Ref.: Manual de Prevención Página 1 de 30
ELABORADO POR:
Lucía Fonseca Celi
CARGO:
Oficial de Cumplimiento
APROBADO POR:
Junta de Accionistas
FECHA:
15 de septiembre de 2014
AUTEC S.A.
MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y
OTROS DELITOS
CONTENIDO
1. GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 3
2. INTRODUCCIÓN ... 6
3. PREVISIONES LEGISLATIVAS ... 8
4. PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS ... 8
5. COLABORACIÓN Y APOYO A LAS AUTORIDADES PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN ... 9
6. RESPONSABILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ... 9
7. DESIGNACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ... 10
8. RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE ACCIONISTAS ... 12
9. OBLIGACIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL ... 13
10. OBLIGACIONES DE EMPLEADOS Y COLABORADORES ... 13
11. COMITÉ DE CUMPLIMIENTO ... 14
12. SANCIONES ... 14
13. POLÍTICA CONOCE A TU CLIENTE ... 15
14. POLÍTICA CONOCE A TU MERCADO ... 20
15. POLITICA CONOCE A TU EMPLEADO Y COLABORADOR ... 21
16. POLITICA CONOCE A TU PROVEEDOR ... 23
17. CANALES DE COMUNICACIÓN ... 24
18. SEÑALES DE ALERTA ... 25
19. DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES ... 26
20. PROCEDIMIENTO REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES ... 27
21. EMISIÓN DE REPORTES A UNIDAD DE ANALISIS FINANCIERO Y SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS ... 28
22. FUNCIONARIOS RESPONSABLES ... 28
23. CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DE DOCUMENTOS ... 29
24. RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ... 29
25. CAPACITACIÓN ... 30
1. GLOSARIODETÉRMINOS
Activos: son los bienes; los activos financieros; las propiedades de toda clase, tangibles o intangibles; los muebles o inmuebles, con independencia de cómo se hubieran obtenido; y los documentos o instrumentos legales, sea cual fuere su forma, incluida la electrónica o digital, que acrediten la propiedad u otros derechos sobre dichos bienes, sean estos, entre otros, créditos bancarios, cheques bancarios o de viajero, acciones, títulos, obligaciones, letras de cambio, cartas de crédito, y los intereses, dividendos u otros ingresos o valores que se devenguen o sean generados por esos fondos u otros bienes.
Actividades de construcción: son las diligencias u operaciones de obra civil y las desarrolladas para la construcción de edificios, residenciales o no.
Actividades inmobiliarias: son las diligencias y operaciones que realiza, bajo cualquier modalidad contractual, directa o indirecta, el sujeto obligado con bienes inmuebles, sean propios o arrendados; y aquellas relacionadas con el sector y por las cuales reciba una retribución.
Administración y mitigación del riesgo: es la obligación de dictar políticas, controles y procedimientos que les permitan a los sujetos obligados anular o reducir los riesgos que hayan identificado.
Agencia: es la sucursal o establecimiento subordinado de una empresa.
Agente: es la persona, natural o jurídica, que tiene poder legal para actuar en nombre del sujeto obligado.
Beneficiario final: es la persona, natural o jurídica que es la destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato, o que se encuentra autorizada para disponer de los mismos, sea o no cliente del sujeto obligado.
Categoría: es el nivel de riesgo que el cliente representa para la compañía.
Cliente: es la persona, natural o jurídica, con la que la compañía establece una relación contractual económica o comercial.
Cliente ocasional: es la persona natural o jurídica, que desarrolla una vez o esporádicamente negocios con la compañía controlada.
Cliente permanente: es la persona, natural o jurídica, que entabla habitualmente una relación económica o comercial con el sujeto obligado.
Cliente potencial: es la persona, natural o jurídica, que ha consultado por los servicios o productos del sujeto obligado y que podría estar interesado en acceder a éstos.
Compañías controladas: son las personas jurídicas que se encuentran sujetas a la supervisión, vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías y Valores.
Control interno financiero: es la aplicación de una política que comprenda el plan de organización, métodos y procedimientos del sujeto obligado, que influya en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros.
Concesión: es el otorgamiento de derechos de uso, de bienes inmuebles propios o arrendados, por parte de una persona jurídica a otra, natural o jurídica, para obtener rentas.
Corresponsal: es toda persona, natural o jurídica, domiciliada o no en el país, a la cual una compañía controlada le encarga ejecutar actividades comerciales en su nombre y al amparo de un convenio.
Criterios de segmentación: son los juicios o normas utilizados para identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de clientes de un sujeto obligado, en relación con la gestión del riesgo asignado a cada uno de ellos, para definir si las operaciones son o no inusuales.
Correos: es tanto la actividad comercial que consiste en transportar paquetes (encomiendas) o correspondencia, como la persona que tiene por oficio llevar y traer correspondencia de un lugar a otro.
Debida diligencia: Conozca a su cliente; Conozca a su empleado; Conozca a su mercado; Conozca a su Corresponsal; y Conozca su proveedor: son las políticas, mecanismos y procedimientos establecidos por los sujetos obligados a los que se refiere esta norma, que tienen como finalidad prevenir y controlar mejor la posibilidad del cometimiento de lavado de activos o financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Factores de riesgo: son los elementos o características del cliente o de la operación, que determinan la mayor o menor probabilidad de que se trate de una operación inusual.
Financiamiento de delitos: es el aporte, la provisión o la colecta de activos o fondos realizada a través de cualquier medio, por una persona natural o jurídica, que tiene como finalidad el cometimiento de un acto delictivo o se ejecuta a sabiendas de que será cometido.
Financiamiento del terrorismo: es el aporte, la provisión o la colecta de activos o fondos realizada a través de cualquier medio, por una persona natural o jurídica, con la intención de que se utilicen, o a sabiendas de que serán utilizados, para financiar, total o parcialmente, la comisión de los delitos de terrorismo.
