Fecha de Edición: 01/2000 1.0. TÍTULO:
DEVOLUCIÓN DE MATERIALES AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN.
2.0. OBJETIVO:
Establecer mecanismo de control para las devoluciones de materiales al Departamento
de Almacén.
3.0. UNIDADES PARTICIPANTES:
- Unidad Solicitante
- Asistencias Administrativas
- Dirección de Abastecimiento y Almacén (Departamento de Almacén)
4.0. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN:
Es efectivo para todas las dependencias judiciales y administrativas que realizan devoluciones de materiales sin utilizar, al Departamento de Almacén en un término no mayor a 3 meses, luego de su despacho.
También para las dependencias judiciales y administrativas de los Distritos Judiciales que tengan unidades de almacén.
5.0. REFERENCIAS/DOCUMENTOS ASOCIADOS:
- Decreto No.214-DGA del 8 de octubre de 1999 “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Contraloría General de la República. Gaceta Oficial No. 23,946.
- Procedimiento MPAD/DPP/001: Elaboración, Control y Administración de Manuales y Procedimientos, abril de 2005.
6.0. DEFINICIONES/GLOSARIO DE TÉRMINOS:
No Aplica.
7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS:
No. ANEXO No. DE FORMA TÍTULO
1 DAA/07 Inventario (Kardex Electrónico) 2 DAA/30 Devolución de Materiales
8.0 DESCRIPCI Ó N DE LA ACTIVIDAD / ACCI Ó N: Unidad Responsable /
Funcionario
Pasos Descripción de la Actividad / Acción
Unidad Solicitante 1 Comunica a la Asistencia Administrativa
correspondiente, la necesidad de devolver materiales. Asistencia Administrativa
(Asistente Administrativo (a))
2 Verifica características de la devolución y confecciona Formulario de Devolución de Materiales, Forma DAA/30, Anexo N° 2, para remitir al Departamento de Almacén, aquellos materiales que cumplan con las siguientes características:
1. Que no hayan sido utilizados por la dependencia. 2. Que no estén deteriorados, dañados o vencidos. 3. Que no hayan sido despachados en un término mayor a tres (3) meses.
4. Que el o los materiales sean devueltos tal y como fueron
despachados, en su forma de empaque original.
El Formulario debe indicar lo siguiente, ver forma DAA/030, Anexo N° 2:
- Nombre de la Unidad Solicitante. - Fecha de devolución.
- Renglones numerados secuencialmente. - La misma cantidad de artículos que fueron despachados en su forma de empaque original. - Unidad de medida.
- Razones que motivan la devolución.
- Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la devolución.
- Sello de la Unidad Solicitante Departamento de Almacén
(Secretaria)
3 Recibe el Formulario de Devolución de Materiales, Forma DAA/30 y verifica que esté firmado y comple to.
Unidad Responsable / Funcionario
Pasos Descripción de la Actividad / Acción
Departamento de Almacén (Responsable de Sección de Almacén)
4 Inspecciona los materiales devueltos, rechaza y re gresa a la Asistencia Administrativa aquellos que no cumplan con las características exigidas, con el fin de que el asistente administrativo (a) coordine con la Dirección de Contabilidad y Auditoría Interna el co rrespondiente proceso de descarte.
Si los materiales cumplen con las características, pasa el Formulario de Devolución de Materiales a la Sección de Registro.
Departamento de Almacén (Responsable de Sección de Registros)
5 Recibe el Formulario de Devolución de Materiales y actualiza el registro mecanizado (RAHMAN), a tra vés del ícono, registro de devoluciones.
Reproduce el Formulario de Devolución de Materia les y adjunta copia del Formulario de Recepción de devolución mecanizada (RAHMAN) y los remite al Oficial de Kardex, para su registro y actualización. Envía a la Dirección de Contabilidad el formulario original de Recepción mecanizada y copia del For mulario de Devolución.
Departamento de Almacén (Oficial de Kardex)
6 Recibe copia del Formulario de Devolución de Mate riales y copia de Formulario de Recepción y realiza el registro en kardex (Forma DAA/07, Anexo No.1), sellando los documentos de registrado en kardex. Archiva documentación.
9.0. DIAGRAMA DE FLUJO: Departamento de Almacén Unidad Solicitante Recibir el Formulario de Devolución de Materiales y actualizar el registro mecanizado. Secretaria
Dirección de Abastecimiento y Almacén
Sección de Registros Confeccionar Formulario de Devolución DAA/30 y remitir al Departamento de Almacén. Oficial de Kardex Inicio Fin Sección de Almacén ¿Cumplen con las características exigidas? Pasar el Formulario de Devolución de Matles. a la Secc. de Registro. Inspeccionar los materiales devueltos. Rechazar y regresar los materiales, a la Asistencia Admtva. Sí No A Reproducir el Formulario de Devolución de Materiales DAA/30 y remitir al Oficial de Kardex para su registro y actualización.
Recibir copia del Formulario de Devolución de Materiales DAA/ 30Devolución de Materiales, registrar en kardex, Forma DAA/07y sellar. Archivar copia. Comunicar a la Asistencia Administrativa correspondiente, sobre la devolución Asistencia Administrativa Recibir el Formulario de Devolución DAA/30 y verificar que esté firmado y completo. A Archivar Formulario original.
ANEXO No.1
FORMA: DAA/07 Fecha de Edición: Enero/2000 Nº de Revisión: 01 Fecha de Revisión: Mayo/2008 INSTRUCTIVO
1.0. OBJETIVO:
Mantener un efectivo control de la existencia de materiales del almacén de la institución.
2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:
2.1. Grupo: Indicar el grupo al que pertenece el artículo.
2.2. Código: Detallar la identificación del artículo de acuerdo a la tabla de artículos. 2.3. Artículo: Describir brevemente el artículo.
2.4. Unidad: Identificar la unidad de medida del artículo (unidad, caja, galón, litro, envase, etc.).
2.5. Reorden: Presentar el saldo mínimo que debe existir en inventario para realizar un nuevo pedido
de este artículo.
2.6. Consumo: Presentar el consumo promedio mensual del artículo saldo mínimo y máximo en el historial de entradas y despachos del artículo. Lo calcula automáticamente la hoja de cálculo. 2.7. Asiento Inicial al: Indicar la fecha del primer documento capturado en el sistema.
2.8. #: Anotar numeración secuencial para cada renglón capturado.
2.9. Fecha: Anotar la fecha en que se efectuó la entrada o salida del material.
2.10. # E / S: Anotar el número de recepción o despacho que emite la sección de registro de acuerdo a la acción ejecutada.
2.11. Entrada: Anotar la cantidad de artículos que ingresan al inventario. 2.12. Salida: Anotar la cantidad de artículos que se rebajan del inventario. 2.13. Saldo: Totalizar las cantidades del artículo, disponibles en inventario.
2.14. Descripción: Identificar el nombre del proveedor del que se están recibiendo los artículos o la uni dad o despacho de la institución que recibe el despacho.
2.15. Mensaje: Indicar si hay algún error en los datos introducidos. Aparece automáticamente.
3.0. DISTRIBUCIÓN:
3.1. ORIGINAL: Departamento de Almacén.
4.0. DISPOSICIONES GENERALES:
- Este formato es mecanizado y fue creado en el programa Microsoft Excel. Tiene un botón que per mite introducir el nombre de la hoja para su fácil búsqueda.
- Para agregar una página adicional, debe solicitarse por escrito a la Dirección de Informática.
- Los números que aparecen sobre las columnas: fecha, entrada y salida, corresponden a la cantidad de datos totales introducidos en cada una. El número que aparece sobre la columna saldo, indica el saldo en inventario del artículo, el cual debe corresponder a la cantidad que aparece físicamente en los anaqueles.
ANEXO N° 2
Forma: DAA/030 Fecha de Edición: Mayo/2008 Nº de Revisión: 00 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO:
1.0. OBJETIVO:
Registrar de manera formal y detalladamente las devoluciones de los bienes y materiales por parte de las dependencias judiciales y administrativas.
2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:
2.1. Unidad Solicitante: Identificar la dependencia que realiza la devolución.
2.2. Fecha de Devolución: Anotar la fecha correspondiente a la confección de este formulario. 2.3. Renglón: Enumerar los renglones que son devueltos, desde el primero hasta el último. 2.4. Cantidad Devuelta: Colocar el número de unidades Devueltas.
2.5. Unidad: Identificar la unidad de medida (litros, galones, cajas, docenas, etc.) 2.6. Razones de la Devolución: Describir la causa por la cual se devuelve el material. 2.7. Nombre: Escribir el nombre completo del funcionario que realiza la devolución 2.8. Cargo: Anotar el cargo que desempeña el funcionario que realiza la devolución. 2.9. Firma. Firmar el funcionario que realiza la devolución. Pueden ser:
a.) Asistentes Administrativos.
b.) Jueces o Secretarios (as) Judiciales.
c.) Directores de Unidades Administrativas y/o Jefes de Departamentos. 2.10. Sello de la Unidad Solicitante: Colocar sello de la Unidad que devuelve el bien.
3.0. DISTRIBUCIÓN:
3.1. ORIGINAL: Departamento de Almacén
3.2. COPIA: Asistencia Administrativa
3.3. COPIA: Unidad Solicitante
4.0. DISPOSICIONES GENERALES:
