ESTADO DE SITUACIÓN FINACIERA
ESTADO DE SITUACIÓN FINACIERA
Definición
Definición
Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una
de una organización organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis
análisis comparativo de la misma; incluye el activo, comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y elel pasivo y el capital capital contable. Secontable. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la
formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información información básica de básica de la empresa
la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera, pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucro y
capacidad de lucro y fuentes fuentes de fondeo.de fondeo.
El
El Estado Estado de Situación Financiera comúnmente denominadode Situación Financiera comúnmente denominado Balance General, Balance General, es un es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico a una fecha documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico a una fecha determinada. Su
determinada. Su estructura estructura la conformanla conforman cuentas cuentas de activo, pasivo yde activo, pasivo y patrimonio patrimonio o capitalo capital contable. Su formulación está definida por medio de un formato, en cual en la mayoría de contable. Su formulación está definida por medio de un formato, en cual en la mayoría de los casos obedece a criterios personales en el u
los casos obedece a criterios personales en el uso de las cuentas, razón por so de las cuentas, razón por el cual su formael cual su forma de presentación no es estándar. A
de presentación no es estándar. A criteriocriterio personal personal creo conveniente y oportuno que elcreo conveniente y oportuno que el Comité de
Comité de Normas Internacionales de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), debería emitir un formato(IASC), debería emitir un formato general de catálogo de cuentas que permita la presentación de este estado financiero en una general de catálogo de cuentas que permita la presentación de este estado financiero en una estandarización global en su utilización.
Objetivo
Objetivo
El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea útil a financiera, desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea útil a una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones económicas. Los
una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones económicas. Los estados estados financieros
financieros deben ser comprensibles, relevantes, fiables y comparables.deben ser comprensibles, relevantes, fiables y comparables.
Además, los
Además, los estados financieros estados financieros pueden ser utilizados por los usuarios para fines distintos: pueden ser utilizados por los usuarios para fines distintos:
Los propietarios y gerentes requieren de los
Los propietarios y gerentes requieren de los estados financieros estados financieros para tomar decisiones de para tomar decisiones de los negocios importantes que afectan a la
los negocios importantes que afectan a la continuidad de sus operaciones. El análisiscontinuidad de sus operaciones. El análisis financiero se realiza a continuación sobre estos estados
financiero se realiza a continuación sobre estos estados para proporcionar una mayorpara proporcionar una mayor comprensión de los datos. Estas declaraciones también se
comprensión de los datos. Estas declaraciones también se utilizan como parte del informeutilizan como parte del informe anual para los accionistas.
anual para los accionistas.
Los empleados también necesitan estos informes en la toma de acuerdos en la negociación Los empleados también necesitan estos informes en la toma de acuerdos en la negociación colectiva, en la discusión de su remune
Los inversionistas potenciales hacen uso de los estados
Los inversionistas potenciales hacen uso de los estados financieros para evaluar lafinancieros para evaluar la viabilidad de invertir en un negocio.
viabilidad de invertir en un negocio. Los análisis financieros son a menudo utilizados porLos análisis financieros son a menudo utilizados por los inversores y son preparadas por profesionales (analistas financieros), dándoles así la los inversores y son preparadas por profesionales (analistas financieros), dándoles así la base para tomar decisiones de inversión.
base para tomar decisiones de inversión.
Las instituciones financieras (bancos y otras compañías de préstamo) los utilizan para Las instituciones financieras (bancos y otras compañías de préstamo) los utilizan para decidir si se le concede o
decidir si se le concede o no a una empresa un no a una empresa un determinado préstamo para financiar ladeterminado préstamo para financiar la expansión y otros gastos importantes.
expansión y otros gastos importantes.
Las entidades públicas (autoridades fiscales) necesitan los estados financieros para Las entidades públicas (autoridades fiscales) necesitan los estados financieros para determinar la idoneidad y la ex
determinar la idoneidad y la exactitud de los impuestos y otros derechos declarados actitud de los impuestos y otros derechos declarados yy pagados por una empresa. Son la base para el cálculo del impuesto sobre beneficios. pagados por una empresa. Son la base para el cálculo del impuesto sobre beneficios.
Los proveedores que le venden a crédito a una empresa requieren de los estados Los proveedores que le venden a crédito a una empresa requieren de los estados financieros para evaluar la solvencia de la empresa.
financieros para evaluar la solvencia de la empresa.
Los medios de comunicación y el público en general también están interesados en los Los medios de comunicación y el público en general también están interesados en los estados financieros para una variedad de razones.
estados financieros para una variedad de razones.
Características
Características
1) Comprensivos:
1) Comprensivos:
debe integrar todas las actividades u debe integrar todas las actividades u operaciones operaciones de lade la empresa. empresa.2) Consistencia:
2) Consistencia:
la información contenida debe ser totalmente coherente y la información contenida debe ser totalmente coherente y lógica lógica para para efectos de información.3) Relevancia:
3) Relevancia:
debe ayudar a debe ayudar a mostrar los aspectos principales delmostrar los aspectos principales del desempeño desempeño de lade la empresa, esta característica ayudara a ejercer influencia sobre lasempresa, esta característica ayudara a ejercer influencia sobre las decisionesdecisiones
económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar hechos pasados, presentes o económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar hechos pasados, presentes o futuros, o bien confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
futuros, o bien confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
4) Confiabilidad:
4) Confiabilidad:
Deben ser el reflejo fiel de la realidad financiera de la empresa. Deben ser el reflejo fiel de la realidad financiera de la empresa.5) Comparabilidad:
5) Comparabilidad:
es necesario que puedan compararse con otros periodos de la es necesario que puedan compararse con otros periodos de la misma empresa con el fin de idenmisma empresa con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera.tificar las tendencias de la situación financiera.
Presentación
Presentación
Los Estados Financieros condensan la información económica relativa a la empresa. La Los Estados Financieros condensan la información económica relativa a la empresa. La presentación de los estados financieros requiere la verificación de detalles básicos para el presentación de los estados financieros requiere la verificación de detalles básicos para el
correcto cumplimiento de sus fines, los cuales están contenidos en
correcto cumplimiento de sus fines, los cuales están contenidos en el encabezamiento y enel encabezamiento y en el cuerpo de los mismos.
Estructura
Encabezado
1. Nombre de la empresa o nombre del propietario
2. Indicación de que se trata de un balance general o estado de situación financiera. 3. Fecha de formulación
Cuerpo
1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo 2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo 3. Importe del capital contable
Firmas
1. Del contador que hizo y autorizó
2. Del propietario o responsable legal del negocio.
Ya que su estructura la conforman las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, definiremos cada uno de ellos de acuerdo a NIIF.
ELEMENTO
CONCEPTO
ACTIVOS
Es un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan a la empresa.
PASIVOS
Es una obligación presente de la empresa a raíz de sucesos pasados, al vencimiento del cual y para poder cancelarla la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos.
PATRIMONIO CONTABLE
Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos los pasivos.
Información a presentar en el estado de situación financiera
Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los siguientes importes:
Efectivo y equivalentes al efectivo.
Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar.
Activos financieros [excluyendo los importes de efectivo, deudores comerciales,
inversiones en asociadas, inversiones en entidades controladas en forma conjunta).
Inventarios.
Propiedades, planta y equipo.
Propiedades de inversión registradas al valor razonable con cambios en resultados.
Activos intangibles.
Activos biológicos registrados al costo menos la depreciación acumulada y el
Activos biológicos registrados al valor razonable con cambios en resultados.
Inversiones en asociadas.
Inversiones en entidades controladas de forma conjunta.
Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar.
Pasivos financieros (excluyendo los importes de acreedores comerciales y
provisiones )
Pasivos y activos por impuestos corrientes.
Pasivos por impuestos diferidos y activos por impuestos diferidos (éstos siempre se
clasificarán como no corrientes).
Provisiones.
Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio de forma
separada al patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.
Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.
Importancia
La importancia de los estados financiero es porque en él se estipulan los ingresos, gastos y ganancias que se tuvieron a lo largo de un periodo determinado, Para que se tome una decisión de inversión y crédito, la empresa debe de estar en solvencia, rentabilidad.
Cuentas y Documentos por Cobrar
Las Cuentas y Documentos por Cobrar constituyen los derechos que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o por
cualquier otro concepto.
