UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA “EL
BOSQUE DEL BAMBÚ” EN LA CIUDAD DE QUITO PARA EL PERIODO 2016.
TRABAJO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A
AUTORA:
Luisa Nathalia Meza Vilcacundo
DIRECTOR DE TESIS:
Ing. Carlos Mancheno
IV
DEDICATORIA
La presente tesis dedico a mi Dios y a mi virgencita, ya que mediante las oraciones me han sabido ayudar espiritualmente para cumplir con este sueño maravilloso el verme graduada, con su bendición me han ayudado a tener un pensamiento positivo y poder lograr mi objetivo.
A mis maravillosos padres Cruz Antonio Meza y Vilma Vilcacundo, quienes durante este proceso me han apoyado incondicionalmente, otorgándome su amor, su paciencia y sobre todo su ejemplo, de lucha y perseverancia, por a ser de mi una mujer de bien, inculcándome buenos valores. Los amo padres sin su ayuda no hubiera podido conseguir este anhelado sueño, su sacrificio valió la pena. Siempre serán mis héroes y los padres más amorosos que Dios me pudo dar.
A mi querida hermana, por siempre levantarme de ánimo, cuando me estaba rindiendo, te amo hermana, mejor amiga y confidente. Como no agradecer a mi padre celestial por mandarme un ángel que me cuidara siempre.
Al amor de mi vida Juan Felipe Borja, quien siempre me acompaño y me entrego toda su buena vibra para terminar este objetivo. Y sobre todo por hacerme conocer el verdadero amor.
A todos mis familiares, por brindarme palabras de apoyo y bendecirme para que llegue a ser una excelente profesional.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, mi virgencita y mi ángel Teresita, por escucharme y ayudarme en este sueño de mi vida, por darme la fe, la esperanza y la fuerza día a día.
A mis padres por su amor, paciencia y fuerzas. Gracias por su confianza los amo.
A mi hermana por su apoyo y compañía en cada momento.
A mi perrita que más que eso es mi hija quien me acompañado en los desvelos de la elaboración de mi tesis.
Al Ing. Carlos Mancheno por ayudarme en el proceso de mi tesis, por ser un guía, un excelente profesional y amigo, quien estimo y admiro, siempre estaré agradecida por la confianza que me brindo.
XI Í NDICE
DECLARACIÓN JURAMENTADA DEL AUTOR ... ¡Error! Marcador no definido.
DECLARACIÓN JURAMENTADA DEL DIRECTOR DE TESIS ... ¡Error! Marcador no definido.
DEDICATORIA ... IV AGRADECIMIENTO ... V RESUMEN ... XVII ABSTRACT ... XVIII
CAPÍTULO I ... 1
INTRODUCCIÓN ... 1
1.1. El Problema de la Investigación ... 1
1.1.1. Problema a Investigar ... 1
1.1.2. Objeto estudio teórico ... 1
1.1.3. Estudio Objeto Práctico ... 1
1.1.4. Planteamiento del Problema ... 1
1.1.6. Sistematización del Problema ... 6
1.1.7. Objetivo General ... 6
1.1.8. Objetivo Especifico ... 6
1.1.9. Justificación ... 7
1.2. Marco Referencial ... 8
1.2.1. Marco Teórico ... 8
1.2.1.1 Control Interno ... 8
1.2.1.2 Objetivos del Control interno: ... 10
XII
1.2.1.4 Responsabilidad del Control Interno... 11
1.2.1.5 Principios ... 12
1.2.1.6 Mecanismos e instrumentos de control interno... 13
1.2.1.7 Elementos del control interno ... 14
1.2.1.8 Manual de Control Interno ... 18
1.2.1.8.1 Importancia ... 18
1.2.1.8.2 Utilidad... 18
1.2.1.8.3 Tipos de Control Interno por la acción que realiza ... 19
1.2.2. Marco Conceptual ... 20
CAPÍTULO II ... 21
MÉTODO ... 21
2.1 Nivel de Estudio ... 21
2.2 Modalidad de Investigación ... 21
2.3 Método ... 22
2.4 Selección instrumentos de Investigación ... 22
2.5 Procesamiento de Datos ... 23
2.6 Metodología técnica, específica para el problema planteado ... 23
2.6.1 Metodología Específica para el cumplimiento del Objetivo 1: ... 23
Realizar un levantamiento de información para determinar la situación actual del negocio en la empresa “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo 2016. ... 24
2.6.2 Metodología Específica para el cumplimiento del Objetivo 2: ... 25
Determinar el cumplimiento de las funciones en la empresa. ... 25
XIII Identificar los parámetros que la empresa “El Bosque del Bambú “requiere para el
diseño del manual de control interno en el inventario. ... 26
CAPÍTULO III ... 31
RESULTADOS ... 31
3.1. Diagnóstico y levantamiento de Información ... 31
3.1.1 ANTECEDENTES ... 31
3.1.2 UBICACIÓN ... 31
3.1.3 MISIÓN: ... 32
3.1.4 VISIÓN: ... 32
3.1.5 ORGANIGRAMAS ... 33
3.1.5.1 ORGANIGRAMA VERTICAL ... 33
3.1.5.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL: ... 33
3.1.6 PROVEEDORES: ... 36
3.1.7 PRINCIPALES CLIENTES: ... 36
3.1.8 PRINCIPALES PRODUCTOS: ... 37
3.1.9 ANÁLISIS F.O.D.A EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ” ... 38
3.1.10 RESULTADO DE LA ENTREVISTA ... 44
3.1.11 PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ” ... 45
MANUAL DE CONTROL INTERNO EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ”... 48
CAPÍTULO IV ... 72
DISCUSIÓN ... 72
XV
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Proveedores ... 36
Tabla 2: Principales Clientes ... 36
Tabla 3: Principales Productos ... 37
Tabla 4: Áreas defensivas de iniciativa Estratégica ... 40
Tabla 5: Áreas ofensivas de iniciativa Estratégica ... 42
XVI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Sistema de Control Interno ... 9
Gráfico 2: Componentes del Control Interno ... 17
Gráfico 3: Delimitación de Procesos de Producción de Muebles de Bambú ... 27
Gráfico 4: Micro localización empresa "El Bosque del Bambú" ... 32
Gráfico 5: Organigrama Vertical ... 33
XVII
RESUMEN
El presente trabajo de investigación es un diseño de un manual de control interno para la empresa “El Bosque del Bambú”, se realiza con el fin de organizar las diferentes funciones que se desempeñan en la parte del inventario, es por eso que el Gerente de la empresa aceptó la propuesta para diseñar el manual de control interno, el mismo que va ayudar positivamente a todos los miembros que están vinculados dentro de la misma, lo cuales cumplirán con responsabilidad el trabajo asignado. Dentro de toda organización se considera importante implementar el sistema de control interno, puesto que se enfocará en las acciones, actividades, planes y el personal del cargo, con el objetivo de prevenir algún error que afecte a la organización. Luego de haber estudiado y analizado a profundidad el desempeño de la empresa, se determina que la empresa maneja un inventario variado, por lo que se diseña el manual de control interno, el mismo que cuenta con procedimientos bien estructurados y claros, para que el personal sepa con claridad que directrices deben seguir. Consecuentemente se asigno cada responsabilidad con las respectivas funciones, diseñando un flujo grama, el cual está bien especificado y entendible, para que no exista ningún inconveniente al momento de realizar el proceso. Llegando a una conclusión de que todos los miembros de la organización deben estar vinculados, y formar parte de todas las tomas de decisiones que se quieran realizar para el bien de la empresa, considerándose que el trabajo en equipo hace que la empresa tenga éxito y liderazgo.
