ANÁLISIS DEL CONTROL DEL AREA DE INVENTARIO EN LA EMPRESA FRUTERA DE SANTA MARTA S.A. FRUTESA
OFIR MARIA ARIAS MENDOZA BELKYS MARIA PALACIO SOCARRAS
LINA MARIA YEPES RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL
ESPECIALIZACIÓN EN REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL SANTA MARTA
2020
2 ANÁLISIS DEL CONTROL DEL AREA DE INVENTARIO
EN LA EMPRESA FRUTERA DE SANTA MARTA S.A. FRUTESA
OFIR MARIA ARIAS MENDOZA BELKYS MARIA PALACIO SOCARRAS
LINA MARIA YEPES RODRIGUEZ
Trabajo presentado como modalidad de grado optar el título de especialista en revisoría fiscal y auditoría integral
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL
ESPECIALIZACIÓN EN REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL SANTA MARTA
2020
3
Nota de aceptación _________________________________
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_________________________________
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Asesor ________________________________
Evaluador _________________________________
Evaluador
Santa Marta, D.T.C.H día Diciembre de 2020
4 DEDICATORIA
El presente trabajo de grado es dedicado principalmente a Dios por ser ese ser supremo que guía nuestras vidas, a nuestros padres y familiares por estar hay dándonos su apoyo incondicional, fortaleza y voz de aliento siempre que los necesitamos; infinitas gracias a todos y a cada uno de ustedes que hicieron parte de este proceso.
5 AGRADECIMIENTOS
A la empresa Frutera de Santa Marta S.A “Frutesa S.A” por permitirnos realizar el presente trabajo de grado para optar el título de Especialistas En Revisoría Fiscal y Auditoría Integral, a nuestra tutora del trabajo de grado la señora Martha Marmol por compartir todos sus conocimientos a lo largo de todo este proceso y acompañarnos y guiarnos en esta nueva etapa de aprendizaje y por ultimo a todos nuestros profesores que nos impartieron todos sus conocimientos y experiencias que contribuyeron a formarnos y a aumentar nuestra comprensión, análisis y juicio para nuestra vida profesional y laboral.
6 TABLA DE CONTENIDO
Pág.
RESUMEN ABSTRAC
0. INTRODUCCIÓN 9
0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 10
0.1 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA 12
0.2 OBJETIVOS 13
Objetivo General Objetivos Específicos
0.3 MARCO TEÓRICO 14
0.4 METODOLOGÍA 19
1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN 20
1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA 20
1.2 NATURALEZA 20
1.3 MISIÓN 20
1.4 VISIÓN 21
1.5 VALORES 21
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 22
1.7 ORGANIGRAMA 29
2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ALMACENISTAS 30
3. POCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE INVENTARIO 31
3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE INSUMOS O MATERIALES 31 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA DE INSUMOS O MATERIALES 32 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA DE INSUMOS O MATERIALES 33 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE INSUMOS O MATERIALES 34 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA INFORMACIÓN Y DIGITACIÓN 36 3.6 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA Y CONCILIACIÓN 37
4. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 39
5. MATRIZ DE RIESGO DEL ÁREA DE INVENTARIO 52
6. ACCIONES O RECOMENDACIONES 54
7. CONCLUSIONES 55
8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 56
7 RESUMEN
El presente trabajo de Grado Fue realizado en la empresa Frutera de Santa Marta S.A
“Frutesa S.A” dedicada a la producción a nivel agroindustrial de banano; esta compañía cuenta con trayectoria y reconocimiento en el sector bananero; en la realización este proceso investigativo se identificaron los controles y procesos que dicha empresa tenía establecidos en el área de inventarios con el objetivo plantear recomendaciones que permitieran mejorar sus procesos y procedimientos mediante la implementación de nuevas políticas que contribuyeran a disminuir los riesgos inherentes asociados al área de inventarios en la producción del banano; posteriormente se establecieron acciones y recomendaciones que accedieran el mejoramiento continuo de los procesos mediante la implementación de manuales de procedimientos y matrices de riesgo donde se identificaran los riesgos y acciones o recomendaciones según el nivel de riesgo identificado; finalmente se realizaron las recomendaciones pertinentes y se espera que con este trabajo la compañía “Frutesa S.A” pueda seguir perfeccionado sus controles y organizarse de tal manera que proporcione una seguridad razonable en todas sus operaciones; donde la eficacia y eficacia ayudan al mejoramiento de sus operaciones y esta pueda consolidarse más sólida y ser más competitiva en los mercados nacionales como internacionales.
Palabras claves: inventario, control, manual de procedimientos, matriz de riesgos.
8 ABSTRACT
This degree work was carried out in the company Frutera de Santa Marta S.A "Frutesa S.A" dedicated to the agro-industrial production of bananas; This company has a track record and recognition in the banana sector; In carrying out this investigative process, the controls and processes that said company had established in the inventory area were identified with the aim of making recommendations that would allow it to improve its processes and procedures by implementing new policies that would help reduce the inherent risks associated with the area. of inventories in banana production;
subsequently, actions and recommendations were established that would allow the continuous improvement of the processes through the implementation of procedure manuals and risk matrices where risks and actions or recommendations were identified according to the level of risk identified; Finally, the pertinent recommendations were made and it is hoped that with this work the company "Frutesa S.A" can continue to improve its controls and organize itself in such a way as to provide reasonable security in all its operations; where efficiency and effectiveness help to improve its operations and it can consolidate itself more solidly and be more competitive in national and international markets.
Key words: inventory, control, procedures manual, risk matrix
9 0. INTRODUCCIÓN
Este trabajo se desarrolló en la empresa Frutera de Santa Marta S.A “Frutesa S.A”, con la finalidad de poner en práctica los conocimientos y habilidades adquiridos y desarrollados durante la formación académica del postgrado, permitiendo llevar estos conocimientos al contexto real de las empresas.
