PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDIA DE MITÚ. Versión No. 001 de 2011 Mitú, Vaupés Agosto de 2011

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDIA DE MITÚ

Versión No. 001 de 2011

Mitú, Vaupés Agosto de 2011

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INTRODUCCION

Tal como lo establece la ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; la gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad en ejercicio de sus funciones que va desde su producción hasta su disposición final; y así garantizando su manejo y conservación.

La Alcaldía de Mitú contribuye con su labor a ser gestora de planes, programas y proyectos en pro de la comunidad; siendo su responsabilidad y obligación velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información registrada en sus documentos de Archivo; así como de su Organización, Conservación y la Prestación de los servicios Archivísticos corresponde a la Secretaria de Gobierno Municipal, los funcionarios administrativos de superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 también son responsables todos los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de la información.

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de Archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y demás disposiciones que regulen la labor. Actuaran siempre guidados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración, del estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la nación, según lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Archivos.

El presente manual es una herramienta cuyo fin es controlar el flujo documental desde el momento en que se producen hasta su disposición final, facilitando la consulta tanto al cliente interno como externo, evitar confusiones y perdidas de la documentación motivo por el cual se retrasan los tramites; facilitar la toma de decisiones siendo la información un recurso estratégico para el apoyo y cumplimiento de la misión institucional.

La elaboración del presente manual esta apoyada en la normatividad archivística técnica y vigente de Colombia (Archivo General de la Nación, NTC, ISO, Códigos).

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OBJETIVOS Objetivo General:

Normalizar de forma ordenada y sistemática el Programa de Gestión Documental para orientar a cada uno de los productores de los documentos de la Alcaldía de Mitú, haciendo eficiente su aplicación e implementación.

Objetivos Específicos:

 Identificar cada uno de los ocho procesos de un Programa de Gestión Documental durante el ciclo vital del documento.

 Definir las actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables, normatividad vigente impartida por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

 Optimizar mediante el uso de los medios tecnológicos o tradicionales la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones de administración de la Alcaldía con el ciudadano, proveedores, personal y demás entidades de la administración publica.

 Establecer mecanismos para eliminar la duplicidad innecesaria de documentos.  Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública, asegurando la

coherencia, coordinación y la ejecución de políticas definidas.

 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje natural de la función pública, funcionamiento de la misma, participación ciudadana, transparencia, control y garantía de los derechos humanos.

 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería

 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivo a partir de la noción de Archivo Total garantizando confidencialidad, seguridad y accesibilidad a la información.

 Implementar el proceso de Tablas de Retención Documental. Organización, Transferencias, Recuperación, Preservación, Conservación de la información y Disposición final de los documentos.

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 Encaminar el Archivo General del Municipio de Mitú para que sea verdadero centro de información, útil para la administración e importante para la cultura.

ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

En la alcaldía de Mitú la estructura del Archivo es la siguiente: Secretaría de Gobierno, Archivo Municipal, Comité de Archivo, Ventanilla Única de Correspondencia y Grupo de trabajo de Archivo.

Secretaría de Gobierno: Orienta el diseño e implementación de normas y procedimientos para la implementación del programa de Gestión Documental y el rescate de la memoria institucional.

Comité de Archivo: Creado mediante decreto 134 de 2010 como órgano asesor de la entidad en materia archivística, según lo estipulado en el artículo 4 del acuerdo 12 de 1995 de la junta directiva del Archivo General de la Nación.

Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, según lo establecido en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación.

Las funciones del Comité son las siguientes:

 definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

 fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la

información que éste contiene, la depuración y eliminación de los documentos de archivo.

 capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.

 hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos secretarios deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.

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 sugerir al Alcalde y a la Secretaría de Gobierno la implementación del programa de gestión documental a través del cual se refleje el ciclo vital del documento, garantizando la seguridad de la información y el acceso de los ciudadanos a consultar los documentos públicos.

 proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas.

 recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.

 proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la Alcaldía.

 definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.

El Comité de Archivo está conformado por las siguientes personas:

1. el secretario de gobierno o su delegado, quien lo presidirá 2. el secretario jurídico o su delegado

3. el secretario de planeación o su delegado 4. el jefe de la oficina de personal

5. el responsable del área de archivo o su delegado quien actuara como secretario 6. además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar

elementos de juicios necesarios en las secciones correspondientes La ventanilla Única de Correspondencia:

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un Programa de gestión documental puede definirse como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos tales como; la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; estos procesos estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Tramite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final

1. PRODUCCION DOCUMENTAL

Definición:Es la generación de documentos en la Alcaldía de Mitú, en desempeño de sus funciones, procesos y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Misión Institucional.

Para la producción documental de comunicaciones oficiales, se debe tener en cuenta las normas técnicas colombianas existentes ICONTEC para la elaboración de otros documentos e implementación de formatos, deberán ser los que estén aprobados por Control Interno Administrativo.

Tipos de Soporte: La Alcaldía de Mitú será responsable de garantizar la seguridad de la información registrada en sus documentos, adoptando normas de alta durabilidad y permanencia en los diferentes soportes.

Papel: Considerado hasta ahora como el principal soporte de la escritura fue antecedido por el papiro, es un material constituido principalmente por fibras de celulosa derivadas de distintas fuentes como el algodón, lino, cáñamo o pastas de madera; contiene muchos aditivos como agentes encolantes, cargas, revestimientos y pigmentos. La composición de cada papel influye seriamente sobre sus propiedades físicas y su sensibilidad al deterioro.

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 Tintas: Es uno de los elementos sustentados en un soporte, que sirve para trazar caracteres, signos, grafía o dibujos; en general es toda sustancia apta para escribir, imprimir o colorear según técnicas e instrumentos apropiados. Por lo general la tinta está constituida de una materia colorante, responsable del color, un aglutinante que la mantiene en suspensión, y un vehículo, que permite su dispersión y fluidez. La fijación al soporte se realiza, en muchos casos, a través de reacciones químicas por medio de removedores, generalmente son ácidos, que interactúan con el pigmento y el soporte.

Fotografías: Es la tecnología de producción de imágenes, las fotografías se diferencian de otros soportes en papel, por su fragilidad y su compleja composición; la preservación de la fotografía implica la preservación de las partículas metálicas de la imagen y del soporte. Los principales factores que contribuyen al rápido deterioro de las fotografías son el almacenamiento inadecuado, la mala calidad de los materiales y prácticas de manejo no apropiadas.

Películas y Microfilmes: Una película está compuesta de una base de plástico transparente, una capa mucho más fina de emulsión de gelatina y una imagen, formada por colorantes o en el caso de ser blanco y negro formada de partículas mucho más pequeñas de plata. Las causas de deterioro se presentan por desprendimiento.

Discos: Los discos que contienen registros sonoros están fabricados con diferentes tipos de material (de acetato, de vinilo, de goma o laca, entre otros); para cualquier tipo de material se debe evitar los riesgos de abrasión o de obstrucción de las ranuras, no se deben exponer a los rayos ultravioletas.

Soportes Magnéticos:

 NTC 4436 Para Series documentales con valor histórico se debe utilizar papelería con gramaje resistente, es decir permanecer estable química y físicamente por largo tiempo, resistir a los efectos de desgaste y rasgado por el uso, se deben elaborar los documentos utilizando papelería bond con gramaje mínimo 75 g/m2, libre de ácidos y exento de lignina cuyo valor de pH este en rango de 7.0 a 8.5, con el fin de garantizar la permanencia y durabilidad de la información; las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la

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humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

 La información generada y guardada en medios magnéticos se deben seguir las instrucciones de los fabricantes en relación con su preservación y se debe producir en formatos compatibles; cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. Se deberán realizar Back up cada 15 días.

Marco Normativo del Proceso:

 Ley 413 de 1913; Sobre el uso de tinta indeleble para la elaboración de documentos oficiales destinados a reposar en los Archivos Públicos, para que resistan la acción del tiempo asegurando la conservación del texto.  Ley 527 de 1999; Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, comercio electrónico, firmas digitales dando valor probatorio a estos documentos y se establecen las entidades de certificación.

 Código Penal Artículos 218 a 228 y 231;

 Código de Procedimiento Penal articulo 261 a 263;  Código de Comercio, articulo 48, 51, 54;

 Decreto 2649 de 1993 articulo 123 y 134; Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad aceptados en Colombia.

 Decreto 1584 de 1994; Documentación e información estrictamente indispensable en la conservación de documentos de registro de proponentes Cámara de Comercio.

 Decreto 2150 de 1995; Suprime la autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.

Articulo 11, 12, 23, 24; Uso de formatos únicos.

 Acuerdo AGN 060 de 2001; Por medio del cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas.

Articulo 4; Firmas responsables: Toda entidad deberá establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, las unidades de correspondencia velaran por el estricto

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cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

Articulo 6; Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargará de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios, también serán los responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números; no se deben se deben numerar los actos administrativos que no estén debidamente firmados que no estén debidamente firmados y cumplan con las disposiciones para tal efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual esta asignada la función de numerar los actos administrativos.

Articulo 9; Conservación Documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

Articulo 14; Imagen Corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta la norma ICONTEC, existentes para tal efecto; la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número de conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la pagina web y la dirección de correo electrónico de la entidad.

 Circular Interna AGN No. 13 de 1999; no se deben utilizar micro puntas o esferos de tintas húmedas.

 NTC 3393; Sobre la elaboración de cartas

 NTC 3397; Sobre la elaboración de memorandos

 NTC 3394; Sobre la elaboración de actas

 NTC 4176; Sobre la elaboración de certificados y constancias

 NTC 3234; sobre la elaboración de circulares

Actividades: La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la Alcaldía y/o secretarias.

 Todas las dependencias de la Alcaldía de Mitú producen documentos, los documentos de carácter interno serán firmados por el jefe de cada dependencia, los documentos externos serán firmados por el señor Alcalde; teniendo en cuenta el Manual de Procesos y Procedimientos.

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 La creación, diseño y actualización de formatos deberá ser adoptados por Control Interno.

 La producción e impresión de documentos será procesadores de texto, hojas de cálculo, planos.

 Los soportes documentales serán los siguientes: Cintas magnéticas, papel, discos ópticos, discos duros, fotografías, microfilme, video.

