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DE EFECTIVO
Presupuestos
Bloque 3
El presente material recopila una serie de definiciones, explicaciones y ejemplos prácticos de autores especializados que te ayudarán a comprender los temas principales de este bloque.
Las marcas usadas en la antología son única y exclusivamente de carácter educativo y de investigación, sin fines lucrativos ni comerciales.
El Presupuesto de Efectivo
4. Presupuesto de efectivo
Como se ha abordado hasta ahora, el presupuesto es la herramienta para visualizar cuánto recurso y en qué se va a utilizar.
4.1. Concepto
El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja presupuestado, muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo de una empresa en un determinado periodo, es decir, es una planificación financiera (Rodríguez, pp. 1-2). Así, analizando previamente que resultados podrían darse, para así implementar las políticas de cobranza, incluyendo así métodos de pago al contado o en caso de ser necesario, a crédito (este concepto, en la mayoría de los casos, conlleva en cobrar un interés diferente).
Para poder tener más claro esto, es necesario contar con un orden de los cálculos, con fin de proporcio- nar información que sirva para actuar en la producción de desviaciones, para ello se brinda la siguiente propuesta, hecha con base en tres categorías:
Flujo de caja de las operaciones. Entendido como la diferencia entre los cobros y pagos operativos.
Se consideran operativos todas aquellas entradas y salidas que están relacionadas directamente con la actividad habitual de la compañía y no tienen un componente financiero.
Flujo de caja de las actividades de inversión. Constituye un segundo nivel donde se consideran las liquidaciones y recaudaciones que tienen su origen en la adquisición de activos no corrientes (inmovilizados), así como en las ganancias procedentes de su enajenación.
Flujo de caja de las actividades de financiación. En él se tienen en cuenta los cobros por operaciones acordadas con entidades financieras y accionistas. Asimismo, se consideran las recaudaciones por la contratación de préstamos u otras fórmulas de subvención, los pagos derivados de la atención de la devolución y los intereses de la misma. También se recogerán las entradas de fondos por las aportaciones de los accionistas y sus posibles devoluciones.
4.2. Objetivos
Los objetivos del presupuesto son básicos para la liquidez de la empresa, ya sea para prever déficit o excedente en el flujo de efectivo. Una vez que son determinados es posible, por ejemplo, modificar la po- lítica de cobranza y pago, ya que, en caso de prever deuda se puede optar por negociar mayores plazos para liquidar materia prima o percibir al contado o a periodos más cortos.
Por su parte, si se presiente excedente, es posible buscar oportunidades de inversión para no tener es- tancado el sobrante y así aumentar los beneficios que éste es capaz de proporcionar, sin perder de vista que cubra necesidades en cuestión de egresos.
Revisa el Cuadro 1 para conocer los principales objetivos y funciones de un presupuesto de efectivo.
Cuadro 1. Objetivos y Funciones del presupuesto de efectivo.
Objetivos del presupuesto de efectivo
Determinar anticipadamente si habrá déficit o excedente de dinero.
Encontrar oportunamente modificaciones prudentes en las políticas de cobranza.
Realizar anticipadamente negociaciones favorables para pagos.
Determinar la razonabilidad de las modificaciones que afectan el flujo de efectivo, como inversiones o créditos.
Encontrar la rentabilidad de la producción presupuestada y de la empresa en caso de presentarse este presupuesto a terceros (posibles inversionistas).
Fijar políticas de dividendos en la empresa.
Determinar si las políticas tanto de cobro como de pago son óptimas.
Funciones del presupuesto de efectivo Gestionar
La coordinación de los flujos económicos monetarios.
La obtención de recursos financieros.
La negociación bancaria.
Planificar
Las políticas del activo circulante.
Las políticas de inversión en activo fijo que se encuentre inmovilizado.
El riesgo financiero.
Controlar Desviaciones presupuestarias.
Desviaciones de los gastos/ingresos financieros.
4.3. Obtención de fondos de capital
La obtención de recursos es una necesidad para las empresas, no sólo cuando se empieza la actividad, sino a lo largo del tiempo. Es por ello que debemos distinguir entre la financiación por deuda, que es aquella en la que el empresario se compromete a devolver la cantidad adeudada más los intereses que se pactaron, y la financiación por recursos propios, aquella en la que se reciben aportaciones de fondos por la sesión en la que una parte es del accionariado de la compañía, y esta implica la posible pérdida de control que ello puede suponer o también están las ayudas públicas.