XVIII
ABSTRACT
The present research work is a design of an internal control manual for "El Bosque del Bambú" Company, accomplished in order to organize the different carried out duties in the part of the inventory, that is why the Manager of the company accepted the proposal to design the internal control manual, which will positively help all members that are linked within the company who will meet with responsibility the work assigned. Within every organization is considered important to implement the internal control system, since it will focus on the actions, activities, plans and personnel office, in order to prevent any error affecting the organization. After having studied and analyzed in depth the performance of the company, it is determined that the company manages a diverse inventory, so the internal control manual is designed, the same one that has well-structured and clear procedures for staff know clearly that guidelines should be followed. Consequently each employee was assigned their responsibilities with their respective functions, designing a flowchart, which is understandable and well specified, so that there is no problem to carry out the process. Coming to a conclusion that all members of the organization should be linked and be part of all decision making to get executed for the good of the company, considering that teamwork makes the company successful and leadership.
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. El Problema de la Investigación
1.1.1. Problema a Investigar
Inexistente diseño de un manual de control interno en la empresa “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo 2016.
1.1.2. Objeto estudio teórico
Diseño de un manual de control interno dentro del proceso y actividades que se realiza en el área del inventario.
1.1.3. Estudio Objeto Práctico
La empresa: “El Bosque del Bambú”, en la ciudad de Quito para el periodo 2016.
1.1.4. Planteamiento del Problema
Diagnóstico
Un manual de control interno es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
2 son la base primordial para desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta.
El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia ya que es una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir mejores resultados, con calidad y eficiencia.
En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento. (Normas del control interno, Contraloría General del Estado. P 1)
3 haciendo que exista una falta de comunicación sobre el nivel de eficacia del proceso de control interno y las deficiencias detectadas durante la evaluación.
Hoy más que nunca mantener un buen clima laboral es un factor indispensable para que las empresas puedan alcanzar altos niveles de productividad y cumplir con los objetivos de crecimiento que se han propuesto. Además, cada día los empleados demandan un mejor ambiente de trabajo para realizar sus actividades. Crear un buen clima laboral ayudará a que el trabajo de los empleados mejore y perciban a la empresa como un buen lugar para trabajar. Los mejores lugares para trabajar lo tienen claro, un buen ambiente de trabajo ayuda a sus empleados a desarrollarse profesionalmente, mantener una buena relación con sus compañeros y concentrarlos en sus actividades. (Altonivel, 2011, p.2-3)
Por tal motivo se ocasiona una ineficiente prestación de servicios, obteniendo una inexperiencia por parte de los trabajadores para poder ejecutar los procedimientos establecidos por la administración, una mala programación de los programas de capacitación, y un desajuste entre los empleados y las funciones que debe realizar.
4 Es por ello que la empresa “El Bosque del Bambú” debe contar con un Diseño de manual de control interno, ya que por medio de este sabrán cuáles son sus funciones, políticas y reglamentos a los que se deben basarse para hacer uso de su servicio. Cumpliendo así de una manera eficiente las normativas de COSO, obteniendo un orden de funcionamiento propio para las inspecciones al realizar.
Es importante mantener un recurso humano capaz, eficiente y capacitado que proporcione un servicio que satisfaga las necesidades de sus socios y garantice con ello la fidelidad del mismo , manteniendo adecuados canales de comunicación que permitan enfrentar los problemas con ética, inteligencia y sin perder ni limitar su imagen de entidad sólida y robusta.
Pronóstico
La empresa “El Bosque del Bambú” al no contar con el Diseño del manual de control interno, tendrá problemas en cuanto al orden de los objetivos y la operatividad de la empresa en cuanto a las funciones al desarrollar.
A corto plazo la empresa perderá su imagen como una entidad solida frente a la comunidad y especialmente ante sus clientes.
5 A largo plazo, tendrá que cerrar sus puertas al público y se declarara en una quiebra insostenible.
Control de Pronóstico
La empresa “El Bosque del Bambú” con un diseño de manual de control interno, podrá tener una coordinación adecuada de las actividades que realiza, ayudando así a tener una buena organización dentro de la empresa.
A corto plazo la empresa, mantendrá una imagen sólida, teniendo mucho prestigio en el mercado ecuatoriano.
A mediano plazo, la empresa será la mejor en brindar un servicio bueno, produciendo muebles de buena calidad, satisfaciendo la demanda de los clientes.
A largo plazo, la empresa tendrá una organización adecuada en cuanto a sus funciones y reglamentos propios de la misma.
1.1.5. Formulación del Problema
6
1.1.6. Sistematización del Problema
¿Es adecuado realizar un levantamiento de información, para determinar la situación actual del negocio en la “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo 2016?
¿De qué depende el cumplimiento de las funciones en la empresa?
¿Cuáles serian los parámetros que la empresa “El Bosque del Bambú “requiere para el diseño del manual de control interno en el inventario?
1.1.7. Objetivo General
Diseñar un manual de control interno para el proceso de inventario en la empresa “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo 2016.
1.1.8. Objetivo Especifico
Realizar un levantamiento de información para determinar la situación actual del negocio en la empresa “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo 2016.
Determinar el cumplimiento de las funciones en la empresa.
7
1.1.9. Justificación
En la actualidad la empresa “El Bosque del Bambú”, no cuenta con un manual de control interno, lo que conlleva a no tener un adecuado funcionamiento para realizar las diferentes actividades de acuerdo a las funciones asignadas.
