AUDITORIA
INTERNA
AUDITORIA INTERNA
Es un proceso sistemático que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.
AUDITORIA INTERNA
La auditoria interna se practica como instrumento de
la propia administración encargada de la valoración
independiente de sus actividades.
Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar
como una actividad concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización, así
como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y
metas; aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Responsabilidades del auditor
interno
Naturaleza
La Auditoría Interna es la denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: - Si los controles establecidos por la organización son mantenidos adecuada y efectivamente.
- Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada departamento u otra unidad, y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la Auditoría es responsable.
Responsabilidades del
auditor interno
Objetivos y Alcance
El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable.
El alcance comprende el examen y valoración de lo adecuado y efectivo de los sistemas de control interno de una organización, y de la calidad de la ejecución al llevar a cabo las responsabilidades asignadas.
Responsabilidades del
auditor interno
Responsabilidad y Autoridad
El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditoría interna debe definirse en un documento formal por escrito, aprobado por la dirección y aceptado por el consejo, especificando el alcance no restringido de su trabajo y declarando que los auditores no tienen autoridad o responsabilidad sobre las actividades que auditan.
Responsabilidades del auditor
interno
Independencia
Para asegurar el grado efectivo de independencia
necesario para el auditor interno, estará
subordinado e informará de su trabajo al ejecutivo
más alto del escalafón; solo por este camino puede
asegurar un alcance adecuado de responsabilidad
y de efectividad en el seguimiento de las
recomendaciones.
Elementos de trabajo del auditor
interno
Cumplimiento
Extensión
con
que
son
seguidas las políticas, reglas,
buenas
prácticas
de
negocios, principios contables
generalmente aceptados, leyes,
regulaciones del gobierno y
hasta el sentido común.
Elementos de trabajo del auditor
interno
Verificación
La dirección debe recibir una seguridad permanente de la validez de los informes actuales superior a la que es posible obtener por el examen anual del auditor externo. Generalmente, la verificación incluirá registros, informes y cuentas.
Elementos de trabajo del auditor
interno
Evaluación
Es la responsabilidad más importante del auditor interno, debe revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado, y que se mantiene tal y como espera la dirección.
Preparación de la Empresa para
desarrollar una Auditoria Interna
Antes de poner en marcha una Auditoria Interna se debe desarrollar un trabajo de preparación en donde se forme e informe a todo el personal del proceso a desarrollar, objetivos que persigue, metodología, normas, exigencias que se deben satisfacer etc.
Programa de Difusión y
Sensibilización
Se trata de informar y sensibilizar a todo el personal en relación con la práctica de la Auditoria Interna.
Se recomienda desarrollar un programa por grupos, combinando a personas de distintos niveles jerárquicos, estos deberán ser dirigidos por una persona experta en manejo de grupos y que domine los temas para que involucre a los participantes.
La Auditoria “Cero”, Auditoria
Formativa
Es una forma de preparar a las empresas para la auditoria, realizándose de una auditoria de carácter formativo.
Tiene como objetivo que toda la empresa sepa en que consiste una Auditoria Interna y que exigencias plantea para cada área de actividad de la empresa.
PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
a. Planeación de la auditoría
Durante esta etapa debe establecerse y documentar un plan de auditoría, con el objetivo de identificar las áreas, actividades operaciones, productos/proyecto o servicios, incluyendo las políticas establecidas en el manual de aseguramiento de calidad.
El punto de partida para la planeación de una auditoría, es determinar los requisitos básicos contra los cuales debe ser realizada. Los requisitos son o están definidos en documentos tales como procedimientos, instrucciones, planos, códigos, especificaciones o manual de aseguramiento de calidad.
Sin importar la estrategia escogida la planificación debe garantizar que:
• Todas las secciones o criterios de la norma, manual de aseguramiento de calidad, requisitos contractuales y actividades sean identificadas.
• Todos lo departamentos o áreas de la organización sean incluidos.
b. Contenido del plan de auditoría.
El plan de auditoría normalmente se elabora con la siguiente información.
• Datos de la empresa a área a ser auditada. • los objetivos y alcances de la auditoría.
• La identificación de las personas involucradas con responsabilidad directa a contactar.
• La identificación de los documentos de referencia (norma aplicable, códigos o manual de aseguramiento de la calidad). • Identificación de los miembros del grupo auditor.
• El idioma de la auditoría.
• La fecha y lugar de realización de la auditoría.
• La fecha estimada y la duración para cada actividad.
•Programación de las reuniones a realizarse con la administración del auditado.
• Requisitos de confidencialidad.
c. Selección del grupo auditor.
