COMITÉ PERMANENTE DE PROGRAMAS Y FINANZAS TERCERA REUNIÓN. 4 y 5 de noviembre de 2008 PRISM. Sistemas Integrados de Gestión de Procesos y Recursos

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COMITÉ PERMANENTE DE PROGRAMAS Y FINANZAS TERCERA REUNIÓN

4 y 5 de noviembre de 2008

SCPF/19 DISTRIB. LIMITADA Original: inglés 10 de octubre de 2008

PRISM

Sistemas Integrados de Gestión de Procesos y Recursos Breve panorama

Relacionado con el documento: IC/2007/10

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PRISM

Sistemas Integrados de Gestión de Procesos y Recursos Breve panorama

I. ANTECEDENTES E INTRODUCCIÓN

1. Habida cuenta del crecimiento registrado en todas las esferas de la labor de la Organización y de la necesidad de racionalizar la gestión de los recursos humanos y de acatar las normas internacionales relativas a la gestión financiera y de riesgos, era evidente que los sistemas utilizados para la gestión de la planilla de pagos y datos financieros, que databan de 15 años, tenían que ser reemplazados. SIGAGIP, el sistema utilizado para los recursos humanos y la tramitación de las planillas de pagos, dejó de contar, desde 2003, con la asistencia de IBM, la compañía que lo había creado. Al no haber un apoyo para SIGAGIP y tras la recomendación que formularan en 2004 los interventores exteriores de cuentas, la Administración inició un proceso con miras a reemplazar las aplicaciones vigentes por un sistema actualizado e integrado de gestión de recursos humanos y financieros basado en SAP, a saber, un programa de computación producido por Enterprise Resource Planning (ERP) una de las compañías de mayor renombre. En la OIM, este nuevo sistema se denomina PRISM (Sistemas Integrados de Gestión de Procesos y Recursos).

2. El Módulo de Recursos Humanos de PRISM, el primer elemento del sistema de ERP, fue desarrollado en 2005 e instalado en 2006 y abarca las esferas de contratación, gestión institucional, administración del personal, gestión de las ausencias y planilla de pagos. Fue el primero en aplicarse a todo el personal internacional en el mundo y a todo el personal en la Sede. Durante 2007, el Módulo de Recursos Humanos de PRISM fue ampliado para incorporar al personal contratado localmente en Manila, Jakarta y Harare. Además, se perfeccionaron las funcionalidades existentes. En 2008, el Módulo de Recursos Humanos de PRISM se instaló en otras diez oficinas exteriores.

3. El Módulo de Finanzas de PRISM fue objeto de una extensa labor de diseño y preparación durante 2006 y 2007; en ella participó el personal concernido de distintas esferas a fin de cerciorarse de que pudiera ser operativo a principios de 2008 en la Sede, en el Centro Administrativo de Manila (CAM) y en las oficinas exteriores de Moscú, Budapest, Sarajevo y Skopje. La instalación escalonada en todas las demás 136 oficinas contables en el mundo llegará a su término durante el primer semestre de 2009. El Módulo de Finanzas de PRISM ofrece una serie de funcionalidades que permite satisfacer las necesidades en materia de presupuestación y planificación, contabilidad financiera, gestión de viajes, tesorería, adquisición de bienes, supervisión financiera de proyectos, y presentación de informes a donantes. Las funcionalidades relativas a la planificación y presupuestación están siendo desarrolladas y es de preveer su puesta en práctica en los próximos meses. También se ha previsto ciertas mejoras en las funcionalidades existentes en esferas como los códigos de barras para los bienes y materiales, la producción de cheques y los cambios requeridos por la adopción de IPSAS.

4. Este documento es una actualización del documento IC/2007/10, del 15 de junio de

2007, que fue preparado a título informativo y para su deliberación en las consultas

informales relativas a cuestiones del Subcomité de Presupuesto y Finanzas.