Lo mencionado anteriormente nos llevó a realizar un análisis en la empresa Frutesa S.A la cual se dedica a la producción de banano tipo exportación, más exactamente en el área de inventario donde el propósito es proponer un diseño de manual de procedimientos, evaluar posibles riesgos asociados a cada proceso y procedimiento desarrollado en esta área y plantear acciones y/o recomendaciones para mitigar esos riesgos.
10 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La organización objeto de estudio trabaja de manera conjunta las áreas o departamentos, tienes controles establecidos en la práctica, los empleados realizan sus procesos y procedimientos, no obstante, se hace necesario establecer las delimitaciones entre las áreas, y describir los controles para plasmarlos en un manual de procesos y procedimientos escritos, el no tener controles escritos puede influir en la baja producción y organización de las tareas asignadas.
La Empresa Frutera De Santa Marta SA “Frutesa” es una sociedad anónima, 100%
lucrativa; su actividad principal se desarrolla en el área agrícolas y pecuarias en la producción a nivel agroindustrial de banano; desde su creación tiene aproximadamente 30 años en funcionamiento; se podría decir que tiene gran trayectoria en el sector; esta realiza sus actividades en el área de procesamiento y empaque de banano; sus principal producción está dada a el mercado internacional; Su producción se desarrollan en 3 fincas productoras de banano; las dos primeras están ubicadas en el área rural de Distrito de Santa Marta más exactamente el corregimiento de Guachaca;
y la última se encuentra en el municipio de zona bananera “sur” corregimiento de Orihueca; en el presente documento se planteara gestión de procesos y procedimientos, políticas y manual de funciones en el área de inventario, debido a su complejidad se hace necesario que se evalúen como se desarrollan sus procesos y procedimientos y de qué manera afecta que los controles no estén establecidos o escritos en el área en mención.
Se debe considerar que la falta de manuales de procesos y procedimientos escritos y la sistematización de los mismos puede incidir directamente de la “Frutesa” no desarrolle sus actividades de la manera más adecuada.
La ausencia de controles y el no tenerlos escritos podría afectar el departamento de inventario de la empresa frutera SA; poniendo en riesgo sus actividades ya que en algún momento no se podrá cumplir con las existencias de mercancía destinada a las ventas, procesamiento y empaque del banano, si se quiere ser más competitivos en los
11 mercados nacionales e internacionales es necesario estandarizar los procesos y procedimientos del área de inventarios para mejorar la calidad de los productos para evitar posibles pérdidas, o fraudes ocasionados por los riesgos inherentes a la actividad productora de banano.
La empresa Frutesa SA podrá aplicar opciones de mejorar mediante el diseño y posterior aplicación de los manuales de procesos y procedimientos aplicando controles establecidos y capacitando al personal para que este pueda seguir los lineamientos descritos en cada uno de los manuales antes descritos.
La importancia de tener todos los controles escritos, manuales de procesos y procedimientos establecidos y el tener identificados los riesgos atreves de la aplicación de matriz de riesgos contribuyen a formar una empresa más sólida y organizada que proporcione una seguridad razonable en todas sus operaciones; la eficacia y eficacia ayudan al mejoramiento continuo de sus operaciones; es por eso que se hace necesario plantear el siguiente interrogante:
¿Cómo se desarrollan los controles en el área de inventarios en la empresa Frutesa S.A.?
12 0.1.1 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
El presente trabajo de grado se realizó en la empresa Frutera de Santa Marta S.A.
“FRUTESA” el cual busca mejorar los controles ya establecidos en el área de inventario; por lo que son importantes para cualquier compañía y son la base para evaluar el desempeño, atreves del desarrollo de los controles se crea un planteamiento estratégico a la hora de la toma de decisiones que contribuyen al mejoramiento continuo de las áreas y facilita el trabajo en equipo, utilizando ciclos más cortos, detectando los riesgos para que estos sean corregidos y entre otras permite así garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen de la manera más eficaz y eficiente a la hora de la consecución de sus objetivos.
Por otra parte cabe considerar que para que los controles funcionen adecuadamente es necesario emplear manuales de procedimiento que contribuyan al desarrollo de las actividades en el área de inventario, por consiguiente es importante resaltar que atreves estos manuales se permite identificar los riesgos inherentes al área antes mencionada y dejar establecidos dichos controles que ayuden a la realización de posibles mejoras a los procesos que ya se tenían.
Dentro de este orden de ideas y siguiendo los procesos mencionados anteriormente en compañía de la administración, aplicando cimientos adquiridos en la especialización y en la realización del proceso investigativo se consideró apoyar en la creación y diseñó de una matriz de riesgos donde se identificaron los tipos de riesgos utilizando los dos elementos importantes como lo son el impacto y la probabilidad para poder establecer una tabla donde se clasifiquen los riesgos según su nivel y poder emplear opciones de mejora con la finalidad de diseñar controles que contribuyan a minimizarlos.
Por último es importante mencionar que si la empresa Frutera de Santa Marta S.A.
“FRUTESA” considera emplear todas estas herramientas que se le suministraron mejorara sus procesos y por ende su rendimiento en el área de inventarios contribuyendo a un mejor diseño el cual le permitirá ser más competitiva en el mercado.
13 0.2 OBJETIVOS
Objetivo general
Analizar los controles utilizados o establecidos en el área de inventarios de la empresa Frutera de Santa Marta S.A.
Objetivos específicos
❖ Describir los procesos y procedimientos del área de inventario de la empresa Frutesa S.A.
❖ Analizar los procesos y procedimientos establecidos en el área de inventario de la empresa Frutesa S.A.
❖ Plantear las recomendaciones pertinentes de acuerdo a lo encontrado.
