MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antártica Chilena

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Servicio Gobierno Regional

Magallanes y Antártica Chilena

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Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antártica Chilena

Ley 20.285

Promulgada el 11 de agosto de 2008

por la Presidenta de la República

Michelle Bachelet Jeria.

A partir de 01.01.2010

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INDICE DE CONTENIDOS

1. DIRECTRICES GENERALES………4

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL………..6

3. CATALOGACIÓN E INSTALACIÓN…………. 10

4. TRASPASO DE DOCUMENTOS……….12

5. SITUACIONES ESPECIALES……….14

6. SOLICITUD DE DOCUMENTOS……….15

7. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS………17

8. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO NACIONAL.19

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1.- DIRECTRICES GENERALES

1.1 Los documentos generados por mandato del Servicio de

Gobierno Regional de Magallanes y Antártica Chilena a personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio.

1.2 Los documentos son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.

1.3 Para hablar efectivamente de archivos, los documentos deben estar organizados y la información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como

“encargado de archivos”. Esta persona tendrá un equipo de

apoyo, que en este caso son los responsables de cada División, Departamento o Unidad.

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1.4 Es imprescindible que a partir del 01 de enero de 2010, todos los documentos oficiales ORIGINALES, generados por el Servicio, deben ser archivados en la Oficina de Partes.

No obstante en conocimiento que la División de Análisis y Control de Gestión confecciona sus propios Oficios, denominados Oficios DAC, éstos (originales) deben quedar en manos de dicha División.

Así mismo las Actas de Sesiones Ordinarias, Actas de Sesiones Extraordinarias y Oficios Despachados confeccionados por el Consejo Regional, todos originales, deben quedar en manos de dicho Consejo Regional.

1.5 Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.

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2. Organización documental

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

2.1 Se deben clasificar las unidades documentales estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Esta clasificación documental debe responder en primera instancia al organigrama institucional y en segunda, a la serie documental, trátese de oficios, memorandos, cartas, ingresos, egresos, resoluciones exentas, resoluciones DAM, resoluciones DAF, resoluciones TR, resoluciones GR, resoluciones DAC, actas, proyectos, balances, bienestar, convenios, contratos, comunicaciones, estados de pago, recibos, solicitud de materiales, personal gore, etc.

ORDENAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS:

2.2 Definidas las series documentales y ordenadas

internamente, es fundamental proceder a identificarlas externamente. Para ello establézcase un rotulado que permita acceder a los documentos en forma rápida y ágil, aplicándose a todo tipo de almacenamiento, entiéndase como empaste, archivador y cajas multiuso¹ con legajo.

--- (1) En las cajas multiuso se recibirá solamente documentación legajada.

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ROTULADO FONDO SUB-FONDO SUB-SUB FONDO SERIE DOCUMENTAL CRONOLOGÍA Ejemplo: FONDO

Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antártica Chilena

SUB-FONDO

DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUB-SUB FONDO OFICINA DE PARTES SERIE DOCUMENTAL RESOLUCIONES EXENTAS CRONOLOGÍA 01/01/2003-31/12/2003

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FONDO SUB – FONDO SUB – SUB FONDO

Servicio Gobierno Regional División Administración y Finanzas Depto. Administrativo Servicio Gobierno Regional División Administración y Finanzas

Unidad Recursos Humanos Servicio Gobierno Regional División Administración y Finanzas Unidad de Abastecimiento Servicio Gobierno Regional División Administración y Finanzas Oficina de Partes Servicio Gobierno Regional División Administración y Finanzas

Depto. Gestión Financiera Servicio Gobierno

Regional División de Análisis y Control de Gestión Depto. de Inversión y Control Servicio Gobierno

Regional División de Análisis y Control de Gestión Depto. Control de Proyectos Seguimiento y Servicio Gobierno Regional División Desarrollo Regional Servicio Gobierno Regional División Desarrollo Regional