Para muchas empresas las partidas por cobrar son un reglón muy significativo y a menudo representan una porción sustancial de los Activos Circulantes, por lo tanto, es importante establecer políticas de créditos y procedimientos de cobros efectivos para asegurar la cobranza oportuna y reducir al mínimo las pérdidas que surjan de la imposibilidad de cobrar algunas cuentas.
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no solamente debe ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la correcta utilización de estos estándares al tomar decisiones. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las Cuentas por Cobrar en las empresas.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:
Generalmente las cuentas por cobrar pueden clasificarse en tres grandes bloques, que son:
A- Cuentas por Cobrar Clientes;
B- Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados; y C- Otras Cuentas por Cobrar.
Cuentas por Cobrar Clientes:
Este renglón de las Cuentas está compuesto por los montos que adeudan los clientes a la empresa, provenientes de las ventas a crédito.Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados:
Son los importes que los funcionarios y empleados adeudan a la empresa por concepto de ventas a crédito, anticipos a sueldos, préstamos personales, entre otros, los cuales les serán descontados posteriormente en sumas parciales.Otras Cuentas por Cobrar:
Estas pueden surgir por una variedad de transacciones tales como: anticipos a accionistas, ejecutivos, directores, empleados y compañías afiliadas, venta de valores o propiedades distintas de productos o servicios, depósitos con acreedores, compañías de servicios públicos y otras agencias, pagos anticipados relacionados concompras, reclamaciones por pérdidas o por daños y perjuicios, dividendos e intereses por cobrar.
Los Documentos por Cobrar pueden exigirse también a otra clase de personas físicas o morales, a quienes la entidad económica haya favorecido con su crédito, sin que éste esté vinculado a una venta. El derecho que representa un documento por cobrar, se valúa de conformidad con el pactado entre las partes al momento de efectuarse la operación.
El Pagaré
Un pagaré representa una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada.
Letra de Cambio:
Son documentos representativos de deudas a corto plazo, generalmente entre 30 días y un año; dichos documentos no tienen una garantía real y por consiguiente más bien
constituyen instrumentos de créditos basados en la confianza de la entidad emisora. El propósito de la emisión de las Letras de Cambio es obtener fondos para mantener en
operación a las empresas comerciales e industriales, así como también para facilitar las ventas a plazos con fines de consumo.
REGISTRO CONTABLE
XXXXX S.A
Balance General parcial
Al 1ro de Dic 20XX
(Valor en RD$)
ACTIVOS:
Activos Corrientes:
Efectivo en Caja y Banco 75,000.00 Cuentas por Cobrar 57,000.00
Control Interno Documentos por Cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
Control de los pedidos de los clientes
La aprobación del crédito
La entrega de mercancía
La función del despacho
La función de facturación
La verificación de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
la autorización de castigos en cuentas incobrables
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
1. Otorgar descuentos especiales 2. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: 1. Todas las funciones de efectivo.
2. Verificación de facturas y Notas de créditos. 3. Pases a cuentas control.
4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos. 5.
INVENTARIO
Definición
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y suben samblajes que forman parte de un proceso de manufactura.
CLASIFICACION DE INVENTARIOS
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran
variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventarios de Materias Primas: En toda actividad industrial concurren una v ariedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado.
Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción.
Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.
Inventario de Materiales y Suministros de fábrica o de fabricación: Este se distingue del inventario de materiales, por que los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llegar a convertirse en partes de él y son utilizados en cantidades
suficientes para sea práctico asignar el costo al producto.
Sistemas de contabilización de inventarios
1. Sistema de inventario periódico
Con este método la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio, realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los informes financieros.
Como principales características de este sistema:
Es costoso en cuanto se hace necesario paralizar la actividad de la empresa para
llevar a cabo el recuento físico de la mercancía lo que implica un importante despilfarro de recursos.
No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada momento y por tanto
no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de productos (mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)
2. Sistema de inventario permanente o perpetuo
Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los costos de los productos o mercancías que ha vendido.
Ventajas de este método sobre el periódico:
Permite un mejor control de los artículos y la aplicación de técnicas de productos al
poseer una información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones, evolución de precios, etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.
Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo una
Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes, etc.
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS
Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de
generalmente aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado.