La presente propuesta se origina debido a la necesidad de generar un aporte en la empresa “El Bosque del Bambú”, debido a que la entidad se encarga de la fabricación y comercialización de muebles, por lo que deben tener un control adecuado para el funcionamiento en todas las áreas de la misma, de tal manera que es necesario realizar un estudio apropiado para tomar las decisiones apropiadas, con la finalidad de diseñar el manual de control interno.
Al diseñar el manual de control interno la empresa “El Bosque del Bambú”, obtendrá grandes beneficios, puesto que se promoverá el desarrollo organizacional lo que hace que la empresa alcance los objetivos y metas establecidas.
La empresa al contar con un adecuado control interno, permitirá que disminuya las pérdidas que puede generar en el desarrollo normal de sus actividades, lo cual a su vez representará una ventaja competitiva frente para las demás empresas, brindando a los clientes productos de mejor calidad.
8 funciones, acciones, procedimientos y especialmente el personal que labora en la entidad, previniendo posibles riesgos que pueden afectarla.
De igual forma le ayudará a minimizar la desorganización en las funciones de cada área, evitando un trabajo no fructífero ya que en este momento no cuenta con un seguimiento ordenado de las funciones y procedimientos que se necesite realizar, y así contribuir al cumplimiento de los objetivos empresariales.
Es por esto que la empresa “El Bosque del Bambú”, tiene la necesidad del diseño del manual de control interno, rigiéndose a las políticas y reglamentos que se establezcan en la ley, con el fin de tener una información confiable, verídica y sobre todo tener un adecuado control interno dentro de la organización.
1.2. Marco Referencial
1.2.1. Marco Teórico
Mediante el marco teórico se analizará las diferentes teorías expuestas por varios autores en relación al control interno, el cual establece las coordenadas básicas a partir de las cuales se investiga una disciplina determinada.
1.2.1.1 Control Interno
9 objetivos previstos. (Cepeda, Gustavo, Control Interno, Mc Graw Hill, segunda edición, pág.3.)
Por tal motivo se entiende que el sistema de control interno es un compromiso y responsabilidad por todas las personas de la organización, con el fin de establecer las políticas dentro del proceso del inventario, para que de esta manera la empresa lleve un buen manejo de las funciones, especialmente de los que necesitan un estudio más riguroso. Todo aquel que realice o maneje un control interno debe tener un carácter ético y moral, para que el desempeño sea transparente.
Gráfico 1: Sistema de Control Interno
Sistema de Control
interno
Departameto de Control Inteno
Plan organizacional
Normas de Calidad
Procedimientos Formales Prácticas Sanas de
Cumplimiento Personal Idóneo
Sistema de Evaluacion
10
Fuente: (Carlos Mancheno, 2007, Diseño, implantación y fortalecimiento del sistema de control interno para la empresa distribuciones Zambrano, pág. 11).
1.2.1.2 Objetivos del Control interno:
Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego y adhesión a las políticas establecidas por
la administración de la entidad.- Cuando se tienen políticas bien definidas, permiten tener una mejor administración y operación, llevando de una manera ordena las actividades de la empresa.
Promover eficiencia operativa.- Los controles que se implementan en la entidad serán la base para las operaciones de la institución. Las políticas que se adopten deben tener metas y estándares que permitan medir el desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía ya que esto es importante para evaluar el rendimiento.
Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información
que se genera en la entidad.- Mediante las políticas y procedimientos se busca proteger la información, ya que es básica e indispensable para estar enterados de cómo se maneja y como es el desempeño de la entidad. Esto es importante ya que la información ayudara a la toma de decisiones que servirá para garantizar su futuro, estableciendo las políticas y el nivel de eficiencia de las operaciones.
11 Analizando los objetivos del control interno se establece que todo está enfocado a brindar una seguridad total de la información a realizar, siempre cumpliendo con las políticas y reglamentos establecidos en la ley, lo que hará llevar una información precisa y verídica del proceso del control interno.
1.2.1.3 Importancia
El control interno en cualquier organización, es importante porque apoya la conducción de los objetivos, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente, basado en criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.
Tomando en cuenta que el control interno es de vital importancia para todos los procesos o funciones que desempeñen cada entidad ya que se llevara un adecuado orden y seguridad al realizar cualquier actividad.
1.2.1.4 Responsabilidad del Control Interno
La responsabilidad de control interno comienza desde:
La Dirección.- es el responsable último. Asume la titularidad del sistema. Lidera el equipo directivo y revisa como los miembros controlan el negocio, designando responsables dentro de su unidad y estableciendo controles internos más específicos.
12 miembros de la entidad. Conocen todas las actividades de la entidad y vigilan el cumplimiento de estas.
Auditores internos.- Su papel en la entidad es muy importante ya que ellos son los encargados de evaluar la eficacia de los sistemas de control y realizan los correctivos necesarios para mantenerlo a lo largo del tiempo. Estos desarrollan un papel importante de supervisión
Empleados.- son los miembros más importantes, ya que ellos son los que pondrán en práctica el control interno y es responsabilidad de ellos cumplirlo de la mejor manera, estarán encargados de comunicar al nivel superior cualquier deficiencia que pudiera tener el control interno y que se presente en el transcurso de las operaciones.
Por otra parte, algunos terceros ajenos a la entidad, como por ejemplo los auditores externos, también son parte importante en el funcionamiento adecuado del control interno ya que ayudan a la consecución de los objetivos planteados, porque aportan una opinión dependiente y objetiva, contribuyen directamente en la auditoria de los estados financieros e indirectamente, proporcionando información útil para el ejercicio de sus responsabilidades. (Moreno Abraham, Fundamentos del Control Interno, Novena Edición, p.7)
Por tal motivo para que el control interno funcione adecuadamente, la empresa debe estar a cargo de cada uno de los miembros ya que es responsabilidad de todos cumplir y velar el cumplimiento de las mismas.
1.2.1.5 Principios
13 Para un adecuado Control Interno es importante tomar en cuenta los siguientes principios:
Equilibrio en la delegación de responsabilidades, incluyendo la dotación de los recursos de control respectivos para asegurar el debido cumplimiento de las mismas
Orientación logro de objetivos estableciendo medidas de desempeño para evaluar su cumplimiento
Mantener un sentido de la oportunidad con la que se realizan las actividades, ya que para que un control sea eficiente, es necesario que sea oportuno y suficiente.
Prevenir desviaciones para anular o disminuir su efecto adoptando medidas preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia.
Aplicar el principio de excepción que se dirige específicamente hacia los puntos realmente necesarios, lo que genera reducción de costos y tiempo.
