Instructivo llenado de Addendas PUA Y PPY RED COFIDI

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Noviembre 2014.

Instructivo llenado de Addendas PUA Y PPY RED COFIDI

El termino o concepto Addenda en el contexto de la facturación electrónica es una estructura adicional al archivo XML, donde se coloca información comercial específica para el proceso de pago de una factura, como es, código de proveedor, numero de orden de compra, nombre y código planta a donde se entrega el material o se proporciona el servicio, moneda, cantidad, precio unitario, etc.

Para los proveedores de Material Indirecto hay dos tipos de Addenda, PUA (Proveedor Uso Almacén) y PPY (Proveedor Proyecto o Servicio). La estructura y los campos de ambas Addendas son similares.

Antes de comenzar a facturar usando esta opción favor de enviar su código, razón social y RFC al correo de SCPAP@chrysler.com para darlo de alta en el sistema de recepción de facturas.

Una vez que entran al portal RED COFIDI y adjuntan el archivo XML deberán de seleccionar la Addenda que les corresponda de acuerdo al número con el que comienza su orden de compra PUA (orden de compra con 9) y PPY (Orden de compra con 6 u 8) como se muestra en la pantalla.

1.-Una vez seleccionada la Addenda, deben de elegir el tipo de documento fiscal que estén enviando, es decir, si es una FACTURA seleccionaran “FA”, si es una NOTA DE CREDITO corresponde “CR” y si es una NOTA DE CARGO es “CA”.( Los demás campos que ya aparecen con información los toma directamente del archivo XML).

En el ejemplo, se está seleccionando la Adenda PUA y el Flujo es para una FACTURA, que es FA, si usted eligiera Addenda PPY los campos a llenar son similares.

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2.-En esta pantalla, el campo de cancelaciones es opcional, ya que solo deberá ser llenado en el caso de que estén cancelando y sustituyendo una factura y podrán hacer referencia a todas las facturas anteriores. Si no es el caso, deberán pasar al siguiente campo.

3.-La siguiente pantalla corresponde al campo de Moneda, aquí deben de elegir la moneda en la que estén facturando de acuerdo a su orden de compra. MXN pesos o USD dólares. Y deberá ser congruente con la moneda que este colocado en su archivo XML.

Nota: La moneda debe ser la misma en la orden de compra, archivo XML y addenda.

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Nota: Todos los campos que sean requeridos, es decir que deban de colocarse obligatoriamente, están marcados con un * (en caso de omitirlos no les permitirá avanzar con el llenado de la Addenda) por lo que es importante sean llenados correctamente.

5.-En la siguiente pantalla deberán de colocar el código de la planta así como el nombre de la misma a donde entregan el material o proporcionan el servicio.

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7.-En esta pantalla, se deberá seleccionar el código de IVA correspondiente. Los códigos son V0 para IVA 0% y V6 para IVA del 16% según les corresponda, así como también deberán indicar el monto del IVA.

8.- En la siguiente pantalla, algunos campos los toma directamente con información del archivo XML y los demás, que sean requeridos, deberán ser llenados correctamente. Favor de Leer las indicaciones que aparecen en la pantalla para colocar adecuadamente la información, utilizando las opciones de “Editar” y “Actualizar”.

Los campos para esta sección son:

a) Numero de parte, este campo debe de ser llenado únicamente si la orden de compra que esa facturando tiene número de parte indicado en la columna part number o material, de lo contratarlo deberá ser dejado en blanco.

b) Cantidad, es la cantidad de material o servicio que se está facturando.

c) Unidad de Medida, debe de ser colocada conforme está en la orden de compra, con la misma nomenclatura. d) Precio Unitario, este dato lo toma del archivo XML, es el precio unitario del bien o servicio.

e) Monto de Línea, este dato lo toma del archivo XML, es el monto por cada nivel, line ítem, partida o Ammendment. f) Fecha factura, este dato lo toma del archivo XML, es la fecha de emisión del documento.

g) Orden de Compra, numero de orden de compra correspondiente al bien o servicio que está facturando. h) Releaserequisicion, en este campo se repite el número de la orden de compra.

i) Ammendment, es el line ítem, nivel o partida que se está facturando de acuerdo a la orden de compra. Se deberán llenar los datos correspondientes por cada nivel, line ítem o Ammendment de la orden de compra que se estén facturando. Debe ser colocado a 5 digitos, si el Ammendment es 1 por ejemplo, se debe de colocar 00001.

j) Packing List, este campo es opcional y solo lo deberán de llenar los proveedores que así les indique el área de Cuentas por Pagar (solo para Addenda PPY)

k) Código O.Cargos IVA, es el código de IVA, V0 para IVA 0% y V6 para IVA 16% (solo para Addenda PUA) l) Monto O.Cargos IVA, es el monto del IVA (solo para Addenda PUA)

m) Notas, es opcional y pueden colocar alguna información que consideren importante.

Nota: Después de llenar esta sección con toda la información requerida y deben de seleccionar el botón “Next” (ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla) para finalizar el proceso.

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9.- Una vez que se ha terminado el llenado de la Addenda de manera correcta, la ultima pantalla les mostrará el numero de Track ID, que es la confirmacion de que el documento fue enviado, posteriormente , en no mas de una hora deberán recibir el acuse al correo que indicaron en el momento del envio del archivo XML, el cual debe ser acuse “00” para que el proveedor tenga la seguridad de que el documento fue recibido por el sistema de recepción de facturas de Chyrsler.

Flujo para Addenda de Nota de Crédito “CR”

1.-Después de adjuntar el archivo XML y seleccionar la Addenda correspondiente deberá de indicar el tipo de documento fiscal, en este ejemplo es una Nota de Crédito y es “CR”.

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2.-La siguiente pantalla corresponde al campo de Moneda, aquí deben de elegir la moneda en la que estén facturando de acuerdo a su orden de compra. MXN pesos o USD dólares. Y deberá ser congruente con la moneda que este colocado en su archivo XML.

Nota: La moneda debe ser la misma en la orden de compra, archivo XML y addenda.

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4.- Colocar la información referente a la factura a la que aplica la Nota de Crédito en caso de que sea una sola factura. Cuando sean más de dos facturas con diferencia en precio, adjuntar el archivo de Excel con el reporte de diferencias en precio que mesa de ayuda de cuentas por pagar les envía.

Los campos para esta sección son:

Referencia Chrysler: colocar el documento 46 que se genera por la diferencia en precio (Este número de documento lo pueden consultar en el portal de E-Supplier o en el Reporte de Diferencias en Precio)

Consecutivo: Colocar un número consecutivo para control interno. Monto línea: El monto de la diferencia en precio.

Factura: El número de la factura a la que aplica la nota de crédito.

Archivo: Cuando sean más de dos facturas a las que aplica la nota de Crédito deberán de adjuntar el archivo Excel “Reporte de Diferencias en precio”

Nota: Los campos de la sección cargos créditos deben de ser llenados siempre que se trate de una nota de crédito.

Cuando deban anexar el Reporte de Diferencias en Precio deberán checar que este guardado en extensión .xls (versión de Excel 2003-2007).

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6.-Seleccionar el Código del IVA correspondiente, V0 es para IVA 0% y V6 es para IVA 16% e indicar el monto del IVA.

7.- Una vez que se ha terminado el llenado de la Addenda de manera correcta, la ultima pantalla les mostrará el numero de Track ID, que es la confirmacion de que el documento fue enviado, posteriormente , en no mas de una hora deberán recibir el acuse al correo que indicaron en el momento del envio del archivo XML, el cual debe ser acuse “00” para que el proveedor tenga la seguridad de que el documento fue recibido por el sistema de recepción de facturas de Chyrsler.

NOTA: TODOS LOS CAMPOS DE LA ADDENDA PUA Y PPY TANTO DE FACTURAS COMO DE NOTAS DE CREDITO, DEBEN DE SER LLENADOS CUIDADOSA Y CORRECTAMENTE, YA QUE SI LES ARROJA UN ACUSE 02, (QUE SEA DIFERENTE A “DOCUMENTO YA CARGADO”), DEBERAN DE REVISAR CUAL ES EL ERROR Y REFACTURAR PARA LLENAR CORRECTAMENTE LOS CAMPOS EN LA ADDENDA.

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