Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo Financiero Unidad Proveeduría

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Unidad Proveeduría

DAF-PR-PO-01 Rige a partir de01/04/2012 : Solicitud para la adquisición de un bien

o servicio Página 1 de 4 Versión 01 Elaborado por: Sección de Tesorería.

Mba. Azarías Ruiz Villalobos

Fecha: 01/03/2012

Revisado por: Jefatura Unidad Financiera Licda. Rocío SolanoCambronero

Fecha: 01/03/2012

Aprobado por: Dirección SFE Ing. Magda González A.

Fecha: 01/03/2012 1. Objetivo del procedimiento: Describir las actividades dirigidas a verificar los saldos existentes del dinero en efectivo, así como la documentación inherente al Fondo Fijo de las Cajas Chicas Auxiliares en cada uno de los lugares respectivos.

2. Alcance del procedimiento:

Este procedimiento se aplica desde la programación del arqueo de cajas en cada oficina a nivel nacional, hasta el archivo del informe final resultante del arqueo.

3. Productos:

Saldos existentes de dinero en efectivo y documentación inherente debidamente controlados.

4. Indicadores:

Informe de resultados de arqueos a cajas por oficina. 5. Clientes:

Funcionarios de la Unidad Financiera, Oficinas regionales y Estaciones de Control Fitosanitario del SFE.

6. Definiciones 6.1 Siglas

SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.

6.2 Definiciones técnicas

6.2.1 Arqueo de Cajas Auxiliares: Este consiste en el análisis, de las diferentes transacciones del dinero en efectivo y sus respectivos documentos, lo cual contribuye a depurar el sistema de control interno del SFE.

6.2.2 Fondo Fijo de Caja Chica: Es la asignación de recursos de la cuenta especial domiciliada en la Caja Única del Estado, a nombre del Servicio Fitosanitario del Estado y la Cuenta Corriente bancaria autorizada por la Tesorería Nacional para dicho fondo, la cual

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DAF-TS-PO-22 Arqueo de Cajas Chicas Auxiliares Página 2 de 4 Versión 01

es específicamente para realizar gastos menores, atender situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas, grupos y subpartidas autorizadas por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para compras por medio del Fondo Fijo Caja Chica

7. Documentos de referencia

Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

GC-EX-02 Ley de Protección Fitosanitaria. N° 7664.

GC-EX-12 Ley de Control Interno. N° 8292

GC-EX-08 Ley de Administración Pública. N° 6227.

GC-EX-03 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito. Nº 8422

GC-EX-36 Reglamento de Caja Chica N°35389-MAG

8. Autoridades y Responsables

8.1 Funcionarios de la Unidad Financiera del SFE: Responsables por programar y ejecutar los arqueos a las Cajas Auxiliares a nivel nacional.

9. Descripción del procedimiento:

9.1.Programación de los arqueos a las cajas auxiliares.

9.1.1. Cada año a más tardar el mes de febrero, la jefatura de la Unidad Financiera programará al menos dos visitas a cada una de las Cajas Auxiliares del SFE para realizar el arqueo correspondiente por parte de funcionarios de la Unidad Financiera asignados por la Jefatura. Dicha programación podrá verse modificada en el transcurso del año de acuerdo con las necesidades presentadas en el camino.

9.2.Ejecución de los arqueos.

9.2.1. El funcionario asignado para realizar los arqueos visita la Caja Auxiliar de acuerdo con la programación prestablecida por la Jefatura de la Unidad.

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9.2.2. Debido a que el arqueo se realiza en horario normal se le solicitará al funcionario encargado del Fondo Fijo de la Caja Chica, al momento de realizar el arqueo, que debe detener la actividad mientras se efectúa el mismo. El funcionario encargado del Fondo Fijo procederá a entregar la documentación soporte y en presencia de los funcionarios de la Unidad Financiera procederá a contar el efectivo existente en el momento del arqueo.

9.3. Mediante el formulario (digital) oficial se procede a verificar el dinero en efectivo conjuntamente con las facturas y vales pendientes de cancelar, a fin que los documentos concuerden con los saldos respectivos.

9.4. Una vez elaborado el reporte del arqueo se determina en forma clara la existencia de posibles inconsistencias para analizar y tomar las acciones correctivas.

9.5.En este análisis se verifica si hay faltante o sobrante del dinero en efectivo o la documentación que se esté confrontando. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias del Fondo Fijo de la Caja Chica y sean debidamente comprobados luego de efectuado el debido proceso deberán ser cubiertos por el encargado del fondo, una vez establecida su responsabilidad.

9.6.En caso que se determine un sobrante, éste lo deberá depositar a más tardar dos días hábiles después de efectuado el arqueo a la cuenta cliente N° 15100010012191493 del Servicio Fitosanitario, y enviar la copia del deposito vía fax o escaneado al encargado del Fondo Fijo de Caja Chica en oficinas centrales, caso contrario se procederá con el debido proceso a fin de establecer responsabilidades.

9.7.Se revisará el libro auxiliar en donde debe estar anotados todos los movimientos registrados en forma diaria y en forma cronológica sin borrones ni tachones. En el mes de Diciembre de cada año se realizará un cierre del fondo de caja chica auxiliar, que debe quedar registrado en el libro.

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DAF-TS-PO-22 Arqueo de Cajas Chicas Auxiliares Página 4 de 4 Versión 01

9.8.En todo caso las inconsistencias encontradas ya sea por documentos inherentes al Fondo Fijo de la Caja Chica, o dinero en efectivo se comunican a la Jefatura del Depto Administrativo Financiero, para lo que corresponda.

9.9.Se elabora el acta en donde se detalla de forma clara lo realizado en el arqueo, los hallazgos, observaciones y sugerencias hechas por los funcionarios tanto de las Oficinas de Operaciones Regionales o Estaciones de Control, como los de la Unidad Financiera.

9.10. Una vez finalizado el arqueo del Fondo Fijo de la Caja Chica Auxiliar el funcionario de la Unidad Financiera procederá a archivar los documentos originados del mismo, y se dará el seguimiento según amerite la situación. Se entregará una copia al encargado del Fondo Fijo de la Caja Chica Auxiliar de la Estación u oficina Regional.

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Departamento Administrativo Financiero Unidad Financiera-Tesorería

DAF-TS-PO-22 Rige a partir de01/04/2012 :

Arqueo de Cajas Chicas Auxiliares

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Mba. Azarías Ruiz Villalobos

Fecha: 01/03/2012

Revisado por: Jefatura Unidad Financiera Licda. Rocío SolanoCambronero

Fecha: 01/03/2012

Aprobado por: Dirección SFE Ing. Magda González A.

Fecha: 01/03/2012

Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno

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