PEPS: primeras
en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las ultimas unidades compradas. En economías en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta.UEPS: ultimas
en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario que se adquirió más recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las primeras unidades compradas. En economías donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta.PROMEDIO PONDERADO:
costo promedio de las mercancías compradasdisponibles para la venta. Este método calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los
precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.
CARACTERISTICA
Permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad
En todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del
Costo de venta.
Permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en
cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.
Este control se lleva mediante
tarjetas llamada Kardex
, en donde se lleva elregistro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
AJUSTE POR SOBRANTE DE INVENTARIOS
Establecido un sobrante en inventarios, se carga la cuenta de Inventarios por el valor neto del sobrante, y se acredita una cuenta tal como otros ingresos (sobrantes de inventario) por igual valor.
Los sobrantes se deben valorizar al último costo unitario promedio que regía el último día del ejercicio o del día del ajuste.
Ejemplo:
Al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $500.000
AJUSTE POR FALTANTE DE INVENTARIOS
Descubierto un faltante en inventarios (no imputable a ningún responsable), se procede a cargar una cuenta de Costo de venta máximo hasta un 3% del valor del inventario que es el valor que nos permiten las normas tributarias (Articulo 64 Estatuto Tributario), la
diferencia de este 3% se registra en el Gasto de Provisión, por el valor neto de los faltantes y a acreditar la cuenta de Inventarios, por igual valor.
La cuenta de Gasto que se propone, puede tener una subcuenta tal como "Faltante de Inventario" y desde luego, será una cuenta de resultado imputable como pérdida del ejercicio.
Ejemplo:
Al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $1.500.000
ocasionado por deshidratación de los artículos equivalente al 3% del total del inventario y 500.000 que sobrepasa el 3 % permitido llevar al costo.
Asiento de Ajuste:
Y por el excedente del 3 % permitido Perdida de Mercancías Por
Irresponsabilidad del Almacenista, en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
ACTIVOS CORRIENTES
Los activos corrientes son bienes o derechos de propiedad de la empresa, ya sean efectivo o se conviertan en efectivo a corto plazo._ Se considera corto plazo el periodo de un año.
Los activos corrientes se registran en el balance por orden de liquidez:
CAJA
Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad disponible en forma inmediata.
CONTROL INTERNO
Algunos elementos de control recomendados serían los siguientes:
Evitar en lo posible que las personas que reciban el efectivo sean las mismas que lo
contabilicen.
Consigna diariamente los dineros recibidos.
Verificar que los desembolsos sean aprobados por las personas autorizadas.
Establecer por escrito políticas claras sobre las cuantías máximas autorizadas para
Efectuar arqueo de caja sorpresiva.
Establecer póliza de manejo para la persona encargada de tesorería.
Elaborar informes diarios del movimiento de ingreso y egreso del efectivo.
Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantía.
BANCOS
Esta cuenta registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera en bancos del país o del exterior.
CONCILIACION BANCARIA
Los bancos envían a sus clientes el denominado extracto bancario indicando los movimientos que han tenido durante el mes en lo referente a:
Consignaciones
Cheque pagados
Notas debito
Notas crédito
Y el saldo de la cuenta corriente.
Por otra parte en la empresa se llevan libros auxiliares de banco donde se registra detalladamente y en forma cronológica todos los movimientos de las cuentas bancarias indicando:
Consignaciones
Cheque pagados
Notas debito
Notas crédito
Y el saldo en libros.
Nota debito: Disminuye el saldo de la cuenta corriente, por los siguientes conceptos:
Comisión por transferencias de dinero.
Intereses por préstamos.
Cheques devueltos consignados.
Pagos de servicios.
Abono al préstamo del banco.
Nota crédito: Aumenta el saldo de la cuenta corriente; por los siguientes conceptos:
Intereses recibidos sobre inversiones. Consignaciones de clientes.
Préstamos bancarios.
Una vez se reciban los extractos bancarios se procede hacer la conciliación.
1.) se verifica los saldos iniciales que muestra el extracto bancario, con los saldos del mes anterior.
2.) Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en libros y extracto bancario.
3.) Y algunas veces se presentan los siguientes casos:
Consignaciones registradas en el libro que no han sido abonadas en el banco.
Cheques girados por la empresa que no han sido pagados por el banco.
Notas debito cargadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido
registradas en los libros.
Errores en los registros totales como: transposición de cifras, en consignación y
cheques girados.
EJEMPLO:
La empresa presenta la siguiente información
A) Saldo de la cuenta bancaria en el extracto al 30 de agosto de 2.008 por $ 15.000.000. B) Saldo en libro al 31 de agosto de 2.008 $ 10.700.000
C) Una vez revisadas las consignaciones se encontró que la efectuada el 31 de agosto por valor de $ 3.500.000 no ha sido abonada en la cuenta corriente por el banco.
D) Una vez comparado los cheques girados con los pagados por el banco se encuentran los siguientes cheques sin pagar:
Fecha
Numero
Valor
Beneficiario
03 -08 / 08 451 $ 1.000.000 Juan Maquilon 05-08 / 08 462 2.300.000 Aquiles Parra 05- 08/ 08 463 1.000.000 Maria Caicedo
E) Al revisar las ND cargadas en la cuenta corriente por el banco y mostradas en el extracto, se encontró una ND del 15 de agosto por un cheque devuelto por valor de $55.000 previamente consignado.
F) Una vez revisadas las notas crédito, se encontró que el banco había abonado en la cuenta corriente y mostrado en el extracto una consignación efectuada por un cliente de la empresa por valor de $ 3.500.000 que no se había registrado en el libro.
Saldo en el extracto bancario a llegar al saldo en libros
Saldo en el extracto 15.000.000
- Cheques pendientes de pago en el banco (4.300.000) + Consignaciones pendientes 3.500.000 - NC pendiente en libros registradas en extracto (3.500.000) + ND pendiente en libros registrados en extracto 55.000 Saldo en libros al 31 de agosto
10.755.000
REGISTRO DE LA NC - Consignación del cliente
1110 Banco 3.500.000
1305 Cliente 3.500.000
REGISTRO DE LA ND - Cheque devuelto
130505 Cliente 55.000
111005 Banco 55.000
Control interno de activos corrientes: todos los bienes controlados por el ente económico, deben ser objeto del control por parte de la auditoria o revisoría fiscal, y también como autocontrol por parte de los funcionarios, con el fin de preservar su existencia al servicio del objeto social, por esta razón se exige:
Que las personas que manejan los valores de la empresa tengan pólizas de manejo de
efectivo.
Separar las funciones de las personas que manejan el efectivo, no sean las mismas que
hacen los registros de contabilidad, consignan en el banco.
Hacer apertura de cuentas corrientes para el manejo del efectivo.
El efectivo se consigna siempre al día siguiente como medida de control.
Establecer la política de autorización de cheques.
Establecer como política de control que los gastos pequeños se paguen por caja menor y
los grandes con cheques.
Efectuar arqueos de caja sorpresivos por parte del auditor o revisor fiscal o cualquier
funcionario que tenga la responsabilidad del control.
PAGOS ANTICIPADOS
DEFINICION
Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a
recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.
Registro
Con cargo a una cuenta de ACTIVO
-x
Seguro pagado por anticipado
xxxx
Bancos
xxxx
Y al transcurso del tiempo cargo a una cuenta de GASTO para el
reconocimiento de la parte ya devengada
-x-Gasto Generales
xxxx
CONTROL INTERNO
• Las medidas de control interno para los pagos anticipados fundamentalmente se centran en las autorizaciones para la realización de tales erogaciones.
(Se denomina erogación a
los
gastosque realiza un determinado agente económico
.)Ejercicio
El día 15-Agto-2011 se adquiere una póliza de seguro contra incendio, con vigencia de
un año, por un monto de $ 200,000 pagada de contado.
ASIENTOS
Al momento de la adquisición de la póliza:
15-Agto-11
-1-Seguros Pagados por anticipado 200,000
IVA Acreditable 32,000
Bancos 232,000
Propiedad
,planta y equipo
Son los activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y se esperan usar durante más de un período económico.
Registro
Operaciones con activos fijos
Adquisición:
Los activos fijos se registran por el costo de la factura mas todos los desembolsos realizados para ponerlos operativos, realizando un debito a la cuenta del activo y un crédito a la cuenta bancos u otra cuenta según sea la operación.-1-Terreno 10.000 Banco Regional 10.000 P/r adquisición de un terreno de contado -2-Vehículo 50.000 Crédito fiscal 4.500 Préstamo bancario 54.500 P/r adquisición de un vehículo con financiamiento del banco
Control interno
Se deben establecer políticas adecuadas para designar las personas encargadas de adquirir,
reemplazar, retirar o vender un activo fijo.
