UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES- IBARRA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA CPA
EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORIA Y FINANZAS CPA
TEMA:
MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS DE LA EMPRESA GEDDY UBICADA EN EL CANTÓN ANTONIO ANTE.
AUTORA: HERRERA VIVERO YADIRA CORNELIA.
TUTORA: MSc. URRUTIA GUEVARA JEANNETTE AMPARITO
APROBACIÓN DE LA TUTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado
por el señora YADIRA CORNELIA HERRERA VIVERO, estudiante de la Carrera de
Contabilidad Superior y Auditoria CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema
“MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS DE LA EMPRESA GEDDY UBICADA EN EL CANTÓN ANTONIO ANTE.”, ha sido
prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes - UNIANDES-, por lo que
apruebe su presentación.
Ambato, Marzo de 2019.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, YADIRA CORNELIA HERRERA VIVERO, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoria CPA, Facultad de sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A., son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son
de mi exclusiva responsabilidad.
Ambato, Marzo de 2019.
___________________________ Yadira Cornelia Herrera Vivero. C.I. 1003231832
DERECHOS DE LA AUTORA.
Yo, YADIRA CORNELIA HERRERA VIVERO, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional
Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos
científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad
o por cuenta de ella.
Ambato, Marzo de 2019.
___________________________ Yadira Cornelia Herrera Vivero. C.I. 1003231832
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a mis hijos, mi esposo que son la
fuente de inspiración en mi vida diaria, ellos son los
motores que encienden mi ánimo para luchar y salir
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, mi familia y esposo por brindarme su apoyo
moral y económico para seguir con mis estudios, cumpliéndolos
a cabalidad y ser un orgullo para ellos.
Expreso mi eterna gratitud a la UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” a sus
INDICE GENERAL
Contenido Pág. APROBACIÓN DE LA TUTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE LA AUTORA.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
INDICE GENERAL
INDICE DE TABLAS
INDICE DE FIGURAS
RESUMEN
ABSTRACT
a)TEMA: MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS DE LA
EMPRESA GEDDY UBICADA EN EL CANTÓN ANTONIO ANTE. ... 1
b)Problema a investigar ... 1
Antecedentes de la Investigación ... 1
Formulación del problema ... 2
Delimitación del problema ... 2
c) ... Justificación ... 2
d) ... Objetivos
... 3
Objetivo general ... 3
Objetivo específicos ... 4
Situación Problemática ... 4
Identificación de la línea de Investigación... 5
e)MARCO TEÓRICO. ... 5
Origen y evolución del objeto de transformación. ... 5
Análisis de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, procesos contables, control interno, inventarios. ... 6
Contabilidad ... 6
Definición ... 6
Importancia ... 7
Tipos de contabilidad ... 7
Contabilidad Comercial: ... 7
Contabilidad de Costos: ... 7
Contabilidad Bancaria:... 8
Contabilidad Gubernamental: ... 8
Contabilidad de Servicios: ... 8
Principios Contables ... 8
Definición ... 10
Importancia ... 10
Flujo del Proceso Contable ... 11
Control interno ... 11
Definición ... 11
Importancia ... 12
Objetivos del control interno ... 12
Inventarios... 12
Definición ... 12
Importancia ... 13
Objetivo de los inventarios ... 13
Tipos de Inventarios ... 14
Métodos de valoración de inventarios ... 15
Indicadores de gestión de inventarios ... 15
Método FIFO o PEPS ... 15
Método promedio ponderado ... 15
Control interno ... 15
Importancia ... 16
Definición de gestión de inventarios... 16
Objetivos de la gestión de inventarios ... 16
Características ... 17
Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas con los distintos autores ... 17
Conclusiones parciales ... 17
f)LA METODOLOGÍA ... 18
Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación. ... 18
Descripción del proceso metodológico proceso de control de inventarios. ... 19
Modalidad de investigación ... 19
Investigación de campo... 19
Cuantitativa ... 19
Cualitativa ... 19
Métodos de investigación ... 19
Método deductivo ... 19
Investigación de campo... 20
Técnicas ... 20
Observación directa ... 20
Entrevista ... 20
Encuesta ... 20
Población... 20
Muestra ... 21
Guía de Observación ... 21
Guía de entrevista ... 21
Análisis de los resultados finales de la investigación ... 21
Resume de la entrevista dirigida al gerente, percheros y cajeros de la empresa. ... 21
Resumen de la encuesta dirigida a los trabajadores de la empresa. ... 22
Conclusiones parciales ... 37
g) ... PROPUESTA ... 37
Propuesta de solución al problema ... 37
Nombre de la propuesta ... 37
Esquema de la propuesta del investigador ... 38
Objetivo de la propuesta ... 38
Objetivo General ... 38
Objetivos Específicos... 38
Misión (Propuesto)... 39
Visión (Propuesto) ... 39
Justificación ... 39
Organigrama estructural Figura12. ... 40
Aplicación práctica parcial o total de la propuesta ... 40
Diseño y uso de documentos fuentes para un mejor control, respaldo o soporte de cada una de las operaciones que realice la empresa. ... 40
Componentes del COSO I ... 44
Ambiente de control: Es el fundamento principal, establece el tono en general del control de la organización. ... 45
Desarrollo técnico para el control de inventarios. ... 46
Ciclo de gestión de control de inventarios. ... 46
Sistema Contable ... 47
Presupuesto ... 48
h) ... CONCLUSIONES ... 49
RECOMENDACIONES ... 49
i) ...BIBLIOGRAFÍA
INDICE DE TABLAS
Tabla 1: Población ... 20
Tabla 2: Funciones ... 22
Tabla 3: Manual ... 24
Tabla 4: Máximo y mínimo ... 25
Tabla 5: Políticas ... 27
Tabla 6: Ajustes de inventarios ... 28
Tabla 7: Compras ... 30
Tabla 8: Retiros de Inventarios ... 31
Tabla 9: Ajustes ... 33
Tabla 10: Registros ... 34
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Funciones ... 23
Figura 2. Manual ... 25
Figura 3. Máximo y mínimo ... 26
Figura 4. Políticas ... 28
Figura 5. Ajustes de inventarios... 29
Figura 6. Compras ... 31
Figura 7. Retiros de Inventarios ... 32
Figura 8: Ajustes ... 33
Figura 9. Registros ... 35
Figura 10. Instalaciones ... 36
Figura 11. Esquema de propuesta ... 38
Figura 12: Organigrama Estructural ... 40
Figura 13: Organigrama Estructural ... 46
Gráfico 14: Sistema computarizado CRONOS... 47
RESUMEN
