UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
INSTITUTO DE INFORMATICA Y COMPUTACION
OFIMÁTICA
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
M I C R O S O F T P R O J E C T 2 0 0 3
1. INTRODUCCIÓN ... 4
2. DATOS INFORMATIVOS: ... 4
3. INFORMACIÓN IMPORTANTE... 5
3.1. ESTRUCTURA DEL MATERIAL... 5
3.1.1. TEMARIO: ... 6
3.2. SISTEMA DE EVALUACIÓN... 8
3.3. LAS ASESORÍAS DIDÁCTICAS... 8
3.4. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE... 9
3.4.1. LAS HORAS DE DEDICACIÓN QUE DEBE CUMPLIR DURANTE EL CURSO... 9
3.4.2. ENTREGA DE TRABAJOS... 9
3.5. NORMAS Y RECOMENDACIONES... 10
3.6. SUGERENCIAS SOBRE LA BUENA UTILIZACIÓN DEL TIEMPO. ... 10
4. OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA ... 11
4.1. OBJETIVOS EDUCATIVO E INSTRUCTIVO DE LA MATERIA... 11
4.1.1. EDUCATIVO... 11
4.1.2. INSTRUCTIVO... 11
4.2. PRERREQUISITOS... 11
4.3. EL PERÍODO DE ESTUDIO... 11
5. PRIMER MODULO... 12
5.1. UNIDAD DIDÁCTICA I... 12
5.1.1. ELEMENTOS INTRODUCTORIOS... 12
5.1.2. CONTENIDO DE LA UNIDAD... 12
5.1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 12
5.1.4. FORMAS Y TÉCNICAS DE APRENDIZAJE QUE PUEDE APLICAR EL ESTUDIANTE... 13
5.1.7. A DÓNDE DIRIGIRSE EN EL MATERIAL... 13
5.1.8. AYUDAS DIDÁCTICAS... 16
5.1.9. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE... 27
GUIA DE ESTUDIOS
MICROSOFT PROJECT 2003
1.
Introducción
El Instituto de Informática y Computación de la Universidad Tecnológica Equinoccial, para este nuevo período lectivo a abierto esta nueva modalidad de estudios virtual, en el cual utilizamos la tecnología más avanzada para educar, investigar y administrar los nuevos lineamientos de enseñanza – aprendizaje en el uso de las herramientas de Microsoft Office.
Con este antecedente, nos complacemos en dar a usted la bienvenida para este nuevo período de clases, en el cual, estamos seguros culminará con el mayor de los éxitos.
Mediante la modalidad de educación virtual los estudiantes pueden tener acceso a la Universidad y a las carreras que en ella se ofrecen, para lo cual realiza sus estudios directamente en su hogar o lugar de trabajo sin tener que asistir a recibir clases en forma presencial. El sistema garantiza, a través del método de enseñanza apropiadamente diseñado, el éxito total en el aprendizaje de Informática para cualquier carrera de la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, para aquellos estudiantes que posean un autodominio en disciplina de estudio y en organización de actividades, y un deseo de superación permanente.
El IDIC está interesado en que usted pueda utilizar Ofimática como una herramienta para su vida estudiantil y profesional. Por tanto este curso es el primer paso para eso.
Es conveniente que usted aprenda desde el principio a reflexionar con fundamento, de esa manera se estará preparando diariamente para ser un buen profesional respaldado por el conocimiento de Informática y por sobre todo para ocupar cargos de alta dirección.
2.
Datos Informativos:
Materia:
Microsoft Project 2003Área:
A aplicarse en general en todas las carreras de la Universidad Tecnológica Equinoccial.Bibliografía:
Todo el contenido de la asignatura se encuentra disponible en la plataforma diseñada especialmente para que usted pueda acceder a toda la información
necesaria para el uso de esta herramienta, además se le entregará un CD, el mismo que contiene el material y ejercicios tipo desarrollados paso a paso.
En el primer encuentro del ciclo se le explicará como ingresar a la dirección Web.
3. Información importante
El mayor interés del IDIC es que el estudiante desarrolle una LECTURA COMPRENSIVA del material que se encuentra disponible en Internet y/o en el CD. No debe olvidarse que el avance en dicha lectura se consigue reflexionando sobre el contenido de cada párrafo, comprendiendo el por qué de la estructuración de cada dato, tabla o gráfico, razonando los cálculos y analizando los resultados gráficos, numéricos o de texto. Necesita memorizar donde están los botones a usar de la barra de menú o de herramientas, para realizar alguna tarea en especial. Si toma en cuenta este consejo, progresivamente irá creciendo en usted, de modo sistemático, el conocimiento y la seguridad en si mismo y le será muy fácil resolver cualquier tipo de problema tanto de las tareas como de los exámenes.
Recuerde que para la evaluación de los conocimientos a través de los exámenes p esenciales r debe traba ar individualmente en el computador. Es conveniente que usted aprenda desde el j principio a reflexionar con fundamento, de esa manera se estará preparando diariamen e t para ser un buen profesional respaldado por el conocimiento de Informática y por sobre todo para ocupar cargos de alta dirección.
3.1. Estructura del material
El material ha sido diseñado estrictamente con apego al perfil del profesional de las carreras de la UNIVERSIDAD TECNÓLOGICA EQUINOCCIAL en lo que tiene que ver con Informática.
Luego de realizar la lectura comprensiva del material del curso y la práctica correspondiente, el estudiante debe entregar resuelto en cada módulo, las tareas diseñadas para el efecto. Los trabajos serán entregados a través del correo electrónico al Tutor de la materia que será asignado por el Instituto de Informática y Computación (IDIC). Se usará siempre las cuentas de correo que serán creadas al inicio del ciclo en el servidor de la U.T.E. para cada estudiante, quien enviará usando el Web Mail, dentro del plazo establecido en el cronograma publicado en el sitio Web de la Universidad.
Las cuentas de e-mail creadas estarán activas en el servidor de la UTE durante toda la vida estudiantil.
El estudiante tiene que fundamentar su estudio en el material guía que se le indicará en el primer encuentro del ciclo. Dicho material ha sido seleccionado considerando la claridad y simplicidad en la explicación de sus contenidos; el manejo didáctico, concreto y simple en el desarrollo de los temas.
En el primer encuentro a los estudiantes se les indicará cómo se desarrollará el curso, también se les asignará las cuentas de correo electrónico y algunas recomendaciones que les servirán para que empiecen su estudio.
Los temas expuestos son los siguientes:
3.1.1.
Temario:
Temas:
INTRODUCCION A PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto?
Partes constitutivas de un proyecto
Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Introducción
Creación de la programación
Modelos tradicionales de administración de proyectos Método de ruta crítica (MRC)
Diagrama de Gantt Ingreso a Microsoft Project Crear un nuevo proyecto Tareas
Fases Hitos
Realización de tareas en el orden y momento correcto
Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos laborales
Recopilación de recursos
Asignación de recursos a las tareas Asignación y administración de costos PROGRAMACIÓN
Temas:
La evaluación de fin de la programación La evaluación de la programación Verificación de la relación entre tareas Identificación de la ruta crítica
Búsqueda de márgenes de demora en la programación Revisión de las delimitaciones de las tareas
Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas
Búsqueda del costo de una tarea Reducción de la programación Sobre asignaciones
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado Reasignación del recurso
Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso Cambio de la programación laboral
Resolución automática y manual de las sobre asignaciones Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado Reducción de costos
Reducción de los costos por uso
Reducción de costos eliminando tareas Administración de los flujos de caja INFORMACIÓN DEL PROYECTO Tablas y filtros
Tablas Filtros
CONTROL DEL PROYECTO
Establecimiento de una línea base Actualización del proyecto
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Compartir información
Fondo de Recursos
IMPORTANTE.- En este material EL ESTUDIANTE INVESTIGARÁ TODO EL CONTENIDO
El material guía incluye de cada uno de los temas, el contenido necesario para que el estudiante luego de leerlo y practicar en forma individual esté en capacidad de realizar las tareas y el examen correspondiente.
Con los conocimientos adquiridos, el estudiante estará en condiciones de resolver las actividades solicitadas en cada período.
3.2. Sistema de evaluación
La asignatura Ofimática tiene el carácter de obligatorio para todos los estudiantes que opten por el sistema de educación a distancia y virtual. Al aprender y aprobar Informática el estudiante estará en capacidad de realizar tareas que tengan que ver con las otras asignaturas que haya elegido, pues es muy normal que se requiera realizar alguna investigación o consulta en el Internet y presentar el resultado en papel usando un procesador de textos.
En este módulo, los alumnos están en la obligación de cumplir con las siguientes tareas, las mismas que deberán ser enviados al correo electrónico de su tutor en las fechas establecidas en el cronograma, de acuerdo a lo siguiente:
Módulo Cant. Temas
Microsoft Project 1 9 Elementos básicos
9 Tareas, fases, hitos
9 Realización de tareas en el orden y momento
correcto
9 Asociación de tareas por fechas
9 Recopilación de recursos y especificación de los periodos laborables
9 Asignación de recursos a las tareas 9 Sobre asignaciones
9 Actualización del proyecto
Exámenes Cant. Temas
Examen General de Project
1 Examen General de Microsoft Project,
Las asesorías didácticas son espacios de tiempo diseñados para que usted pueda complementar de mejor manera sus conocimientos gracias a la ayuda que le brindará su tutor. En este espacio de tiempo que usted dispone deberá, con la ayuda de su tutor, resolver todas las dudas que haya tenido para solucionar algún ejercicio en particular, para ello, deberá exponer explícitamente todas sus dudas e inquietudes acerca del contenido que se encuentra estudiando hasta ese momento.
Nota: recuerde que usted tiene dos horas por semana de tutoría, que no son clases presenciales, éstas se desarrollan en base a las dudas que usted tenga sobre los temas estudiados y revisados por usted.
3.4. Actividades de aprendizaje
Se deberá orientar el trabajo hacia la programación de un proyecto, en el cual se deberá incluir las tareas, tiempos, costos y recursos.
3.4.1. Las horas de dedicación que debe cumplir durante el curso
Para que usted pueda llegar a adquirir todos los conocimientos que necesita para resolver un buen examen de Microsoft Project, usted tendrá que obligatoriamente cumplir con seis horas para este módulo, estas horas deben ser estrictamente prácticas.
Luego de esto, usted estará en capacidad de rendir un examen completo de Microsoft Project en aproximadamente dos horas o menos.
3.4.2. Entrega de trabajos
La entrega de los trabajos, deberán ser cumplidos estrictamente en las fechas asignados para ello en el cronograma, los cuales deberán ser enviados por medio de su cuenta de correo electrónico a su tutor.
El examen presencial que el estudiante lo hace en forma individual en el computador, está diseñado de tal manera que la máquina escoge aleatoriamente un examen de un banco de datos. Las preguntas del examen de un estudiante no coinciden con las del otro compañero que está dando en el computador adyacente.
3.5. Normas y recomendaciones
Los alumnos, que por A o B razón entregaren un trabajo copiado, la disposición que tiene el docente es de calificar con cero (0.0), esto será aplicado tanto al alumno que desarrolló el trabajo como para aquel que lo copió.
Los alumnos que no hubieren podido entregar los trabajos en las fechas previstas deberán presentar dentro de los tres (3) días laborables siguientes a la fecha de presentación, una solicitud al Jefe del Área Académica tendiente a conseguir una autorización para poder entregarlos, dentro del plazo que señale el Jefe del Área Académica, previo el pago de los derechos correspondientes.
En cuanto a los exámenes rendidos tardíamente, el IDIC se basa estrictamente de acuerdo al Reglamente del Alumno, que dice lo siguiente:
REGLAMENTO DEL ALUMNO (DE LOS EXÁMENES ATRASADOS)
“Los alumnos que no hubieren podido rendir los exámenes en las fechas previstas deberán presentar dentro de los tres (3) días laborables siguientes a la fecha del examen, una solicitud al Jefe del Área Académica tendiente a conseguir una autorización para poder rendirlos, en las fechas indicadas en el cronograma, previo el pago de los derechos correspondientes.”
3.6. Sugerencias sobre la buena utilización del tiempo.
Recuerde que la modalidad de estudios que usted ha escogido le permite trabajar con los contenidos de la materia en los momentos que usted disponga de tiempo, ya sean en su trabajo o en su hogar. Es necesario que usted cumpla a cabalidad con las horas destinadas para cada uno de los módulos que debe aprobar, ya que siendo organizado y estricto en las horas que dispone para ello, será lo que a usted le lleve a culminar con éxito la materia.
Usted dispone de dos horas semanales para tutorías, no las desperdicie, por lo tanto, revise la guía, estudie cada uno de los temas planteados en el módulo, anote sus inquietudes, subraye aquello que no entienda, todo esto con el objetivo de que al momento que usted asista a la tutoría sepa con exactitud lo que necesita preguntar y de esta forma no desaprovechará su tiempo ni el de su tutor.
En cuanto a la presentación de trabajos, vaya resolviéndolos poco a poco, y de esta forma se irá memorizando paulatinamente los pasos que debe seguir para realizar
tal o cual tarea, si es necesario tome note de cada uno de los pasos, repita las veces que sean necesarios, y de esta forma garantizará el 100% la solución del examen.
No espere al final para comenzar a resolver. Hágalo con tiempo.
4.
Objetivos de la asignatura
4.1. Objetivos educativo e instructivo de la materia
4.1.1. Educativo
Apoyar en la formación de profesionales con conocimientos básicos en la administración y control de proyectos, utilizando para tal efecto el Microsoft Project como herramienta que permita realizar los mismos en el tiempo previsto y con los costos establecidos; y así incrementar la credibilidad de los usuarios.
4.1.2. Instructivo
Utilizar los recursos que proporciona la herramienta Microsoft Project, que permitan la administración y control de proyectos, en la que se incluyan nuevas tendencias pedagógicas como aprendizaje activo, colaborativo y trabajo en equipo.
4.2. Prerrequisitos
Para poder matricularse en el segundo año de su carrera, sea cual fuere esta, el alumno deberá tener aprobado la materia de Ofimática.
• Para que un alumno de la UTE, reciba el curso de Ofimática, previamente debe haber cumplido las formalidades de matrícula en la carrera de su interés, de acuerdo a los calendarios que el mismo publique para el efecto. • Aquellos alumnos que se hayan inscrito en el curso para un determinado
periodo, solo podrán cambiarse de horario antes de la iniciación del mismo.
4.3. El período de estudio
5.
PRIMER MODULO
Luego de familiarizarse con la terminología básica que se usa en Proyectos, es importante identificar cuales son cada uno de los recursos que se van a utilizar. Se incluyen: Diagrama de Gantt, Hoja de Recursos, Uso de tareas, Uso de recursos.
Para ahorrar espacio en el disco duro y agilitar el envío de información a través del Internet disminuyendo el tamaño de los archivos, se utiliza el programa llamado Winzip, que permite comprimir y descomprimir un archivo.
5.1. Unidad didáctica I
5.1.1. Elementos introductorios
Utilizar Microsoft Project 2003 como herramienta en las actividades.
5.1.2. Contenido de la unidad
9 Al finalizar el módulo se esperaque el estudiante entienda la forma fácil de crear un proyecto con Microsoft Project ingresando la fecha de inicialización, las actividades a desarrollarse y los recursos necesarios para realizarlas.
9 En lo posterior hará un seguimiento del mismo tratando de determinar si el
proyecto va por buen camino o se ha retrazado tomando los correctivos necesarios.
9 Microsoft Project es una herramienta de computación que le ayudará a gestionar los proyectos de manera más eficiente.
9 Además deberá apoyarse en la información entregada de este módulo.
5.1.3. Objetivos específicos
• Aprender a ingresar la información para la administración de proyectos en la hoja que corresponde
• Identificar los recursos que se usarán durante el desarrollo del proyecto
• Realizar las respectivas asignaciones de recursos tanto material como de trabajo
5.1.4.
Formas y técnicas de aprendizaje que puede aplicar el
estudiante
La única forma que el estudiante dispone para aprender es leer detenidamente la teoría que se ofrece en el manual de Microsoft Project y desarrollar varios ejercicios con el contenido que se encuentran en los ejercicios de aplicación, repetir estos hasta que se encuentre claro el tema estudiado.
5.1.5. Recomendaciones.
El mayor interés de este modulo es que el estudiante logre obtener los conocimientos básicos para manejar su computadora, acceder al Internet y bajar información e imágenes que pueden ayudar tanto en su vida personal como profesional, usando las herramientas adecuadas para ahorrarse tiempo y esfuerzo en la preparación de cualquier tipo de trabajo..
Recuerde: El IDIC está interesado en que usted pueda utilizar la Ofimática como
una herramienta para su vida estudiantil y profesional. Este curso es el primer paso para eso.
5.1.6. Asesoría didáctica No. 1
Revise el contenido del manual, correspondientes a creación de proyectos utilizando Microsoft Project. Con esta lectura conseguirá comprender la forma de cómo iniciar Microsoft Project y crear un archivo de proyecto basado en una plantilla introduciendo una fecha de comienzo, especificando las propiedades y almacenando el archivo para su posterior utilización.
La lectura comprensiva de esta parte introductoria le servirá de base para todo el aprendizaje de la asignatura a lo largo de las próximas semanas.
5.1.7. A dónde dirigirse en el material.
Revise el manual de Microsoft Project 2003, en este texto encontrará los temas fundamentales que necesita para su aprendizaje. Léalos detenidamente y aplique el contenido de estos textos en los ejercicios que se encuentra desarrollando.
Microsoft Project 2003: Introducción
Tema Pág.
INTRODUCCION A PROYECTOS 1
¿Qué es un Proyecto? 1
Partes constitutivas de un proyecto 1
Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto 2
Microsoft Project 2003: Administración
Tema Pág.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS 3
Introducción 3
Creación de la programación 4
Modelos tradicionales de administración de proyectos 4
Método de ruta crítica (MRC) 4
Diagrama de Gantt 5
Ingreso a Microsoft Project 6
Crear un nuevo proyecto 8
Tareas 13 Fases 16 Hitos 19
Realización de tareas en el orden y momento correcto 21
Asociación de tareas por fechas y especificación de los
períodos laborales 29
Recopilación de recursos 35
Asignación de recursos a las tareas 40
Asignación y administración de costos 43
Microsoft Project 2003: Programación
Tema Pág.
PROGRAMACIÓN 46
Métodos para evaluar y ajustar la programación 46
La evaluación de fin de la programación 47
Tema Pág.
Verificación de la relación entre tareas 49
Identificación de la ruta crítica 49
Búsqueda de márgenes de demora en la programación 49
Revisión de las delimitaciones de las tareas 50
Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones
de tareas 50
Búsqueda del costo de una tarea 51
Reducción de la programación 53
Sobre asignaciones 56
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre
asignado 57
Reasignación del recurso 57
Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso 57
Cambio de la programación laboral 58
Resolución automática y manual de las sobre asignaciones 58
Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado 59
Reducción de costos 59
Reducción de los costos por uso 59
Reducción de costos eliminando tareas 60
Administración de los flujos de caja 60
Microsoft Project 2003: Información Del proyecto
Tema Pág.
INFORMACIÓN DEL PROYECTO 60
Tablas y filtros 60
Tablas 61 Filtros 75
Microsoft Project 2003: Control del proyecto
Tema Pág.
CONTROL DEL PROYECTO 91
Establecimiento de una línea base 91
Microsoft Project 2003: Intercambio de Información Tema Pág. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN 99 Compartir información 99 Fondo de Recursos 99
5.1.8. Ayudas didácticas
Ayuda 1Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la creación de proyectos utilizando Microsoft Project. Con esta lectura conseguirá comprender la forma de cómo iniciar Microsoft Project y crear un archivo de proyecto basado en una plantilla introduciendo una fecha de comienzo, especificando las propiedades y almacenando el archivo para su posterior utilización.
• Para ingresar a Microsoft Project, pulse el botón Inicio (Start) en la barra de tareas de Windows.
• Seleccione Programas (Programs) en el Menú Inicio y elija Microsoft Office, posteriormente seleccione Microsoft Project 2003
• Para crear un archivo de proyecto, elija Nuevo (New) en el menú Archivo (File).
• Seleccione la ficha Proyecto en blanco y luego Aceptar (Ok).
• Para especificar una fecha de comienzo, vaya al menú Proyecto (Project) y elija la opción Información del Proyecto (Project Information) escriba o seleccione la fecha deseada en el cuadro Fecha de comienzo (Start date), finalmente pulse Aceptar (Ok).
• Para introducir las propiedades sobre un archivo de Microsoft Project, seleccione propiedades (Properties) en el menú Archivo (File).
• Seleccione la ficha resumen y a continuación introduzca la siguiente información: Título: Proyecto de práctica; Autor: Sus apellidos y nombres; Organización: La escuela a la que pertenece. Luego pulse Aceptar (Ok).
• Para almacenar un archivo en Microsoft Project, seleccione la opción
Guardar como (Save as) del menú Archivo (File). Guárdelo con el nombre “proyectop” en la carpeta Mis Documentos. Almacene el archivo sin línea de base.
Ayuda 2
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la introducción y organización de las tareas en un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera de trabajar con las tareas. Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto, las cuales describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos. Conoceremos los fundamentos básicos en la creación y organización de tareas en la secuencia más óptima con la duración apropiada.
• Usando la hoja Diagrama de Gantt (Gantt Chart), para introducir las tareas y su duración, ingrese lo siguiente:
Nº Nombre de tarea (Task Name) Duración (Duration)
PRIMERA FASE (Nombre de la Fase 1)
1 Preproducción 1d (1 día)
2 Reparto de guión 2s (2 semanas)
3 Montaje coreográfico 3s
4 Producción 1d (1 día)
5 Ensayo 3d
Fin fase 1 (Hito) 0d
SEGUNDA FASE (Nombre de la Fase 2)
6 Rodaje 2d
7 Postproducción 1d
8 Montaje 1s
9 Añadir música final 1s
Fin fase 2 (Hito) 0d
TERCERA FASE (Nombre de la Fase 3)
10 Reproducción del doblaje principal 1d
11 Entrega del video final 1d
Fin fase 3 (Hito) 0d
Para realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo conocer cuando finalizará la primera fase, se crea un hito. El hito representa el final de una fase o proyecto y se lo representa con una duración de 0 días, se lo identifica por que adquiere la siguiente apariencia:
• Seleccione las tareas 1, 2, 3, 4 y 5 e inmediatamente pulse el botón Aplicar
realice el mismo procedimiento con las dos fases más. El resultado más o menos se verá de la siguiente manera:
PRIMERA FASE Reparto de guión Montaje coreográfico Producción Ensayo Fin Fase 1 SEGUNDA FASE Rodaje Postproducción Montaje Añadir música final Fin Fase 2
TERCERA FASE
Reproducción del doblaje principal Entrega del video final
Fin Fase 3
• Vincule las tareas para que se desarrollen en un determinado orden. En el diagrama de Gantt se distinguen los siguientes tipos de relación:
La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. (Finish to Start).
La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. (Start to Start).
La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. (Finish to Finish).
La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. (Start to Finish).
Cabe indicar que de acuerdo a los vínculos que tienen cada una de las tareas, pueden aumentar o disminuir el tiempo de duración de un proyecto, de la siguiente forma:
Relación Final – Inicio: Este tipo de vínculo aumenta la duración de un proyecto.
Relación Inicio – Inicio: Reduce la duración de un proyecto ya que las tareas se solapan
Relación Final – Final: Reducen la duración del proyecto
Seleccione las tareas 1 y 2 y vincule con la relación fin a comienzo (Finish to Start), es decir, la tarea 1 se termina y empieza la tarea 2. Una vez que se encuentren seleccionadas haga un clic en siguiente icono el mismo que se encuentra en la barra de herramientas estándar.
Seleccione y vincule las tareas 2 a la 11 con relaciones fin a comienzo (Finish to Start) y realice el mismo procedimiento anterior.
• De la misma forma que vinculó las tareas, ahora vincule las fases de la siguiente manera:
Primera y segunda fase Final a Comienzo (Finish to Start) Segunda y tercera fase Final a Comienzo (Finish to Start)
Ayuda 3
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la introducción y organización de los recursos para un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como programar los recursos que trabajarán en el proyecto. Podremos introducir información de recurso básica de las personas que participarán en el proyecto, del equipamiento que será utilizado y del material que será consumido. Conoceremos los fundamentos básicos en la creación y organización de recursos en forma apropiada.
• Para ingresar los recursos en el proyecto, active la hoja de recursos (Resource Sheet).
• Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre
del recurso (Resource Name). Escriba Operador de cámara y pulse tab. Los
dos tipos de recursos son trabajo (Work) y material (material). En
campo Capacidad máxima (Max. Units). Cabe explicar que la columna de Grupo no la vamos a utilizar debido a que esta sirve para obtener costos por grupos, por ejemplo Costos del grupo Financiero, costos del grupo administrativo, costos del grupo de producción, etc. y realizar esta tarea no está contemplada dentro del pensum a estudiar.
• Ingrese los siguientes recursos para el proyecto:
Nº Nombre del recurso Capacidad Máxima
2 Coreógrafo 100% 3 Director 100% 4 Editor 100% 5 Productor 100% 6 Personal de producción 400% 7 Ingeniero de sonido 300% 8 Talento 800% Ayuda 4
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la asignación de recursos a las tareas en un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como asignar un recurso a una tarea. Podremos visualizar los valores para la duración, unidad y trabajo. Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea especifica para la realización del trabajo, por lo tanto una tarea mas un recurso igual a una asignación (Tarea + Recurso = Asignación). Conoceremos los fundamentos básicos en la creación y organización de recursos para cada una de las tareas de un proyecto en forma apropiada.
• Cada proyecto está delimitado por el tiempo y el costo. Haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra de vistas y pulse el botón Asignar recurso
(Assign Resources) en la barra de Herramientas Estándar e ingrese la
siguiente información para la tarea Reparto de guión: Coreógrafo (100%), Director (100%), Editor (100%) y Productor (100%).
• Asigne los siguientes recursos a las tareas con los valores de unidades mostrados a continuación:
Nº Nombre de tarea Unidades
3 Montaje coreográfico Operador de cámara (100%)
Coreógrafo (100%) Talento (100%)
Operador de cámara (100%) Director (100%) Personal de producción (200%) Ingeniero de sonido (100%) Talento (800%) 6 Rodaje Coreógrafo (100%) Operador de cámara (100%) Director (100%) Personal de producción (400%) Ingeniero de sonido (100%) Talento (800%) 8 Montaje Director (100%) Editor (100%) Productor (100%)
9 Añadir música final Director (100%)
Editor (100%)
Ingeniero de sonido (100%)
10 Reprod doblaje principal Ingeniero de sonido (100%)
11 Entrega del video final Productor (100%)
• La vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) mostrará los recursos asignados para cada tarea.
Ayuda 5
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la asignación y administración de costos en un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como asignar los costos para lo cual debe establecer una tasa estándar para los diferentes recursos, políticas para pago de horas extras y la forma de pago. Dependiendo de las prioridades del proyecto y de las políticas establecidas por la organización debemos administrar los costos de los recursos en forma apropiada.
• Ingrese los costos asociados a cada recurso. Los costos establecidos en la
tasa estándar (Std. Rate) por unidad de tiempo, serán los siguientes:
Nº Nombre del recurso Tasa estándar
1 Operado de cámara $ 22/h
2 Coreógrafo $ 300/d
4 Editor $ 45/h
5 Productor $ 1600/s
6 Personal de producción $ 20/h
7 Ingeniero de sonido $ 800/s
8 Talento $ 0/h
• Ingrese los costos por hora extra (Ovt. Rate) asociados a cada recurso, los mismos que se muestran a continuación:
Nº Nombre del recurso Tasa horas extra
1 Operado de cámara $ 33/h 2 Coreógrafo $ 0/h 3 Director $ 0/h 4 Editor $ 67,5/h 5 Productor $ 0/h 6 Personal de producción $ 30/h 7 Ingeniero de sonido $ 0/h 8 Talento $ 0/h
• Ingrese en el campo acumular los datos (Accrue At) asociados con la forma de pago siguiente:
Nº Nombre del recurso Acumular
1 Operado de cámara Prorrateo
2 Coreógrafo Prorrateo
3 Director Fin
4 Editor Prorrateo
5 Productor Fin
6 Personal de producción Prorrateo
7 Ingeniero de sonido Prorrateo
8 Talento Prorrateo
Ayuda 6
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la asignación de las tareas por fechas y la especificación de los períodos no laborables en un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como cambiar el tiempo de trabajo del proyecto y crear períodos no laborables como por ejemplo vacaciones, crear un calendario de tarea y aplicarlos a todas las tareas.