Independencia. Los responsables del control no deben estar involucrados en las actividades sujetas a la observación por el mismo.
Preservar el medio ambiente a través de prácticas amigables con la naturaleza en los procesos de toda entidad. (Moreno Abraham, Fundamentos del Control Interno, Novena Edición, p.3).
Al aplicar estos principios, es importante generar un ambiente de control adecuado que asegure una correcta determinación de los lineamentos por parte de la gerencia, con el fin de revisar consecuentemente los objetivos.
1.2.1.6 Mecanismos e instrumentos de control interno
14 aplicando. El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre los empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un compromiso entre la seguridad y la eficiencia. En este sentido, cualquier esfuerzo de sistematización que permita reducir la participación de las personas involucradas, mejorará la información agregada, la posibilidad de hacer cruces y la automatización del control, debe recibir el apoyo de los directivos de la organización (Carlos Mancheno, 2007, Diseño, implantación y fortalecimiento del sistema de control interno para la empresa distribuciones Zambrano, pág. 21).
Toda la información a rectificar o incluir debe ser tomada por todos lo que conforman la organización, para que de esta manera exista un cruce de información verídica y poder establecer los mecanismos e instrumentos correctos en el proceso de inventario.
1.2.1.7 Elementos del control interno
Según Pérez, Pedro, “Control interno”, 2007, s/pág. Los elementos de Control Interno permiten obtener un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad de cada miembro de la organización, así como un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para ejercer controles sobre activos, pasivo, ingresos y gastos.
“Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre si y son inherentes al estilo de gestión de la empresa, Los mismos son:
Ambiente de Control interno:
15 del Control Interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores. (Mantilla, Samuel Alberto, “Control Interno-Informe COSO, pág., 5)
Evaluación de Riesgos:
Toda organización se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificación y análisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organización al establecer su misión y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos, de tal manera que una condición previa a la evaluación de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La evaluación de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. (Apuntes tomados del cuaderno de riesgos, Dr.: Fabián Arico)
Actividades de Control:
16 funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.( Apuntes tomado del cuaderno de Auditoria Forense; Ing. Marceo Moreno)
Información y Comunicación:
Identificar, capturar y comunicar la información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. (Mantilla, Samuel Alberto “Control interno. Informe COSO”, pág., 5)
Supervisión y Monitoreo:
17 Ambiente de
Control Interno
•Dentro de este ambiente, la administración valora los riesgos para la consecución de los objetivos específicos. Las actividades de control se implementan para ayudar a asegurar que se están cumpliendo las directivas de la administración para manejar los riesgos.
Evaluacion de Riegos
•Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para, la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de como deben administrarse los riesgos.
Actividades de Control
•Acuerdan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.
Información y Comunicación
•Deben contener informacion operativa, financiera sobre el cumplimiento de las normas, que a su vez emiten un adecuado control del negocio en una manera adeacuda. Este componente ayda a la empresa a tener una informacion sobre acontecimientos internos, las actividades y en que condiiones se presentan.
Supervision o Montoreo
•Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma v oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio.
Después de conocer los criterios de la investigación podemos concluir diciendo que el control interno no es un fin, sino es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos dentro de una institución, actuando de manera oportuna antes de que se efectúe un error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas a tiempo.
Fuente: Apuntes del cuaderno de Auditoría de Gestión; Ing. Marcelo Moreno Elaborado por: Luisa Meza
18
1.2.1.8 Manual de Control Interno
Se desarrolla para mejorar y tener un control de las actividades u operaciones de los procesos administrativos y operativos y cumplir de esta manera con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley.
Las entidades en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno tienen que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades en los encargados de toda las áreas, generando información útil y necesaria.
1.2.1.8.1 Importancia
La existencia de un manual que describa de qué manera se debe cumplir las actividades de la entidad es de gran importancia, ya que permite informar cual es el fin de seguir los controles establecidos como los objetivos que se requieren cumplir en cada área, las políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas.
1.2.1.8.2 Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respeta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
19
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
1.2.1.8.3 Tipos de Control Interno por la acción que realiza
Control Previo.- es cuando se ejerce alguna actividad antes de que un acto surja efecto, es decir este control se debe realizar antes de la aceptación de una factura por una compra realizada.
Control Posterior.- se realiza después de haber efectuado una actividad, por tal motivo en este paso se revisa que el documento entregado contenga lo establecido por la empresa.
Control Correctivo.- este control se practica tomando una medida correctiva, es decir se debe determinar el error y el responsable, para inmediatamente corregir.
20 Por tanto esta definición refleja que es un proceso mediante el cual la entidad salvaguardar los bienes, el sistema de control interno es de obligación de toda una organización que debe ser ejecutado estrictamente por cada uno de ellos, ya que no se trata únicamente de un conjunto de manuales de políticas y reglas, sino de personas que a diario ejecutan actividades en cada nivel de una organización. Teniendo en cuenta que el control interno proporciona una seguridad razonable, y sobre todo trata de minimizar el riesgo operativo y legal, haciendo que la entidad lleve ordenadamente el control tanto interno como externo.
1.2.2. Marco Conceptual
Control interno.- Plan de organización de los procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificando la razonabilidad y confiabilidad de su información administrativa y operacional, promoviendo eficiencia operativa para tener una información de calidad.
COSO.- Es un documento que contiene las principales directivas, para la implantación, gestión y control de un sistema de control interno.
Riesgo legal.- Hace referencia a la posibilidad del incumplimiento de leyes, reglas, o normas que rigen la ejecución de los procesos y actividades dentro de la empresa.
Riesgo operativo.- Se origina por de procesos, sistemas internos, tecnología y por eventos externos imprevistos, ya que durante el desarrollo de las operaciones permiten el giro normal del negocio.
21
CAPÍTULO II
MÉTODO
2.1 Nivel de Estudio
Se realizará la investigación exploratoria y descriptiva por las siguientes razones:
Investigación Exploratoria: La empresa “El Bosque del Bambú” al no tener ningún estudio previo sobre el tema y no contar c on el manual de control interno, se creó la necesidad de aplicar este tipo de investigación con el fin de conocer la situación actual de la misma, generando la posibilidad obtener información relevante sobre los procesos y actividades que se desarrollan en esta entidad.
Investigación Descriptiva: Es importante considerar la investigación descriptiva para efectos de este estudio, debido a que a través de esta se podrán conocer con mayor exactitud el comportamiento, costumbres y situaciones ; es decir el entorno en el que se desempeña la empresa “ El Bosque del Bambú”.
2.2 Modalidad de Investigación
Para realizar la presente investigación es necesario partir de la investigación documental, debido a que este método ayudará al análisis de los documentos tanto físicos como electrónicos, ya que estos instrumentos son los que se utilizan para el desarrollo de las actividades y procesos en la empresa.
22 lineamentos necesarios e identificar la situación actual en la que se encuentra la empresa, con el fin de tener un conocimiento más preciso para el manejo del control interno.
2.3 Método
Para el desarrollo de esta investigación se considera aplicar el método inductivo-deductivo como elemento de aporte al conocimiento general y particular para el diseño del manual de control interno en la empresa “El Bosque del Bambú”.
Debido a que este método proporciona soluciones a los problemas que se puedan encontrar en los procesos y actividades para el giro normal del negocio, permitiendo obtener los parámetros necesarios para mejorar la toma de decisiones.
Es por ello que la empresa “El Bosque del Bambú, no cuenta con diseño y procesos bien estructurados, por lo que dificulta no poder medir el desempeño de la empresa en su totalidad, por lo que es necesario diseñar el manual de control interno, puesto que con la ayuda del mismo, el personal que labora dentro de la mueblería, se sentirá comprometido y aprovechará todas sus habilidades, ayudando a la empresa a optimizar recursos y que su trabajo sea un factor productivo para la misma. Con lo cual se pretende tener un conocimiento más preciso de la realidad en la que se encuentra la empresa, logrando tener evidencia verídica para continuar con la elaboración de este estudio.
2.4 Selección instrumentos de Investigación
23
Entrevista Directa.- será aplicada al gerente de la empresa, con el fin de realizar preguntas previamente elaboradas según el cargo que realizan, para que de esta manera se obtenga información verídica, de la situación general de la empresa.
Observación de Campo.- se realizará una visita en la empresa “El Bosque del Bambú”, donde se observara detenidamente el proceso de las oficinas y talleres, de cómo desarrollan las labores cada uno de los miembros de la entidad.
Procedimientos Experimentales.- este instrumento se da con el fin de proporcionar a esta investigación información específica a través de la experiencia o formar parte de la entidad, para que de esta manera se tenga en claro todo el manejo o el procedimiento que se realiza en la empresa “El Bosque del Bambú”.
2.5 Procesamiento de Datos
Para la presente investigación, se utilizará Microsoft Office, Word, Power Point y Excel, todos estos programas son muy indispensables, ya que es un complemento entre ellos, con el fin de obtener resultados precisos y una prestación de calidad, para realizar el Diseño del manual de control interno.
2.6 Metodología técnica, específica para el problema planteado
Preparar las diferentes directrices o procedimientos que se va a realizar en cada objetivo establecido.
24
Realizar un levantamiento de información para determinar la situación actual del
negocio en la empresa “El Bosque del Bambú” en la ciudad de Quito para el periodo
2016.
Para la primera metodología establecida se realizará el levantamiento de la información, en la que se va a recopilar información de la situación actual del negocio , con el propósito de identificar posibles que estén interrumpiendo la facilidad de seguir ordenadamente los procesos de la entidad, debido a esto es necesario realizar una previa observación de campo en el cual se observará , una visión general de la situación de la empresa, por lo que es necesario identificar como está estructurada la entidad en función a cada actividad que se realiza.
Consecuentemente es prioridad realizar una entrevista a los miembros de la organización partiendo principalmente por el gerente de la empresa, donde se enfocarán puntos muy importantes en cuestión de cómo llevan el control interno en la entidad, por lo que inmediatamente se podrá persuadir si el gerente de la empresa tiene en claro las metas de la organización y los procedimientos que realizan para cada proceso, en este caso para inventario.
Para realizar el respectivo levantamiento de información se debe considerar algunos procedimientos:
25
Respectiva identificación de cada operación o función en cada actividad desarrollada por los responsables.
Determinar el tiempo invertido en cada actividad del manejo de inventarios, para que de esta manera se pueda establecer la duración total de cada procedimiento.
Realizando el debido levantamiento de información, se tomó en cuenta la debilidades, fortalezas que tiene la empresa, realizando un análisis FODA permitiendo de esta manera tener un diagnóstico más específico y tomar las decisiones más convenientes para el proceso de investigación.
2.6.2 Metodología Específica para el cumplimiento del Objetivo 2:
Determinar el cumplimiento de las funciones en la empresa.
26 La empresa “El Bosque del Bambú”, al ser competitiva dentro del mercado ecuatoriano debe priorizar estrategias para que el trabajo sea más fructífero, de esta manera, las diferentes actividades y funciones se enfocaran hacia los clientes internos o externos , procurando conseguir la máxima satisfacción y máxima eficacia interna.
Para determinar todas estos pasos ya mencionados, se necesitará de la colaboración de los miembros de la organización puesto que cada uno maneja diferentes actividades, por lo que aportarán con la información necesaria para tomar las decisiones correctas ya que la empresa “El Bosque del Bambú”, fabrica, administra y comercializa los productos, en los que se tomará en cuenta si todo el inventario es inspeccionado ordenadamente, en relación a la cantidad y a los costos relacionados con los productos, para su respectiva comercialización.
De esta manera se podrá determinar si la entidad esta manejada con responsabilidad administrativamente y sobre todo tener en claro las actividades y sus pasos que se debe respetar al momento de diseñar el manual de control interno.
2.6.3 Metodología Específica para el cumplimiento del Objetivo 3:
Identificar los parámetros que la empresa “El Bosque del Bambú “requiere para el
diseño del manual de control interno en el inventario.
Para aplicar el Diseño de manual de control interno en la empresa, se deben conocer que parámetros se utilizarán para los mismos.
27
ENTRADAS
claro las metas de la organización y los procedimientos que realizan para cada proceso, en este caso para inventario.
En el caso de los inventarios se analizará
Mueblería “El Bosque del Bambú, deberá manejar el inventario de materias primas, que consiste en el uso de materiales para elaborar los productos, pero que no han recibido el respectivo procesamiento, el Inventario de Productos en Procesos de Fabricación: es donde se integran todos los bienes adquiridos, que están en el proceso de manufactura, ya que la cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra, y los respectivos gastos , y el Inventario de Productos Terminados: atan a los dos procesos anteriores , obteniendo el producto terminado, listo para la venta.
