UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TRABAJO DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CONTADOR PÚBLICO
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
COELEC, 2010”
AUTORA: GLADYS ROCIO ESCOBAR ESCOBAR
DIRECTORA DE TESIS: DRA. CLEMENCIA CARRERA
Tema: “Diseño de un sistema de control interno financiero y
administrativo para mejorar los procesos de la empresa
COELEC S.C, Santo domingo de los Tsáchilas, 2011”
Dra. Clemencia Carrera DIRECTORA DE TESIS
APROBADO
Titulo y nombres
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ---
Título y nombres
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ---
Titulo y nombres
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ---
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
SISTEMA EDUCACION A DISTANCIA
TEMA: “Diseño de un Sistema de Control Interno Financiero y Administrativo para mejorar los Procesos de la empresa COELEC S.C, 2011”
AUTORA: Gladys Rocío Escobar E.
DIRECTORA: Dra. Clemencia Carrera
Los resultados encontrados en la presente investigación son de exclusiva responsabilidad de la autora.
______________
Gladys Escobar
DEDICATORIA
El presente trabajo quiero dedicar con todo mi amor; en primer lugar a Dios, a mi padres y mi familia quienes me han
apoyado incondicionalmente.
El apoyo que he recibido de mis familiares, para quienes también dedico este trabajo
y para mi directora de tesis, que me ha ayudado en esta fase indispensable, para
la obtención de mi titulo profesional
AGRADECIMIENTO
Quiero empezar agradeciendo a mis padres, por
su apoyo a lo largo de mi carrera, a los
docentes que con su enseñanza, nos han
formado profesional y éticamente.
A mi directora de tesis Dra. Clemencia Carrera
por sus conocimientos y ayuda,
agradezco a todas las personas que
confiaron en mi trabajo y formación
profesional.
GRACIAS
ÍNDICE
CAPITULO I
GENERALIDADES
1.1. Antecedentes……….2
1.2. Limitación del estudio………5
1.3. Alcance del trabajo………5
1.4. Problema de la Investigación……….………..5
1.5. Sistematización………..6
1.6. Formulación………7
1.7. Objetivos……….8
1.8. Justificación………9
1.9. Hipótesis………...9
CAPITULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1. Marco Teórico. 2.1.1 Control Interno………..……….11
2.1.1.1 Control Interno Contable………..………14
2.1.1.2 Control Interno Administrativo……….………15
2.1.1.3 Componentes del Control Interno………..……….19
2.1.1.4 Procesos de Verificación………..………..….……20
2.1.2 Sistema de control interno……….………25
2.1.2.1 Objetivos del Control Interno……….…..…………...27
2.1.2.2 Elementos de Sistema de Control Interno………..……….29
2.1.2.3Documentación del Conocimiento del Control Interno………..…29
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
4.1 Diseño de Investigación………..35
4.2 Métodos de Investigación………36
4.3 Fuentes y Técnicas………..36
4.4 Unidad de Análisis………...37
CAPITULO IV SITUACION DIAGNOSTICA 3.1. Situación de la Empresa………..……38
3.1.1 Misión………..….38
3.1.2 Visión…………..………..…..39
3.2. Clientes………..…..39
3.3. Proveedores………....40
3.4. Situación de la Empresa………...42
3.5. Estructura Orgánica………....48
3.6. Funciones……….….50
3.7. Personal………...55
3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno………....56
CAPITULO V DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA COELEC S.C 4.1. Estructura Orgánica Administrativa Financiera Propuesta....……….59
4.1.1 Área de Compras………..………60
4.1.2 Área de Ventas……….………65
4.1.3 Área de Inventarios (Bodega)…………..………..69
4.1.4 Área Financiera………..………..72
4.2.1 Manual de Organización………..…….77
4.2.1.1 Gerente General……….……..……..77
4.2.1.2 Jefe de Bodega………..…….75
4.2.1.3 Auxiliar de Bodega………..………82
4.2.1.4 Jefe de Ventas y Cobros……….…..…84
4.2.1.5 Vendedores……….…..…..87
4.2.1.6 Contador General……….…..…90
4.2.1.7 Auxiliar Contable……….…..….93
4.3. Manual de Normas y Procedimientos………..…..98
4.3.1 Compra de Mercadería………..……...….99
4.3.2 Procedimiento de Compra………..…….101
4.3.3 Proceso Ventas-Cobros………...106
4.3.4 Procedimiento de Ventas y Cobros de Contado y Crédito…...….108
4.3.5 Procedimiento Bodega………...…..111
4.3.6 Procedimiento de Despacho de Bodega………..…112
CAPITULO VI 5.1 Conclusiones……….………116
5.2 Recomendaciones………117
Anexos……….………..…..118
INDICE DE FIGURAS 2.1. Carácter Sistémico del Control Interno………23
2.2. Sistema de control interno por áreas contables………27
2.3. Métodos de flujo gramas……….32
4.4 Estructura Orgánica De La Empresa COELEC………..……….……49
ÍNDICE DE TABLAS 3.1 Nómina de Trabajadores y cargos………..………..52
4.2. Departamentos y trabajadores de COELEC S.C……….………..58
5.3 Procedimiento de Compras………..101
5.4 Procedimiento de Ventas-Cobros de Contado y Crédito………….……..108
ÍNDICE DE GRAFICOS
5.1 Organigrama Departamental Propuesto………...….59
5.2. Orden de compra emitido por el sistema SACI………..…….63
5.3. Orden de compra………..……65
5.4. Despacho de bodega………..……….69
5.5. Orden de entrega………..…………...75
5.6. Flujograma de control interno de compras………105
5.7. Flujograma de control interno de ventas……….……..…………110
RESUMEN
El Presente trabajo de investigación tiene como propósito proponer un “Sistema de control interno para COELEC S.C”; y se encuentra distribuido por 6 capítulos.
El primer capitulo presenta una introducción, detallando los antecedentes de la empresa; del cual se desprende los antecedentes históricos, científicos, prácticos, siguiendo con las limitaciones del estudio, el objeto de estudio, objetivos, justificación, aspectos metodológicos y la unidad de análisis.
