Normas para la Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio (Reforma Parcial)
El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", en uso de las atribuciones legales que le confiere el numeral 21 del Artículo 26 de la Ley de Universidades y Artículo 9 numeral 23 del Reglamento
General de esta institución dicta las presentes Normas para la Creación,
Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio (Reforma Parcial) en la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", Aprobada en la Sesión No. 651, celebrada el veintidós de febrero de mil novecientos noventa y cinco.
Capítulo I
Disposiciones Generales Artículo: 1
A los efectos del presente Reglamento, se entiende por "FONDO ROTATORIO" la asignación de una determinada cantidad de dinero para efectuar gastos de carácter repetitivo, los cuales deben estar debidamente autorizados por el ciudadano Rector, previo informe favorable de la Dirección de Finanzas, en cuanto a que: la Unidad Solicitante esté solvente en la rendición de otros fondos como Caja Chica o Anticipos para propósitos similares, que exista disponibilidad presupuestaria en la Unidad solicitante y disponibilidad financiera en la Universidad, y cumplir ante la Dirección de Servicios Generales, con la presentación de la Programación Anual de las Compras mayores a TRESCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.3OO.OOO.00).
Artículo: 2
La aprobación de los Fondos Rotatorios será potestad del ciudadano Rector, a solicitud de los responsables de Unidades, previa presentación de la documentación que justifique la creación del mismo.
Artículo: 3
El administrador autorizado por el ciudadano Rector, para manejar los fondos que le sean asignados, actuará como un Cuentadante Delegado de la Universidad y será responsable, de los efectos administrativos, civiles y penales, que pudieran generarse en el manejo de dichos recursos.
Capítulo II
De la Creación del Fondo Rotatorio Artículo: 4
La asignación de un Fondo Rotatorio será autorizado únicamente por el ciudadano Rector, a través del Acta de Asignación. En ésta se deberá especificar:
1. La dependencia a la cual se asigna el Fondo.
2. El funcionario que tendrá facultades para disponer gastos y pagos con
cargo al mismo, quien se denominará Administrador del Fondo y Cuentadante Delegado de la Universidad Centro Occidental "Lisandro Alvarado".
3. El funcionario que se desempeñará como custodio, el cual será
responsable : de la documentación, del efectivo, de llevar los registros internos de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables y de preparar las rendiciones de cuenta.
4. El monto del Fondo Rotatorio será establecido en el Acta de
Asignación.
Artículo: 5
Podrá crearse un Fondo Fijo de Caja Chica por un monto de CINCUENTA MIL BOLIVARES (Bs. 50.000,00) para gastos de funcionamiento, no superiores a CINCO MIL BOLIVARES (Bs. 5.000,00). La reposición de este efectivo podrá hacerse siempre y cuando la disponibilidad del Fondo lo permita.
Su funcionamiento estará sujeto a las disposiciones establecidas en este Reglamento.
Artículo: 6
El funcionario a quien el responsable de la Unidad delegue el manejo del Fondo Rotatorio, se desempeñará como custodio.
Normas para la Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio (Reforma Parcial) Artículo: 7
El Administrador y el Custodio del Fondo Rotatorio deben estar cubiertos por una fianza de fidelidad y el responsable de la Unidad deberá presentar autorización de la persona que actuará como Custodio del mismo.
La Dirección de Finanzas informará a la Dirección de Servicios Generales del monto del Fondo Rotatorio y sus correspondientes variaciones, a los efectos de mantener actualizada la cobertura de la fianza de fidelidad.
Artículo: 8
El Fondo Rotatorio se constituirá con base en los créditos presupuestarios asignados a las partidas 4O2 (Materiales y Suministros), 4O3 (Servicios no Personales) y 4O4 (Activos Reales).
El monto máximo de constitución del Fondo Rotatorio, se calculará de la manera siguiente:
1. Se determina el monto global de los créditos presupuestarios asignados
a las partidas 4O2, 4O3 y 4O4.
2. A este total le será disminuido el monto de cada una de las
adquisiciones programadas en las partidas 4O2, 4O3 y 4O4 que superen los CUATROCIENTOS SETENTA MIL BOLIVARES (Bs.470. 000,00).
3. Este nuevo total se dividirá entre seis (6) y el resultado será la
cantidad máxima con la cual se constituirá el Fondo Rotatorio.
Artículo: 9
Todos los Fondos Rotatorios serán movilizados a través de Cuentas de Ahorro y Cuenta Corriente debidamente autorizadas por el Rector y éstas deberán estar a nombre de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" con indicación de la unidad que lo utilizará.
Parágrafo Único: Los ingresos generados por las colocaciones financieras, con los recursos de los Fondos Rotatorios, deben ser enterados a la Tesorería de la UCLA, en la oportunidad que la entidad bancaria les abone a su cuenta. El Administrador del Fondo deberá depositar dichos ingresos e informar a la Dirección de Finanzas de la Universidad.
Artículo: 10
Para manejar la cuenta bancaria se requieren firmas conjuntas del Administrador y del Custodio del Fondo Rotatorio.
