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Eficiencias Administrativas
Mejoras a lograr Resultados Esperados Progreso durante el 2do
Trimestre Impacto Esperado Desarrollos a Futuro Infraestructura inalámbrica de la OEA: mayor disponibilidad, cobertura y velocidad de conexiones simultáneas. Nueva infraestructura
inalámbrica implementada. Nueva infraestructura inalámbrica en los edificios GSB, MNB y ADM completada.
Todos los usuarios en la sede de la OEA (edificios GSB, MNB y ADM) harán uso constante del servicio.
Actualización de la infraestructura inalámbrica a fin de permitir el acceso a las aplicaciones internas de la OEA. Aumento del tráfico y gestión de la seguridad.
Mayor productividad móvil, satisfacción de los usuarios y ahorros en costos para la Organización.
Implementación de servicios “traiga su propio dispositivo”.
Implementación concluida de la infraestructura “traiga su propio dispositivo”. 40 usuarios y 60 dispositivos móviles están conectados actualmente al servicio.
Los servicios serán utilizados por el personal de la OEA en la sede y en las Oficinas en los Países.
Instalación de clientes “traiga su propio dispositivo” en los teléfonos inteligentes/tabletas del personal y consultores de la OEA. Suministro de servicios móviles adicionales.
Recuperación más rápida y mejor protección de datos en la OEA.
Infraestructura de respaldo para la OEA implementada en la nube.
Se está preparando un plan de implementación que incluye costos, respaldo y diferentes escenarios.
Los servicios serán utilizados por el personal de la OEA en la sede y en las Oficinas en los Países.
Implementación y servicios básicos en un modo de espera en la nube, en forma segura. Disponibilidad de
información sobre
resultados programados,
integrada al presupuesto.
Presupuesto por resultados
disponible como herramienta para decisiones
presupuestarias.
Programación de los planes operativos anuales 2015 completado. La Secretaría General continua elaborando los informes de presupuesto por resultados que se utilizarán como herramientas de formulación presupuestaria
En colaboración con la Oficina del Inspector General, se estará realizando una auditoría de los procedimientos relacionados con la elaboración de un presupuesto por resultados. Se espera como resultado de la auditoría, se obtengan recomendaciones para mejorar los procesos existentes.
La CAAP continúa examinando la información proveída y su potencial como herramienta de apoyo al proceso de formulación presupuestario.
El DPE continuará su labor en la sección de resultados del programa presupuesto conforme a los mandatos de la
Asamblea General y en apoyo a los esfuerzos de modernización de la OEA.
2 Trimestre
Mayor número de proyectos ejecutados por la Organización, sujetos a procesos de monitoreo y evaluación. 100% de proyectos sujetos monitoreo y evaluación. Seguimiento de la ejecución de los proyectos financiados por el Plan Canadá II, el Fondo España y algunos proyectos financiados por Estados Unidos.
Evaluación externa del programa MAPP presentada a los involucrados claves y disponible en la página web de la OEA. Inicio de evaluación externa del programa SAVIA. Apoyo a otras áreas de la Secretaría General para revisión de informes de evaluación presentados por evaluadores externos.
25% de proyectos financiados con fondos específicos, monitoreados y evaluados.
Evaluación externa del programa SAVIA en curso.
Continuación del seguimiento y evaluación de proyectos financiados por el Plan Canadá y Fondo España, así como de algunos proyectos financiados por Estados Unidos.
Disponibilidad del módulo de monitoreo de ejecución en el Sistema de Planificación y Monitoreo.
Información sobre los resultados alcanzados y sus costos, disponible con regularidad.
Continúa el desarrollo del módulo en lo que respecta al proceso de imputación de costos a las metas operativas.
Mandatos, resultados alcanzados y recursos programados, vinculados a los pilares y subpilares, disponibles para consideración de los órganos políticos y áreas técnicas.
Desarrollo del módulo de monitoreo de ejecución en el Sistema de Planificación y Monitoreo.
Cumplir o exceder las reducciones de costos del mantenimiento diferido previsto en la Estrategia de Bienes Inmuebles.
Implementación a tiempo de los proyectos contemplados en la Estrategia de Bienes Inmuebles y a un costo promedio del 45 % del monto estimado en el ECR de 2008.
1. Actualización de la infraestructura eléctrica: La Secretaría contrató a la compañía R.G. Vanderweil Engineers, LLP para diseñar y cambiar los paneles eléctricos y la infraestructura de iluminación del Salón de las Américas. Esta compañía deberá iniciar el diseño en el tercer trimestre.
2. Reemplazo de unidad de aire en el edificio MNB (AHU#5). El equipo fue solicitado y se completó la instalación en junio de 2014.
3. Reemplazo parcial de 3/4 del
1. Esta mejora en el sistema eléctrico estará en conformidad con el actual código NFPA, reducirá los riesgos de incendio, reducirá el desgaste de los pisos de madera y también los costos de la configuración para eventos especiales.
2. Este proyecto mejorará la eficiencia energética y reducirá los costos de mantenimiento.
3. El estuco colocado en La Casita ayuda a prevenir la filtración de agua y mejora la apariencia exterior de la construcción.
4. La reparación de baldosas y canaletas en la terraza del edificio ADM ayudará a
1. Reemplazo del tablero eléctrico del enfriador #1 del edificio GSB. El tablero actual es obsoleto y ya no se encuentran las partes de refacción.
2. Impermeabilización del cuarto de máquinas subterráneo en el edificio MNB. 3. Instalación de vierteaguas nuevo en el edificio MNB. 4. Reparación de pisos de madera en el Museo. 5. Restauración y reenlechado de empedrado al frente y terraza
3 Trimestre
estuco en La Casita. Fue recibida y aprobada la cotización para este proyecto. La orden de compra fue enviada al contratista. Se espera que la obra sea concluida en el transcurso del tercer trimestre.
4. Reparación de baldosas y canaletas en la terraza del edificio ADM. La Secretaría está solicitando propuestas.
5. Reparación de la cúpula y techo de metal de La Casita. El proyecto fue dividido en dos partes: la primera parte fue el calafateo y pintura de la cúpula. Durante el segundo trimestre se solicitó y recibió la cotización y se aprobó la orden de compra. La obra ha empezado y continúa hasta este momento.
6. Reparación de enyesado interior y reparación de tubos de bajada en el Museo. Se solicitó y recibió la cotización para las reparaciones de los tubos de bajada. La orden de compra fue enviada al contratista luego de ser aprobada. Se espera que la obra sea concluida en el transcurso del tercer trimestre. 7. Proyecto de repavimentación del estacionamiento del ADM. La compañía Falls Church Paving fue contratada para repavimentar el estacionamiento y los senderos. La obra dará inicio en el transcurso del tercer trimestre.
prevenir daños en el interior provocados por filtración de agua. 5. La reparación de la cúpula y techo permitirán el ahorro de energía y eliminarán la filtración de agua.
6. Este proyecto ayudará a impedir la filtración de agua y el daño a los muros. Las áreas ya afectadas serán reparadas mejorando así la estética de la construcción.
7. Este proyecto permitirá mejorar las condiciones del estacionamiento del edificio ADM eliminando las grietas por las que se filtra el agua y dando mayor seguridad a los peatones.
del edificio ADM.
6. Actualización de elevadores (3) ADA en el edificio GSB. La Secretaría está solicitando propuestas.
4 Trimestre
Mejorar continuamente la eficiencia en el uso de energía y agua con la finalidad de limitar los aumentos en costos al 1 % anual, a pesar del aumento promedio anual del 3 % en las tarifas.
Consumo de energía y agua
reducido en aproximadamente el 2 %
anual.
1. El consumo de energía durante los meses de abril, mayo y junio de 2014 fue de 1 502 981 kilowatts.
2. El consumo de agua en el segundo trimestre fue de 1 588 752 galones.
3. No hubo consumo de vapor en el segundo trimestre de 2014.
1. El consumo en el segundo trimestre de 2014 fue de 144 740 kilowatts menos que en el mismo período de 2013. Sin embargo, teniendo en cuenta un aumento en el costo por KWH durante este trimestre, la Secretaría gastó US$10 083,08 más que en el mismo período de 2013.
2. El consumo de agua fue de 26 180 galones más que durante el mismo período de 2013 debido a que se rellenó el estanque del edificio MNB y aumentó también el riego de jardines. 3. El consumo de vapor fue de 352 MLBS y US$13 708,36 menos que en el mismo período de 2013.
Seguir monitoreando el consumo de energía.
Reducir costos de energía y mantenimiento y, al mismo tiempo, promover las iniciativas ecológicas.
Establecer un mínimo de calidad del aire interior para así contribuir a la salud y bienestar de los ocupantes de edificios.
Reducir el uso de energía y de agua potable en edificios a fin de conservar recursos y ahorrar dinero en costos de agua y alcantarillado. Reducir el consumo de agua potable para las torres de enfriamiento haciendo un mejor uso de este recurso.