El segundo capítulo desarrolla el marco teórico, en el cual se incluye todos los subtemas relacionados con el Control Interno, los sistemas de control interno, tanto administrativo y financiero, que sustentara la investigación. El capítulo tercero trata sobre la metodología de la investigación utilizada para el desarrollo del trabajo de titulación, como también las técnicas que fueron utilizadas para llegar al punto de investigación y los resultados del mismo.
El cuarto capítulo, contiene la situación de la empresa, en el cual muestra los clientes y proveedores fijos, estructura orgánica, las funciones del personal, la situación financiera por la que atraviesa y los resultados de la Evaluación de Control Interno.
El quinto capítulo expone la propuesta, que contiene la Misión, Visión, los objetivos, las actividades de la empresa y el diseño del sistema de control interno.
CAPITULO I
1.1.
Antecedentes.
1.1.1. Antecedentes Históricos.
La empresa COELEC C.V, inició sus operaciones en Santo Domingo de los Tsáchilas en enero de 1991 teniendo como domicilio la Avenida Quito y Cuenca, funcionando como persona natural. El 3 de agosto de 1995, comienza a prestar sus servicios en la Avenida Esmeraldas 353 y Collaloma, conformada por los socios el señor Richard Castillo y la señora Carmen Córdova.
Para el 9 de agosto del mismo año la señora Carmen Córdova, renuncia voluntariamente a sus derechos y acciones; más tarde con fecha 4 de noviembre el señor Richard Gilberto Castillo Uvidia da en venta a la señora Ruth Narcisa Castillo Uvidia doscientas cuarenta participaciones; quienes constituyen la empresa COELEC S.C razón social con la que hasta la presente fecha sigue prestando sus servicios.
1.1.2. Antecedentes Científicos
La empresa COELEC S.C., se dedica a la venta de suministros y materiales eléctricos; brindando soluciones a problemas de dicha índole, que puedan afectar a la productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución, control y protección, que permitan a sus clientes disfrutar del bienestar y de los beneficios del servicio eléctrico.
En el almacén se cuenta con una gran gama de material y suministros eléctricos de las mejores marcas como lo son: OSRAM, PHILIPS, SIEMENS, ELECTRO CABLES, INCABLE, SILVANIA, GENERAL ELECTRIC, entre otras. A su vez presta los servicios de instalación y mantenimiento; razones por las que la empresa es una de las mejores que cuenta la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en el mercado eléctrico.
1.1.3. Antecedentes Prácticos.
1.1.4.
Importancia del estudio
Realizar el presente estudio es de vital importancia, ya que diseñar el sistema de control interno, permitirá a la empresa COELEC S.C mejorar los procesos administrativos y financieros; por tal razón, sus activos estarán mejor salvaguardados, aumentará su confianza, eficiencia, eficacia y productividad.
1.1.5.
Situación actual del tema de estudio.
1.2.
Limitación del Estudio.
El estudio se realizará durante el año 2010, en toda el área administrativa y financiera de la empresa COELEC S.C de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, y comprende el diseño de un sistema de control interno para mejorar los procedimientos administrativos y financieros
1.3.
Alcance del trabajo.
El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo permitirá mejorar la organización institucional, situación que permitirá que sus clientes cubran sus expectativas y se pueda satisfacer las diferentes necesidades; para que este diseño sea óptimo se partirá de la situación actual de la empresa y en función de las necesidades del control se aplicaran diferentes sistemas hasta lograr completar la implantación. La empresa lo aplicará en cada departamento a nivel administrativo y financiero para mejorar sus procesos, pero además la aplicación implica solucionar problemas de ineficiencia en el control interno y operacional.
1.4 Problema de la Investigación.
en la eficiencia, productividad, salvaguarda de sus activos y otros factores fundamentales en sus procesos.
Causa.- Falta de un sistema de control interno
Efecto.- Mejorar los procesos administrativos y financieros de COELEC.
a) PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
a. Diagnostico.
Al no tener un buen control interno establecido, la empresa puede estar expuesta a numerosos problemas producidos por ineficiencias en estos controles. Lo que podría causar; que sus operaciones no resulten como se han establecido o que el sistema contable no tuviera sus bases confiables, entre otras.
b. Pronostico
c. Control de Pronostico
Con la corrección de las deficiencias del sistema de control interno administrativo y financiero, la empresa mejorará satisfactoriamente en sus procesos. Lo que traería como consecuencia un fortalecimiento competitivo, éxito en sus operaciones y consecuentemente un sistema contable lo suficientemente confiable.
1.5.
Sistematización
¿Cómo afecta a la empresa la deficiencia de un control interno administrativo y financiero?
¿Cuáles son los objetivos al establecer un sistema de control interno a nivel financiero y administrativo?
¿Por qué será necesario que la empresa COELEC cuente con un sistema de control interno, en sus distintas áreas?
1.6. FORMULACIÓN
1.7. Objetivo.
1.7.1 General.
Plantear un sistema de control interno, para mejorar las operaciones financieras-administrativas y solucionar problemas que se originen en la empresa.
1.7.2 Específicos.
a. Realizar una evaluación de control interno para medir la eficiencia a nivel financiero y administrativo mediante cuestionarios a los empleados de la empresa.
b. Establecer alternativas viables para la mejora del control interno tanto a nivel financiero como administrativo, por medio de políticas de empresa.
1.8
Justificación.
El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo es importante, ya que se podrán verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la empresa y recomendar los correctivos que sean necesarios, a su vez ayudará a proteger los activos de COELEC evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Así mismo, ayudará a que los encargados de la administración y el área financiera, puedan obtener soluciones en problemas que se han venido dando anteriormente y exponer alternativas prácticas y eficientes a la gerencia; para que sea una empresa con una competitividad sólida.
1.9 Hipótesis.
VARIABLES:
Variable Independiente 1: Sistema de control interno
Variable dependiente 1: procesos administrativos y financieros.
Variable dependiente 2: eficiencia y efectividad.
Variable dependiente 3: productividad.
INDICADORES:
La Variable de Procesos administrativos y financieros, estará expuesto en un análisis, resultado que se obtendrá por encuestas realizadas al personal de la empresa.
La variable de Eficiencia y eficacia será interpretada con resultados cuantitativos y cualitativos que se obtendrán de los indicadores de gestión que se conseguirán en el transcurso de la investigación.
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Teórico
2.1.1. Control Interno
“El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa”1
. El control interno es el plan organizativo y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren y garanticen la eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros y el cumplimiento de leyes y normas.
Según Mendoza: “El control interno lo constituye una serie de medidas, procedimientos, métodos y formatos que a través de especialistas designados para ese efecto, permiten a una empresa llevar a cabo sus operaciones y cumplir con sus objetivos, evitando el desperdicio, los errores perdida de tiempo y bienes”2
. Para el autor en sí el Control Interno son sistemas y procedimientos que adopta una entidad para llegar a cumplir sus objetivos sean estos a corto o largo plazo.
1
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. I Control Interno; pág. 189; ediciones CULTURAL S.A.
2
Para Mira Navarro, en su significado mas amplio: “El Control Interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos, y las cualidades del personal de una empresa con el objetivo de proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones y; estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección”3
Los autores O. Ray Whittington y Kurt Pany definen al Control Interno así: “Proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías de
1) eficiencia y eficacia,
2) confiabilidad de los informes financieros,
3) Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables4"
Al analizar los conceptos encontrados sobre el Control Interno, se llega una sola síntesis que; el control interno es un proceso o sistema que plantean los ejecutivos de una empresa, para lograr sus objetivos mediante políticas y controles, garantizando sus operaciones tanto administrativas como financieras, logrando obtener sus objetivos con eficiencia y eficacia; y salvaguardando los activos.
3
MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8
4
Objetivos del Control Interno5
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Estos Objetivos son citados en todas las ilustraciones que tratan acerca de los objetivos del Control interno.
El control interno se clasifica en función de su naturaleza en: Control interno Contable y Control Interno Administrativo.
5
2.1.1.1
Control Interno Contable
El control interno contable; viene a ser un proceso importante para la empresa, por que se puede salvaguardar los activos y prevenir fraudes, también medir y ayudar en la eficiencia y eficacia de las operaciones. Según O. Ray Whittington y Kurt Pany señala que: “Son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de los activos como los informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero creen que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y otros procesos” 6
“Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables”7
.
CULTURAL define a los controles contables de la siguiente manera: “Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables”8
En el libro de Auditoria de la Peña: “Son aquellos directamente relacionados con la contabilización de las transacciones y que tienden a asegurar:
El registro de la totalidad de las transacciones autorizadas. La exactitud, veracidad y validez de los datos registrados.
6
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
7
MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. Pág. 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8
8
La actualización de los datos registrados.
La continuidad de los datos.
La protección de los archivos contables (copias de seguridad, etc.)”9
En los controles internos contables los auditores realizan evaluaciones para estudiar los controles, planes de organización y para indicar su seguridad mediante pasos generales10
PASOS GENERALES
Planeación
Valoración
Ejecución
Monitoreo
PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos relacionales
1.1 Protección de activos
1.2 Confiabilidad de los registros contables
9
DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España, Paraninfo Cengage Learning.
10
2.Controles
2.1. Sistemas de autorización
2.2. Sistemas de aprobación
2.3. Segregación de tareas
2.4. Controles físicos
3. Aseguran
3.1 Todas las transacciones de acuerdo a la autorización específica
3.2 Registro de transacciones
3.3 Estados financieros con PCGA
3.4. Acceso activos con autorización
2.1.1.2
Control Interno Administrativo.
Los controles internos administrativos hacen que la empresa organice de forma adecuada sus recursos; y junto con sus políticas establece una operación de manera eficiente y efectiva. Complementando lo anteriormente citado “Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas pre escritas y el cumplimiento de los objetivos y metas programados” 11
11
También se puede decir de los controles administrativos que: “Son los relacionados con las políticas de dirección y organización de la empresa:
Existencia de una organización jerárquica (organigrama) Existencia de líneas de autoridad claramente establecidas
Existencia de manuales de procedimientos para los distintos procesos que tienen lugar en el seno de la entidad (compras, ventas, cobros, registro contable, etc.).
Existencia de una política adecuada de gestión de activos”12
Para Aguirre define estos controles así: “Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección”
“Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los
procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables”13
.
En determinación; el control interno administrativo no es otra cosa que, los seguimientos de las normas, procedimientos y políticas que dan camino a la eficiencia y eficacia operativa. Las cuales están a cargo de la dirección establecida por el ente.
12
DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España. pág. 93; cap. 3. Paraninfo Cengage Learning.
13
En los controles internos administrativos al igual que los contables, los auditores realizan evaluaciones para estudiar los controles, planes de organización y para indicar su seguridad mediante pasos generales14
PASOS GENERALES Planeación
Control Supervisión Promoción
PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos relacionales 1.1 Con eficiencia de operación
1,2, Adhesión a políticas
2. Controles
2.1 Análisis estadísticos
2.2 Estudio de tiempos y movimientos 2.3 Informes de actuación
2.4 Programas de selección 2.5 Programas de adiestramiento 2.6 Programas de capacitación 2.7 Control de calidad
14
3. Aseguran
3.1Eficiencia, Eficacia y Efectividad de operaciones15
2.1.1.3 Los Componentes del Control Interno.
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:16
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
a. Ambiente de Control.
“Los auditores deben obtener suficiente conocimiento de las actitudes de los ejecutivos, de sus ideas y acciones referentes al ambiente de control. Habrán de centrarse en la esencia de los controles, no en su forma”17
15
GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/>
16
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010)
17
En la NEA 10 expone que es: “La actitud global, conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Los factores reflejados en el ambiente de control incluyes: La función del consejo de directores y sus comités; Filosofía y estilo operativo de la administración; estructura organizacional de la entidad y métodos de asignación de autoridad y responsabilidad; y sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoría interna, políticas de personal y procedimientos de segregación de funciones”18
b. Evaluación de Riesgos.
“La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados”19
.
18
Corporación de Estudios y Publicaciones. (2004). Normas Ecuatorianas de auditora, NEA 10 pág. 104 y 105. Quito-Ecuador.
19
Para Pany y Whittington: “Es necesario conocer el proceso con que el cliente identifica y responde a los riesgos del negocio. Entre otras cosas hay que determinar como los ejecutivos identifican estos riesgos, estiman su importancia y toman medidas para manejarlos. El conocimiento del proceso de evaluación del riesgo ayudará a los auditores a identificar los de error material, porque muchos de estos errores surgen a consecuencia de los riesgos que encaran los ejecutivos”20
c. Actividades de control.
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones21”
Según Pany y Whittington: “Al conocer el resto de los componentes del control interno, los auditores casi siempre se enteran de las actividades del control del cliente. Así, al investigar los documentos relacionado con las transacciones en efectivo, seguramente descubrirán si las cuentas bancarias están conciliadas.
20
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; cap. 7, Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 224; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
21
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com)
Las circunstancias de su trabajo determinarán si es necesario que procuren conocer las otras actividades de control.22”
e. Información y comunicación
“Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada”23
f. Supervisión o Monitoreo.
“Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones”24
.
22
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
23
“Finalmente, lo auditores deben conocer a fondo los métodos de monitoreo de la compañía que se refiere a los informes financieros, pues de lo contrario no comprenden como se utilizan para tomar medidas tendientes a mejorar un desempeño inadecuado. También determinarán cómo la labor de los auditores internos contribuye a perfeccionar el control interno”25
Figura 2.1. Carácter Sistémico del Control Interno
Elaborado por: Dr. C Laredo González Méndez
Fuente: El control interno y el cuadro de mando integral, una poderosa combinación intangible
25
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
EVALUACIÓN DE RIESGOS AMBIENTE DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL SUPERVISION Y MONITOREO
1. Eficiencia y eficacia de las operaciones.
2.1.1.4 Procesos de Verificación del Control Interno
“Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de control interno,
estos principios fundamentales son:
A) Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez la responsabilidad de cada una de las direcciones.
B) Separación del registro contable y las operaciones, ya que un empleado no puede desempeñar un cargo que tenga control sobre contabilidad y al mismo tiempo ejecutar operaciones que se controlen contablemente.
C) Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de una misma persona.
D) Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud de operaciones efectuadas a objeto de demostrar que la contabilidad recoge con exactitud la realidad de ellas.
E) Los puestos no deben ser vitalicios.
F) Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre por escrito. (Manuales)
G) Las promociones y traslados deben estudiarse cuidadosamente; de modo que se sitúe al hombre idóneo en el lugar o puesto en que pueda rendir en beneficio de la empresa.
H) Siempre que sea posible se debe informatizar la información manual. I) Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de control, ya que éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas.
J) Debe crearse un buen sistema de archivos y correspondencia disponiéndose en cada dirección de un nomenclador de referencia sistemático y alfabetizo de modo que los documentos tanto de entrada como de salida sean debidamente referenciados y se puedan encontrar con facilidad cuando se precise. Un
deriva en importantes pérdidas de horas de trabajo, tensiones humanas y disminución de eficacia”. 26
2.1.2
Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno27.
El Dr. Aguirre en su libro menciona que el sistema de control interno tiene como objeto general:
- Aportar seguridad en la gestión empresarial al prevenir errores y fraudes, proteger los activos de la entidad y dar lugar a una fiabilidad de los registros contables e información económica-financiera.
26
ANONIMO. Sistema de Control Interno, cap. 7 [en línea]. 2008 [consulta 25 de septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.mailxmail.com/>
27
- Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al desarrollar el seguimiento y cumplimiento de las políticas y procedimientos empresariales definidos y establecidos por la Dirección.
De ahí la importancia de fijar y definir unos objetivos de control interno por áreas administrativas-contables por los que circula una transacción (proveedores, clientes, bancos, etc.) con el fin de establecer un sistema que defina las técnicas y procedimientos de control necesarios para el logro de tales objetivos.28
Cada organización debe diseñar el sistema de control interno que mejor se ajusta a sus características y condiciones. Este es un aspecto esencial para que ese sistema sea efectivo. La efectividad de un sistema de control interno tiene un conjunto de manifestaciones y entre ellas se destacan:
Facilita disponer de una información cabal sobre la entidad “real”, que refleje con alta fidelidad lo que ha pasado, está sucediendo y muy posiblemente ocurra si continúa como va,
Contribuye decididamente a que se alcance una apropiada y actualizada gestión estratégica y operacional, con un satisfactorio cumplimiento del sistema de objetivos,
Ayuda significativamente en la consolidación de un clima laboral favorable, de alta implicación,
Viabiliza que se cumplan las regulaciones vigentes que conciernen a la entidad.29
28
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A.
29
Figura 2.2. Sistema de control interno por áreas contables.
Elaborado por: Dr. Juan M. Aguirre Ormaechea (CULTURAL S.a.)
Fuente: Auditoria y Control Interno
2.1.2.1
Objetivos del Sistema del Control Interno
La fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios para las actividades de gestión y dirección dentro del sistema informativo de la empresa, los cuales convergen principalmente en la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones
De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos de control en el proceso de transacciones que serán aplicables a todos los sistemas de organización empresarial:
a) Autorización de las transacciones: Toda transacción debe de contar con unos sistemas apropiados de autorización conforme a las instrucciones y criterios establecidos por la Dirección de la empresa (por ejemplo, proceso de adquisición o ventas de activos).
Sistema de Control Interno por áreas contables
Evaluación del Control Interno
Técnicas/Procedimientos de control interno Objetivos Control
b) Adecuado registro, clasificación e imputación del período contable de las transacciones: Deben de existir unos procedimientos que aseguren que las transacciones están codificadas y clasificadas en las cuentas contables definidas y en los periodos correctos de manera que facilite la confección de los estados financieros de acuerdo a los principio de contabilidad generalmente aceptados y los criterios definidos por la entidad.
c) Verificación de los Sistemas: Este objetivo esta enfocado a la verificación periódica del correcto reflejo de las transacciones reales a la información generada por el sistema de procesamiento establecido, de forma que puedan detectarse posibles errores surgidos.
d) Obtención de una información exacta y fiable: Todos los registros creados bajo los objetivos anteriormente descritos deben de generar un flujo de salida de información el cual se resumirá de una manera exacta y correcta mediante la presentación de unos informes financieros.
e) Adecuada Segregación de funciones: El ciclo completo de una transacción debe de procesarse por personas diferentes con el fin de evitar errores y restringir las posibilidades de fraude.
g) Operanding de acuerdo a las políticas establecidas por la entidad: Todos los procesos implicados en el registro de las transacciones se efectuarán de acuerdo a unas políticas y criterios establecidos y aprobados por los órganos directivos de la entidad que quedarán reflejados por escritos en unos manuales de procedimientos especificados por áreas y ciclos administrativos y contables acordes con la actividad de la empresa.30
2.1.2.2
Elementos del sistema de control interno
1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios. 2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. 5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
30
6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.31
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. 11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos, contables y administrativos.