Es importante contribuir con el desarrollo social, económico y empresarial de las empresas y
microempresas del cantón Antonio Ante estructurando trabajos de investigación como: Diseño
organizacional para el fortalecimiento administrativo de la Empresa Geddy, mismo que tiene
más de once doce años de funcionamiento, pero sin embargo posee graves problemas en
servicios e infraestructura que no permiten que la microempresa progrese. Estableciendo la
estructura de un marco teórico que permite evaluar las distintas posiciones teóricas, sustentar
y guiar el trabajo de investigación. Por consiguiente, se realizó la metodología a emplear, para
esto se utilizó la modalidad de carácter cuali -cuantitativa mediante el análisis de los tipos de
investigación y a través de la aplicación de entrevistas y del levantamiento de datos a la
población objeto de estudio, esta información fue necesaria y valiosa para el desarrollo del
proceso investigativo. Como paso final se desarrolló la propuesta, comenzando por la
estructura organizacional ya que es la principal herramienta, dando paso a la elaboración del
diseño de puestos y diagrama de flujos, esto le permite a la empresa obtener eficiencia en la
ABSTRACT
It is important to contribute with the social, economic and business development of the
companies and microenterprises located in Antonio Ante Canton, organizing research projects
such as: organizational design for the administrative strengthening of the Eros Hostel, even
though it has more than twelve years of operation, it has serious problems in services and
infrastructure which do not allow the micro-enterprise get progress. So, it established the
structure of a theoretical framework that allows to evaluate the different theoretical positions,
to support and to guide the research work. Consequently, it has been developed the
methodology, where, the qualitative - quantitative methodology has been used through the
analysis of the different types of research and through the application of interviews and the
data raising to the population object of study, this information was necessary and valuable for
the development of the investigative process. As a final step the proposal was developed,
starting with the organizational structure as it is the main tool, giving way to the elaboration of
the job design and flow diagram, this allows the company to obtain efficiency in the
1
a) TEMA: MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA INVENTARIOS DE LA EMPRESA GEDDY UBICADA EN EL CANTÓN ANTONIO ANTE.
b) Problema a investigar Antecedentes de la Investigación
Hoy en día las organizaciones están expuestas por un lado a errores internos que pueden ser
causados por cualquier tipo de factores, lo cual a las empresas causan muchas pérdidas y es por
eso que el sistema de control interno es importante para la estructura administrativa y contable
de una organización con lo cual busca asegurar la confiabilidad de los estados financieros, la
eficacia en las operaciones y el cumplimiento de políticas y reglamentos, dentro de este control
interno se encuentra inmerso un eje importante que es el control de inventarios.
Los inventarios aparecieron con la necesidad que tuvo el hombre de almacenar y llevar un
orden o control en sus bienes para poder sobrevivir en las épocas de escasez, en los años 70 se
da importancia a este modelo de negocio ya que era imprescindible tener todos los productos
finales con el fin de complacer las necesidades de la población, luego de ello en los años 80 y
90 se implementa el flujo de inventarios en el cual se calculaba la rotación de los mismos para
estudiar su comportamiento.
Con la globalización y el constante avance tecnológico en el mundo, ha surgido la necesidad
en todas las organizaciones de buscar instrumentos que permitan suprimir o disminuir los
riesgos a los cuales se encuentran expuestas las entidades con el fin de evitar fraudes, es por
ello que hoy en día existen métodos y procedimientos ya enmarcados en organizaciones
mundiales que se los cumple a cabalidad optimizando recursos.
En el año 2009, Ecuador ha establecido la obligación de implementar el modelo de control
interno de inventarios con el fin de que dar seguridad a los procesos, actividades y tareas que
se realicen, con el fin de cumplir objetivos de cada entidad. La Contraloría emitió un
2
debe cumplir con este decreto. En el presente trabajo se busca mostrar que la implementación
integral de dicho sistema con el que permite establecer controles internos de inventarios en
algunos procesos mejorara el gerenciamiento y el fortalecimiento a las entidades, no obstante
a esto; el desconocimiento de sus beneficios sigue siendo una barrera para una implantación.
Por ello esta investigación tiene como finalidad diseñar un modelo de gestión sobre inventarios
para la empresa Geddy ubicada en la provincia de Imbabura en el cantón Antonio Ante, la cual
ha tenido trayectoria dentro del ámbito comercial durante algunos años, este requerimiento es
necesario y lo manifiesta su gerente propietario para la toma de decisiones y sobre todo tener
un margen de error pequeño.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar el control de inventarios en la empresa textil GEDDY de la ciudad de
Atuntaqui?
Delimitación del problema
Objetivo del estudio: Control interno.
Campo de acción: Empresa GEDDY.
c) Justificación
Antonio ante es un pueblo que ha ido configurando su identidad en el marco de un proceso
histórico en el que resaltan importantes etapas, personajes y acontecimientos como referentes
de emprendimiento, lucha, unidad y progreso hasta los tiempos actuales en los que se ha
convertido en una experiencia de desarrollo que llama la atención de país y del mundo.
Atuntaqui, también conocida como Santa Marta de Atuntaqui, es una ciudad ecuatoriana;
cabecera cantonal del Cantón Antonio Ante, así como la tercera urbe más grande y poblada de
la provincia de Imbabura. Se localiza al norte de la Región interandina del Ecuador, en la hoya
3
Es llamada "Capital de la Moda" por su importante producción textil. En el censo de 2010 tenía
una población de 21.286 habitantes, lo que la convierte en la quincuagésima séptima ciudad
más poblada del país.
Atuntaqui es la ciudad donde acoge a 600 talleres y fábricas de confección generando acerca
de 6000 empleos directos, uno de los acontecimientos que marcó el devenir fue la fábrica
Imbabura que hasta el día de hoy es un monumento emblemático rehabilitado y en total
funcionamiento.