Elaborado por: Luisa Meza
Materia Prima
Bambú
Madera
Masilla
Tacos de madera
Recursos tecnológicos
Maquina moldeadora circular
Maquina de secado
Maquina cortadora
Compra materia prima. (Bambú)
Secado Cortado Quemado Estructura Amarre Laca
Producto terminado
Satisfacción del cliente
Variedad de producto (muebles)
Informes de Calidad
Mercadería Entregada Satisfacción del cliente
Variedad de producto (muebles)
Informes de Calidad
Mercadería Entregada
PROCESAMIENTO SALIDAS
28 Dentro del diseño del manual de control interno se deberá tomar en cuenta estas alternativas puesto que servirá de mucha ayuda a la empresa, para tener un control interno en cada proceso de inventario.
Control y manejo del Inventario
Responsables del Inventario
Seguimiento y tomas físicas del Inventario
En el caso de los costos se tomará en cuenta los siguientes procesos:
Sistema de Costos por procesos.- la empresa el “Bosque del Bambú”, se especializa en la producción de muebles artesanos, por lo que es necesario determinar la asignación de los costos para cada periodo , es por ello que es de vital importancia realizar un flujo grama para ver si todos los procesos son necesario, o hay que mejorarlos o modificarlos.
Para conocimientos adicionales se hablará NIC2:
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD-INVENTARIOS
29 Inventarios son activos:
mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
en proceso de producción con vistas a esa venta; o
en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. (Tomado del archivo PDF de las Normas Internacionales de Contabilidad NIC2).
Valor Neto Realizable (VNR).- es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Las estimaciones del valor neto realizable se basarán en la información más fiable de que se disponga, en el momento de hacerlas, acerca del importe por el que se espera realizar los inventarios. Estas estimaciones tendrán en consideración las fluctuaciones de precios o costos relacionados directamente con los hechos posteriores al cierre, en la medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al final del periodo. (Normas Internacionales de Contabilidad NIC2, párrafo 30).
Teniendo en claro la NIC 2 Inventarios, debemos conocer cuales son los métodos de valuación vigentes.
Método de Valuación Promedio Ponderado.- Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.
30 ponderado, ya que aquí no se pondera el costo de las mercaderías, en vez de ello, el costo de las mercaderías debe irse separando según se van adquiriendo
En sí estos dos métodos de valuación de inventarios son aplicados en cualquier empresa, ya que están estipulados bajo las NIIF, con el fin de lograr un control de los Costos de los inventarios, establecer el costo de los Inventaros disponibles y establecer el costo de los inventarios vendidos.
Dentro de los procesos se podrán determinar Procesos Operativos y Procesos de Apoyo y Gestión:
Procesos Operativos:
Conocimiento de Mercado y Clientes:
Identificar que necesidades y requerimientos solicitan los clientes
Descubrir las expectativas de los clientes y le cambio en la organización.
Desarrollo de visión y estrategia:
Definir criterios de la organización y que estrategias son necesarias para la empresa.
Visualizar el entorno tanto interior como exterior en la empresa. Proceso de Apoyo y Gestión:
Gestión de información:
Planificación de la información.
Resumen de los reportes en relación a la información actual de la empresa.
Comunicación entre gerente y empleados.
31
CAPÍTULO III
RESULTADOS
3.1.Diagnóstico y levantamiento de Información
En este capítulo se procede a detallar la información de la empresa y su respectivo diseño de manual de control interno.
3.1.1 ANTECEDENTES
EL BOSQUE DEL BAMBU, fue creada con el fin de ser el sustento de varias familias, y además de servir de la mejor forma a sus clientes, entregando los mejores productos al por mayor y menor.
Todo inicia con los sueños de un hombre emprendedor, el mismo que sabía lo que era el verdadero trabajo ya que su vida empezó desde muy joven, para llegar a proyectar con su conocimiento y su perseverancia su propio negocio. Persona que lleva por nombre Cruz Antonio Meza, quien es el encargado de la Gerencia General de esta empresa y su esposa Vilma Vilcacundo Naranjo misma que ha sido el soporte y además se encarga de la administración de la empresa.
3.1.2 UBICACIÓN
32
Fuente: Google maps// Santa Clara
3.1.3 MISIÓN:
Fabricar y comercializar muebles en Bambú satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes y superando sus expectativas, ofreciendo un alto nivel de calidad y un excelente servicio. Contando con un equipo humano inspirado en el conocimiento y el sentido de pertenencia por su trabajo, lo que nos permite seguir creciendo y mantener una estabilidad financiera.
3.1.4 VISIÓN:
En el 2020 ser una empresa líder a nivel nacional en la fabricación y comercialización de productos caracterizada por la ética, el excelente servicio y la calidad de sus productos. Aplicando nuevas tecnologías que permitan desarrollar las ideas del diseño con una fuerte estructura organizacional que nos permita seguir creciendo y generando operaciones de empleo en nuestro país.
33
3.1.5 ORGANIGRAMAS
3.1.5.1 ORGANIGRAMA VERTICAL
Gráfico N: 5 Organigrama Vertical
Fuente: Empresa “El Bosque del Bambú”
34 El organigrama detalla cómo está estructurada la empresa, la cual se debe exponer en un lugar visible para que sea visto y discutido por todos los miembros de la organización, y siempre va a estar expuesto a cambios y mejoras. Las modificaciones las dicta la experiencia y el trabajo diario e implican por lo general, cambios organizacionales profundos, ya que ningún departamento o sección de la empresa trabaja solo, depende de otros, justamente las líneas del organigrama señalan esa situación de dependencia o dominio.
Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuáles son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía cual es la misión, la visión, los objetivos planteados para alcanzar la meta establecida o propuesta.
33
3.1.5.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL:
Gráfico N: 6 Organigrama Funcional
Fuente: Empresa “El Bosque del Bambú
34 La estructura de la empresa “El Bosque del Bambú” está dividida en dos niveles: Institucional y Operacional.
Institucional.-
Gerencia Gerencial.- funciones principales:
El gerente está en la obligación de realizar evaluaciones periódicas al personal, para detectar alguna falencia o mejoría que exista dentro de la organización.
Formular estrategias y programas para la ejecución del trabajo, fijar normas para los productos que comercializa la empresa.
Planear metas a corto y largo plazo, con el fin de cumplir todas las metas propuestas para el beneficio de la empresa.
Coordinar que los registros se estén ejecutando adecuadamente, con el fin de evitar falencia en cada proceso y poder lograr los objetivos propuestos.
Será ejemplo de liderazgo, comunicación y trabajo en equipo.
Evaluar la situación económica y legal de la empresa, para tomar acciones preventivas en caso de exponerse en una situación delicada.
Responder interna o externamente por la producción y comercialización de los muebles, ante los clientes o los proveedores.