14 0.3 MARCO TEÓRICO
Control interno:
Desde hace varios años las compañías han venido trabajando en pro de aumentar sus controles; con el objetivo de mejorar sus procesos y procedimientos en cada uno de sus departamentos o áreas; por ello se hace necesario que se incrementen estos mecanismos para la identificación de posibles fraudes o riesgos en la entidad; Según Baquero, 2013 en su libro Manual Práctico De Control Interno donde dice que el Control Interno es “es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos”. (Barquero, 2013)
Por otra parte es importante mencionar que la Norma Internacional De Auditoria la NIA 315; Que dentro de sus Definiciones describe el Control interno: como el proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
Los Componentes del control interno son: el Entorno de control, El proceso de valoración del riesgo por la entidad, Actividades de control, El sistema de información, incluidos los procesos de negocio relacionados, relevante para la información financiera, y la comunicación y por último el Seguimiento de los controles.
Todos esos componentes que se mencionan anteriormente en la NIA 315 también están integrados en uno de los informes más conocido en temas de auditorías en el mundo puesto que este nos proporciona una seguridad razonable a la hora de identificar o minimizar el riesgos de fraudes en una entidad; según el organismo
“coso” que su sigla traduce como “committe of sponsoring organizations of the treadway commission” donde uno de sus objetivos principales es “proporcionar
15 liderazgo intelectual que se ocupe de tres temas interrelacionados: gestión de riesgos empresariales (ERM), control interno y disuasión del fraude”.
Con respecto a ERM, en 2004, COSO emitió Enterprise Risk Management - Integrated Framework . Este marco se actualizó con el lanzamiento en 2017 de “Gestión de riesgos empresariales: integración con estrategia y desempeño”, que destaca la importancia de considerar el riesgo tanto en el proceso de establecimiento de la estrategia como en la conducción del desempeño.
Encontramos material de la firma Deloitte, el cual proporciona información de las diferencias y evolución del Marco integrado COSO, a continuación citamos lo encontrado:
16 El coso contiene 5 componentes principales y 17 principios los cuales solo relacionare los más importantes:
Los principios son: el primero Ambiente de control el cual Marca la pauta del funcionamiento de la Unidad e influye en la concientización de sus funcionarios; el segundo componente es Evaluación de Riesgos el cual sirve para Identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y base para determinar cómo deben ser gestionados; el tercero son las Actividades de control el cuales contemplan las Políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la dirección mitigar los riesgos identificados y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella; el cuarto es Información y comunicación este nos ayuda Identificar, recopilar y propagar la información pertinente en tiempo y forma que permitan a cada funcionario cumplir con sus responsabilidades dentro del Sistema de Control Interno; la comprensión de empleados sobre su papel en el Sistema de Control Interno y, cómo las actividades se relacionan con el trabajo del resto y por último y no menos importante las Actividades de monitoreo que son Procesos de verificación de la vigencia del Sistema de Control a lo largo del tiempo. Esto se logra mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas.
Cabe mencionar por otra parte el concepto de “riesgos” según la NIA 315 Identificación Y Valoración De Los Riesgos De Incorrección Material Mediante El Conocimiento De La Entidad Y De Su Entorno: “El objetivo de esta NIA es que el auditor pueda identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material”; es por ello que dentro del control interno se identifican los tipos de riesgos con relación a las actividades que tienen las empresas y a los riesgos a las que estas están expuestas estableciendo así el control de las mismas y el monitoreo parmente que ayude a minimizar los riesgos en el desarrollo de sus actividades; una de
17 las herramientas más utilizadas para la identificación de los riesgos es la “matriz riesgos” o es también conocida como la matriz de impacto ya que nos muestra la relación que existe entre el impacto y la probabilidad de que un evento ocurra y tiene como objetivo identificar los riesgos que tienen las empresas donde estas crean estrategias concretas para minimizarlos.
Inventario:
El control interno de Inventarios es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. (Canelo, 2014) Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y suben samblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller, 2005).
(Duhalt, 1977) Define manual así: “es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”
Procedimiento, de acuerdo con Prieto (1997), “es una serie de pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de error, omisión o de accidente”
Se podría decir que el manual de procedimientos es unos documentos que elabora la administración con el objetivo de plasmar todas las acciones que se deben realizar para llevar a cabo las actividades que permitan desarrollar el objeto social de las empresas, se podría decir que es un instrumento que contiene de manera escrita
18 todos las policías, procedimientos, instrucciones y responsabilidades que se les delegan a cada uno de empleados o departamentos para que realicen las operaciones de tal manera que siempre se realicen de la misma forma.
Es importante que las empresas que se dedican a la venta de productos o insumos tengan un control adecuado de sus inventarios porque estos representan la mayor parte los activos de la empresa; haciéndose necesario que la comercialización o distribución de los mismos proporcionara mayores utilidades a sus inversionistas.
Es por ello que se hace indispensable que las empresas mantengan un stock mínimo de inventarios donde se realicen un control, seguimiento y monitoreo permanente a las entradas y salidas de la mercancía o insumos que utilicen en la venta o elaboración de sus productos para que estas puedan cumplir con la demanda de mercado;
disminuyendo los factores de riesgos asociados como lo son el robo o pérdida, inventarios obsoletos, merma, o baja producción.
19 0.4 METODOLOGÍA
La metodología utilizada en este trabajo de grado fue el estudio de caso, debido a que nos permite compilar y analizar datos para la selección, recopilación y presentación de información, lo cual resulta necesario para la elaboración de manuales de procedimientos.
Los estudios de caso son un útil modelo de investigación para recabar información en contextos de la vida real. Este tipo de investigación se puede aplicar a situaciones que hayan tenido lugar o emplearse a medida que se vayan desarrollando las mismas. Los estudios de caso, cuando han sido elaborados cuidadosamente, pueden contribuir a materializar cambios significativos en los ámbitos de la política y de la práctica. (Stott &
Ramil, 2014).
Para el desarrollo del trabajo lo fraccionamos en 6 partes, en la primera de estas plasmamos todo lo relacionado con el planteamiento del problema, los objetivos, justificación e importancia, marco teórico y metodología.
La segunda parte presenta la descripción y naturaleza de la organización.
