MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

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PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Página Página 1 de 37

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Guatemala, junio de 2021

Elaborado por:

Unidad de Auditoría Interna

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INDICE

I. JUSTIFICACIÓN ... 5

II. OBJETIVOS DEL MANUAL ... 6

III. BASE LEGAL ... 7

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN ... 8

V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL ... 9

VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS ... 11

VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ... 12

VIII. SIMBOLOGIA ... 33

IX. GLOSARIO ... 33

ANEXO: ... 34

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PROCEDIMIENTOS

APROBACIÓN DE MANUAL

Elaboró:

Licenciado René Umul Jacinto

Revisión Técnica:

Licenciado Erick Estid Monzón Gómez

Firma y Sello

Revisión Jurídica:

Licenciada Aida Gabriela Morales Chamalé

Firma y Sello

Autorizó:

Ingeniero Enrique Cossich Mérida

Firma y Sello

Firmado digitalmente por Erick Estid Monzón Gómez / 8103969-7 Fecha: 2021.06.15 12:48:13 -06'00'

Firmado digitalmente por Aida Gabriela Morales Chamale / 8103969-7 Fecha: 2021.06.15 13:00:41 -06'00'

2021.06.16

09:18:19 -06'00'

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual describe los procesos que debe realizar la Unidad de Auditoría Interna, para alcanzar sus objetivos y en cumplimiento a las regulaciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas, específicamente en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas Generales de Control Interno y en el Manual de Auditoría Interna Gubernamental; así como las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, desarrolladas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores.

La aplicación de este manual permitirá ejercer un control de calidad de las auditorías, debido a que regula la ejecución de las diferentes etapas del proceso de auditoría, que comprende aspectos previos al proceso de auditoría, familiarización, planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento, en las cuales se describen las acciones que deben cumplir los auditores para realizar satisfactoriamente la auditoría. Esto en función a las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas a Guatemala y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo A-075-2017 del 08 de septiembre de 2017.

Los procedimientos de auditoría desarrollados son los siguientes: Elaboración del

Plan Anual de Auditoría, Planificación de la Auditoría, Ejecución de la Auditoria,

Comunicación de Resultados de la Auditoría y Registro en el Sistema de Auditoría

Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna -SAG-UDAI-, Seguimiento

de Recomendaciones de Informes emitidos por la Auditoría Interna, Seguimiento de

Recomendaciones de Informes emitidos por la Contraloría General de Cuentas,

Realización de Actividades Especiales y Traslado de Informes de Auditoría Interna,

Matrices de Seguimiento de Recomendaciones e Informes Especiales a la

Contraloría General de Cuentas.

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PROCEDIMIENTOS

I. JUSTIFICACIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos, surge de la necesidad de crear un

instrumento que guíe el funcionamiento interno de la Unidad de Auditoría Interna de

la Comisión en forma técnica, para la realización u orientación de cada una de las

actividades de los puestos, independientemente de la persona encargada de

realizarlo.

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II. OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General

Presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos que se realizan en la Unidad de Auditoría Interna, que permitan ejercer el control de calidad del trabajo realizado, ya que regula la ejecución de las diferentes fases del proceso de auditoría.

Objetivos Específicos

• Ofrecer a la Unidad de Auditoría Interna un instrumento que indique la forma de hacer las actividades, facilitando la verificación de los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones.

• Garantizar la continuidad de los procedimientos.

• Servir de guía práctica para la realización de las actividades de la Unidad de Auditoría Interna.

• Que los procesos sean uniformes, promover la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en el desarrollo del trabajo en su conjunto.

• Aplicar las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la -CGC- y otra normativa que sea pertinente para el ejercicio de la Auditoría Interna Gubernamental.

• Servir de herramienta de consulta y capacitación al personal de la Unidad de Auditoría Interna.

• Establecer criterios, metodología y procesos de auditoría que le corresponde efectuar a la Unidad de Auditoría Interna en el ejercicio de su función.

• Estandarizar el trabajo de los auditores internos, para

evaluar el grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de la

auditoría y trabajos especiales.

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PROCEDIMIENTOS

III. BASE LEGAL

• Asamblea Nacional Constituyente

o Constitución Política de la República de Guatemala.

• Congreso de la República de Guatemala

o Decreto No. 512 Ley Orgánica del Ministerio Público.

o Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

o Decreto No. 13-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas.

o Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas.

o Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.

o Decreto No. 57-2008 Ley de Acceso a la Información Pública.

o Decreto No. 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos.

• Presidencia de la República de Guatemala

o Acuerdo Gubernativo No. 9-2017 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

o Acuerdo Gubernativo No. 360-2012 y sus reformas.

• Contraloría General de Cuentas

o Acuerdo Interno No. 09-2003 Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria.

o Acuerdo Interno No. A-26-2005 Manual de Auditoria Gubernamental y Manual de Auditoria Interna Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.

o Acuerdo Interno No. A-51-2009 Presentación de los Planes Anuales de Auditoría.

o Acuerdo Interno No. A-119-2011 Uso obligatorio del Sistema SAG-UDAI.

o Acuerdo Interno No. A-075-2017 Normas Internacionales

de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, adaptadas a Guatemala -ISSAI-GT-.

o Otros lineamientos adoptados por el ente fiscalizador

Superior.

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IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN

• Las políticas, normas, procedimientos, criterios y demás aspectos referidos en el presente manual deben ser aplicadas por el personal de la Unidad de Auditoría Interna en el desempeño de sus actividades.

• El contenido del presente documento es aplicable a todos los colaboradores y funcionarios de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, cuando intervengan o participen en el trabajo de auditoría.

• Cualquier disposición contraria a lo establecido en las

leyes que rigen a la -GAE-, no tendrá validez alguna y deberá ser

sometida a revisión y/o enmienda en el momento que sea identificada.

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PROCEDIMIENTOS

V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL

• El Plan Anual de Auditoría -PAA- y sus modificaciones debidamente justificadas, deberán ser aprobados por medio de resolución emitida por el Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión, previo al registro en el Sistema SAG-UDAI.

• La documentación presentada por las áreas auditadas, forman parte de la evaluación de la auditoría.

• Los papeles de trabajo incluyen los nombramientos, cartas de presentación y fotocopia de los requerimientos realizados a las áreas auditadas, de las Notas de Auditoría emitidas, del Borrador de Informe, del Informe de Auditoría y de las Matrices de Seguimiento de Recomendaciones.

• Con base al análisis de los procesos institucionales y al seguimiento de las recomendaciones realizadas en auditorías anteriores, en el mes de diciembre de cada año el Auditor Interno determina las auditorías a ejecutar y elabora el -PAA- del año siguiente, conforme a las normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

• Los cuestionarios de control interno son avalados por medio de visto bueno del Auditor Interno, previo a su aplicación.

• El plazo que se concede a las Direcciones y Unidades de la Comisión para que presenten respuestas y/o documentos de soporte, conforme a las Notas de Auditoría, Borradores de Informes o Informes de Auditoría Interna, es de 1 a 10 días hábiles.

• Después de discutido el Borrador de Informe, se redacta el Informe final de Auditoría y traslada el técnico al Auditor Interno para revisión y aprobación.

• El Informe de Auditoría y los papeles de trabajo

correspondientes, se registran en el Sistema SAG-UDAI, después de la

entrega del Informe de Auditoría al Coordinador y Director Ejecutivo de la

Comisión.

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• Los hallazgos se confirman si las Direcciones y Unidades relacionadas no remiten respuesta escrita y/o documentos de soporte sobre las Notas de Auditoría y Borradores de Informes emitidos.

• Si no se recibe respuesta escrita y/o documentos de soporte por parte de las Direcciones y Unidades de la Comisión, que demuestren la implementación de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna descritas en las Notas de Auditoría o en el Informe de Auditoría, las mismas se consideran no atendidas.

• La Matriz de Seguimiento de Recomendaciones de auditorías anteriores tanto de auditoría interna como de Contraloría General de Cuentas, se elabora en un plazo no mayor a 3 días hábiles, a partir de la fecha de recepción de las respuestas y documentos de soporte del Informe de Auditoría o de documentos relacionados con recomendaciones emitidas por la -CGC-, que remitan las Direcciones y Unidades.

• El siguiente día de entregados los Informes de Auditoría Interna al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión, el técnico de

auditoría debe gestionar la entrega de una fotocopia de los mismos a la -CGC-.