 Los documentos tipo formato o formulario se deberán diligenciar todos los campos requeridos.

 El uso de reprografía será original y una copia, para los documentos comerciales (Carta, memorando y circular) se elaborara original y máximo dos copias.

 La Diplomática documental será en términos de formalidad características internas y externas del documento.

 El tipo de letra será Arial tamaño 11 o 12 de acuerdo a las necesidades. 1.1 Formatos Para Uso general de la Alcaldía de Mitú

Para la elaboración de los documentos comerciales se deben distinguir tres zonas:

 Zona 1: conocido como el encabezado, es el espacio destinado para la ubicación de la razón social, el logotipo en caso de tenerlo, el Nit; las medidas respectivas son: 14 centímetros horizontales desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 y 4 centímetros desde el borde superior.

 Zona 2: conocido como el pie de pagina, espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, teléfono, telefax, email.pagina web y otras menciones que son obligatorias en virtud de disposiciones legales; ocupa entre 1.5 centímetros y 2 centímetros desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel

 Zona 3: es el espacio destinado para colocar el radicado de los documentos

NOTA INTERNA

Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato tramite entre las dependencias de la Alcaldía de Mitú y sus funcionarios para evitar la escritura o los rayones en los documentos.

PARTES CONSTITUTIVAS E INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO

FECHA: Fecha de envío así: día, mes y año

PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida

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CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.

OBSERVACIONES: Describir brevemente las observaciones que considere pertinentes.

FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en el manual de procedimientos de la Alcaldía de Mitú.

DATOS DE RECIBIDO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DE MITU

NIT 892099233-1

NOTA INTERNA No. ___

FECHA: _______________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________________ DE: ___________________________________________________________________________

URGENTE ___ PARA SU INFORMACION ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ INFORMAR POR ESCRITO ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO ___ OTRO: ________________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___ FAVOR TRAMITAR ___ ARCHIVAR ___ ENTERARSE Y DEVOLVER ___ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___ OBSERVACIONES: ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ FIRMA: _______________________________ RECIBIDO: ______________________________ FECHA: ______________________________ HORA: ______________________________

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EJEMPLO DE NOTA INTERNA

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DE MITU

NIT 892099233-1

NOTA INTERNA No. 001 FECHA: 06 de Julio de 2011______________________________________________________ PARA: _Dr. Hernán Darío Meza – Secretario de Jurídica________________________________ DE: Nina Ferrer Araujo – Jefe de control interno a administrativo_______________________

URGENTE ___ PARA SU INFORMACION ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ INFORMAR POR ESCRITO ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO _X_ OTRO: ________________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___ FAVOR TRAMITAR ___ ARCHIVAR ___ ENTERARSE Y DEVOLVER ___ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___

OBSERVACIONES: Comedidamente, solicito diligenciar el formato “Hoja de ruta “ para el señor__ Pedro José Pérez, cuyo objeto contractual es la prestación de servicios profesionales como_____ Ingeniero de obras y cuyo contrato es el 015 de 2011, vigencia 02 de enero a 2 agosto de 2011___ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

FIRMA: _______________________________ RECIBIDO: ______________________________ FECHA: ______________________________ HORA: ______________________________

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MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno, debe elaborarse en papel bond, tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleara, entre otras, para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones, relacionados con la gestión de la entidad.

INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO

MARGENES: Superior e izquierdo 3 cm, Inferior y Derecho 2.5 cm

PAGINACION: Se escribe el número de pagina entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlineas debajo del número de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s). ESTILOS:

 Bloque extremo: Todas la líneas parten del margen izquierdo.

 Bloque: las líneas de número o código, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

PARTES CONSTITUTIVAS

MEMORANDO: A partir del margen superior de 2 a 3 interlineas se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla la palabra MEMORANDO.

CODIGO: Después de 2 a 3 interlineas, consignar los números que identifican la

dependencia productora de los documentos, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subserie documental, separando estos dos números con un punto, seguida de un guión (-) para colocar el consecutivo de correspondencia interna que será asignado en la ventanilla única de correspondencia.

CIUDAD Y FECHA: De 2 a 3 interlineas, anotar el nombre de la ciudad de origen y la fecha en orden de día, mes y año.

ENCABEZAMIENTO: A 3 interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se coloca la preposición PARA, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguido de dos puntos (:), al frente se anotan el tratamiento de la persona, luego el nombre del destinatario con mayúscula inicial o mayúscula sostenida, dependiendo como se escriba el nombre del remitente, después del nombre completo se coloca el cargo de la persona; a 2 interlineas de la palabra PARA se escribe la preposición DE, seguida de dos puntos (:) al frente se coloca los nombres del remitente o si es el caso el nombre de la dependencia productora; a 2 interlineas de la preposición DE se escribe la palabra ASUNTO, seguido de dos puntos (:),

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enseguida se anotara la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos interlineas entre párrafos. Se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales y tratando un solo tema por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Cordialmente, ) o frase de cortesía terminada en punto (Agradecemos su gentil colaboración.)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en Mayúscula inicial o sostenida, dependiendo como se haya escrito el destinatario, no utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anotará en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia (Oficina, Grupo de trabajo, Secretaria, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en los manuales de procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el nombre del responsable de la elaboración del documento, para las damas se coloca el nombre y la inicial del apellido, para los caballeros se coloca el apellido y la inicial del nombre; recordar que esta línea del documento es tipo de letra es arial 8.

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EJEMPLO DE MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT 892099233-1 MEMORANDO 162- 04-2025 Mitú, 08 de julio de 2001

PARA: Dr. Carlos Oviedo, Secretario de Gobierno DE: Tesorería Municipal

ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación de documentos

Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de conservación para organizar nuestra serie documental Nomina – Soporte papel.

Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de estos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños más pequeños, por ejemplo formatos de recibido, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros.

Cordialmente,

Cristina Barón Tesorero (a)

Gladys R.

Gestión Documental

Original: Dependencia destinataria / Destinatario

Copia: Dependencia remitente (Serie o subserie a que haya lugar: 162-04)

_{“¡¡POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!!”}

Calle 14 No. 14 – 29 B. FRENTE AL PARQUE SANTANDER, Telefax. (098) 564 20 74 E-Mail: [email protected] Pagina Web: www.mitu-vaupes.gov.co Fax 5642072

Mitú - Vaupés

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EJEMPLO DE MEMORANDO ESTILO BLOQUE

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT 892099233-1 MEMORANDO 162- 04-2025 Mitú, 08 de julio de 2001

PARA: Dr. Carlos Oviedo, Secretario de Gobierno DE: Tesorería Municipal

ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación de documentos

Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de conservación para organizar nuestra serie documental Nomina – Soporte papel.

Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de estos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños más pequeños, por ejemplo formatos de recibido, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros.

Cordialmente,

Cristina Barón Tesorero (a)

Gladys R.

Original: Dependencia destinataria / Destinatario

Copia: Dependencia remitente (Serie o subserie a que haya lugar: 162-04)

“¡¡POR EL PROGRESO QUE QUEREMOS!!”

Mitú - Vaupés

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CIRCULAR

Comunicación interna o externa de carácter general, informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la entidad, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta, sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales también serán firmadas por el Alcalde.

Tanto circulares internas como externas llevarán su respectivo consecutivo que se solicitara a la Ventanilla Única de Correspondencia, estos documentos también se radican.

La circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada par dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: Productos, servicios u otras informaciones de interés general. Se dirige de forma personalizada aunque su contenido el mismo para diferentes destinatarios.

Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones y asuntos de interés común.

INSTRUCTIVO PARA SU ELABORACION

MARGENES: Superior 5 cm, Izquierdo 4cm, Inferior y Derecho 3 cm

PAGINACION: Se escribe el número de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De 2 a 4 interlineas debajo del número de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s).

PARTES DE LA CIRCULAR

TITULO Y NUMERO: Titulo “CIRCULAR”, centrado, con mayúscula sostenida, sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Ventanilla Única de Correspondencia. (Número de consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).

CODIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo de 2 a 3 interlineas de la palabra CIRCULAR se escribe el código de la serie y/o subserie

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documental al cual corresponda la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá la Ventanilla Única de Correspondencia, mediante el radicado impreso en esta dependencia, la ciudad y fecha se escribe de 2 a 3 interlineas del código.

DESTINATARIO: a 3 interlineas se escribe los Nombres de los cargos, grupo de personas naturales o jurídicas, etc. A quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas), en estilo bloque es opcional centrarlo.

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 4 palabras, se escribe a 3 interlineas del destinatario el vocablo Asunto: con mayúscula inicial y sin subrayar seguido de dos (:) puntos.

TEXTO: se escribe a 1 línea entre renglones y a 2 entre párrafos, se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes y tratando un solo asunto por Circular, se redacta en tercera persona del singular o en tercera persona del plural; se debe iniciar de 3 a 4 interlineas del asunto, en circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de 1 y medio.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas del texto, puede ser breve seguida de coma (,) (cordialmente) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúscula sostenidas, se sitúa de 4 a 6 interlineas de la despedida No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el nombre del responsable de la elaboración del documento, para las damas se coloca el nombre y la inicial del apellido, para los caballeros se coloca el apellido y la inicial del nombre; recordar que esta línea del documento es tipo de letra es arial 8.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, las circulares no llevan saludo.

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EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT 892099233-1

CIRCULAR INTERNA No. 001

141- 0-2028

Mitú, 08 de julio de 2001

PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ALCALDIA Asunto: Utilización del carné.

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Alcaldía, que es de obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezcan en las instalaciones de la entidad. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, este es un requisito indispensable para poder ingresar a la entidad a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

JAVIER DIAZ GOMEZ Alcalde

Fabiola D.

Original: Consecutivo de circulares internas en la ventanilla de correspondencia Copia: Destinatario

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EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 002

142 -04-2100

Mitú, 08 de julio de 2001

PARA: Entidades del orden local

Asunto: Presentación de Tablas de Retención Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, por el cual se obliga a todas las entidades públicas y/o con privadas con funciones públicas a elaborar e implementar sus TRD y presentarlas al Consejo Municipal de Archivos, estamos invitando a una serie de reuniones periódicas con los jefes de archivo de las entidades del orden local.