La obtención de fondos de capital ayuda a tener un saludable flujo del efectivo con el que puede contar una empresa; por ello es importante realizar un buen análisis de la fuente de donde se procurará tener los fondos, ya que de esto dependerá la circulación del dinero y su uso oportuno.
Para obtener más recursos, una compañía tiene opciones diversas, por ejemplo, financiaciones o atracción de inversionistas a la organización, ya sea provenientes del sector público o privado. De ahí la importancia de proyectar una rentabilidad sólida y competitiva, misma que haga atractiva la operación de la institución.
En los últimos años, la banca comercial ha desarrollado distintos productos financieros para la financiación de los proyectos de Pymes como los créditos, préstamos y descuentos comerciales; mientras que para las empresas más grandes se tienen los pagarés, salidas a bolsas, entre otras.
La obtención de fondos de capital públicos proviene del dinero comunal. El gobierno se encarga de la distribución de este capital, por lo cual es necesario proyectar un estado de efectivo presupuestado (por lo general antes de iniciar una empresa), con el propósito de presentar operaciones sanas y rentables, asimismo, pueden obtenerse inyecciones de dinero en el proyecto. Por mencionar algunas se encuentran las bonificaciones de cuotas del seguro social, ayudas financieras, asesoramiento empresarial, entre otras.
Los recursos del sector privado, debido a su naturaleza, resultan más construidos, debido a que es dinero de inversionistas. Ya sea que se traten de inversiones iniciales o inyecciones de recursos, éstos se deben presupuestar de forma razonable y favorable.
El propósito de la obtención de recursos es maximizar el valor de las operaciones de una organización, lo cual constituye una base sólida para la toma de decisiones como la petición de créditos a instituciones financieras, ya que proyectado se presentan las posibilidades de cumplir con dicho crédito.
Figura 1. Ejemplo de crédito en efectivo.
En lo que se refiere a los socios o también llamados inversores son aquellos que forman la mayor parte de la financiación para poner en marcha una empresa.
4.4. Presupuestos de ingresos
Un presupuesto de ingresos es la cantidad de dinero que se asigna para el crecimiento y mantenimiento de una empresa. Ayudan a disminuir tiempos y esfuerzo por medio de una asignación adecuada de los recursos económicos de una entidad. Una de sus principales ventajas es que se requiere una proyección a futuro y una valoración de los detalles acerca de la cantidad de unidades que se quieren vender, así como los precios esperados.
Para lograr proyectar cifras reales de ingresos favorables, se buscan mecanismos que ayuden a alcanzar objetivos de ventas, cobranzas, inversiones, entre otros.
Por necesidad de este presupuesto, se necesitan haber estudiado todos los factores de la empresa, incluso los externos como el sector económico al cual se enfoca la empresa, las condiciones financieras del país o naciones donde se opera y/o desea hacerlo, pues prevenir situaciones exteriores dan mayor certeza a las cifras proyectadas, pues no se generan falsas expectativas.
Para velar por los intereses de la organización siempre se debe contar con certeza de la colaboración de las áreas de la empresa y un arduo estudio de factores internos y externos que modifiquen las cifras que se desean obtener. De este presupuesto también dependen las ganancias deseadas y que se hayan planteado.
Hay que estar conscientes de que siempre que se habla de un presupuesto se hace referencia a cifras estimadas, por lo tanto, existe un riesgo constante, para lo cual se debe tener en cuenta la experiencia de la empresa para prevenirlo.
Técnicamente no son lo mismo los términos de venta que los de ingreso, por ello, a este último se le conoce como presupuesto de tesorería, sin embargo, deberá complementarse con el de ventas en los aspectos que se muestran en la Figura 2.
Figura 2. Aspectos que complementan al presupuesto de tesorería.
Todos los productos o servicios que comercializara
la empresa.
Ventas en unidades, es decir, el valor numérico de productos y dinero.
Pronóstico de las ventas.
Ingresos por la venta de inmuebles.
4.5. Presupuestos de egresos
Este presupuesto se basa en la proyección de gastos (salidas de efectivo) que se espera tener y se torna necesaria para la toma de decisiones a consecuencia de la operación o acciones de la organización.
Por otra parte, el presupuesto de egresos es una parte vital en la estimación de efectivo, dado que, así como se piensa tener ciertos ingresos, debe existir una conciencia sobre los gastos a cubrir o, incluso, riesgos a prevenir. Estos últimos están implícitos en decisiones nuevas y se presentan principalmente en situaciones como la adquisición de un crédito, ya que, si bien se ingresará efectivo, se debe administrar de manera efectiva, pues al corto o largo plazo, se comenzará a pagar tal préstamo.