Parágrafo Único: Aquellas unidades ejecutoras foráneas, en las cuales el administrador y el custodio pudiesen ser el mismo funcionario, podrán manejar los Fondos Rotatorios con una sola firma, hasta por un monto de DOSCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL BOLIVARES (Bs.235.OOO,00), previa Resolución Rectoral.
Artículo: 11
Los pagos deberán ser efectuados mediante cheques emitidos a nombre de los legítimos beneficiarios y deberán llevar el sello de NO ENDOSABLE. En ningún caso podrán emitirse cheques al PORTADOR. Se exceptúan de esta disposición los pagos efectuados a través del Fondo Fijo de Caja Chica.
Artículo: 12
El Administrador del Fondo Rotatorio, deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y el número de cuenta bancaria donde fue depositado el monto del Fondo Rotatorio asignado, así como también, los nombres de la(s) persona (s) autorizada (s) para movilizar la referida cuenta bancaria y los facsímiles de sus firmas; esto último en tarjetas por separado anexas a la comunicación referida.
Artículo: 13
No podrán utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines:
1. Efectuar gastos de personal (partida 401).
2. Efectuar gastos correspondientes a las específicas de la Partida 4O3 (Servicios no Personales) que están centralizadas, salvo las contempladas en el parágrafo único.
3. Los renglones tipificados en la Resolución No.4.
4. Efectuar gastos por conceptos no autorizados.
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6. Para hacer adelantos a cuenta de entregas futuras.
Parágrafo Único: Se autoriza para realizar gastos hasta por un monto de TRESCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.300.000,00) las siguientes sub-partidas presupuestarias:
403-09-01-00 Conservación y reparaciones menores de maquinarias y demás equipos de construcción, campo, industria y taller. 403-09-02-00 Conservación y reparaciones menores de equipos de
transporte, tracción y elevación.
403-09-04-00 Conservación y reparaciones menores de equipos médico-quirúrgicos, dentales y de veterinaria.
403-09-05-00 Conservación y reparaciones menores de equipos científicos, de enseñanza y recreación.
403-09-07-00 Conservación y reparaciones menores de máquinas, muebles y demás equipos de oficina y alojamiento.
403-09-09-00 Conservación y reparaciones menores de otras maquinarias y equipos
403-10-01-00 Conservación y reparaciones menores de edificaciones. 403-10-02-00 Conservación y reparaciones menores de obras civiles.
403-10-03-00 Conservación y reparaciones menores de bienes del dominio público.
Capítulo III
Del Registro de la Ejecución Presupuestaria del Fondo Artículo: 14
Se registrará como compromiso el monto de la constitución inicial del Fondo Rotatorio.
Artículo: 15
Se registrará en forma simultánea como gastos causados y pagados, el monto de las reposiciones aprobadas cuyo movimiento afecte la disponibilidad.
Artículo: 16
Las entregas de Fondos Rotatorios, producto de rendiciones de cuentas aún no aprobadas, deberán registrarse sólo en la Contabilidad Financiera como nuevo anticipo de avance, sin afectación presupuestaria, ya que el causado y el pagado se registrará en atención al contenido del Artículo anterior.
Artículo: 17
El importe comprometido será ajustado al cierre del ejercicio en función de los gastos causados.
Capítulo IV
De la Administración del Fondo Rotatorio
Artículo: 18
Los Fondos Rotatorios serán utilizados para efectuar erogaciones hasta por TRESCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.300.000,00), correspondientes a las Partidas Presupuestarias 4O2 (Materiales y Suministros), 4O3 (Servicios no Personales) y 4O4 (Activos Reales).
Cuando se trate de adquisiciones correspondientes a la partida 404, la Unidad deberá emitir la forma BN-001.
Artículo: 19
Los custodios de los Fondos Rotatorios serán responsables de informar al Departamento de Bienes Nacionales, de la adquisición de bienes muebles para su conformación y registro, a tal efecto deberán enviarle la Factura y la Forma BN-OO1.
Artículo: 20
A fin de cumplir los objetivos de celeridad de los Fondos Rotatorios en relación a las cotizaciones, se establece lo siguiente:
1. Las compras de bienes y las contrataciones de servicios hasta por un
monto de CIENTO CINCUENTA MIL BOLIVARES (Bs.150.000,00), quedan exentas del requisito de cotización.
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2. Para las compras de bienes y las contrataciones de servicios entre
CIENTO CINCUENTA MIL UN BOLIVARES (Bs. 150.001,00) y TRESCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs. 300.000,00), se exigirá por lo menos dos (2) cotizaciones
Capítulo V
De la Cancelación de Viáticos Artículo: 21
El pago de viáticos con cargo al Fondo Rotatorio, deberá ser autorizado por el Jefe de la Unidad Ejecutora. Dicha autorización se hará a través del Formulario que rige para la tramitación por este concepto y deberán observarse las normas dictadas a tal efecto.
Artículo: 22
El funcionario de la UCLA que obtenga viáticos a través del Fondo Rotatorio, firmará la Planilla de Viáticos, a los fines de rendición de cuenta. Si el traslado del funcionario fue por vía aérea, al regresar del viaje deberá consignar el boleto aéreo, al custodio del Fondo Rotatorio.