Operacional.-
Departamento de Ventas
Preparar planes y presupuesto de ventas, para tener una mejor organización con relación a los diferentes productos que son producidos.
Calcular la demanda y pronosticar las ventas.
Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.
35
Coordinar con bodega el stock de productos, para realizar los pedidos y coordinar con el transporte.
Departamento de Recursos Humanos
Desarrollar las habilidades que tiene cada empleado.
Identificar problemas de desempeño y de actitud
Controlar coordinadamente el horario de ingreso y salida de los trabajadores.
Efectuar talleres o capacitaciones para incentivar el conocimiento de los trabajadores.
Identificar las políticas y funciones que desempeña cada personal, lo que incluye a la selección, contratación, salario y legislación laboral, para dar cumplimiento del reglamento de la organización.
Departamento de Producción:
Supervisar el proceso de elaboración de cada mueble.
Determinar los niveles óptimos de producción de la empresa, en base a la programación y planificación de la capacidad para la elaboración del producto.
Administrar el nivel de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados; lo que se refiere a qué ordenar, cuándo ordenar, cuánto ordenar y manejo de materiales.
36
3.1.6 PROVEEDORES:
La empresa “ El Bosque del Bambú” obtiene la mayor parte de sus productos, de los siguientes proveedores identificados para la obtención de los distintos materiales, como se puede observar en el siguiente cuadro.
Tabla 1: Proveedores
Materiales Nombre de la empresa
Bambú Finca Don Eduardo
Implementos de Ferretería Su Ferretería Don Cantos
Tablas Servitableros
Esponjas Auto tapiz R&R
Tacos Maderas Piedad
Tela Decortextil
Elaborado por: Luisa Meza
3.1.7 PRINCIPALES CLIENTES:
Tabla 2: Principales Clientes
Número: Principales Clientes:
1 Hostería Arasha
2 Casa y Campo
3 Mindo Río
4 Marqués
5 Restaurantes
6 Bares
7 Mi Bambú- Ibarra
8 Arq.: Luis Campoverde- Hostería Esmeraldas Fuente: Administradora empresa “El Bosque del Bambú”
37 La empresa “ El Bosque del Bambú” tiene bastante acogida especialmente en las zonas tropicales o cálidas del Ecuador , ya que el bambú es un extraordinario material debido a la fortaleza de su fibra, por este motivo se lo conoce como acero vegetal. El arte del bambú es muy llamativo y natural lo que hace que todos los ambientes ya sean en hosterías, restaurantes, bares y departamentos, transmitan un ambiente de naturaleza y energía positiva.
3.1.8 PRINCIPALES PRODUCTOS:
Tabla 3: Principales Productos
INVENTARIO P.T
PRECIO AL COSTO
Juego de sala en bambú $250
Juego de comedor 6 personas en
bambú $220
Juego de comedor 4 personas en
bambú $140
Barra $260
Espejos para pared $27
Espejo vestidor $55
Biombo $45
Cortinas $20
Coche Bar $43
Taburetes 60 de alto $27
Taburetes 70 de alto $27
Taburetes de 80 de alto $27
Percheros $16
Lámpara para velador $23
Repisa de 90 ancho rectas y redondas $32
Esquineros 4 pisos $25
Mecedoras $45
38
3.1.9 ANÁLISIS F.O.D.A EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ”
FORTALEZAS:
Productos innovadores de excelente calidad.
El bambú es una planta de rápido crecimiento.
Personas capacitadas para la elaboración de los muebles en bambú.
Stock de mercadería en su variedad de muebles de bambú.
Excelente atención al cliente.
Aceptación de los productos tanto a nivel nacional e internacional.
OPORTUNIDADES:
Enseñar el arte del bambú a los artesanos españoles.
La empresa el Bosque del Bambú tiene una excelente aceptabilidad en el mercado, es por ello que han existido ofertas societarias para ampliar más el negocio.
Contínuo crecimiento de productos y preferencias por muebles hechos en bambú.
Alto potencial de consumo en las zonas tropicales, para amueblar los lugares turísticos.
Diseño de estructuras, en el área de arquitectura para ser presentada en exposiciones universitarias.
DEBILIDADES:
Tecnología limitada para el diseño y acabados de los muebles.
Baja disponibilidad del bambú, por motivos climáticos.
Falta disponibilidad de dinero para invertir.
39
AMENAZAS:
Prohibición de la tala de bambú en las diferentes zonas de producción.
Imitación de muebles de mala calidad, con precios bajos, haciendo que la” empresa el bosque del bambú”, pierda a sus clientes.
Mala publicidad, sobre la resistencia del bambú.
Constante inestabilidad económica.
PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN:
En este proceso se involucra la captación del producto, el adecuado almacenamiento, la respectiva facturación por pedidos como la entrega y reparto de la mercadería en camiones.
40 Debilidades Amenazas 3 4 14 5 2 4 3 1 14 9 10 18 4 13 6 1 2 3 5 11 8 3 Constante inestabilidad económica. TOTAL ORDEN JERÁRQUICO 4 3 1 5 13 7 Mala publicidad, sobre la
resistencia del bambú.
Disminución del stock, con falta de
abastecimiento
TOTAL ORDEN JERÁRQUICO Prohibición de la tala de
bambú en las diferentes zonas de producción.
Imitación de muebles de mala calidad, con precios bajos, haciendo que la” empresa el bosque del bambú”, pierda a sus clientes
5
1
3 Baja disponibilidad del
bambú, por motivos climáticos. Falta disponibilidad de dinero para
invertir
Tecnología limitada para el diseño y acabados de
los muebles.
4
Numeración Significado
5 Factor critico de mayor peso 4 Factor critcico muy importante 3 Factor critico moderado
2 Factor crítico relativamente mínimo 1 Factor critico irrelevante
DATOS DE VALIDACIÓN
41 Al realizar las áreas defensivas de iniciativa estratégica se determina que la mayor debilidad que afronta la empresa “El Bosque del Bambú”, es la disminución del stock, con falta de abastecimiento, si bien es cierto la empresa se ha caracterizado por elaborar muebles de excelente calidad y teniendo una gran variedad, abasteciéndose de la mercadería mas cotizada con el fin de satisfacer el pedido de los clientes, la debilidad se da en que la empresa no tenga en ese momento la mercadería que el cliente solicita, haciendo que se pierda al cliente y este se vea obligado a adquirir la mercadería en otro lugar, fortaleciendo a la competencia.
