SECRETARÍA DE FINANZAS
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO (PIDA)
I. PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA.
Proyecto:
Actualización anual del Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y del Catálogo de Disposición Documental (CDD) de la Secretaría de Finanzas
Objetivo General:
Actualizar las Series Documentales generadas por las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas, para estar acorde a las modificaciones en la estructura del ente público y, en su caso, a las modificaciones en las actividades sustantivas de las áreas.
Estrategia:
La Dirección General de Administración hará del conocimiento de las distintas unidades administrativas el inicio del proceso de actualización anual de éstos dos instrumentos de control archivístico, lo anterior en apego a los establecido en el numeral 2.1 de los “Lineamientos para la Aplicación del Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro General de Clasificación Archivística” publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de agosto de 2009.
Actividades:
1.- La Dirección General de Administración (DGA) emitirá oficio notificando el inicio del procedimiento de actualización, solicitando a las unidades administrativas informar las modificaciones pertinentes o, en su caso, validar la información contenida en los instrumentos de control archivístico
2.- La Dirección de Recursos Materiales de la DGA, a través de la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes, conjuntará la información generada por las unidades administrativas y elaborará una versión actualizada del CGCA y del CDD
3.- La Dirección General de Administración enviará a la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal la versión actualizada del CGCA y del CDD a efecto de obtener el registro correspondiente.
II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO.
Proyecto:
Capacitación para el personal de la Secretaría mediante el curso en línea del INFO-DF “Administración de Documentos y Gestión de Archivos”
Objetivos Generales:
Que el personal de mandos medios y superiores de la Secretaría de Finanzas conozca las bases teóricas y los elementos técnicos más importantes de la corriente archivística denominada “administración documental”, a efecto de que se sensibilice sobre la importancia de realizar y aplicar, en el ejercicio de sus funciones sustantivas, una correcta gestión documental. Que la Secretaría de Finanzas obtenga el certificado del INFO-DF de 100 % de funcionarios públicos capacitados en materia de archivos.
Estrategia:
La Oficina de Información Pública (OIP) de la Secretaría de Finanzas, en coordinación con la Dirección General de Administración, emitirá convocatoria para que los titulares de las unidades administrativas de la Secretaría conminen a los servidores bajo su mando a presentar el curso a través del Aula Virtual de Capacitación del INFO-DF.
Actividades:
1.- En el mes de agosto se emitirá oficio estableciendo las fechas para que los servidores públicos de la Secretaría presentes el curso en línea denominado “Administración de Documentos y Gestión de Archivos”.
2.- Una vez que los servidores públicos hayan presentado el curso en línea, las unidades
administrativas entregarán a la Oficina de Información Pública (OIP) de la Secretaría de Finanzas copia de los resultados obtenidos por cada uno de los servidores públicos.
III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE CADA ENTE PÚBLICO, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN
Proyecto:
Reubicación de la Documentación resguardada en el Archivo Temporal Iztacalco
Objetivo General:
Trasladar 14,000 cajas de archivo que contienen documentación administrativa y que se encuentran en un inmueble arrendado por la Secretaría de Finanzas hacia el inmueble denominado “Archivo San Cosme”, a efecto de coadyuvar al ahorro de recursos
Estrategia:
Se promoverá la baja definitiva de las 12,000 cajas depositadas en el “Archivo San Cosme” que contienen los expedientes de la cuenta comprobada recaudada por las Administraciones Tributarias durante el periodo comprendido entre 1986 y 1992; documentación que ha prescrito en sus periodos de conservación precautoria, lo que permitirá contar con un inmueble propio destinado para la recepción de las 14,000 cajas que actualmente se encuentran en el Archivo Temporal Iztacalco.
Actividades:
1.- Durante el mes de febrero se realizará el procedimiento administrativo para solicitar a la Oficialía Mayor del Distrito Federal la autorización para la baja definitiva de la cuenta comprobada.
2.- En caso de obtener la autorización correspondiente se procederá a la desocupación del “Archivo San Cosme” en el mismo mes.
3.- Durante el mes de marzo se solicitará a la Dirección de Servicios Generales el remozamiento del “Archivo San Cosme” a efecto de que se encuentre en condiciones óptimas para recibir la documentación proveniente del Archivo Temporal Iztacalco.
4.- Una vez concluido el remozamiento, personal de la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes procederá a realizar el retiro de la documentación que se encuentra en Iztacalco y a su reacomodo en el nuevo inmueble.
IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS.
Proyecto:
Digitalización de Expedientes de Personal como Mecanismo de Protección en Material de Datos Personales
Objetivo General:
Establecer un mecanismo homogéneo de digitalización que promueva la preservación de la información y la resolución de problemas tales como el deterioro, extravío, sustracción y destrucción discrecional de los documentos que conforman los expedientes de los trabajadores de la Secretaría de Finanzas.