2.1.2.3
Documentación del conocimiento del control interno.
Para evaluar el control interno de una empresa el auditor utiliza métodos para obtener así un conocimiento funcional de cada control. Los métodos utilizados son los cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo.
31
Cuestionario de Control Interno
El método tradicional de descripción consiste en llenar un cuestionario estandarizado de control interno. Muchos despachos contables han diseñado su propio cuestionario para ello. Generalmente contiene una sección para cada ciclo importante de transacciones; esto permite dividir el llenado del cuestionario entre varios miembros del personal de la auditoría32.
Método de flujo gramas.
Consiste en la elaboración de diagramas que representan gráficamente los flujos de los documentos, de las operaciones que se relacionan con éstos y de las personas que intervienen en las mismas, empleando para ello un conjunto de símbolos que permitan identificar los circuitos operativos de un ciclo de transacciones de los que son representativos33.
32
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Cap. 7 Control Interno; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 227; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
33
Figura 2.3. Métodos de flujo gramas.
LÍNEA DE FLUJO DE LOS DOCUMENTOS
Elaborado Por: Alberto de la Peña Gutiérrez
Fuente: Libro Auditoria, un enfoque práctico.
Narrativas.
Detalla las descripciones de los sistemas de control interno y de los diferentes procedimientos gestionados en cada área o ciclo mediante la confección de memorándums.
El objetivo de estas narrativas es de detectar y detallar por áreas. - Los procedimientos y criterios de contabilidad empleados - Las medidas de control interno existentes.
- Los puntos efectivos y debilidades encontradas en el análisis de procedimientos34.
34
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A.
ARCHIVO DECISION PROCESO
2.2
MARCO CONCEPTUAL:
Proceso Administrativo
:“Métodos y procedimientos fundamentales mediante los que una organización coordina o regula sus acciones35”.
Es una serie de pasos que utiliza la empresa para llegar a la meta o a los objetivos establecidos en la entidad, es muy importante conocer los procesos administrativos de la empresa para conocer si esta cumpliendo con sus requerimientos y poder corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos.
Proceso Contable:
“Método para transformar datos contables en informes contables que pueden
ser interpretados y utilizados en los procesos de elaboración de decisiones 35”.
Al igual que el proceso administrativo, el proceso financiero debe cumplir con diferentes etapas para la comprobación de información financiera, basándose en la contabilidad; esto también ayuda a la auditoria para comprobar la corrección del producto de la contabilidad.
Efectividad:
“En el proceso de dirección, organización óptima entre cinco elementos, producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y desarrollo 35”
La efectividad permite analizar los rendimientos de una entidad en sus objetivos y metas programadas frente a los servicios y producción en una empresa. A la vez se la puede analizar como indicadores en la Auditoria de gestión.
Eficiencia:
“Utilización racional de los recursos productivos, adecuándolos con la
tecnología existente36.”
La eficiencia que al igual que la eficacia, son capacidades que emplea una empresa para disponer de sus recursos para satisfacer a sus clientes y mejorar su productividad.
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
4.1 Diseño de Investigación
- De acuerdo a la profundidad del estudio mi investigación es explicativa, porque se va a desarrollar fundamentaciones a través de un texto sobre sistemas de control interno.
- De acuerdo a la intervención del investigador es observacional, porque primero se observaran como se llevan a cabo los procesos administrativos y financieros.
- De acuerdo a la conducta de las variables entre si es correlacional, porque se muestran relacionadas entre si.
4.2 Métodos de Investigación
- Método de Observación científica: Se utiliza durante todo el proceso de investigación desde el inicio hasta el final, toda vez que el tema de investigación es un diseño observacional.
- Método inductivo: Es el paso de los hechos a la leyes, es decir concretos
4.3 Fuentes y Técnicas
Fuentes:
- Enciclopedias
- Libros
- Manuales
- Internet
Técnicas:
- Entrevistas: Se realizarán entrevistas, para saber como se encuentra el control interno en la empresa COELEC, esto servirá para sustentar mi investigación de forma mas practica.
- Internet: Se revisarán páginas de internet que tengan relación con el tema de investigación.
-
4.4 Unidad de Análisis.
La empresa COELEC, domiciliada en Santo Domingo de los Tsáchilas; es una entidad que se dedica a la venta de suministros y materiales de electricidad, comenzó a funcionar desde el 03 de Agosto de 1995; constituida por el Ing. Richard Castillo como socio mayoritario y gerente; y a la Sra. Narcisa Castillo, también socia y presidenta. La empresa COELEC está estructurada de la siguiente manera:
4.2 TABLA: Departamentos y trabajadores de COELEC S.C
DEPARTAMENTOS Nº DE TRABAJADORES Gerencia
Presidencia Administración Contabilidad Caja y Cobranzas Ventas Facturación Taller Bodega 1 1 1 2 1 5 1 3 4
TOTAL 19
CAPITULO I
SITUACION DIAGNOSTICA
3.1. Situación de la Empresa.
La empresa COELEC S.C.; en la actualidad se encuentra con un nivel de solvencia medio, ya que parte de la solvencia fue invertida en la construcción de las instalaciones de la nueva empresa, su cartera es amplia contando con $500.000 y el crédito que desembolsa es de $120.000, como se muestran en los estados financieros de la empresa esta en crecimiento y cuenta con la liquidez necesaria para afrontar a sus proveedores. Sus ventas han incrementado favorablemente puesto que cuenta a su favor con una amplia lista de clientes fijos.
3.1.1 Misión.
3.1.2 Visión.
Mantener la supremacía en el sector eléctrico a través de la capacitación de quienes, satisfaciendo sus necesidades y expectativas con productos, servicios y marcas de alta calidad: implementando puntos de venta y trato personalizado, logrando el reconocimiento del mercado.
