CONVENCIONES
+2 PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
104 INFORMES
08 Informes de Gestión X 1 4 X
Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.
Informes X X
Informes estratégicos para Proyección del
Centro X
Informes X X
Informes sobre vigilancia tecnológica X
Informes X X
PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
163 PLANES
03 Plan de Acción X 1 4 X
Documentos administrativos esenciales. Se conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico.
Plan de acción Anual X
PROCESO: DISEÑO CURRICULAR
053 DISEÑO CURRICULAR X X X 5 5 X x
Se conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta.
Plan Anual de Diseño Curricular X
Programas de Formación por Redes X
Resolución Aprobación Programas de
Formación X X
Diseño Curricular X
Acto Administrativo de Aprobación X
co
Archivo
Gestión Central S E
Original Copia SF SE M D
CONVENCIONES
Reporte de Informes de Ejecución X
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
170 PROGRAMAS
03 Programas de Bienestar X X 1 9 X X X Documento de trámite, eliminar una vez
cumplido el tiempo de retención
Programación X
Divulgación de los Programas X X
Instructivo Regional X X
Evaluación de Resultados X X
Informe de Ejecución por Programa X X
ÁREA DE INTEGRALIDAD DE FORMACIÓN Y SERVICIOS PASTORALES
187 REDES DE CONOCIMIENTO
01 Red de Conocimiento de Integralidad X 1 4 X
Conservar totalmente como evidencia de la aplicación de tecnología en los procesos de formación, es referente de consulta.
Área Formativa
1. Programa de Formación en Ética y Proyecto de Vida
X
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento
2. Programa de Formación Para el Desarrollo
X
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
CONVENCIONES Relación de Participantes
Evaluación del evento X
Sistematización Información Servicio Social X
Registro de Proyectos del Servicio Social X
Área de Innovación Social 1. Formación para el Desarrollo
Voluntariado SENA por Colombia
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento X
Sistematización Información servicio Social X
Registro de Proyectos de Voluntariado X
Sistema Nacional de Liderazgo
Plan de Capacitación X
Agenda de Capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento X
Sistematización de Información X
Registro de Proyectos de Liderazgo X
2. SENA Familia
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
co
Archivo
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Original Copia SF SE M D
CONVENCIONES
Evaluación del evento X
Sistematización de Información X
Registro de Proyectos de Familias Emprendedoras y Reciliencia
X
Lineamientos Escuelas de Familia X
3. SENA Reconciliado y en Paz
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento X
Sistematización de Información X
Registro de Proyectos de Acuerdos de Convivencia y Reconciliación y Defensa de derechos Humanos
X
4. Juventud y Mundo del Trabajo
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento X
Sistematización de Información X
Registro de Proyectos de Economía alternativa, Trabajo Decente, Ética Aplicada al Trabajo
X
5. Servicios Pastorales
Plan de Capacitación X
Agenda de capacitación X
Relación de Participantes X
Evaluación del evento X
Sistematización de Información X
CONVENCIONES Registro de Proyectos de Asociados a la
Ética Institucional, Proyecto de Vida, Dirección Espiritual, Celebración Religiosa
X
172 PROGRAMACION X X 1 0 X
Surtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La
programación se actualiza anualmente.
01 Programación instructor Programación de la formación
02 Programación de Ambientes de aprendizaje Asignación de acciones de formación
053 DISEÑO CURRICULAR X X 5 5 X X
Se conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta.
01 Formación Titulada
Planeación
Definición de Rutas de Aprendizaje X
Gestión de la Ejecución Reporte de los instructores al comité de evaluación y seguimiento de la formación profesional
X
Asignación de actividades X
Asignación de instructor X
Seguimiento a Encuentros Pedagógicos Concertados
X
Asignación de Aprendices X
Informe Grupal de Seguimiento a la Etapa Práctica
X Evaluación y Seguimiento por Aprendiz
co
Archivo
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CONVENCIONES
Hoja de Vida X Se registra la Información en SOFIA PLUS
Reconocimiento de aprendizajes previos X
Emisión de juicios evaluativos X
Plan de Mejoramiento X
Actividades Pedagógicas Complementarias X
Registro de novedad X
104 INFORMES
08 Informes de Gestión X 1 4 X
Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.
Informes
Informes sobre Gestión Contrato de Aprendizaje Informe
189 REGISTROS
03 Registro Contrato de Aprendizaje X 1 4 X
Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.
Registro de Contratos de Aprendizaje PROCESO: EJECUCIÓN DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
172 PROGRAMACION
03
Programación Producción de Centros
X X 1 0 X
Surtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La
programación se actualiza anualmente.