La tercera parte muestra las responsabilidades y funciones del almacenista, quien es la persona encargada de la admiración y manejo de las bodegas de almacén.
En la cuarta parte se describen los procedimientos que se hacen en el área de inventarios con los cuales se organizaron y plasmaron los manuales de procedimientos.
En la quinta parte se desarrolló una matriz de riesgo con cada uno de los procedimientos identificados en la parte anterior.
Y por último mostramos las recomendaciones de acuerdo a la matriz de riesgo y las conclusiones del trabajo.
20 1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN
1.1RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
Frutera de Santa Marta S.A. (FRUTESA S.A.)
1.2 NATURALEZA
La empresa FRUTESA S.A es de naturaleza privada, es decir, Su capital pertenece a inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa.
Además esta empresa es Anónima, la cual se constituye mediante escritura pública. La administración de ésta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta directiva, la que, a su vez, define al gerente, quien es la persona que asume la representación legal de la sociedad. El capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables, todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital suscrito y cuánto capital pagado.
Su razón social será la denominación que defina sus accionistas pero seguido de las palabras “Sociedad Anónima” o su abreviatura “S.A.” Se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de fundación o estatutos.
1.3MISIÓN
Frutera de Santa Marta S.A “FRUTESA” es una sociedad anónima dedicada a la producción de banano, dirigido al mercado internacional. Utiliza tecnología acorde con los recursos naturales que aprovecha, cubriendo las expectativas de los clientes con un producto de óptima calidad y un recurso humano comprometido con la empresa, resaltando un valor fundamental como es el trabajo en equipo y permitiendo mantener el bienestar de sus empleados y la comunidad.
21 1.4VISIÓN
Frutera de Santa Marta S.A “FRUTESA” alcanzará y mantendrá una posición de liderazgo en el sector bananero, cumpliendo las normas de calidad, ambientales, de seguridad y salud ocupacional, exigidas por el mercado internacional. Este liderazgo lo logrará mediante la administración integral y sostenible de los recursos que utiliza protegiendo en el humano y su entorno.
1.5 VALORES
Trabajo en equipo, Con el cual se comparte la filosofía de la colaboración, honestidad, sentido de pertenencia y lealtad con nuestros clientes y compañeros de trabajo.
Disciplina y respeto, valorando las diferencias individuales, culturales y religiosas de cada persona para así obtener resultados positivos en la labor que se desempeña a diario.
Eficiencia, en las actividades que se realizan dentro y fuera dela empresa, el trabajador es capacitado y concientizado que el producto que el vende en el mercado es la mejor imagen de la empresa, por esta razón supera siempre su desempeño.
Calidad y seguridad, En la adquisición de los productos e insumos que utiliza, exige que estos provengan de fuentes confiables, garantizando el cumplimiento de las leyes ambientales y de calidad que esta empresa exige.
22 1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Frutera de Santa Marta S.A. FRUTESA es administrada por la Asamblea General de Accionistas seguida de la Junta Directiva de Socios, además cuenta con un revisor Fiscal que actúa como órgano permanente de vigilancia.
FRUTESA S.A. cuenta con un director administrativo y financiero y un gerente de producción. Las oficinas de la dirección administrativa y financiera se encuentran ubicadas en la ciudad de Santa Marta y las oficinas de la gerencia de producción están ubicadas en el corregimiento de Guachaca-Zona bananera norte y el corregimiento de Orihueca-Zona bananera sur del Departamento del Magdalena.
Las áreas a cargo de la dirección administrativa y financiera son las siguientes:
Director administrativo y financiero:
Superior Inmediato: Junta directiva de socios
Personal a Cargo: Secretaria general, Contador, Coordinadora de sistemas, Jefe de recursos humanos, y Jefe de compras y logística.
Objetivo del cargo: Planear, organizar, dirigir y controlar el departamento administrativo-financiero y de las relaciones humanas y de todo proceso estadístico de la empresa.
Cargo: Secretaria general
Superior Inmediato: Director administrativo y financiero
Objetivo del Cargo: Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la empresa.
23 Cargo: Contador
Superior Inmediato: Director administrativo y financiero
Personal a Cargo: Asistente de contabilidad y Auxiliar de contabilidad
Objetivo del Cargo: Coordinar el proceso contable y tributario de la empresa
Cargo: Asistente de contabilidad Superior Inmediato: Contador
Objetivo del Cargo: Preparar la información específica contable asignada por su jefe inmediato.
Cargo: Auxiliar de contabilidad Superior Inmediato: Contador
Objetivo del Cargo: Preparar la información específica contable asignada por su jefe inmediato.
Cargo: Coordinadora de sistemas
Superior Inmediato: Directora administrativa y financiera Personal a cargo: Auxiliar de nomina
Objetivo del Cargo: Coordinar y/o Manejar los sistemas informáticos de la empresa.
Cargo: Auxiliar de nomina Superior Inmediato: Coordinadora de sistemas
24 Objetivo del Cargo: Manejar el programa de nómina del personal administrativo y operativo de la empresa.
Cargo: Jefe de recursos humanos Superior Inmediato: Director administrativo y financiero Personal a cargo: Asistente de recursos humanos
Objetivo del Cargo: Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y motivado para alcanzar los objetivos de la empresa
Cargo: Auxiliar de recursos humanos Superior Inmediato: Jefe de recursos humanos
Objetivo del Cargo: Diseñar, implementar, administrar, coordinar y ejecutar las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la empresa.
Cargo: Jefe de compras y logística Superior Inmediato: Director administrativo y financiero
Personal a Cargo: Auxiliar de aseo-mensajería y conductor camión
Objetivo del Cargo: Programar y suministrar todos los insumos del proceso productivo, la contratación de servicios, compra de maquinaria y demás elementos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
Cargo: Auxiliar de aseo-mensajería Superior Inmediato: Jefe de compras y logística
Objetivo del Cargo: Efectuar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los empleados en el sitio de trabajo, así como realizar las labores de mensajería organizacional y de apoyo, de acuerdo las necesidades de la empresa.