3.2 Clientes.
La empresa COELEC S.C cuenta con una población de 1.857 clientes fijos que realizan compras constantes. Los clientes que más compran a la empresa son los siguientes:
1.- Ilustre Municipio del Carmen 2.- PRONACA
3.- Agroindustrias Quininde S.A 4.- Alegría Geovanny
5.- Alex Palma
8.- Estrella Gonzalo
9.- Industria Agrícola Exportadora (INAEXPO) 10.- Larco Camacho Cesar Augusto
11.- Juan Mieles 12.- MOLSANDO 13.- PLANTABAL S.A 14.- REYCO
15. - Worbeck Wenzeil Herge Borge
16.- Borojo Amazónico (BORAMA CIA. LTDA.) 17.- OIA CIAL LTDA (ORIENTAL)
18.- Guagua Suarez Samuel Enrique
19.- SERVIELECPROF (Servicios Eléctricos Profesionales)
3.3 Proveedores
COELEC S.C cuenta con un total de 452 proveedores fijos, los proveedores a los que se realizan las compras con más frecuencia son:
2.- INATRA 3.- INCABLE S.A 4.- MARRIOTT
5.- INSELEC CIA. LTDA. 6.- SIEMENS
7.- SUMELEC S.A. 8.- SILVANIA
9.- Rodríguez Villacis Serafín 10.- Tapia Herrera Marcelo Efraín 11.- Figueroa Fernández José 12.- PROVEMATE
13.- PROMESA
14.- OSRAM DEL ECUADOR 15.- IMPROEL
16.- Importadora IMVALMIR 17.- IPAC S.A
18.- LENRIQUEZ CI. LTDA. 19.- La Casa del Cable
21.- FERREMUNDO S.A 22.- ELECTROCABLES.
3.4 Situación Financiera
A continuación se presenta la situación financiera de la empresa, del primer trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2010; al igual que el resultado de sus operaciones
ACTIVO CORRIENTE 1.616.905,80 3.792,05 100,00 158.680,12 131.731,86 26.948,26 528.029,00 30.348,75 350,00 12.603,76 45.949,73 128.838,60 50.553,96 1.981,65 655.678,19 334.443,56 249.073,00 150.388,00 98.735,00 85.370,56 AL 31 DE MARZO DEL 2010
BALANCE GENERAL COELEC S.C
ACTIVOS FIJOS
FIJO NO DEPRECIABLE TERRENO
CONSTRUCCIONES EN CURSO
FIJO DEPR. PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO DOCUMENTOS POR COBRAR
PRESTAMOS A EMPLEADOS
CUENTAS POR LIQUIDAR ANTICIPOS DE PROYECTOS INVENTARIOS
OTRAS CUENTAS POR COBRAR Banco Pichincha Cta. 316806… Banco del Austro Cta. 517038… CLIENTES
PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS BANCOS
40.329,37 48.411,60 -18.322,76 12,87 -0,29 4.838,46 -3.071,24 24.328,04 -15.921,21 18.442,53 -17.783,89 3.500,00 -288,75 1.081,50 -313,67 119,00 -12,00 21,48 -0,48 1.951.349,36 PASIVO 546.767,27 452.145,82 13.672,12 2.396,09 46.110,40 496,51 3.404,38 768,45 49.786,72 32.442,84 24.703,63 6.307,94 70.562,50 63.504,25 7.058,25 617.329,77 TOTAL PASIVO
BANCO PICHINCHA OP. 195067-00
BANCO PICHINCHA PORCION CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE
PRESTAMO POR PAGAR LARGO PLZO INTERES POR PAGAR LARGO PLAZO IVA EN VENTAS O COBRADO
RETENCION FUENTE IMP. RENTA POR PAGAR RETENCION FUENTE IMP. RENTA IVA
IVA COBRADO X LIQUIDAR VTAS A CREDITO PRESTAMOS BANCARIOS A CORTO PLAZO PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES ACREEDORES
BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR FISCO
LICENCIAS DE SISTEMAS INFORMATICOS EDIFICIOS
VEHICULOS
(-) DEPRECIACION ACUMA DE VEHICULO MAQUINARIA Y EQUIPO
(-)DEPR. ACUM DE MAUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA
(-) DEPR. ACUM. EUIPO DE OFICINA MUEBLES Y ENSERES
(-)DPRE. ACUM. MUEBLES Y ENSERES EQUIPOS DE COMPUTAIÓN
(-)DPRE. ACUM. EQUIPO DE COMPUTACION
(-)DEPR. ACUJ. HERRAMIENTAS Y ACCESO TOTAL ACTIVO
(-) DEPR. ACUM. LICENCIAS SIST. INFORMA RELOJ CONTROL
1.334.019,60 617.476,67
480,00
616.966,67
4.224,27 4.224,27
712.318,66 640.078,69
72.239,97
1.951.349,37
RESERVA LEGAL
PATRIMONIO DE RESULTADOS
UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES
Ruth Parreño M. CONTADOR
UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Richard Castillo U. GERENTE GENERAL PATRIMONIO
PATRIMONIO DE APORTACIÓN APORTES DE CAPITAL
APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES PATRIMONIO DE RESERVAS
733.099,89 727.901,38 713.742,30 14.843,49 -684,41 5.198,51 1.440,39 50,00 152,36 3.555,76 660.859,91 565.495,09 63.627,14 8.560,00 3.155,68 10,00 1.071,48 3.035,72 382,90 20,80 398,45 741,42 5,90 2.130,00 900,00 7,00 1.969,25 100,00 183,90 5.991,69 908,87 10,00 DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO 2010
ESTADO DE RESULTADOS COELEC S.C.