1. Se recibió la certificación LEED. Nivel Oro.
1. Contribuir a la eficiencia en la gestión del mantenimiento de edificios (mano de obra y recursos).
2. Se reducirá el consumo de energía en US$38 000 al año.
3. Aumentar el valor del edificio. 4. El monitoreo del consumo de agua de las torres de enfriamiento ocasionará costos de energía de aproximadamente US$7 400 al año.
1. Implementar el control de calidad del aire en todos los edificios de la SG/OEA.
Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSAS) con la finalidad de mejorar la calidad, eficiencia y
Lograr un perfil de proyecto de calidad en el que se detallen los pasos a seguir y recursos para la implementación de las IPSAS.
La SAF contrató a una empresa con experiencia en la implementación de las IPSAS para que preparara el perfil de proyecto correspondiente.
Luego de que finalice la elaboración del perfil de proyecto y en cuanto sean asignados los recursos, se nombrará un gerente de proyecto y se convocarán a los grupos de trabajo para que analicen los requerimientos específicos para la
Determinar la fecha estimada para la presentación de estados financieros conforme a las IPSAS, sobre la base del perfil de proyecto. La fecha preliminar, basada en el perfil del
5 Trimestre
capacidad de comparación
de la información financiera. Conocer mejor las áreas y procesos involucrados, así como un cronograma y los costos.
Al 30 junio de 2014, la SAF recibió totas las entregas conforme al contrato, que incluía el marco lógico, el marco de referencia y la
descripción. DFAMS ha
programado la presentación del documento a la CAAP para el mes de julio.
implementación de las IPSAS. documento, estima que la
SG/OEA podría presentar
estados financieros auditados que cumplen con las IPSAS en abril 2018 para el año que termina en diciembre 2017, siempre y cuando los fondos sean asignados al proyecto y el proyecto comience en setiembre de 2014.
Reconfiguración de los procesos de compras, según se requiera para lograr ahorros, reducir las cargas de trabajo y mejorar la productividad. Modificar procedimientos existentes, reconfigurar procesos y eliminar transacciones innecesarias en las operaciones de compras, a fin de reasignar recursos a aquellas actividades que permitan generar ahorros reales en costos.
Automatizar y simplificar las operaciones de compra.
Se hizo énfasis en una recomendación de auditoría referente al hecho de que todas las transacciones con tarjeta de crédito deberían ser registradas con el nombre del proveedor correspondiente. Hacia finales del trimestre, más del 95 % de esas transacciones ya mostraban los nombres reales de los proveedores y ya se registran las tarjetas de crédito como forma de pago.
Las operaciones de rutina se están procesando ahora con sistemas automatizados como es el caso de RBCS (contratos por resultados) y TEC (gastos de viaje).
El programa piloto P-card fue implementado con éxito en el área de Compras para reemplazar las tarjetas existentes obsoletas. Todos los pagos fueron emitidos a tiempo y en forma íntegra.
Este cambio permite una mayor transparencia y detalles que permiten el procesamiento adecuado de todo el ciclo de pagos por compras. Los informes sobre esas transacciones ahora incluyen los nombres reales de los proveedores de bienes y servicios. Esta información puede ayudar a identificar repeticiones, montos acumulados y otros datos que representarían una ventaja para la SG/OEA.
Más del 8 % de todas las órdenes de compra fueron automatizadas durante el primer semestre del año. El monto de la automatización total fue de más de US$8 millones.
Casi el 8 % de todas las operaciones del primer semestre fueron procesadas con tarjeta de crédito, por un total de más de US$2,4 millones.
Trabajar con el DSIT para encontrar otras acciones registradas en el módulo de compras que podrían ser procesadas por otros métodos.
Mayor automatización de las órdenes de compra rutinarias a fin de incluir viajes y otras operaciones de bajo valor y alto volumen.
Ampliación e implementación de las tarjetas de compra para operaciones pequeñas.
6 Trimestre
Seguir mejorando las relaciones institucionales y examinar las condiciones con proveedores clave para la compra recurrente de bienes y servicios.
Uso de los informes existentes y otros datos pertinentes a fin de consolidar las relaciones y maximizar los beneficios derivados de proveedores clave. Establecer, modificar o mejorar beneficios y condiciones de acuerdos corporativos y de niveles de servicio para la compra recurrente de bienes y servicios. Trabajar con agentes externos para implementar prácticas óptimas y mejorar operaciones. El DC negoció y modificó un número considerable de acuerdos y contratos corporativos. Entre los resultados alcanzados se incluyen los siguientes:
Contratos negociados para reducir el costo de algunos billetes de avión en más de US$64,000 durante este primer semestre. El descuento promedio por ruta es de entre 8 % y 12 %.