Hoy en día Atuntaqui la capital textil del Ecuador y su Expo Feria Atuntaqui es importante;
porque permite el desarrollo económico de la zona, esto se lo realiza desde el año 2000 para
mostrar el desarrollo textil de la zona y sus innovaciones, los productos textiles de esta zona
son distribuidos a todo el Ecuador, convirtiendo a este destino como un referente textil.
En cuanto a la importancia del tema del presente estudio, es transcendental comentar que las
empresas tanto pequeñas, medianas y grandes deben mantener un proceso de control sobre
inventarios, ya que es la base principal de sus ingresos, con un control estricto y un buen manejo
de lo mencionado se puede tomar decisiones que a futuro pueden salvaguardar el patrimonio
de los inversores, para ello se realizará una investigación amplia de la situación actual con el
objetivo principal de ofertar varias soluciones a esta gran contrariedad.
Variables de la investigación
Variable Independiente: Control interno.
Variable Dependiente: Inventarios.
d) Objetivos Objetivo general
Diseñar un modelo de control interno para inventarios de la empresa textil GEDDY, ubicada
4 Objetivo específicos
Fundamentar teóricamente o científicamente el modelo de inventarios de mercaderías e
identificar los procesos contables que utiliza la empresa.
Diagnosticar la situación actual de control de inventarios de la empresa GEDDY.
Diseñar un modelo de control interno para inventarios de la empresa textil GEDDY,
ubicada en el cantón Antonio Ante provincia de Imbabura.
Situación Problemática
La empresa GEDDY de la ciudad de Atuntaqui y su propietario el señor Julian Cevallos inició
sus actividades hace aproximadamente 15 años atrás, siendo esta de carácter familiar, la cual
se encuentra establecida en el cantón Antonio Ante desde el año 2003, su ubicación es
estratégica y se encuentra en el casco comercial en las calles Bolívar 8-16 y General Enríquez.
Esta empresa se dedica a la comercialización de ropa de niño al por mayor y menor, llegando
hoy en día a tener una posición sostenible en el mercado, cumpliendo así uno de sus objetivos
más importantes el cual fue marcar tendencia de moda, esta empresa es de alta rotación y sus
clientes finales cada vez son más exigentes es por ello que de ser necesario se incrementará en
este año la producción de nuevas colecciones con el único fin de completar la cuota insatisfecha
de los consumidores.
La línea de investigación que se pretende atender en este proyecto está enfocada al ámbito
contable, ya que dentro de los problemas existentes sobre los inventarios no coteja lo existente
con lo facturado.
Si bien es cierto los procesos manuales han funcionado bien hasta el 2016 pero en el transcurso
del 2017 ha tenido varios inconvenientes es por eso que al evaluar la empresa textil se ha
encontrado la carencia de políticas de inventarios por tal motivo están produciendo efectos
negativos como lo son: pérdidas de capital de trabajo dentro de la empresa y la captación de
5
salidas”, impide un buen control y causa como efecto que el propietario desconozca el monto
invertido en stock de la empresa, con todo ello la situación dificulta la toma de decisiones.
Se ha considerado algunas bases de datos de la empresa con las que se ha podido determinar
que debido a la ausencia de un adecuado sistema de control que ayude a establecer los
estándares de inventarios y la fijación de precios, esta organización tiene problemas en su
inventario cuando las existencias físicas no coinciden con las existencias en documentos,
aspecto que implica una serie de factores negativos para el crecimiento de la empresa.
Luego de un minucioso análisis, existen varias dificultades encontradas en esta empresa que se
detalla a continuación:
La falta de control sobre inventarios físicos y digitales.
No existe un sistema contable en el cuál pueda apalancarse y tomar decisiones el
propietario.
La estructura orgánica administrativa no se encuentra definida.
Incorporar a la gestión empresarial un modelo de control de inventario es muy pertinente con
el fin de optimizar la calidad de comercialización y mejorar la carga laboral que existe en
procesos manuales.
Identificación de la línea de Investigación Gestión de información contable
e) MARCO TEÓRICO.
Origen y evolución del objeto de transformación.
El control interno sobre los inventarios es importante ya que son la parte fundamental del
aparato circulatorio de una empresa es por ello que desde épocas remotas el ser humano
siempre ha mantenido su instinto de control es por eso que ha ido implementado varias
herramientas con lo cual surgen los números, dentro del mundo empresarial la globalización
6
tecnológicos para poder obtener mejores todos los resultados mitigando riesgos internos, lo que
ha significado que la gestión empresarial se oriente a establecer planes de organización y un
conjunto de métodos y procedimientos que asegure la protección de sus activos, integralidad
de registros contables y cumplimiento de directrices de la dirección.
(Argentina, 2014) Manifiesta que:
La evolución del control interno propone nuevos objetivos de integración financiera
dentro de las empresas produciendo eficiencia operativa y cumplimiento de normativas
vigentes y en el año de 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control
Interno se entiende como: “El proceso que ejecuta la administración con el fin de
evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías:
efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de políticas, leyes y normas.”, por tal motivo el sistema de control interno
comprende el plan de la organización y los métodos coordinados para una buena
administración, su objeto de control interno es ayudar a alcanzar la excelencia se basa
en proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, asegurar la
exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones
financieras, asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la
entidad, evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de
la entidad. (p.86).
Análisis de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, procesos contables, control interno, inventarios.
Contabilidad
(Fernández, 2016) Menciona que:
La contabilidad es muy importante en cualquier organización sea pública o privada ya
que es una herramienta que registra todas las transacciones que efectúa la organización
con dos propósitos, el primero es; mantener un control adecuado de sus recursos, y el
segundo; poder tomar decisiones. (p.80).
Definición
7
El sistema de información que mide las actividades de una empresa, presenta la
información en reportes y comunica los resultados a quienes toman decisiones. La
contabilidad es el lenguaje de los negocios, cuanto mejor conozca el lenguaje de las
empresas, podrá usted manejar su propia empresa, ser un valioso empleado o hacer
sabias inversiones. (p. 4).
La contabilidad tiene como objetivo principal desarrollar un control de todo lo que se realice
en una organización.
(Valdivieso, 2013) Menciona que:
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control
e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de
conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o
periodo contable. (p. 2).
Importancia
En todas las empresas es importante la contabilidad ya que brinda información real sobre la
situación financiera.
La contabilidad es importante porque proporciona información financiera de la empresa, a las
personas o entidades interesadas en conocer los resultados sobre la rentabilidad y solvencia del
negocio. Los usuarios pueden ser internos o externos: el principal usuario externo es el Estado,
interesado en el cobro de impuestos sobre la renta; y los usuarios internos son: los dueños de
las empresas que denominaremos accionistas, los administradores y empleados de esta.
(Benavides, 2014, p. 5)
Tipos de contabilidad Contabilidad Comercial:
Por lo expresado, es aquella que se utiliza en los negocios de compra venta de mercaderías y
servicios no financieros (García, 2013).
Contabilidad de Costos:
Según (García, 2016) manifiesta que: “la contabilidad de costos es un sistema de información
8
informar todo lo relacionado con los costos de producción, venta, administración y
financiamiento”. (p. 102).
Contabilidad Bancaria:
Según (Guevara, 2015) dice que: “la contabilidad bancaria es aquella utilizada en las entidades
financieras para registrar depósitos en cuentas corrientes y de ahorro, liquidación de intereses,
comisiones, cartas de crédito, remesas, giros y otros servicios bancarios”. (p. 101).
Contabilidad Gubernamental:
Por lo sobredicho, la contabilidad gubernamental se aplica a las organizaciones del sector
público, cuya actividad está regulada por un marco constitución, una base legal y normas
técnicas (Sánchez, 2014).
Contabilidad de Servicios:
Por lo señalado, la contabilidad de servicios se registra las operaciones de empresas dedicadas
a la venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional. En este grupo se
incluyen: entidades bancarias, instituciones educativas, hospitales, clínicas (Vargas, 2015).
Principios Contables
Según (Castellanos, 2014) manifiesta que :” los principios contables es el uso de normas y
reglas que sirven de guía contable para formular criterios referentes a la medición de
patrimonio e información de los elementos económicos, a continuación, se detalla dichos
principios”. (p.102).
Principio de Equidad: es sinónimo de imparcialidad y justicia, y tiene la condición de postulado básico.
Principio de Ente: establece el supuesto de que el patrimonio de la empresa se independiza del patrimonio personal del propietario, considerado como un tercero.
9
Principio de Moneda de Cuenta: consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.
Principio de Empresa en marcha: Se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura
Principio de Valuación al Costo: Es valuar los estados financieros llamados “de situación”, en correspondencia también con el concepto de “empresa en marcha”, razón por la cual esta
norma adquiere el carácter de principio.
Principio de Ejercicio: significa dividir la marcha de la empresa en periodos uniformes de tiempo
Principio de Devengado: Devengar significa reconocer y registrar en cuentas a determinada fecha eventos o transacciones contabilizables.
Principio de Objetividad: La objetividad en términos contables es una evidencia que respalda el registro de la variación patrimonial.
Realización: Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados Principio de Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento de activo, normalmente se debe optar por el más bajo
Principio de Uniformidad: establece que una vez elaborado unos criterios para la aplicación de los principios contables, estos deberán mantenerse siempre que no se modifiquen las
circunstancias que propiciaron dicha elección.
Principio de Materialidad (Significación o Importancia Relativa): está dirigido por dos aspectos fundamentales de la contabilidad: Cuantificación o Medición del patrimonio
y exposición de partidas de los estados financieros
10 Procesos contables
(Cox, 2017) Exterioriza que:
El proceso contable es fundamental si se lo realiza de manera adecuada, porque
constituye una sucesión de procedimientos donde garantiza la confiabilidad y
razonabilidad de la información financiera desde su punto de partida en la
documentación fuente que respalde las actividades operativas de la organización hasta
obtener los resultados por medio de los estados financieros. (p. 115)
Definición
Los procesos contables son pilares fundamentales dentro de la contabilidad ya que desarrollan
sinergia entre sí.
Según (Bravo, 2011) manifiesta que: “el ciclo contable, constituye la serie de pasos o la
secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción, comprobantes o
documentos fuentes hasta la presentación de los estados financieros”. (p. 33)
El ciclo contable es un proceso que se repite sistemáticamente en cada ejercicio económico.
Según (Wanden, 2014) manifiesta que: “la vida económica de una empresa se fracciona en
períodos o ciclos temporales. Diversos motivos aconsejan la fragmentación de las actividades
empresariales en ejercicios económicos de un año de duración”. (p. 92)
Importancia
La importancia según:
Zapata (2017) indica que “hoy en día la empresa, la contabilidad y el proceso contable
coexisten desde los inicios del negocio, y su interrelación les permitirá el desarrollo mutuo, la
empresa requiere la contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendría objeto si no
existiera la empresa” (p. 21).
El proceso contable contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, 11
formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo,
11 Flujo del Proceso Contable
Reconocimiento y la operación: Documentos fuentes
Jornalización o registro inicial: Libro diario
Mayorización: Libro mayor
Comprobación: Ajustes
Balance: Validación de normas y conceptos aceptados.
ESTRUCTURACION DE INFORME: Estados financieros
Control interno
El control interno constituye un instrumento importante en todas las administraciones tanto
públicas como privadas, ya que permite tener una guía básica y lineamientos claros que
contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales, así como también favorece a
seguir procedimientos claros que aseguran de forma razonable llegar a la consecución de la
misión y visión institucional, es por ello que el control interno es un pilar dentro de toda
organización (Álvarez Andrés, 2014).
Definición
(Gil A, 2014) Muestra que:
El control interno surgió en el ámbito empresarial, con la finalidad de detectar
desviaciones, errores, etc. en las operaciones y procesos realizados por la entidad, está
orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades y brindar una confianza
razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos
(p.31).
“Un proceso efectuado por la Junta Directiva de la entidad, por la administración y por otro
personal diseñado para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con
12 Importancia
La importancia del control interno son los controles que mantiene la organización y es de suma
importancia modificarlos y ajustarlos a las demandas de los riesgos que se originan actualmente
ya sea por el tamaño y naturaleza de la organización (López, 2016, p.31).
Objetivos del control interno
Estupiñán (2015) dice los objetivos del control interno son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados
Inventarios
(Salamanca, 2014) Manifiesta que:
El inventario es básicamente una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que
componen el patrimonio de una empresa, en la antigüedad lo normal era que los inventarios se
realizaran por medio físico se escribían en un papel, hoy en día existen interfaz que son capaces
de saber en tiempo real toda la información de cómo se encuentra su stock. (p. 101)
Definición
Los inventarios son parte fundamental de la una empresa por el hecho de que es un activo que
se encuentra amortizado.