Unidad Gestión Territorial Servicio Gobierno

Regional

Gabinete Regional Servicio Gobierno

Regional

Gabinete Regional Unidad de Protocolo Servicio Gobierno

Regional

Gabinete Regional Unidad de Seguimiento de Políticas Públicas

Servicio Gobierno Regional

Gabinete Regional Unidad de Comunicaciones Servicio Gobierno

Regional

Gabinete Regional Depto. Jurídico Servicio Gobierno

Regional Gabinete Regional Unidad de Tecnología, Información y Telecomunicaciones

Servicio Gobierno Regional

Consejo Regional Servicio Gobierno

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2.3 En el caso de los empastes, se deberá utilizar de ahora en adelante el color que se señala a continuación:

Oficina de Partes : color gris

División Análisis y Control de Gestión : Gama de color verde División Administración y Finanzas : Gama de color rojo Gabinete y dependientes como es el caso de Unidad de Protocolo, Unidad Políticas Públicas, Comunicaciones, Dpto. Jurídico : Gama de color amarillo.

División Desarrollo Regional : Gama color Café Consejo Regional : color damasco

Unidad Auditoría Interna : celeste

2.4 La escritura del rotulado que no sea empaste se confeccionará en letra arial negrita, Nº 20, mayúscula.

2.5 La escritura del rotulado que sea empaste se confeccionará en letra arial negrita, Nº 14, mayúscula.

2.6 El Archivo Administrativo Central no recibirá

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3.-Catalogación e Instalación

3.1 En cada Archivo de oficina habrá un encargado, el cual se hará cargo de reunir toda la documentación para archivarla en su dependencia.

Los Archivos de Oficina se encuentran en:

-DAC -Gabinete

-DAF -Protocolo

-Oficina de Partes -Políticas Públicas

-Gabinete -Dpto. Jurídico

-Comunicaciones -Consejo Regional

-DDR -Unidad Auditoría Interna

-RR.HH. –Abastecimiento

3.2 Al traspasar la documentación desde los archivos de Oficina al Archivo Administrativo Central del Servicio, cada responsable de Archivo debe considerar las siguientes acciones:

• Limpieza de las unidades documentales.

• Retiro de notas y materiales que no formen parte de la

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• Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores

metálicos y otros.

• La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté

el original).

• Verificar que la documentación se encuentre completa,

incluyendo los antecedentes.

• Descripción del contenido de los documentos en una base

de datos digitalizada.

• Instalación de la documentación en empastes,

archivadores, o cajas multiuso.

• El empaste de los documentos oficiales que serán

enviados al Archivo Nacional, deberán estar

respectivamente cosidos y adaptados al rotulado oficial de la DIBAM.

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4. Traspaso de Documentos al

Archivo Central

4.1 La documentación señalada, se remitirá a comienzos del segundo año calendario de haber sido generada, por ejemplo, la correspondencia del año 2006 se traspasa a comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos del año 2009.

4.2 La documentación técnica¹, se remite a partir del

segundo año calendario de haber finalizado la ejecución

de los proyectos. En estos casos, la documentación que

forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo de oficina² bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable al Archivo administrativo Central del Servicio. Una vez traspasado el documento al Archivo Administrativo Central es de responsabilidad de este último la conservación y la disponibilidad para su consulta.

4.3 El Encargado del Archivo Administrativo Central entregará a cada responsable de archivo un formulario de Fichas de Traspaso, donde se especificará la División, Departamento, Unidad y el funcionario que está realizando dicha tarea, el catastro de los documentos en papel y en formato digital³ la fecha del traspaso y nombre del funcionario responsable del

Archivo Administrativo Central que recibe la

documentación.

---

(1) Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.

(2) Se entiende como archivo de oficina, el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición.

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FICHA DE TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL

División, Departamento, Unidad Nombre responsable Archivo

Local

Fecha de Transferencia Tipo Documental Rango de numeración de los

documentos

Catastro de los documentos Indicar la cantidad de hojas anexadas.