MULTAS A EMPLEADOS INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES VENTAS
VENTAS POR SERVICIOS PRESTADOS
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESES GANADOS
GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS
COPIAS
OTROS INGRESOS
COSTOS Y GASTOS
COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA GASTOS ADMINISTRATIVOS
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA OBLIGACIONES SOCIALES
BONIFICACIÓN ADICIONAL PATRONAL SERVICIOS BÁSICOS
ARRIENDOS
UTILIES DE OFICINA
MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION MUE SERVICIO DE COURIER Y CORRESPONDENCIA VIATICOS-MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE PERSO AGASAJO AL PERSONAL
HONORARIOS A PROFESIONALES GASTOS DE REPRESENTACIÓN GASTOS JUDICIALES
PERMISOS-CONTRIBUCIONES-PATENTES Y DONA SERVICIOS OCASIONALES
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
180,00 3.576,88 60,00 97,28 166,50 42,45 8,92 2.912,05 57.082,37 9.628,00 2.986,47 868,70 1.517,86 701,94 637,86 2298,55 144672 1430 2,5 17617,22 76,25 277,05 180,00 220,00 691,75 366,24 3.177,43 0,25 540 11,62 193,5 8898,31 1.200,00 1.544,03 321,61 77,05 341,46 1.632,83 1.734,49 285,75 GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
COMISIONES BANCARIAS SERVICIOS BANCARIOS ALQUILER DE VEHICULO
GASTOS POR TRAMITES ADUANEROS UTILIES DE ASEO Y LIMPIEZA
VARIOS GASTOS DE VENTAS
BAJA DE MERCAD X OBSOL. DETERIO MANT.-ARRG. Y REPA. DE MAQUINAR MANT.-ARRG. Y REPA. DE EQUIPO AFILICIONES Y SUSCRIPCIONES REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME GASTOS DE PROYECTOS
UTILES DE ASEO Y LIMPIEZA
SERVICIOS OCASIONALES
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MANT.-ARREGLO Y REP. EDIFICIOS MANT.-ARRG. Y REPA. DE VEHICULOS CAPACITACIÓN Y ENTRENA. PERSO VARIOS GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS FACTOR PROPORCIONAL GASTOSDE VENTAS
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA OBLIGACIONES SOCIALES
SERVICIOS BASICOS ARRIENDOS
UTILES DE OFICINA
PUBLICIDAD Y PROPAGANDA FLETES Y TRANSP. DE MERCADER MANT.-ARREGLO Y REP. EQUIPOS GASTOS DEPR. ACTIVOS FIJOS AFILIACIONES Y SUSCRIPCIONES REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME SEGURIDAD Y VIGILANCIA
CONTRIBUCIONES Y DONACIONES VIATICOS-MOVILIZA. Y TRANP. PERSO
184,09
22,48 22,48
660.859,91 72.239,97
CONTADOR Ruth Parreño Richard Castillo
GERENTE GENERAL
IMPUESTOS SALIDA DE CAPITALES GASTOSNOOPERACIONALES GASTOS NO DEDUCIBLES DE IMPU TOTAL GASTOS
UTILIDAD OPERDIDA DEL EJERCICIO
FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS COELEC 01 ENERO-31 DE MARZO DEL 2010 ELABORADO POR: RUTH PARREÑO- CONTADORA
3.5 Estructura orgánica
4.3 FIGURA: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA COELEC
ELABORADO POR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO VENTAS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA BODEGA CONTADOR PAGADURÍA CAJERA
JEFE VTS. EXTERN.
VENDEDOR 2
JEFE DE VENTAS
VENDEDOR 1
FACTURADORA
JEFE TALLER Y PROYECTOS AUXILIAR DE TALLER 3 AUXILIAR DE TALLER1 AUXILIAR DE TALLER 2 VENDEDOR DESPACHADOR JEFE BODEGA AUXILIAR BODEGA 1
AUXILIAR BODEGA 2
AUXILIAR BODEGA 3
3.6 Funciones
3.6.01 Funciones de Contador
Las funciones de Contador son:
Revisión, elaboración y declaración de impuestos a la renta, IVA y retenciones.
Revisión, elaboración y declaración anexos transaccionales
Revisión, elaboración y declaración anexo bajo relación de dependencia Revisión y elaboración de Balances
Revisión, elaboración y pago de Planillas Seguro Social Provisiones Legales
Provisiones para anticipo a empleados
Elaboración de Roles de Pago y Contabilización
Elaboración y legalización de Contratos de Trabajo y actas de Finiquito Elaboración y legalización de Décimo Tercero, Décimo Cuarto y
Utilidades
Registro y descuentos de Créditos a empleados Pago de Servicios Básicos (Luz-Agua-Teléfono) Pago de Retenciones Judiciales y AFP Génesis.
Coordinar procesos en las diferentes áreas de la empresa (Administración-Pagaduría-Caja-Facturación-Ventas y Bodega)
Asistir a las reuniones mensuales Asistir al Trabajo con vestimenta formal
Guardar los documentos confidenciales solo en equipos de cómputo y/o
No podrá divulgar, ni revelar a terceras personas la información confidencial los secretos profesionales de los clientes, proveedores o del empleador que pongan en su conocimiento.
A dedicar todo su tiempo al empleador durante las horas de trabajo sin permitir que actividades relativas a asuntos de negocios ajenos al mismo interfieran con los servicios que debe rendir.
Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren. Además de las establecidas en el Art. 45 del Código de Trabajo.
3.6.02 Funciones de Ventas
Las funciones a cumplir el personal del departamento de Ventas son: Elaborar e imprimir Facturas
Elaborar e imprimir Cotizaciones Elaborar e imprimir Notas de Entrega Elaborar e imprimir Notas de Crédito
Elaborar Nota de Materiales Pendientes de Entrega Ordenar las facturas para Archivo
Ordenar y archivar las Notas de entrega y Cotizaciones
Ordenar y cuidar los protocolos y garantías de transformadores.
Revisar todos los días las notas de entrega y Facturas contra el sistema que coincidan la numeración interna con la física.
Recibir llamadas de Clientes para chequear facturas.
Facturar Proyectos a empresas públicas y privadas previa revisión de
Asistir a reuniones mensuales.
Asistir al Trabajo con Vestimenta Formal
Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y
disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren.
3.6.03 Funciones del Jefe de Bodega
Recepción de Facturas de Compras, Guías de Remisión y Transporte e
ingresar al sistema, mediante el modulo de compras.
Regulación de materiales (por deterioro-robo-obsolescencia-donación de materiales)
Verificación de Costos y Precio de Venta al Público de los productos. Control de Existencias
Coordinación y pedido de materiales y adquisiciones
Coordinación de Notas de Crédito y Notas de Debito con proveedores Coordinación de fechas de pago con pagaduría
Coordinación del personal a su cargo Mantener limpias y orden la Bodega.
3.6.04 Funciones de Auxiliar de Bodega
Recibir, revisar, codificar y perchar las mercaderías
Subir y Bajar mercaderías en los vehículos de la empresa o de los Clientes, sustentando con los documentos habilitantes.
Mantener limpia el área de trabajo.
