organizativa del área. Se considera, de igual forma, de tipo evaluativo, debido a que entre sus objetivos incluye:  Dejar en forma precisa los niveles de jerarquía y de desarrollo de las actividades de servicio, a fin de corregir e implementar nuevas alternativas que ayuden a contrarrestar las deficiencias dentro del área.  Introducir los ajustes necesarios en el área financiera para que adquiera la forma de organización que se desea alcanzar.. 29.

(30) 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA. 1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La razón social de la empresa es: E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.. 1.2. NATURALEZA. El origen del Hospital San Cristóbal de Ciénaga se remonta al año 1.811; debe su nombre al recordada hermana superiora Madre San Cristóbal, de nombre de pila MARIA JOSEFA SIERRA, quien antes la necesidad que presentaba la población en materia de salud motivo a las alumnas del colegio la Presentación y vecinos para la construcción de un hospital, donde se beneficiaría la comunidad necesitada de la región. Ubicadas en la calle 5° N° 21 - 01 de la actual nomenclatura. El 15 de abril de 1.996 el gobernador del departamento del magdalena mediante decreto N° 446 transforma el hospital regional San Cristóbal de ciénaga en una Empresa social del estado del orden Departamental, con autonomía administrativa y patrimonio propio. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el art 300 de la C.N y el Cumplimiento de los artículos 194, 195 y 197 de la ley de 1.993 y sus decretos reglamentarios y facultado por la ordenanza N° 02 de enero 19 de 1.995 emanada de la honorable Asamblea Departamental del magdalena.. 30.

(31) Dentro de la administración moderna de entidades, que como en el caso de la E.S.E Hospital San Cristóbal De Ciénaga, busca la prestación de servicios de salud, es la misión la que marca el derrotero o campo de acción, teniendo en cuenta factores endógenos y exógenos, que permite dar respuesta a las necesidades del cliente interno y externo que requiere de los servicios que oferta la entidad. A través de la visión la entidad se proyecta hacia el futuro, en un marco de tiempo determinado y atendiendo a las demandas del entorno cambiante, así como proyectando la adaptabilidad y sostenibilidad de acuerdo con dichas demandas.. 1.3 MISIÓN Somos una empresa social del estado del orden departamental de baja y mediana complejidad ubicada en. el municipio de Ciénaga,. con. amplia y reconocida. experiencia en la prestación de servicios de salud oportunos, humanizados, seguros, con tecnología de punta, sentido de pertenencia y trabajo en equipo, con personal competente y comprometido, enfocados en los principios de gestión de la calidad,. garantizando la atención integral en salud a las comunidades de. ciénaga, sus corregimientos y municipios vecinos, tendientes a satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y externos, de acuerdo a los estándares y políticas nacionales y departamentales en materia de prestación de servicios de salud.. 1.4 VISIÓN Al 2020 la E.S.E Hospital san Cristóbal de Ciénaga se proyecta como una empresa social del estado, líder y punto de referencia dentro de la subregión norte del departamento del Magdalena por la calidad en la prestación de servicios de salud y el alto grado de satisfacción entre sus usuarios, mediante la gestión. 31.

(32) integral de procesos, el mejoramiento continuo, fundamentados en un equipo de talento humano comprometido, motivado y capacitado que garanticen la permanencia, sostenibilidad y efectividad de la ese en el tiempo. Así mismo se proyecta como una entidad innovadora que involucra procesos de transformación y capacitación del capital humano, que permitan a la institución convertirse un hospital universitario a través de convenios docente asistenciales con entidades educativas debidamente acreditadas.. 1.5. VALORES. SEGURIDAD: Es la garantía de cuidado y de información hacia el paciente, su familia, los colaboradores y el medio ambiente que permite superar las expectativas de los servicios que ofrecemos. RESPETO: Se brinda una atención digna a las personas (trabajadores, usuarios y colaboradores) conservando siempre el secreto profesional. HUMANIZACIÓN: Sensibilidad en el actuar, respetando la dignidad humana, ya que el personal de la institución posee una gran vocación de servicio. RESPONSABILIDAD: Aplicada en el cumplimiento de nuestros deberes de manera eficiente, oportuna y honesta. INTEGRIDAD: Es el conjunto de valores institucionalizados y socializados para el desarrollo del talento humano.. 32.