Las tarifas preferenciales generan ahorros considerables al pagar directamente a los hoteles. Esta medida generó más de US$30 000 en ahorros directos en el segundo trimestre del año. Se lograron aproximadamente US$26,000 en ahorros en compras de útiles de oficina para la Organización a través de la negociación de un contrato corporativo.
La cartera de seguros corporativos de la SG/OEA fue modificada con la finalidad de reducir el riesgo y tener una cobertura más precisa acorde con el presupuesto aprobado.
El DC trabaja continuamente con los proveedores para revisar los niveles de servicio existentes y determinar las condiciones más ventajosas.
Los contratos más importantes gestionados por el DC (compañía gestora de viajes, cartera de seguros, incluida la revisión de pólizas y cobertura, principales hoteles y líneas aéreas, etc.) siguen siendo monitoreados a fin de mejorar las condiciones y niveles de servicio para la SG/OEA.
Cuando se trabaja dentro del presupuesto, la gestión de la cartera de seguros permite alcanzar la cobertura adecuada al mismo tiempo que se minimizan los riesgos para la Organización. Adicionalmente esto permitirá la maximización del uso de los recursos para obtener mejores beneficios.
Dar seguimiento a los gastos en todas las líneas aéreas para viajes internacionales y nacionales a fin de encontrar posibles descuentos o beneficios adicionales.
Ampliar la cobertura del contrato con hoteles a todas las ciudades principales. Además, trabajar con las cadenas hoteleras más importantes para obtener mejores tarifas. Identificar las categorías, servicios y posibles áreas en las que la centralización y agrupamiento podría generar más beneficios para la Organización.
El DC lleva a cabo con regularidad un análisis de la cartera y se reúne con los corredores y aseguradoras con la finalidad de maximizar los beneficios y minimizar los costos.
7 Trimestre
Mayor eficiencia y transparencia en las políticas de recursos humanos.
Estrategia Integral de Recursos Humanos revisada, incluidas las modificaciones a las Normas Generales, aprobadas por la CAAP, el Consejo Permanente y la Asamblea General.
El Grupo de Trabajo sobre la Revisión de los Programas de la OEA, con el apoyo técnico de SAF/DRH, continuó trabajando en la revisión de la Estrategia Integral de Recursos Humanos propuesta por la SG/OEA, en colaboración con la Asociación del Personal.
La estandarización de las políticas de recursos humanos con respecto a la contratación por concurso y su implementación uniforme mejorarán la calidad de la contratación.
La Asamblea General considerará la propuesta de estrategia de recursos humanos en octubre de 2014 y decidirá sobre su implementación.
Implementación del proceso de contratación por concurso.
Todas las nuevas
contrataciones a término fijo se harán por concurso.
Todas las personas a quienes se les ofreció contrato a término fijo de la Serie A (corto plazo) y de la Serie B (largo plazo) fueron reclutadas mediante concurso a través del sistema Taleo utilizado para la publicación de vacantes.
Se publicaron 14 oportunidades de empleo en la sección correspondiente del sitio de Internet de la OEA para contratos de la Serie A y 10 de la Serie B (FR = 15, FE = 5, RCI = 4).
Se procesaron 904 solicitudes para 13 contratos de la Serie A, en comparación con 290 solicitudes para 5 contratos de la Serie A en el segundo trimestre de 2013. Un concurso para contrato de la Serie A se encuentra abierto y el resultado será proporcionado en el próximo informe trimestral.
Se procesaron 400 solicitudes para 10 contratos de la Serie B, en comparación con 801 para 25 contratos de la Serie B en el segundo trimestre de 2013.
Adicionalmente se procesaron 44 solicitudes para 2 contratos de la Serie A que fueron publicados en el trimestre anterior.
Adaptar procesos de contratación por concurso aprobados por la Asamblea General para la Estrategia de Recursos Humanos.
8 Trimestre
Evaluación del desempeño del personal llevada a cabo debidamente.
100 % del personal elegible evaluado de acuerdo con los objetivos establecidos para 2014.
El 25 de abril de 2014 el Sistema de Evaluación del Desempeño cerró sus fases I, establecimiento de objetivos para 2014, y II, evaluación final de los objetivos para 2013.
Al 30 de junio de 2014, 520 funcionarios (99 % del personal elegible) tenían sus objetivos para 2014 inscritos y aprobados en el sistema. Al 30 de junio de 2014, 496 funcionarios (98 % del personal elegible) habían concluido la evaluación final de sus objetivos para 2013.
Capturar y aprobar objetivos para funcionarios nuevos. Satisfacer las necesidades de las áreas en lo referente al proceso de evaluación del desempeño. Concluir la fase II (Evaluación intermedia), y la fase III (Evaluación final) del ciclo 2014.