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II. SELECCIÓN DE SAP Y DISEÑO DEL SISTEMA

5. La puesta en práctica de un sistema ERP para apoyar idóneamente el crecimiento institucional y acrecentar la capacidad administrativa y operativa comenzó con el proceso de selección de productos. En ese quehacer se utilizaron varios métodos de acopio de datos y se hicieron gestiones a fin de obtener información sobre los programas de informática e integradores, y determinar si podrían satisfacer las necesidades, además de ver los recursos que exigía su puesta en práctica.

6. Tras una evaluación exhaustiva, se seleccionó el programa SAP debido a su oferta atractiva en términos de funcionalidades y precio. El programa SAP, creado en Waldorf (Alemania), cuenta con 12 millones de usuarios en más de 120 países en el mundo. La Unidad para el Sector Público Industrial de SAP se centra en brindar soluciones a gobiernos y organizaciones internacionales y en su registro de experiencias está la labor realizada con organizaciones internacionales como el Banco Mundial, el UNICEF, la UIT y el PMA. En el producto principal SAP se incluyeron las funcionalidades para el sistema de gestión de recursos humanos y la plantilla de personal así como para las diversas prestaciones que exigen las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales. Ello ofrece una ventaja añadida a largo plazo a la OIM con relación al mantenimiento y apoyo del producto.

7. La etapa de planificación y diseño del proyecto se llevó a cabo en Ginebra, con los interlocutores esenciales que podían aportar conocimientos exhaustivos de los procesos vigentes y de los requisitos en materia de datos. La instalación, mantenimiento y perfeccionamiento están a cargo del Servicio de Tecnología de Información del Centro Administrativo de Manila (CAM).

PRISM – Ventajas clave

8. El continuo crecimiento de la OIM exige una gestión eficaz de los recursos para encauzar eficazmente las actividades de la Organización en respuesta a los retos que plantea la migración.

9. El Módulo de Recursos Humanos de PRISM permitirá que la OIM pueda seguir eficazmente la demografía del personal, el historial de empleos, los datos de indemnización y prestaciones, la planilla de pagos del personal; la contratación en línea, y cumplirá diversos requisitos reglamentarios obligatorios, además de ser una sólida base para la gestión del personal. Dicho Módulo permitirá que la OIM pueda analizar su fuerza laboral y encauzar de manera estratégica el capital humano de la Organización, al tiempo que ello sirve para informar al personal y obtener información del mismo.

10. El Módulo de Finanzas de PRISM permitirá que los miembros del personal de la

OIM accedan, supervisen y gestionen de manera oportuna toda la información financiera

necesaria y, por consiguiente, consolidará los controles internos, informará con exactitud

en cuanto a los gastos y compromisos a donantes y Estados Miembros y permitirá que la

OIM pueda aplicar las IPSAS (Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector

Público). Asimismo, incrementará en gran medida la integridad y fiabilidad de la gestión

financiera y de la presentación de informes financieros.

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11. En otras palabras, la adopción de PRISM permitirá a la Organización:

• Establecer un registro electrónico de recursos humanos que facilite la selección y el mantenimiento de una fuente de candidatos. El sistema crea los avisos de vacantes y ofertas de contratos que se encuentran a disposición del personal de recursos humanos y de los miembros de personal autorizados.

• Simplificar los procesos de planillas de pago, ofreciendo mayor uniformidad en el mantenimiento de datos. La planilla de pagos puede establecerse en distintas divisas, seguirse retroactivamente a través de los años y, además, es fácil de manejar y fiable en materia de promociones y transferencias.

• Posibilitar el autoservicio para que miembros del personal y jefes puedan conectarse y obtener datos de recursos humanos pertinentes 24 horas al día, los 7 días de la semana, a fin de acceder a servicios comunes de recursos humanos, por ejemplo la gestión de ausencias, los resúmenes de los emolumentos, el sueldo que llevan a casa, los costos que ello tiene para la OIM, las planillas de remuneración. El objetivo es que el personal pueda acceder a la información por sus propios medios y que el personal de recursos humanos se centre en cuestiones de orden estratégico.

• Desarrollar un método más robusto de presupuestación, contabilidad y presentación de informes a donantes.

• Automatizar y producir, en la medida de lo posible, informes financieros exactos y oportunos destinados a donantes y otros interlocutores.