Inversión Inmobiliaria: es la compra de bienes inmuebles, la colocación de capital en el sector inmobiliario; o la renta que se obtiene, en calidad de propietario, arrendador o similares, por la explotación de bienes inmuebles.
Lavado de activos: es el proceso por el cual los bienes y ganancias monetarias de origen delictivo e ilícito, se invierten, integran o transforman en el sistema económico financiero legal con apariencia de haber sido obtenido de forma lícita y procurando ocultar su verdadera procedencia, así como su real propiedad y el ejercicio de su dominio y control. También se entiende como el mecanismo a través del cual se oculta el verdadero origen del dinero proveniente de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlo como legítimo dentro del sistema económico de un país.
Mercado: es el espacio o la jurisdicción geográfica donde se realizan las transacciones y operaciones de compra, venta o permuta de bienes y servicios de forma permanente o en fechas concretas.
Ocupación: es la actividad económica, laboral o profesional que desempeña el cliente, tanto al inicio y durante el transcurso de la relación comercial.
Oficial de cumplimiento: es la persona responsable de velar por la observancia e implementación de las políticas, controles y procedimientos necesarios para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y de verificar la aplicación de la normativa existente sobre la materia.
Operación o transacción económica inusual e injustificada: es cualquier movimiento económico realizado por personas naturales o jurídicas, que no guarde correspondencia con el perfil que éstas han mantenido, o que no puedan sustentarse.
Paraíso Fiscal: es el país o territorio de nula o baja tributación, frecuentemente utilizado para rebajar, distorsionar, eludir u optimizar la carga tributaria de particulares o empresas.
Perfil del cliente: es el conjunto de elementos que permite a la compañía controlada determinar con aproximación el tipo, magnitud y periodicidad de las transacciones económicas o comerciales que el cliente utiliza durante un tiempo determinado.
Persona Expuesta Políticamente (PEP): son todas aquellas personas, naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñen o hayan desempeñado hasta los dos años anteriores, funciones públicas destacadas en el Ecuador o en el extranjero, o a quienes se les haya confiado una función prominente en una organización internacional.
Proveedor: es la persona, natural o jurídica, que abastece a una empresa de material necesario (existencias) para que desarrolle su actividad principal.
Segmentación: es la actividad de clasificar a los clientes, de acuerdo a características similares que permitan considerarlos como homogéneos, con el fin de especializar los productos y servicios; o de ciertas variantes relacionadas con la gestión del riesgo.
Segmentación de mercado: es el proceso de dividirlo en grupos que tengan características semejantes, en cuanto a sus perfiles, actividades económicas, productos que venden o fabrican, servicios que prestan, zonas geográficas en que comercian, etc.
Señales de Alerta: son aquellos elementos o signos que evidencian los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atípicas que presentan las operaciones o transacciones que pueden encubrir actividades de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Sujetos obligados: son las compañías bajo el control de la Superintendencia de Compañías y Valores cuya actividad habitual ha sido establecida en el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos u otros que se incorporen o aquellos que este organismo considere que presenten riesgos derivados de dichos delitos.
2. INTRODUCCIÓN
El lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimación de capitales, constituye uno de los fenómenos ilícitos que puede afectar al sistema financiero, la economía o la seguridad nacional. Para evitar la comisión de este tipo de delito, se han diseñado mecanismos orientados a filtrar y conocer la estructura económica del potencial delincuente, dejando de paso una huella documentaria que facilite el desarrollo de las investigaciones que en este campo se adelanten.
Para evitar el lavado y blanqueo de activos en sus operaciones la empresa ha decidido implementar el presente Manual para Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, que junto con los procedimientos establecidos consisten en la adopción de medidas de control orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación la empresa sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Con miras a perfeccionar los sistemas contra el lavado de activos y financiamiento de delitos la reglamentación de la empresa apunta a los siguientes aspectos sustanciales.
Conocimiento del cliente, mercado, empleado y proveedor.
Determinación de movimientos por cliente.
Control de operaciones.
Detección de operaciones inusuales.
Análisis de operaciones inusuales.
Reporte de operaciones inusuales.
Colaboración con las autoridades competentes en el suministro de información que la requieran.
Capacitación del personal
Para evitar que la empresa sea utilizada por la delincuencia organizada en el lavado de activos y financiamiento de delitos, todos los ejecutivos, empleados, y personal en general, deben tener claro, que en el desarrollo de su participación dentro de las funciones particulares del día, deben estar atentos a impedir que en la empresa se lleven a cabo actos delictivos o se la utilice para cometerlos, en especial para canalizar dinero procedente de actividades ilícitas.
El presente Manual debe ser conocido y aplicado por todos los empleados y colaboradores de la empresa, sin excepción alguna y su incumplimiento puede conllevar la imposición de sanciones disciplinarias, administrativas y aún penales, así como la terminación del contrato de trabajo.
El incumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente manual, al igual que de los procedimientos establecidos en los manuales de funcionamiento y procesos internos, por desconocimiento, hace al funcionario responsable por la violación de los reglamentos, de la misma manera que quien los dejó de cumplir con conocimiento previo o intención.
Por consiguiente, la negligencia en el conocimiento de los clientes, no puede justificar la aceptación de personas que no reúnan las condiciones requeridas para ser tenidos como sus clientes y/o la infiltración de dineros propios de personas naturales o jurídicas relacionadas con actividades ilícitas.
Los funcionarios responsables de acuerdo a los procesos establecidos deben asegurarse de conocer perfectamente al cliente, ello implica, que ante la duda sobre la procedencia de los dineros que una persona natural o jurídica, se canalizará al oficial de cumplimiento el caso para que se realice una debida diligencia ampliada de acuerdo a los procesos establecidos en la política de conocimiento del cliente.
La imposibilidad de verificación de dicha información, debe ser considerada como una señal de alerta, de modo que la operación debe ser calificada como inusual y seguir los procesos establecidos para su reporte.
