MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
La CENTROSUR ha estructurado un “Manual de Procesos y Procedimientos” como herramienta que permita direccionar las acciones de la Empresa, a través de un enfoque basado en procesos, que coadyuve a mejorar la eficacia y eficiencia de la organización mediante una gestión horizontal, que cruce las barreras entre la diferentes unidades funcionales para unificar sus enfoques hacia los objetivos y metas de la Empresa.
El Manual de Procesos y Procedimientos de la CENTROSUR, es un documento electrónico, disponible para todo el personal de la Empresa a través de la intranet (lotus notes), el cual contiene valiosa información para los trabajadores. El Manual está formado por cinco componentes:
1.- Datos Generales: Contiene información general de la Empresa como: reseña histórica, descripción de la CENTROSUR en el cual se resume las principales características del sistema, Planeación Estratégica, Estructura Organizacional, Mapa gráfico de los macro procesos y codificación de procesos.
2.- Macro procesos: Describe a los macro procesos de la CENTROSUR a través de su objetivo, líder, equipo del proceso, participantes, recursos, indicadores de seguimiento y medición y ciclo (P-H-V-A) Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
3.- Procesos de la Compañía: Describe a los procesos, subprocesos y actividades de la Empresa, presentando a manera de cascada el proceso de primer, segundo y tercer nivel hasta llegar a las actividades. En este componente se incluye opciones para revisar la caracterización de procesos, para presentar los procesos y sus procedimientos, para realizar solicitudes de elaboración, modificación o anulación de documentos, entre otros. 4.- Documentación: Se presenta los procedimientos, formularios de registro e información (Leyes, regulaciones, normativa, reglamentos, instructivos, manuales de usuario, etc.) que soportan a los procesos y se encuentran en vigencia.
5.- Manual de Gestión de la Calidad: Es una sección en elaboración, en la que se van adjuntando los documentos que describen al Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.
Macro procesos de la CENTROSUR:
Gráfico 1.1 Macroprocesos Centrosur
Proceso Gerencial: El proceso Gerencial está destinado a definir y controlar las metas de la Empresa, sus políticas y estrategias, por ello son gestionados por la Alta Dirección. La caracterización del macro proceso se presenta en el gráfico 1.2.
El proceso Gerencial está conformado por los subprocesos: Gestión Empresarial, Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Comunicación, Control Empresarial, Asesoría Jurídica y Legal, Coordinación Interdepartamental, como se presenta en el gráfico 1.3.
DISTRIBUCIÓN COMERCIALIZACIÓN GERENCIALES ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS SISTEMAS INFORMÁTICOS S O P O R T E
Gráfico 1.3 Proceso Gerencial
Proceso de Distribución: Es considerado como un proceso operativo, cuyo propósito es organizar, dirigir, coordinar y controlar la construcción, operación y mantenimiento de las líneas subtransmisión, subestaciones, redes de media y baja tensión, y alumbrado público, para disponer en condiciones óptimas la infraestructura necesaria para brindar el suministro de energía eléctrica, dentro de los parámetros de calidad definidos. En el gráfico 1.4 se presenta la caracterización de este macro proceso.
Gráfico 1.4 Caracterización del macro proceso de Distribución
El macro proceso de Distribución está formado por cinco subprocesos: Construcción, Operación, Mantenimiento, Gestión de la Distribución y Protecciones, los cuales a su vez se dividen en procesos de III nivel, como se indica en el gráfico 1.5
Gráfico 1.5: Procesos de Distribución
Proceso de Comercialización: Proceso operativo que integra varios subprocesos para la comercialización del servicio eléctrico a los clientes de la CENTROSUR, por lo tanto abarca: Compra de energía, Servicios de comercialización, Venta de energía que incluye: Lectura de medidores, Facturación y Recaudación, y, finalmente el control de pérdidas a través de los procesos de Supervisión del Sistema de medición. En el gráfico 1.6 se presenta la caracterización del macro proceso de Comercialización y en el 1.7 los subprocesos que integran este macro proceso.