25 Cargo: Conductor camión
Superior Inmediato: Jefe de compras y logística
Objetivo del Cargo: Conducir el camión de la empresa con el fin de transportar insumos a la empresa o al destino expuesto por el jefe inmediato.
Las áreas a cargo de la gerencia de producción son las siguientes:
Gerente de Producción:
Superior Inmediato: Junta directiva de socios
Personal a Cargo: Administradores, Supervisor de medio ambiente, Supervisor de sanidad, Analista de producción y mecánico
Objetivo del Cargo: Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos productivos de las plantaciones de la empresa.
Cargo: Analista de producción Superior Inmediato: Gerente de producción
Objetivo del Cargo: Planificar, supervisar, compilar y actualizar el sistema de información general y estadístico del área de producción y otras dependencias, para ejecución y presentación de informes a la gerencia y directivos.
26 Cargo: Supervisor de medio ambiente
Superior Inmediato: Gerente de producción
Objetivo del Cargo: Evaluar, corregir y mejorar las labores del campo y de la planta empacadora cuantificando la higiene establecido por la comercializadora, así como realizar, programar, coordinar y participar de la ejecución de las auditorías ambientales internas y externas.
Cargo: Supervisor de sanidad Superior Inmediato: Gerente de producción
Objetivo del Cargo: Garantizar, organizar y dirigir el protocolo de bioseguridad de las fincas y velar por la prevención de enfermedades en los cultivos de estas.
Cargo: Mecánico
Superior Inmediato: Gerente de producción
Objetivo del Cargo: Desarrollar, dirigir y ejecutar el programa de mantenimiento preventivo de los equipos, estaciones y materiales de la empresa.
Cargo: Administrador fincas (Caballos I y Caballos II) Superior Inmediato: Gerente de producción
Personal a Cargo: Asistente de producción, secretaria finca, almacenista, supervisores de campo y supervisores de empacadora
Objetivo del Cargo: Programar, dirigir, organizar y controlar el proceso de corte y empaque de cada fruta, el mantenimiento de la finca y en general todo lo que tiene que ver con la finca a su cargo.
27 Cargo: Administrador finca (El silencio)
Superior Inmediato: Gerente de producción
Personal a Cargo: Supervisor general, secretaria finca y almacenista
Objetivo del Cargo: Programar, dirigir, organizar y controlar el proceso de corte y empaque de cada fruta, el mantenimiento de la finca y en general todo lo que tiene que ver con la finca a su cargo.
Cargo: Supervisor general Superior Inmediato: Administrador finca
Personal a Cargo: Supervisores de campo y supervisores de empacadora
Objetivo del Cargo: Organizar, dirigir y controlar el proceso de los auxiliares de campo y de empacadora, además de la supervisión de campo.
Cargo: Asistente de producción Superior Inmediato: Administrador finca
Objetivo del Cargo: Programar, coordinar, revisar y dirigir la ejecución de las labores culturales y agroindustriales para una mayor producción.
Cargo: Secretaria finca Superior Inmediato: Administrador finca
Objetivo del Cargo: Archivar y llevar al día reportes diario de producción, digitación de nómina y en general realizar todas las funciones inherentes al cargo.
28 Cargo: Almacenista
Superior Inmediato: Administrador finca
Objetivo del Cargo: Controlar el inventario de la entrada y salida de materiales del almacén, así como el registro y conservación de los mismos.
Cargo: Supervisor de campo
Superior Inmediato: Administrador finca o Supervisor general
Objetivo del Cargo: Programar, coordinar, revisar, controlar, y dirigir la ejecución de las labores culturales y de mantenimiento del cultivo en la sección o área asignada.
Cargo: Supervisor de empacadora
Superior Inmediato: Administrador finca o Supervisor general
Objetivo del Cargo: Organizar, dirigir y controlar el proceso de empaque de la fruta.
Cargo: Auxiliar de campo Superior Inmediato: Supervisor de campo
Objetivo del Cargo: Programar y coordinar el conteo de poblaciones adquiridos en las diferentes fincas de la empresa y ayudar con la supervisión de las labores culturales.
Cargo: Inspector de fruta
Superior Inmediato: Supervisor de empacadora
Objetivo del Cargo: Inspeccionar la fruta que llega del campo con el fin de identificar los racimos que no cumplan las normas de calidad exigidas para ser procesadas.
29 1.7 ORGANIGRAMA
30 2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ALMACENISTAS
Funciones de los almacenistas:
❖ Llevar kardex actualizado de materiales y suministro.
❖ Recibir, revisar, y registrar materiales que lleguen al almacén verificando concordancia entre los documentos respectivos y el real.
❖ Velar por la óptima calidad de lo que recibe.
❖ Conservar limpio y ordenado el almacén.
❖ Elaborar la entrada y salida de materiales u otros documentos.
❖ Informar oportunamente al jefe de compra cualquier anomalía en los materiales recibidos, así como cualquier situación o producto que presente peligro.
❖ Dirigir controlar y coordinar la entrada de materiales y herramientas al personal.
❖ Controlar la entrada y salida de acpm.
❖ Elaborar inventario de materiales para calcular la cantidad de pedido.
❖ Participar en la realización del inventario físico, muestreo, control y verificaciones que haga la auditoria, jefes o gerencia.
❖ Entregar los elementos a las personas autorizadas haciendo firmar las notas o requisiciones correspondientes.
❖ Elaborar informe de embolse según los datos suministrado y las bolsas entregadas y devueltas.
❖ Utilizar los insumos del almacén desde el más existente en la empresa al más nuevo en la empresa.
❖ Controlar la entrada y salida de fertilizante.
❖ Recibir y llevar el kardex de entrada y salida de cartón y estibas.
❖ Realizar los rendimientos de los materiales e insumos de: Soga, bolsa de campo y herbicida por semana e informar al administrador.
Responsabilidades de los almacenistas:
▪ Las existencias de materiales en el almacén.