(33) 1.6 ORGANIGRAMA DE LA E.S.E HOSPITAL SAN CRISTÓBAL DE CIENAGA.. Fuente. ESE Hospital San Cristóbal de Ciénaga 1.7 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ÁREA FINANCIERA. El área de Contabilidad General lleva, para los efectos de control, un registro de la información obtenida y empleada por todas las demás secciones. Constituye, por tanto, la sección central de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las demás secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes particulares:  El Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada sección de la empresa social.. 33.

(34)  El Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de Mayor General.  La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones así como en la misma sección de contabilidad general.  La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente.  La preparación de informes específicos que requieran la Gerencia general de la empresa.  La preparación de informes específicos que requieren las entidades gubernamentales o públicas (Alcaldía Municipal, DIAN).. OBJETIVOS  Diagnosticar, analizar y ordenar la información financiera de la Empresa.  Determinar el ciclo contable, con el fin de realizar el registro de transacciones y la presentación de los estados financieros.. 1.8 PERSONA DE CONTACTO EN LA EMPRESA. Coordinador de Talento humano: Armando Fernández De Castro Bruges Correo electrónico: armandoferdeca@gmail.com-hospitalsancristobal@outlokk.es Teléfono del contacto: 3015289389. 34.

(35) 1.9 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTIÓN) FUNCIONES. Manejo del software contable del área financiera.. ACCIONES ESPECIFICAS Causación de facturas compras de manera mensual. Registro de comprobantes de egresos por pago de la empresa mensualmente.. TIEMPO DE EJECUCION. El tiempo de ejecución de la práctica es de seis (6) meses, contados desde el 1 de Abril hasta el día 30 de septiembre de 2016.. Registro de cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la empresa.. Elaboración de nómina aplicando todos los Liquidación de factores que inciden en la nómina. liquidación: Salud Pensión Contabilización Cajas de compensación de los factores SENA salariales ICBF Y demás factores. El proceso de elaboración de nómina se efectúa en la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA mensualmente.. RECURSOS RESULTADOS EMPLEADOS OBTENIDOS Instalaciones de las Durante la ejecución de la oficinas del área práctica, se perfeccionaron financiera de la empresa. los conocimientos adquiridos durante la carrera como Software contable de la afianzamiento del plan de empresa. estudios propuestos por la UNIVERSIDAD Computador. COOPERATIVA DE COLOMBIA - UCC Escritorios.. Computador Oficinas Escritorios Cuadernillo de liquidación de nómina. Internet. Tecnificación de los conocimientos adquiridos durante el desarrollo la carrera. Habilidades en materia de liquidación de nómina y todos los factores salariales.. 35.

(36) FUNCIONES. Elaboración del manual de funciones del área financiera.. Diseño de la estructura organizacional (organigrama) para el área financiera de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.. ACCIONES ESPECIFICAS Entrevista en cada cargo del área para verificar las funciones asignadas a cada una. Definición de las funciones del área financiera de la empresa.. Propuesta de elaboración de un manual de funciones acorde con la estructura organizacional del área. Propuesta de un organigrama funcional de acuerdo a los cargos del área financiera.. TIEMPO DE EJECUCION. Tres meses (1 de Julio al 30 de Septiembre). RECURSOS EMPLEADOS Entrevistas con los funcionarios que laboran en esta área. Revisión de las funciones empleadas por cada cargo.. Durante los últimos tres (3) meses se recopila la información y se procesa con el fin de llegar al objetivo final. RESULTADOS OBTENIDOS Documento final con la Elaboración del manual de funciones de acuerdo a los cargos del área financiera de la empresa.. Textos de organización de oficinas. Internet. Tres meses (1 de Julio al 30 de Septiembre). Organigrama funcional del área financiera.. Durante los últimos tres (3) meses se recopila la información y se procesa con el fin de llegar al objetivo final.. Textos de orientación para la elaboración de diseños organizacionales dentro de un área.. Se elaboró un organigrama funcional de acuerdo a los cargos y funciones, estableciendo las líneas de mando en dicha área.. Libros de Organización de Oficinas. Internet. 36.

