DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA MEMORIAS 2011 MARZO 2012

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Texto completo

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D I R E C C I Ó N D E A U D I T O R I A I N T E R N A

M E M O R I A S 2 0 1 1

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La gestión de la Dirección de Auditoría Interna, se caracterizó por el progresivo cumplimiento del Plan Estratégico 2011. Esta memoria incluye: Auditorias, Investigaciones, Revisiones, Análisis, entre otros realizados en el área de concepción de EDEESTE y los resultados en su ámbitos de gestión.

Estructura de la Dirección de Auditoría 2011

Atendiendo a los lineamientos del Manual de organización y la homologación de funciones de las EDEs, a finales del 2011, la DAI se transformo creando tres nuevas gerencias (Gerencia Técnica Comercial, Gerencia Administrativa y Financiera y Gerencia de Sistemas Informáticos) .

A partir del mes de Marzo 2011, con el cumplimiento de los lineamientos de reingeniería de la DAI, se incorporaron 5 miembros.

La Dirección de Auditoría cuenta actualmente con 15 miembros, compuesto por: 1 Director de Auditoría, 1 Asistente Administrativa, 1 Gerentes de Auditoría Comercial y Técnica, 1 Gerente de Auditoría Administrativa y Financiera, 1 Gerente de Auditoría de Sistemas Informáticos, 1 Ingeniero Eléctrico, 1 Ingeniero de Sistema, 7 Auditores y 1chofer.

A todo esto, como se describe en el siguiente Organigrama:

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TRABAJOS REALIZADO POR LA DIRECCION DE AUDITORIA DURANTE EL 2011

OBJETIVO

Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 01 de enero al 31 de Diciembre del 2011.

ALCANCE

Esta memoria incluye los trabajos realizados a las diferentes Direcciones, tanto operativas, como Financiera de la Empresa. Estos trabajos, están clasificados en los del Plan Estratégico de Mayor Impacto para la Empresa, y otros trabajos de menor impacto para la empresa, así, como la confirmación de las ejecuciones de las Recomendaciones de los Informes, por los Auditores en las diferentes áreas de la Empresa.

ANALISIS

La Dirección de Auditoría Interna, ha realizado durante el año 2011, los trabajos que presentamos a continuación, con los principales indicadores de desempeño de la DAI:

Principales Indicadores de desempeño

Indicador Cantidad

Informes Realizados 131

Gerencia General 4

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Dirección de Finanzas

Dirección de Perdidas

Dirección de Distribución

Dirección de Recursos

Recomendaciones de los Informes

Recomendaciones Cumplidas

131

Informes Realizados

Principales Indicadores de desempeño

11% 4% 2%

19%

Informes Realizados por Dirección

Dirección de Finanzas

Dirección de Perdidas

Dirección de Distribución

Dirección de Recursos

Recomendaciones de los Informes 18

Recomendaciones Cumplidas 17

189

Recomendaciones de los Informes

Recomendaciones Cumplidas

Principales Indicadores de desempeño

3%

61% 19%

Informes Realizados por Dirección

Gerencia General Dirección Comercial Dirección de Finanzas Dirección de Perdidas Dirección de Distribución Dirección de Recursos 15 5 2 25 189 178 178 Recomendaciones Cumplidas

Principales Indicadores de desempeño

Informes Realizados por Dirección

Gerencia General Dirección Comercial Dirección de Finanzas Dirección de Perdidas Dirección de Distribución Dirección de Recursos

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De estos informes, presentaremos a continuación los del Plan Estratégico para la Empresa, así, como otros informes por Dirección:

 Dirección Comercial:

Informes de acuerdo al Plan Estratégico 2011

• Informes Proyecto de Monitoreo a las 13 oficinas comerciales (100% realizado)

• Informes Revisión Deudas Baja Forzada de los Clientes en las 13 Comerciales, (100% realizado)

• informes de materiales eléctricos de mayor impacto utilizados en las 13 comerciales, (100% realizado)

• Informe arqueos cajas a las estafetas desmonte PRA, (80% realizado).

• Informe Arqueos a los Fondos de Caja General de las 13 Comerciales, (100% realizado)

• Informe arqueos de caja de las 35 Agencias Comerciales, ( 75% realizado)

Otros Informes de la Dirección Comercial

• Auditoria de las notas de crédito de parte de ópalo s.a., a favor de EDEEste

• Auditoria fraude en la oficina comercial las Américas

• Auditoria de cobros EX P.R.A. Por fraude en la oficina comercial las Américas

• Investigación cubicaciones del contratista OSIECORSA

• Investigación a cambios de tarifa unilaterales en la de cartera de grandes clientes

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• Investigación a cobros irregulares en la estafeta EX P.R.A. Los mulos-la romana

• Monitoreo revisiones expedientes control previo dirección comercial

ARQUEO DE CAJA COMERCIAL Y CAJA CHICA

• 21 Arqueos a los fondos de Caja General de las Oficinas Comerciales • 12 Arqueos a los fondos de Caja General de las Agencias de

Desmonte P.R.A.

• 28 Arqueos de Caja Chica

INVESTIGACIONES AREA DE CAJA

• Investigación cobros estafeta EX P.R.A. Mendoza

• Investigación sobrante en depósito agencia comercial san Isidro • Investigación cobros y depósitos estafeta EX P.R.A. Barrio blanco, san

Pedro de Macorís

• Investigación cobros y depósitos estafeta EX P.R.A. Barrio lindo, san Pedro de Macorís

• Investigación cobros y depósitos estafeta EX P.R.A. Buenos aires, san Pedro de Macorís

• Investigación recibos re impresos estafeta EX P.R.A.

• Investigación por faltante en depósito oficina Megacentro

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 Dirección de Distribución:

PLANIFICACION ESTRATEGICA 2011

• Contratos de Obras de los Contratistas

• Comparación Precios Base de Direcciones de Control de Pérdida y de Distribución.

 Dirección de Control de Perdidas:

PLANIFICACION ESTRATEGICA 2011

• Revisión Contratos de Obras Grandes Clientes • Revisión contrato de Obras Barrios en Desarrollo

• Revisión Precios Base de Obras PTIRP

 Dirección de Recursos:

• Análisis de los Transformadores descartados, en función del precio de venta para Subasta.

• Revisión Expediente Torre Empresarial San Isidro

• Análisis de los Documentos de los Vehículos Robados y póliza de seguros BanReservas.

• Auditoria a las Notas de Crédito Aplicadas a la póliza de seguros de vehículos Propiedad de EDE Este, con seguros BanReservas.

• Pólizas de Seguros de los Activos Fijos de EDE Este del Seguro BanReservas.

• Análisis y Verificación de los Gastos presentados por la Empresa SEIS SIGMA.

• Investigación de los Vehículos a ser vendidos en Pública Subasta. • Investigación sobre Orden de Compras modificada en el Sistema

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• Observación Subasta de las Chatarras realizada el 22/10/2011.

 Dirección Compras de Energía y Regulaciones:

• Auditoría Compra de Energía en 2010.

• Auditoría Compra de Energía vs. Facturación 2010. • Auditoría Compra de Energía 1er Trimestre 2011

 Dirección de Finanzas:

PLANIFICACION ESTRATEGICA 2011

• 12 Monitoreo de Control Previo en diferentes áreas.

• Apoyo a las Observaciones de las Conciliaciones Bancarias. • Informe Sobre Depuración Compromiso con Suplidores.

• Saneamientos a las Salvedades de la Carta de Gerencia del 2010, KPMG

OTROS TRABAJOS

• Saneamiento de Diferencias Positivas y Negativas del inventario del 2010.

• Auditoria a las Cuentas Bancarias Embargadas a EDE Este al 30 de Junio 2011

• Análisis de Cheques en tránsito y caducados pendientes de entrega. • Investigación Relay TPU 2000r/ret544.

• Observación de activos en desuso.  Dirección Legal:

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• Verificación de los Gastos presentado Por la Cía. SEIS SIGMA, S.A.

• Análisis de los Documentos de los Vehículos Robados, y las pólizas de seguros BanReservas de EDESTE

 Dirección de Asuntos Corporativos:

• Investigación a expediente de publicidad con “Telemicro”.

ACTUALIZACIONES Y/O PROPUESTAS DE PROCEDIMIENTOS OTROS TRABAJOS

• Procedimiento de Caja Chica.

• Propuesta de Política de Negociación Clientes Desmonte P.R.A. • Procedimiento de Gestión de Cobranzas a Suministros por impago. • Procedimiento de Cobranza de Deuda de Suministros en baja por

impago.

• Procedimiento de Baja Forzada de Contrato • Revisión y Actualización de la Política de Viáticos. • Propuesta Política de Pago.

• Procedimiento cuadre de caja y liquidaciones de oficinas comerciales.