En el aspecto interno, el incumplimiento del presente Manual, constituye falta grave y puede dar lugar a la terminación del contrato de trabajo por parte de la empresa. Ello sin perjuicio de las sanciones tanto administrativas como penales a que se hace acreedor el funcionario.
3. PREVISIONESLEGISLATIVAS
Las principales previsiones legislativas tomadas en cuenta para la elaboración del manual y las políticas son las siguientes:
Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, cuya codificación fue publicada en el Registro Oficial – Suplemento No. 490 del 27 de diciembre de 2004, y modificada el 10 de Febrero del 2014
Ley De Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos publicada en el registro oficial no. 127 del 18 de octubre de 2005 cuya última reforma es del 10 de febrero de 2014.-
Normativa legal emitida por la Unidad de Análisis Financiero de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Normativa Legal emitida por la Superintendencia de Compañías.
4. PRODUCTOSYSERVICIOSOFRECIDOS
Los productos y servicios de la empresa AUTEC S.A. son:
- Comercialización de vehículos automotores Kenworth, Volkswagen, DAF, Land Rover;
- Venta de accesorios, partes y piezas de vehículos;
- Reparación y mantenimiento de vehículos.
5. COLABORACIÓNYAPOYO ALAS AUTORIDADESPARAEL SUMINISTRODELAINFORMACIÓN
La empresa colaborará con el Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas – CONSEP, así como con las demás autoridades competentes como la Unidad de Análisis Financiero y la Superintendencia de Compañías y cualquier otra autoridad competente.
Por lo tanto, para efectos judiciales, tributarios y para los casos de inspección y vigilancia establecida en la ley, la empresa a través de su representante legal y oficial de cumplimiento entregará la información que le sea requerida.
6. RESPONSABILIDADESDELOFICIALDE CUMPLIMIENTO
El Oficial de cumplimiento es el funcionario de alto nivel, responsable de velar por la observancia e implementación de las políticas, procedimientos y controles necesarios para la prevención de lavado de activos, el financiamiento al terrorismo y otros delitos; verificar la aplicación de la normativa; elaborar y ejecutar el programa de cumplimiento en la compañía.
Según lo enunciado, el papel del Oficial de Cumplimiento se traduce en una labor cotidiana de aplicar el programa de prevención del lavado de activos, y por ende, velar por el cumplimiento de manuales, políticas y procesos.
Son funciones del oficial de cumplimiento:
Elaborar el Manual de Prevención;
Presentar a la junta general de accionistas y/o socios un informe anual de sus actividades, que deberá incluir un resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas internamente y/o a la Unidad de Análisis Financiero (UAF); así como de los incumplimientos por parte de los empleados de la compañía.
Revisar permanentemente las transacciones de la compañía, a fin de detectar transacciones económicas inusuales e injustificadas, o que superen los umbrales establecidos para el registro de operaciones, así como recibir los debidos informes de las transacciones y dejar constancia de lo actuado en los registros que correspondan.
Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de la compañía, que las transacciones que igualen o superen los umbrales establecidos en el registro de operaciones
establecidos en la presente norma, o su equivalente en otras monedas, cuenten con los documentos de respaldo y con la declaración de origen lícito de los recursos.
Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas comunicadas por el personal del sujeto obligado, para sobre la base de dicho análisis y con los documentos de sustento suficientes, de ser el caso, preparar el informe para el representante legal, quien deberá remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
Elaborar y remitir a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), los reportes establecidos en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y en los instructivos dictados por dicha unidad.
Controlar el cumplimiento de las políticas de debida diligencia implementadas por la compañía, tales como "Conozca a su cliente",
"Conozca a su empleado", "Conozca su mercado", "Conozca su proveedor".
Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos requeridos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación dirigido a los miembros de la empresa.
Absolver consultas del personal del sujeto obligado relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que le presentaran en el ámbito de la prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Ser interlocutor del sujeto obligado frente a las autoridades en materia de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
7. DESIGNACIÓNDELOFICIALDECUMPLIMIENTO
La Junta de Accionistas de los sujetos obligados deberá designar un oficial de cumplimiento, a tiempo completo, para coordinar las actividades de control, vigilancia, detección, prevención y reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.
El oficial de cumplimiento deberá ser independiente de las otras áreas, deberá depender laboralmente de la compañía y tendrá un nivel de responsabilidad gerencial; estará dotado de facultades y recursos suficientes para cumplir adecuadamente sus funciones, y previo a su designación deberá verificarse el
cumplimiento de los requisitos establecidos para el cargo y que no está incurso en las prohibiciones establecidas en esta norma.
El sujeto obligado notificará a la Superintendencia de Compañías y a la Unidad de Análisis Financiero la designación del oficial de cumplimiento de la compañía, dentro de los 3 días siguientes a que esa designación se haya efectuado.
La designación del oficial de cumplimiento no exime a la empresa, de la obligación de aplicar las medidas de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos, siendo el representante legal quien asumirá esta labor hasta la designación del oficial la que no podrá exceder a los plazos establecidos en esta norma.
Requisitos:
Para ser oficial de cumplimiento, las personas interesadas en obtener la calificación de la Superintendencia de Compañías deberán cumplir previamente los siguientes requisitos:
Estar en pleno goce de sus derechos políticos.
Tener la mayoría de edad.
Poseer título académico abogado, contador, ingenieros comerciales y en administración, economistas y carreras o tecnologías afines o acreditar experiencia laboral mínima de tres años en el ámbito de gestión del sujeto obligado.
No podrán designarse como oficiales de cumplimiento las personas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos:
Los representantes legales o administradores de la empresa.
Quienes hayan ejercido las atribuciones y responsabilidades respecto del control interno del sujeto obligado, tales como contralores, contadores, auditores, comisarios, etc. hasta dentro de los tres (3) meses anteriores a la designación.
Las personas que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio.
Los servidores públicos.
