TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Texto completo

(1)

CONVENCIONES

+2 PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

Informes X X

Informes estratégicos para Proyección del

Centro X

Informes X X

Informes sobre vigilancia tecnológica X

Informes X X

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

163 PLANES

03 Plan de Acción X 1 4 X

Documentos administrativos esenciales. Se conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico.

Plan de acción Anual X

PROCESO: DISEÑO CURRICULAR

053 DISEÑO CURRICULAR X X X 5 5 X x

Se conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta.

Plan Anual de Diseño Curricular X

Programas de Formación por Redes X

Resolución Aprobación Programas de

Formación X X

Diseño Curricular X

Acto Administrativo de Aprobación X

(2)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

Reporte de Informes de Ejecución X

PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL

170 PROGRAMAS

03 Programas de Bienestar X X 1 9 X X X Documento de trámite, eliminar una vez

cumplido el tiempo de retención

Programación X

Divulgación de los Programas X X

Instructivo Regional X X

Evaluación de Resultados X X

Informe de Ejecución por Programa X X

ÁREA DE INTEGRALIDAD DE FORMACIÓN Y SERVICIOS PASTORALES

187 REDES DE CONOCIMIENTO

01 Red de Conocimiento de Integralidad X 1 4 X

Conservar totalmente como evidencia de la aplicación de tecnología en los procesos de formación, es referente de consulta.

Área Formativa

1. Programa de Formación en Ética y Proyecto de Vida

X

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento

2. Programa de Formación Para el Desarrollo

X

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

(3)

CONVENCIONES Relación de Participantes

Evaluación del evento X

Sistematización Información Servicio Social X

Registro de Proyectos del Servicio Social X

Área de Innovación Social 1. Formación para el Desarrollo

Voluntariado SENA por Colombia

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento X

Sistematización Información servicio Social X

Registro de Proyectos de Voluntariado X

Sistema Nacional de Liderazgo

Plan de Capacitación X

Agenda de Capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento X

Sistematización de Información X

Registro de Proyectos de Liderazgo X

2. SENA Familia

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

(4)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

Evaluación del evento X

Sistematización de Información X

Registro de Proyectos de Familias Emprendedoras y Reciliencia

X

Lineamientos Escuelas de Familia X

3. SENA Reconciliado y en Paz

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento X

Sistematización de Información X

Registro de Proyectos de Acuerdos de Convivencia y Reconciliación y Defensa de derechos Humanos

X

4. Juventud y Mundo del Trabajo

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento X

Sistematización de Información X

Registro de Proyectos de Economía alternativa, Trabajo Decente, Ética Aplicada al Trabajo

X

5. Servicios Pastorales

Plan de Capacitación X

Agenda de capacitación X

Relación de Participantes X

Evaluación del evento X

Sistematización de Información X

(5)

CONVENCIONES Registro de Proyectos de Asociados a la

Ética Institucional, Proyecto de Vida, Dirección Espiritual, Celebración Religiosa

X

172 PROGRAMACION X X 1 0 X

Surtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La

programación se actualiza anualmente.

01 Programación instructor Programación de la formación

02 Programación de Ambientes de aprendizaje Asignación de acciones de formación

053 DISEÑO CURRICULAR X X 5 5 X X

Se conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta.

01 Formación Titulada

Planeación

Definición de Rutas de Aprendizaje X

Gestión de la Ejecución Reporte de los instructores al comité de evaluación y seguimiento de la formación profesional

X

Asignación de actividades X

Asignación de instructor X

Seguimiento a Encuentros Pedagógicos Concertados

X

Asignación de Aprendices X

Informe Grupal de Seguimiento a la Etapa Práctica

X Evaluación y Seguimiento por Aprendiz

(6)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

Hoja de Vida X Se registra la Información en SOFIA PLUS

Reconocimiento de aprendizajes previos X

Emisión de juicios evaluativos X

Plan de Mejoramiento X

Actividades Pedagógicas Complementarias X

Registro de novedad X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

Informes

Informes sobre Gestión Contrato de Aprendizaje Informe

189 REGISTROS

03 Registro Contrato de Aprendizaje X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

Registro de Contratos de Aprendizaje PROCESO: EJECUCIÓN DE SERVICIOS

COMPLEMENTARIOS

172 PROGRAMACION

03

Programación Producción de Centros

X X 1 0 X

Surtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La

programación se actualiza anualmente.

Programación

204 SERVICIOS TECNOLÓGICOS X X 1 4 X Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de

retención se puede eliminar.

