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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC SUBGERENCIA TRANSMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN ÁREA OPERACIÓN Y CALIDAD

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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. – CHEC

SUBGERENCIA TRANSMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN ÁREA OPERACIÓN Y CALIDAD

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE INGENIERÍA BÁSICA Y DETALLE, ESPECIFICACIONES PARA COMPRA,

ASESORÍA EN PROCESOS DE COMPRA, MONTAJE, , PRUEBAS FUNCIONALES, DE CONJUNTO, INYECCIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN PARA REALIZAR LA MODERNIZACIÓN DE LOS

SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCIÓN, MEDIDA Y SUPERVISIÓN DE LOS NIVELES DE TENSIÓN 115; 33 Y 13,2 PARA LA SUBESTACIÓN DORADA

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2

TABLA DE CONTENIDO

PARTE I ... 6

1.

CONDICIONES CONTRACTUALES ... 6

1.1. OBJETO ... 6 1.2. ALCANCE ... 6 1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ... 8 1.3.1. EXPERIENCIA ... 10 1.4. TRANSPARENCIA ... 10 1.5. INFORMACIÓN GENERAL ... 11

1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 11

1.5.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 11

1.6. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 11

1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11

1.6.2. SOLUCIÓN A CONSULTAS ... 11

1.6.3. REUNIÓN ACLARATORIA Y VISITA DE CAMPO OBLIGATORIA ... 12

1.6.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 13

1.6.5. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 13

1.6.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 14

1.6.7. IDIOMA DE LA OFERTA ... 14

1.6.8. VIGENCIA DE LA OFERTA... 14

1.7. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 14

1.7.1. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 14

1.7.2. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 17

1.7.3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ... 18

1.7.4. PRECIO ... 19

1.7.5. ASPECTOS JURÍDICOS ... 19

1.7.6. RELACIÓN DE EXPERIENCIA (FORMULARIO C) ... 20

1.7.7. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS (FORMULARIO D) ... 21

1.7.8. CRONOGRAMA – DESARROLLO LÓGICO DE LOS TRABAJOS ... 21

1.7.9. INFORMACIÓN ADICIONAL ... 22

1.7.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 22

1.7.11. OTRAS CONDICIONES ... 22

1.8. APERTURA DE OFERTAS ... 23

1.8.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ACLARACIONES DE LAS MISMAS ... 23

1.8.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 23

1.8.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ... 24

1.8.4. CLAUSULA DE RESERVA ... 25

1.8.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA ... 25

(3)

3

1.9.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ... 32

1.9.2. PLAZO DE EJECUCIÓN ... 33

1.9.3. PERFIL DEL PERSONAL PARA EL PROYECTO ... 33

1.9.4. ADICIÓN, PRÓRROGA O RENOVACIÓN ... 34

1.9.5. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ... 34

1.9.6. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 34

1.9.7. FONDOS ... 35

1.9.8. FORMA DE PAGO... 35

1.9.9. VALOR DEL CONTRATO ... 35

1.9.10. RETENCIÓN DE PAGOS ... 35

1.10. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 36

1.11. CLAUSULA PENAL PECUNIARIA ... 37

1.12. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN... 37

1.13. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS ... 37

1.13.1. RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA ... 38

1.13.2. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA ... 38

1.13.3. RETENCIÓN DEL IVA ... 38

1.13.4. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO ... 38

1.14. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 39

1.15. SALUD OCUPACIONAL ... 40

1.16. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 41

1.17. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ... 42

1.18. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 42

1.19. COMPENSACIÓN ... 42

1.20. INTERVENTORÍA... 42

1.21. COMUNICACIONES ... 42

1.22. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 43

1.23. TERMINACIÓN ... 43

1.24. INDEMNIDAD ... 43

1.25. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ... 43

1.26. REQUISITOS DE LAS FACTURAS ... 44

1.27. CONTROL DE REGISTROS ... 44

1.28. POLÍTICA AMBIENTAL ... 45

1.29. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 45

1.30. COSTOS DEL CONTRATISTA ... 45

1.31. MATERIALES A SUMINISTRAR POR EL CONTRATISTA ... 46

1.32. ACCESO DE CHEC A LAS OFICINAS DEL CONTRATISTA ... 46

(4)

4

1.34. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN FINAL 47

1.35. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 48

1.36. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ... 48

2.

CONDICIONES ESPECÍFICAS ... 49

2.1. ALCANCE GENERAL ... 49

2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ... 49

2.3. ARQUITECTURA ... 50

2.4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE PROTECCIÓN DE LA SUBESTACION DORADA ... 50

2.5. INFORMACIÓN DISPONIBLE EN CHEC ... 51

2.6. REVISIÓN Y RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 52

2.7. DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA LA ESPECIFICACIÓN ... 52

2.8. MEMORIAS DE ESPECIFICACIONES ... 54

2.9. EMISIÓN DE DOCUMENTO DEFINITIVO/VERSIÓN FINAL DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMA DE CONTROL DE LA SUBESTACIÓN DORADA ... 55

2.10. ASESORÍA ... 55

2.11. DISEÑO DE LA MODERNIZACION DE LA SUBESTACION DORADA ... 56

2.11.1. LISTA DE DOCUMENTOS ... 57

2.11.2. DIAGRAMAS DE PRINCIPIO Y UNIFILARES ... 58

2.11.3. DIAGRAMAS DE CIRCUITO ... 58

2.11.4. DIAGRAMAS DE LOCALIZACIÓN DE EQUIPOS ... 58

2.11.5. TABLAS DE CABLEADO INTERNO Y EXTERNOS ... 58

2.11.6. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ... 59

2.11.7. DOCUMENTOS DE DISEÑO ... 60

2.11.8. DIAGRAMAS FUNCIONALES ... 61

2.12. APROBACIÓN DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y DISEÑOS PARA LA MODERNIZACIÓN... 61

2.13. MONTAJE ... 61

2.13.1. PLAN DE CONSIGNACIONES ... 62

2.13.2. PRUEBAS DE EQUIPOS DE PROTECCION, CONTROL Y TELECOMUNICACIONES ... 63

2.13.3. PRUEBAS FUNCIONALES ... 64

2.13.4. PRUEBAS DE PUESTA EN SERVICIO ... 64

2.13.5. INYECCIÓN SISTEMAS DE CONTROL, SUPERVISIÓN, MEDIDA Y CONTROL ... 65

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5

2.13.6. AJUSTE, PRUEBAS Y PUESTA EN SERVICIO DE LOS SISTEMAS DE

CONTROL, MEDIDA, SUPERVISIÓN Y CONTROL ... 65

2.13.7. MATERIALES Y EQUIPOS ... 65

2.13.8. DESMONTAJE DE EQUIPOS ... 65

2.13.9. ELEMENTOS, DESMONTADOS Y FUERA DE SERVICIO ... 65

2.13.10. RESPONSABILIDAD POR EQUIPOS Y MATERIALES ... 66

2.14. PLANOS PARA ARCHIVO ... 66

2.15. MANUALES ... 66

2.16. MANUALES DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ... 67

2.17. MANUALES DE PLANOS ELÉCTRICOS ... 68

2.18. PROPIEDAD INTELECTUAL Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN 68 2.19. PERSONAL REQUERIDO ... 68

2.19.1. PRECIOS POR LOS SERVICIOS DE PERSONAL ... 68

2.19.2. CAMBIOS EN EL PERSONAL DEL CONTRATISTA ... 69

3.

FORMATOS ... 70

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ... 70

3.2. RESUMEN DE LA PROPUESTA FORMULARIO B ... 73

3.3. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE FORMULARIO C ... 74

3.4. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS - FORMULARIO D ... 75

3.5. FORMATO 3 - RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES DE TODOS LOS CONTRATOS EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS ... 78

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6

PARTE I

1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1.

OBJETO

Servicio de ingeniería básica y de detalle, especificaciones para compra, asesoría en el proceso de compra, montaje, pruebas funcionales, pruebas de conjunto, inyección y puesta en servicio para la modernización del sistema de control, supervisión, protección, medida y supervisión en los niveles de tensión 115, 33 y 13.2 KV de la Subestación Dorada.