42 OPORTUNIDADES FORTALEZAS 19 5 18 8 12 11 18 9 20 2 2 3 4 5 4 2 3 2 5 2 Stock de mercadería en
su variedad de muebles de bambú. Excelente atención al
cliente Aceptación de los productos tanto a nivel nacional e internacional.
2
5 Enseñar el arte del
bambú a los artesanos españoles.
3
TOTAL 22 23 22
4
ORDEN JERÁRQUICO 2 1 3 4
7 Personas capacitadas
para la elaboración de los muebles en bambú.
4 4 5 4 3 20
6
El bambú es una planta
de rápido crecimiento 4 3 2 4 16 10
Productos innovadores
de excelente calidad 5 5 4 4 4 22
3 La empresa el Bosque del Bambú tiene
una excelente aceptabilidad en el mercado, es por ello que han existido ofertas societarias para ampliar más el negocio.
Continúo crecimiento de productos y preferencias por muebles hechos en
bambú
Diseño de estructuras, en el área de arquitectura para
ser presentada en exposiciones universitarias.
TOTAL ORDEN
JERÁRQUICO
Alto potencial de consumo en las zonas tropicales, para amueblar los lugares
turísticos.
43
Numeración Significado
5 Factor de mayor importancia 4 Muy Satisfactorio
3 Satisfactorio
2 Bueno
1 Necesita Mejoramiento
DATOS DE VALIDACIÓN
Según el orden jerárquico se determina que la mayor fortaleza que tiene la empresa “El Bosque del Bambú” es tener productos innovadores de excelente calidad, la entidad se ha caracterizado por tener una excelente creatividad, por lo que ha tenido mucha acogida en el mercado comercial-artesanal, el solo elaborar muebles de bambú hace que la empresa tenga otra imagen, puesto que el bambú es una atracción, por todos los beneficios que brinda, permitiendo tener mucha acogida. La buena calidad, el rápido servicio que brinda la empresa y la respectiva atención al cliente hace que la empresa se esté posicionando en un mercado estratégico y comercial.
Por otro lado la mayor oportunidad que ha tenido la empresa “el Bosque del Bambú” es tener una excelente aceptabilidad en el mercado, es por ello que han existido ofertas societarias para ampliar más el negocio.
44
SI NO
2 ¿La empresa dispone de procedimientos,
distribuidos para cada actividad? *
Es necesario detallar el procedimiento del inventario, para realziar eficientemente el trabajo
3
¿Se ha determinado parámetros que permitan tener una correcta distribución de las funciones para el desarrollo de las actividades en la empresa?
*
Se debe realiar evaluaciones periodicas, con el fin de detminar si exite algun error en el manejo
del inventario
4
¿En la parte de los inventarios considera usted que está bien distribuido las funciones y la información es verídica en cuanto a la verdadera existencia de los mismos?
*
Por tal razón se ha procedido a diseñar el manual de control interno
5 ¿Considera que la empresa “El Bosque del Bambú” debe implementar el manual de control interno, para organizar la parte del inventario con responsabilidad?
*
¿Conoce sobre la situación actual de la empresa?
1
*
N: Controles Claves Respuestas Observaciones
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DEL INVENTARIO
3.1.10 RESULTADO DE LA ENTREVISTA
Tabla 6: Entrevista al Gerente General
Elaborado por: Luisa Meza
La presente entrevista fue realizada al Gerente General de la empresa “El Bosque del Bambú”, mediante un dialogo y la formulación de las preguntas, se determinó que la empresa si está bien estructurada, lo que hace falta es una adecuada organización, en las funciones, las
responsabilidades y las actividades que se deben realizar, por lo que se concluye que es de vital importancia implementar el manual de control interno en el proceso del inventario.
45
Código:
Fecha: 20/05/2016
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Luisa Meza
PROCESO DEL MANEJO Y CONTROL DEL INVENTARIO
Código:
Fecha: 20/05/2016
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Luisa Meza
PROCESO DEL MANEJO Y CONTROL DEL INVENTARIO
3.1.11 PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO EN LA EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ”
El señor Cruz Antonio Meza Zambrano gerente de la empresa “El Bosque del Bambú” aprueba que se diseñe el manual de control interno, con el fin de crear una información más detallada, ordenada, sistemática e integral en el cual va a contener todas las instrucciones, responsabilidades e información de políticas, funciones y sistemas en las diferentes operaciones o actividades que se realizan en la empresa “El Bosque del Bambú”.
Para el diseño del manual de control interno se tiene que preparar procedimientos integrales los cuales forman una parte muy importante para poder desarrollar las actividades, en lo cual se establecen responsabilidades de los cargos de todas las áreas, con el fin de generar una información útil y necesaria, estableciendo medidas de control y autocontrol y sus respectivos objetivos que participen en el cumplimiento funcional de la empresa.
El manual de control interno será de vital importancia para la organización y más para cada miembro que conforma la empresa, puesto que se llevará un orden adecuado de todas las actividades que se realizan en la empresa, evitando confusiones y bajo desempeño laboral. Cabe recalcar que el sistema de control interno se constituye con el fin de servir como una herramienta de apoyo para la directiva de la empresa, teniendo como propósito cambiar y producir mejores resultados con eficiencia y calidad.
46 Código:
Fecha: 20/05/2016
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Luisa Meza
PROCESO DEL MANEJO Y CONTROL DEL INVENTARIO
INDICE
MANUAL DE CONTROL INTERNO EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ”... 48 A. OBJETIVOS ... 48 B. DEFINICIÓN ... 49 C. ALCANCE ... 49 D. POLÍTICAS ... 49 INFORME DE REQUERIMIENTOS DE CADA PUESTO DE TRABAJO ... 51 DOCUMENTACIÓN ... 53 A. OBJETIVO ... 53 B. PARTICIPANTES ... 54 C. ALCANCE ... 54 D. NORMATIVA ... 54 PLAN DE ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA “EL BOSQUE DEL BAMBÚ” ... 55
ESTRATEGIAS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFCACION DEL CONTROL
INTERNO ... 56 Responsabilidad desde la perspectiva del control: ... 56 Procesos Operativos: ... 57 Proceso de Apoyo y Gestión: ... 57 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Y OTROS ASPECTOS RELATIVOS A RIESGOS ... 59
1) La actividad del negocio se orienta a satisfacer las necesidades del cliente, entregando los mejores productos al por mayor y menor, por cual se pueden presentar varios riesgos de acuerdo a la circunstancia que se presente, por lo cual el mayor riesgo es el comercial. ... 59 RECURSOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO ... 61 A. OBJETIVO ... 61 B. POLÍTICA GENERAL ... 61