• Integrar los procesos financieros donde quiera que sea posible, reduciendo así el tiempo y mano de obra utilizados; minimizar, por no decir eliminar, las redundancias en procesos y datos así como las interacciones manuales y errores.

• Ofrecer la capacidad para que las Misiones o proyectos puedan identificar con antelación los riesgos financieros elevados que requieren atención.

• Informar con relación a todas las obligaciones y compromisos financieros existentes y respaldar la adopción de IPSAS.

• Reducir el tiempo que tardan cada mes los ejercicios presupuestarios, los cierres de cuentas y la elaboración de informes para los donantes.

III. PUESTA EN PRÁCTICA Y PLAN DE INSTALACIÓN

12. Habida cuenta de los cambios que el nuevo sistema aportará a todos los aspectos de

la gestión de recursos humanos y de finanzas en la Organización, PRISM está siendo

instalado de manera escalonada en las distintas localizaciones de la OIM a fin de limitar,

en la medida de lo posible, las perturbaciones en los servicios prestados a los Estados

Miembros y migrantes.

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13. En plan de instalación de PRISM se ha dividido las 136 localizaciones contables en todo el mundo en 12 grupos -teniendo en cuenta para ello factores como la geografía, el tamaño, la complejidad y la estructura de las MFR- con cuatro equipos que trabajan paralelamente en toda la Organización para capacitar y apoyar a los 12 grupos de oficinas exteriores en sus preparativos a lo largo de 15 meses para finalmente ser operativos.

14. Hay un equipo central de apoyo en el Servicio Contable de Manila que ayuda a las oficinas exteriores a fin de crear y mantener los proyectos y diversas estructuras de datos en el nuevo sistema. También orienta y supervisa las concesiones de derechos de acceso a los usuarios, al tiempo que posibilita que la Organización apoye eficazmente las políticas normales de control interno y de segregación de funciones, cuando el número de miembros del personal así lo permite.

15. En los cuadros que figuran en los Anexos I y II a este documento se enumeran los diferentes grupos de oficinas exteriores que están instalando PRISM y el calendario previsto para ser operativos.

IV. SITUACIÓN DE PROYECTOS

16. El Módulo de Recursos Humanos de PRISM (PRISM-HR) y el Módulo de Finanzas de PRISM (PRISM-FIN) están progresando conforme a lo señalado en los planes de instalación respectivos, y hasta la fecha todos los principales hitos del proyecto se han hecho realidad de acuerdo a la funcionalidad y plazos acordados. Las funcionalidades son:

17. A través del Módulo de Recursos Humanos de PRISM se ha acopiado un registro que contiene más de 8.300 características de candidatos interesados en trabajar en la OIM; se han tramitado más de 450 avisos de vacantes; y se han recibido más de 15.000 candidaturas en línea. Actualmente, el Módulo de Recursos Humanos de PRISM tramita la planilla de pagos para todo el personal internacional en el mundo y para el personal local en las siguientes oficinas exteriores: Suiza, Filipinas, Indonesia (Jakarta), Zimbabwe, Sudáfrica, Kenya, Ucrania, Moldova, Jordania e Iraq (personal basado en Jordania).

18. El Módulo de Finanzas de PRISM entró en funcionamiento, conforme a lo previsto, en enero de 2008. A mediados de septiembre, ya funcionaba en 78 oficinas de la OIM y se había capacitado a más de 250 miembros del personal. Actualmente, los informes de gestión financiera de la OIM y todos los demás informes de finanzas están siendo procesados a través del Módulo de Finanzas de PRISM y todos los usuarios autorizados tienen acceso a los mismos. Los equipos de capacitación han extraído las enseñazas de las aplicaciones en los primeros grupos de oficinas exteriores y han mejorado los métodos de Módulo de Recursos Humanos de PRISM Módulo de Finanzas de PRISM

• Gestión de la planilla de pagos y prestaciones

• Administración del personal

• Gestión del tiempo (asistencia)

• Autoservicio para empleados

• Autoservicio para jefes

• Contratación en línea

• Contabilidad y tesorería

• Creación y monitoreo de proyectos

• Adquisiciones

• Presupuestación, planificación y monitoreo

• Viajes del personal

• Gestión de datos almacenados

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capacitación y los materiales para los grupos siguientes. Se espera poder completar la instalación a finales del primer trimestre de 2009. Mientras tanto, se ha instaurado una solución provisional para asegurarse que las Misiones que ya cuentan con el nuevo sistema puedan trabajar con aquéllas que todavía operan con el viejo sistema y hasta que todas dispongan del nuevo sistema.