Dichas reuniones se realizaran en las instalaciones del Consejo ubicado en el primer piso de la Alcaldía, allí se presentaran los lineamientos para la realización y presentación de Tablas de Retención Documental, anexamos a este documento copia de la Ley 594 de 2000.

Cordial saludo,

JAVIER DIAZ GOMEZ ALCALDE

Sandra V.

Anexos: (5 folios)

Original: Consecutivo de circulares externas en la ventanilla de correspondencia Copia: Destinatario

Mitú - Vaupés

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ACTA

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.

Existen dos clases de actas:

 Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

 Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas; que obliga a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO

MARGENES: Superior e Izquierdo 3 cm, Derecho e Inferior 2.5 cm

PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) de 2 a 3 interlineas debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s).

PARTES DEL ACTA

TITULO: Escribir a 3 interlineas centrado, en mayúscula sostenida la naturaleza de la reunión, el nombre del organismo y el carácter, puede utilizarse negrilla para resaltar. ACTA No. ___: Después del titulo a 3 interlineas escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No. __ escribir el numero consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.

FECHA: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas escribir la palabra FECHA: el nombre de la ciudad y fecha, separado con coma (,) donde se realizo la reunión.

HORA: A 2 interlineas escribir la palabra HORA: la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 horas.

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LUGAR: A 2 interlineas escribir la palabra LUGAR: el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión

ASISTENTES: Contra el margen izquierdo a 2 interlineas se escribe la palabra ASISTENTES: el tratamiento de la persona es opcional, su uso u omisión se aplica a todos, luego se escribe los nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el organismo. Ejemplo: Ingeniero IVAN DARIO CALVO, Presidente del Consejo Municipal de Archivos.

En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias y para los comités externos se debe colocar por jerarquía de la entidad.

En la lista de asistencia es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra, cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte y se excluye como primer anexo en el acta y se especifica así:

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS: a 2 interlineas del último nombre se anota la palabra INVITADOS: se coloca el tratamiento, teniendo en cuenta si se coloco en los ASISTENTES, luego se anotan los nombres y apellidos completos en mayúscula sostenida de los invitados a la reunión, luego se escribe en mayúscula inicial el cargo o titulo dentro del organismos separados por coma (,) si es el caso.

AUSENTES: A 2 interlineas del último nombre de los invitados se escribe el tratamiento de las personas si se aplicaron para las líneas anteriores, después se anotan los nombres y apellidos completos de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión, frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa (separado con coma (,) y la primera letra en mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citara su calidad de integrante en el organismo. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA: seguida de dos (:) puntos. A 2 interlineas con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (verificación de Quórum, lectura y aprobación del acta anterior) lo mismo que los temas a tratar en dicha reunión.

DESARROLLO: Contra el margen izquierdo a 3 interlineas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO: seguida de dos (:) puntos, a

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2 interlineas contra el margen izquierdo y con números arábigos se inicia el primer tema, se redacta en pasado.

El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema lectura, discusión y aprobación del acta anterior, se debe indicar si fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presentan.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA: contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida seguida de punto (.) se escribe a 3 interlineas del último renglón del texto, se escribe la fecha, la hora de la próxima reunión, en el caso de cambio de lugar se indicara.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial de 4 a 6 interlineas a partir de la última línea del acta. El cargo se anotara a interlineación sencilla del nombre, se hará con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quedara contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón hacia la derecha.

Toda acta lleva la firma de los responsables, en lo posible de los casos de necesitar varias hojas para firmantes, se debe escribir la expresión “pasan firmas” seguida de dos (:) puntos sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

ANEXOS: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta, a 2 interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra ANEXO o ANEXOS seguida de dos (:) puntos y con mayúscula inicial a dos espacios se coloca la cantidad de folios o soporte de la información.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe contra el margen izquierdo a 2 interlineas de las firmas o del enunciado de anexos si los hay.

ASPECTOS GENERALES

Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo por solicitud de la entidad se onotaran las discrepancias.

 Se indica el nombre de la persona que pregunta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

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 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

 Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

 En caso de acta registrada se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.

 En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

 En actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.

 En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto, el revisor fiscal.

 En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o, en su defecto, el representante legal de la entidad, ratifica la constancia de la validez del acta, así: “la anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se halla asentada en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en ……, el….de….de 20…, bajo el No. ….de folios….”.

 En actas registradas, es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales.

 A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación, en las actas que así lo requieren.

 Resumen de compromisos. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cual se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límites de cumplimiento.

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EJEMPLO DE ACTA

REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ

ACTA No. 001 FECHA: Mitú – Vaupés; 03 de mayo de 2011 HORA: De 10:00 a 12: 00 horas

LUGAR: Auditorio del Consejo Municipal

ASISTENTES: Dr. Carlos Jair Oviedo, Secretario de Gobierno Municipal Ing. Ivan Orlando Calvo, Secretario de Planeación Municipal

Dr. Hernán Darío Meza, Secretario Jurídico Municipal Dra. Karen Lorena Sastoque, Representante del IMDER Sra. Lilian Mendoza, Representante del Consejo Municipal

Sr. Roberto Carlos García, Representante del SENA Sra. Sandra Valderrama, Jefe de Archivo Municipal

AUSENTES: Sr. Nicolás Alberto Jaramillo, Representante Archivos Eclesiásticos Sr. Rolfer Caicedo, Representante de la Comunidad Indígena Dr. Pedro Nel Yaya Martínez, Representante Archivos Notariales

INVITADOS: Sr. Héctor Caicedo, Concejal

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación de Quórum

2. Presentación de los integrantes que conforman el Consejo Municipal de Archivos de Mitú. 3. Proponer y adoptar el reglamento de trabajo del Consejo Municipal de Archivos de Mitú. 4. Presentar las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía para su respectiva aprobación.