1.2.

ALCANCE

Las actividades a desarrollar para la ejecución del objeto contractual comprenden el servicio de ingeniera básica y de detalle, presupuesto, especificaciones para la compra y asesoría para la compra y evaluación de ofertas de todos los equipos asociados a la modernización tanto importados como nacionales, ejecución de montaje, pruebas funcionales, de conjunto, inyección y puesta en servicio del sistema de control, y protección a modernizar para todas y cada una de las bahías de CHEC existentes actualmente en operación en la Subestación Dorada en los niveles de tensión 115, 33 y 13.2 KV, las cuales son indicadas en el numeral ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO. Igualmente se deben realizar las demás actividades no indicadas o nombradas, pero que son necesarias para llevar a cabo el alcance del contrato y obtener el objetivo de modernización señalado en el objeto de éstos términos de referencia.

Además de lo anterior, las labores que se requieren de asesoría en las compras se relacionan con el acompañamiento (orientar técnicamente los profesionales de CHEC y emitir conceptos con respecto de equipos y selección tecnológica), para la evaluación de las ofertas de los equipos del sistema de control y protección por parte del contratista.

Para efectos de estos términos de referencia se debe entender la ingeniería básica e ingeniería de detalle como se indica a continuación, sin limitarse a ellos:

INGENIERÍA BÁSICA:

Es la fase de la ingeniería que sigue a la ingeniería conceptual y en la cual se determina la capacidad del sistema y se establecen las características de todos y cada uno de los equipos principales, instrumentos y demás elementos que hacen

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parte del proyecto. Esta parte de la ingeniería debe permitir hacer un estimativo de costos.

El alcance de la ingeniería básica comprende:

 Recolección de la información indispensable.

 Hacer descripción del proyecto y programa detallado de trabajo.

 Definición de formatos y del sistema de unidades a utilizar.

 Definición de simbología en los planos y dibujos.

 Definición de códigos, normas u estándares a emplear.

 Definición del sistema de codificación de documentos, de identificación de equipos, cableado y de instrumentos

 Especificación de pruebas de funcionamiento del sistema.

 Determinación real de protecciones.

 Especificar todos los equipos principales y otros elementos involucrados.

 Determinar la ubicación de los equipos.

 Hacer los trazados preliminares de canalizaciones exteriores e interiores.

 Definir la filosofía de operación del sistema de control, protección y medida.

 Elaboración de:

 Diagramas de flujo.

 Diagramas de instrumentación.

 Planos de distribución general de equipos.

 Planos con rutas preliminares de canalización

 Definición de clases de materiales.

 Unifilares.

 Revisión y rediseño que haya lugar de los servicios auxiliares asociados al sistema de control, protección y medida.

 Presupuesto de inversión y cantidades de obra. INGENIERÍA DE DETALLE:

Es la fase final de la ingeniería de un proyecto en la cual se desarrollan las especificaciones básicas de los equipos, instrumentos y otros elementos del proyecto, basados en códigos, normas y estándares hasta obtener planos, tablas de conexionado, documentos y listados aprobados para montaje.

Esta fase debe permitir hacer estimativos de costos del proyecto con una precisión de más o menos el 10% del valor de la inversión.

El alcance de la ingeniería de detalle comprende:

 Elaboración de condiciones y especificaciones del diseño.

 Definición del programa detallado de trabajo.

 Complementación de los listados de documentos, planos, tablas de conexionado, dibujos, típicos y estándares.

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8

 Definición de características finales e informaciones sobre equipos e instrumentos del proyecto para poder ser comprados.

 Elaboración de planos, tablas de conexionado y diagramas.

 Manuales de instalación, mantenimiento, procedimientos y operación del sistema.

 Asesoría en la evaluación técnica de ofertas.

 Cálculo de cantidades de obra y elaboración del presupuesto.

 Especificación de protecciones del sistema de control, protección y medida.

 Complementación de la ingeniería básica para lograr que el sistema pueda ser instalado correctamente.