(López, 2014) Menciona que:
Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden precisión, pero en el mundo empresarial es la relación
ordena de bienes y existencias, a una fecha determinada. En este ámbito lo que se
consigue con el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles
de una empresa para la venta a sus clientes y que por lo tanto son definidos como activos
13
Salas (2010) define a los inventarios como el “conjunto de recursos que se mantienen ociosos
hasta el instante mismo en que se necesiten” por lo que se considera el inventario constituye la
mercadería que se tiene para la venta, usualmente esta convierte en efectivo en menos de un
año y por lo tanto es un activo corriente; por lo tanto, estos recursos que no realizan ningún
beneficio a la firma o empresa hasta antes de ser utilizados” (p. 12).
Importancia
Según (Meana, 2017) manifiesta que: “La importancia de hacer un inventario en condiciones
reside en que nos va a proporcionar una serie de factores pormenorizada de las mercancías de
las que disponemos al día, confrontar los 12 datos anotada en la base de datos con las
existencias reales disponibles en el almacén”. (p. 3)
Al tratar del inventario se debe tener siempre presente tres aspectos:
El inventario está referido a un momento determinado. En la práctica normal, el inventario
general de todos los elementos de la empresa se suele realizar al final del ejercicio
económico, independientemente de que se puedan hacer inventarios periódicos más
frecuentes, o, incluso, se utilice un sistema de inventario permanente para determinadas
partidas.
El Inventario se debe atener a un adecuado criterio de valoración, y se debe usar siempre
el mismo. Con frecuencia el criterio de valoración viene determinado por la ley. En temas
anteriores ya indicamos algunos criterios de valoración.
El Inventario, debe hacerse de todos y cada uno de los elementos que constituyen el
Patrimonio de la empresa, pues sólo así sabremos cuál es el Patrimonio real.
Objetivo de los inventarios
Según (Vilema, 2015) manifiesta que: “en toda organización es de suma importancia
administrar eficientemente los inventarios es porque sus objetivos están basados en optimizar
14
El objetivo del inventario es confirmar o verificar el tipo de existencias de que disponemos en
la empresa, mediante un recuento físico de los materiales existentes, tener inventariado nuestro
almacén es importante por las siguientes funciones:
Tendremos localizadas nuestra existencia en todo momento.
Nos permitirá conocer la aproximación del valor total de las existencias.
Nos ayudara a saber qué tipos de productos tiene más rotación.
Podremos tomar decisiones sobre cómo organizar la distribución del almacén, según las
estadísticas de nuestros inventarios. (Meana, 2017, p. 3)
Tipos de Inventarios
De acuerdo a las características los inventarios se clasifican en:
Inventario de activos
Inventario de pasivos
Inventarios comerciales
Inventario de productos terminados
Inventario de productos semiterminados
Inventario de subproductos
Inventario de materiales e insumos
Inventario de materias primas
Inventario de materias auxiliares
Inventario de almacén
Por la frecuencia y forma de realizar:
Inventario físico
15 Métodos de valoración de inventarios
El costo de existencias o valoración de inventarios, se asignará utilizando los métodos de
primera salida (FIFO) o el Costo Medio Ponderado (PROMEDIO).
Indicadores de gestión de inventarios (Farrín, 2014) Menciona que:
Cada empresa debe definir sus metas con el manejo de los indicadores, es importante
determinar qué tipo de productos se manejan y asignarle la meta que se quiere obtener
mediante el análisis de los resultados, por ejemplo en el manejo de inventarios de
combustible un indicador vital es conocer el porcentaje de pérdida por evaporación e
implementar las acciones correctivas para evitar dicha pérdida, en una empresa de
productos de consumo masivo la meta podría ser el porcentaje de ajustes en cuanto a
productos que no tiene rotación por mal estado durante un lapso de tiempo. (p. 65)
Método FIFO o PEPS
Valdivieso (2013) manifiesta que los “primeros en entrar, primeros en salir, significa que las
mercaderías que ingresaron 10 son las primeras que tiene que” (p. 136).
Método promedio ponderado
Valdivieso (2013) afirma que “en este método se determina el valor promedio de las
mercaderías que ingresaron a la empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una
valoración adecuada del inventario” (p. 137).
Control interno
El control de inventarios consiste en controlar las existencias tanto reales como en proceso de
producción, y su comparación con las necesidades presentes y futuras, teniendo en cuenta el
ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la
demanda (Laveriano, 2014).
Laveriano (2010) manifiesta que “el control de las existencias; tanto reales como en proceso
16
ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la
demanda” (p. 137).
Importancia
De acuerdo a lo investigado este autor menciona que la importancia del control de los
inventarios reside en generar mayor rentabilidad siendo un factor que le motiva a seguir
permaneciendo dentro del mercado, por lo que si no existe un buen control para estos activos,
la empresa no podrá trabajar de una forma eficiente dando como resultado una demanda
insatisfecha, por lo que sin sus inventarios no hay ventas (Laveriano, 2014).
Definición de gestión de inventarios
Según (Ramírez, 2008) afirma que: “la Gestión de Inventarios no es más que determinar el
nivel adecuado de la mercadería con el único a fin de poder optimizar los costos que incurren
el manejo de los mismos, de tal manera que se pueda satisfacer la demanda requerida y sobre
todo brindar un servicio óptimo”. (p.63)
Objetivos de la gestión de inventarios
Mejorar el servicio, aunque no se debe dejar de lado que mantener un elevado nivel de
inventarios implica en el aumento de costos.
Contar con un nivel bajo de inventario, tomando en cuenta que generaría menor capital
amortizado.
Evitar que la empresa se quede sin existencias de inventarios.
Tratar de compensar las diferencias tanto en el ritmo de producción como el de distribución.
Modelos de inventarios (Salas, 2010) Menciona que:
Los modelos de inventario y la descripción matemática de los sistemas constituyen una
base para la toma de decisiones, lo que nos afirma que los inventarios de lo que la
empresa son cuantificables, de esta manera podrá mantenerse una información
17
por otra parte Izar Landeta (2008) afirma que es una práctica común en el mundo de los
negocios empresariales, las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los
minoristas, los productores, actividad que se realiza por lo general almacenan bienes o
artículos. (p.120).
