DISEÑO DEL MANUAL DE DESCRIPTIVO DE CARGOS Y FUNCIONES DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA (FUAA)
CAMILA AURORA SANDOVAL SKINNER
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.
DISEÑO DEL MANUAL DE DESCRIPTIVO DE CARGOS Y FUNCIONES DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA (FUAA)
CAMILA AURORA SANDOVAL SKINNER
Informe Final del desarrollo de Pasantía para Optar el Título de Ingeniero Industrial
Director
Guillermo Enrique Real Flórez
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.
AGRADECIMIENTOS
Para realizar este proyecto con el que culmina esta maravillosa y desafiante etapa de mi vida, recibí el apoyo de grandes personas; por lo cual quiero agradecer: A mis padres, que a siempre han estado a mi lado apoyándome en todo; no alcanzan las palabras para agradecerles todo el esfuerzo que han realizado para ayudarme a cumplir mis metas y llegar hasta este punto, sin ellos nada de esto sería posible.
A mi hermano, porque siempre me da motivos para sonreír y fuerza para seguir adelante en cada obstáculo. Su apoyo y compañía han sido vital durante este largo viaje.
A mi familia, quienes han sido un apoyo incondicional durante todas las etapas de mi vida; en especial quiero agradecer mi abuelita que es mi consejera de vida, el amor que me ha dado nunca ha tenido límites.
A todo el equipo de la Fundación Universitaria del Área Andina, empresa donde desarrollé mis pasantías. En especial a Yaklin Carreño y a mi directora externa Mónica Zarta, quienes creyeron en mí y me dieron todo su apoyo para realizar y dirigir este proyecto.
Al director interno de éste proyecto, el Ing. Guillermo Real, porque sus clases fueron fundamentales en la decisión de optar por la modalidad de pasantía y por siempre estar para brindarme su ayuda (hasta en vacaciones), por sus críticas y consejos, que me ayudaron a crecer como persona y como profesional.
A mis amigos de la Universidad, especialmente a Giovanni Ardila, María Paula Bernal, Camilo Guacaneme y Carolina Grillo que han sido mis compañeros en las mejores y peores experiencias desde el inicio de este viaje.
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 7
2. OBJETIVOS 8
1.1. OBJETIVO GENERAL 8
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
3. JUSTIFICACIÓN 9
4. PLAN DE TRABAJO 10
4.1 ALCANCE DEL PROYECTO 10
4.2. METODOLOGÍA 10
5. MARCO TEÓRICO 12
5.1. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS. 12
5.1.1. Descripción de Cargos 12
5.1.2. Análisis de Cargos 13
5.1.3. Métodos de Recolección de Datos para el Análisis de Cargos 14 5.1.4. Modelo Descripciones de Cargo (Metodología HAY) 15
5.2. MANUAL DE FUNCIONES 18
5.2.1. Aplicaciones del Manual de Funciones 19
6. CONTEXTUALIZACIÓN 20
6.1.1. Cobertura 21
6.1.2. Instituciones 21
6.1.3. Docentes 22
6.1.4. Deserción 23
6.2. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN 23
6.2.1. Estructura Organizacional 24
7. RESULTADOS 26
7.1. MANUAL DE DESCRIPTIVO DE CARGOS Y FUNCIONES DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA 26 7.2. LOGROS EN EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA 26
8. ANÁLISIS DE IMPACTOS 32
8.1 IMPACTO SOCIAL 32
8.2. IMPACTO EDUCATIVO 33
8.3. IMPACTO ETICO 34
8.4. IMPACTO ECONÓMICO 34
9. CONCLUSIONES 36
10. RECOMENDACIONES 37
11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 38
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar el manual de funciones de la fundación universitaria del área andina, aplicando la metodología HAY, para facilitar la gestión del área de gestión y desarrollo humano.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificación de cada cargo (cargo tipo, nombre del cargo, cargo superior inmediato, naturaleza del cargo, área a la que pertenece, etc.) para fijar claramente el alcance de actuación de cada cargo y contribuir a la consolidación de la estructura organizacional.
Identificación de la capacitación y experiencia requerida para cada cargo para mejorar el desempeño del área de selección y contratación de personal.