 Elaboración de manuales de mantenimiento.

 Elaboración de manuales de pruebas de puesta en servicio para los equipos a instalar.

1.3.

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán presentar ofertas las personas jurídicas nacionales individualmente, (no se aceptan consorcios o en unión temporal, cooperativas, pre-cooperativas), que cumplan con:

a) Cuyo objeto social tenga relación directa con la naturaleza del servicio requerido en estos términos de referencia.

b) Un oferente en este proceso no podrá participar de manera individual, ni a través de ninguna empresa donde posea participación accionaria o siendo filial, subsidiaría o parte (en cualquier forma jurídica constitutiva) de una empresa oferente en el proceso de solicitud de ofertas para la adquisición de los equipos, elementos, materiales o sistemas para la modernización de los sistemas de control y protección de la subestación Dorada.

c) Que tengan experiencia específica en cada una de las siguientes categorías:

 Diseño o Interventoría de diseño de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual a 110 KV para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.

 Montaje, pruebas y puesta en servicio de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual a 110 KV para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.

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 Diseño o interventoría de diseño o montaje o interventoría de montaje a: - Sistemas de automatización de subestaciones (S.A.S. de subestaciones

para transmisión o distribución o generación), para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó

- Centros de control regionales o de distribución local o centros de control de generación de energía eléctrica, para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó

- Sistemas de automatización para plantas/centrales de generación, para o con destino a empresas de servicios públicos de generación de energía eléctrica.

Para una empresa jurídica se aceptará dentro de la experiencia a acreditar aquella que tengan sus empleados, es decir, la experiencia de la firma oferente será la de ésta más la de sus empleados.

d) Experiencia mínima requerida: Se entiende cumplida conforme a lo indicado en el numeral 1.3.1 EXPERIENCIA. La experiencia de los empleados del oferente se tiene en cuenta como experiencia de la persona jurídica o solo para la actividad tres (3) del literal c.

e) Presentar las hojas de vida de los profesionales propuestos según las condiciones indicadas en el numeral 1.9.3. PERFIL DEL PERSONAL PARA EL PROYECTO

f) Los oferentes deben contar con certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación (es decir para actividades de diseño y/o consultoría y/o asesoría y/o montaje y/o construcción y/o interventoría) y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas, en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. Para el caso de los consorcios o uniones temporales cada uno de los integrantes deberá poseerlo y mantenerlo vigente durante el tiempo de ejecución.

g) Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.6.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA y haber asistido a la reunión mencionada en el numeral 1.6.3 REUNIÓN ACLARATORIA Y VISITA DE CAMPO OBLIGATORIA.

De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona,

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los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

1.3.1. EXPERIENCIA

Se deberá certificar experiencia mínima en dos (2) proyectos completamente terminados o en ejecución para cada una de las tres categorías indicadas en el numeral 1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACION, literal c, que hayan sido ejecutadas para o con destino a empresas de servicios públicos de generación o transmisión o distribución de energía y cuya fecha de contratación y ejecución se encuentre comprendida dentro de los últimos veinte (20) años contados hasta la fecha de cierre de la presente solicitud pública de ofertas.

Se validará como proyecto, además de los indicados en el numeral 1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACION, literal c, proyectos de coordinación e implementación de ajuste para control y protección de equipos para subestaciones para niveles de 110 KV o superior. Este tipo de proyectos solo será tenido en cuenta solo dos (2) veces dentro de la evaluación de la experiencia mínima requerida. La experiencia de los empleados de una firma oferente podrá ser tomada como experiencia de la firma que presenta la oferta (la experiencia del empleado se entiende como la firma oferente), es decir, la experiencia se tomará como la sumatoria del oferente más la experiencia de los empleados.

CHEC se reserva el derecho de verificar y solicitar ampliación de la información suministrada por el oferente.

Los documentos soporte para evaluar la anterior experiencia deben ser certificaciones de los contratos ejecutados o en ejecución, copia del contrato o su respectiva acta de liquidación o de contrato en trámite u órdenes de servicio o cualquier otro documento debidamente firmado por el contratante o representante legal o interventor del contrato o persona facultada para expedirla por parte de la entidad que contrató al oferente.