19. Actualmente, el Módulo de Finanzas de PRISM funciona en:

• Suiza

• Filipinas

• Federación de Rusia

• Hungría

• Bosnia y

Herzegovina

• Macedonia

• Tailandia

• Irlanda

• Países Bajos

• Reino Unido

• Grecia

• Albania

• España

• Polonia

• Australia

• Turquía

• Panamá

• Bélgica

• Kosovo 1

• Eslovaquia

• Etiopía

• Tanzania

• Jamahiriya Árabe Libia

• Túnez

• Malta

• Camboya

• Malasia

• Italia

• Portugal

• República Checa

• Rumania

• Bulgaria

• Kenya

• Somalilandia

• Uganda

• Marruecos

20. El Módulo de Finanzas de PRISM sirve de principal depósito de datos financieros no sólo para las oficinas exteriores donde ya se ha instalado sino también para las demás. A través del portal PRISM, todas las oficinas exteriores pueden acceder a los informes financieros de monitoreo de proyectos necesarios. Los informes de años anteriores, consignados en el antiguo sistema MOSAIC, también están a disposición en el mismo portal de PRISM a fin de reducir al mínimo la perturbación en la prestación de servicios y disponer de un lugar común donde encontrar datos e informes.

V. PUESTA EN PRÁCTICA DE ERP EN TODO EL SISTEMA DE LAS NACIONES UNIDAS

21. La puesta en práctica de los sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) en los organismos de las Naciones Unidas y en organismos internacionales ha propiciado una miríada de experiencias y de lecciones extraídas. Antes de emprender la aventura de PRISM, la OIM organizó una serie de interacciones con diversas organizaciones como el UNICEF, el PMA y la UIT para extraer enseñanzas de los retos que tuvieron que enfrentar y compartir las mejores prácticas para así evitar importantes riesgos que suelen ser típicos durante la puesta en práctica de ERP, por ejemplo, un sobrepaso de gastos o fallos en la magnitud de la funcionalidad, en la aceptación de usuarios y en el cambio de gestión. La OIM sigue en contacto con los organismos antes mencionados para intercambiar experiencias y también participa en el Grupo de Interés Especial - ONU SAP. La inversión total en ERP dentro del sistema de las Naciones Unidas y en las organizaciones internacionales asciende a 400 millones de dólares EE.UU. En el cuadro a continuación se ofrece los detalles relativos a algunos organismos de las Naciones Unidas.

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Kosovo declaró su independencia de Serbia el 17 de febrero de 2008. Su situación sigue siendo motivo de controversia.

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Organización Plantilla de

personal Tipo de ERP Presupuesto total en dólares EE.UU.

Programa Mundial de

Alimentos 3.917 SAP Más de 45 millones

UNICEF 5.951 SAP Más de 30 millones

ACNUR 4.619 Oracle Peoplesoft Más de 50 millones

OMS 5.433 Oracle Más de 50 millones

OIT 2.319 Oracle Más de 60 millones

Secretaría de la Naciones Unidas (todavía no ha empezado)