3. JUSTIFICACIÓN
El objetivo principal del Manual de Descriptivos de Cargos es que brinda la base sobre la cual se desarrollan los procesos del área de gestión y desarrollo humano de la FUAA, teniendo en cuenta que la gran mayoría de las actividades del área se basan en la información de este. Algunas de las ventajas del manual que dan solución a la problemática planteada son:
Los descriptivos de cargo son perdurables en el tiempo y no dependen de las personas que ejecutan las funciones, dando una base para no alterar el normal funcionamiento de la empresa, cuando hay cambio de personal.
Favorece los procesos de Reclutamiento y Selección de Personal, puesto que se identifican claramente las capacidades fundamentales para obtener el rendimiento deseado en el cargo vacante.
Facilita los procesos de Evaluación de Desempeño, ya que establece criterios y/o parámetros claros sobre los cuales enfocar la atención.
Contribuye al ordenamiento del talento humano como al área específica del cargo, ayudando a establecer el organigrama de la empresa.
4. PLAN DE TRABAJO 4.1 ALCANCE DEL PROYECTO
El presente proyecto de pasantía se encuentra delimitado de la siguiente manera:
El periodo fue el comprendido entre los meses de enero y mayo de 2016.
El Manual Descriptivo de Cargos y Funciones fue elaborado para los cargos aprobados a la fecha de inicio, es decir se analizaron 195 cargos.
4.2. METODOLOGÍA
Teniendo en cuenta las fuentes bibliográficas consultadas (Metodología HAY) y llegando a un consenso con lo que busca la empresa, la metodología que se plantea para la ejecución del proyecto es:
1. Teniendo en cuenta los datos de la base de datos existentes de nómina y mediante entrevistas con los trabajadores y su respectivo superior inmediato establecer:
Identificación del Cargo, que es el conjunto de datos que permiten situar al puesto dentro de la organización en el momento actual (Cargo Tipo, Nombre del Cargo, Cargo del Superior Inmediato, Naturaleza del Cargo, Área a la que pertenece, Sub área a la que pertenece, Cargos que dependen directa e indirectamente)
Establecer la misión del cargo, esta indica la razón de ser principal del cargo, globalmente considerado, en la empresa. Representa la síntesis máxima de la información sobre el contenido organizativo e impacto de un cargo en su organización.
2. Consolidar y organizar esta información en la base de datos con los nuevos códigos establecidos para cada cargo, para que sirva de base para la implementación tecnológica (KACTUS) que tiene prevista la institución.
3. Presentación de la base de datos a la subdirectora nacional de planeación y gestión del talento para revisar y realizar los ajustes que se consideren convenientes.
4. Elaborar los descriptivos de cada cargo en el formato establecido por la institución con la información de la base de datos.
5. Revisión del Descriptivo de Cargo por el superior inmediato, quien en caso de no tener modificaciones, procede a aprobarlo mediante su firma.
5. MARCO TEÓRICO 5.1. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS.
Es un procedimiento que contribuye al reclutamiento y selección de personal idóneo para la empresa. Involucra la identificación de las necesidades de capacitación y/o entrenamiento de los empleados, así como el establecimiento de criterios que involucran: salarios, evaluación de desempeño, condiciones de trabajo, entre otros aspectos.
5.1.1. Descripción de Cargos
La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.
La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos.
En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.
5.1.2. Análisis de Cargos
El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación.
Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y habrá variaciones según se trate de puestos manuales, de oficina, de producción, y demás. Las principales categorías de análisis que se podrían incluir son:
Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer; problemas y solicitudes típicas que recibirá.
Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discreción; "período de control".
Normas sobre desempeño y carga de trabajo.
Relaciones; interfaces del cargo.
Supervisión; relaciones de dependencia.
Período de calificación, prueba y adiestramiento.
Promoción y oportunidades de carrera.
El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos: intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Cada una de estas cuatro áreas está dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia, por ejemplo, en el área de requisitos intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, así mismo variarán no sólo los factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de comportamiento.
5.1.3. Métodos de Recolección de Datos para el Análisis de Cargos
Existen varios métodos de descripción y análisis de cargos, entre ellos: La observación directa del trabajador ejecutando la labor; los cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos; la entrevista directa al empleado; métodos mixtos que combinen dos o más de los anteriores.
Método de la entrevista. Es el método más utilizado para recolectar información sobre las especificaciones de cada puesto de trabajo. Este involucra deberes y responsabilidades de los ocupantes, entre otros aspectos.
Método del cuestionario. Es el método más utilizado para recolectar información de un gran número de empleados. Es más económico que el método de la entrevista.
En la práctica, es posible utilizar cualquiera de estos métodos o combinar los que se consideren necesarios de acuerdo con los propósitos de la empresa y/o del puesto de trabajo.
5.1.4. Modelo Descripciones de Cargo (Metodología HAY)
Es una metodología objetiva que permite analizar cada cargo en todas sus dimensiones, así como el aporte que cada cargo realiza a la misión u objetivo final de la organización. Una de las metodologías más conocidas con este enfoque, es la metodología HAY, la cual es parametrizada, lo que garantiza que todos los cargos van a ser analizados bajo los mimos criterios y condiciones, además posee varias características:
Flexible y adaptable a cada organización.
Refleja la situación actual de la organización.
Esta metodología permite comprender el cargo en los siguientes aspectos
Que Hace
Como Lo Hace
Para Qué
Cuál es la importancia en el contexto organizacional.
Condiciones básicas de este tipo de descripciones:
Se analiza el contenido del trabajo, no las características de la persona que lo realiza.
Refleja el contenido real y actual del cargo.
Requiere de homogeneidad en los conceptos utilizados en el proceso.
Requiere de ausencia de juicios de valor.
Debe ser orientada por un experto en el proceso de análisis y descripción de cargos.
El proceso de Análisis y Descripción del cargo comprende las siguientes fases:
Recolección de la Información: La realiza el experto o analista en este tema, puede ser mediante entrevista individual con el titular o titulares de los cargos, o mediante la realización de talleres liderados por estos especialistas.
Análisis de la Información recogida: Se analiza y verifica que el contenido de la descripción se ajuste a la metodología.
Síntesis de la Información recogida y redacción de la Descripción: Con base en el análisis realizado se plasman los elementos primordiales del cargo.
Revisión de la descripción: Realizada tanto por el titular del cargo, y posteriormente por el jefe inmediato quién luego realiza la
Aprobación de la Descripción del cargo: A cargo del superior inmediato
Contenido de La Descripción De Cargo, Según esta Metodología:
a. Identificación. Es el conjunto de datos que permiten situar el cargo dentro de la organización en el momento actual. Incluye
Dependencia
Localización/ciudad
Denominación del cargo
Ocupante del cargo
Cargo Superior Inmediato
Ocupante del cargo Superior
Fecha
b. Misión. Indica la razón del ser del cargo, globalmente considerado en la organización. Consiste en redactar en una frase la razón fundamental de ser del cargo: Lo que hace, a que funciones / procesos afecta principalmente su acción, de acuerdo con que actúa principalmente (norma o guía que regula la acción ejercida) y cuál es el principal resultado que se deriva de ello. Este resultado debe ser definido en forma permanente, genérica y directa.
c. Dimensiones. Relación de magnitudes económicas o cuantitativas afectadas por el cargo de forma directa o indirecta. Consiste en indicar y cuantificar las variables económicas (presupuestos, inversiones, gastos, ventas,...) que están relacionadas con la función del cargo y sobre las que se incide directa o indirectamente y que describe el efecto o alcance del cargo dentro de la organización. Los tipos de magnitudes son:
Por Número de Personas a cargo o subordinadas, directos o indirectos que dependen jerárquicamente del cargo.
Magnitudes económicas. Se debe indicar el concepto, el año de referencia y su volumen en términos de millones de pesos al año.
d. Organigrama. Refleja la estructura organizativa más próxima al cargo, en tres niveles:
Superior inmediato
Cargo descrito /otros Cargos directamente dependientes del mismo superior
Cargos que dependen directamente del cargo descrito.
Es importante tener presente que este organigrama no refleja los niveles o categorías de los cargos.
f. Naturaleza y Alcance. Recoge el desarrollo del cargo es decir qué hace y cómo lo hace
Finalidades o Responsabilidades. Son las responsabilidades básicas del cargo en términos de resultados parciales más significativos que le titular debe aportar de forma permanente a la organización.