1.4.

TRANSPARENCIA

La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.

Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de

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quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.

1.5.

INFORMACIÓN GENERAL

1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.

1.5.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses, deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de la CHEC.

1.6.

PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC a partir del día lunes 15 de abril de 2013.

1.6.2. SOLUCIÓN A CONSULTAS

Todas las inquietudes referentes a esta solicitud pública de ofertas pueden ser consultadas con el Ingeniero Luis Gabriel Narváez Campaña, teléfono 8899000 Ext.

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1256, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través del correo luis.narvaez@chec.com.co.

Ni las consultas ni las respuestas correspondientes producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.

1.6.3. REUNIÓN ACLARATORIA Y VISITA DE CAMPO OBLIGATORIA El día viernes 19 de abril de 2013 a las 10:00 a.m. horas se realizará reunión aclaratoria en las instalaciones de la Subestación Dorada, el sitio de encuentro será la portería de la subestación. Con la visita se estima que el posible oferente podrá tener en cuenta las consideraciones pertinentes en lo relacionado con esta solicitud de ofertas. Con la visita se estima que el diseñador podrá tener en cuenta las consideraciones pertinentes en lo relacionado con esta solicitud de ofertas.

La reunión y la visita se iniciarán a la hora exacta en el sitio de encuentro, no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, la cual será aportada al Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. Si el representante legal no es Ingeniero Electricista, deberá hacerse acompañar de uno de ellos, y en caso tal de no poder asistir, deberá enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin, la cual deberá ser entregada al momento de iniciar la visita; no se admite delegación a profesionales diferentes a ingenieros electricistas. En caso de no presentar el citado documento, será subsanable en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta.

Para tramitar el respectivo permiso de ingreso se hace necesario conocer el nombre y documento de identidad de las personas que asistirán a la visita (máximo 2 personas por posible oferente), por lo tanto, se debe informar dicho requisito al

Ingeniero Luis Gabriel Narváez Campaña al correo electrónico

LUIS.NARVAEZ@chec.com.co, antes de las 16:00 horas del 18 de abril de 2012

En el caso anterior no se aceptará la asistencia de personas que no presenten y entreguen la comunicación de delegación.

Además de la planilla de asistencia, la persona que asista en representación de CHEC elaborará un acta de la reunión, la cual será firmada por las personas asistentes.

Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión y de la visita, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.

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Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.

La no asistencia tanto a la visita como a la reunión, es causal de rechazo de la oferta.

Nota: Los oferentes deberán acudir a las visita de campo usando como elementos de seguridad, mínimo, los siguientes:

• Casco para protección grado eléctrico. • Botas dieléctricas.

• Presentar afiliación y último pago de ARP.

1.6.4. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.

La CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC.

1.6.5. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 29 de abril de 2013 a las 3:00 p.m. horas en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC, Manizales.

En la CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

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mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares.

1.6.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia tienen un valor no rembolsable de DOSCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($294.750) M/CTE., valor que deberá consignarse a nombre de CHEC, NIT. 890.800.128-6, en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA, estipulando el NIT de quien consigna.

Con la copia del recibo de consignación deberá acercarse al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Ospina Osorio, o escaneado al correo germán.osorio@chec.com.co, indicando nombre del oferente, NIT y concepto.

El recibo de ingreso expedido por CHEC debe ser presentado con la oferta. 1.6.7. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

1.6.8. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.

En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.7. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.7.1. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, y su estudio y evaluación por parte de la CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta.

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Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, deben incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan.

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.

El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.

El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.

La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.

a) Contenido de la oferta, para lo cual el oferente debe relacionar los documentos y sus respectivos folios solicitados en este numeral. (Subsanable).

b) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1. adjunto. (Subsanable a excepción de la firma).

c) Resumen de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 2, formulario B. adjunto (Subsanable).

d) Certificado de existencia y representación legal. (Subsanable).

e) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

f) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

g) Certificados de experiencia, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. (Subsanable, siempre y cuando la

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16

experiencia se haya obtenido antes de la fecha de cierre de la solicitud pública de ofertas).