(37) 2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR. 2.1.. DIAGNOSTICO (SITUACION ENCONTRADA). Una vez se entra a conocer la empresa y a identificar el área financiera en la cual me desempeñe, se tiene una visibilidad de su funcionamiento, actualmente el área no cuenta con una estructura organizacional (organigrama), tampoco cuenta con un manual de funciones, que le permitan tener claro a los funcionarios el desempeño y las funciones que debe tener el área y cada cargo, por esto hay mucha inconsistencia dentro del área que de una u otra manera afecta el rendimiento de la empresa. Basado en los estudios preliminares, en la investigación planteada y en el uso de herramientas, se logra presentar un diagnóstico del área en donde se realiza la práctica profesional, permitiendo así, encaminar la propuesta planteada hacia un fin real, como es el diseño de una organigrama funcional y la elaboración de un manual de funciones para el área financiera. El objetivo de elaborar un organigrama funcional y un manual de funciones es que estas sirvan como un instrumento o herramientas idóneas para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición organizacional y las funciones, responsabilidades del área financiera de la empresa. De igual manera una estructura organizacional para el área financiera donde se determinen los cargos de la misma y desde luego las funciones para cada uno de los cargos establecidos. Teniendo en cuenta que un manual de funciones es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización.. 37.

(38) 2.2 PLAN DE ACCION OBJETIVOS Implementar el manual de funciones del Área Financiera. Interactuar con las diferentes dependencias del área y conocer sus necesidades.. METAS Dar a conocer el manual de funciones para el área financiera de la E.S.E Hospital San Cristóbal. Diseño del organigrama funcional del área financiera.. Socializar el diseño y la Elaboración del elaboración del Organigrama Organigrama funcional para el área financiera de la E.S.E Hospital San Cristóbal. Contribuir con la Generar los elaboración de los informes informes financieros financieros: Estados de resultados del área de acuerdo a Cuentas por cobrar los manuales Cuantas por pagar. establecidos.. ESTRATEGIAS Comunicar la existencia del Manual funciones. ACTIVIDADES Realizar reuniones con los funcionarios del área financiera.. CRONOGRAMA 30 días (del 14 de Enero, al 14 de febrero del 2017).. RESPONSABLE Gerente del Área Financiera. Estudio y análisis del organigrama general actual de la empresa.. Realizar reuniones con los funcionarios del área financiera.. 30 días (del 15 de Febrero al 15 de Marzo del 2017).. Gerente del Área Financiera. Elaboración del diagnóstico (situación encontrada) en el área.. Realizar reuniones con los funcionarios del área financiera.. 30 días (del 15 de marzo, al 15 de abril del 2017).. Gerente del Área Financiera. Interactuar con las diferentes dependencias dentro del área generadoras de información. Entrevistas con los funcionarios de cada cargo.. Realizar reuniones con los funcionarios del área financiera.. Labor efectuada durante los 6 meses de práctica.. Gerente del Área Financiera. Del 1 de Abril, al 30 de septiembre del 2017.. 38.

(39) 2.3 LOGROS Y LECCIONES APRENDIDAS (PROPUESTA DE VALOR). Finalizado el periodo de prácticas, se plantean las siguientes propuestas para que sean tenidas en cuenta por las directivas de la E.S.E Hospital San Cristóbal de Ciénaga.  A través de los estudios realizados, se propone a la empresa un modelo de estructura organizacional a través del diseño de un organigrama funcional, que abarque solamente el área financiera de la empresa y sea de fácil entendimiento para los funcionarios que laboran en dicha área y hagan uso permanente de esta herramienta administrativa.. Constituyendo así el organigrama, como una herramienta para la definición de funciones y línea de mando, orientando de manera general a la toma de decisiones. (Ver anexo 1)  Presentar un manual de funciones en donde se plasme. de acuerdo a las. exigencias administrativas y contables las obligaciones y deberes de cada cargo del área financiera y la de los funcionarios que laboran en esa área, cumpliendo con los requisitos de la junta directiva de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.( ver anexo 2)  La E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA, Se encuentra subdividida en dos grandes áreas, como son el área administrativa y el área asistencial,. se hace necesario que cada una de estas áreas distinga sus. alcances y defina sus funciones y líneas de mando a fin que a la hora del flujo de la información operativa, administrativa y financiera, se encuentre direccionada de manera coherente y eficaz , acelerando así los procesos y fundamentando la elaboración de informes periódicos de acuerdo a las normas de calidad en los que se encuentra enmarcada la entidad. 39.

(40)  Realizar aportes para la presentación de los informes financieros de la empresa y así contribuir a que esta tenga una herramienta en la toma de decisiones. La empresa genera informes periódicos de Contabilidad, Estados de Resultados, que requieren una verdadera orientación a la hora de la elaboración.. 40.

