Revisado por: Ángel Britton Howard Aprobado por: Fernando Cabarcas Charris Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia
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Establecer un método unificado de trabajo para identificar, analizar, dar tratamiento y corregir los servicios no conformes de acuerdo con los requisitos del SIG del proceso de docencia y para prevenir su uso o entrega no intencional.
No ACTIVIDAD TIPO DE NO
CONFORMIDAD COMO SE IDENTIFICA
Disposición (reproceso, reparación, permiso de desviación, concesión, reclasificación) RESPONSABLE DE ESTABLECER DISPOSICION RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR DISPOSICION
1 Errores en los cupos
ofrecidos Publicación página WEB
Reproceso: Depurar el listado de
cupos ofrecidos. Consejo Académico
Vicerrector de Docencia/ Jefe Departamento de Admisiones 2 Programas ofertados sin
registro calificado Publicación página WEB
Reproceso: Corregir el listado de
programas ofertados. Rector Vicerrector de Docencia
3
Errores de información básica en el listado de estudiantes admitidos
Solicitudes en Alania para corregir información
Reproceso: Corregir la información básica de los estudiantes.
Desviación permitida: Plan para la actualización de la información en el sistema.
Jefe Departamento de Admisiones
Profesional Universitario/ Técnico Administrativo
4
No registrar los
estudiantes admitidos por primera vez.
Solicitudes de matrícula de estudiantes de primer semestre
Reproceso: Matricular de manera extemporánea a los estudiantes.
Jefe Departamento de Admisiones
Profesional Universitario/ Técnico Administrativo 5 Liquidar erróneamente la matricula financiera. No liquidar la Matricula financiera. Solicitudes de corrección de matrícula financiera Alania
Reproceso: Reliquidar los volantes de pago.
Reparación: Extender las fechas de la matrícula.
Jefe Departamento de Admisiones
Profesional Universitario/ Técnico Administrativo 6 Ciclo de vida estudiantil No responder las solicitudes de los estudiantes en los Derechos de petición o vencimiento de términos en el sistema en Alania Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. Vicerrector de Docencia / Jefe Departamento de Admisiones/ Decanos
Profesional Universitario/ Técnico Administrativo
concesión, reclasificación) DISPOSICION términos establecidos
7
No registrar las notas de los estudiantes en los términos establecidos Proyecciones de estudiantes erradas / Solicitudes de estudiantes verbales, escritas o electrónico Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. Jefe Departamento de Admisiones
Docentes / Profesional Universitario Departamento de Admisiones
8
Omitir la definición del estado académico del estudiante Solicitudes de estudiantes en Alania Reparación: Corregir en el sistema si es necesario. Jefe Departamento de Admisiones
Docentes / Profesional Universitario Departamento de Admisiones
9
No contar con las equivalencias en su totalidad registradas en el sistema Solicitudes de estudiantes Reparación: Solicitar la equivalencia al programa. Permiso de desviación: En caso de no existir la equivalencia, autorizar validación, curso dirigido o examen único
Consejo de Facultad
Profesional Universitario / Técnico Administrativo Vicerrectoría de Docencia 10 No hacer seguimiento a la deserción de los estudiantes.
Información sin tramitar en el SPADIES
Reproceso: Estudiantes
repitentes, reingresos, traslados. Desviación permitida: Plan para contener la deserción de los estudiantes.
Jefe Departamento de Admisiones
Docentes / Profesional Universitario Departamento de Admisiones / Vicerrector de Bienestar Universitario
11 Omisión de registro en el sistema de información la asignación académica. Solicitud de los estudiantes / Solicitud de los Coordinadores
Reparación: Ingresar información
en el sistema de información. Vicerrector de Docencia
Técnico Administrativo Vicerrectoría de Docencia
12
Omitir el registro de estudiantes de último semestre en los ECAES.
Información sin tramitar en el ICFES
INTERACTIVO
Reproceso: Estudiantes
matriculados de último semestre o retenidos sin graduar.
Vicerrector de Docencia Profesional Universitario
13
Inconformidad por las fechas y requisitos de grados.
Solicitudes de grado sin cumplir los requisitos
Reparación: Grados por
ventanilla. Consejo Académico
Vicerrector de Docencia / Jefe Departamento de Admisiones/
concesión, reclasificación) DISPOSICION
14 Modificar el Calendario Académico.
Retrasos en los procesos académicos
Concesión: Modificación del calendario académico y
comunicar a los responsables del proceso.
Consejo Académico Vicerrector de Docencia /Jefe Departamento de Admisiones
15
No comunicar de forma oportuna y eficiente el Calendario Académico y los procesos académicos.
Solicitudes de
estudiantes, docentes, coordinaciones
Permiso de desviación: Consejo AcadémicoReparación:
Vicerrector de Docencia/Jefe Dependencia
Consejo Académico Jefe de Admisiones/Profesional Universitario
16 Perfiles mal diseñados. Áreas del concurso desiertas
Reproceso: Apertura de
convocatorias públicas en áreas desiertas o nuevos perfiles. Desviación permitida: Estudio de las necesidades de los
programas.
Comité Curricular Vicerrector de Docencia
17 Convocatorias públicas
con poca difusión. Inscripción realizadas
Reproceso: Nuevas convocatorias para áreas desiertas
Vicerrector de Docencia Asesor de Comunicaciones
18
Producción académica sin evaluar o baja producción de los docentes.
Solicitudes de los docentes
Reproceso: Reenvío de solicitudes a pares externos. Reparación: Otorgamiento de puntos retroactivos
Desviación permitida: Base de datos de pares evaluadores.
Vicerrector de Docencia / CIARP Docente 19 Ciclo de vida docente Docentes que no ascienden en el escalafón. Solicitudes de los docentes Reproceso: Reenvío de solicitudes a pares externos. Reparación: Otorgamiento de puntos retroactivos.