Acatar ordenes e instrucciones de sus superiores Asistir a las reuniones Mensuales.
3.6.05 Funciones del Cajero.
Realizar Reportes Diarios de Caja. Recibir Efectivo por facturas de Ventas. Realizar Cobros
Llevar Caja Chica
Controlar los gastos de caja Chica Llevar la cartera Vencida
Custodiar los fondos de Caja
Emitir y archivar Los respectivos comprobantes de salida del efectivo de caja chica
Afrontar responsablemente si hubiere faltante.
3.6.06 Funciones Jefe de Taller y Proyectos.
Construcción armados de Sistemas Eléctricos Montajes y Desmontajes de Sistemas Eléctricos Mantenimiento de Equipos Eléctricos
Dar mantenimiento a los equipos eléctricos de la empresa en forma periódica37
Colaborar con las diferentes áreas de la empresa cuando lo requieran Mantener limpia el área de trabajo
Acatar órdenes e instrucciones de sus superiores
Utilizar y cuidar las herramientas entregadas a su cargo y las de uso general del taller.
37
3.7 Personal
La empresa COELEC S.C; cuenta con una nómina total de 21 empleados detallados a continuación:
COD. NÓMINA CARGO
01 Castillo Richard Gerente General
02 Vargas Mayra Gerente Administrativa.
03 Parreño Ruth Contador
04 Vergara Darleni Pagaduría
05 Ortiz Cesar Jefe Bodega
06 Arboleda Julio Auxiliar Bodega 1 07 Palacios Carlos Auxiliar de Bodega 2 08 Villacis Ángel Auxiliar de Bodega 3 09 Zaruma Jonatán Auxiliar de Bodega 10 Mocha Edison Jefe Ventas Externas 11 Valdivieso Darwin Jefe de Ventas
12 Chica Marjorie Vendedor 1 13 Zambrano Gina Vendedor 2 14 Villapardo María Facturadora 15 Maldonado Sobeida Cajera
16 Ortiz Ramón Despachador Vendedor
17 Ortega Roberto Jefe Taller y Proyectos 18 Castillo Pablo Auxiliar Taller 1
19 Congacha Ernesto Auxiliar Taller 2 20 Vergara Lozano Niler Auxiliar de taller 3 21 Vaca Mafla Ilmar Guardia Seguridad 3.1 TABLA de la Nómina de Trabajadores y cargos Fuente: Empresa COELEC S.C.
3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno.
A continuación se presenta los resultados de la evaluación del sistema de control interno administrativo y financiero aplicados a la empresa COELEC.
3.8.01. Aspecto General de la Organización.
De la evaluación de Control Interno en los Aspectos Generales de la Organización, se evidenció que la empresa no cuenta con manual de Procedimientos contables, por lo que implica que el departamento de contabilidad está en riesgo de control.
3.8.02 Control Interno de Cuentas por Cobrar
3.8.03 Control Interno Cuentas por Pagar
Como resultado de la evaluacion de Control Interno que se aplico al Deparatamento de Pagaduria, cuentas por Pagar reflejo que; no se mantiene al día las cuentas por Pagar a Proveedores, Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no presentan saldos Envejecidos.
3.8.04. Control Interno de Inventario
De acuerdo a la evaluación de control interno realizado a Bodega o Inventario se evidencio los siguientes problemas:
-No cuenta con tarjetas estibas actualizadas situadas junto a los productos almacenados
-Los almacenes no tienen seguridad a mas de esto no se encuentran limpios y ordenados.
-El personal del almacén no tiene acceso a los programas contables ni a los de control de los productos.
- No existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos no se verifican sistemáticamente
-Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes, pero no se contabilizan inmediatamente.
CAPITULO V
DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO PARA LA EMPRESA COELEC
4.1. Estructura Orgánica Administrativa y Financiera Propuesta.
5.1 GRAFICO Organigrama Departamental Propuesto Fuente: Empresa COELEC S.C.
Autor: Gladys Escobar
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE
VENTAS
ADMINISTRACION JEFE VENTAS EXTERNO JEFE DE TALLER
CONTABILIDAD JEFE VENTAS JEFE DE PROYECTOS
ASISTENTE DE PROYECTOS
ASISTENTE DE TALLER CAJA
VENDEDORES COMPRAS
4.1.1 Área de Compras
Se dedica a la adquisición de los bienes o servicios de la empresa. Las transacciones derivadas de este proceso se registran en diversas cuentas de activo y gastos. De la diferencia en tiempo que existe en la recepción del bien o mercadería y el pago, surgen diversas cuentas de pasivo, asociado a esta transacción.
A.) Funciones Típicas:
1.) Preparación de solicitud de compra. 2.) Solicitud de compra.
3.) Solicitud de cotización.
4.) Selección del mejor proveedor.
5.) Autorización para la adquisición de bienes y servicios. 6.) Función específica de importación de mercaderías. 7.) Recepción de mercancías y suministros.
8.) Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. 9.) Verificación y aprobación de pagos.
10.) Registro de las cuentas por pagar. 11.) Control de las cuentas por pagar.
B.) Formas y Documentos Utilizados:
1.) Solicitudes de compra. 2.) Pólizas de importaciones. 3.) Órdenes de compra. 4.) Documentos de recepción. 5.) Facturas de proveedores. 6.) Notas de débito y de crédito. 7.) Solicitud de cheques.
8.) Autorizaciones para desembolso.
C.) Objetivos de control interno:
Que las transacciones de compra de bienes y servicios se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa). Mediante el cumplimiento de los siguientes aspectos:
Preparar requisiciones de compra manual o electrónicamente. Hacer firmar cada orden de compra por el supervisor autorizado.
Colocar o expedir órdenes de compra para bienes, servicios o mercaderías, bajo autorización del departamento de compras o el encargado de compras.
Autorizar los pagos de bienes y servicios que se origina en el departamento de pagos o encargado de pagos, y culmina con el cheque firmado por personas autorizadas.
Autorizar a los proveedores, los precios, los pagos anticipados y las condiciones de los bienes y servicios de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la Gerencia. Se deben establecer estándares para los proveedores potenciales.
Autorizar el pago de embarque y trámite de aduana de productos
5.2. GRAFICO DE ORDEN DE COMPRA EMITIDO POR EL SISTEMA SACI
AUTOR: Gladys Escobar