• Al concluir los procesos de cada Auditoría establecidos en este manual, se debe enviar al archivo correspondiente en forma digital la versión final en formato Word o Excel de los siguientes documentos:

o Memorándum de Planificación o Programa de Auditoría

o Cédula Narrativa de Visita Preliminar o Borrador del Informe de Auditoría o Notas de Auditoría

o Informes de Auditoría Interna o Informes Especiales

o Matrices de Seguimiento

• Para la realización de arqueos del Fondo Rotativo Institucional o de las Cajas Chicas de la -GAE-, se tomará como base el fondo autorizado por la institución, emitido en la fecha en que se realice el arqueo.

• El técnico de auditoría deberá utilizar las Guías ISSAI.GT,

en las diferentes fases del trabajo de auditoría, respectivamente y dejar

constancia de ello.

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PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Página Página 11 de 37

VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

• Elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna -PAA-.

• Planificación de la Auditoría.

• Ejecución de la Auditoría.

• Comunicación de Resultados de la Auditoría y Registro en el Sistema SAG- UDAI.

• Seguimiento de recomendaciones realizadas en Informes de Auditoría emitidos por la Contraloría General de Cuentas.

• Actividades Especiales.

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VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna 2.

Título del Procedimiento:

Elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna -PAA-

3. Objetivo del Procedimiento:

Facilitar la gestión de la Unidad de Auditoría Interna, según la legislación aplicable.

4. Normas del Procedimiento:

I. Normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

II.

Reglamento Orgánico Interno, Acuerdo Interno 47-2020 de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

UNIDAD RESPONSABLE

PUESTO DE TRABAJO

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 1

Determina las auditorías a ejecutar y elabora el –PAA- conforme a las normas emitidas por la -CGC-.

Unidad de

Traslada el -PAA- al Coordinador y Director Ejecutivo y solicita su aprobación.

Dirección Ejecutiva

Coordinador y

Director Ejecutivo 3

Recibe y analiza si el -PAA- es correcto.

Dirección

Ejecutiva Coordinador y Director Ejecutivo

4

a. Si –PAA- es aceptado, continúa en la actividad número 6.

b. El –PAA- no es aceptado, continúa en la actividad número 5.

Dirección

Ejecutiva Coordinador y Director Ejecutivo

5 Solicita revisión y corrección a la Unidad de Auditoría Interna. Regresa a la actividad número 1.

Coordinador y

Remite el –PAA- al profesional de Dirección del Coordinador y Director Ejecutivo para que emita resolución de aprobación.

(13)

PROCEDIMIENTOS

Profesional de Dirección Ejecutiva

7

Recibe, analiza y emite resolución de aprobación y traslada al Coordinador y Director Ejecutivo para firma.

Dirección

Ejecutiva Coordinador y

Recibe, verifica, firma la resolución y devuelve al Profesional de Dirección Ejecutiva para que emita certificación de la resolución.

Dirección Ejecutiva

Profesional de Dirección Ejecutiva

9

Emite certificación de la resolución, anexa fotocopia del –PAA-, sella, coloca rúbrica y traslada a la Auditoría Interna.

Unidad de

Recibe el expediente y solicita que se registre el –PAA- en el Sistema SAG-UDAI.

Unidad de

Auditoría Interna Técnico de

Auditoría 11

Elabora el archivo en formato PDF del expediente, registra en el Sistema SAG- UDAI y solicita al Auditor Interno que apruebe el registro en el Sistema.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 12 Recibe y verifica.

Unidad de

a. Si el registro es correcto, continúa en actividad número 15.

b. Si el registro no es correcto continúa en actividad número 14.

Unidad de

Solicita revisión y corrección al técnico de auditoria. Vuelve a actividad número 11.

Unidad de

Aprueba el -PAA- en el Sistema SAG-UDAI, dentro del plazo establecido por la Contraloría General de Cuentas, imprime la Constancia de Registro Electrónico del -PAA- y traslada para archivo.

Unidad de Auditoría Interna

Técnico de

Auditoría 16

Archiva

Fin del procedimiento.

(14)

Elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna -PAA-

Auditor Interno Coordinador y Director Ejecutivo Profesional de Dirección

Ejecutiva Técnico de Auditoría

Inicio

1

2 3

4

5

b

6

7

8

9

10

11

12

13

a

14

15 16

Fin

(15)

PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna 2.

Título del Procedimiento: Planificación de la Auditoría 3. Objetivo del Procedimiento:

Facilitar la gestión de la auditoría interna.

