DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN CÓDIGO: JRM-PCAL-2

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Texto completo

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Manual de Procedimientos ITST

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN

CÓDIGO:

JRM-PCAL-2

ÁREAS DE APLICACIÓN:

TODAS LAS AREAS DEL ITST

ALUMNOS DEL ITST

REPRESENTANTES DE INSTITUCIONES EXTERNAS

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EL

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CONTROL DE REVISIONES

:

REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA

00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento de control de almacén 08 03 04

01 Formatos Formato de vale de salida, resguardo de bienes muebles, préstamo de

mobiliario y equipo 22 02 06 02 Portada Políticas de operación Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Generales

Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento.

Se agrega la política No. 3 Se agrega la política No. 4 Se agrega la política No.5 Se agrega la política No. 6 Se agrega la política No. 7

Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento y se incluye al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento.

Se incluye el formato SAD-FCAL-4.1 “Vale de salida de almacén” así como también se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.2 “Vale de préstamo de mobiliario y equipo”. Se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.3 “Vale de resguardo de mobiliario y equipo.” Se elimina factura o nota de remisión.

Se incluye la factura o nota de remisión.

Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro Solicitante. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación.

10 06 08

03 Formatos Formato de vale de salida, se agrega la columna de CODIGO y la

columna TOTAL, se elimina el renglón de AREA.

15 01 09

04 Apartado de

Responsabilidades

Responsables del Procedimiento y de Director General.

Debido a cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del director general.

03 11 09

05

Código

Areas de aplicación

Políticas de Operación

Se modifica el código del procedimiento quedando de la siguiente manera JRM-PCAL-2.

Se modifica quedando “Todas las áreas del ITST, Alumnos del ITST y Representantes de Instituciones Externas.

Se rediseña la política No. 1 quedando como sigue “Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión”, se rediseña la política No. 4 quedando como sigue “Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le descontará vía nómina el valor actual del bien, se rediseña la política No. 5 “El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda restringido para los alumnos”, se rediseña la política No. 7 “La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo”. Se agregan las políticas No. 8, 9, 10 y 11.

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Página 3 de 8 Definiciones Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de Flujo

Se agrega la definición de “Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización externa”.

Se rediseñan todos los pasos del procedimiento y se divide en dos partes “Entrega de Materiales” y “Entrega de Mobiliario y Equipo Nuevo”. En la sección de Responsable se cambia “Responsable de Almacén” por “Almacenista”.

Se modifica el código de todos los formatos de acuerdo con la modificación del código del procedimiento. Se modifica el formato SAD-FCAL-2.3 “Vale de resguardo de mobiliario y equipo”. En el punto “Autoriza-Director General” queda de la siguiente manera “VoBo.-Subdirector Administrativo”. Se agrega el formato JRM-FCAL-2.4 “Revisión de Almacén”.

Se agrega el documento denominado “Reglamento Interno de Almacén”.

Se realizan las adecuaciones necesarias al diagrama de flujo.

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OBJETIVO:

Controlar las entradas y salidas de material adquirido por el Instituto y así mismo el resguardo

correspondiente.

ALCANCE:

Aplica a toda adquisición de bienes efectuada por el ITST para satisfacer las necesidades

institucionales.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

ƒ

Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión.

ƒ

Toda salida de material deberá registrarse y justificarse con vale de salida o de préstamo.

ƒ

En periodo vacacional o receso intersemestral el equipo asignado provisionalmente con vale

de préstamo deberá ser recuperado y resguardado en el almacén de la Institución.

ƒ

Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo

resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que

tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios

con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le

descontará vía nómina el valor actual del bien.

ƒ

El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda

restringido para los alumnos.

ƒ

El préstamo de mobiliario y/o equipo para uso fuera de la institución deberá ser solicitado

mediante oficio y autorizado por el Director General.

ƒ

La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el

Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo.

ƒ

El mobiliario y equipo que se tenga a resguardo deberá permanecer en el espacio asignado al

usuario y es responsabilidad del usuario solicitar con anticipación por escrito al Jefe de

Recursos Materiales la modificación del Vale de Resguardo cuando por necesidades

institucionales requiera de un cambio de equipo, de mobiliario o de espacio físico.

ƒ

El personal que tenga bienes materiales asignados deberá hacer uso racional de los mismos a

fin de evitarle daños o deterioro por mal uso, así mismo deberá entregar al Jefe de Recursos

Materiales el equipo de cómputo o de impresión que se encuentre fuera de servicio y cuya

reparación no sea costeable, anexando un dictamen técnico emitido por el Jefe de Centros de

Cómputo.