Programación
204 SERVICIOS TECNOLÓGICOS X X 1 4 X Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar.
01 Asesoría
CONVENCIONES
Solicitud del servicio X X
Cotización X X X
Orden de Servicio X X
Reporte de supervisión del trabajo X X
Control de entrega del servicio (Trabajo) X X
Factura de Venta X X
Evaluación del servicio X X
02 Asistencia Técnica
Solicitud del servicio X X
Cotización X
Orden de Servicio X
Reporte de supervisión del trabajo X
Control de entrega del servicio X
03 Diseño y Elaboración de Prototipos
Solicitud del servicio X
Cotización X
Orden de Servicio X
Reporte de supervisión del trabajo X
Control de entrega del servicio X
Factura de Venta X
Evaluación del servicio X
04 Divulgación e Información Tecnológica
Solicitud del servicio X
Cotización X
Orden de Servicio X
Factura de Venta X
co
Archivo
Gestión Central S E
Original Copia SF SE M D
CONVENCIONES
Evaluación del servicio X
05 Fabricación de Partes
Solicitud del servicio X X
Cotización X X
Orden de Servicio X X
Control de recepción del servicio X X
Orden de Servicio X X
Reporte de supervisión del trabajo X X
Control de entrega del servicio X X
Factura de Venta X X
Evaluación del servicio X X
06 Investigación Aplicada
Solicitud del servicio X
Cotización X
Orden de Servicio X
Reporte de supervisión del trabajo X
Factura de Venta X
Evaluación del servicio X
07 Servicios de Laboratorio
Solicitud del servicio X
Cotización X
Control de recepción del servicio X
Orden de Servicio X
Reporte de supervisión del trabajo X
Control de entrega del servicio X
Factura de Venta X
Evaluación del servicio X
CONVENCIONES
104 INFORMES
08 Informes de Gestión X X 1 4 X
Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.
Informes X X
Anexos al Informe X X
Informes de Producción y venta de servicios
Informes X X
Anexos al Informe X X
PROCESO: NORMALIZACIÓN, EVALUACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS
LABORALES
001 ACTAS
18 Actas Mesa Sectoriales X X 1 9 X X X La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
Actas X X
Anexos de las actas X X
Actas de Asamblea de Mesas Sectoriales
Actas X X
Anexos de las actas X X
127 MESA SECTORIAL
01 Estudios de caracterización ocupacional X 5 0 X
Se conserva totalmente. Evidencia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario
Estudios X X
02 Productos Equipos Técnicos X 5 0 X Documento de trámite, cumplido el tiempo de
retención se elimina.
Convocatoria X X
Cronograma de Actividades X X
co
Archivo
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CONVENCIONES
Actas con sus anexos X X
Acuerdos de voluntad (F02-003) X X
Comunicaciones X X
03 Mapas Funcionales X 5 0 X Documento de trámite, cumplido el tiempo de
retención se elimina Informe de verificación técnica y consulta
pública (F02-013), con sus anexos X
Verificación metodológica (F02-12), con sus
anexos X
Mapas funcionales (F02-009) X
04 Titulaciones y Normas de Competencia
Laboral X 5 0 X
Se conserva totalmente. Evidencia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario
Informe de verificación técnica y consulta pública (F02-013), con sus anexos
X X
Verificación Metodológicas X X
Norma de competencia laboral (F02-15) X X
066 EVALUACIÓNES
02 Evaluaciones Certificación de Competencias
Laborales X X 5 0 X
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Evidencia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión.
Solicitud X X
Respuesta X X
Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad X X
Actas de seguimiento X X
Solicitud de auditoria X X
Informe de auditoria X X
Emisión de juicio X X
CONVENCIONES
Novedades X X
Comunicaciones X X
PROCESO: MEJORA CONTINUA
001 ACTAS
09 Acta de Comité de Gestión de Calidad X 1 9 X X X La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
Actas X X
008 AUDITORÍAS
01 Auditorías Internas de Calidad X 1 4 X
Como un componente de la gestión de la calidad, los programas de auditoría se conservan como evidencia del cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas, como fuente de consulta por el tiempo que tangan vigencia administrativa, después de eliminan.
Programa de Auditoría
Plan de Auditorías X X X
Lista de chequeo X X X
Evaluación del auditor
Acciones Preventivas X X X
Acciones Correctivas X X X
104 INFORMES
05 Informes de Auditoria X X 1 4 X X
Conservar como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia, genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de
Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación.
Informe X X
163 PLANES
co
Archivo
Gestión Central S E
Original Copia SF SE M D
CONVENCIONES
03 Planes Operativos Anuales X 1 4 X x
Documentos administrativos esenciales. Se conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico.
Plan de acción del SGC X
Gestión Ambiental X
202 SISTEMA DE MEJORA CONTINUA
INSTITUCIONAL X 1 4 X
Como componente del Sistema de Calidad, generan valor secundario, son fuente de consulta, se conservan totalmente ya que sus características representan un desarrollo dinámico y de continua actualización. Son un referente del valor histórico institucional 01 Administración de Riesgo
Documento Guía X
Matriz de Riesgos X
Mapa de Riesgos X
02 Cadena de Valor 03 Manual de Calidad
Manual X X
04 Manual de Procesos y Procedimientos X
Caracterización del Proceso X
Procedimientos X
Formatos X
Nomograma X
104 INFORMES
08 Informes de Gestión X 1 4 X
Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.
Informe X