Conoceremos la forma de refinar la planificación del proyecto comenzando con los detalles de las tareas.
• Conociendo las fechas aproximadas en las que deberá terminarse el proyecto, se puede introducir algunos ajustes sobre el horario de trabajo. Teniendo la oportunidad de refinar algunas asignaciones de recursos individualmente. Visualice los ajustes del tiempo de trabajo en el calendario del proyecto estándar. Para conocer cual es el tipo de calendario utilizado en el proyecto, elija información del proyecto (Project Information) en el menú proyecto (Project).
• Defina los días 1 y 2 de enero del 2005 como período no laborable para el
proyecto completo, elija cambiar calendario laboral (Change working
Time) en el menú Herramientas (Tools)
• El recurso denominado Talento ha comunicado que los días 5,6 y 7 de enero del 2005 no están disponibles para trabajar en el proyecto, así que los vamos a designar como días no laborables para el recurso denominado
Talento. Seleccione Cambiar calendario laboral (Change working Time)
del menú Herramientas (Tools).
• Seleccione la tarea 5, Ensayo en la vista uso de tareas. Visualice los valores de trabajo en la escala temporal.
• Aplique un perfil en la asignación Personal de producción de la tarea Ensayo para que sean asignadas 8 horas por día durante los tres días que serán empleados en la tarea.
Ayuda 7
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a los métodos de ajustes y evaluación de la programación en un proyecto. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como refinar los detalles de las tareas, visualizar los costos y programar los recursos para trabajar durante el transcurso del proyecto.
• En un nuevo planteamiento del proyecto, se define la entrega del mismo para el 21 de febrero, para lo cual debemos hacer lo siguiente:
• Ingresar una fecha límite para el hito de la tarea 11, Distribución de video final, en la vista Diagrama de Gantt.(Gantt Chart) De doble clic en el nombre de la tarea, seleccione la ficha avanzado, escriba o seleccione 21/01/05 y pulse el botón Aceptar (Ok).
• Ingrese un adelanto de tres días entre la tarea 9 (Añadir música final) y su predecesora la tarea 8 (Montaje). Haga doble clic en la tarea 9 en la tabla Entrada, seleccione la ficha Predecesores, escriba -3 días en el campo
Posposición (Lag) de la tarea 8 predecesora y luego Aceptar (Ok).
• Cambie la duración de la tarea 3, Montaje coreográfico, de 3 semanas a 12 días.
• Cambie la relación de tarea entre la Tarea 9 (Añadir música final) y la tarea 10 (Reproducción del doblaje principal). Haga doble clic en el nombre de la tarea 10 en la tabla Entrada, En el cuadro de diálogo Información de la tarea, haga clic en el campo Tipo de la tarea 9 predecesora. Seleccione Fin a
Fin (Finish to Finish) y pulse el botón Aceptar (Ok).
Ayuda 8
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a las sobre asignaciones en un proyecto y las formas de resolverlas para que un proyecto se desarrolle sin retrazo y pueda ser entregado a tiempo. Con esta lectura conseguirá comprender la manera como refinar los detalles de las tareas y mejorar el uso de los recursos, evaluando así el proyecto y aplicando los correctivos para que se desarrolle de una manera óptima.
Se dice que un recurso está sobre-asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se dice que un recurso está sub-asignado cuando no está usado completamente.
Para resolver la sobre-asignación de recursos deberá asignarlos de manera diferente o bien será necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso esté disponible.
La redistribución de recursos es el proceso de retrazar el trabajo de un recurso en una tarea para la resolución de una sobre-asignación.
Uno de los requerimientos del proyecto es que el coste total del mismo sin incluir el equipamiento y los suministros no puede superar los $30000. Además como un buen administrador del proyecto debe asegurar que ninguno de los recursos tenga asignado más trabajo del que puede desarrollar. Para revisar los recursos sobre asignados realice lo siguiente: Vamos a determinar la distribución del trabajo para los diferentes recursos,
aplicar. Localice los recursos que estén sobre-asignados, estos aparecerán marcados con el texto en color rojo.
Realice la redistribución de los recursos sobre asignados por día, para ello,
seleccione Redistribuir recursos (Level Resources) en el menú
Herramientas (Tools) y después elija las opciones de redistribución deseadas.
Seleccione Mas vistas (More Views) en el menú Ver (View), elija Gantt de
redistribución (Leveling Resources) y después pulse Aplicar (Apply). Al observar la fecha de fin de proyecto veremos el efecto que se ha producido
al realizar la redistribución.
Ayuda 9
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a los filtros, éstos permitirán entregar información solamente de un área específica dada a través de un criterio. Es una característica que me permite cambiar la visualización de la información de tareas y recursos en Microsoft Project. Un filtro oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen un criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que se está interesado. El filtrado no cambiará los datos del archivo grabado en Microsoft Project, solo el modo en que son visualizados.