Naturaleza y alcance de la responsabilidad. Refleja la autonomía de actuación del cargo, a nivel general contempla:
Las principales decisiones que el cargo puede y debe Tomar (aunque sean controladas y/o se informen de las mismas).
Las principales decisiones que el cargo debe y puede Proponer pero no tomar.
g. Conocimientos, Experiencia y Competencias. Consiste en señalar los conocimientos, experiencias y competencias mínimas que se requieren para desempeñar normalmente el cargo. Se incluye el periodo de adaptación al cargo.
5.2. MANUAL DE FUNCIONES
5.2.1. Aplicaciones del Manual de Funciones
En temas de recursos humanos:
Como instrumento de definición funcional permite:
Identificar perfiles profesionales.
Apreciación del desempeño.
Delimitar necesidades de formación.
Identificar carácter clave de los cargos
Definir grados / niveles para formular carreras profesionales.
Determinar estilos de dirección en función de las tipologías de cargos.
Para la organización
Como instrumento de análisis permite:
Identificar el equilibrio funcional de la estructura.
Identificar vacíos funcionales.
Identificar grado de desarrollo de las funciones.
Como instrumento de delimitación de funciones permite:
Clarificar la asunción de responsabilidades
Verificar congruencia entre medios aplicados y funciones
Como instrumento de diseño permite:
Definir nuevos cargos
Delimitar responsabilidades entre cargos paralelos.
Delimitar responsabilidades entre superior y subordinado.
Para retribución.
Como documento base para la valoración de cargos.
6. CONTEXTUALIZACIÓN 6.1. BREVE DESCRIPCIÓN DEL SECTOR INDUSTRIAL
La educación superior en Colombia enfrenta retos importantes dentro de los que se destacan la ampliación de los niveles de cobertura y el mejoramiento de la calidad de las instituciones que ofrecen servicios educativos en este nivel de enseñanza. Si bien, durante las dos últimas décadas el número de estudiantes matriculados ha crecido de manera importante, especialmente en la formación técnica y tecnológica, en un contexto internacional las tasas de cobertura continúan siendo bajas y no superan el 50%. De otro lado, la calidad del sistema de educación superior es heterogénea, ya que coexisten instituciones bien organizadas y reconocidas por su excelencia, con instituciones caracterizadas por bajos niveles de calidad. Adicionalmente, no existe una conexión clara entre las necesidades del sector productivo y la formación profesional, lo cual constituye una limitación para el desarrollo económico del país.
6.1.1. Cobertura
Tabla 1. Matrícula y tasa bruta de cobertura educación superior a nivel de pregrado
Matrícula Tasa Bruta de Cobertura*
%
Profes. Part. %
Técnica y Tecnol.
Part. %
Total Profes. Técnica y Tecnol.
Total
2002 754.570 80,5 183.319 19,5 937.889 19,6 4,8 24,4
2003 781.403 78,4 215.285 21,6 996.688 20,1 5,5 25,6
2004 799.808 75,2 263.375 24,8 1.063.183 20,3 6,7 27,0
2005 842.482 74,0 295.290 26,0 1.137.772 21,1 7,4 28,4
2006 872.902 71,6 347.052 28,4 1.219.954 21,5 8,5 30,0
2007 911.701 69,8 394.819 30,2 1.306.520 22,1 9,6 31,7
2008 961.985 67,5 462.646 32,5 1.424.631 23,0 11,1 34,1
2009 1.011.021 67,7 482.505 32,3 1.493.525 23,9 11,4 35,3
2010 1.045.570 65,8 542.358 34,2 1.587.928 24,4 12,7 37,1
2011 1.159.335 65,8 603.145 34,2 1.762.480 26,8 14,0 40,8
2012p 1.218.536 66,2 622.746 33,8 1.841.282 28,1 14,3 42,4
*Calculada con base en información del Censo de 2005. P: preliminar
Fuente: MEN - SNIES, DANE.
6.1.2. Instituciones
Tabla 2. Instituciones de Educación Superior
Año Instituciones
Técnicas
Instituciones Tecnológicas
Instituciones
Universitarias Universidades Total
2000 44 47 82 73 246
2001 44 49 94 73 260
2002 43 47 104 73 267
2003 42 49 110 80 281
2004 42 48 106 80 276
2005 41 50 106 80 277
2006 41 49 105 80 275
2007 42 51 106 80 279
2009 42 55 113 80 290
2010 42 55 115 80 292
2011 39 54 115 80 288
2012 37 50 120 81 288
Fuente: MEN - SNIES, DANE
Grafica 1. Matrícula en Instituciones de Educación Superior según nivel de formación: 2012
Fuente: MEN, SACES.
6.1.3. Docentes
afectando las actividades de investigación, la formación académica de los estudiantes y en general los resultados del sistema educativo.
6.1.4. Deserción
Grafica 2. Deserción por nivel de formación académica: 2012
Fuente: MEN, SPADIES.
6.2. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
La Fundación Universitaria del Área Andina es una entidad de derecho privado, de utilidad común y sin ánimo de lucro, dotada de Personería Jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, sometida a la Constitución Política y leyes de Colombia.
La Fundación Universitaria del Área Andina en sus más de 32 años de trayectoria académica busca excelencia, perseverancia y mejoramiento de la calidad de vida de sus estudiantes, desarrollando competencias educativas y humanas, para el perfeccionamiento de la convivencia y supervivencia de la sociedad.
académica e interinstitucional, ampliando su radio de acción a través de la suscripción de acuerdos y convenios de cooperación con Instituciones de educación superior, organismos gubernamentales y no gubernamentales, nacionales e internacionales, lo que hoy les permite contar con un gran número de aliados estratégicos para el desarrollo de su misión, asegurando un mayor impacto de sus acciones con calidad y pertinencia.
Al corte de diciembre de 2015 la Fundación Universitaria del Área Andina cuenta con 22.870 estudiantes, de los cuales 18.073 corresponden al 79% se encuentran matriculados en la modalidad presencial, y los 4.797 estudiantes restantes, correspondientes al 21%, son estudiantes de las modalidades a distancia y virtual. Lo anterior para programas de formación en pregrado y posgrado, distribuidos a nivel nacional de la siguiente forma:
Bogotá: 14.112 estudiantes
Pereira: 5.776 estudiantes
Valledupar 2.982 estudiantes
Así mismo, la Fundación Universitaria del Área Andina cuenta con más de 55.577 graduados, 1.500 docentes y 688 funcionarios en tareas administrativas distribuidos a nivel nacional.
La Fundación Universitaria del Área Andina actualmente oferta 82 programas, de los cuales 53 corresponden a pregrado y los 29 restantes a formación en posgrado. 6.2.1. Estructura Organizacional
Figura 1. Organigrama General
La Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Humano cuenta con 3 subdirecciones nacionales y 2 subdirecciones de sede/seccional. La Subdirección Nacional Planeación y Gestión Talento es la principal involucrada en el desarrollo del manual.
7. RESULTADOS
7.1. MANUAL DE DESCRIPTIVO DE CARGOS Y FUNCIONES DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
El Manual de Descripción de Cargos y Funciones se estableció como una herramienta base para la gestión de las áreas de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Humano, y aceptado como solución para resolver efectivamente las problemáticas que se estaban presentando.
Ver el documento en anexos.
7.2. LOGROS EN EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Aunque se destaca que el Manual es la herramienta planteada y determinada como temática durante el desarrollo de la pasantía, cabe destacar los resultados satisfactoriamente obtenidos por la correcta aplicación de las actividades en busca de lograr los objetivos específicos y la detección de los elementos base, que conformaron el manual en su totalidad:
Identificación de los cargosCargos Identificados 185
% Cumplimiento 100%
Nueva codificación de cargosLa identificación de los cargos fue uno de los principales problemas encontrados, debido a que no era posible establecer la trazabilidad de éstos, para dar solución se estableció una nueva codificación y una guía para generar códigos de cargos nuevos.
Cargos con Capacitación y Experiencia 185
% Cumplimiento 100%
Identificación de las funciones principales y misión de cada cargoEs información importante en los procesos del área de gestión y desarrollo humano: En los procesos de selección, para dar claridad a los aspirantes sobre sus
responsabilidades.