La persona que haya sido declarada en quiebra y no haya sido rehabilitada.
Las que hubieren sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos u otras relacionadas, en materia de lavado de activos, mientras dure el proceso.
Las que hubieren sido sentenciadas por violaciones a la antedicha ley.
El oficial de cumplimiento designado deberá ser calificado por la Superintendencia de Compañías, para ello deberá remitir la siguiente documentación:
Copia de cédula de ciudadanía.
Hoja de Vida profesional.
Certificados que acrediten su experiencia laboral.
Declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior.
Copia certificada y actualizada de la autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones Laborales, en caso de ser extranjeros.
Dirección domiciliaria, número de teléfono del domicilio y oficina, número celular y dirección de correo electrónico.
Declaración juramentada de no encontrarse incurso en ninguna prohibición legal o reglamentaria, para desempeñar esas funciones y de no ser servidor público.
Certificación del Ministerio de Relaciones Laborales, de no tener impedimento de para ejercer cargo público.
Cualquier otra información que la Superintendencia de Compañías considere necesario.
En caso de que la calificación requerida hubiera sido negada y solo si los impedimentos que motivaron dicha negativa fueron superados, la compañía podrá presentar nuevamente la solicitud y documentación señalada.
8. RESPONSABILIDADESDELAJUNTADE ACCIONISTAS
Le corresponde a la Junta de Accionistas, cumplir las siguientes responsabilidades:
1 Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos, de conformidad con lo previsto en la presente resolución.
2 Aprobar el Código de Ética y el Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus actualizaciones.
3 Designar al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil y cumplir con los requisitos exigidos para ocupar el cargo; y, removerlo de sus funciones.
9. OBLIGACIONESDELREPRESENTANTELEGAL
Los representantes legales tendrán las siguientes obligaciones:
1 Cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y mecanismos que en materia de prevención para el lavado de activos y contra el financiamiento del terrorismo y otros delitos resuelva la Junta de Accionistas.
2 Someter a la aprobación de la Junta de Accionistas, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía.
3 Someter a la aprobación de la Junta de Accionistas de la compañía, las políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos, elaborados por el oficial de cumplimiento.
4 Conocer y aprobar, previo a su envío a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán ser remitidas dentro del término de dos días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento.
5 Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el adecuado acatamiento de sus funciones.
10. OBLIGACIONESDEEMPLEADOSYCOLABORADORES
Todos los miembros de la compañía, sea cual fuere su cargo o posición, deberán cumplir con lo dispuesto en el Código de Ética, así como en el Manual de prevención, atender los requerimientos del oficial de cumplimiento y colaborar obligatoriamente con éste para el funcionamiento eficaz de los procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
El cumplimiento de lo previsto en el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y las políticas relaciones tendrá prioridad en la consecución de las metas comerciales y demás indicadores que se hayan establecido para medir la gestión del sujeto obligado.
11.
COMITÉDE CUMPLIMIENTOEstá integrado por el representante legal o su apoderado especial, oficial de cumplimiento, Gerente Financiero y/o Jefe Financiero, Gerente de Ventas Comerciales, Gerente de Ventas Livianos, Jefe de Recursos Humanos y Contador General. Será presidido por el Gerente General y el Oficial de Cumplimiento fungirá como secretario del mismo y llevará las actas de las sesiones.
El quórum de las sesiones deberá ser por lo menos la mitad más uno de los miembros. Todos los miembros tienen voz y voto.
El Comité sesionará una vez al mes o cada vez que el Oficial de Cumplimiento así lo requiera, previa citación. De cada reunión se elaborará la correspondiente acta.
Las funciones del comité de cumplimiento son:
Emitir recomendaciones al manual de de prevención y a las políticas de prevención.
Analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones y transacciones inusuales.
Colaborar con el oficial de cumplimiento en actividades que sean requeridas y brindar continuo apoyo con la finalidad que los empleados y colaboradores den fiel cumplimiento a las políticas de prevención.
12. SANCIONES
Ante el incumplimiento de lo dispuesto en el presente Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de delitos, así como de las demás normas que los modifiquen o adicionen, se impondrá las sanciones disciplinarias pertinentes.
(a) En caso de incumplimiento de las normas y procedimientos contemplados en el presente Manual, y dependiendo de la gravedad del mismo, la empresa aplicará las sanciones disciplinarias internas, a que haya lugar de acuerdo al reglamento interno.
(b) Cuando se detecte incumplimiento de procedimientos de prevención de lavado de activos, el jefe inmediato del funcionario que haya incumplido informará al Oficial de Cumplimiento para que el informe.
Lo anterior sin perjuicio de las sanciones administrativas, civiles y penales que la ley imponga.
13. POLÍTICACONOCEATUCLIENTE
OBJETIVOS
Identificar al cliente y verificar su identidad empleado documentos, datos e información de fuentes confiables y fidedignas.
Identificar al beneficiario final de la operación o transacción.
Obtener información sobre el propósito y naturaleza de la transacción.
Realizar un proceso continuo de debida diligencia durante la relación comercial o contractual.
Clasificar al cliente considerando sus características singulares.
PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS DE INFORMACIÓN
El personal comercial debe conseguir y generar la mayor cantidad posible de información sobre el cliente desde el primer contacto, y la misma deberá ser almacenada en el sistema informático del concesionario y los formularios físicos definidos por el mismo.
Para el conocimiento del cliente será necesario que toda la información se almacene en el sistema de la empresa y los formularios físicos, ya que la misma se deberá mantener en medio físico y electrónico (a partir del quinto año) por un mínimo de 10 años pasada la fecha de la transacción.
La obligación de conocer al cliente no podrá ser delegada a ninguna otra institución ya que el concesionario debe cumplir con la normativa vigente misma que le prohíbe delegar dicha responsabilidad a un tercero.