Es responsabilidad de la organización auditora seleccionar y asignar auditores calificados. Es muy importante y necesario que éstos sean independientes de cualquier responsabilidad directa de las actividades o áreas a ser auditadas.
El número y característica del auditor y/o grupo auditor, dependerán de la extensión e importancia del área, departamento o proveedor de bienes y servicios a auditar, así como también el alcance y profundidad de la auditoría, además del número de personas disponibles como auditores.
d. Asignación de tareas o actividades.
El jefe del grupo auditor o auditor líder, asigna a cada integrante del grupo auditor las actividades específicas durante la preparación y ejecución de la auditoría.
Las tareas o actividades a realizar por cada integrante podrán ser entre otras;
• Revisión del manual de aseguramiento de calidad. • Revisión de especificaciones, normas, códigos, etc. • Elaboración de lista de verificación.
• Preparación de los documentos de trabajo.
• Revisión de otros documentos contractuales.
• La revisión de informes de auditorías realizadas con anterioridad.
e. Lista de verificación
Durante esta etapa de preparación, se elaboran las listas de verificación, las cuales servirán como una herramienta para facilitar el examen de evidencias objetivas y/o la investigación durante la ejecución de la auditoría.
f. Agenda de trabajo
Se prepara y desarrolla una agenda o plan de trabajo, con el propósito de realizar ordenadamente las actividades a desarrollar desde el inicio hasta el final de la auditoría.
Contenido de la agenda de trabajo:
• número o codificación asignada a la auditoría. • Fecha y hora de inicio.
• Responsable de la auditoría. •Objetivo de la auditoría.
• Alcance de la auditoría.
• Programa específico de la auditoría.
g. Notificación de la auditoría.
La organización, áreas o departamentos que sean auditados, son notificados con un tiempo razonable anticipado a la fecha de inicio de la auditoría. Lo anterior es con el propósito que el personal responsable está disponible para atender la auditoría, así como también para dar a conocer el objetivo, alcance, programa de trabajo, fecha de inicio y terminación de la auditoría, además proporcionar los nombres del personal que formará el grupo auditor y su respectivo auditor líder.
REALIZACIÓN O EJECUCIÓN DE LA
AUDITORÍA
Tiene como objetivo el verificar que la implantación del sistema de calidad se encuentra realizada, efectuando investigaciones con base en los documentos escritos que conforman el sistema de calidad establecido.
La realización o ejecución de la auditoria se divide se divide generalmente en cinco fases:
1) Reunión previa:
Presentar al grupo auditor ante la organización que se va a auditar.
Presentar y discutir la agenda de trabajo y el plan de la auditoría.
Comunicar la secuencia o metodología de como se realizará la auditoría.
Establecer los canales de comunicación oficiales.
Confirmar la disponibilidad de recursos e instalaciones (guías, áreas de trabajo, transporte, etc.)
Confirmar horario de trabajo normal (alimentos, descanso, salidas, etc.)
Confirmar la fecha, hora y lugar de la reunión de clausura. Aclarar dudas relacionadas con la auditoría.
2) Desarrollo o ejecución de la auditoria:
Se examinarán las evidencias objetivas de los elementos y partes concretas, previamente seleccionadas del programa de aseguramiento de calidad, con una profundidad suficiente para determinar si el sistema de calidad es adecuado y esta suficientemente implantado.
La evidencia se lleva a cabo mediante entrevistas con el personal y durante la revisión que personalmente se hace a la documentación, registros, actividades, procesos, equipos, artículos, materiales, productos, lugares o áreas de almacenamiento
3) Definición de la no conformidad:
“Incumplimiento de un requisito especificado”.
Revisión y análisis de observaciones y/o no conformidades por el auditor:
Al finalizar la actividad o terminación del examen de audiencias y entrevistas, cada auditor debe revisar sus notas y compararlas con las observaciones para consolidar las no conformidades antes de presentar al grupo auditor.
Determinación de las no conformidades:
El equipo dirigido por el auditor líder, evalúa y determina cuales observaciones son clasificadas como no conformidades. Las no conformidades deben ser soportadas o referidas a requisitos o políticas establecidas, las cuales minimicen los argumentos posibles que pueda proporcionar el auditor.
4) Reunión con la gerencia responsable de la auditoria:
La gerencia o el responsable asignado, debe hacerse acompañar por el personal responsable del sitio donde se detectaron las no conformidades, para sugerir las acciones correctivas en la reunión de clausura.
Con esta reunión se pretende evitar que durante la reunión de cierre se provoquen discusiones o enfrentamientos entre el personal auditado con el grupo auditor.