Características
El control interno debe reunir ciertas características para ser efectivo: (Salamanca, 2014).
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional: deberá ajustarse a las necesidades de la organización y tipo de actividad que desee controlar.
Oportunidad y accesibilidad: establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación estratégica: establecerlo en áreas de acuerdo con criterio de valor estratégico. Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas con los distintos autores
Al hablar de un análisis crítico es muy importante delimitar que todos los autores mantienen
su posición ante su concepto emitido, es por eso que se tomó a los mejores literatos para poder
mantener la sinergia entre todo lo investigado (Cox, 2017).
(Castillo, 2014) Menciona que:
Al hablar de razonamientos conceptuales podemos decir que las líneas de interacción
de conceptos coinciden en muchos casos con lo investigado y muchas veces no de tal
manera es que al definir las citas que posibles de usar hay que tomar en cuenta lo
siguiente; la perspectiva debe ser sintomática, mantener un orden su elocuencia y debe
ser comprensible ante toda la audiencia. (p. 98).
Conclusiones parciales
Se definió que dentro del trabajo realizado el control interno dentro de los inventarios es de
suma importancia ya que sirve como herramienta técnica para el buen uso de los recursos.
Con todos los términos técnicos utilizados se puede llegar a la mejor comprensión del
18
La capacidad de gestionar los inventarios y su control depende del órgano jerárquico el cual
debe velar por su estabilidad financiera.
f) LA METODOLOGÍA
Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación.
La empresa Geddy es una empresa de tipo familiar tiene personería natural hasta el día de hoy
por tal motivo es sus impuestos han sido altos con respecto a la declaración del impuesto a la
renta que se lo realiza cada año, esta empresa inicia sus actividades de una forma espontánea
en el año 2003 por tal motivo decidieron instalarla en pleno centro dela ciudad de Atuntaqui
en las calles Bolívar 8-16 y General Enríquez, su principal giro del negocio la comercialización
de ropa de niño al por mayor y menor, llegando hoy en día a tener una posición sostenible en
el mercado siendo ellos los principales distribuidores directos para el mercado nacional.
En la actualidad su administración esta direccionada por su propietario el Sr. Geovany Cevallos
en conjunto con sus familiares que son de suma confianza en todo el proceso de producción y
comercialización, al día de hoy su principal actividad es la ropa de niño y la línea fitness dando
un giro trascendental a sus inicios que fue una pequeña bodega de venta de ropa.
La empresa distribuye varios productos y su principal problema es sus inventarios ya que no
cuentan con un sistema que automatice varios procesos contables y administrativos, lo cual ha
dado muchos problemas de rotación de mercadería incluso hasta de robo de los mismos
empleados.
Según (Reyes, 2017) Manifiesta que: “las políticas de producción e inventarios no están
definidas, por tal motivo el nuevo modelo de administración que se plantee debe contener
19
Descripción del proceso metodológico proceso de control de inventarios. Modalidad de investigación
Según (Reyes, 2017) Menciona que: “en esta investigación se tomó muy en cuenta que
modalidad se usaría por tal motivo se seleccionó las más importantes”. (p. 201)
Investigación de campo
Toda la información que se obtuvo de la empresa se la encaminó mediante la investigación de
campo que se realizó en el front investigado, esto se lo realizó mediante la aplicación de
técnicas de recolección de datos y la observación directa (Aguilera, 2014).
Cuantitativa
Durante toda la investigación se tomó muy en cuenta el enfoque cuantitativo ya que con este
tipo de modalidad se fundamentó objetivos y su hipótesis (Almanza, 2015).
Cualitativa
Según (Archel, 2015) Menciona que: “al utilizar el método cualitativo se propone el análisis
de diversas variables investigadas, con lo cual nos da una visión 360 de cómo se encuentra la
empresa, esta técnica científica busca respuestas a posibles problemas que están dentro la
empresa, con todo ello nos permitió caracterizar los procesos de gestión desarrollados por la
empresa en el manejo de inventarios”. (p.78)
Métodos de investigación
Se aplicaron los siguientes métodos.
Método deductivo
Mediante este método se desarrolla habilidades que en particular ayuda a identificar y comparar
los procesos de gestión de inventarios de la empresa, con en este proceso permitió presentar
20 Investigación de campo
Al utilizar la investigación de campo nos permite tener contacto directo con las personas
involucradas los mismos que nos permitieron conocer a través de la observación como se
encuentra el modelo de control interno para el área inventarios.
Técnicas
Observación directa
La observación directa facilito la recolección de información ya que se pudo determinar todas
las falencias que tiene la empresa GEDDY en la parte de inventarios (Ortiz, 2015).
Entrevista
Según (Quevedo, 2018) Menciona que: “esta técnica se utilizó por el investigador la cual fue
dirigida al gerente de la empresa, percheros y cajeros con lo cual nos permitió obtener
información certera y detectar el problema existente”. (p. 56)
Encuesta
Mediante la aplicación de las encuestas a los empleados y gerente se comprendió como se
encuentran trabajando en referencia a los inventarios con su modelo de aplicación (Zapata,
2011).
Población
Se tomó en cuenta al total de trabajadores que en general participan de este proceso de
comercialización.
Tabla 1. Población
Sujeto de estudio Nro Empleados
Personal Administrativo 4
Producción 6
Ventas 10
21
Elaborado por: Yadira Herrera Muestra
La muestra de esta investigación no fue necesaria calcularla debido a que el número de
colaboradores no son extensos.
Instrumentos
Guía de Observación
Esta guía de observación fue aplicada en la empresa GEDDY de la ciudad de Atuntaqui, para
verificar los riesgos y problemas que mantiene (Posada, 2013).
Guía de entrevista
Según (Luna, 2014) menciona que: “este instrumento de guía de entrevista se lo utilizó con el
gerente, percheros y cajeros de la empresa mediante una planificación previa llegando a obtener
información relevante de dicha problemática”. (p.89)
Análisis de los resultados finales de la investigación
Resume de la entrevista dirigida al gerente, percheros y cajeros de la empresa. Entrevistado: Geovany Cevallos.
Entrevistador: Yadira Herrera.