Para dar cumplimiento a lo solicitado en los reportes emitidos a la Unidad de Análisis Financiero y las disposiciones de la Superintendencia de Compañías los sistemas informáticos y las carpetas físicas de AUTEC S.A. deberán contar con los siguientes datos del cliente:
1.1 Para las personas naturales:
■ Nombres y apellidos completos.
■ Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente.
■ Nombres completos del cónyuge
■ Dirección y número de teléfono del domicilio y trabajo.
■ Dirección de correo electrónico, estableciéndose el personal y el laboral
■ Actividad económica e ingresos provenientes de la misma.
■ Declaración de origen lícito de los recursos.
■ Declaración del cliente si es Persona Expuesta Políticamente.
■ Firma del cliente y del empleado que recepta la información
Como complemento de la información anterior, se deberá anexar la siguiente documentación:
■ Copia del documento de identificación y papeleta de votación.
■ Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de extranjeros no residentes en el Ecuador.
■ Copia de un pago de servicio básico.
1.2 Para personas jurídicas:
■ Razón social y número de RUC.
■ Objeto social y actividad económica.
■ Dirección y número de teléfono de la empresa.
■ Dirección electrónica o página web.
■ Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del(los) representante(s) legal(es) y apoderados.
■ Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del funcionario que recepta la información.
■ Declaración del origen y destino lícito de los recursos.
■ Declaración de los directivos, administradores, socios o accionistas si son Personas Expuestas Políticamente.
Para sustentar la información anterior se deberá anexar la siguiente documentación:
■ Copia del Registro Único de Contribuyentes
■ Copia del documento de identificación de otras personas que se encuentren autorizadas a representar la compañía de ser aplicable.
■ Copia del documento de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la compañía.
■ Copia de al menos un recibo de cualquiera de los servicios básicos.
■ El conocimiento de las personas jurídicas implica llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de la compañía, es decir accionistas o socios, especialmente aplicando una mayor diligencia a aquellos que tengan el 25% o más del capital suscrito.
■ Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del(los) accionistas.
■ Copia del documento de identificación de los accionistas.
En caso de que el cliente no cuente con alguno de los datos mínimos de información solicitada, no deberá iniciarse la relación comercial.
Adicional a la información y documentación anteriormente citada AUTEC S.A.
requerirá la siguiente información dependiendo del tipo de venta:
PERSONAS POLÍTICAMENTE EXPUESTAS
Todos los clientes deberán llenar el formulario de declaración Personas Políticamente Expuestas de concordancia con lo dispuesto en la normativa vigente.
El inicio y continuación de la relación comercial con clientes que sean identificados como personas políticamente expuestas, deben contar con la autorización del gerente general de la compañía. Las relaciones comerciales o contractuales que involucren al cónyuge o las personas unidas bajo unión de hecho reconocida legalmente; o a familiares comprometidos hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; o a personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, con las cuales una persona políticamente expuesta, se encuentre asociada o relacionada, en cualquier calidad; deberán ser sometidas a los mismos procedimientos de debida diligencia reforzada/ampliada.
Anualmente se requerirá la actualización de los datos laborales y de la Declaración Juramentada sobre la condición de persona expuesta políticamente si se mantiene la relación directa.
El oficial de cumplimiento llevará a cabo un seguimiento especial y permanente de las transacciones desarrolladas por personas políticamente expuestas. El plan anual del oficial de cumplimiento contemplará las acciones de seguimiento especial para personas políticamente expuestas.
Lo acciones y seguimientos relacionados con las personas políticamente expuestas deberán guardar concordancia con lo dispuesto en la normativa vigente.
DEBIDA DILIGENCIA REFORZADA/AMPLIADA
Es el conjunto de políticas, medidas de control y procedimientos razonablemente más rigurosas y exhaustivas que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que por sus características, actividades económicas, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.
En AUTEC S.A. se realizará un informe de debida diligencia ampliada por parte del oficial de cumplimiento en los siguientes casos:
Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.
Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.
Cuando los clientes sean personas expuestas políticamente en los términos previstos en esta norma.
Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia.
Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial, para su identificación.
Cuando se trate de clientes que realicen actividades de alto riesgo como industrias químicas, bélicas, explosivos, etc.
Cuando se trate de clientes no residentes en el país.
En los casos señalados previamente se deben aplicar controles internos más rigurosos, tales como:
Realizar la verificación ampliada sobre toda la información suministrada por el cliente.
Obtener, evaluar y archivar información relevante sobre las actividades de sus clientes.
Realizar, en el caso de personas jurídicas, visitas para verificar su existencia real, para prevenir que no sea un cliente de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o actividad declarada.
En caso de que el cliente esté domiciliado en el extranjero se solicitará los datos generales del mismo
Documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción o de aquellos que se utilicen para el pago de los productos y servicios que le preste el sujeto obligado.
Obtener información relevante sobre los socios del sus clientes o de los accionistas mayoritarios cuando dichos socios sean personas jurídicas.
Realizar otros controles que a criterio de la compañía pueda realizar en función de la actividad del sujeto obligado.
DEBIDA DILIGENCIA SIMPLIFICADA
Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrán aplicase procedimientos de debida diligencia simplificada, lo que en ningún caso implicará omitir la aplicación de las medidas tendientes a la identificación y verificación del cliente.
El sujeto obligado podrá aplicar procedimientos de debida diligencia simplificada, entre otros, a las siguientes clases de clientes:
Instituciones estatales y municipales.
Empresas controladas y vigiladas por la Superintendencia de Compañías que sean sujetos obligados en los términos de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
Instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Clientes ocasionales no recurrentes y con poca operatividad.
NORMATIVA GENERAL
AUTEC S.A. se reserva el derecho de auditar los registros de ventas al vendedor, cualquier anomalía a los procedimiento, de ser necesario se aplicara
las clausulas pertinentes descritas en el Reglamento Interno, y Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
14. POLÍTICACONOCEATUMERCADO
OBJETIVOS:
Identificar los riesgos que se derivan de las transacciones, operaciones o trámites que forman parte del giro de negocios del concesionario, para su posterior establecimiento de controles de prevención.