▪ Registro y manejo de la información que maneja.
▪ La conservación y cuidado de los materiales almacenados
▪ La actualización de kardex.
▪ Responsable del buen manejo de los insumos.
▪ Cumplir con los protocolos de bioseguridad establecidos por la empresa.
31 3. PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE INVENTARIO
Los siguientes procedimientos fueron escritos de acuerdo a entrevistas realizadas a los responsables de las actividades pertenecientes a cada procedimiento.
3.1 Procedimiento para la compra de insumos o materiales 1ra actividad: Realización del formato de requisición
❖ Descripción: Los materiales o insumos se deben solicitar por medio del formato de requisición completamente diligenciado y aprobado por el gerente de producción y debe ser entregado al jefe de compra.
❖ Responsable: Administrador
❖ Documento: Formato de requisición
2da actividad: Realización de cotización:
❖ Descripción: Se realizan las cotizaciones necesarias y pertinentes (mínimo 3) para encontrar el proveedor adecuado para la compra, teniendo en cuenta la calidad, el precio y el tiempo de entrega.
❖ Responsable: Jefe de compras
❖ Documento: Cotización
3ra actividad: Elaboración orden de compra:
❖ Descripción: Se realiza la orden de compra con los siguientes datos: fecha, numeración consecutiva, nombre del proveedor, ciudad y dirección del proveedor, destino o departamento de donde surge el pedido, numero de la requisición o requisiciones, cantidad de insumo o material solicitado, descripción del insumo o material a solicitar, pecio unitario, valor total, IVA, firma de quien recibe la compra, firma de quien autoriza la compra y firma de jefe de compras.
❖ Responsable: Jefe de compras
❖ Documento: Formato orden de compra
32 4ta actividad: Aprobación orden de compra:
❖ Descripción: Después de revisar la orden de compra el director administrativo y financiero y/o el gerente de producción aprueba la compra del insumo o material.
❖ Responsable: Director administrativo y/o Gerente de producción
❖ Documento: Formato orden de compra aprobada
5ta actividad: Confirmación orden de compra:
❖ Descripción: Se confirma el pedido con el proveedor acordando fecha, hora y envío del insumo o material comprado.
❖ Responsable: Jefe de compras
❖ Documento: Formato orden de compra aprobada
6ta actividad: Guardar orden de compra y requisición:
❖ Descripción: Se archiva la requisición y orden de compra en las carpetas correspondientes.
❖ Responsable: Jefe de compras
❖ Documento: Orden de compra y requisición archivada.
3.2 Procedimiento para las entradas de insumos o materiales 1ra actividad: Verificar el pedido con la orden de compra:
❖ Descripción: Al recibir los insumos o materiales el almacenista debe comparar cada uno de estos con las especificaciones y cantidades estipuladas en la orden de compra, también debe verificar las características físicas y el estado de estos, si no cumplen con las condiciones se debe hacer la devolución por medio del jefe de compras.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Orden de compra
33 2da actividad: Diligenciar el documento de entrada de almacén:
❖ Descripción: Si los insumos o materiales cumplen con los requisitos establecidos, se procede a diligenciar la entada de almacén la cual contiene los siguientes datos: nombre e identificación del proveedor, fecha, numero consecutivo, numero de orden de compra, numero de la factura, código del insumo o material, cantidad de ingreso, tipo de unidad, descripción del insumo o material, valor total y firma del almacenista.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formato entrada de almacén
3ra actividad: Registro kardex:
❖ Descripción: El almacenista debe registrar en la kardex la entrada del almacén detallando fecha y cantidad.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Kardex
4ta actividad: Envió de documentos a oficina Santa Marta:
❖ Descripción: El almacenista debe enviar la entrada de almacén original al jefe de compras para valorizarla y luego digitada en el sistema y una copia de la entrada al departamento de contabilidad.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Original y copia de entrada de almacén
3.3 Procedimiento para la custodia de insumos o materiales 1ra actividad: Revisar los insumos o materiales:
❖ Descripción: El almacenista debe verificar el estado de los insumos o materiales antes organizarlo en los estantes y hacerse seguimiento constantemente.
❖ Responsable: Almacenista
34 2da actividad: Organizar los insumos o materiales:
❖ Descripción: El almacenista debe organizar los insumos o materiales colocándolos en los estantes apropiados según el código asignado por el sistema, para garantizar su vida útil.
❖ Responsable: Almacenista
3ra actividad: Verificar la distribución del espacio:
❖ Descripción: El almacenista debe verificar permanentemente la distribución del espacio del almacén, facilitando la movilización de los insumos o materiales.
❖ Responsable: Almacenista
4ta actividad: Control sobre insumos o material:
❖ Descripción: El almacenista debe tener un adecuado control de la existencia, stocks mínimos y máximos y los elementos de baja rotación.
❖ Responsable: Almacenista
3.4 Procedimiento para la salida de insumos o materiales
1ra actividad: Diligenciar el documento de requisición y salida de materiales:
❖ Descripción: Los supervisores de campo o empacadora deben solicitar al almacenista por medio del documento de requisición y salida de materiales los insumos o materiales necesarios para los trabajos a realizar, indicando para que labor se están requiriendo, el cual debe ir firmado por el supervisor y el administrador.