Mitú - Vaupés

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EJEMPLO DE ACTA PÁGINA SUBSIGUIENTE

REUNION ORDINARIA DEL CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS DE MITÚ ACTA No. 001 2

DESARROLLO:

1. No asistieron al Consejo Municipal de Archivos los representantes de los Archivos Eclesiásticos, Representante de la Comunidad Indígena, Representante de los Archivos Notariales; se cuenta que hay quórum decisorio y aprobatorio.

2. La persona encargada del Archivo de la Alcaldía agradece la asistencia a la reunión, se presenta y comunica el fin de la reunión y les pide el favor a cada uno de los integrantes que se presenten y hagan sus aportes con respecto a la política Archivística en el municipio.

IMDER: Doctora Karen Lorena Sastoque, Quién manifiesta el desconocimiento de la normatividad archivista en su entidad, motivo por el cual se sigue archivando a criterio personal; sin embargo ofrece disponibilidad de trabajo para con el Consejo Municipal de Archivos.

SECRETARIO JURIDICO: Doctor Hernán Darío Meza, Manifiesta no contar con suficiente tiempo para los asuntos archivísticos, a la vez expresa que la entidad ha adelantado la implementación del la Ley 594 de 2000.

SECRETARIO PLANEACION: Doctor Iván Darío Calvo, Ofrece la disponibilidad de trabajar en beneficio del patrimonio documental del municipio de Mitú.

SENA: Doctor, Es el funcionario encargado de la Gestión Documental del SENA regional Vaupés, quién manifiesta que la entidad ha llevado a cabo el cumplimiento de la Ley General de Archivos, también ofrece la colaboración de la entidad para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

CONSEJO MUNICIPAL: Dra. Lilian Mendoza es la presidenta del consejo quien también manifiesta no tener conocimiento de la política archivista, y razón por la cual su entidad no desarrollado ninguna actividad en cumplimiento de la Ley 594 de 2000; además ofrece su tiempo para colaborar.

Mitú - Vaupés

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3. El Jefe de archivo da a conocer el acto administrativo de creación del Consejo Decreto No. , haciendo hincapié en la importancia de dejar memoria institucional resguardada en los archivos. Siendo los documentos los elementos esenciales para la toma de decisiones, oportunas, pertinentes y solidas en contra de la corrupción administrativa que fortalecen los sentimientos de identidad y de pertenencia a una nación con profundidad histórica.

4. El jefe de Archivo presenta el borrador para adoptar el reglamento de trabajo, como norma reguladora del quehacer archivístico en el Municipio al cual todos los miembros del Consejo quedan conformes y se adopta.

SECRETARIO JURIDICO: El reglamento se debe adoptar mediante un acta porque como dice en el acto administrativo de creación “Crear su propio reglamento de trabajo”.

5. El Jefe de Archivo presenta las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía para su aprobación, haciendo una introducción como fue su elaboración: (Actos administrativos, Organigrama vigente, TRD, Manual de Procesos y Procedimientos).

Confrontación TRD con sus anexos: Se elaboraron 152 tablas para 28 dependencias, existiendo coherencia con la estructura interna de la entidad.

Analizadas y revidas las funciones asignadas a cada una de las unidades administrativas de la Alcaldía de Mitú, se concluye que están acordes con la Series, Subseries y tipos documentales registrados en las TRD.

La codificación de la estructura orgánico funcional de la entidad concuerda con la codificación de las series y subseries registradas en las TRD.

El tiempo de retención es el apropiado para los diferentes tipos de información que maneja la entidad en concordancia con la normatividad técnica y vigente.

El resultado final de la valoración documental se encuentra registrado en la disposición final de los documentos, además se encuentra relacionado el proceso que se debe aplicar

6. 7.

Mitú - Vaupés

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SECRETARIO DE PLANEACION: Emite su concepto que las tablas de retención documental reflejan la estructura de la entidad, la organización de cada serie es el proceso como tal.

6. El Consejo Municipal de Archivos de Mitú aprueba las Tablas de Retención Documental presentadas por la Alcaldía.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara el 21 de agosto, a partir de las 9:00 AM en el auditorio del Consejo Municipal primer piso de la Alcaldía de Mitú.

CARLOS JAIR OVIEDO IVAN ORLANDO CALVO

Secretario de Gobierno Municipal Secretario de Planeación Municipal

HERNAN DARIO MEZA KAREN LORENA SASTOQUE Secretario Jurídico municipal Representante del IMDER

LILIAN MENDOZA ROBERTO CARLOS GARCIA Representante del Consejo Municipal Representante del SENA

SANDRA VALDERRAMA Jefe de Archivo Municipal

Sandra V.