(41) 3. LIMITACIONES. Las limitaciones que se presentaron para el desarrollo del trabajo se centraron en la dificultad para poder reunir a los funcionarios del Área Financiera de la ESE Hospital San Cristóbal de Ciénega para efectos del diseño del manual de funciones, debido a la falta de aspectos fundamentales misionales en la empresa como el objetivo y su organigrama. De igual manera la falta de procedimientos y políticas sobre la gestión del Área Financiera lo cual dificultó el diseño de la estructura organizacional de la empresa y desde luego el desarrollo del manual de funciones,. 41.

(42) 4. CONCLUSIONES. La E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA, es una empresa social del estado del orden departamental de baja y mediana complejidad, con amplia y reconocida experiencia en la prestación de servicios de salud oportunos, humanizados, seguros, con tecnología de punta, sentido de pertenencia y trabajo en equipo, con personal competente y comprometido, El desarrollo de la práctica, deja enseñanzas de mucho agrado, debido a que se pueden afianzar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo del plan de estudios, por la forma como se acoge a un estudiante y se le brinda la oportunidad de apropiarse de los equipos, los programas, los informes y las instalaciones en general, haciéndolo sentir como un empleado más de la empresa. Los manuales de funciones y la planeación estratégica. son y serán esas. herramientas y escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. El propósito de estos documentos ya terminados consiste en orientar sobre la forma en la que esta empresa social del estado se organiza para cumplir con su. 42.

(43) objetivo, en este caso clarificar los grados de responsabilidad y funcionalidad del área financiera de la empresa. Ahora bien, todo depende del uso que se le dé a estos, de quienes tendrán la obligatoriedad de cumplirlos, porque de ellos depende que gran parte del área financiera tenga éxito final de la implementación de estos documentos. Puedo concluir que ha sido enriquecedora la experiencia y que en la ejecución de la práctica pude desarrollar mis habilidades financieras, administrativas y de organización, debidamente sustentadas con la entrega de un nuevo manual de funciones actualizado con las ultimas normas vigentes, y un diseño organizacional que cumple con los requerimientos de los diferentes cargos del área financiera de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.. 43.

(44) 5. RECOMENDACIONES. Finalizado el periodo de prácticas profesionales en la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA y haber cumplido con los objetivos planteados al inicio de la misma y plasmados en el informe, me permito plantear algunas recomendaciones pertinentes a fin de que estas puedan ser tenidas en cuenta para el buen funcionamiento del área financiera de dicha empresa. Además se deja la posibilidad de aceptar las sugerencias de la empresa con respecto a los aportes efectuados y tomar los correctivos del caso a fin de que sean ajustados y corregidos según el caso. Las recomendaciones planteadas son: 1. Socializar con los empleados del área los dos documentos entregados como aporte de la práctica (manual de funciones y diseño organizacional):. Con el fin de que cada cargo y empleado del área conozca, interactúen y se apropien de los documentos que fueron elaborados durante la práctica, estos deben ser reproducidos, y socializados a fin de que no se queden como unos documentos sin uso.. Los manuales de funciones y los organigramas son documentos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar a conducta de los integrantes. de la empresa (en este caso los. integrantes del área), unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.. Estos incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones y procedimientos y la forma en que el área se encuentra organizada.. 44.

(45) Por eso la importancia que esta herramienta administrativa se socialice y se ponga en práctica, teniendo en cuenta que agrupa cada cargo del área financiera de la E.S.E HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA.. 45.