Artículo: 23
Cuando el funcionario autorizado para viajar hubiese obtenido los recursos correspondientes por concepto de viáticos y por alguna razón el viaje fuese cancelado, deberá reintegrar ante el Custodio el monto obtenido, en los cinco (5) días hábiles siguientes a la suspensión. Cuando el viaje concluya antes de la fecha prevista, una vez el funcionario regrese regirá el mismo plazo para reintegrar el remanente.
Artículo: 24
La Solicitud de Viáticos deberá hacerse con un mínimo de cinco (5)días hábiles antes de la salida del funcionario, caso contrario, no se garantizará la entrega del monto del viático para la fecha requerida.
Artículo: 25
El monto que corresponde otorgar por concepto de viáticos, se determinará de acuerdo con las tarifas establecidas en la Normativa y Tabla de Viáticos vigentes para la UCLA.
Artículo: 26
Cuando algún funcionario de la UCLA sea autorizado por el responsable de la Unidad Ejecutora para viajar en vehículo de su propiedad, se le cancelará a través de este Fondo la asignación por transporte. Esta se determinará con base en la Normativa que regula la mencionada asignación.
Capítulo VI
De la Rendición del Fondo Rotatorio
Artículo: 27
La solicitud de reposición será presentada por el administrador del Fondo Rotatorio ante la Dirección de Finanzas, cuando se haya ejecutado una cifra no menor del 3O% del monto del Fondo Rotatorio aprobado. A los fines de darle fluidez al proceso administrativo, en el momento de efectuar la rendición y previa solicitud de pago, le será adelantado el cheque correspondiente al monto solicitado. No le será entregado el monto correspondiente a la segunda reposición hasta tanto no haya sido aprobada la primera rendición de cuenta del Fondo Rotatorio. Este esquema de reposición será válido para las siguientes rendiciones. La reposición del Fondo Rotatorio debe acompañarse de los siguientes documentos:
1. Relación de comprobantes.
2. Facturas o comprobantes de pagos en original firmados por el
responsable del Fondo Rotatorio, el Custodio y por el Beneficiario.
3. Los cuentadantes deberán presentar al momento de la reposición del
Fondo, la Conciliación Bancaria con su respectivo estado de cuenta.
Parágrafo Uno: Cuando se trate de la adquisición de algún bien mueble deberá anexar la factura y planilla BN-001 sellada y procesada por el Departamento de Bienes Nacionales. De no presentar estos documentos en la Reposición, no se le dará curso a la misma.
Parágrafo Dos: Cuando se trate de gastos efectuados por concepto de viáticos deberá elaborar el formato "Reposición Fondo Rotatorio para Viáticos" y anexar el original de las solicitudes de viáticos y gastos de viaje.
Normas para la Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio (Reforma Parcial) Artículo: 28
El importe de cada reposición de Fondo Rotatorio será restituido por la Dirección de Finanzas.
Artículo: 29
La Rendición de Cuenta de lo ejecutado a los fines de cierre del ejercicio fiscal deberá presentarse de acuerdo a los lapsos que establezca la Dirección de Finanzas en el instructivo de cierre.
Artículo: 30
Con la última Rendición de Cuenta correspondiente a un Fondo Rotatorio, deberá agregarse la constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere, y realizar los cortes de cuenta por intereses devengados, al cierre del ejercicio.
Artículo: 31
La asignación del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio presupuestario, de no existir una decisión orientada a su eliminación transitoria o permanente. Al iniciarse el nuevo período la Unidad solicitará la reapertura del Fondo ante la Dirección de Finanzas, con afectación al presupuesto que se inicia.
Capítulo VII Disposiciones Finales Artículo: 32
El incumplimiento, por parte del Administrador y del Custodio de las normas establecidas en el manejo del Fondo y de las disposiciones especiales fijadas para cada caso, los hará responsables de los efectos penales y administrativos que pudiera corresponderles.
Artículo: 33
El Administrador y/o el Custodio saliente, elaborarán un Acta de Entrega que será firmada por ellos y los funcionarios sustitutos dejando constancia de los saldos existentes en Bancos, listado de cheques sin entregar, el dinero en efectivo, Fondo Fijo de Caja Chica, Estado de Cuenta Bancaria, Conciliaciones Bancarias e intereses devengados, listado de los comprobantes de pago y de
las relaciones de gastos para su reposición, cuyo total será igual al monto de creación del Fondo Rotatorio.
Artículo: 34
Los montos establecidos en este Reglamento, serán indexados mediante resolución que dictará el Consejo Universitario, con base en el porcentaje de inflación establecido por el Banco Central de Venezuela.
Artículo: 35
Quedan derogadas todas las disposiciones que coliden con el presente Reglamento.
Artículo: 36
Lo no previsto en este Reglamento, será resuelto por el Consejo Universitario.
Artículo: 37
El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la UCLA.
Dado, Sellado y Firmado en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", a los veintidós de febrero de mil novecientos noventa y cinco.
Lic. José Bethelmy Prof. Justina Guerra de Cordero Rector Secretaria General