Desviación permitida: Base de datos de pares evaluadores.
Vicerrector de Docencia
concesión, reclasificación) DISPOSICION
20 Bajo nivel de cualificación
docente. Comisiones de estudios
Reparación: Comisiones de estudios remuneradas. Desviación permitida: Plan de formación y relevo generacional.
Rector Docente
21 Docentes con bajo
desempeño.
Calificaciones por debajo del umbral
Desviación permitida: Plan de
capacitación docente. Vicerrector de Docencia Docente
22 Errores en el
reconocimiento docente. Docentes evaluados
Reproceso: Evaluaciones de desempeño docente realizada por los estudiantes no es
representativa.
Vicerrector de Docencia Profesional Universitario
23 Planta docente
desactualizada. Quejas de los estudiantes
Desviación permitida: Plan de
formación y relevo generacional. Vicerrector de Docencia Profesional Universitario
24
Profesores que incumplen sus obligaciones y
deberes.
Procesos disciplinarios abiertos
Reproceso: Proceso disciplinario en curso
Desviación permitida:
Compromiso docente con los estudiantes.
Vicerrector de Docencia Jefe de Control Disciplinario
25
Negación de un registro creación y/o modificación del programa.
Comunicado del ministerio de educación
Notificación en la Página SACES
Desecho: Desechar el proyecto de creación y/o modificación del programa.
Rector Comité Curricular
Vicerrector de Docencia 26 Programa completitud (Errores en la radicación o información) Notificación en la Página SACES
Reproceso: Realizar los ajustes o completar la información
requerida por el MEN
Comité Curricular Coordinador del programa
27
Diseño, creación y/o modificación de los programas académicos Programa condicionado (Incumplimiento de un Notificación en la Página SACES
Reproceso: Plan de mejora para cumplir los requisitos.
Rector Decano
concesión, reclasificación) DISPOSICION ministerio de educación 28 Desactualización del componente electivo de los programas. Solicitudes de los estudiantes Reparación: Solicitud de actualización del portafolio de electivas. Coordinador del Programa/Comité Curricular Vicerrector de Docencia/Profesional Universitario de Vicerrectoría/Técnico Administrativo 29 Inexistencia de plan de transición entre planes de estudios.
Solicitud de estudiantes
Reparación: Crear equivalencias y plan de transición entre los planes de estudios.
Coordinador del Programa
Vicerrector de Docencia/Profesional Universitario/Técnico Administrativo
30 Omitir la revisión de los recursos disponibles.
Solicitudes de docentes y estudiantes
Reproceso: Alistamiento y mantenimiento de recursos de apoyo para el desarrollo de actividades académicas.
Vicerrector de Docencia Jefe de Bibliotecas, Jefe de informática, Jefe de Planta Física
31 La no optimización de los
recursos. Recursos ociosos
Reproceso: Reasignación de espacios físicos, bibliográficos e informáticos.
Desviación permitida: Plan de contingencia para la asignación y optimización de recursos.
Vicerrector de Docencia Jefe de Bibliotecas, Jefe de informática, Jefe de Planta Física
32
Gestión de Recursos de apoyo
al servicio de docencia
Baja o nula adquisición de recursos de apoyo a la docencia.
Solicitudes de docentes y estudiantes
Desviación permitida: Plan de compras y adquisición de recursos.
Rector/ Vicerrector de
concesión, reclasificación) DISPOSICION
33 Planificación errónea de los recursos disponibles.
Solicitudes de docentes y estudiantes
Reproceso: Reasignación de espacios físicos, bibliográficos e informáticos.
Desviación permitida: Plan de contingencia para la asignación y optimización de recursos.
Vicerrector de Docencia Profesional Universitario
34
Bajo o nulo empleo de recursos de apoyo a la docencia.
Solicitudes de docentes y estudiantes
Desviación permitida: Plan de contingencia para la asignación y optimización de recursos.
Vicerrector de Docencia Docentes y estudiantes
35 Bases de datos de
egresados incompletas.
Nivel de contacto de egresados
Desviación permitida: Plan para la actualización de la información básica de egresados.
Jefe de Oficina de
Egresados Profesional Universitario
36 Poco posicionamiento con el sector empresarial.
Solicitudes de las empresas
Reparación: Comunicaciones al
sector empresarial. Rector Jefe de Oficina de Egresados
37
Bajo número de
solicitudes de egresados por parte de las empresas.
Solicitudes de las empresas
Reparación: Promoción de
egresados al sector empresarial. Rector Jefe de Oficina de Egresados
38 Seguimiento a egresados e intermediación laboral Información no gestionada
en el OML. Notificación del MEN
Reproceso: Ingresar información al OML por período académico. Desviación permitida: Extensión de plazos por el MEN.
Jefe de Oficina de
Egresados Profesional Universitario
39 Instrumento de medición
mal diseñado. Diligenciamiento erróneo
Reparación: Diseño de la
encuesta. Vicerrector de Docencia Profesional Universitario
40 Satisfacción al cliente Inadecuada aplicación y sistematización del instrumento. Diligenciamiento erróneo
Reproceso: Revisar la digitación o auditoría a la sistematización. Reparación: Capacitación en la aplicación del instrumento.
concesión, reclasificación) DISPOSICION 41 Manejo inapropiado de la información. Información sin sistematizar Reproceso: Digitación de la
información sin procesar. Vicerrector de Docencia Todos los involucrados
42 Plan de mejora sin
elaborar o incompleto. No conformidad
Reparación: Atender o responder a las necesidades insatisfechas de los clientes.
Vicerrector de Docencia Todos los involucrados
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0 Abril 6 de 2010 Ing. Dieter Suárez Polo VERSIÓN ORIGINAL