(46) 6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Andrade, T. (2004). Diccionario profesional de Relaciones Públicas comunicación y glosario de términos angloamericanos, Sao Paulo, 1968. p.28.. y. Chiavenato, I. (2006). “Introducción a la Teoría General de la Administración” 7ma. Edic. Mc Graw Hill. De Zuani. E, (2003). Introducción a la administración de organizaciones. Segunda Edición. Editorial Salta: Maktub. Diamond, S. (1983). Como Interamericana. pp.2, 3.. preparar. manuales. administrativos.. México:. Ferrel O.C., Hirt G., Ramos L., Adriaenséns M. y Flores M. (2004). Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, Cuarta Edición. Mc Graw Hill. Fleitman, J. (2000). Negocios Exitosos- Mc Graw Hill. Gómez, G. (1997). Sistemas Administrativos. México: McGraw-Hill. Koontz, H. y Weihrich, H. “Administración, una Perspectiva Global” 11ª. Edic. Mc Graw Hill 1998 Pág. 470. Múnera, M. T. (2002). Gestión del conocimiento en la empresa: terminología y documentación elementos importantes para su medición. Revista Interamericana de Bibliotecología, 25 (1), 91-106. Reyes, A. (2007). Administración Moderna. Primera Edición. Editorial Limusa Romero, F. (2006). Análisis de necesidades de las instituciones educativas. REVISTA ELECTRÓNICA DIÁLOGOS EDUCATIVOS. AÑO 6, N° 11, Sabino, C. (1996). El Proceso de Investigación. Buenos Aires: Edit. Lumen.. Vásquez, C. (2012). Estructura organizacional, tipos de organización y organigramas. Gestiopolis. http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacionaltipos-organizacion-organigramas/ Velázquez, E. (2009). El Diagnostico. Calidad de la gestión administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad de Itapúa,. 46.

(47) 7. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACION. 47.

(48) ANEXOS. 48.

(49) ANEXO 1 ORGANIGRAMA PROPUESTO. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA. AREA FINANCIERA. TESORERIA. PROFESIONAL UNIVERSITARIO CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. AUXILIAR DE TESORERIA. ASISTENTE ADMINISTRATIVO. AUXILIAR DE PRESUPUESTO. AUXILIAR CONTABLE. 49.

(50) ANEXO 2 MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTO. i. IDENTIFICACION Nivel:. Profesional. Denominación del empleo: Profesional Universitario (oficina. Contabilidad y presupuesto) N° de cargos:. Uno (1). Dependencia:. Sección financiera y contable. Cargo del jefe inmediato:. Subdirector administrativo. i.. PROPOSITO PRINCIPAL. Ejecutar labores profesionales de manejo contable y financiero para garantizar el buen manejo de los recursos e inversiones de la E.S.E Hospital San Cristóbal.. ii.. FUNCIONES ESENCIALES.  Realizar las actividades de contabilidad, costos y registros.  Realizar los registros en los libros auxiliares de contabilidad y de bancos.  Hacer arqueos diarios, conjuntamente con los auxiliares de facturación, para verificar la exactitud de las sumas obtenidas.  Desarrollar labores de evaluación e informes basados en los estados financieros.  Rendir mensualmente los informes sobre movimientos de ingresos y egresos.  Promover la utilización racional de los recursos disponibles.  Participar en los estudios y análisis para el desarrollo de las actividades relacionadas con la elaboración, administración y control de presupuesto. 50.

(51)  Elaborar e implementar el plan anual mensualizado de caja y de solicitud de créditos y traslados.  Recibir la información sobre fondos consignados e informar a su superior inmediato.  Elaborar los informes trimestrales para contaduría general de la nación, contraloría departamental, superintendencia nacional de salud, banco de la república y demás entidades de control.  Verificar que los giros o pagos que realiza cuentan con la respectiva disponibilidad presupuestal.  Hacer entrega de copia de los informes entregados con sus respectivos recibidos a la gerencia, subgerencia administrativa y financiera y control interno.  Llevar la cartera de la empresa.  Elaborar conjuntamente con el almacenista los inventarios de la institución.  Las demás que le sean asignadas y relacionadas con las funciones del cargo.. iii.. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES. 1. Plan anual mensualizado de caja presentado este de acuerdo con las políticas y normas en materia de presupuesto. 2. Los inventarios reflejen y determinen efectivamente los bienes propiedad de la empresa. 3. La cartera de la empresa este actualizada y permita su oportuna recuperación. 4. Arqueo diario con facturación muestre con claridad los valores facturados por servicios prestados. 5. Los libros auxiliares de contabilidad y de banco se registran oportunamente. 6. Los informes y evaluaciones sobre el estado financiero de la institución contengan estrategias o planes de mejoramiento siempre que sea necesario.. iv.. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES. 1. Plan obligatorio de salud subsidiado. 2. Decretos 050 de 2003 y 3260 de 2004.. 51.

(52) 3. Normas vigentes expedidas por el consejo nacional de salud, el ministerio de la protección social y el congreso de la república en la relación con la facturación y prestación de los servicios de salud. 4. Manejo de Microsoft Excel y programación de computadores.. v.. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA  . Título de formación profesional en administración, contabilidad, estadística. 3 años de experiencia relacionada.. 52.