Se deben establecer políticas bien definidas para la capitalización de activos fijos.
Se deben mantener registros detallados, individuales y por tipo de activo, donde se asienten
los movimientos de los mismos (Adquisiciones, depreciaciones, mejores, adiciones, etc.)
Se deben realizar inventarios periódicos de activos fijos para verificar el estado físico de los
mismos, así como su ubicación.
Las personas encargadas de custodiar los activos fijos deben establecer mecanismos para
Los registros de activos fijos y su respectiva depreciación, deben ser revisados
periódicamente para efectuar los cuadres con el departamento de contabilidad.
Reglas de presentación
Las propiedades, planta y equipos se presentan inmediatamente después del total de las
inversiones a largo plazo.
Las propiedades, planta y equipos deben agruparse por activos homogéneos y de acuerdo a
las vidas útiles asignadas.
Debe revelarse en las notas a los estados financieros, el método de depreciación utilizado y
las vidas útiles asignadas.
Debe revelarse en las notas a los estados financieros las adiciones o retiros de activos.
Deben mencionarse los activos fijos que se encuentren bajo la modalidad de arrendamiento
financiero.
Deben segregarse los activos que no se encuentren en uso.
Clasificación y principales rubros:
Se clasifican en: No depreciables, Depreciables y Agotables. Sus principales rubros son:No depreciables
Terreno Activos en construcciónDepreciables:
Edificio InstalacionesInmuebles Maquinarias Equipos de oficina Equipos de computación Vehículo Mobiliario Aeronaves Equipo de reparto Embarcaciones, Entre otros
Agotables:
Bosques Madereros Pozos Petroleros Minas y yacimientos Canteras, entre otrosCaracterísticas
Las propiedades, planta y equipos que se identifiquen como activos fijos, deben reunir las siguientes características:
Deben ser propiedad de la empresa
Deben ser de naturaleza perdurable y permanente en el tiempo
La intención al adquirirlos, no es venderlos
Ejemplo
I-Partes Significativas.
Tren Ltda. compró un tren por $1.000.000 el 15 de enero de 2013, en efectivo. Se considera que este tiene dos partes significativas, cuyos costos son determinados como sigue:
Motor: $300.000
Vagones: $500.000
El saldo del tren es constituido por varias partes móviles, partes no móviles y sillas en algunos de los vagones. Estas partes restantes son individualmente no significativas:
Registro libro Diario:
15 de enero de 2013 Debe Haber
Motor de Tren (activo) 300.000
Vagones de Tren (activo) 500.000
Otras Partes de Tren (activo) 200.000
Banco 1.000.000
Son los
activos
que corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo por una empresa en el año, y permanecen en ella durante más de un ejercicio.Clasificación del activo no corriente
Dentro de los activos no corrientes tenemos:
Inversiones financieras a largo plazo
, como por ejemplo la adquisición de valoresde renta fija a largo plazo, acciones y aportes de capital.
Elementos del inmovilizado
, comprende los bienes inmuebles, bienes muebles yútiles, equipos, maquinas, terrenos, intangibles, etc. Los inmuebles forman el activo no corriente excepto si es una empresa inmobiliaria, que se dedica a comprar y vender inmuebles. En ese caso, serían activo corriente.
Activos intangibles
, son aquellos que no se pueden cuantificar físicamente pero queproducen o pueden producir beneficios para la empresa, como por ejemplo los derechos de uso de la propiedad industrial o intelectual, o una patente.
