MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Código: MEJO-MA-003
HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
01 01/09/12 Emisión Inicial
02 17/07/2015 Revisión de actualización
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Sandra Milena Gelves Jorge Saavedra Laura Bohórquez Nelly Bohórquez Coordinador Calidad y
RSE Gerente HSEQC
Vice Pdte. Adtiva y
TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN 3 2 JUSTIFICACION 3 3 OBJETIVOS 3 4 ALCANCE 3 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 6 DEFINICIONES 4 7 DESARROLLO 57.1 IDENTIFICACIÓNYCLASIFICACIONDELOSGRUPOSDEINTERÉS(STAKEHOLDERS) 8
7.2 GRUPOSDEINTERÉSYESTRATEGIAS 10
7.2.1 CLIENTES Y USUARIOS 10
7.2.2 PROVEEDORES 11
7.2.3 EMPLEADOS 11
7.2.4 SOCIEDAD 12
1 INTRODUCCIÓN
La Responsabilidad Social Empresarial se define como “el compromiso de las empresas de contribuir al desarrollo humano sostenible, trabajando con los empleados, sus familias, la comunidad local y la sociedad en general para mejorar su calidad de vida”.
En este sentido, se considera que una empresa es socialmente responsable cuando las actividades que realiza se orientan a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus miembros, de la sociedad y de quienes se benefician de su actividad comercial, así como al cuidado y preservación del entorno.
La aplicación del presente Manual de Responsabilidad Social Empresarial trae consigo una serie de beneficios para Construvicol, tales como la optimización de las competencias laborales, la lealtad de nuestros empleados, clientes y proveedores, el posicionamiento de la organización, mayor rentabilidad, el fortalecimiento de la cultura y el mejoramiento del clima organizacional.
2 JUSTIFICACION
Teniendo en cuenta que Construvicol S.A. es una organización de carácter ético, vinculado por valores, hábitos y actitudes comunes definidos en una misión, surge la necesidad de definir políticas y procedimientos que conforman el plan estratégico de responsabilidad social empresarial.
3 OBJETIVOS
Gestionar la empresa respetando el medioambiente y contribuyendo a la mejora de la sociedad, logrando que los grupos de interés obtengan una mayor productividad y una mayor satisfacción, garantizando la continuidad de la empresa.
4 ALCANCE
La línea principal de Construvicol, es buscar el desarrollo sostenible, para satisfacer las necesidades presentes sin comprometer las generaciones futuras en los siguientes ámbitos:
AMBITO SOCIAL: Personal Empleado
Equilibrio entre la vida personal Igualdad de oportunidades Salud y seguridad en el trabajo Salario y prestaciones
Entorno Local
Creación de puestos de trabajo Apoyo a proyectos y actividades de la comunidad
Adaptación de las instalaciones para personas con movilidad reducida AMBITO AMBIENTAL
Entorno Local
Ahorro de agua y eficiencia energética Gestión correcta de residuos
Control y reducción de emisiones y vertidos Reciclaje
Proveedores
Certificaciones ambientales
Productos no nocivos para la salud y el medio ambiente
AMBITO ECONOMICO Clientes
Seguridad de los productos Satisfacción de los clientes Publicidad Ética
Proveedores
Información transparente y veraz Alianzas de cooperación duraderas en el tiempo
5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Instructivo GREC-IN-004_Politicas_relaciones_comunidad_Rev1
6 DEFINICIONES
RSE: RSE es la sigla de responsabilidad social de la empresa. Este término, que a menudo también se denomina RSC (responsabilidad social corporativa), hace referencia a cómo valoran las empresas los impactos sociales, medioambientales y económicos que tienen sobre los stakeholders, y cómo integran esta valoración en las operaciones.
Stakeholder o partes interesadas: Son aquellas entidades o individuos a los que pueden afectar de manera significativa las actividades, productos y/o servicios de la organización; y cuyas acciones
pueden afectar dentro de lo razonable a la capacidad de la organización para desarrollar con éxito sus estrategias y alcanzar sus objetivos.
