IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

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IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

ACCESS es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es

el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar información. Estas

herramientas u objetos son:

Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por

filas y columnas.

Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener

nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y

analizar la información almacenada en una base de datos.

Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se

desee.

Informes: Son los objetos que le permitirán imprimir los datos almacenados con el aspecto que

previamente se haya diseñado.

Creación de tablas en una base de datos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas

basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,

direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos.

Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear

otros objetos de base de datos.

A continuación se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a

definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el

modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.

Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para

determinar las tablas que necesita.

¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una

tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone

de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar

también filas y los campos, columnas.

Registro o fila

Campo o columna

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La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema

diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números,

fechas e imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

Un inventario de equipo o stock disponible

Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y

evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente.

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas

bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo

que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos

existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft

Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos.

Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A

continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el

icono de carpeta para buscar la ubicación.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de

datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos

(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el

apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría

crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir

los campos con cuidado. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más

pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el

apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar

búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna

independiente. Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo

tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en

consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden

almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento

provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que

definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el

formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente

un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

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4

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada

para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como

1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y

define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de

la información especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de

datos.

Si escribe:

Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio

Texto

http://www.contoso.com

Hipervínculo

50000

Número, entero largo

50.000

Número, entero largo

50.000,99

Número, doble

50000,389

Número, doble

31/12/2006

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006

Fecha/Hora

10:50:23

Fecha/Hora

10:50 a.m.

Fecha/Hora

17:50

Fecha/Hora

12,50 $

Moneda

21,75

Número, doble

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Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los

datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la

propiedad Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción

proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la

ficha Hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo

campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por

Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable

usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón

secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el

menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos

espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos

fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,

Dirección y Teléfono particular.

Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo

manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista

predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden

ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de

campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias

plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un

campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una

configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo

que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

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6

Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la

línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un

nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.

Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo

existente en otra tabla.

Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es

muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la

información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que

proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información

según se precise. Permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para

la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los

campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

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7

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.

Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de

campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera

categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría

contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una

relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles

en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de

campos en la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

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8

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos

y la tabla abierta.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de

datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si

tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un

identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección

automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben

utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los

identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción

proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la

ficha Datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

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9

Haga clic en el tipo de datos que desee. Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos

Almacena

Tamaño

Texto

Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números

que no se emplean en cálculos, como Id. de

producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo

Caracteres alfanuméricos (con una longitud

mayor de 255 caracteres) o texto con formato

de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255

caracteres o que utiliza formato de texto

enriquecido. Las notas, las descripciones

largas y los párrafos con formato como

negrita o cursiva son ejemplos comunes de

datos para los que se utilizaría un campo

Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres

o 2 gigabytes de

almacenamiento (2 bytes por

carácter), de los cuales puede

mostrar 65.535 caracteres en

un control.

Número

Valores numéricos (enteros o valores

fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados

en cálculos, salvo los valores monetarios, para

los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes

cuando se utiliza para Id. de

réplica.

Fecha/Hora

Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y

hora. Tenga en cuenta que cada valor

almacenado contiene un componente de

fecha y otro de hora.

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10

Moneda

Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios

(importes).

8 bytes.

Autonumérico

Valor numérico único que Office Access 2007

inserta automáticamente cuando se agrega

un registro. Se utiliza para generar valores

exclusivos que se puedan emplear como clave

principal. Tenga en cuenta que en los campos

autonuméricos los valores pueden aumentar

secuencialmente en un incremento

especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se

utiliza para Id. de réplica.

Sí/No

Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que

pueden contener uno de dos valores posibles:

Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras

aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos

Fotografías, imágenes, archivos binarios,

archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para

almacenar imágenes digitales y cualquier tipo

de archivo binario.

Para los datos adjuntos

comprimidos, 2 gigabytes. Para

los datos adjuntos no

comprimidos, alrededor de 700

k, según la capacidad de

compresión de los datos

adjuntos.

Hipervínculo

Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y

proporcionar acceso con un solo clic a páginas

Web a través de una dirección URL

(localizador uniforme de recursos) o a

archivos a través de un nombre en formato

UNC (convención de nomenclatura universal).

Puede crear también vínculos a los objetos de

Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres

o 2 gigabytes de

almacenamiento (2 bytes por

carácter), de los cuales puede

mostrar 65.535 caracteres en

un control.

Asistente para

búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el

Asistente para búsquedas.

Basado en una tabla o consulta:

el tamaño de la columna

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11

Se utiliza para iniciar el Asistente para

búsquedas y crear un campo que utilice un

cuadro combinado para buscar un valor de

otra tabla, consulta o lista de valores.

asociada.

Basado en un valor: el tamaño

del campo Texto utilizado para

almacenar el valor.

Sugerencia

Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en

cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo

de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Guardar una tabla

Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,

asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o

números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de

piezas o Productos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga

clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila

almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id.,

un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada

cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave

principal de la tabla.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe

identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe

contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza

campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

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12

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la

clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada

registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y

le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja

de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Cambiar a la vista Diseño

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista

Diseño.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.

Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene

ninguna, debe utilizar la vista Diseño.