Identificar los sectores geográficos del país que presentan mayores niveles de riesgos.
Identificar las actividades económicas de sus clientes que presentan mayores niveles de riesgo.
Prestar especial atención a las señales de alerta emitidas para el sector que sean publicadas por los organismos de control nacionales e internacionales facultadas para el efecto.
PREMISAS GENERALES
Los Ejecutivos de Ventas están obligados a revisar información de las comunicaciones y asistir a cursos de capacitación de productos convocadas por el concesionario.
Los Ejecutivos de Ventas deberán dar cumplimiento al procedimiento de debida diligencia y conocimiento del cliente con el objetivo de recabar suficiente información para poder segmentar a los clientes de acuerdo con las características, montos, frecuencia, origen y destino complejidad de las operaciones, ubicación geográfica, tipos de productos, y actividad económica.
Los resultados del perfilamiento de clientes, al igual que las matrices de riesgos deberán ser conocidas por el comité de cumplimiento, la gerencia general y la Junta de Accionistas de la empresa.
PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS DE INFORMACIÓN
Para cumplir la política el concesionario utilizara varios medios de información y capacitación a los ejecutivos del área comercial mismos que están obligados a asistir y evaluarse sobre la información recibida.
Los medios de comunicación a utilizar son los siguientes:
Reuniones mensuales revisión de resultados y cumplimiento de objetivos así como desempeño del mercado.
Boletines internos sobre 1. Precios
2. Crédito 3. Producto 4. Promociones
5. Normas, reglamentos y leyes
Capacitaciones anuales en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del terrorismo.
15. POLITICACONOCEATUEMPLEADO YCOLABORADOR Objetivo:
Esta política está dictada para seleccionar y supervisar la conducta de los colaboradores de AUTEC S.A., y en especial de aquellos que desempeñan cargos relacionados con el manejo de cliente, recepción de dinero y control de información.
Alcance:
Los miembros de la Junta de Accionistas, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal deberán cumplir con la política Conozca a su Empleado, desde el proceso de selección, contratación y hasta el último día de permanencia en la empresa.
La responsabilidad de revisar, verificar, archivar y custodiar la información de los formularios y del cumplimiento de la política Conozca a su Empleado, será del Departamento de Recursos Humanos.
Documentación:
La persona seleccionada y previa su contratación deberá entregar al Departamento de Recursos Humanos de la empresa el formulario de solicitud de empleo, con todos los documentos requeridos en el formulario.
1. No se permitirá la contratación de personas nacionales o extranjeras que tenga antecedentes o hayan tenido antecedentes penales, de narcotráfico o actividades ilícitas o delictivas.
2. A todos los miembros de la Junta de Accionistas, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa se les
entregara el Código de Ética y Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros delitos, mismo que deberán ser leído y firmado como constancia de su conocimiento y para su cumplimiento;
3. Es obligación de los ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa anteponer el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, al logro de las metas comerciales.
4. Los miembros de la Junta de Accionistas, ejecutivos, funcionarios son responsables de la aplicación y supervisión estricta del cumplimiento de las políticas y procedimientos de la prevención de lavado de activos en las áreas bajo su gestión y contarán con el apoyo y coordinación del Oficial de Cumplimiento y el Comité de Cumplimiento.
5. Todos los ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa deben participar obligatoriamente en las capacitaciones que se dicte sobre prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y someterse a las evaluaciones respectivas, la resistencia puede ser considerada falta grave y ser sancionada de acuerdo al reglamento interno.
Documentos:
a) Ficha de Datos del empleado: Nombres y apellidos completos, estado civil, dirección domiciliaria, número telefónico convencional y móvil.
b) Copia de cedula de ciudadanía o documento de identificación.
c) Copia de papeleta de votación;
d) Hoja de Vida
e) Referencias personales y laborales escritas f) Copia de recibo de cualquier servicio básico g) Certificado de Antecedentes Penales
Una vez finalizada la relación laboral, los archivos mencionados en esta política deberán ser guardados por los próximos diez años.
Procedimiento:
El Departamento de Recursos Humanos debe verificar toda la documentación entregada y confirmar las referencias personales y laborales, y no tenga antecedentes penales.
1. El Departamento de Recursos Humanos debe entregar a todos los empleados el código de ética y dejar constancia de la recepción de los mismos en su carpeta personal.
2. En el proceso de inducción y anualmente el Oficial de Cumplimiento debe capacitar a todo el personal sobre las medidas que debe cumplir
para prevenir actividades de lavado de activos y financiamiento del terrorismo; luego de la capacitación se deberá evaluar a todos los participantes.
3. Esta documentación será solicitada a las personas a su ingreso a la Compañía y posteriormente se actualizará anualmente bajo la responsabilidad de la Jefatura de Recursos Humanos, quien deberá verificar la validez de la información otorgada por el colaborador. Los documentos que se deberán actualizar anualmente son aquellos que tienen fecha de caducidad, y aquellos que por ley se deben modificar.
4. Anualmente el Departamento de Recursos Humanos de la empresa revisará los perfiles de los colaboradores para establecer los perfiles de mayor riesgo (aquellos que desempeñan cargos relacionados con el manejo de cliente, recepción de dinero y control de información).
Señales de alerta:
La aplicación de esta política permitirá evaluar a los miembros de la Junta de Accionistas, socios o accionistas, según el caso, representantes legales o administradores, ejecutivos, y empleados que demuestren conductas inusuales o fuera de lo normal, tales como:
resistencia a salir de vacaciones, renuencia a ejercer otras funciones, colaboración inusual y no autorizada, presentación de información falsa, etc.
En caso de no existir justificativos razonables y aceptables para estos hechos, se los reportará en el plazo máximo de treinta días a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
16. POLITICACONOCEATUPROVEEDOR
OBJETIVOS:
Conocer a los proveedores de bienes y servicios.