4. Normas del Procedimiento:

II. Reglamento Orgánico Interno, Acuerdo Interno 47-2020 de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de

Emite el nombramiento o carta de presentación en el Sistema SAG-UDAI, de acuerdo con la programación establecida en el -PAA- según el -CUA- que corresponda.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 2

Entrega el nombramiento al Técnico de auditoría

Unidad de

Auditoría Interna Técnico de

Auditoría 3

Recibe y verifica el Archivo Permanente, el Archivo Específico y el Archivo Corriente, prepara la evaluación preliminar de control interno y traslada para visto bueno.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 4 Recibe y analiza.

Unidad de

a. Si la evaluación preliminar de control interno está correcta, continúa en actividad número 7.

b. Si la evaluación preliminar de control no está correcta continúa en actividad número 6.

Unidad de

Solicita revisión y corrección. Vuelve a actividad número 3.

(16)

Unidad de

Firma de autorizado, aprueba y solicita al Técnico de auditoría que realice la visita preliminar.

Técnico de

Auditoría 8

Realiza la visita preliminar al área institucional que será auditada, entrega nombramiento o carta de presentación por medio de oficio y realiza la evaluación preliminar de control interno.

Técnico de Auditoría

9

Elabora Memorando de Planificación, Programa de Auditoría, Cédula Narrativa, y Cuestionario de Control Interno, traslada para revisión y aprobación.

Unidad de

Recibe y revisa que los documentos de la actividad 9 cumplan con los requisitos establecidos en las normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas y con el objetivo de la auditoría.

Unidad de

a. Si los documentos están correctos, continúa en actividad número 13.

b. Si los documentos no están correctos continúa en actividad número 12.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 12 Solicita revisión y corrección. Vuelve a actividad número 9.

Unidad de

Revisa y aprueba los documentos mencionados en la actividad 9 (Memorando de Planificación, Programa de Auditoría, Cédula Narrativa y Cuestionario de Control Interno), posterior traslada al Técnico de auditoría.

Unidad de

Auditoría Interna Técnico de Auditoría

14

Recibe Memorando de Planificación, el Programa de Auditoría, la Cédula Narrativa y el Cuestionario de Control Interno aprobados y realiza la Ejecución de la Auditoría.

(17)

PROCEDIMIENTOS

Planificación de la Auditoría

Auditor Interno Técnico de Auditoría

Inicio

1

2

3

5

8 4

6

7

9 10

a b

11 12

13 14

Fin b

a

(18)

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna 2.

Título del Procedimiento: Ejecución de la Auditoría 3. Objetivo del Procedimiento:

Establecer los pasos a seguir al momento de efectuarse una auditoría.

4. Normas del Procedimiento:

II.

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de

Auditoría 1

Verifica el Programa de Auditoría y determina la documentación a solicitar.

Unidad de

Auditoría Interna Técnico de

Auditoría 2

Elabora oficio de requerimiento de información y solicita visto bueno.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 3 Da el Visto Bueno y devuelve.

Unidad de Auditoría Interna

Técnico de

Auditoría 4

Por medio de oficio del Auditor Interno, solicita documentación a la Dirección o Unidad correspondiente de la Comisión.

Direcciones y/o

Unidades Director 5

Recibe oficio, adjunta la documentación solicitada y la traslada a la Unidad de Auditoría Interna.

Técnico de

Auditoría 6

Recibe y verifica que los documentos correspondan a la solicitud.

Unidad de

7

a. Si los documentos corresponden a lo solicitado continúa en actividad número 9.

b. Si los documentos no corresponden continúa en actividad número 8.

Unidad de

Auditoría 8

No recibe el expediente regresa a actividad número 5.

Técnico de

Auditoría 9

Recibe la documentación, selecciona muestras y realiza las verificaciones descritas en el Programa de Auditoría.

(19)

PROCEDIMIENTOS

Técnico de

Auditoría 10

Evalúa el control interno, conforme a la ejecución de la auditoría con los Cuestionarios (con visto bueno del Auditor Interno), Cédulas Narrativas o Diagramas de Flujo de los procesos.

11

Ejecuta las actividades del Programa de Auditoría, realiza las pruebas correspondientes y elabora papeles de trabajo.

12

Define si emite una Nota de Auditoría o Hallazgo de Auditoría, en caso detecta deficiencias.

Unidad de

Auditoría 13

a. Si es Nota de Auditoría continúa en la actividad número 15.

b. Si es Hallazgo de Auditoría continúa en actividad número 14.

14

Emite Cédula de Hallazgo de Auditoría, documenta y adjunta a los papeles de trabajo.