Original: Dependencia que ejerce la secretaria del Comité (Serie o subserie a que haya lugar)

la Alcaldia de mitu, se concluye que están acordes con la Series, Subseries y tipos documentales registrados en las TRD.

La codificación de la estructura orgánico funcional de la entidad concuerda con la codificación de las series y subseries registradas en las TRD.

El tiempo de retención es el apropiado para los diferentes tipos de información que maneja la entidad en concordancia con la normatividad técnica y vigente.

El resultado final de la valoración documental se encuentra registrado en la disposición final

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CARTA

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime (n) en papel con membrete y logotipo.

INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO ESTILOS:

 Bloque extremo: todas las líneas parten de la margen izquierda

 Bloque: las líneas de numero, fecha, asunto (si los hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro hacia la margen derecha.

MARGENES: Superior e Izquierdo 4 cm, Inferior y Derecho 2.5 – 3 cm

PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho, de 2 a 3 interlineas debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s) subsiguiente (s).

PARTES DE LA CARTA

NUMERO DE REFERENCIA: (CODIGO) La numeración es consecutiva según lo establece el código de comercio, se escribe de 2 a 3 interlineas contra el margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora de los documentos seguida de guión (-) se colocan los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números por un (.) punto. A continuación se colocara el numero de radicado que será el consecutivo que se maneje en la Ventanilla única de correspondencia.

Ejemplo 142-03.1- Radicado consecutivo

142 es el código de la dependencia (archivo municipal) 03 es la serie documental INFORMES

1en este caso es la subserie Informes a Entes de Control

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FECHA: son los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de enviada la comunicación , se debe escribir de 2 a 3 interlineas de la referencia en el orden: Ciudad, día, mes y año

En la oficina productora se coloca solamente la ciudad seguido de una (,) la fecha se coloca en el momento que la comunicación se reciba en la Ventanilla única de correspondencia para la respectiva radicación interna.

DATOS DEL DESTINATARIO:

Se dirige de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, si es imposible obtener el nombre entonces se dirige a la jefatura responsable, no se debe colocar negrilla, ni subrayar, no usar abreviaturas, en lo posible se deben colocar los dos apellidos del destinatario.

Los datos del destinatario se escribe de 4 a 6 interlineas, estos datos pueden ocupar hasta 8 interlineas, se hace a interlineación sencilla de la siguiente manera:

 Tratamiento; señor(a), doctor(a), ingeniero, licenciado, etc.

 Nombre del destinatario; en mayúscula sostenida o mayúscula inicial de la misma manera que se escriba el nombre del remitente.

 Cargo; se escribe con mayúscula inicial: Gerente General, Secretario de Educación

 Empresa; cuando la comunicación es de carácter externo, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más amplia conocida; es decir razón social, en caso de nombre completo se hace con mayúscula inicial, respetando denominaciones: Ltda., S.A, los acrónimos se deben digitar en mayúscula sostenida; si la comunicación es de carácter interno se debe colocar el nombre completo de la dependencia con mayúscula inicial.

 Dirección o Apartado; se utiliza una de las dos, en la carta se registra la misma dirección que se coloca en el sobre, se dejan dos espacios entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea normalmente la abreviatura de (No.). No se abrevian las palabras: calle, carrera, avenida: Carrera62 135-85.

 Nombre de la ciudad; se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de la correspondencia local, “Mitú” se debe escribir el nombre del departamento cuando la correspondencia es nacional, y se debe escribir el nombre del país si la comunicación es internacional.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada máximo en cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar, se pueden suprimir artículos,

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conjunciones, preposiciones sin afectar el contenido, se coloca contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo, en estilo bloque parte del centro alineado con el numero de referencia. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.

SALUDO O VOCATIVO: A 2 interlineas de la última línea de los datos del destinatario, para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido, se puede usar cualquiera de las siguientes:

 Apreciado señor (a)  Cordial saludo

 Con agrado lo saludamos

 Respetuosamente lo saludamos

TEXTO: Se escribe a 1 interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

 El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, de preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.

 En lo posible se trata un solo tema por carta.

 En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.  En las cartas comerciales se usa el tratamiento usted.

 La carta no debe cometer errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones, ni repisados.

 Inicia de 4 a 6 interlineas del saludo. PAGINAS SUBSIGUIENTES:

Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso el logo de la razón social .

• La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a 2 interlineas del logotipo, el numero de la subsiguientes va contra el margen derecho.

• Se puede colocar encabezado, datos del destinatario, código de la dependencia. • El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlineas del

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• En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo, se dejan mínimo 2 renglones en esta y 2 en la siguiente.

• La ultima pagina debe contener, como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas del texto, tanto en estilo bloque extremo como en bloque. Presenta dos alternativas:

 Ejemplo de despedida breve seguida de (,) Atentamente,

Cordialmente, Sinceramente,

 Ejemplo de despedida con frase de cortesía terminada en (.) Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

Para nosotros es un gusto servirle.

DATOS DEL REMITENTE: se sitúa de 4 a 6 interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial, sin centrar.

Si el estilo es bloque extremo, parte desde el margen izquierdo; en estilo bloque parte desde el centro, el funcionario responsable firma encima del nombre digitado.