31.494 Sin decidir aún Se estima en 120 millones

VI. RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y DE FINANCIAMIENTO

22. Al comenzar el proyecto, el costo íntegro de la puesta en práctica del Módulo de Finanzas de PRISM se estimó originalmente en 15 millones de dólares EE.UU. (véase el documento IC/2007/10). Al finalizar la etapa de realizaciones, 15 meses después, cuando finalizó el plan de instalación que concernía a 136 oficinas contables, el instalador reevaluó el costo. Además, habida cuenta de la experiencia de los demás, se ha decidido incrementar: a) el presupuesto de capacitación, y b) la inversión en la red de modernización de infraestructuras en las oficinas exteriores. La capacitación adicional tiene por finalidad reducir los riesgos introducidos normalmente por una enorme curva de aprendizaje de usuarios a que da lugar la implementación de programas como ERP. Por consiguiente, se ha designado a dos colegas en cada una de las 136 oficinas como « súper usuario » a fin de que participen en dos cursillos de formación en lugar de uno, todo ello con el objeto de cerciorarse de que el personal clave comprenda adecuadamente el sistema, acrecentando así la capacidad de transferencia de conocimientos a los demás. Si bien se había previsto llevar a cabo un ejercicio para evaluar y mejorar la capacidad de conexión, las necesidades de modernización de equipos, a la luz de lo experimentado tempranamente, fueron superiores a las previstas. Por consiguiente, a raíz de los incrementos planteados por el instalador y de la capacitación adicional necesaria, se ha revisado el presupuesto de instalación e incrementado el presupuesto total, que ha pasado de 15 millones de dólares EE.UU. a 19 millones de dólares EE.UU.

23. El siguiente cuadro ofrece detalles sobre el Módulo de Finanzas de PRISM y sus distintas partidas:

Descripción Presupuesto total (en dólares EE.UU.)

Equipos (Servidor y mantenimiento) 713.000

Modernización de la infraestructura en las oficinas

exteriores 1.700.000

Programas (Licencias, consultorías, mantenimiento) 10.392,000

Capacitación del Personal 1.310.000

Personal 4.885.000

Total 19.000.000

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24. El financiamiento para PRISM fue obtenido principalmente a partir de Ingresos Discrecionales (ID) durante el periodo entre 2005 y 2008. El Gobierno de los Estados Unidos aportó fondos a partir de sus contribuciones sin destino fijo para PRISM por un total de 200.000 dólares EE.UU. a fin de apoyar algunas actividades de capacitación

25. El cuadro que se presenta a continuación ilustra los fondos consagrados a PRISM en los diversos documentos financieros oficiales en el periodo comprendido entre 2005 y 2008.

Fuente de financiamiento (ID) Importe (en dólares EE.UU.) Informe financiero del ejercicio anual terminado el 31 de diciembre

de 2005 (MC/2196) 1.650.000

Revisión del Programa y Presupuesto para 2006 (MC/EX/673) 2.500.000 Informe financiero del ejercicio anual terminado el 31 de diciembre

de 2006 (MC/2223) 3.310.587

Programa y Presupuesto para 2007 (MC/2203) 805.200 Revisión del Programa y Presupuesto para 2007 (MC/EX/681) 2.306.300 Resumen actualizado del Programa y Presupuesto para 2007

(MC/2226) 2.400.000

Informe financiero del ejercicio anual terminado el 31 de diciembre

de 2007 (MC/2254) 630.925

Programa y Presupuesto para 2008 (MC/2227) 2.000.000 Revisión del Programa y Presupuesto para 2008 (MC/EX/688) 2.000.000

Total 17.603.012

VII. PREVISIONES CON RESPECTO A PRISM

26. La puesta en práctica de PRISM es como dar el primer paso con miras a racionalizar la gestión de la información en la OIM. Ello comprende la información administrativa y operativa. En los antiguos sistemas, las estadísticas de operaciones se extraían a partir del sistema financiero. Gracias a la introducción de PRISM y su integración con los sistemas operativos – iGator y MiMOSA– todos los traslados y demás servicios prestados a los migrantes pueden ser objeto de informes a partir de los sistemas de origen de los que provienen, permitiendo las verificaciones necesarias y el cotejo correspondiente con los demás sistemas. Esta primera etapa de integración entre los sistemas de Recursos Humanos, de Finanzas y de Operaciones permitirá establecer un marco para mejorar la transfuncionalidad estatutaria y la presentación de estadísticas a donantes y Estados Miembros.