• Creación procedimiento manejo de cheques. • Actualización del Procedimiento de Caja Chica

Recomendaciones

De estos informes, salieron 189 recomendaciones de los hallazgos encontrados durante las auditorias realizadas tanto en Terreno, como a nivel de documentos en las áreas de concesión de EDEESTE. De estas recomendaciones, presentaremos a continuación las Direcciones que cumplieron con sus aplicaciones;

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UNIDAD O DEPENDENCIA CANTIDAD DE RECOMENDACIONES

RECOMENDACIO

NES CUMPLIDAS VARIACION

EF ECTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO

GERENC IA GENERAL 17 17 0 100%

DIREC C ION C OMERC IAL 81 81 0 100%

DIREC C ION FINANC IERA 52 41 11 79%

DIREC C ION C OMPRAS DE ENERGIA Y REGULAC IONES 3 3 100%

DIREC C ION DE REC URSOS 14 14 0 100%

DIREC C ION DE DISTRIBUC ION 2 2 0 100%

DIREC C ION DE SEGURIDAD FISIC A 5 5 0 100%

DIREC C ION DE C ONTROL DE PERDIDAS 6 6 0 100%

DIREC C ION LEGAL 7 7 0 100%

DIREC C ION DE ASUNTOS C ORPORATIVOS 2 2 0 100%

PROMEDIO DE CUMPLIMIENTO---> 189 178 11 94%

DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

ANALISIS DE RECOMENDACIONES CONFIRMADAS POR DIRECCION

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

ANALISIS DE RECOMENDACIONES

CONFIRMADAS POR DIRECCION

CANTIDAD DE RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES CUMPLIDAS VARIACION

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Como podemos observar en el cuadro anterior, de manera conjunta las áreas de de empresa han cumplido con la aplicación de las recomendaciones, en un

Las Direcciones de la empresa cumplieron en un

recomendaciones sugeridas por la Dirección de Auditoría Interna, excepto la Dirección de Finanza,

41, para un 79%.

Es importante señalar, que a Gerencia General, le correspondieron 17 recomendaciones y las mismas fueron cumplidas en un cien por ciento (100%). Asimismo instruy

recomendaciones de los Informes de Auditorias.

También, hay que reseñar las reuniones semanales, que realiza el Ing. Francisco Leiva, Gerente General, con el Staff de Ejecutivos, donde se pasa balance de los temas más importantes de la semana, que hayan ocurrido en el área de Concesión de la Empresa, y buscarle soluciones a los mismos. Estas reuniones mantiene

que acontece en la Empresa, así, como las medidas que se están tomando al respecto.

100% 100%

EFECTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO

Como podemos observar en el cuadro anterior, de manera conjunta las áreas de de empresa han cumplido con la aplicación de las recomendaciones, en un 94%.

as Direcciones de la empresa cumplieron en un

recomendaciones sugeridas por la Dirección de Auditoría Interna, excepto Finanza, la cual de 52 recomendaciones solo cumplió con

Es importante señalar, que a Gerencia General, le correspondieron 17 s y las mismas fueron cumplidas en un cien por ciento instruyó a las demás Direcciones, para que apliquen las recomendaciones de los Informes de Auditorias.

También, hay que reseñar las reuniones semanales, que realiza el Ing. Leiva, Gerente General, con el Staff de Ejecutivos, donde se pasa balance de los temas más importantes de la semana, que hayan ocurrido en el área de Concesión de la Empresa, y buscarle soluciones a los mismos. Estas reuniones mantienen a los Directores informado de todo lo que acontece en la Empresa, así, como las medidas que se están

79%

100% 100% 100% 100% 100%

EFECTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO

Como podemos observar en el cuadro anterior, de manera conjunta las áreas de de empresa han cumplido con la aplicación de las

as Direcciones de la empresa cumplieron en un 100% con las recomendaciones sugeridas por la Dirección de Auditoría Interna, excepto recomendaciones solo cumplió con

Es importante señalar, que a Gerencia General, le correspondieron 17 s y las mismas fueron cumplidas en un cien por ciento Direcciones, para que apliquen las

También, hay que reseñar las reuniones semanales, que realiza el Ing. Leiva, Gerente General, con el Staff de Ejecutivos, donde se pasa balance de los temas más importantes de la semana, que hayan ocurrido en el área de Concesión de la Empresa, y buscarle soluciones a a los Directores informado de todo lo que acontece en la Empresa, así, como las medidas que se están

100% 100%

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En conclusión, podemos expresar con mucho entusiasmo y humildad, que esta Dirección de Auditoria, cumplió en un 100%, con el Plan Estratégico del 2011.

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