Manual de Procedimientos ITST
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN
CÓDIGO:
JRM-PCAL-2
ÁREAS DE APLICACIÓN:
TODAS LAS AREAS DEL ITST
ALUMNOS DEL ITST
REPRESENTANTES DE INSTITUCIONES EXTERNAS
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CONTROL DE REVISIONES
:
REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA
00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento de control de almacén 08 03 04
01 Formatos Formato de vale de salida, resguardo de bienes muebles, préstamo de
mobiliario y equipo 22 02 06 02 Portada Políticas de operación Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Generales
Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento.
Se agrega la política No. 3 Se agrega la política No. 4 Se agrega la política No.5 Se agrega la política No. 6 Se agrega la política No. 7
Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento y se incluye al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento.
Se incluye el formato SAD-FCAL-4.1 “Vale de salida de almacén” así como también se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.2 “Vale de préstamo de mobiliario y equipo”. Se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.3 “Vale de resguardo de mobiliario y equipo.” Se elimina factura o nota de remisión.
Se incluye la factura o nota de remisión.
Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro Solicitante. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación.
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03 Formatos Formato de vale de salida, se agrega la columna de CODIGO y la
columna TOTAL, se elimina el renglón de AREA.
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04 Apartado de
Responsabilidades
Responsables del Procedimiento y de Director General.
Debido a cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del director general.
03 11 09
05
Código
Areas de aplicación
Políticas de Operación
Se modifica el código del procedimiento quedando de la siguiente manera JRM-PCAL-2.
Se modifica quedando “Todas las áreas del ITST, Alumnos del ITST y Representantes de Instituciones Externas.
Se rediseña la política No. 1 quedando como sigue “Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión”, se rediseña la política No. 4 quedando como sigue “Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le descontará vía nómina el valor actual del bien, se rediseña la política No. 5 “El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda restringido para los alumnos”, se rediseña la política No. 7 “La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo”. Se agregan las políticas No. 8, 9, 10 y 11.
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Página 3 de 8 Definiciones Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de Flujo
Se agrega la definición de “Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización externa”.
Se rediseñan todos los pasos del procedimiento y se divide en dos partes “Entrega de Materiales” y “Entrega de Mobiliario y Equipo Nuevo”. En la sección de Responsable se cambia “Responsable de Almacén” por “Almacenista”.
Se modifica el código de todos los formatos de acuerdo con la modificación del código del procedimiento. Se modifica el formato SAD-FCAL-2.3 “Vale de resguardo de mobiliario y equipo”. En el punto “Autoriza-Director General” queda de la siguiente manera “VoBo.-Subdirector Administrativo”. Se agrega el formato JRM-FCAL-2.4 “Revisión de Almacén”.
Se agrega el documento denominado “Reglamento Interno de Almacén”.
Se realizan las adecuaciones necesarias al diagrama de flujo.
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OBJETIVO:
Controlar las entradas y salidas de material adquirido por el Instituto y así mismo el resguardo
correspondiente.
ALCANCE:
Aplica a toda adquisición de bienes efectuada por el ITST para satisfacer las necesidades
institucionales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión.
Toda salida de material deberá registrarse y justificarse con vale de salida o de préstamo.
En periodo vacacional o receso intersemestral el equipo asignado provisionalmente con vale
de préstamo deberá ser recuperado y resguardado en el almacén de la Institución.
Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo
resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que
tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios
con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le
descontará vía nómina el valor actual del bien.
El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda
restringido para los alumnos.
El préstamo de mobiliario y/o equipo para uso fuera de la institución deberá ser solicitado
mediante oficio y autorizado por el Director General.
La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el
Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo.
El mobiliario y equipo que se tenga a resguardo deberá permanecer en el espacio asignado al
usuario y es responsabilidad del usuario solicitar con anticipación por escrito al Jefe de
Recursos Materiales la modificación del Vale de Resguardo cuando por necesidades
institucionales requiera de un cambio de equipo, de mobiliario o de espacio físico.
El personal que tenga bienes materiales asignados deberá hacer uso racional de los mismos a
fin de evitarle daños o deterioro por mal uso, así mismo deberá entregar al Jefe de Recursos
Materiales el equipo de cómputo o de impresión que se encuentre fuera de servicio y cuya
reparación no sea costeable, anexando un dictamen técnico emitido por el Jefe de Centros de
Cómputo.