Número total de archivadores, empastes o cajas multiuso Calidad de conservación de los

documentos Buena Regular Mala Observaciones

Funcionario Responsable de Archivo

Administrativo Central que recibe la documentación

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5. Situaciones Especiales

Traslado de Oficinas

5.1 Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del Servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelación y acondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado y/o almacenamiento provisorio de la documentación, de manera secuencial a la numeración de las unidades documentales, con el propósito de mantener la organización de la documentación y evitar pérdidas. En el caso de la documentación instalada en cajas multiuso, éstas se deben mantener almacenadas, en orden secuencial.

Cese de funciones del personal

5.2 Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación asociada a la gestión del funcionario que se retira.

5.3 En los casos de documentación correspondiente a procesos cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación al Archivo Central, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso correspondiente.

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6 . Solicitud de Documentos

6.1 La solicitud de documentos directa al Archivo Administrativo Central, la puede realizar cualquier funcionario del Servicio.

6.2 Se entregará una fotocopia por cada documento solicitado, hasta un máximo de 15.

6.3 Cuando se trate un legajo completo de documentos, planos, empastes, este Archivo Administrativo Central no entregará fotocopias, sino que hará entrega de la documentación única.

6.4 El funcionario deberá firmar la correspondiente Ficha de Entrega Documental numerada.

6.5 La devolución de la documentación única al Archivo Administrativo Central, por parte del funcionario, tendrá un plazo máximo de tres días hábiles. En caso que el funcionario no entregara la documentación dentro del plazo, al cuarto día se informará a su jefe directo mediante Memo.

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FICHA DE ENTREGA DOCUMENTAL Nº 01

División, Departamento, Unidad Nombre Funcionario que solicita

la documentación Fecha de solicitud Descripción del documento

solicitado

Fecha de entrega del documento de parte del Archivo Administrativo Central

Fecha de devolución Observaciones

Funcionario Responsable de Archivo

Administrativo Central que recibe la documentación

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7. Eliminación de Documentos

7.1 Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el Oficio Circular N° 28.704 (1981)6 de la Contraloría General de la República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado, en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa, procede que dicha autorización la confiera el Intendente Regional que se encuentre en funciones, dictándose para ello la correspondiente resolución.

7.2 El encargado del Archivo Administrativo Central, notificará a la respectiva División, Departamento o Unidad de la documentación no oficial que pudiera ser eliminada y se encuentre en el Archivo Central.

7.3 La eliminación de documentos¹ es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física, proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas, comunicando cuál es el motivo de la destrucción. El Archivo Administrativo Central, se encargará de confeccionar la respectiva Resolución.

7.4 Entregada ésta al Archivo Administrativo Central, se procederá a destruir el material enviado para dicho efecto en una trituradora.

--- (1) Material que se puede destruir es la documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil.

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7.5 Para la eliminación de documentos, deben considerarse los siguientes aspectos por parte del Archivo Administrativo Central:

7.5.1 Coordinar un cronograma de eliminación anual con cada una de las unidades que forman parte del Servicio.

7.5.2 Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las áreas involucradas en su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber adquirido con el transcurso del tiempo.

7.5.3 Realizar un catastro de los documentos que serán eliminados.

75.4 Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo. El Acta debe ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoración y selección.

7.5.5 Confeccionar Resolución de eliminación de los documentos, la cual será firmada por la máxima autoridad regional.

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8.-

Transferencia al Archivo Nacional

8.1 De acuerdo a lo establecido en el Art. Nº 14, Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, los organismos de Gobierno, deben remitir anualmente al Archivo Nacional, los documentos que hayan cumplido 5 años de antigüedad en sus archivos de origen.

8.2 Estos documentos deberán ser originales y estar

debidamente empastados y cosidos.

8.3 Los empastes deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente y de acuerdo a su disposición numérica interna y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje.

8.4 El funcionario responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Conservador del Archivo Nacional, documento en el cual se indicarán los años extremos y volumen de la documentación.

8.5 Para acordar la definición del día y hora en que se efectuará el traslado de los documentos, el Servicio debe contactarse con la Oficina de Archivo Regional respectivo.

8.6 El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional serán de responsabilidad de este Servicio.