Continúa en la actividad número 23.

15 Redacta la Nota de Auditoría, adjunta la documentación de soporte y traslada al Auditor Interno para revisión y aprobación.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 16 Recibe y verifica si es correcta la información.

Unidad de

a. Si es correcta la información, continúa en actividad número 18.

b. Si no es correcta la información se devuelve para correcciones, vuelve a la actividad número 15.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 18 Aprueba la Nota de Auditoría y traslada a dependencia.

Direcciones y/o

Unidades Director 19

Recibe la Nota de Auditoría, evalúa, documenta y responde a la Unidad de Auditoría Interna con las justificaciones correspondientes.

(20)

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 20 Recibe expediente, realiza y traslada al Técnico de auditoría.

21 Recibe y verifica si se atendieron las recomendaciones.

Unidad de

22

a. Si se atendieron las recomendaciones, continúa en actividad número 23.

b. Si no se atendieron las recomendaciones, vuelve a actividad número 14.

23 Prepara los papeles de trabajo y traslada al Auditor Interno para revisión y aprobación.

Unidad de

Recibe y verifica el cumplimiento del Memorando de Planificación y del Programa de Auditoría.

Unidad de

a. Si cumple con el Memorando de Planificación y el Programa de Auditoría, continúa en actividad número 27.

b. Si no cumple, con el Memorando de Planificación y el Programa de Auditoría, continúa en actividad número 26.

Unidad de

Traslada a Técnico de auditoria para que amplíe las verificaciones y/o las muestras y actualice los papeles de trabajo. Vuelve a actividad número 11.

Unidad de

Autoriza los papeles de trabajo y traslada al Técnico de auditoria para que continúe con la Comunicación de Resultados de la Auditoría y Registro en el Sistema SAG-UDAI.

(21)

PROCEDIMIENTOS

Ejecución de la Auditoría

Técnico de Auditoría Direcciones y/o Unidades Auditor Interno

Inicio

1

2

3

b

5 6

7 8

9 4

10

11

12

13 a

b

a

15

16

b 17

18 a

19

20

21

22

23 a

24

25

b

26 b

27

Fin 14

Regresa al paso 11

(22)

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna

2. Título del Procedimiento:

Comunicación de Resultados de la Auditoría y Registro en el Sistema SAG-UDAI

3. Objetivo del Procedimiento:

Trasladar los resultados de la auditoría interna realizada a las autoridades de la Comisión.

4. Normas del Procedimiento:

II. Reglamento Orgánico Interno, Acuerdo Interno 47-2020 de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de

Auditoría 1

Redacta el borrador de informe, conforme a las Guías de auditoría y los hallazgos establecidos, adjunta papeles de trabajo autorizados, cédulas de hallazgos y traslada al Auditor Interno para revisión y aprobación.

Unidad de

Recibe y verifica que toda la documentación arriba mencionada cumpla con las normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Unidad de

a. Si cumple la normativa, continúa en actividad número 5.

b. Si no cumple la normativa, continúa en la actividad número 4.

Unidad de

Devuelve al técnico de auditoria para correcciones. Vuelve a la actividad número 1.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 5 Traslada al técnico de auditoria para impresión final.

Unidad de

Auditoría 6

Imprime y traslada al Auditor Interno para aprobación del Borrador de Informe.

(23)

PROCEDIMIENTOS

Unidad de

Aprueba el borrador de informe y determina el plazo que se dará a las dependencias relacionadas, para que remitan las respuestas, documentos de soporte y se realice la discusión de hallazgos.

Unidad de

Solicita al técnico de auditoria que emita oficios para el traslado del borrador de informe.

Unidad de

Auditoría 9

Elabora oficios, para firma del Auditor Interno.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 10 Firma y devuelve al técnico de auditoria.

Técnico de

Auditoría 11

Entrega los oficios y el borrador de informe a la Dirección o Unidad de la Comisión institucional a la cual se le detectó hallazgo.

Direcciones y/o

Unidades Director 12

Recibe, evalúa, documenta, traslada respuesta a la Auditoría Interna y participa en la discusión del borrador de informe dentro del plazo establecido en el lugar, fecha y hora designada por el Auditor Interno.

Técnico de

Auditoría 13

Recibe respuesta y documentos del borrador de informe y traslada al auditor de auditoría adjuntando copia de los oficios en los que consta la entrega del borrador de informe.

Técnico de

Auditoría 14

Informa al Auditor Interno, previo a la discusión del borrador del informe.

Técnico de

Auditoría 15

Redacta el Informe de Auditoría y traslada al Auditor Interno para su revisión y aprobación.

(24)

Auditor Interno 16

Recibe y verifica que el Informe de Auditoría contenga el análisis de la documentación y comentarios recibidos por la dependencia.

Auditor Interno 17

Verifica

a. Si cumple con requisitos, continúa con actividad 19.

b. No cumple con requisitos continúa actividad 18.

Auditor Interno 18

Devuelve al técnico de auditoría para que realice las correcciones, regresa a la actividad número 15.

Auditor Interno 19 Traslada al técnico de auditoría para impresión final.

20 Imprime, firma y traslada al Auditor Interno para aprobación del Informe de Auditoría.

Unidad de

Aprueba el Informe de Auditoría y determina el plazo que se dará a las Direcciones y Unidades de la Comisión relacionadas de acuerdo con el número de hallazgos y recomendaciones detectados, para que remitan las respuestas y documentos de soporte para la implementación de las recomendaciones realizadas por Auditoría.

Unidad de

Solicita al técnico de auditoría emita oficios de traslado al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión y a las dependencias de la institución.

23 Elabora oficios, para firma del Auditor Interno.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 24 Firma oficios y devuelve al técnico de auditoría.

25 Entrega el oficio y el Informe de Auditoría Interna al Coordinador y Director Ejecutivo

(25)

PROCEDIMIENTOS

de la Comisión con copia a la Dirección o Unidad correspondiente.

26

Entrega fotocopia de oficio al técnico de auditoría, para que se adjunte a los papeles de trabajo y realice el registro en el Sistema SAG-UDAI.

27

Dentro del plazo establecido registra el Informe de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI, para posteriormente realizar Seguimiento de Recomendaciones de Informes de Auditoría Interna

Fin de procedimiento.

(26)

Comunicación de Resultados de la Auditoría y Registro en el Sistema SAG-UDAI

Técnico de Auditoría Auditor Interno Direcciones y/o Unidades

Inicio

1 2

5

7

8 9

6

10

11 12

13

4

21 16

20

15 19

18 3 b

a

14 17

b

a

23 22

24

25

26

27

Fin

(27)

PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna

2. Título del Procedimiento:

Seguimiento de Recomendaciones Realizadas en Informes de Auditoría Interna y Contraloría General de Cuentas 3. Objetivo del Procedimiento:

Dar seguimiento a las recomendaciones realizadas al momento de efectuar la auditoría que corresponda.

4. Normas del Procedimiento:

II.

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Direcciones y/o

Unidades Director 1

Traslada al Auditor Interno la respuesta a las recomendaciones planteadas en los Informes de Auditoría dentro del plazo establecido, adjuntando la documentación de soporte correspondiente.

Unidad de Auditoría

Interna Auditor Interno 2

Recibe las respuestas y documentos, analiza, emite observaciones y traslada al técnico de auditoría para que en un plazo no mayor a tres días hábiles elabore la

Matriz de Seguimiento de

Recomendaciones, definiendo el estado de las recomendaciones (atendida, en proceso, o no atendida) y traslada al Auditor Interno para aprobación.

Recibe y verifica si la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones es correcta.

a. Si es correcta la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones, continúa en actividad número 6.

b. Si no es correcta la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones, continúa en actividad número 5.

(28)

Interna Auditor Interno 5

Devuelve la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones y documentación al técnico de auditoría para que verifique y corrija. Vuelve a la actividad número 2 para corrección.

Traslada a técnico de auditoría para impresión final.

Técnico de

Auditoría 7

Recibe y firma y traslada al Auditor Interno para aprobación de la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones.

Aprueba y firma la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones.

Solicita al técnico de auditoría que emita oficio para traslado de la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión con copia a las Direcciones y/o Unidades auditadas.

Interna Técnico de

Auditoría 10

Emite oficio y traslada al Auditor Interno para firma.

Firma el oficio y traslada al técnico de auditoría.

12

Traslada oficio y Matriz de Seguimiento de Recomendaciones al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión, con copia a las Direcciones y/o Unidades auditadas.

Interna Técnico de

Auditoría

13

De la copia del oficio entregado y sellado de recibido, reproduce fotocopia de éste y de la Matriz de Seguimiento de Recomendaciones y traslada al Director de auditoría y archiva.