Otro ejemplo es el lanzamiento de un nuevo producto, para el cual es necesario pensar en salidas de dinero como la adquisición de materiales, la realización de mercadotecnia, la contratación de mano de obra, la obtención de maquinaria, aspectos que, a su vez, implican un peligro.
Un ejemplo más de gastos en México es el que realiza anualmente el presidente, el cual es enviado a la cámara de diputados para que sea analizado y aprobado. Los recursos son destinados al sector público, por ejemplo, a relaciones exteriores, vivienda, entre otros.
Otro caso de egresos en un presupuesto de este tipo, son las compras, pago de sueldos, adquisición o renta de bodegas de almacenamiento y/o maquinaria, edificios, etcétera. Todas las salidas en que incurre una empresa son naturales y acorde a sus operaciones, lo importante es proyectarlas razonablemente, así como administrarlas responsablemente, ya que es necesario no excederse para que se logren sa- tisfactoriamente los objetivos.
4.6. Pronóstico de efectivo en la administración
Un pronóstico de flujo de efectivo es una proyección, o también llamada estimación, de cierta cantidad de dinero que la empresa recibirá y a su vez pagará durante un periodo determinado a futuro; estos pro- nósticos pueden ser semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
Dentro de la misma empresa es importante contar con políticas estrictas y necesarias, pero no rígidas;
por ejemplo, la política de cobranza, ya que, si un cliente paga un crédito a corto plazo, puede haber descuento de por medio, y a la vez ofrece liquidez, que es el principal objetivo para cubrir necesidades.
Una de las ventajas de este pronóstico es que permite planificar para el futuro, al indicar en cuánto tiempo se necesitarán fondos, con base en lo cual se organiza el dinero y, si es necesario, se comienzan con los planes de la obtención de un préstamo.
La reducción en la utilización de recursos o su manejo responsable es algo que también ayuda; por su- poner un caso: tener un número de trabajadores suficiente conlleva a la eficiencia de las operaciones, pues no es necesario contratar a más; asimismo, el debido uso de maquinaria e instalaciones, sin caer en la sobreexplotación o exagerar a la hora de utilizar los recursos disponibles es benéfico, ya que si se deseara aumentar la producción se deberá adquirir una mayor cantidad de instrumentos y materiales.
4.7. Política de liquidez
Como apunta Burbano (2011), la política de liquidez se enfoca en tres elementos esenciales: las entradas de dinero, las salidas de efectivo y los saldos mínimos que se desean tener en un periodo determinado (p. 248). Aunque no se enfoca solo en estos factores, sí se precisa la determinación de políticas sobre las variables que afectan estos elementos.
Para que se lleve a cabo correctamente la administración, se debe contar con la participación de los departamentos que influyen en esos tres elementos mencionados. Unas buenas herramientas para empezar a cooperar de manera favorable con este presupuesto son la cobranza y negociación de pagos con proveedores. A la par, la utilización de recursos y la organización con el menor riesgo posible ayudan a tener un estado de efectivo presupuestado razonable y viable.
4.8. Programación de la cobranza
Con el objetivo de tener utilidades, el cobro de los créditos ofrecidos a los clientes es muy importante, ya que en cifras representan liquidez para la institución, y, a su vez, una herramienta para hacer frente a los egresos de la compañía.
Una cobranza se ayuda de cuestiones como. El departamento de cobranza se hace muy presente en el presupuesto de efectivo, pues con un buen manejo de cuentas por percibir y con una exigencia con el cliente, que no caiga en los malos tratos y las malas negociaciones, pueden tenerse entradas de efectivo muy fluidas.
4.9. Punto de equilibrio de efectivo
Se le llama punto de equilibrio cuando los ingresos y costos totales son iguales, por lo que no hay pérdida ni ganancia, y se aplicaría si las proyecciones generaran dicho resultado en el presupuesto. Normalmente dependiendo de las operaciones de la institución, y de la época en que se ubique, se llega a un déficit o excedente.
Burbano, J. (2011). Presupuestos. Un enfoque de direccionamiento estratégico, gestión y control de recursos. México: McGraw Hill.
Corvo, H. (s.f.). Presupuesto de ingresos: para qué sirve y ejemplos. Recuperado de Rodríguez, R. (s.f.). Presupuesto de efectivo o caja. Recuperado de