CONSTRUIR EL SISTEMA OPERAR EL SISTEMA MANTENER EL SISTEMA
CONSTRUIR EL SISTEMA DE ALTA TENSIÓN
EXPANSIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE MEDIA
Y BAJA TENSIÓN CONSTRUIR EL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO OPERAR EL SISTEMA DE ALTA TENSIÓN OPERAR EL SISTEMA DE MEDIA Y BAJA TENSIÓN OPERAR EL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO OPERAR EL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES MANTENER EL SISTEMA DE ALTA TENSIÓN MANTENER EL SISTEMA DE MEDIA Y BAJA TENSIÓN MANTENER EL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO PROTECCIONES
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE DISTRIBUCIÓN
PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN CONSTRUIR EL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES MANTENER EL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES
Gráfico 1.6 Caracterización del macro proceso de Comercialización
Gráfico 1.7: Procesos de Comercialización COMPRA DE ENERGÍA SERVICIO DE
COMERCIALIZACIÓN VENTA DE ENERGÍA
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE MEDICIÓN
SERVICIOS
INSTA LA CIONES
LECTURA DE
M EDIDORES FA CTURA CIÓN RECA UDA CIÓN
GESTIÓN DE COB RO DE CA RTERA
REP ORTE DE RECA UDA CIÓN
VENTA DE ENERGÍA A CLIENTES NO REGULADOS
REVISIÓN DE M EDIDORES EN LA B ORA TORIO
REVISIÓN DE SISTEM A S DE M EDICIÓN EN SITIO
TRÁ M ITE A DM INISTRA TIVO DE INFORM ES DE REVISIÓN DE
SISTEM A S DE M EDICIÓN
Proceso Administrativo: Formado por un conjunto de actividades relacionadas con la Administración de Bienes, Seguros y Servicios generales. En el gráfico 1.8 se presenta la caracterización del macro proceso Administrativo.
Gráfico 1.8: Caracterización del macro proceso Administrativo
El macro proceso Administrativo está formado por tres subprocesos: Administración de bienes, Administración de Seguros y Administración de Servicios generales, como se indica en el gráfico 1.9.
Gráfico 1.9: Procesos Administrativos
Proceso Financiero: Formado por un conjunto de actividades relacionadas con la administración de los recursos económicos y financieros de la Empresa. Este macro proceso está formado por cuatro subprocesos que incluye: Administración Presupuestaria, Compras, Contabilidad y Tesorería. En el gráfico 1.10 se presenta la caracterización del macro proceso Financiero y en el 1.11 los subprocesos que lo integran.
A DM INISTRA CIÓN DE SEGUROS A DM INISTRA CIÓN
DE B IENES
A DM INISTRA CIÓN DE SERVICIOS GENERA LES
Gráfico 1.10: Caracterización del macro procesos Financiero
.
Gráfico I.11: Procesos Financieros COM P RA S
CONTA B ILIDA D A DM INISTRA CIÓN P RESUP UESTA RIA
TESORERÍA
Proceso de Recursos Humanos (PROPUESTA): Conocido también como proceso de Talento Humano, involucra todas las actividades orientadas al desarrollo de competencias y satisfacción del Recurso Humano. En el gráfico 1.12 se presenta la caracterización del macro proceso.
Figura 1.12: Caracterización del maro proceso de Recursos Humanos
Procesos Sistemas Informáticos: Involucra todas las actividades que permiten las coordinación y control para el análisis, diseño, desarrollo e implantación de los sistemas de información, así como, el mantenimiento de los sistemas existentes, con el correspondiente soporte técnico para su mantenimiento y explotación. Comprende los subprocesos de: Planificación de Sistemas Informáticos, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Informáticos, Operación y Soporte. En el gráfico 1.13 se presenta la caracterización del macro proceso de Sistemas Informáticos y en 1.14 los subprocesos que lo integran.
Gráfico 1.13 Caracterización del macro proceso de Sistemas Informáticos
Documentación: Forman parte de la documentación de los procesos, los procedimientos, información y formularios de registro. A diciembre 2011, el Manual de Procesos y Procedimientos contó con 207 procedimientos, 273 documentos de información entre los que se incluye a reglamentos, leyes, regulaciones, manuales de usuario, instructivos, y 265 formularios de registro.
Como evidencia de mejoramiento continuo, algunos documentos fueron actualizados, así a diciembre 2011, se dispuso de 149 documentos que fueron modificados o actualizados.