01 Asesoría

(7)

CONVENCIONES

Solicitud del servicio X X

Cotización X X X

Orden de Servicio X X

Reporte de supervisión del trabajo X X

Control de entrega del servicio (Trabajo) X X

Factura de Venta X X

Evaluación del servicio X X

02 Asistencia Técnica

Solicitud del servicio X X

Cotización X

Orden de Servicio X

Reporte de supervisión del trabajo X

Control de entrega del servicio X

03 Diseño y Elaboración de Prototipos

Solicitud del servicio X

Cotización X

Orden de Servicio X

Reporte de supervisión del trabajo X

Control de entrega del servicio X

Factura de Venta X

Evaluación del servicio X

04 Divulgación e Información Tecnológica

Solicitud del servicio X

Cotización X

Orden de Servicio X

Factura de Venta X

(8)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

Evaluación del servicio X

05 Fabricación de Partes

Solicitud del servicio X X

Cotización X X

Orden de Servicio X X

Control de recepción del servicio X X

Orden de Servicio X X

Reporte de supervisión del trabajo X X

Control de entrega del servicio X X

Factura de Venta X X

Evaluación del servicio X X

06 Investigación Aplicada

Solicitud del servicio X

Cotización X

Orden de Servicio X

Reporte de supervisión del trabajo X

Factura de Venta X

Evaluación del servicio X

07 Servicios de Laboratorio

Solicitud del servicio X

Cotización X

Control de recepción del servicio X

Orden de Servicio X

Reporte de supervisión del trabajo X

Control de entrega del servicio X

Factura de Venta X

Evaluación del servicio X

(9)

CONVENCIONES

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

Informes X X

Anexos al Informe X X

Informes de Producción y venta de servicios

Informes X X

Anexos al Informe X X

PROCESO: NORMALIZACIÓN, EVALUACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS

LABORALES

001 ACTAS

18 Actas Mesa Sectoriales X X 1 9 X X X La serie documental se conserva en su totalidad

porque soporta decisiones administrativas

Actas X X

Anexos de las actas X X

Actas de Asamblea de Mesas Sectoriales

Actas X X

Anexos de las actas X X

127 MESA SECTORIAL

01 Estudios de caracterización ocupacional X 5 0 X

Se conserva totalmente. Evidencia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario

Estudios X X

02 Productos Equipos Técnicos X 5 0 X Documento de trámite, cumplido el tiempo de

retención se elimina.

Convocatoria X X

Cronograma de Actividades X X

(10)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

Actas con sus anexos X X

Acuerdos de voluntad (F02-003) X X

Comunicaciones X X

03 Mapas Funcionales X 5 0 X Documento de trámite, cumplido el tiempo de

retención se elimina Informe de verificación técnica y consulta

pública (F02-013), con sus anexos X

Verificación metodológica (F02-12), con sus

anexos X

Mapas funcionales (F02-009) X

04 Titulaciones y Normas de Competencia

Laboral X 5 0 X

Se conserva totalmente. Evidencia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario

Informe de verificación técnica y consulta pública (F02-013), con sus anexos

X X

Verificación Metodológicas X X

Norma de competencia laboral (F02-15) X X

066 EVALUACIÓNES

02 Evaluaciones Certificación de Competencias

Laborales X X 5 0 X

Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Evidencia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión.

Solicitud X X

Respuesta X X

Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad X X

Actas de seguimiento X X

Solicitud de auditoria X X

Informe de auditoria X X

Emisión de juicio X X

(11)

CONVENCIONES

Novedades X X

Comunicaciones X X

PROCESO: MEJORA CONTINUA

001 ACTAS

09 Acta de Comité de Gestión de Calidad X 1 9 X X X La serie documental se conserva en su totalidad

porque soporta decisiones administrativas

Actas X X

008 AUDITORÍAS

01 Auditorías Internas de Calidad X 1 4 X

Como un componente de la gestión de la calidad, los programas de auditoría se conservan como evidencia del cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas, como fuente de consulta por el tiempo que tangan vigencia administrativa, después de eliminan.

Programa de Auditoría

Plan de Auditorías X X X

Lista de chequeo X X X

Evaluación del auditor

Acciones Preventivas X X X

Acciones Correctivas X X X

104 INFORMES

05 Informes de Auditoria X X 1 4 X X

Conservar como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia, genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de

Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

Informe X X

163 PLANES

(12)

co

Archivo

Gestión Central S E

Original Copia SF SE M D

CONVENCIONES

03 Planes Operativos Anuales X 1 4 X x

Documentos administrativos esenciales. Se conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico.

Plan de acción del SGC X

Gestión Ambiental X

202 SISTEMA DE MEJORA CONTINUA

INSTITUCIONAL X 1 4 X

Como componente del Sistema de Calidad, generan valor secundario, son fuente de consulta, se conservan totalmente ya que sus características representan un desarrollo dinámico y de continua actualización. Son un referente del valor histórico institucional 01 Administración de Riesgo

Documento Guía X

Matriz de Riesgos X

Mapa de Riesgos X

02 Cadena de Valor 03 Manual de Calidad

Manual X X

04 Manual de Procesos y Procedimientos X

Caracterización del Proceso X

Procedimientos X

Formatos X

Nomograma X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

Informe X

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Related subjects :