27. Además de completar el plan de instalación de los Módulos de Recursos Humanos y

de Finanzas de PRISM, los empeños futuros se centrarán en la consolidación de

conocimientos dentro de las redes de súper usuarios en las oficinas exteriores para

fomentar la conciencia regional y local, al tiempo que se alientan al máximo los beneficios

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de utilización de estos sistemas. El equipo de PRISM, en coordinación con la Unidad de Enseñanza y Capacitación del Personal, también adoptará las medidas necesarias para institucionalizar la capacitación en materia de PRISM en el seno de la Organización y desarrollar instrumentos de capacitación como módulos de enseñaza computadorizados.

Además de los cursos de capacitación del personal en gestión esencial de recursos, se organizarán talleres para Administradores de proyectos y Jefes de Misión. Ello permitirá reforzar las vías de comunicación entre los diferentes grupos de usuarios y garantizará un acopio sistemático de retroalimentación que servirá para efectuar mejoras en PRISM.

28. Existe la posibilidad de crear módulos en esferas como la gestión de proyectos, la adquisición de bienes o la presentación de informes de gestión y para nuevos módulos, por ejemplo en acopio de datos, seguimiento del personal, situación presupuestaria e intervención de cuentas. El sistema y estos módulos, que tienen toda una gama de capacidades, pueden seguir extendiéndose para satisfacer las necesidades de la Organización. A medida que PRISM se convierte en una nueva manera de trabajar y que el personal se capacita y se adapta a este nuevo instrumento, el Departamento de Tecnología de Información y Comunicaciones, en coordinación con los departamentos concernidos y según se disponga de fondos, seguirá ampliando las funcionalidades de PRISM para aprovechar el sistema al máximo y así cumplir con el compromiso que tiene con sus principales interlocutores.

29. Durante 2009, la OIM establecerá un centro de competencias en materia de PRISM en el Centro Administrativo de Manila para apoyar eficazmente al personal y alentar el desarrollo del sistema con el objeto de sacar el mayor provecho del nuevo sistema integrado.

VIII. CAMBIO DE GESTIÓN

30. La puesta en práctica de PRISM exige un cambio considerable en la cultura de trabajo de la OIM. Ello significa preparar al personal para que satisfaga los retos que trae consigo un nuevo sistema e instaurar un nuevo modo de trabajo. Este proyecto ha invertido en actividades de cambio de gestión para preparar a la Organización con miras a la implementación de esta nueva solución, y también para reducir al mínimo los efectos negativos que suelen encontrarse en proyectos similares -por ejemplo la falta de productividad debida al temor o resistencia al cambio- tratando de acrecentar sus efectos positivos, a saber: una mayor transparencia e integridad de la información y una mayor eficacia en toda la Organización. La estrategia de gestión de cambio para PRISM se estructura en torno a las siguientes tareas principales:

• Comunicación: Asegurarse de una comunicación oportuna y efectiva a nivel multilateral entre el equipo del proyecto y la Organización. Ello con el objeto de concienciar con relación al proyecto y ayudar a que éste sea aceptado por las audiencias a que se destina, en todos los niveles de la Organización, a través de la inclusión, la escucha y la información.

• Transición: Ayudar al personal y a la Dirección a anticipar y encauzar los cambios a

nivel institucional. Los cambios implícitos en la puesta en práctica de un nuevo

sistema de gestión de la información repercuten en la ejecución de los procesos

operativos y en cómo trabajan conjuntamente departamentos y unidades y, por ello,

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el equipo de PRISM ha de colaborar con todos los departamentos y unidades concernidos para encontrar soluciones adecuadas.

• Capacitación: Ayudar a la Organización para que esté preparada a hacer frente a los

cambios en el modo de trabajo de los miembros del personal a nivel de procesos y

subprocesos (micro). Se trata mayormente de garantizar la capacidad de los usuarios

finales para que puedan ejecutar nuevos procesos, utilizando nuevos sistemas en

esferas específicas de pericia, obrando en un espíritu de comprensión y cooperación,

especialmente durante las primeras etapas de implementación.

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Mission Wave Super User Workshop End-user Training Parallel Run Go-Live Status Kenya 1 28 April - 2 May 08 9 - 20 June 08 June - July 7-Jul-08 Completed South Africa 1 28 April - 2 May 08 9 - 20 June 08 June - July 7-Jul-08 Completed Jordan 2 28 April - 2 May 08 9 - 20 June 08 July - Aug 4-Aug-08 Completed Ukraine 2 28 April - 2 May 08 9 - 20 June 08 July - Aug 4-Aug-08 Completed Moldova 2 28 April - 2 May 08 9 - 20 June 08 July - Aug 4-Aug-08 Completed Bangladesh 3 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Oct - Nov 10-Nov-08 Ongoing Sri Lanka 3 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Oct - Nov 10-Nov-08 Ongoing Ghana 3 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Oct - Nov 10-Nov-08 Ongoing Thailand 4 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Nov - Dec 8-Dec-08 On schedule Cambodia 4 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Nov - Dec 8-Dec-08 On schedule Panam a 4 1 - 5 Sep 08 13 - 24 Oct 08 Nov - Dec 8-Dec-08 On schedule

PRISM HR Roll-out - 2008

Anexo I PRISM Human Resources Roll-out plan Note: The roll-out of local staff payroll will continue as budget allocations permit.

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Waves Missions Training Hub Go-Live Date Training Dates Status 1 Geneva, Manila, Moscow, Budapest, Sarajevo, Belgrade Geneva 2-Jan-09 8 - 19 October 2007 Completed 2 Bangkok, Panama, Phnom Penh, Yangon, Kuala Lumpur, Canberra, Port Moresby Bangkok 1-Apr-08 3-14 March 2008 Completed 3 Brussels, Dublin, The Hague, Berne, London, Athens Brussels 4-Jun-08 5-16 May 2008 Completed 4 Rome, Tirana, Lisbon, Madrid, Prague, Warsaw, Bucharest, Pristina, Sofia, Bratislava Rome 4-Jun-08 5-16 May 2008 Completed 5 Nairobi, Addis Ababa, Hargeisa, Dar es Salaam, Kampala, Tripoli, Rabat, Tunis, Ankara, Valletta Nairobi 4-Aug-08 30 June - 11 July 2008 Completed 6 Buenos Aires, Santiago, Asunción, Montevideo, Washington DC, New York, Orange County, Santo Domingo, Port au Prince, Kingston, Port of Spain Panama 4-Aug-08 30 June - 11 July 2008 Completed 7 Helsinki, Yerevan, Baku, Tallinn, Tbilisi, Riga, Vilnius, Oslo, Kyiv, Chisinau, Minsk, Paris, Vienna, Ljubljana Helsinki 6-Oct-08 1-12 September 2008 Completed 8 Jakarta, Banda Aceh, Yogyakarta, Hanoi, HCMC, Seoul, Dili, Beijing, Hong Kong, Tokyo, Belgrade, Podgorica Jakarta 6-Oct-08 1-12 September 2008 Completed 9 Pretoria, Luanda, Kinshasa, Lumbashi, Maputo, Windhoek, Lusaka, Khartoum, Cairo, Baghdad, Amman, Amman (Iraq), Kuwait City, Riyadh, Beirut, Damascus, Sanaa Pretoria 2-Jan-09 1-12 December 2008 On schedule 10 Bogota, Lima, La Paz, Quito, Caracas, San José, San Salvador, Guatemala, Tegucigalpa, Ciudad de Mexico, Managua Bogota 2-Jan-09 1-12 December 2008 On schedule 11 Dakar, Ouagadougou, Brazzaville, Abidjan, Banjul, Accra, Conakry, Monrovia, Bamako, Nouakchott, Niamey, Abuja, Freetown, Yaounde Dakar 3-Mar-09 2-13 February 2008 On schedule 12 Hyderabad, Dhaka, Colombo, Islamabad, Kabul, Tehran, Kathmandu, Vientiane, Yangon, Mawlamyine, Almaty, Bishkek, Dushanbe, Ashgabat, Tashkent, Nuremberg, Berlin, Harare, Zagreb Hyderabad 3-Mar-09 2-13 February 2008 On schedule

Anexo II PRISM Financials Roll-out plan

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