En el área de contratación, para que cada colaborador firme el contrato aceptando sus funciones. Anteriormente se generaban inconvenientes porque esta información era incorrecta o no se había validado con los jefes. Insumo para los futuros procesos de evaluación de desempeño.
Cargos con Misión y Funciones 185
% Cumplimiento 100%
Disminución del tiempo de respuesta a solicitudes de descriptivos
Consolidación base de datos insumo de la herramienta KACTUS-HCM,Esta es una solución tecnológica que se está implementando en la institución, para integrar los procesos clave del Talento Humano en Reclutamiento, Selección, Contratación, Compensación, Formación y Desarrollo, Capacitación, Clima Laboral, Gestión del Desempeño, Bienestar de Personal, Salud Ocupacional y Autoservicio de Personal, permitiendo que hacer realidad proyectos e iniciativas que buscan mayor eficiencia y productividad y que las áreas de Gestión Humana, puedan convertir en un valor agregado su activo más importante, "El capital intelectual".
Consolidación base de datos de la Estructura Organizacional.La base de datos relaciona a cada trabajador con su cargo actual, su cargo en el organigrama propuesto, jefe directo, centro de costos al que está asignado en nómina, entre otros. De esta forma se ordenó la información del organigrama para tener mejor acceso de la misma.
La institución se encuentra en proceso de cambio de su estructura organizacional, para este proceso fue necesario consolidar una matriz en la que se identifican los cambios que tendrán las diferentes áreas en cuanto a la jerarquía de sus cargos. Esto también con el fin de identificar a que personas se les debe notificar los cambios que tendrá su cargo de acuerdo a la nueva denominación.
Actualización del Organigrama Actual y Organigrama PropuestoEn el proceso de consolidar la base de datos del organigrama, se corrigieron inconsistencias encontradas entre las personas en el organigrama y las personas reportadas en nómina.
Consolidación de base de datos para elección del Administrativo Distinguido (Paso 1 y 2)Se busca resaltar el desarrollo en la institución, el desempeño y la contribución que hace que las personas a quienes se les reconocerá por sus logros, aportes a la institución y por destacarse en sus equipos de trabajo por sus cualidades, valores y principios propios de un Areandino.
94%
Personas en Organigrama
Personas Faltantes en Organigrama 6%
ANTES
100%
Personas en Organigrama
8. ANÁLISIS DE IMPACTOS
El presente es un análisis detallado de los resultados y aspectos, positivos y negativos que genera la implementación del presente proyecto en las diferentes áreas de la Institución.
Una vez que el presente Manual de Descriptivos de Cargo y Funciones, sea implementado en la Institución va a generar una serie de impactos tanto en la parte administrativa como en la parte académica, para lo cual se ha escogido los más relevantes además se ha creído conveniente establecer un rango de niveles de impacto que va desde - 3 a 3, con la valoración de la siguiente tabla
Tabla 3. Niveles de Impacto y Valoración
NIVELES DE IMPACTOS VALORACION
Impacto negativo alto -3
Impacto negativo medio -2
Impacto negativo bajo -1
No hay impacto 0
Impacto positivo bajo 1
Impacto positivo medio 2
Impacto positivo alto 3
8.1 IMPACTO SOCIAL
Ambiente de trabajo tiene en impacto positivo alto, porque la institución ahora cuenta con una organización y reglamentación dando claridad del alcance de cada
NIVEL DE IMPACTO INDICADOR
Ambiente de Trabajo X
Servicio X
Prestigio Institucional X
TOTAL
NIVEL DE IMPACTO 2,667
8
cargo, generando mejor rendimiento individual y colectivo, en un espacio de armonía en la relación jefe – colaborador.
Servicio tiene un impacto positivo alto, al tener el manual el personal sabe cómo y cuándo desarrollar las funciones de su cargo, esto genera un servicio más eficiente tanto para los clientes internos como externos.
Prestigio institucional tiene un impacto positivo medio, en vista que la institución ya cuenta con un alto prestigio y reconocimiento social, con la implementación de este instrumento se logra mejorar al tener su estructura organizada.
8.2. IMPACTO EDUCATIVO
Fuentes de consulta tiene un impacto positivo alto, ya que este instrumento permite al personal de la institución en todos los niveles acceder al mismo y conocer sobre sus funciones y alcance de su cargo para tener claridad de su trabajo.
Cumplimiento de funciones tiene un impacto positivo alto, porque el Manual aquí propuesto servirá de guía para que cada uno de los colaboradores de la institución se base en el mismo para desempeñar su trabajo de mejor manera y así lograr los objetivos propuestos.
Evaluación de Desempeño tiene un impacto positivo alto, debido a que este instrumento es la base para desarrollar esto de forma adecuada.
NIVEL DE IMPACTO INDICADOR
Fuentes de Consulta X
Cumplimiento de Funciones X
Evaluación de Desempeño X
TOTAL
NIVEL DE IMPACTO
3
9 3,0
8.3. IMPACTO ETICO
Comunicación tiene un impacto positivo alto, con lo establecido en el manual se direcciona a la inclusión en los diferentes niveles generando un trabajo mancomunado y organizado lo cual mejora los sistemas de comunicación.
Fortalecimiento de valores tiene un impacto positivo alto, por cuanto el manual impulsara algunos valores como: ética profesional, compromiso con la organización, talento, competitividad, productividad y responsabilidad, entre otros.
Educación integral tiene un impacto positivo medio, si quienes conforman la institución realizan su trabajo dentro de lo establecido, contribuye a que la institución brinde la educación integral que requieren los estudiantes.
8.4. IMPACTO ECONÓMICO
Competitividad tiene un impacto positivo medio, en vista que si el personal realiza su trabajo bajo los parámetros establecidos en el manual podrá cumplir los objetivos
NIVEL DE IMPACTO INDICADOR
Comunicación X
Fortalecimiento de Valores X
Educación Integral X
TOTAL
NIVEL DE IMPACTO
8 2,667
-3 -2 -1 0 1 2 3
NIVEL DE IMPACTO INDICADOR
Competitividad X
Uso Adecuado de Recursos X
TOTAL
NIVEL DE IMPACTO
4 2,0
de manera efectiva, ganando de esta manera ventajas competitivas frente a otras instituciones.
9. CONCLUSIONES
La comparación entre las condiciones actuales y las condiciones iniciales evidencian una mejora considerable, adicionalmente el manual de descriptivo de cargos y funciones:
En el área de selección sirve como un parámetro para los futuros postulantes a ocupar los cargos descritos ya que se tiene la información precisa de los requisitos que debe poseer y las tareas a cumplir.
Sirve de base para la valoración de cargos (establecer salarios), al obtener un detalle de las responsabilidades que contienen los cargos.
En caso de ausencias de los ocupantes del cargo, el manual es una base de las funciones principales para no alterar el normal funcionamiento de la institución. Guía para el superior inmediato en el trabajo que debe desarrollar la persona en el respectivo cargo, reduciendo los malos entendidos entre ellos respecto a los requerimientos del cargo.
Guía para el colaborador en el desempeño de sus funciones, permitiendo conocer sus obligaciones y los resultados que se espera que logren.
Establece parámetros para la evaluación de desempeño
10. RECOMENDACIONES
Mantener una constante actualización de las funciones de cargos ya que la empresa está sufriendo cambios estructurales, con el fin de evitar la obsolescencia del manual.
Dar continuidad al proceso de valoración de cargos de los cargos nuevos identificados, con el fin de conformar en su totalidad la curva salarial de la empresa. Incentivar a que los trabajadores estén documentados con especificidad sobre las funciones y características del cargo que ocupa, con el fin de que puedan ser desempeñados con eficiencia y eficacia.
Desarrollar un sistema de evaluación de desempeño tomando en cuenta parámetros como deberes, responsabilidades, habilidades y otros aspectos que permitan evaluar al personal de manera objetiva.
11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Armendáriz Catalina, C. A. (2007). PROPUESTA METODOLÓGICA PARA EL LEVANTAMIENTO DE PERFILES POR COMPETENCIAS DE LOS PUESTOS DE: AMA DE LLAVES Y JEFE DE RECURSOS HUMANOS DE HOTELES.
Carrasco, J. C. (2009). ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL. Revista electrónica CMCI.
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12. ANEXOS
Anexo A. Manual de Descriptivo de Cargos y Funciones de la Fundación Universitaria del Área Andina