En caso de robo de bienes materiales asignados mediante Vale de Resguardo, el Responsable
del área deberá informar inmediatamente por escrito a la Jefatura de Recursos Materiales y
Servicios. Los daños causados por descuido o mala operación del mobiliario o equipo deberán
ser reparados por la persona que lo tenga a su resguardo y en caso de extravío deberá
reponerlo con otro de la misma calidad, de lo contrario se le descontará vía nómina el valor
actual del bien. En el caso de mobiliario y equipo instalado en aulas y laboratorios este será
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Jefatura de Recursos Materiales y Servicios cualquiera de las anomalías antes mencionadas.
La entrega de tintas y toners para impresora, refacciones para mantenimiento y reposición de
artículos de oficina como calculadoras, grapadoras, papeleras, etc., será contra entrega de la
pieza que será reemplazada.
DEFINICIONES:
Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización
externa.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ENTREGA DE MATERIALES:
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Solicitante
01
Solicita material en almacén, o en su caso mobiliario y/o
equipo en calidad de préstamo.
Almacenista
02
Hace entrega del material solicitado por el usuario con vale
de salida de almacén (JRM-FCAL-2.1), si no hay en
existencia el material, realiza el pedido del material al
proveedor. En caso de solicitar mobiliario o equipo en
calidad de préstamo para uso interno o externo hace
entrega con vale de préstamo (JRM-FCAL-2.2).
03
Recibe el material por parte del proveedor, verifica que
corresponda con lo solicitado, le da entrada y lo entrega al
solicitante a través del Vale de Salida (JRM-FCAL-2.1).
ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO:
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Solicitante
01
Solicita mobiliario o equipo nuevo para el área a su cargo a
través del formato correspondiente.
Jefe de Recursos
Materiales y de Servicios
02
Recibe la solicitud y entrega copia al Responsable de
Almacén.
Almacenista
03 Recibe copia de la solicitud firmada por el Jefe de
Recursos Materiales.
Jefe de Recursos
Materiales y de Servicios.
04 Realiza la adquisición del bien solicitado, lo recibe y
verifica que cumpla con las características de la cotización
y de la factura, en caso necesario solicita asesoría de una
persona que tenga más conocimientos acerca del bien que
se está recibiendo.
05
Si cumple con las características entrega el bien adquirido
al Almacenista con copia de la factura o nota de remisión,
de lo contrario lo devuelve al proveedor.
Almacenista
06
Recibe y revisa el bien adquirido por medio de nota de
remisión o factura, y registra la entrada.
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Jefe de Recursos
Materiales y de Servicios.
07
Elabora Vale de Resguardo (JRM-FCAL-2.3) y lo entrega
al solicitante.
Almacenista
08
Informa cada fin de mes al Jefe de Recursos Materiales los
movimientos de entradas y salidas de almacén.
FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS:
CODIGO
NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO
JRM-FCAL-2.1
Vale de Salida de Almacén
JRM-FCAL-2.2
Vale de préstamo de mobiliario y equipo
JRM-FCAL-2.3
Vale de resguardo de mobiliario y equipo
JRM-FCAL-2.4
Revisión de Almacén
DOCUMENTOS GENERADOS:
CODIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Sin código
Reporte de entradas y salidas
REFERENCIAS:
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O FORMATO
Sin código
Copia de factura o nota remisión
Sin código
Reglamento Interno de Almacén
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ENTREGA DE MATERIALES
Responsable del procedimiento
Director General
Jaime Martínez Lara
Ricardo Bárcenas Rivas
Solicita material, equipo o mobiliario para préstamo cumpliendo con los requisitos establecidos
Hay material en existencia
Elabora vale de salida o de préstamo según corresponda y entrega el material al solicitante Recibe y revisa el material con nota de remisión o factura. FIN SOLICITANTE INICIO Solicita el material al proveedor Si No Recibe el material ALMACENISTA
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DIAGRAMA DE FLUJO:
ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO
Responsable del procedimiento
Director General
Jaime Martínez Lara
Ricardo Bárcenas Rivas
Solicita mobiliario o equipo a través del formato correspondiente
Realiza la adquisición, revisa que el bien cumpla con las
características de la cotización y de la factura o nota de remisión . Si cumple, lo recibe y entrega copia de la factura o nota de remisión al Almacenista, de lo contrario lo devuelve al proveedor.
Recibe la solicitud y entrega copia al responsable de almacén
Recibe copia de factura o nota de remisión, la revisa y le da entrada al
sistema
FIN
Recibe el bien solicitado Elabora el vale de resguardo y lo entrega
al solicitante Recibe copia de la
solicitud
Informa mensualmente las entradas y salidas de almacén.
INICIO
SOLICITANTE ALMACENISTA JEFE DE RECURSOS
MATERIALES