ƒ

En caso de robo de bienes materiales asignados mediante Vale de Resguardo, el Responsable

del área deberá informar inmediatamente por escrito a la Jefatura de Recursos Materiales y

Servicios. Los daños causados por descuido o mala operación del mobiliario o equipo deberán

ser reparados por la persona que lo tenga a su resguardo y en caso de extravío deberá

reponerlo con otro de la misma calidad, de lo contrario se le descontará vía nómina el valor

actual del bien. En el caso de mobiliario y equipo instalado en aulas y laboratorios este será

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Jefatura de Recursos Materiales y Servicios cualquiera de las anomalías antes mencionadas.

ƒ

La entrega de tintas y toners para impresora, refacciones para mantenimiento y reposición de

artículos de oficina como calculadoras, grapadoras, papeleras, etc., será contra entrega de la

pieza que será reemplazada.

DEFINICIONES:

Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización

externa.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

ENTREGA DE MATERIALES:

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Solicitante

01

Solicita material en almacén, o en su caso mobiliario y/o

equipo en calidad de préstamo.

Almacenista

02

Hace entrega del material solicitado por el usuario con vale

de salida de almacén (JRM-FCAL-2.1), si no hay en

existencia el material, realiza el pedido del material al

proveedor. En caso de solicitar mobiliario o equipo en

calidad de préstamo para uso interno o externo hace

entrega con vale de préstamo (JRM-FCAL-2.2).

03

Recibe el material por parte del proveedor, verifica que

corresponda con lo solicitado, le da entrada y lo entrega al

solicitante a través del Vale de Salida (JRM-FCAL-2.1).

ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO:

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Solicitante

01

Solicita mobiliario o equipo nuevo para el área a su cargo a

través del formato correspondiente.

Jefe de Recursos

Materiales y de Servicios

02

Recibe la solicitud y entrega copia al Responsable de

Almacén.

Almacenista

03 Recibe copia de la solicitud firmada por el Jefe de

Recursos Materiales.

Jefe de Recursos

Materiales y de Servicios.

04 Realiza la adquisición del bien solicitado, lo recibe y

verifica que cumpla con las características de la cotización

y de la factura, en caso necesario solicita asesoría de una

persona que tenga más conocimientos acerca del bien que

se está recibiendo.

05

Si cumple con las características entrega el bien adquirido

al Almacenista con copia de la factura o nota de remisión,

de lo contrario lo devuelve al proveedor.

Almacenista

06

Recibe y revisa el bien adquirido por medio de nota de

remisión o factura, y registra la entrada.

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Jefe de Recursos

Materiales y de Servicios.

07

Elabora Vale de Resguardo (JRM-FCAL-2.3) y lo entrega

al solicitante.

Almacenista

08

Informa cada fin de mes al Jefe de Recursos Materiales los

movimientos de entradas y salidas de almacén.

FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS:

CODIGO

NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO

JRM-FCAL-2.1

Vale de Salida de Almacén

JRM-FCAL-2.2

Vale de préstamo de mobiliario y equipo

JRM-FCAL-2.3

Vale de resguardo de mobiliario y equipo

JRM-FCAL-2.4

Revisión de Almacén

DOCUMENTOS GENERADOS:

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Sin código

Reporte de entradas y salidas

REFERENCIAS:

CODIGO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O FORMATO

Sin código

Copia de factura o nota remisión

Sin código

Reglamento Interno de Almacén

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ENTREGA DE MATERIALES

Responsable del procedimiento

Director General

Jaime Martínez Lara

Ricardo Bárcenas Rivas

Solicita material, equipo o mobiliario para préstamo cumpliendo con los requisitos establecidos

Hay material en existencia

Elabora vale de salida o de préstamo según corresponda y entrega el material al solicitante Recibe y revisa el material con nota de remisión o factura. FIN SOLICITANTE INICIO Solicita el material al proveedor Si No Recibe el material ALMACENISTA

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DIAGRAMA DE FLUJO:

ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO

Responsable del procedimiento

Director General

Jaime Martínez Lara

Ricardo Bárcenas Rivas

Solicita mobiliario o equipo a través del formato correspondiente

Realiza la adquisición, revisa que el bien cumpla con las

características de la cotización y de la factura o nota de remisión . Si cumple, lo recibe y entrega copia de la factura o nota de remisión al Almacenista, de lo contrario lo devuelve al proveedor.

Recibe la solicitud y entrega copia al responsable de almacén

Recibe copia de factura o nota de remisión, la revisa y le da entrada al

sistema

FIN

Recibe el bien solicitado Elabora el vale de resguardo y lo entrega

al solicitante Recibe copia de la

solicitud

Informa mensualmente las entradas y salidas de almacén.

INICIO

SOLICITANTE ALMACENISTA JEFE DE RECURSOS

MATERIALES

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