(53) i. IDENTIFICACION Nivel:. Tecnólogo. Denominación del empleo: Tecnólogo (Contabilidad y presupuesto) N° de cargos:. Uno (1). Dependencia:. Sección financiera y contable. Cargo del jefe inmediato:. Subdirector administrativo. ii. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar labores de asistencia de manejo contable y financiero para garantizar el buen manejo de los recursos e inversiones de la E.S.E Hospital San Cristóbal.. iii. FUNCIONES ESENCIALES  Procesar la información contable de acuerdo a las normas de entidades públicas colombianas y de las exigencias de la Contaduría General  Coordinar la asesoría contable y mantener informado al representante de los cambios en la normatividad contable que afecten el desarrollo de la institución. . Efectuar las declaraciones mensuales y anuales para los entes de control. . Elaborar los informes financieros mensuales y enviarlos a los entes de control, de acuerdo al cronograma establecido..  Procesar los reembolsos y efectuar los pagos según el cronograma establecido.  En coordinación con el representante elaborar los presupuestos institucionales y asegurar sus seguimientos. . En coordinación con el representante, participar en la elaboración de los presupuestos de proyectos y asegurar sus seguimientos.. . Analizar y hacer el seguimiento de las cuentas por rendir de los proyectos.. . Elaborar conjuntamente con el representante los informes para las entidades del estado..  Asegurar y coordinar los trámites administrativos y bancarios y hacer el seguimiento. 53.

(54) iv. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Apoyar en el Plan anual mensualizado de caja presentado este de acuerdo con las políticas y normas en materia de presupuesto.. 2. Procurar que los inventarios reflejen y determinen efectivamente los bienes propiedad de la empresa. 3. Realizar arqueo diario con facturación muestre con claridad los valores facturados por servicios prestados. 4. Controlar que los libros auxiliares de contabilidad y de banco se registran oportunamente. 5. Controlar los informes y evaluaciones sobre el estado financiero de la institución contengan estrategias o planes de mejoramiento siempre que sea necesario.. v. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES 5. Plan obligatorio de salud subsidiado. 6. Decretos 050 de 2003 y 3260 de 2004. 7. Normas vigentes expedidas por el consejo nacional de salud, el ministerio de la protección social y el congreso de la república en la relación con la facturación y prestación de los servicios de salud. 8. Manejo de Microsoft Excel y programación de computadores.. vi. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA  . Título de formación tecnóloga en contabilidad, estadística. 3 años de experiencia relacionada.. 54.

(55) i. IDENTIFICACION Nivel:. Técnico. Denominación del empleo: Técnico (Contabilidad y presupuesto) N° de cargos:. Uno (1). Dependencia:. Sección financiera y contable. Cargo del jefe inmediato:. Subdirector administrativo. ii. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar labores de manejo y registro contable y financiero para garantizar el buen manejo de los recursos e inversiones de la E.S.E Hospital San Cristóbal.. iii. FUNCIONES ESENCIALES  Archivar información generada en los procesos contables y administrativo.  Digitar comprobantes de Egresos en el programa contable.  Causar pagos mensualmente.  Recepcionar, liquidar y preparar los pagos a proveedores, acreedores y demás obligaciones de la ESE.  Elaborar comprobantes de egreso generados por los diferentes pagos de las sucursales.  Presentar y colaborar al contador con toda la información necesaria.  Apoyar la gestión de proveedores y compras de la empresa, y ejecución del proceso de infraestructura. 55.

(56)  Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y sean inherentes con la naturaleza del empleo. iv. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Realizar los registros de caja presentado este de acuerdo con las políticas y normas en materia de presupuesto. 2. Realizar y registrar los inventarios de tal manera que reflejen y determinen efectivamente los bienes propiedad de la empresa. 3. Realizar arqueo diario con facturación muestre con claridad los valores facturados por servicios prestados. 4. Llevar los libros auxiliares de contabilidad y de banco se registran oportunamente. 5. Realizar informes y evaluaciones sobre el estado financiero de la institución contengan estrategias o planes de mejoramiento siempre que sea necesario.. v. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES 1. 2. 3. 4.. Normas especiales en seguridad social en salud. Conocimientos básicos de contabilidad. Normatividad presupuestal vigente para el Sector Salud. Manejo de office. vi.. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA  . Título de formación técnica en contabilidad, estadística. 2 años de experiencia relacionada.. 56.