❖ Responsable: Supervisor de campo o Supervisor de empacadora y Administrador
❖ Documento: Formato de requisición y salida de materiales
35 2da actividad: Diligenciar el documento de requisición y salida de materiales:
❖ Descripción: Cuando los supervisores llenan la parte que les corresponde del documento de requisición y salida de materiales, el almacenista procede a entregar los insumos o materiales y a diligenciar la parte que le corresponde de dicho documento.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formato de requisición y salida de materiales
3ra actividad: Registro kardex:
❖ Descripción: El almacenista debe registrar en la kardex la salida del almacén detallando fecha y cantidad.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Kardex
4ta actividad: Envío de documento de salida a la oficina Santa Marta:
❖ Descripción: El almacenista debe enviar la salida de almacén original a la oficina Santa Marta para su digitación en el sistema.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formato de requisición y salida de materiales
5ta actividad: Diligenciar el documento de transferencia de insumos o materiales:
❖ Descripción: Cuando se presentan necesidades específicas y momentáneas de transferirse insumos o materiales entre las fincas tanto el almacenista que envía como el que recibe debe proceder a diligenciar la transferencia de insumos o materiales correspondiente, ya se transferencia de entrada o de salida, las cuales contiene los siguientes datos: lugar y fecha de emisión, numeración consecutiva, finca de origen y finca destino de traslado, código y descripción de insumo o material, unidad de medida, cantidad y firmas de quien envía y quien recibe.
36
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formato de transferencia de insumo o material
6ta actividad: Envío de documento de transferencia a la oficina Santa Marta:
❖ Descripción: El almacenista debe enviar la transferencia de insumo o material original a la oficina Santa Marta para su digitación en el sistema.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formato de transferencia de insumo o material
3.5 Procedimiento para la información y digitación
1ra actividad: Enviar toda la documentación a oficina Santa Marta:
❖ Descripción: El almacenista debe enviar diariamente toda la documentación generada en el área de inventarios (entradas, salidas y transferencias) a las oficinas en Santa Marta para su digitación.
❖ Responsable: Almacenista
❖ Documento: Formatos de entradas, salidas y transferencias
2da actividad: Organizar la documentación:
❖ Descripción: El asistente de contabilidad debe organizar toda la documentación recibida de las fincas teniendo en cuenta la numeración consecutiva y fecha.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
❖ Documento: Formatos de entradas, salidas y transferencias
3ra actividad: Codificación de salidas de almacén:
❖ Descripción: El asistente de contabilidad debe codificar todas las salidas de almacén de acuerdo a los centros de consumos estipulados en el sistema.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
❖ Documento: Formatos de salidas y requisición de materiales
37 4ta actividad: Digitar en el sistema:
❖ Descripción: El asistente de contabilidad debe digitar en el sistema todas las entradas, salidas y transferencias.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
❖ Documento: Formatos de entradas, salidas y transferencias
5ta actividad: Generación de comprobante:
❖ Descripción: El asistente de contabilidad después de digitar todo en el sistema, mensualmente debe generar el comprobante de consumo para el departamento de contabilidad.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
❖ Documento: Comprobante de consumo
3.6 Procedimiento para la toma física y conciliación 1ra actividad: Toma física de inventario:
❖ Descripción: Mensualmente el jefe de compras y el asistente de contabilidad realizan la toma física de los inventarios en las tres fincas.
❖ Responsable: Jefe de compras y asistente de contabilidad
❖ Documento: Kardex con corte a la fecha de la toma inventario físico
2da actividad: Digitación de inventario físico:
❖ Descripción: El asistente de contabilidad digita en el sistema el inventario físico realizado en las fincas, para luego hacer conciliación con lo registrado en el sistema, determinando faltantes o sobrantes.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
38 3ra actividad: Generación de comprobante de ajustes:
❖ Descripción: Luego de hacer las conciliaciones se genera el comprobante de ajustes para el departamento de contabilidad.
❖ Responsable: Asistente de contabilidad
❖ Documento: Comprobante de ajustes
4ta actividad: Generación de informe:
❖ Descripción: Luego de hacer las conciliaciones el jefe de compras y el asistente de contabilidad deben pasar un informe a la administración de la empresa con lo encontrado, en caso de encontrar faltantes o sobrantes se deben identificar las causas de estos.
❖ Responsable: Jefe de compras y asistente de contabilidad
❖ Documento: Informe
39 4. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PUESTO Jefe de compras y logística PROCEDIMIENTO Compra de insumos o materiales
OBJETIVO Definir los procedimientos que se realizan en el departamento de compras para la adquisición de insumos o materiales requeridos por las diferentes fincas
ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las personas en quienes sea delegada la autoridad de comprometer fondos, a través de la función de compras
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO
1 Realización del formato de requisición
Los materiales o insumos se deben solicitar por medio del formato de requisición completamente diligenciado y aprobado por el gerente de producción y debe ser entregado al jefe de compra.
Administrador Formato de requisición
2 Realización de cotización
Se realizan las cotizaciones necesarias y pertinentes (mínimo 3) para encontrar el proveedor adecuado para la compra, teniendo en cuenta la calidad, el precio y el tiempo de entrega.
Jefe de compras Cotización
3 Elaboración orden de compra
Se realiza la orden de compra con los siguientes datos: fecha, numeración consecutiva, nombre del proveedor, ciudad y dirección del proveedor, destino o departamento de donde surge el pedido, numero de la requisición o requisiciones, cantidad de insumo o material solicitado, descripción del insumo o material a solicitar, pecio unitario, valor total, IVA, firma de quien recibe la compra, firma de quien autoriza la compra y firma de jefe de compras.
Jefe de compras Formato orden de compra
4 Aprobación orden de compra
Después de revisar la orden de compra el director administrativo y financiero y/o el gerente de producción aprueba la compra del insumo o material.
Director administrativo y
financiero y/o Gerente de producción
Formato orden de compra aprobada
5 Confirmación de orden de compra
Se confirma el pedido con el proveedor acordando fecha, hora y envío del insumo o material comprado.
Jefe de compras Formato orden de compra aprobada
6 Guardar orden de compra y requisición
Se archiva la requisición y orden de compra en las carpetas correspondientes.