Derechos humanos: Hace referencia a los derechos de la Declaración Universal de los Derechos Humanos aprobada por las Naciones Unidas y firmada por la mayoría de los países del mundo. Trabajadores: No se refiere solamente a los empleados de la empresa fijos o a tiempo parcial, sino también a todas aquellas personas que trabajan directa o indirectamente para la empresa.
Sector público: Se refiere a organismos públicos, como gobernaciones, alcaldías y ministerios y también a órganos reguladores del sector de la actividad empresarial, aunque sean privados. Comunidad: Es el entorno inmediato de la empresa. Ahora bien, este término no significa sólo –o necesariamente– el entorno próximo desde un punto de vista geográfico, sino que también hace referencia a la proximidad de actividad.
Clientes: Los clientes directos y los usuarios finales del producto o servicio.
Proveedores: Son empresas o particulares que ofrecen servicios o productos a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de las actividades
7 DESARROLLO
La RSE no se trata únicamente del desarrollo de actividades sociales o de apoyo comunitario, sino sobre el desarrollo de una nueva estrategia de Construvicol que se complementa con un modelo de negocios donde refleja sus valores y el compromiso voluntario de la organización para que siga siendo viable económicamente, tenga una relación constructiva con sus grupos de interés, promueva los derechos humanos entre sus empleados y las comunidades, defienda la transparencia de sus operaciones financieras y su información, preserve la competencia leal y las transacciones respetuosas y provechosas tanto para proveedores como para distribuidores y usuarios finales, así como la reducción de su impacto ambiental y la protección de su entorno inmediato, incluyendo también, el apoyo a causas sociales o comunidades vulnerables. Todo esto se visualiza y se divide en tres pilares fundamentales:
Crecimiento económico: Nuestro objetivo es desarrollar negocios productivos que respondan al interés de nuestros accionistas y sirvan a la vez para apoyar el desarrollo del país.
Ámbito Medioambiental: Buscamos maximizar la productividad de los recursos, minimizando residuos y emisiones y generando valor para las empresas, sus clientes y accionistas
Responsabilidad social: nos imponemos comportamiento ético que genere valor al negocio y al mismo tiempo mejore la calidad de vida de los trabajadores y sus familias, las comunidades vecinas y la sociedad.
En la teoría los stakeholders se evidencian tres atributos que pueden ser utilizados para la identificación, clasificación y manejo de los stakeholders y que definen su capacidad de intervención en el progreso de una visión de desarrollo. Estos son poder, legitimidad y urgencia1.
El poder se refiere a la existencia o posibilidad de un actor social de obtener recursos coercitivos
(fuerza física, armas), recursos utilitarios (tecnología, dinero, conocimiento, logística, materias primas), recursos normativos (leyes, normas, decretos) y recursos simbólicos (prestigio, estima, carisma) para imponer su voluntad sobre otro(s) en una relación.
La legitimidad hace referencia a la percepción generalizada de que las acciones de un actor social
(persona, organización, marca, símbolo, etc.) son deseables o apropiadas dentro de ciertos sistemas socialmente construidos de normas, valores, creencias y definiciones.
La urgencia consiste en la atención inmediata en función de diferentes grados de sensibilidad
temporal y criticidad equivalente, teniendo en cuenta la posibilidad de daño a la propiedad, sentimiento, expectativa y exposición.
Estos atributos son los que permiten la identificación y clasificación de los stakeholders que en total son siete:
Stakeholders latentes: esta clasificación se refiere a aquellos actores de un territorio que
presentan sólo uno de los tres atributos posibles, y aunque tienen poca interacción con la entidad ejecutora del proyecto, se deben tener en cuenta ya que estos pueden adquirir otros atributos y fortalecerse cada vez más. Dentro de estos están los stakeholders inactivos o dormantes que poseen solamente el atributo de poder y presentan la capacidad de imponerse sobre la entidad ejecutora, pero no tienen legitimidad ni reclamaciones urgentes. Otro grupo se refiere a los que tienen solamente la legitimidad y se denominan stakeholders discrecionales. Un tercer grupo son los stakeholders exigentes demandantes que poseen reclamos urgentes, pero no poseen poder ni legitimidad para manifestar sus intereses.