Estrategia:
Derivado del amplio volumen de expedientes resguardados en el Archivo de Personal, se priorizará la digitalización bajo demanda; es decir, se aplicará el procedimiento de digitalización a los expedientes que vayan siendo requeridos por las áreas usuarias. En segundo lugar se realizará el procedimiento de digitalización masiva y en tercer lugar se digitalizarán los documentos nuevos conforme ingresen al archivo.
Una vez digitalizados, se podrán consultar en línea exclusivamente por aquellos servidores públicos con los atributos suficientes de acuerdo a su nivel de responsabilidad.
Actividades:
Derivado de que el procedimiento de digitalización comprende etapas concatenadas, no es posible establecer una temporalidad para cada una de ellas; sin embargo es posible visualizar las siguientes etapas de manera enunciativa:
1.- Previo a la digitalización, se realizará un proceso de preparación y ordenamiento de la documentación que obra en cada expediente, a efecto de jerarquizar los documentos y estandarizar su orden.
V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA.
Proyecto:
Difusión de las políticas archivísticas de la Secretaría a través del esquema de correo electrónico denominado “Comunicación Interna”
Objetivos Generales:
Que los funcionarios de la Secretaría de Finanzas conozcan la normatividad archivística aplicable a la Secretaría, los criterios de organización documental para sus respectivos archivos de trámite y las políticas establecidas para la transferencia documental a los archivos de concentración, así como sensibilizarlos sobre el uso racional del fotocopiado con el objeto de generar un ahorro de recursos y abatir la sobresaturación documental en sus espacios de trabajo.
Estrategia:
Utilizar el canal electrónico de emisión de avisos para servidores públicos de la Secretaría de Finanzas, denominado “Comunicación Interna”, para divulgar la información archivística aplicable a la Secretaría.
Actividades:
1. Se elegirán temas de interés vinculados con la materia archivística para ser enviados a través del canal “Comunicación Interna”.
2.- Se promoverá de manera permanente el ahorro de papel y fotocopias, como esquema de usos racional de los recursos,
VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.
Proyecto:
Elaboración de expedientes para aquella documentación que carece de guarda y que se encuentra resguardada en el Archivo de Concentración Catastral dependiente de la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes.
Objetivo General:
Que la documentación catastral que carece de expediente se conserve adecuadamente y esté disponible para la consulta de los contribuyentes, de las autoridades judiciales y de las propias unidades administrativas de la Secretaría.
Situación actual:
El presente proyecto dio inicio en el ejercicio 2011; sin embargo, no pudo ser concluido derivado del alto volumen documental que requiere ser tratado. En virtud de ellos se tiene considerado que durante 2012 se concluirá el proceso de elaboración de guardas para los documentos restantes correspondientes a 70,000 expedientes catastrales.
Estrategias:
Se mantendrá el equipo conformado por el personal proveniente de los diversos archivos de concentración adscritos a la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes que se dedicará a detectar, extraer, clasificar y expedientar la documentación que carece de guarda, para reintegrarla al acervo catastral.
Actividades:
DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES.
Proyecto:
Combate y erradicación de plagas en los archivos de la Secretaría de Finanzas
Objetivo General:
Realizar las medidas preventivas necesarias para el combate de plagas a efecto de salvaguardar la integridad de los acervos documentales de la Secretaría.
Estrategias:
Se solicitará a la Dirección de Servicios Generales que, como parte del programa ordinario de fumigación de los inmuebles que ocupa la Secretaría, se contraten los servicios de una empresa especializada en la fumigación de archivos, para garantizar la prevención y/o combate de las plagas más comunes en los archivos: pescadito de plata, ácaros y piojos de papel, polillas y hongos. Adicionalmente se solicitará que dicha fumigación se realice en dos ocasiones durante el presente ejercicio.
Actividades:
1.- Durante el mes de junio se realizará la primera fumigación de los acervos de los siguientes archivos: Personal, Histórico Cartográfico, Catastral, General Administrativo, Procuraduría Fiscal y Egresos
2.- Durante el mes de diciembre se realizará una segunda fumigación de control en los acervos referidos.
VIII. PROYECTOS DE DIFUSIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO.
Proyecto:
Difusión de los servicios que ofrece el Archivo de Concentración Catastral de la Secretaría de Finanzas.
Objetivo General:
Que los contribuyentes conozcan que la Secretaría de Finanzas resguarda documentación relativa a los predios de su propiedad y que dicha documentación está disponible para la realización de consultas o para obtener copias simples y/o certificadas de los documentos.
Estrategia:
Difundir los servicios del Archivo Catastral a través de la página web de la Secretaría, así como enviar a las diversas oficinas de atención a contribuyentes (Centros de Servicios y Administraciones Tributarias) los trípticos informativos con los que cuenta la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes
Actividades:
1.- En el mes de febrero se solicitará a la Dirección General de Informática la colocación de un link en la página web de la Secretaría con la información referente a los servicios y requisitos que se deben cubrir para acceder a la documentación catastral.
2.- Durante el mes de febrero y se enviará a las diversas oficinas de atención a contribuyentes ejemplares del tríptico informativo, mismo que se repondrá conforme a la demanda.