Jefe de compras
Orden de compra y requisición archivadas
40 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE INSUMOS O MATERIALES
Administrador Jefe de compras
Director administrativo y financiero y/o Gerente de
producción
Inicio
Realización de formato de requisición
Realización de cotización
Elaboración orden de compra
Aprobación orden de compra Realizar nuevas
cotizaciones y orden de compra
Confirmación orden de compra
Guardar orden de compra y
requisición
Fin
No
Si
41
PUESTO Almacenista
PROCEDIMIENTO Entrada de insumos o materiales
OBJETIVO Definir los procedimientos que realiza el almacenista para dar la entrada de insumos o materiales comprados
ALCANCE Este procedimiento aplica a los almacenes de insumos y materiales de Caballos I, Caballos II y El silencio
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO
1 Verificar el pedido con la orden de compra
Al recibir los insumos o materiales el almacenista debe comparar cada uno de estos con las especificaciones y cantidades estipuladas en la orden de compra, también debe verificar las características físicas y el estado de estos, si no cumplen con las condiciones se debe hacer la devolución por medio del jefe de compras.
Almacenista Formato orden de compra
2
Diligenciar el documento de entrada
de almacén
Si los insumos o materiales cumplen con los requisitos establecidos, se procede a diligenciar la entada de almacén la cual contiene los siguientes datos: nombre e identificación del proveedor, fecha, numero consecutivo, numero de orden de compra, numero de la factura, código del insumo o material, cantidad de ingreso, tipo de unidad, descripción del insumo o material, valor total y firma del almacenista.
Almacenista Formato entrada de almacén
3 Registro kardex
El almacenista debe registrar en la kardex la entrada del almacén detallando fecha y cantidad.
Almacenista Kardex
4 Envío de documentos a oficina Santa Marta
El almacenista debe enviar la entrada de almacén original al jefe de compras para valorizarla y luego digitada en el sistema y una copia de la entrada al departamento de contabilidad.
Almacenista Original y copia de la entrada de almacén
42 FLUJOGRAMA DE ENTRADA DE INSUMOS O MATERIALES
Almacenista
Inicio
Verificar el pedido con la orden de
compra Devolver por
medio del jefe de compras
No
Diligenciar el doc.
de entrada de almacén
Si
Realizar el registro en el
kardex
Envío de documentos a oficina Sta Mta
Fin
43
PUESTO Almacenista
PROCEDIMIENTO Custodia de insumos y materiales
OBJETIVO Definir los procedimientos que realiza el almacenista para la custodia de insumos o materiales
ALCANCE Este procedimiento aplica a los almacenistas de Caballos I, Caballos II y El silenicio
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO
1 Revisar los insumos o materiales
El almacenista debe verificar el estado de los insumos o materiales antes organizarlo en los estantes y hacerse seguimiento constantemente.
Almacenista
2
Organizar los insumos o materiales
El almacenista debe organizar los insumos o materiales colocándolos en los estantes apropiados según el código asignado por el sistema, para garantizar su vida útil.
Almacenista
3
Verificar la distribución del
espacio
El almacenista debe verificar permanentemente la distribución del espacio del almacén, facilitando la movilización de los insumos o materiales.
Almacenista
4
Llevar control sobre insumos o materiales
El almacenista debe tener un adecuado control de la existencia, stocks mínimos y máximos y los elementos de baja rotación.
Almacenista
44 FLUJOGRAMA DE CUSTODIA DE INSUMOS O MATERIALES
Almacenista
Inicio
Revisar los insumos o materiales
Organizar los insumos o materiales
Verificar la distribución del
espacio
Llevar control sobre insumos o
materiales
Fin
45
PUESTO Almacenista
PROCEDIMIENTO Salida de insumos y materiales
OBJETIVO Definir los procedimientos que realiza el almacenista para dar la salida de insumos o materiales
ALCANCE Este procedimiento aplica a los almacenes de insumos y materiales de Caballos I, Caballos II y El silencio
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO
1
Diligenciar el documento de requisición y salida de
materiales
Los supervisores de campo o empacadora deben solicitar al almacenista por medio del documento de requisición y salida de materiales los insumos o materiales necesarios para los trabajos a realizar, indicando para que labor se están requiriendo, el cual debe ir firmado por el supervisor y el administrador.
Supervisor de campo o Supervisor
de empacadora y Administrador
Formato de requisición y salida de materiales
2
Diligenciar el documento de requisición y salida de
materiales
Cuando los supervisores llenan la parte que les corresponde del documento de requisición y salida de materiales, el almacenista procede a entregar los insumos o materiales y a diligenciar la parte que le corresponde de dicho documento.
Almacenista Formato de requisición y salida de materiales
3 Registro kardex
El almacenista debe registrar en la kardex la salida del almacén detallando fecha y cantidad.
Almacenista Kardex
4
Envío de documento de salida a la oficina Santa
Marta
El almacenista debe enviar la salida de almacén original a la oficina Santa Marta para su digitación en el sistema.
Almacenista Formato de requisición y salida de materiales
5
Diligenciar el documento de transferencia de insumos o materiales
Cuando se presentan necesidades específicas y momentáneas de transferirse insumos o materiales entre las fincas tanto el almacenista que envía como el que recibe debe proceder a diligenciar la transferencia de insumos o materiales correspondiente, las cuales contiene los siguientes datos: lugar y fecha de emisión, numeración consecutiva, finca de origen y finca destino de traslado, código y descripción de insumo o material, unidad de medida, cantidad y firmas de quien envía y quien recibe.
Almacenista
Formato de transferencia de insumo o material
6
Envío de documento de transferencia a la oficina Santa Marta
El almacenista debe enviar la transferencia de insumo o material original a la oficina Santa Marta para su digitación en el sistema.
Almacenista
Formato de transferencia de insumo o material
46 FLUJOGRAMA DE SALIDA DE INSUMOS O MATERIALES
Supervisores y administrador Almacenista
Inicio
Diligenciar doc de requisición y salida de almacén
Diligenciar doc de requisición y salida de almacén
Entrega de insumos o materiales
Realizar el registro en el
kardex
Envío de documentos a oficina Sta Mta
Fin
47 FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE INSUMOS O MATERIALES
Almacenista
Inicio
Fin
Diligenciar doc de transferencia de insumos omateriales
Envío de insumos o materiales entre
fincas
Envío de documentos a oficina Sta Mta