Se solicita información sobre determinados costos. En primer lugar, se quiere revisar los costos de recursos listados de mayor a menor cuantía. El administrador del proyecto necesita la aprobación de aquellos recursos cuyo costo supera los $5000, de modo que desea visualizar los recursos que intervienen. Realice lo siguiente:
• Active la vista Hoja de recursos (Resource Sheet) • Active la Tabla costo.
• Ordene los recursos por costo.
• Pulse el botón Autofiltro, visualice las flechas a la derecha de los encabezados de columna.
Filtre la columna Costo para visualizar solo los recursos cuyo costo superan los $ 5000.
Además un director ha solicitado un resumen mensual del calendario para
su trabajo en el proyecto. Para ello necesita hacer lo siguiente: Active la vista Calendario.
Aplique el filtro correspondiente para poder visualizar solo las tareas que utilicen el recurso Director. Seleccione Filtro para: Todas las tareas del proyecto y después elija Que utilizan el recurso.
En la lista desplegable del cuadro Mostrar tareas seleccione Director y después pulse el botón Aceptar (Ok).
Ayuda 10
Revise el contenido de Microsoft Project correspondiente a la creación y uso de las tablas, para entregar información solamente de un área específica. Una forma de analizar los datos de un proyecto, es por medio de tablas, una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos, organizados en columnas verticales y en filas horizontales. Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila representa una única tarea o recurso. La intersección de una columna y una fila se le denomina campo (en términos de base de datos) o celda (en términos de una hoja de cálculo).
Elija Más vistas (More View) en el menú Ver (View).
Elija Hoja de tareas (Task Sheet) y después pulse Aplicar (Apply).
Seleccione Tabla (Table): Entrada (Entry) en el menú Ver (View) y después elija Más tablas (More Tables).
Pulse nueva (New) y escriba Tabla de producción en el cuadro nombre.
Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna
Nombre de campo (Field Name) y después de cada selección, pulse el botón
Insertar fila (Insert Row): Id, Nombre de tarea, Comienzo y costo. Cambie el orden de los campos Comienzo antes de Nombre.
Visualice la nueva tabla en el cuadro de dialogo Más tablas (More Tables), selecciónela y pulse el botón Aplicar (Apply).
Ayuda 11
Revise el contenido de las páginas Web correspondientes al establecimiento de una línea base para registrar el progreso actual y comprobar el estado del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea de base.
El administrador del proyecto ha solicitado ver el progreso realizado hasta el momento y desearía una imagen de resumen del proyecto. Aunque sabemos
que el costo del proyecto actualmente fluctúa entre $25000 y $30000, desearía conocer los recursos clave para intentar hacer algunos recortes en la fase de postproducción.
Cree la línea de base para el proyecto. Seleccione Seguimiento (Tracking) en
el menú Herramientas (Tools) y elija Guardar línea de base (Save
Baseline), le aparecerá el cuadro de diálogo Guardar línea de base (Save Baseline) y pulse Aceptar (Ok).
Active la vista Diagrama de Gantt (Gantt Chart), seleccione Seguimiento (Tracking) en el menú Herramientas (Tools) y elija Actualizar proyecto (Update Project).
Seleccione la opción Actualizar trabajo completado (Update work as
complete through). Escriba o seleccione 15/01/2005 en el cuadro de lista
adyacente de Fecha, y pulse Aceptar (Ok).
Visualice la línea y las barras de la programación de las tareas. Microsoft Project traza barras de progreso en las barras de Gantt.
Visualicemos la programación actual junto con la línea de base. Para ello
realicemos lo siguiente:
Seleccione Más vistas (More View) en el menú Ver (View).
Asegúrese que se encuentra seleccionado la vista Gantt de seguimiento
(Tracking Gantt) y pulse copiar (Copy). Escriba Gantt provisional en el cuadro Nombre y pulse el botón Aceptar (Ok).
Seleccione la nueva vista y pulse el botón Aplicar (Apply). Seleccione un Estilo de barra con el color amarrillo.
Visualice el desarrollo de su proyecto.
Seleccione Información del proyecto (Project Information) en el menú
Proyecto (Project).
Escriba o elija la fecha deseada en el cuadro Fecha de estado.
Seleccione Tabla (Table) en el menú Ver (View) y elija Más tablas (More
Tables). Seleccione Valor acumulado (Earned Value) en la lista Tablas
(Tables) y pulse el botón Aplicar (Apply)
Visualice el informe de resumen del proyecto, es decir, un informe general en la ventana Vista preliminar.
5.1.9. Actividades de Aprendizaje
Resuelva el sexto trabajo, el mismo que debe ser entregado a su tutor, enviándolo por correo electrónico.
5.1.10.
Evaluación de las actividades
Tema Trabajo Examen Ponderación/30