Mantener expedientes individuales en el que consten sus relaciones con el mercado, los servicios contratados, modalidades, formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y entrega de bienes.
Actualizar la documentación e información relacionada con sus proveedores y detectar si esos proveedores han sido objeto de investigación o sanción por falta de aplicación de políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento al terrorismo.
PREMISAS GENERALES
Los Ejecutivos involucrados en la relación con los proveedores de bienes y servicios deberán llevar un registro detallado de cada proveedor y actualizarlo anualmente.
Los resultados del perfilamiento de los proveedores, al igual que las matrices de riesgos deberán ser conocidas por el comité de cumplimiento, la gerencia general y la Junta de Accionistas de la empresa.
PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS DE INFORMACIÓN
Para el inicio de una nueva relación comercial con un proveedor, se deberá requerir la información y documentación que se detalla a continuación:
Copia del RUC u otro documento de identificación tributaria, en caso extranjero.
Copia de los nombramientos de representantes legales debidamente inscritos.
Documento de identidad del representante legal.
Referencias comerciales.
17. CANALESDECOMUNICACIÓN
Para realizar consultas y o reportar operaciones inusuales y sospechosas, todos los empleados y colaboradores podrán contactar al oficial de cumplimiento vía telefónica o vía correo electrónico. Las comunicaciones serán de carácter confidencial, y de ser necesario se realizarán reuniones privadas en las cuales se podrán recolectar hechos e información relevante para su análisis y potencial inclusión dentro de informes formales de operaciones inusuales. La empresa entregará a todos los empleados el manual de cumplimiento que incluirá un apartado con el nombre, dirección y teléfono del oficial de cumplimiento.
18. SEÑALESDE ALERTA
Como su nombre lo indica, corresponden a un conjunto de indicadores que deben llamar la atención de los ejecutivos y empleados, y ser debidamente analizados por cada una de las áreas responsables, según su naturaleza. Se denominan señales de alerta, las situaciones prácticas conocidas y evaluadas como generadoras de transacciones inusuales.
Se debe prestar especial atención a todas las transacciones efectuadas, complejas, insólitas, significativas, a todos los patrones de transacciones no habituales o que se salgan de las características de las operaciones, y a las transacciones significativas pero no periódicas, que no tengan un fundamento económico o legal evidente.
Las señales de alerta se presentan en relación con las características de las operaciones de los clientes y los movimientos que ellos registren, y exigen de parte de los empleados y colaboradores un análisis específico y completo del cliente para disipar la duda acerca de la existencia de un presunto lavado de dinero.
En consecuencia, cuando se registra una señal de alerta respecto de un determinado cliente, cualquier empleado la empresa debe actuar de la siguiente manera:
- Consultar las características de la actividad del cliente soportada en la respectiva carpeta.
- Establecer los ingresos que la misma actividad produce, conocidos y documentados ante la empresa.
- Verificar su correlación con los movimientos que el cliente registra.
- Verificar las demás situaciones propias del producto u operación que sean útiles para el fin propuesto.
Lo anterior, como se dijo, con el fin de establecer si existe una operación inusual y si ella está justificada con la actividad y características del cliente, o si por el contrario se debe reportar al Oficial de Cumplimiento para que elabore el respectivo análisis tendiente a establecer si se trata de una operación sospechosa que impida su realización o implique su terminación anticipada.
Operaciones que involucran dinero en efectivo.-
Por la naturaleza del negocio y de sus operaciones, las transacciones en efectivo solo se limitan al pago por productos siempre y cuando ellos sean menores a US$5.000.00 (CINCO MIL DOLARES NORTEAMERICANOS)
Sin embargo, a continuación se detallan las señales de alerta de las posibles operaciones que pudieran llevarse a cabo para utilizar a la empresa en el lavado de dinero y que deben ser analizados para evitar que ello ocurra.
- Fraccionamiento de transacciones para evitar requerimientos de documentación y/o presentación de cualquier documento adicional.
- Cambios sustanciales y repentinos en los volúmenes de liquidez, particularmente en efectivo, frente al desarrollo normal de los negocios.
Operaciones utilizando empleados de la entidad.-
- Cambios en las características de vida del empleado o colaborador.
- Cambios en los resultados de ventas del empleado, aumento notable o inesperado.
Señales de alerta inherentes a la identificación del cliente.-
- Datos proporcionados por el cliente que son insuficientes, falsos o sospechosos.
- Renuncia del cliente a proporcionar cualquier dato solicitado para la identificación apropiada.
- El cliente se muestra renuente a seguir con una transacción, una vez se le indica que se hará una verificación de datos, o no proporciona los datos requeridos.
- El cliente que da excesiva importancia a la reserva de sus operaciones, o quienes buscan solicitar, obligar o sobornar a los empleados de la entidad a fin de que no notifiquen a las autoridades transacciones sospechosas.
Los responsables de cada área involucrada deben efectuar la verificación de las señales de alerta, con el apoyo del Oficial de Cumplimiento.
19. DETECCIÓNDEOPERACIONESINUSUALES
Son operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas los movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil que éstas han mantenido y que no puedan sustentarse.
Se denominan operaciones inusuales aquellas cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de
los parámetros de normalidad establecidos para un determinado rango de mercado.
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados y colaboradores tengan presente, el monto y la frecuencia de las transacciones de los clientes, los listados producto de la consolidación de operaciones ya citados, y las señales de alerta, descritas en el punto anterior.
Como se ha venido indicando, la detección de una operación inusual exige que los empleados y colaboradores, realicen análisis de movimientos, confrontando esta información con la suministrada.
Si como resultado del anterior análisis no se encuentra justificación de su existencia, se deberá proceder a contactar al oficial de cumplimiento, lo que no constituye una denuncia. Es apenas una noticia de la ocurrencia de un hecho anormal con relación a un cliente, no justificado a pesar de las diligencias tendientes a su justificación.