Fin de procedimiento.

(29)

PROCEDIMIENTOS

Seguimiento de Recomendaciones Realizadas en Informes de Auditoría Interna y Contraloría General de Cuentas

Direcciones y/o

Unidades Auditor Interno Técnico de Auditoría

Inicio

1 2

7

9 10

11 8

12

13 5

b a

Fin 3

4

6

(30)

1. Unidad Administrativa: Unidad de Auditoría Interna 2.

Título del Procedimiento: Actividades Especiales 3. Objetivo del Procedimiento:

Establecer la secuencia de actividades a realizar según cada auditoría especial a realizar.

4. Normas del Procedimiento:

II.

NO. DE PASO

ACTIVIDAD

Dirección Ejecutiva

Coordinador y

Solicita al Auditor Interno la realización de una actividad especial.

Unidad de

Recibe requerimiento y verifica si la actividad está registrada en el PAA.

Unidad de

a. Si la actividad está registrada continúa en actividad número 5.

b. Si la actividad no está registrada continúa en la actividad número 4.

Unidad de

Continúa el “Procedimiento Planificación de la Auditoría”.

Unidad de

Emite nombramiento al técnico de auditoría, donde se describirá el objetivo de la actividad especial y el plazo para la presentación del informe.

Técnico de

Auditoría 6

Recibe nombramiento y se presenta con el director, jefe o encargado de la Dirección o Unidad a auditar, entrega el nombramiento y notifica de la actividad a realizar.

Técnico de

Auditoría 7 Realiza la actividad especial, las pruebas necesarias y emite papeles de trabajo.

Técnico de

Auditoría 8

Elabora el informe y traslada al Auditor Interno en el plazo indicado en el nombramiento.

(31)

PROCEDIMIENTOS

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 9 Recibe y revisa si el Informe es correcto.

Unidad de

a. Si el informe es correcto, continúa en actividad número 11.

b. No es correcto el informe, continúa en la actividad número 8.

Unidad de

Traslada el Informe al técnico de auditoría para impresión final.

Unidad de

Auditoría 12

Imprime versión final, firma y traslada al Auditor Interno para aprobación.

Unidad de

Auditoría Interna Auditor Interno 13 Aprueba y firma el Informe.

Unidad de

Solicita al técnico de auditoría que emita el oficio para el traslado del Informe al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión con copia a la Dirección y/o Unidad auditada.

Unidad de

Auditoría 15

Emite oficio y traslada al Auditor Interno para firma.

Unidad de

Firma oficio y solicita al técnico de auditoría que traslade la información a donde corresponde.

Unidad de

Auditoría 17

Traslada el Informe por medio de oficio firmado por el Auditor Interno al Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión con copia a la Dirección y/o Unidad auditada.

Unidad de

Auditoría 18

Reproduce fotocopia del oficio con sellos de recibido, adjunta fotocopia del Informe y archiva.

Fin de procedimiento.

(32)

Actividades Especiales

Coordinador y Director

Ejecutivo Auditor Interno Técnico de Auditoría

Inicio

1 2

11

7

12

14 10

b a

Fin 8 4

6

9

15

16

18 3

5 b a

13

17

(33)

PROCEDIMIENTOS

VIII. SIMBOLOGIA

Terminal Indica dónde comienza y dónde

termina el proceso

Tarea Indica una acción simple o

actividad a desarrollar

Documento Indica la presencia de un

documento

Decisión Generalmente, en los procesos hay

que tomar decisiones. Del símbolo salen dos flechas, SÍ/NO,

Bueno/Malo,

Conector Indica la dirección del flujo del proceso

Continuidad entre

páginas Indica que el proceso continúa (en

otra página).

IX. GLOSARIO

• Flujograma: Es la representación que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las áreas administrativas responsables de su ejecución. El diagrama se elabora con base en la descripción del Procedimiento. El diagrama de flujo que se utiliza es el llamado “de bloque”, pues permite tener la visión global de los participantes en el procedimiento.

• Procedimiento: conjunto de acciones que se realizan, para obtener

resultados establecidos.

(34)

ANEXO:

Acuerdo Gubernativo Número 45-2020 de fecha 20 de marzo de 2020.

(35)

PROCEDIMIENTOS

Acuerdo Interno No. 035-2020 de la Comisión

(36)

(37)

PROCEDIMIENTOS