Durante el trabajo de investigación se realizó una entrevista la cual fue dirigida al gerente,
percheros y cajeros de la empresa GEDDY que está ubicada en la ciudad de Atuntaqui
provincia de Imbabura, con lo cual se pudo obtener dos escenario; el primero es que la parte
directiva de la gerencia que manifiesta que los empleados deben dar una solución inmediata
cuando los inventarios estén estancados y no se puedan vender de forma rápida, y la otra es
que los empleados dicen que la gerencia no les da potestad para tomar decisiones con respecto
al percheo y rotación de inventarios, por tal motivo ellos se encuentran en una zona de confort
22
ejecutando es un modelo antiguo y el mismo lo ve así por tal motivo quiere expandir nuevos
conocimientos y contratar gente que le ayude al buen funcionamiento de la empresa.
Hace dos años manifiesta el señor gerente que trato de dar flexibilidad al personal para que
ellos mismos se empoderen de la organización y que fue un desastre ya que varios trabajadores
tomaron decisiones incorrectas perjudicando a la empresa en forma económica.
Al día de hoy manifiestan todos los entrevistados que deben tomar una decisión inmediata con
respecto a la valuación de inventarios y control interno de los mismos por tal motivo es de
suma importancia contratar una empresa para que haga dicho trabajo con el fin de que GEDDY
ya no siga perdiendo tiempo y dinero en la venta de su mercadería.
Resumen de la encuesta dirigida a los trabajadores de la empresa.
1. ¿Están segregadas las funciones de responsabilidad y manejo de inventarios? Tabla 2. Funciones
POBLACIÓN
GEDDY
SI 5 25,00%
NO 15 75,00%
23 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 1. Funciones Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
Con respecto a esta pregunta podemos ver que dentro de la empresa las funciones y
responsabilidad no se encuentran definidas, por tal motivo un 75% de los empleados dicen que
no saben y el 25% afirma que sí.
Interpretación de resultados.
Al realizar la encuesta de esta pregunta se pudo observar que las funciones de responsabilidad
y manejo de inventarios en su mayoría los trabajadores desconocen.
SI 25%
NO 75%
24
2. ¿Existe manual de procedimientos que describa lo relacionado con autorización de custodia, registro, control y responsabilidades de los inventarios?
Tabla 3. Manual
POBLACIÓN
GEDDY
SI 8 40,00%
NO 12 60,00%
25 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 2. Manual
Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
El 60% de los encuestados manifiestan que no existe un manual de funciones y procedimientos
diseñado para la empresa y el 40% afirma que si existe.
Interpretación de resultados.
Al realizar la encuesta se determina que no existe en su mayoría un manual de procedimientos
que describa lo relacionado con autorización de custodia, registro, control y responsabilidades
de los inventarios
3. ¿Existe control de lo máximo y mínimo de existencias? Tabla 4. Máximo y mínimo
POBLACIÓN
GEDDY
SI 40%
NO 60%
26
SI 14 70,00%
NO 6 30,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 3. Máximo y mínimo Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
Dentro de esta pregunta dice el 70% que si existe un control de máximos y mínimos requeridos
ante un 30% el cual manifiesta que desconoce de esta política.
Interpretación de resultados.
SI 70% NO
30%
27
Se puede manifestar que no existe control de lo máximo y mínimo de existencias en la empresa.
4. ¿Existe políticas claramente definidas y expresas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación?
Tabla 5. Políticas
POBLACIÓN
GEDDY
SI 7 35,00%
NO 13 65,00%
28 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 4. Políticas Elaborado por: Yadira Herrera Análisis.
El 65% de los encuestados manifiestan que no existe una política de control sobre recepción,
almacenamiento y conservación del inventario, y su 35% manifiesta que si tiene conocimiento
de dicha política.
Interpretación de resultados.
Se puede definir que no existe políticas claramente definidas y expresas en cuanto a recepción,
almacenamiento y conservación
5. ¿Los ajustes en registros de inventarios, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por el funcionario responsable?
Tabla 6. Ajustes de inventarios
POBLACIÓN
GEDDY
SI 35%
NO 65%
29
SI 16 80,00%
NO 4 20,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 5. Ajustes de inventarios Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
En respecto a esta pregunta manifiesta el 80% de los encuestados que los ajustes en registros
de inventarios, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados
previamente por el funcionario responsable y el 20% manifiesta que no sabe del tema.
Interpretación de resultados.
Dentro de esta encuesta se puede manifestar que los ajustes en registros de inventarios, como
consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por el funcionario
responsable.
SI 80% NO
20%
30
6. ¿Las compras de inventarios están debidamente autorizadas? Tabla 7. Compras
POBLACIÓN
GEDDY
SI 2 10,00%
NO 18 90,00%
31 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 6. Compras Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
El 90% de los encuestados manifiestan que las compras de los inventarios no están
debidamente autorizadas ya que el gerente solo ordena que se ejecute, y el 10% manifiesta que
si están autorizadas.
Interpretación de resultados.
Dentro de esta encuesta se pudo concluir que las compras de inventarios están debidamente
autorizadas.
7. ¿Los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente? Tabla 8. Retiros de Inventarios
POBLACIÓN
GEDDY
SI 10%
NO 90%
32
SI 14 70,00%
NO 6 30,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 7. Retiros de Inventarios Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
El 70% manifiesta que los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente
y el 30% manifiesta lo contrario.
Interpretación de resultados.
En el análisis de los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente, de
esa manera hay que decir que es una fortaleza de la empresa.
SI 70% NO
30%
33
8. ¿Los ajustes por pérdida de inventarios son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios que no están involucrados en la responsabilidad de manejo de registros de los mismos?
Tabla 9. Ajustes
POBLACIÓN
GEDDY
SI 7 35,00%
NO 13 65,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 8: Ajustes
Elaborado por: Yadira Herrera Análisis.
SI 35%
NO 65%
34
En esta pregunta manifiesta el 65% que los ajustes por pérdida de inventarios no son revisados,
aprobados y autorizados por funcionarios que no están involucrados en la responsabilidad de
manejo de registros de los mismos y su 35% afirma que si son revisados.
Interpretación de resultados.
Al poder resumir esta encuesta se determina que los ajustes por pérdida de inventarios son no
son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios.
9. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados? Tabla 10. Registros
POBLACIÓN
GEDDY
SI 18 90,00%
NO 2 10,00%
35 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 9. Registros Elaborado por: Yadira Herrera Análisis.