(57) i. IDENTIFICACION Nivel:. Técnico. Denominación del empleo: Técnico (Contabilidad y presupuesto) N° de cargos:. Uno (1). Dependencia:. Sección financiera y contable. Cargo del jefe inmediato:. Subdirector administrativo. ii. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar labores de manejo y registro presupuestal y financiero para garantizar el buen manejo del presupuesto de la E.S.E Hospital San Cristóbal.. iii. FUNCIONES ESENCIALES  Revisar los documentos soporte para expedir disponibilidades y reservas.  Registrar las disponibilidades, las reservas y los giros en la base de datos.  Registrar en los libros presupuestales las disponibilidades.  Participar en la expedición diaria de los saldos de disponibilidades.  Apoyar mensualmente movimiento de reservas y giros en el presupuesto.  Participar en la elaboración y ejecución presupuestal de gastos.  Revisar la imputación presupuestal de órdenes de pago.  Clasificar y ordenar en orden consecutivo los comprobantes, conciliaciones y soportes de presupuesto. 57.

(58)  Radicar y archivar los documentos relacionados con su labor.  Presentar informes periódicos sobre el desarrollo de las actividades a su cargo.  Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su empleo.  Aplicar los elementos del sistema de control interno, del sistema de gestión pública y gestión de calidad definidos por el hospital.  Realizar el Control Interno sobre las funciones propias del empleo.  Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y sean inherentes con la naturaleza del empleo. iv. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. El mantenimiento de los soportes para entregar disponibilidad presupuestal responde a las solicitudes decepcionadas en la oficina. 2. El Diligenciamiento de los registros presupuestales se ajustan a la normatividad en materia presupuestal. 3. El informe sobre el mantenimiento de los libros presupuestales se encuentra actualizado y cumple con los parámetros de ley. 4. La presentación del informe de gestión presupuestal responde a los registros contenidos en los libros presupuestales. v. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES 5. Normas especiales en seguridad social en salud. Conocimientos básicos de contabilidad. 6. Normatividad presupuestal vigente para el Sector Salud 7. Manejo de office. vi.. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA  . Título de formación técnica en contabilidad, estadística. 2 años de experiencia relacionada.. 58.

(59) i. IDENTIFICACION Nivel:. Profesional. Denominación del empleo:. Tesorero general. N° de cargos:. Uno (1). Dependencia:. Tesorería. Cargo del jefe inmediato:. Sub Gerente Administrativo. ii.. PROPOSITO PRINCIPAL. Manejar el flujo de desembolso, relacionar recaudos diarios y mantener al día los saldos del banco y caja de la E.S.E Hospital San Cristóbal de Ciénaga.. iii.        . FUNCIONES ESENCIALES Expedir recibos de caja al momento del recaudo de ingresos de tesorería. Realizar el informe de tesorería Realizar los pagos y dejar constancia de los mismos en los respectivos comprobantes de egresos. Revisar el libro de caja de acuerdo con los manuales de la empresa y las normas vigentes sobre la materia. Revisar el libro auxiliar donde se registren los movimientos y operaciones que se realicen en cada una de las cuentas bancarias de la entidad. Pagar las cuentas debidamente legalizadas que correspondan a gastos u obligaciones del hospital. Revisar que las cuentas llenan todos los requisitos establecidos en el manual de tesorería, para poder realizar e desembolso. Presentar trimestralmente informe a la contraloría sobre movimientos de los fondos de la entidad.. 59.

(60)   . iv.. Informar al gerente y a la junta directiva a cerca de la situación financiera del hospital regularmente o siempre que sea requerida. Expedir certificados de Paz y Salvo a las personas naturales o jurídicas que lo soliciten o que tenga derecho a ello. Las demás que fijen la ley y los manuales de la empresa.. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES. 1. Los libros auxiliares reflejan la situación financiera de la entidad y son llevados de acuerdo con lo establecido en el manual de tesorería de la E.S.E. 2. Todas las cuentas que han sido pagadas tienen los soportes y requisitos señalados en los manuales de la empresa y las normas aplicables. 3. Se realiza diariamente el informe de tesorería, el cual refleja los ingresos del día.. v.. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES. 1. Procedimientos contables y de tesorería. 2. Informática básica (Excel y Word).. vi.. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA  . Título profesional en derecho, contaduría, administración de empresas o economía. 2 años de experiencia relacionada.. 60.

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