Cómo realizar un cierre de caja
Por fondo de caja entendemos aquella cantidad de cambio (monedas y/o billetes), que dejamos en caja después de haber realizado el cierre de la misma.
En los casos en los que dicha cantidad sea la misma día a día, hablaremos de fondo de caja fijo, mientras que en aquellos otros en los que esta cantidad varíe día a día, diremos que se trata de un fondo de caja variable. Alternativamente se puede utilizar un método mixto, en el que de lunes a jueves se emplea un sistema de caja variable y el viernes (o el último día de la semana), se emplea el sistema fijo. Para de esta manera, empezar la semana siempre con la misma cantidad de dinero en caja.
Las operaciones a realizar son estas:
• Abrir la caja y ver las operaciones realizadas
• Recuento de monedas y billetes que hay en la caja (arqueo)
• Regularizar o bien traspasar dinero a otra caja
• Imprimir el arqueo realizado
• Acabar la sesión
Al final, se puede encontrar una guía rápida, que no incluye las capturas de pantalla
Abrir la caja y ver las operaciones realizadas
Desde Gestión Económica Sesión actual podemos ver todas las transacciones realizadas dentro de cada sesión de caja.
Desde esta pantalla, mediante el botón Listados, podremos también imprimir algunos listados relacionados con las ventas y las sesiones de caja. Se muestra un ejemplo de listado tipo a modo de ejemplo.
Número de la sesión actual de caja
Formas de pago y resumen de las transacciones por cada una de ellas
Numero total de transacciones de la zona inferior
Transacciones para la forma de pago seleccionada en la zona superior
Aquí podemos filtrar las transacciones cobradas y creadas
Estos botones se explican a lo largo de este tutorial
Recuento de monedas y billetes
Antes de realizar el cierre de caja haremos el arqueo (recuento de las monedas y billetes) del efectivo, haremos un traspaso con el efectivo hacia la caja destino. Seleccionamos la forma de pago metálico y hacemos clic en el botón de Arqueo.
Se nos abrirá la siguiente ventana para realizar el arqueo de la caja:
Dinero que contabilizamos en el arqueo (el recuento de caja)
Haciendo doble clic aquí, se nos abre una nueva ventana (ver la imagen siguiente) para contabilizar de forma rápida tanto los billetes como las monedas
Mediante esta pantalla podremos introducir el cambio que tenemos en caja, diferenciando billetes y monedas, a destacar que con el ratón podremos incrementar o decrementar las unidades de billetes o monedas, simplemente haciendo clic con el botón derecho y izquierdo el ratón sobre la imagen de monedas o billetes.
Regularizar
En el caso de que nos haya descuadrado la caja, tanto en positivo como en negativo, tendremos la oportunidad de regularizar este importe, para ello haremos clic en el botón Regularizar.
Una vez introducido el importe, al hacer clic en Aceptar, nos mostrará la opción de imprimir un Ticket de de caja conforme a la regularización realizada:
Traspasar a otra caja
Una vez realizado esto, pulsaremos el botón Traspasar:
A continuación seleccionamos la caja destino del dinero en efectivo:
Hacemos doble clic en esta cantidad para traspasar todas las monedas y billetes o…
… 1. se rellena automáticamente esta columna indicando de forma detallada la cantidad que deseamos traspasar
… 2. se rellena esta columna con el cambio detallado que dejaremos en el cajón
… 3. aparece la cantidad total que quedará en caja tras el traspaso
… seleccionamos cuantas monedas y cuantos billetes de cada tipo queremos traspasar y…
Al aceptar nos pedirá el importe del efectivo a traspasar (el total de la columna Traspaso):
Imprimir el arqueo realizado
Como último paso, podremos utilizar el botón imprimir para listar el arqueo de caja realizado:
Acabar sesión
Confirmamos el mensaje que nos aparece:
Podemos dejar una nota al cierre de dicha sesión.
Después de imprimir, la sesión se habrá cerrado. En este momento no hay ninguna sesión abierta. Pero se abrirá automáticamente la próxima vez entremos en el menú Gestión Económica Sesión actual, pidiéndonos confirmación para abrir una nueva sesión: