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Curso de formación de Microsoft Office Excel 2007

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Academic year: 2021

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(1)

Curso de formación de

Microsoft

®

Office

Excel

®

(2)
(3)

Contenido del curso

Descripción general: Introducción práctica

Lección: Qué ha cambiado y por qué

Lección 2: Empezar a trabajar en Excel

Lección 3: Un nuevo formato de archivo

Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas

propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de

prueba.

(4)

Objetivos del curso

Entender el nuevo aspecto de Excel.

Buscar comandos habituales en la cinta de opciones:

Cortar

,

Copiar

,

Pegar

,

Insertar filas de hoja

,

Insertar columnas de

hoja

y

Suma

.

(5)

Lección 1

Qué es lo que ha cambiado y por

qué

(6)

Qué es lo que ha cambiado y por qué

Efectivamente hay muchos cambios en Excel 2007. El más

evidente está en la parte superior de la ventana. Pero son cambios para mejor.

Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.

(7)

¿Qué hay en la cinta de opciones?

Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y

comandos.

1

2

3

Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel.

Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas.

Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.

(8)

¿Qué hay en la cinta de opciones?

¿Por dónde se empieza a trabajar en la cinta de opciones?

Los comandos principales de Excel están agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio .

(9)

¿Qué hay en la cinta de opciones?

Los grupos aglutinan

todos los comandos que se necesitan para

realizar una tarea concreta.

Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en

menús.

Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

(10)

Más comandos pero sólo cuando se necesitan

Los comandos de la cinta de opciones son los que más utiliza.

En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción que realice.

No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán disponibles.

(11)

Más opciones si las necesita

Algunas veces aparece una flecha, denominada

Iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo.

Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo.

1

2

En la ficha Inicio , haga clic en la flecha en el grupo Fuente . Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá un

cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo:

El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.

(12)

Colocar comandos en su propia barra de herramientas

¿Suele utilizar

comandos que no están tan accesibles como le gustaría?

Puede agregarlos

fácilmente a la Barra de herramientas de

acceso rápido.

Reproduzca la animación para ver cómo se agrega un botón a la barra de herramientas y después se elimina de allí.

Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en

(13)

Comandos en la barra de herramientas

¿Suele utilizar

comandos que no están tan accesibles como le gustaría?

Puede agregarlos

fácilmente a la Barra de herramientas de

acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido está situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre están visibles y a mano.

(14)

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?

Si utiliza el teclado más que el ratón, le agradará saber que el diseño de la cinta de opciones

incluye nuevos métodos abreviados.

•  Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones.

•  Estos métodos abreviados a menudo requieren menor Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel:

(15)

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?

Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo

nombre: sugerencias

de teclas.

Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto:

Presione ALT para que aparezcan las

sugerencias de teclas.

Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione H para seleccionar la ficha Inicio .

Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.

1

2

(16)

Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes.

Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles.

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?

(17)

Una vista nueva

La cinta de opciones no es el único cambio de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva.

Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas ventajas.

(18)

Una vista nueva

Para ver la nueva vista, haga clic en Vista

Diseño de página en la barra de herramientas Vista . 1 2 3 Títulos de columna. Títulos de fila. Reglas de margen.

(19)

Una vista nueva

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, los laterales y la parte inferior de la hoja de cálculo, y un pequeño espacio de color azul entre las hojas de cálculo.

Otras ventajas de la nueva vista:

•  No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas

de diseño antes de imprimir.

•  Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de página.

•  Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas.

Las reglas de la parte superior y de los laterales sirven para ajustar los márgenes.

(20)

Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla

Todo lo que se ha

descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada.

Si no es así, la

apariencia cambia.

•  En baja resolución. Si la pantalla está definida en una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones mostrarán

únicamente el nombre del grupo, no los comandos del grupo.

(21)

Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla

Todo lo que se ha

descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada.

Si no es así, la

apariencia cambia.

•  Cuando la ventana de Excel no está maximizada. Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo. ¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?

•  Con equipos Tablet PC. En estos equipos con pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y grupos.

(22)

Sugerencias para la práctica

1. Escribir texto.

2. Ajustar el ancho de las columnas.

3. Cambiar las vistas de documento.

4. Mostrar u ocultar el espacio en blanco.

5. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido.

(23)

Prueba 1, pregunta 1

Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(24)

Prueba 1, pregunta 1: Respuesta

Verdadero.

Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de herramientas de acceso rápido.

(25)

Prueba 1, pregunta 2

Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(26)

Prueba 1, pregunta 2: Respuesta

Verdadero.

Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los

comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado y pie de página, y aparecerán más comandos.

(27)

Lección 2

(28)

Empezar a trabajar en Excel

En la primera lección se ofreció una introducción al nuevo aspecto de Excel 2007.

Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar.

Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente reunión para realizar algunas revisiones en una hoja de cálculo que ha creado en una versión anterior de Excel. ¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel 2007 en sólo 30 minutos? En esta lección le mostraremos cómo hacerlo.

(29)

Abrir el archivo

Primero lo más

importante. Desea abrir un libro existente creado en una versión anterior de Excel.

1

2

3

Haga clic en el botón de Microsoft Office . Siga este procedimiento:

Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.

Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las

(30)

Insertar una columna

Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para

identificar clases de productos.

Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen.

Reproduzca la animación para ver cómo se inserta una columna en la hoja de cálculo.

Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en

(31)

Insertar una columna

Ahora desea agregar una columna a la hoja de

cálculo para identificar clases de productos. La columna debe colocarse entre dos columnas de datos existentes, Cantidad y

Proveedor.

La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva columna para identificar los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc.

(32)

1.  Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en la ficha Inicio ,

dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar.

2.  En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se

insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos.

3.  Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en

el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

Insertar una columna

Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y la columna Proveedor :

(33)

Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para aplicar formato y

modificar los datos se realizan con los

comandos de los grupos incluidos en la ficha

Inicio .

Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita.

Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en

(34)

Modificar y dar formato a los datos

Con los títulos aún seleccionados, decide cambiar su color y su tamaño, para que

resalten todavía más.

En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de fuente. Verá muchos más colores que antes entre los que elegir.

Si desea ver cómo quedará el título con otros colores, seleccione un color y espere unos segundos.

(35)

•  Para aumentar el tamaño de fuente, haga clic en Aumentar tamaño de

fuente .

Modificar y dar formato a los datos

También puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de formato y edición.

•  Con los títulos aún seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el

grupo Alineación , haga clic en Centrar .

•  Por último, descubre que necesita especificar un pedido adicional para

Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en Copiar . A continuación, haga clic en la última fila y, de nuevo, en el grupo

(36)

Escribir una fórmula

Antes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad.

Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en el botón Suma en la ficha

Inicio (está en el grupo Edición ).

Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula.

Es muy fácil. Haga clic en el botón Suma .

1

(37)

Agregar encabezados y pies de página

Como retoque final, decide agregar

encabezados y pies de página a la hoja de

cálculo.

Esto permitirá clarificar el asunto de los datos.

1.  Cambie a la vista Diseño de página. Puede hacer clic en la ficha Ver y, a continuación, en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro . O puede hacer clic en el botón central de la barra de herramientas Vista situada en la parte inferior de la ventana.

(38)

Agregar encabezados y pies de página

Como retoque final, decide agregar

encabezados y pies de página a la hoja de

cálculo.

Esto permitirá clarificar el asunto de los datos.

2.  Haga clic en el área situada en la parte superior de la página donde se indica Haga clic para agregar

encabezado.

Esto es lo que tiene que hacer:

3.  Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de

(39)

Imprimir

Es hora de imprimir el informe.

En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir.

1.  Haga clic en la ficha Diseño de página .

2.  En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y,

después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas.

(40)

Imprimir

Es hora de imprimir el informe.

En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir.

3.  Aún en el grupo Configurar página , haga clic en

Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá). Así es como se utiliza la vista Diseño de página:

(41)

La ventana

Nuevo libro

La ventana Nuevo libro

es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel.

Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro.

En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

(42)

Sugerencias para la práctica

1. Insertar una columna.

2. Usar Autosuma.

3. Agregar un encabezado y un pie de página.

4. Dar los últimos retoques.

5. Examinar las opciones de impresión.

(43)

Prueba 2, pregunta 1

Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(44)

Prueba 2, pregunta 1: Respuesta

Verdadero.

A continuación, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en

(45)

Prueba 2, pregunta 2

¿Dónde está el botón en el que se hace clic para buscar comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una respuesta).

1.  En la primera ficha.

2.  En la esquina superior izquierda de la ventana.

(46)

Prueba 2, pregunta 2: Respuesta

En la esquina superior izquierda de la ventana.

Haga clic en el botón de Microsoft Office redondo grande situado en la esquina superior izquierda.

(47)

Prueba 2, pregunta 3

En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo, pero no ve los comandos que necesita. Para ver los comandos, debe hacer clic en el área en la que se indica “Haga clic para agregar encabezado”. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(48)

Prueba 2, pregunta 3: Respuesta

Verdadero.

Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de

página y la ficha Diseño en la cinta de opciones. Contienen todos los

(49)

Lección 3

(50)

Un nuevo formato de archivo

Excel tiene un nuevo formato de archivo. Pero puede seguir

abriendo y modificando libros antiguos, y

compartir archivos con personas que no tienen Excel 2007.

El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten

dañados, reduce el tamaño de archivo y ofrece nuevas características.

(51)

Trabajar con archivos de versiones anteriores

En Excel 2007, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2003.

Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007?

Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas.

(52)

•  Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario.

–  Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a menos

que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de forma

predeterminada.

•  Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo.

–  Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un

comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.

Trabajar con archivos de versiones anteriores

(53)

•  Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato.

Trabajar con archivos de versiones anteriores

•  Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.

–  Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán abrir los

archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.

–  Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa

copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007.

(54)

Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel.

•  Nuevas características •  Archivos más seguros

•  Menor riesgo de que los archivos resulten dañados Éstas son sus principales ventajas:

(55)

Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel.

•  Menor tamaño de archivo

Éstas son sus principales ventajas:

(56)

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un

archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo.

•  Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de VBA. •  Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya

macros o código de VBA.

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Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un

archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo.

•  Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.

(58)

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un

archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo.

•  Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel.

•  Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

(59)

Prueba 3, pregunta 1

Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar todas las

nuevas características de Excel. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(60)

Prueba 3, pregunta 1: Respuesta

(61)

Prueba 3, pregunta 2

¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007 a XML? (Elija una respuesta).

1.  Permite agregar nuevas características a Excel.

2.  Los archivos son más seguros.

3.  Hay menor riesgo de que los archivos resulten dañados.

4.  El tamaño de archivo es menor.

(62)

Prueba 3, pregunta 2: Respuesta

(63)

Prueba 3, pregunta 3

Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con él en 2007, el archivo se

guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción. (Elija una respuesta).

1.  Verdadero.

(64)

Prueba 3, pregunta 3: Respuesta

Falso.

Si lo creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que especifique lo contrario.

(65)

Web para aprender Excel:

Oficial:

http://office.microsoft.com/es-es/training/

Referencias

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