Stakeholders expectantes: son aquellos que poseen dos de los tres atributos. Estos se clasifican en stakeholders dominantes, que poseen poder y legitimidad pero no poseen urgencia; los stakeholders dependientes, que poseen urgencia y legitimidad pero
no poseen poder; y los stakeholders peligrosos, que poseen poder y urgencia pero no poseen legitimidad.
Stakeholders definitivos: son los que poseen los tres atributos;
poder, legitimidad y urgencia. Como el modelo es dinámico y no
estático, los stakeholders pueden cambiar de una clase a otra dependiendo de las circunstancias. Es decir, puede cambiar de una clase de stakeholders latentes a la clase stakeholders expectantes y de esta clase a stakeholders definitivos
Estos se clasifican de acuerdo a la tenencia de uno, dos o tres atributos, y la forma en que son combinados para intervenir. Según esta clasificación se podrá formular estrategias de manejo. En la medida que posean más atributos aumenta la probabilidad de afectar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
7.1 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACION DE LOS GRUPOS DE INTERÉS
(STAKEHOLDERS)
Teniendo en cuenta todos los stakeholders que tiene la empresa, se realiza un listado general mostrando los siguientes entre los que generan mayor impacto:
Trabajadores Proveedores Clientes Gobierno Comunidad Accionistas Medio Ambiente
Familias de los empelados Competidores
Medios de comunicación Órganos reguladores Sindicatos
Entidades de apoyo
Inversores, Bancos y acreedores Asociaciones profesionales
El objetivo clave de la clasificación es averiguar qué impacto o influencia se produce o se puede producir entre la empresa y los stakeholders, permitiendo precisar cuáles son los stakholders de más impacto o riesgo para ella y cuáles no le afectan.
DIMENSION GRUPO DE
INTERÉS SUBGRUPOS LEGITIMIDAD URGENCIA PODER
TIPO DE STAKEHOLDER
Económico
Inversionistas Acreedores X Latentes
Propietarios X Latentes Clientes y Usuarios Clientes Hidrocarburos X X X Definitivos Clientes Infraestructura Vial X X X Definitivos Clientes Sector Publico X X Dominantes Proveedores Proveedores Materiales Críticos X X Dominantes
DIMENSION GRUPO DE
INTERÉS SUBGRUPOS LEGITIMIDAD URGENCIA PODER
TIPO DE STAKEHOLDER Proveedores Materiales no Críticos X Latentes Contratistas X X Dependientes Reguladores Entidades certificadoras X X Dependientes
Competidores Directos X Latentes
Indirectos X Latentes
Contratistas Contratistas X Latentes
Social Social Gobierno Organismos locales x Latentes Órganos reguladores x Latentes Empleados Empleados directos X X X Definitivos Empleados Indirectos X X X Definitivos Sindicatos X X Dominantes Medios de comunicación Internet, TV, Prensa X Latentes Sociedad Asociaciones comunitarias X X X Definitivos Comunidad X X X Definitivos Medio Ambiente Medio Ambiente Corporaciones autónomas X X X Definitivos
De acuerdo a los resultados del ejercicio anterior, los siguientes stakeholders serán tenidos en cuenta como principales ya que se definen como mayores influyentes dentro de la operación de la organización:
DIMENSIÓN GRUPO DE
INTERÉS SUBGRUPOS LEGITIMIDAD URGENCIA PODER
TIPO DE STAKEHOLDER
Económico Clientes y Usuarios
Clientes Hidrocarburos X X X Definitivos
Clientes Infraestructura
Vial X X X Definitivos
DIMENSIÓN GRUPO DE
INTERÉS SUBGRUPOS LEGITIMIDAD URGENCIA PODER
TIPO DE STAKEHOLDER Proveedores Proveedores Materiales
Críticos X X Dominantes
Social
Empleados Empleados directos X X X Definitivos
Empleados Indirectos X X X Definitivos
Sociedad Asociaciones comunitarias X X X Definitivos Comunidad X X X Definitivos Medio Ambiente Medio Ambiente Corporaciones autónomas X X X Definitivos
7.2 GRUPOS DE INTERÉS Y ESTRATEGIAS
Con base a la clasificación de los grupos de interés previamente descrita, a continuación se mencionan nuestros compromisos y estrategias frente a cada uno de ellos:
7.2.1 Clientes y Usuarios
Los clientes como grupo de interés son la razón de ser del negocio. Conocer la necesidad que el producto o servicio les provee, las expectativas futuras, el comportamiento de compra, entre otros, tiene por objetivo poder satisfacerlos pero sobre todo, lograr la lealtad al producto y la marca.