El 90% de los entrevistados manifiestan que se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados aun que son de modo empírico y su 10% manifiesta lo contrario.
Interpretación de resultados.
Al analizar esta encuesta se concluye que si se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados en un porcentaje elevado.
10. ¿Existe instalaciones adecuadas, con medidas de seguridad que permitan: la conservación de inventarios?
Tabla 11. Instalaciones
POBLACIÓN
SI 90% NO
10%
36 GEDDY
SI 11 55,00%
NO 9 45,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 10. Instalaciones Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
En esta pregunta el 55% afirma que existe instalaciones adecuadas, con medidas de seguridad
que permiten la conservación de inventarios y su 45% manifiesta la empresa no cuenta con un
lugar específico para este tipo de acciones.
Interpretación de resultados.
Al poder revisar esta encuesta se pudo concluir que existe instalaciones adecuadas, con
medidas de seguridad que permitan: la conservación de inventarios en un porcentaje aceptable.
SI 55% NO
45%
37 Conclusiones parciales
A través de la investigación directa se pudo observar que existe un gran problema dentro de
la empresa sobre el tema de control de inventarios por tal motivo se debe tomar una decisión
urgente ya que llegará el momento en el cual colapse y pierda el control de toda la dirección
administrativa.
La entrevista realizada a los diferentes miembros de la empresa da como resultado que no
existe una sinergia entre la parte administrativa y la parte operativa ya que se sienten
cohibidos al tomar una decisión.
Es importante evidenciar que la situación actual de la empresa no es la mejor, y que puede
seguir empeorando ya que su modelo de administración es totalmente obsoleto por tal
motivo al plantear la solución se debe tomar en cuenta que esta organización está creciendo
a pasos gigantes y lo más recomendable es gestionar no solo el sistema de inventarios sino
toda la parte administrativa financiera.
g) PROPUESTA
Propuesta de solución al problema
Mediante esta propuesta de solución se trata de presentar la posible solución a la problemática
que mantiene al día de hoy la empresa GEDDY de la ciudad de Atuntaqui.
Nombre de la propuesta
“Modelo de control interno para el área inventarios de la empresa GEDDY ubicada en el cantón
38 Esquema de la propuesta del investigador
Figura 11. Esquema de propuesta Elaborado por: Yadira Herrera
Objetivo de la propuesta Objetivo General
Determinar técnicamente un modelo exitoso sobre el control de los inventarios de la empresa,
usando la teoría y la práctica en un sistema automatizado que ayude a optimizar recursos de la
organización.
Objetivos Específicos
Elaborar un sistema de control interno mediante un manual y políticas para sus
funcionarios.
Llevar un registro ordenado de las operaciones diarias de la empresa con el fin de
obtener resultados reales sobre las ventas y la parte comercial.
Implementar un sistema tecnológico que se ajuste a las necesidades de la empresa.
1.- Evaluación del sistema de
inventarios
2.- Propuesta de posibles
soluciones
39 Misión (Propuesto)
GEDDY es una empresa que se dedica a la producción y comercialización de ropa de niño al
por mayor y menor, dando a sus clientes el precio y trato justo con la finalidad de mantener el
prestigio y posicionamiento de marca dentro del mercado.
Visión (Propuesto)
GEDDY, en los próximos 5 años será una empresa líder en la venta de prendas de vestir para
niños y adultos en el norte del país, logrando de esta manera la satisfacción la necesidad de
nuestros clientes, asegurando rentabilidad para nuestros socios, y sobre todo brindando
productos de calidad.
Justificación
La propuesta del proceso de modelo de control interno para esta empresa se basa en dos
aspectos básicos: la primera contempla que el personal que se encuentra involucrado al frontig
de ventas se capacite al 100% de cómo poder administrar inventarios físicos y digitales que la
empresa maneja a diario, y por otro lado implantar un sistema contable con el cual puedan
automatizar los procesos para la toma de decisiones oportunas de manera eficiente y confiable
por parte de los directivos.
Reconocida la problemática y como parte del proceso de comercialización es importante que
las estrategias y las herramientas a utilizar sean mediables y comprobables con el fin de
optimizar los recursos de la empresa dando una solución inmediata al problema.
Para enriquecer la siguiente propuesta nos basaremos en métodos e instrumentos que han sido
de gran ayuda para las empresas grandes a nivel nacional e internacional tomando como base
de trabajo dichos métodos e instrumentos para así poder aterrizarlas en la empresa GEDDY.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos
40
El objeto del sistema de control interno ayuda a la Administración a alcanzar las metas y
objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios.
Organigrama estructural Figura12.
Figura 12: Organigrama Estructural Elaborado por: Yadira Herrera Aplicación práctica parcial o total de la propuesta
Diseño y uso de documentos fuentes para un mejor control, respaldo o soporte de cada una de las operaciones que realice la empresa.
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse
con antelación a las operaciones mimas, debido a que, si se compra si ningún criterio nunca se GERENTE
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE MARKETING
VENDEDORES
JEFE DE BODEGA
PERSONAL DE BODEGA
41
podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como
Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra efectivamente lo que se necesita, evitando
acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas
en el control preventivo.
Dentro del diseño de la propuesta los documentos fuentes sirven para respaldar cada una de las
operaciones que se llevan a cabo dentro de la empresa manteniendo un control de todas las
acciones realizadas.
Elementos de un buen control para inventarios
Conteo físico de los inventarios: Mínimo una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
Conteos periódicos o permanentes: Con esto se puede verificar las pérdidas de material. Control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados: De esta manera se debe tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén: Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o
requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas.
Instalaciones: Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y para al acceso de los mismos solo podrá estar el personal
42
Responsabilidad: El Jefe de Almacén es el encargado de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas y ser responsable no mezclar los diversos inventarios propios con los
de consignación.
Mantenimiento: se debe tener un mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento: se debe buscar un lugar en dondeel inventario pueda estar protegido contra el robo, daño o descomposición.
Acceso: permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
Registros: mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
Compras: comprar el inventario en cantidades económicas.
Disponibilidad: Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
Periodicidad: No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Personal empoderamiento: Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles
sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y, sobre todo, hacerle
sentirse parte importante de la organización.
Cotejamiento: Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Protección: proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