Esta reunión le permite a la organización auditada proporcionar evidencias objetivas a las no conformidades que por el nerviosismo o desconocimiento del entrevistado/auditado, no pudo presentar, explicar o responder apropiadamente.
5) Reunión de clausura/cierre:
Esta fase se considera como terminación o finalización de la auditoria.
El objetivo principal de esta reunión es presentar las observaciones o no conformidades encontradas durante la ejecución de la auditoria, a la alta gerencia, de forma tal, que asegure un buen entendimiento de los resultados obtenidos.
INFORME DE AUDITORÍA
El auditor líder en conjunto con el auditor preparan un informe resumido de la auditoría, indicando el resultado y las conclusiones de la auditoría; sin embargo, el informe resumido contiene solamente una exposición objetiva de las observaciones y/o no conformidades, apoyado en evidencias objetivas. Para apoyar este informe resumido, el auditor líder y/o grupo auditor tiene la obligación de realizar por escrito un informe final detallado.
El informe final es la tercera etapa de la auditoría, tiene como propósito la elaboración y emisión formal del informe de la auditoría realizada.
INFORME DE AUDITORÍA
La preparación del informe es una de las etapas más significativas del proceso de la auditoría, ya que este será el único documento que exista como evidencia objetiva del estado y grado de cumplimiento del sistema de calidad con los requisitos establecidos.
El informe final se debe enviar al responsable de la organización auditada ala brevedad, si por cualquier razón, no se puede enviar o distribuir en la forma pactada, se debe dar una explicación del retraso al auditado, además de establecer una nueva fecha de entrega.
a. ENVIÓ O DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME
Generalmente el informe es distribuido o enviado por medio de un memorando. Sin embargo en la primera hoja que acompaña al informe, se realiza un resumen con las conclusiones de la auditoría, de modo que el ejecutivo, director o gerente tenga que leer y analizar el informe completo, para determinar los aspectos más importantes que requieren acción correctiva inmediata.
D. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA
AUDITORÍA
Es importante realizar las actividades complementarias después de la distribución y envió del informe final. A las actividades complementarias se les denomina seguimiento a las acciones correctivas
propuestas, para eliminar las causas que dieron origen
a las observaciones y/o no conformidades encontradas durante la auditoría realizada.
No es necesario que la organización auditada espere el envió del informe final de la auditoría para empezar a tomar acciones correctivas pertinentes, debido a que en la reunión de cierre se le entregó un informe de los resultados de la auditoría y copia de cada cédula con las observaciones y/o no conformidades detalladas.
D. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA
AUDITORÍA
La organización auditada debe revisar e
investigar las condiciones que motivaron o
provocaron las observaciones y/o no
conformidades, para determinar la acción correctiva, incluyendo las acciones que sean necesarias, para prevenir su recurrencia. Posteriormente a la revisión y análisis, la organización auditada elaborará un programa de seguimiento e implantación de las acciones correctivas determinadas. El programa debe enviarse a la organización auditora.
D. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA
AUDITORÍA
Cuando el informe final de la auditoría sea recibido, la organización auditada deberá preparar y coordinar la respuesta a dicho informe. En la respuesta al informe de auditoría se debe
incluir lo siguiente:
Programa completo del seguimiento eimplantación de las acciones correctivas.
Establecer la fecha de compromiso para la verificación/comprobación de la implantación de las acciones correctivas.D. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA
AUDITORÍA
En el caso de que la acción correctiva no seconcluya en el plazo establecido, la
organización auditada debe notificar por escrito la nueva fecha compromiso de la terminación o implantación.
La organización auditada, deberá realizar un seguimiento interno con el propósito de asegurar que la acción correctiva propuesta fue implantada, y ésta es adecuada para evitar en el futuro su repetición.a. CIERRE DE LA AUDITORÍA
Después de confirmar que la acción correctiva ha sido implantada y esta es satisfactoria, la organización auditora generará un informe estableciendo que las observaciones y/o no conformidades encontradas durante la ejecución de la auditoría en cuestión, han sido corregidas satisfactoriamente. El informe le será enviado a la
organización auditada, proporcionando o
distribuyendo copias a las mismas personas, áreas, departamentos u organizaciones a las que se les envió copia del informe final de la auditoría.
b. REGISTROS
Toda la documentación generada antes, durante y después de la ejecución de la auditoría será mantenida como soporte del desarrollo de la misma.
Los registros de la auditoría serán mantenidos por un tiempo suficiente para apoyar la calidad del tema auditado o hasta que un número
suficiente de auditorías posteriores,
b. REGISTROS
Los registros que generalmente forman parte del expediente de la auditoría son:
