Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 1
Actualidad jurídica y económica para
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Los autónomos y pymes ¿Hasta cuándo deben conservar las facturas y justificantes de su actividad económica? ... 2 ¿Qué cantidad debe pagar por el despido improcedente de unos de sus trabajadores? ... 5 Es usted socio… ¿Sabe que tiene derecho a ser informado y obtener documentación de la sociedad? ... 8
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ARTÍCULOS Y CONSEJOS DE INTERÉS
FISCAL
Los autónomos y pymes ¿Hasta cuándo deben conservar las
facturas y justificantes de su actividad económica?
No se precipite, hay unos plazos que debe tener en cuenta antes de destruir la documentos relativos a su actividad económica. El Código de Comercio establece que los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse durante, al menos, seis años desde el último asiento en los libros. Pero cuidado, hay otros plazos en la normativa fiscal que debe conocer…
Le recordamos que siempre es conveniente archivar todas las facturas y justificantes que se generen con su actividad comercial o profesional. Pero seguramente se habrá preguntado más de una vez ¿Qué plazos marca la Ley? ¿En qué momento la Agencia Tributaria me puede exigir facturas y desde qué periodos tributarios? Dicho de otro modo, ¿Durante cuánto tiempo está obligado una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro tipo de justificantes de su actividad?
Normativa mercantil
El Código de Comercio obliga a conservar durante seis años (contados a partir del último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad.
Y todo ello pese a que el plazo de prescripción de cara a los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde el momento en que se presenta el impuesto. Siempre es conveniente conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una inspección por parte de Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante durante este periodo de tiempo.
Normativa fiscal
Además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero cuidado, hay otros plazos que no debe olvidar:
Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 3 • Interrupciones.- Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos (durante los cuatro años de prescripción) o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción y deberá contar cuatro años más para conservar la documentación.
• Activos.- Las facturas de compra de un activo amortizable deben conservarse hasta que no pueda revisar el ejercicio que haya amortizado totalmente el activo (cuatro años más).
• Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
• Activos e IVA.- Cuando adquiere inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06 euros, deberá conservar las facturas nueve años si son bienes muebles y catorce si son inmuebles.
IVA. Obligación de conservar las facturas
La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
Por otro lado, La Ley del IVA establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto (4 años).
Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.
Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 4 Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.
Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
Prevención de blanqueo de capitales
En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
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LABORAL
¿Qué cantidad debe pagar por el despido improcedente de
unos de sus trabajadores?
Recuerde que la indemnización por despido improcedente se calcula según la antigüedad del afectado en la empresa. Si el contrato se formalizó a partir del 12 de febrero de 2012, la indemnización es de 33 días de salario por año trabajado, con un tope de 24 mensualidades. Si el contrato se formalizó antes de dicha fecha, la indemnización se calcula en dos tramos.
Le recordamos que la indemnización por despido depende fundamentalmente de tres factores:
1. El salario del trabajador. En concreto, la cantidad total de lo que se cobra (salario bruto anual)
2. Su antigüedad en la empresa. A la hora de contar los meses de antigüedad del trabajador para la indemnización si se trabaja un día de un mes, es como si se hubiese trabajado todo el mes completo.
3. Tipo de despido que se le haya hecho, ya que actualmente, solo tienen indemnización: el despido objetivo, y el despido improcedente. Si un despido es procedente, no hay derecho a la indemnización, aunque si al finiquito.
Despido improcedente y antigüedad
Según cuál sea la fecha de la incorporación del trabajador a la empresa, el cálculo debe hacerse de una u otra forma:
o Si el contrato se formalizó a partir del 12 de febrero de 2012, la indemnización es
de 33 días de salario por año trabajado, con un tope de 24 mensualidades.
o Si el contrato se formalizó antes de dicha fecha, la indemnización se calcula en dos
tramos: por el tiempo transcurrido hasta esa fecha, la indemnización es de 45 días de salario por año trabajado (con un máximo de 42 mensualidades); y por el tiempo trabajado a partir del 12 de abril de 2012, de 33 días. La indemnización total tiene un tope de 720 días de salario, salvo que el cálculo devengado en el primer tramo sea superior, en cuyo caso dicha cuantía opera como tope máximo (y ya no debe calcularse el segundo tramo).
Para tener la cantidad final de indemnización por despido improcedente, habrá que sumar los dos tramos.
Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 6 A efectos de calcular la antigüedad, los períodos de trabajo inferiores al año se prorratean por meses.
Ejemplo:
Un trabajador que gana 1.000 € brutos al mes en 14 pagas entró a trabajar el 14 de Agosto de 2011 en una empresa y dejó de trabajar el 21 de enero de 2016 por un despido declarado improcedente. Los pasos a seguir serían los siguientes:
• Primer paso: calcular el “salario-día”: El primer paso es encontrar el salario diario que se cobra, para lo que hay que recopilar las nóminas de los 12 últimos meses, incluyendo las pagas extra si no se tienen prorrateadas.
• Segundo paso: calcular la cantidad total de “años trabajados”: Hemos visto que las indemnizaciones se pagan de este modo “tantos días de salario por año trabajado” y ya sabemos calcular el importe del salario diario. Ahora vamos con los “años trabajados”. Lógicamente no hay que lograr acumular un año entero, el cálculo se hacer por días. A la hora de calcular cuántos días tenemos trabajados en la empresa hay que tener en cuenta que para hacer ese cálculo se sigue la regla de que si se trabaja un día del mes se computa todo el mes entero, como si se hubiera trabajado completo.
• Tercer y último paso: aplicar la indemnización correspondiente. Como hemos comentado, hay distintos tipos de indemnización, según el tipo de despido y la antigüedad del trabajador: 20 días de salario por año trabajado, 33 días por año, 45 días por año. Una vez que conocemos el tipo de indemnización, hay que multiplicarla por el salario diario que hemos calculado y los “años trabajados”
Vayamos a la práctica:
1º. Al ser un contrato anterior al 12 de Febrero de 2012 calculamos los días transcurridos desde el 14 de Agosto de 2011 hasta el 12 de Febrero 2012.
Total de días del primer tramo: 195 días trabajados
Para calcularlo de forma anual, dividimos los 195 días entre 365 = 0,53 años.
2º. Hay que calcular los días del segundo tramo desde el 12 de Febrero de 2012 hasta el 21 de Enero de 2016 teniendo en cuenta que el mes de Enero de 2016 se contará entero. Total de días del segundo tramo: 1.448 días trabajados
Para calcularlo de forma anual, dividimos los 1.448 días entre 365 = 3,97 años.
3º. Como hay dos tipos de indemnizaciones, tenemos que multiplicar el tiempo trabajado en el primer tramo por la indemnización que le corresponde a cada uno:
Indemnización en el primer tramo: 0,53 años trabajados x 45 días = 23,85 días de salario Indemnización en el segundo tramo: 3,97 años trabajados x 33 días = 131,01 días de salario.
Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 7 Sumando ambas cantidades tenemos que corresponder un total de 154,85 días de salario 4º. Calculamos el salario bruto medio diario correspondiente a las últimas 12 nóminas: 1.000 € al mes x 14 pagas = 14.000 € brutos al año
14.000 € al año / 12 meses = 1166,67 € brutos al mes 1.166,67 al mes / 30 días = 38,89 € brutos al día
5º. Por último, multiplicamos el salario medio bruto diario por los días que corresponden de indemnización:
154,85 días de salario x 38,89 € brutos al día = 6.022,12 € de indemnización por despido Despido objetivo: Indemnización de 20 días por año trabajado
Cuando una empresa despide a un trabajador con un despido objetivo, tiene que pagarle en el mismo momento de entregarle la carta de despido una indemnización de 20 días por año trabajado, con un tope máximo de 12 mensualidades, es decir, que en ningún caso la indemnización no podrá ser superior del resultado de multiplicar el salario mensual por 12.
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MERCANTIL
Es usted socio… ¿Sabe que tiene derecho a ser informado y
obtener documentación de la sociedad?
El derecho de información y obtención de documentación de la sociedad no es ilimitado y su contenido varía en función del momento en que se solicite y del porcentaje de participación del socio en el capital social.
Le recordamos la transcendencia que tiene el derecho de información de socios en el ámbito de la regularidad de los acuerdos a adoptar por la junta general de socios de una sociedad, que se configura en la Ley como un derecho esencial, autónomo e instrumental al del voto, imperativo e irrenunciable, que es inherente a la condición de socio de una sociedad. Además, cuando se convoque junta general de socios, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma (en particular, copia de las cuentas anuales de cada ejercicio).
Derecho de información en la sociedad de responsabilidad limitada
Los socios de la sociedad de responsabilidad limitada podrán solicitar por escrito, con anterioridad a la reunión de la junta general o verbalmente durante la misma, los informes o aclaraciones que estimen precisos acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día.
El órgano de administración estará obligado a proporcionárselos, en forma oral o escrita de acuerdo con el momento y la naturaleza de la información solicitada, salvo en los casos en que, a juicio del propio órgano, la publicidad de ésta perjudique el interés social.
Atención. No procederá la denegación de la información cuando la solicitud esté apoyada por socios que representen, al menos, el 25% del capital social.
Derecho de información en la sociedad anónima
Hasta el séptimo día anterior al previsto para la celebración de la junta, los accionistas podrán solicitar de los administradores las informaciones o aclaraciones que estimen precisas acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día, o formular por escrito las preguntas que consideren pertinentes.
Los administradores estarán obligados a facilitar la información por escrito hasta el día de la celebración de la junta general.
Boletín 13.05.16 / Sentís Quintan Asociados, S.L. Página 9 Durante la celebración de la junta general, los accionistas de la sociedad podrán solicitar verbalmente las informaciones o aclaraciones que consideren convenientes acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día. Si el derecho del accionista no se pudiera satisfacer en ese momento, los administradores estarán obligados a facilitar la información solicitada por escrito, dentro de los siete días siguientes al de la terminación de la junta. Los administradores estarán obligados a proporcionar la información solicitada salvo que esa información sea innecesaria para la tutela de los derechos del socio, o existan razones objetivas para considerar que podría utilizarse para fines extra sociales o su publicidad perjudique a la sociedad o a las sociedades vinculadas.
Atención. La información solicitada no podrá denegarse cuando la solicitud esté apoyada por accionistas que representen, al menos, el 25% del capital social. Los estatutos podrán fijar un porcentaje menor, siempre que sea superior al 5% del capital social.
Cuentas anuales y documentación
A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.
En la convocatoria se hará mención de este derecho.
Socios minoritarios en la SL: Salvo disposición contraria de los estatutos, durante ese mismo plazo, el socio o socios de la sociedad de responsabilidad limitada que representen al menos el 5% del capital podrán examinar en el domicilio social, por sí o en unión de experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales. Esto no impide ni limita el derecho de la minoría a que se nombre un auditor de cuentas con cargo a la sociedad.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto a los contenidos de esta newsletter.
Como siempre estaremos a su disposición para ampliar la información que precise y realizar los trámites preceptivos que soliciten.
Este Despacho no aceptará ningún tipo de responsabilidades por la información contenida en esta circular.