- Compromiso con la satisfacción del cliente que debe reflejar el respeto a sus derechos y la búsqueda de soluciones de sus intereses.
- Atención caracterizada por la cortesía y eficiencia ofreciendo información clara, precisa y transparente.
- Construir un escenario de fidelización alrededor de la marca promocionando nuestra organización con un buen desempeño en todos los aspectos.
7.2.1.1 Responsables
Coordinador Jurídico Director HSEQC
7.2.2 Proveedores
Los proveedores de materias primas están interesados en construir relaciones a largo plazo asegurando ventas continuas, deberá entregar su producto y servicio con calidad, oportunidad y cumpliendo con los requerimientos solicitados. Por otro lado una buena relación con los proveedores permitirá a la empresa flexibilidad a la hora de picos de producción o innovaciones en sus productos.
-Facilitar el conocimiento recíproco, estimulando la circulación de la información entre la empresa. Cliente y la empresa proveedora, a través de reuniones.
-Visitas reciprocas a las empresas -Evaluaciones de proveedores
-Comunicación constante con los proveedores
7.2.2.1 Responsables
Vicepresidencia Administrativa y Financiera Gerente de Compras y Tesorería
7.2.3 Empleados
Están interesados en el desarrollo de la empresa. Estos se ven directamente afectados por las decisiones que se toman. Deben representar los intereses y ser embajadores de la organización. Por tanto es clave:
Conocer sus necesidades, expectativas y falencias para diseñar programas y potencializarlos.
Velar por la protección de las condiciones de trabajo. Las relaciones de trabajo deben ser corteses y de respeto.
Colaborar para que predomine el espíritu de equipo, la lealtad, la confianza, la conducta compatible con los valores de la institución y la búsqueda de resultados.
7.2.3.1 Responsables
Vicepresidencia Administrativa y Financiera Dirección de RRHH
7.2.4 Sociedad
La comunidad debe ser vista como un aliado a la hora de tomar decisiones que eventualmente inciden en el desarrollo de la empresa. Las estrategias fundamentales deben ser basadas en:
Participar en el desarrollo sostenible del país en un marco de corresponsabilidad y respeto de los derechos humanos:
Fortalecer relaciones de corresponsabilidad fundadas en el dialogo y la participación. Desarrollar todas las actividades con responsabilidad social y ambiental.
Impulsar procesos colectivos de desarrollo regional.
Actuar en un marco de respeto y promoción de los derechos humanos. Programa de Seguridad Vial.
7.2.4.1 Responsables
Vicepresidencias Operativa y Administrativa y Financiera Dirección RRHH
Dirección HSEQC
7.2.5 Medio Ambiente
Contamos con programas de gestión ambiental: (Programas de Gestión).
Campañas de uso adecuado de los recursos naturales.
Cuidado de los recursos naturales y el hábitat que nos rodea
Reducción del consumo de papel, incluyendo herramientas de software para la
comunicación interna.
7.2.5.1 Responsables
Vicepresidencia Operaciones Director HSEQC