Ejemplo:

NINA FERRER ARAÚJO Asesora Control Interno LINEAS ESPECIALES:

 Son los anexos si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta a 2 interlineas de los datos del remitente, se coloca la palabra anexo, seguida de dos puntos (:) a dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexos: (20 folios) Anexo: (1 cheque)

 Son las copias a 2 renglones de la firma del remitente o de la línea de anexo, contra el margen izquierdo se escribe la palabra copia, seguida de dos puntos (:),

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se relacionan los destinatarios: tratamiento, nombre, cargo, empresa; pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa, se usa interlineación sencilla

Ejemplo:

Copia: Consecutivo de correspondencia

IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: A 2 interlineas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Las mujeres escriben el nombre con la inicial del apellido.

Los hombres colocan el apellido, seguido de la inicial del nombre.

Si la persona que firma es la misma persona que elaboro el documento, no necesita identificación del transcriptor.

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EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT 892099233-1 130-03.1- Mitú,

Luis Carlos Zapata Director General

Archivo General de la Nación Carrera 6 No. 6 - 91

Bogotá

Asunto: Construcción Depósitos de Archivo Respetado doctor Páez

Partiendo de la necesidad que tiene nuestra entidad en cuanto a la organización y manejo documental, y seguros que su entidad nos puede resolver las inquietudes hechas a saber; a este documento adjuntamos el plano del terreno destinado para el depósito, concepto de la CDA.

Cordialmente,

Javier Díaz Gómez Alcalde

Karen Q.

Anexos: (4 Folios, 2 fotografías)

Gestión Documental:

1. Original: Archivo General de la Nación 2. Serie Consecutivo de correspondencia 3. Serie dependencia productora: 130-03-1

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EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE

Tamaño del Formato: Carta.

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA DE MITU NIT 892099233-1 142- 03-1- Mitú, Doctora

KAREN LORENA SASTOQUE Directora IMDER

Mitú

Asunto: Solicitud de informe Cordial saludo

En cumplimiento del artículo séptimo del Reglamento de trabajo del Consejo Municipal de Archivos de Mitú como instancia de jurisdicción del Sistema Nacional de Archivos en el municipio, me permito solicitarle a su entidad el informe de actividades realizadas en materia archivística durante el primer semestre del presente año; el informe debe contener:

 Creación del comité de archivo

 Etapa actual de las Tablas de Retención Documental TRD

 Estado de las Tablas de Valoración Documental TVD, si las hay

 Evaluación del avance de la cultura archivística a los funcionarios

 Procedimiento para administrar las comunicaciones oficiales

Agradezco la colaboración para la entrega de esta información a más tardar el 19 de julio. Cordialmente,

CARLOS JAIR OVIEDO ZAMBRANO Presidente del Consejo Municipal de Archivos de Mitú

Sandra V.

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SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas, documentos que se envían por correo; dentro de una unidad de archivo y correspondencia es muy importante el uso de la NTC 3369, ya que a la hora de enviar la correspondencia, una carta o cualquier otro documento especifico de la entidad. El sobre nos sirve como cubierta que guarda y protege el documento para su protección, envío y entrega segura.

De acuerdo a su aplicación comercial se pueden clasificar:  Sobre oficio, puede ser con ventanilla o sin ventanilla  Sobres para tarjeta

 Sobre de manila MODELOS:

 Modelo 1; para efectos de diagramación tiene 3 zonas; en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo.

 tiene 2 zonas; en la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para el uso de la oficina de correo , si se emplea este modelo se deben incluir en la zona 1 todos los datos necesarios para la identificación del remitente. REQUISITOS:

 ZONA 1; Espacio destinado para la ubicación de la razón social, Acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, NIT (opcional), ocupa los 2 primeros tercios desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior.  ZONA 2; Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax,

teléfono, email y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales ciudad y país. Ocupa entre 1.5 y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

 ZONA 3; Espacio superior derecho que se deja libre para uso de correo.

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 En el tercio medio se emplea para anotaciones tales como: “Confidencial” “Personal” “Contiene CD” “Contiene microfilm”

 La zona 3 o el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correo

 La zona 1 se diligencia los datos del remitente a interlinea sencilla en el siguiente orden:

 Razón social, sigla o acrónimo  Logotipo en caso de tenerlo  NIT  Dirección  Apartado  Fax  Teléfono  Email  Pagina Web

 Ciudad, país si es el caso

 La zona 2 se deben colocar los datos del destinatario, su distribución debe ser armónica, se dirige en forma personalizada, de ser posible obtener el nombre se envía al cargo del directivo responsable, estos datos se escriben a interlinea sencilla en el siguiente orden:

 Tratamiento, título académico  Nombre

 Cargo  Empresa

 Dirección o apartado  Destino

 El Franqueo: El sistema tradicional de franqueo es el realizado a través de sello postal, esto no es más que un comprobante de pago previo de los envíos

efectuados por correo en forma de etiqueta; 472 será es el correo certificado que maneja la Alcaldía de Mitú

 Tamaño del papel: A4 = 210 X 297 mm OFICIO = 216 X 356 mm A3 = 297 X 420 mm B4 = 250 X 354 mm CARTA = 216 X 279 mm