De acuerdo a la normativa vigente emitida por la Unidad de Análisis Financiero:
El concepto de "habitual" será entendido según lo definido en el Diccionario de la Real Academia Española como: 'Que se hace, padece o posee con continuación o por hábito.
20. PROCEDIMIENTOREPORTEDEOPERACIONES INUSUALES
El Oficial de Cumplimiento deberá recibir y absolver todas las comunicaciones del personal de la empresa que tenga dudas respecto de operaciones que puedan considerarse como inusuales, y de ser el caso elaborar informes respecto de aquellas que en efecto sean inusuales y sospechosas.
Mensualmente también se revisan los listados de transacciones iguales o superiores a US$ 5.000, el reporte de transacciones múltiples iguales o superiores a US$ 10.000, y el listado de señales de alerta. Igualmente, se revisarán las operaciones que por su naturaleza y/o características sean inusuales en los clientes.
Si no encuentra coherencia, es decir, registra una señal de alerta respecto de una determinado operación, el Oficial de Cumplimiento debe consultar las características de la actividad del cliente soportada en la respectiva carpeta, confrontándola con las registradas en sitios de información pública; se establece los ingresos que la misma produce, conocidos y documentados, y se verifica su correlación con los movimientos que presenta.
Si encuentra que no existe justificación de la operación, diligencia el formato de operación inusual, junto con la documentación soporte.
Si encuentra justificada o no la operación inusual, deja constancia de ello en el informe mencionado.
Somete el informe al conocimiento del Comité de Cumplimiento.
Comité de Cumplimiento.-
El Comité de Cumplimiento revisará el reporte de Operación Inusual para efectos de decidir el procedimiento que la empresa tomará sobre la misma.
Si no lo encuentra procedente, lo archiva junto con el correspondiente Reporte de Operación Inusual (ROS interno), dejando constancia en el acta de comité de las razones por las que no se considera operación sospechosa.
Si lo encuentra procedente solicita al oficial de cumplimiento se proceda a la carga del reporte en el sistema de la Unidad de Análisis Financiero.
21. EMISIÓNDEREPORTES AUNIDADDEANALISIS FINANCIEROYSUPERINTENDENCIADECOMPAÑÍAS
El oficial de cumplimiento emitirá los reportes de transacciones que superan el umbral establecido por la Unidad de Análisis Financiero y la Superintendencia de Compañías una vez que el mismo ha sido reportado al comité de cumplimiento observando el plazo límite, es decir el día 15 de cada mes. Los reportes y las confirmaciones de recepción serán archivadas y se mantendrán en custodia del oficial de cumplimiento. Los reportes de operaciones inusuales se realizarán observando los procedimientos previamente establecidos. Los documentos de soporte al igual que el reporte de operaciones inusuales se mantendrán en físico y serán custodiados por el oficial de cumplimiento.
Los archivos previamente mencionados se mantendrán en forma física y se digitalizarán mensualmente con el objetivo de tener un respaldo de todos ellos.
22. FUNCIONARIOSRESPONSABLES
Todos los empleados de acuerdo con las funciones asignadas, son responsables del estricto cumplimiento de las normas y procedimientos contemplados en el presente Manual.
En lo referente al análisis de clientes, análisis de operaciones, detección de operaciones inusuales, determinación de operaciones inusuales y del
cumplimiento del procedimiento de control, se asignan a los directores/gerentes de área como responsables de verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos estipulados en el manual y adoptar las medidas disciplinarias pertinentes o reportar al estamento correspondiente cuando se detecte incumplimiento.
23. CONSERVACIÓNYPROTECCIÓNDEDOCUMENTOS
Los archivos de clientes, proveedores, empleados y del comité de cumplimiento deberán mantenerse por un plazo de diez años desde la finalización de la última transacción o relación contractual, de éstos los cinco primeros años en físico y una vez transcurridos se podrán mantener en medios informáticos, de microfilmación o similares.
Para acceder a los mismos se requerirá la autorización del gerente de área y/o el oficial de cumplimiento.
Los responsables de la documentación de Clientes es el departamento de Ventas, de empleados y colaboradores es el departamento de Recursos Humanos y de Proveedores es el departamento Contable.
Una vez archivados en los archivos físicos permanentes se deberá llevar un registro detallado de los documentos y las personas que han tenido acceso a los mismos. El registro de archivo y acceso a los documentos será actualizado semestralmente por el oficial de cumplimiento.
24. RESERVAYCONFIDENCIALIDAD DELAINFORMACIÓN
Los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o accionistas, y empleados, están obligados a guardar reserva y confidencialidad respecto de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones en la compañía, y quedan expresamente prohibidos de informar a terceros y en especial a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar transacciones económicas inusuales e injustificadas, que han comunicado a las autoridades competentes la información sobre las mismas.
Igualmente quedan prohibidos de informar o comunicar sobre cualquier información solicitada por la autoridad competente.
El conocimiento de la violación de esta prohibición, obliga al oficial de cumplimiento y/o al representante legal de la compañía a que comunique del particular a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
25. CAPACITACIÓN
Anualmente se desarrollará un programa de capacitación con el fin de instruir a empleados y colaboradores sobre:
Las normas legales y reglamentarias vigentes en materia de prevención de lavado de activos, de financiamiento del terrorismo y otros delitos, incluyendo las modificaciones o reformas que pudieran haberse incorporado.
Las políticas, procedimientos y mecanismos que haya adoptado la compañía para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Las señales de alerta establecidas para detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.
Las tipologías detectadas que se enmarquen en el delito de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Los programas de capacitación deben constar por escrito y cumplir, al menos, con las siguientes condiciones:
Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos empleados y de terceros relacionados con el negocio, en caso de ser procedente su contratación.
Ser constantemente revisados y actualizados.
Contar con mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas, comparando su nivel de cumplimiento con los objetivos propuestos.
Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se utilizarán para evaluarlos.