Establecer o cambiar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave

principal.

Quitar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

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Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave

principal.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si

elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para

cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas,

especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras

características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo,

puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que

deba satisfacerse para la información especificada en un campo.

El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad

SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta

propiedad en un campo con otro tipo de datos.

Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las

propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las

hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes

basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades.

Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras

propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos

Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.

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Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en

No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.

En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de

campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir

propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).

Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El

tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.

En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del

campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de

dirección.

Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de

propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.

Utilice esta propiedad

de campo

Para

TamañoDelCampo

Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos

Texto, Número o Autonumérico.

Formato

Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o

imprime.

LugaresDecimales

Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar

números.

NuevosValores

Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor

aleatorio.

MáscaraDeEntrada

Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

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etiquetas de los formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado

Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando

se agregan nuevos registros.

ReglaDeValidación

Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o

cambia el valor del campo.

TextoDeValidación

Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión

ReglaDeValidación.

Requerido

Exigir que se especifiquen datos en un campo.

PermitirLongitudCero

Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una

cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado

Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y

utilización de un índice.

CompresiónUnicode

Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una

gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME

Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME

Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

EtiquetasInteligentes

Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar

Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un

campo Memo.

FormatoDeTexto

Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y

permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato

para almacenar sólo texto.

AlineaciónDelTexto

Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión

Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que

aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Escala

Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la

derecha y a la izquierda de la coma decimal.

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16

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el

cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de

entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en

situado junto al cuadro de

propiedad para mostrar el generador correspondiente.

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga

clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo

TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.

Propiedad

TamañoDelCampo

Descripción

Texto

Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto

pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más

grandes, utilice el tipo de datos Memo.

Número

Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de

almacenamiento es de un solo byte.

Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El

requisito de almacenamiento es de dos bytes.

Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648

y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el

valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra

tabla.

Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre

-3,4 x 1038 y +-3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de

almacenamiento es de cuatro bytes.

Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre

-1,797 x 10308 y +-1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El

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17

requisito de almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en

cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y

+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Autonumérico

Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1

hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se

ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647

cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en

Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en

cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Propiedad Formato

Texto

Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información,

vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Número

Seleccione una de las opciones siguientes:

Número general: muestra el número tal como se escribe.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.

Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la

configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del

Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de

moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.

Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,

independientemente del símbolo especificado en las opciones de

configuración regional y de idioma.

Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones

de configuración regional y de idioma del Panel de control para los

importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones

decimales.

(18)

18

Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la

configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del

Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las

posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo

de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de

configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes

negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.

Fecha/Hora

Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la

configuración de fecha corta y hora larga.

Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga

definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel

de control.

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa

(14-jul-06, por ejemplo).

Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta

definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel

de control.

Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida

en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de

control.

Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde

HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede

estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.

Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la

hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y

23 y los minutos entre 0 y 59.

Sí/No

Seleccione una de las opciones siguientes:

(19)

19

Sí/No: muestra el valor como Sí o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.

Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son

equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.

Propiedad

NuevosValores

Autonumérico

Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos

Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo

registro.

Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a

cada nuevo registro.

Definir las propiedades de las tablas

Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos

los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.

Definir una propiedad de tabla

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.

Escriba un valor para la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.

Utilice esta propiedad de tabla

Para

(20)

20

PresentaciónPredeterminada

Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico

como la vista predeterminada al abrirse la tabla.

ReglaDeValidación

Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se

agregue o se modifique un registro.

TextoDeValidación

Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la

expresión de ReglaDeValidación.

Filtro

Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas

coincidentes en la vista Hoja de datos.

OrdenarPor

Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de

ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

NombreHojaSecundariaDeDatos

Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista

Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a

proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

VincularCamposSecundarios

Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja

secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de

clave principal de esta tabla.

VincularCamposPrincipales

Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que

coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de

datos.

AltoHojaSecundariaDeDatos

Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de

la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o

definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo

que se muestre al abrirse.

HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al

abrirse la tabla.

Orientación

Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de

izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

MostrarVistasEnSharePoint

Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben

estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services

si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.

FiltrarAlCargar

Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad

Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la

vista Hoja de datos.

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21

OrdenarPorAlCargar

Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la

propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se

abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad,

presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una

expresión y desea obtener ayuda, haga clic en

situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación

para mostrar el Generador de expresiones..

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga

clic en Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar.

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. A continuación se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave ajena. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

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22

Clave principal

Clave ajena

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar

inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

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23

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

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24

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

(25)

25

3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Eliminar una relación de tabla

1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo

Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

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26

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige , se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente.

2. Defina la clave principal existente.

Crear, modificar o eliminar una relación

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño

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27

del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos

Relaciones

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón

Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

(28)

28

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación

Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

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29

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad

Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón

Relaciones.

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30

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

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31

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores

proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo

Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

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32

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas

coincidentes de cada tabla.

Opción Combinación relacional Tabla izquierda Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas

sean iguales. Combinación interna Filas coincidentes Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de

'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. Combinación externa izquierda Todas las filas Filas coincidentes 3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de

'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. Combinación externa derecha Filas coincidentes Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

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33

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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34

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad

referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, seleccione borrar en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

Figure

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