Cuentas por pagar
Son las cantidades en deuda de una compañía a los acreedores
por
los servicios o bienes adquiridos. Si una tienda recibe bienes en adelanto sobre elpago
, la compra se sitúa en el archivo decuentas por pagar
. Lascuentas por pagar
pueden corresponder a mercancía, servicios privados o públicos.Control Interno
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago
y de firma del cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago
según controles contables, con los de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada
Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas
por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse
para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores
de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
Ejercicio
1- El primero de Marzo se compra a creditopapeleria a el rayo s.a con la factura numero 420, articulos de escritorios diversos para el departamento de ventas por $9075 + IVA
CONCEPTO---PARCIAL----DEBE---HABER
GASTO DE VENTA---9075
PAPELERIA---9075
IVA X ACREDITAR---1361.25
CUENTAS POR PAGAR ---10436.25
Documento por pagar
Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominación las hipotecas, las cédulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulación. Término aplicado a un pagaré, con referencia a su librador. El nombre de una cuenta del mayor o de una partida del balance general, que muestra separadamente o en una sola cantidad, el pasivo con bancos, en proveedores y con otros acreedores, representado por pagarés u otros compromisos a plazos
determinados.
Registro
Suponga que una entidad adquirió maquinaria por $1,000 más IVA y garantiza el pago con un documento, el registro contable sería el siguiente:
Maquinaria y equipo $1,000
IVA por acreditar $160
Documentos por pagar $1,160
Control Interno
Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de
tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.
El pasivo corriente
O
pasivo
circulante es la parte delpasivo
que contiene las obligaciones a corto plazo de una empresa, es decir, las deudas y obligaciones que tienen una duración menor a un año. Por ello, también se le conoce como exigible a corto plazoCOBROS
PORANTICIPADO
:Corresponden a ingresos que la empresa cobra adelantadamente, por lo tanto, representan para esta una obligación hasta que no se hagan efectiva la prestación del servicio por parte
de la empresa.
REGISTRO CONTABLE
El asiento por el cobro adelantado es:
Caja XXXX
Arriendo, intereses, etc...Cobrados anticipadamente XXXX
EJ: por el cobro anticipado de...
Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual nos han cancelado anticipadamente, se realiza el asiento siguiente:
Arriendos, intereses, etc...Cobrados anticipadamente XXXX
Arriendo, intereses ganados XXXX
ej.: por la cuota efectiva de...
Los ejemplos de pagos anticipados más comunes son los siguientes:
• Rentas. • Intereses.
• Primas de seguros y fianzas. • Regalías.
• Impuestos y derechos.
• Muestras y literatura médica.
• Papelería y artículos de oficina.
Reglas para su presentación en el Balance General:
a) Se presentan en el activo circulante, siempre y cuando el periodo de beneficio no Sea mayor a un año; es decir, menor del ciclo financiero a corto plazo.
b) Los pagos anticipados mayores a un año o mayor al ciclo financiero a corto plazo Se clasificaran como activo no circulante.
c) Los intereses pagados por anticipado se clasificaran contra el pasivo Correspondiente.
El pasivo no corriente
también llamado pasivo fijo, está formado por todas aquellas deudas y obligaciones que tiene una empresa a largo plazo, es decir, las deudas cuyo vencimiento es mayor a un año y por lo tanto no deberán devolver el principal durante el año en curso, aunque si los
intereses.
Los elementos que constituyen el pasivo no corriente se puede diferenciar por su naturaleza:
Provisiones a largo plazo
Deudas a largo plazo
Deudas con empresas del grupo y asociados a largo plazo
Pasivos por impuesto diferido:
Personificaciones a largo plazo
Ejemplos de Pasivo No Corriente
Préstamos a largo plazo
Indemnizaciones
Bonos por pagar
Pagarés por pagar largo plazo
Aspectos a considerar del control interno
Indagar sobre los controles que mitiguen el riesgo sobre los pasivos no registrados.
Probar la eficacia sobre los controles que mitiguen el riesgo sobre pasivos no registrados
CUENTAS DE PATRIMONIO
Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de sus dueños, propietarios o socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto generalizado es que las cuentas de patrimonio representan lo que queda después de deducir los pasivos, pero consideramos que este es un concepto muy corto y que podría tener aplicación para conceptuar el patrimonio de una persona natural, no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la actividad económica o empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo adeuda a terceros o a sus dueños. "El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.”
Las cuentas de patrimonio de mayor uso están originadas en:
Aporte inicial de recursos para el inicio de la empresa y sus posteriores aumentos
o capital
Los mayores valores potenciales de los activos por el desarrollo del objeto social o
por un aumento de valor de los mismos o superávit de capital o superávit por valorizaciones. .