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. (Subsanable). h) Resumen de la experiencia, de acuerdo al formato 3, formulario C adjunto.

(Subsanable).

i) Constancia de asistencia a la reunión y visita aclaratorias. (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión y a la visita).

j) El oferente debe manifestar si tiene inscripción vigente en la base de datos de contratistas o proveedores de la CHEC, o en caso contrario debe aportar la constancia de inscripción en el registro o directorio de proponentes de las Cámaras de Comercio o el registro de contratistas de EPM, o constancia de haber iniciado el trámite de inscripción en alguno de estos registros. La inscripción debe ser acorde con el objeto de éstos términos de referencia (Subsanable). Si requiere inscribirse en CHEC, enviar correo a

compras@chec.com.co. En todo caso para la aceptación de la oferta, el

beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados.

k) Oferta económica, la cual debe indicar los costos unitarios y totales de acuerdo al formato 4, formulario D adjunto, el cual se encuentra publicado en el Link ANEXOS. (Subsanable únicamente para errores aritméticos).

l) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de pago de los términos de referencia. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)

m) Estados financieros (Balance y Resultados) con corte al 31 de diciembre de 2012, debidamente firmados por el representante legal y el contador, y adicionalmente por el Revisor Fiscal para todas las demás personas jurídicas obligadas, según las disposiciones del Código de Comercio. (Subsanable). n) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 3

adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y evidenciarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada). o) Hojas de vida del personal. (Subsanable). Tener en cuenta el numeral 1.9.3

PERFIL DEL PERSONAL PARA EL PROYECTO. p) Lista de infraestructura para el proyecto. (Subsanable).

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17

q) Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado al oferente por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas, en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la fecha de cierre de la presente solicitud pública de ofertas).

r) Cronograma detallado o desarrollo lógico de los trabajos. (Subsanable).

s) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. (Subsanable).

t) Certificado de antecedentes fiscales. Consultar en www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable).

u) Certificado de antecedentes disciplinarios. Consultar en

www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable).

v) Copia actualizada del RUT (Subsanable).

La CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podría ser eliminada.

En cuanto a requisitos subsanables, éstos deberán ser presentados en el término que la CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.

1.7.2. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.

Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por la CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción del formato de cantidades y precios el cual, en caso de existir, no podrá ser modificado toda vez que no tiene posibilidad de ser subsanado, por tanto genera el rechazo de la oferta.

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18

1.7.3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en estos términos de referencia y deberá incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.

La oferta deberá ser presentada en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE INGENIERÍA BASICA Y DETALLE, ESPECIFICACIONES PARA COMPRA,

ASESORIA EN PROCESOS DE COMPRA, MONTAJE, , PRUEBAS FUNCIONALES, DE CONJUNTO, INYECCIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN PARA REALIZAR LA MODERNIZACIÓN DE LOS

SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCION, MEDIDA Y SUPERVISIÓN DE LOS NIVELES DE TENSIÓN 115; 33 Y 13,2 PARA LA SUBESTACIÓN DORADA” (Original o copia según sea el caso).

Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original.

La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.7.1

DOCUMENTOS DE LA OFERTA. (Subsanable).

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados. (Subsanable).

La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de la CHEC, (el cual puede ser consultado en la página www.chec.com.co) y acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta.

El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.

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19

1.7.4. PRECIO

La oferta debe ser presentada en pesos colombianos.

En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.

1.7.5. ASPECTOS JURÍDICOS

1.7.5.1. EXIGENCIAS A LOS OFERENTES

Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.

Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

En caso de que el oferente haya modificado la información registrada en el RUT, debe informarlo en su oferta y adjuntar copia del mismo.

1.7.5.2. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Se podrá optar por una de las siguientes opciones:

 Presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada entre PARTICULARES, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país.

 Presentar el original de la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono 8899000 Ext. 2448.

Para cualquiera de los casos se deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja) expedido por la entidad aseguradora, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit. 890.800.128-6, por un valor de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($25.000.000) M/CTE.

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La vigencia de la garantía será mínimo de sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo, se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos:

 No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato.

 No mantener las condiciones de la oferta.

 El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC.

 La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio para el cual se ofertó.

 Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.

1.7.6. RELACIÓN DE EXPERIENCIA (FORMULARIO C)

Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente. Deben incluirse solo los contratos donde se valide como experiencia lo indicado en el numeral ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. REQUISITOS PARA PARTICIPAR por parte del oferente o de los empleados integrantes de su equipo de trabajo. Cada contrato ejecutado o en ejecución debe identificarse con un único número de orden.

Sobre este formulario se hacen las siguientes aclaraciones:

a) Se deben anexar los certificados o documentos que prueben la experiencia, expedidos por las entidades contratantes o Interventor o persona responsable, o copia del contrato u orden de servicio o su respectiva acta de liquidación, en donde en lo posible (no obligatorio) se describa el desempeño del oferente. Igualmente en lo posible (no obligatorio) se indicará en los documentos la dirección, teléfono, correo electrónico y fax del contratante de los servicios.

b) En la columna CUMPLIMIENTO se deberá informar sobre el mismo de acuerdo con las siguientes convenciones:

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A.N.: Hubo o ha habido atraso no recuperado.

A.R.: Hubo o ha habido atraso recuperado.

C.T.: Se le aplicó terminación anticipada del contrato. E.P.: Se le ha hecho efectiva alguna garantía al contrato.

M.U.: Se le han aplicado multas, en este caso en la columna de observaciones deberá hacerse claridad sobre el tipo de multa y las causas que la motivaron.

1.7.7. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS (FORMULARIO D)

En este formulario el proponente definirá el precio de su propuesta, la cual deberá ser detallada por entregable, valores parciales de los componentes de cada entregable y valores totales de su propuesta de acuerdo al desarrollo lógico de los trabajos, secuencia de entregables y objeto de los trabajos.

Para cada una de las actividades de la lista de cantidades y precios (formulario D) y las no indicadas pero requeridas para cumplir con el objeto del contrato y que deben incluirse a criterio del oferente, deberá realizarse la evaluación de precios unitarios, considerando mano de obra, herramienta y los demás costos, además de la totalidad de aspectos que el oferente considere debe incorporar para una adecuada valoración de sus costos, todos los cuales permitan establecer claramente el valor unitario consignado.

Deben además anexarse todos los cálculos en medio magnético usando hoja de cálculo en plataforma MS Office (Excel y MS Word).

Como se indico antes, en caso de requerirse labores adicionales a los contemplados / indicados en este formulario, éstos deberán adicionarse y cuantificarse (tenerse en cuenta en la oferta) por el proveedor en el citado formulario; si no se incluyen y posteriormente el proveedor los requiere para ejecutar para cumplir el objeto de la solicitud de esta oferta, éstos se entienden incluidos en el precio de la oferta y no se podrá reclamar el cobro adicional por parte del contratista.

Es de anotar que para efectos de la evaluación y comparación de las ofertas solo se tendrán en cuenta los ítems indicados en esta solicitud de ofertas en el formulario D. Los precios indicados por el oferente en este formulario no deben incluir el impuesto sobre las ventas (IVA).

1.7.8. CRONOGRAMA – DESARROLLO LÓGICO DE LOS TRABAJOS

Incluir en esta sección el cronograma detallado del desarrollo lógico de los trabajos objeto de esta solicitud, en el cual se indique claramente los periodos de tiempo e informes por cada uno de los ítems propuestos por el oferente.

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De acuerdo con el objeto y alcance de la presente convocatoria, el oferente deberá presentar una descripción detallada y desarrollo lógico de los trabajos, en el cual se mostrará la ejecución de las tareas, indicando la duración de las mismas, los periodos de tiempo y las fechas estimadas para la presentación de los informes (entregables) por cada uno de los ítems propuestos.

En general anotará todos los factores que puedan afectar el desarrollo de los trabajos, incluyendo avances, entregas parciales y todas las actividades que considere complementarias para el mejor desarrollo del contrato.

Estas actividades se presentarán en diagrama GANTT como base del análisis, preferiblemente en MS Project o similar (subsanable).

1.7.9. INFORMACIÓN ADICIONAL

El proponente podrá entregar como una parte de su propuesta un capítulo titulado “ANEXOS” el cual contendrá una lista completa de todos los anexos que acompañan su propuesta y que no hayan sido incluidos en otras partes de la misma y que el oferente crea conveniente anexar a su propuesta, tales como información técnica general, literatura descriptiva y técnica, etc.

1.7.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.

1.7.11. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos, y complementarlos de acuerdo con su criterio y experiencia.

La oferta podrá invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no presentación de la oferta conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

Por el sólo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento

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de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

1.8. APERTURA DE OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

El día de apertura se leerán los siguientes datos: Póliza de seriedad, su vigencia y monto y finalmente el valor total de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.

El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe la CHEC para tal efecto.

1.8.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ACLARACIONES DE LAS MISMAS

CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, técnicos y económicos de las ofertas.

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.

Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.

1.8.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

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obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de estos términos de referencia.

b) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.

c) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC.

d) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

e) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas. f) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o

influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

g) Cuando la CHEC, al verificar la información presentada, encuentre que ésta no corresponde a la realidad.

h) Cuando el oferente presente precios reajustables.

La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en los términos de referencia, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.8.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación, cuando:

 Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable, de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

 A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas, no se presente oferta alguna.

 Cuando ninguna de las firmas cumpla con las especificaciones técnicas requeridas.

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1.8.4. CLAUSULA DE RESERVA

La CHEC se reserva el derecho de adjudicar o no la presente solicitud de ofertas o de adjudicarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes, caso en el cual hará devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia.

Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a la CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.

La CHEC se reserva el derecho de aumentar o disminuir las cantidades a requerir en cualquier etapa del proceso conforme con su propio criterio y ello no será motivo para cambiar las condiciones de la oferta.

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de la Empresa.

1.8.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA 1.8.6.1. PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.

En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en los términos de referencia. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.

El oferente debe organizar adecuadamente su oferta de tal manera que se pueda identificar claramente y sin lugar a dudas la información que se solicita en estos términos.

La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final:

a) Análisis contractual y legal

Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con

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los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas, y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Análisis financiero

Se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas, para lo cual debe obtener un puntaje igual o mayor a 14 puntos.

El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 01 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2012, para lo cual se aplicarán los siguientes 4 indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Ítem Nombre del indicador Fórmula aplicada Puntaje si cumple la condición

Condición

1 EBITDA Ingresos Operacionales-Costo de Venta Efectivos-Gastos de Administración Efectivos

8 No puede ser menor de $23.000.000 2 Capital de Trabajo Neto Operativo Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios – Cuentas por Pagar a

Proveedores de Bienes y Servicios 6

No puede ser menor de $15.300.000 3 Endeudamiento Índice de Pasivo Total / Activo Total 3 No puede ser mayor a 0,6 4 Carga Financiera Cubrimiento EBITDA/Gastos Financieros del Periodo. 3

No puede ser menor que 1,5

veces Notas:

Para efectos de calcular el EBITDA

 En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.

 En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.

 En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.

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 Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.

 Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.

 En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.

 En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.

 Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.

Datos para el cálculo de los indicadores financieros

Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.

c) Experiencia del oferente

El cabal cumplimiento dado a los contratos cuyos certificados facilita el oferente con su oferta, lo habilitará para continuar con el análisis de la misma.

d) Calidad técnica

Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento. No serán objeto de evaluación económica las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos solicitados.

e) Calidad comercial de la oferta

Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC.

La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.

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1.8.6.2. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Las ofertas jurídicamente válidas se someterán a la evaluación de los siguientes aspectos, con la asignación de los correspondientes puntajes máximos de ponderación:

Aspecto a evaluar Ponderación

Experiencia de la firma 5

Valor total de la propuesta 95

Total 100

a. Experiencia del oferente/Experiencia de las firmas:

En este apartado se busca determinar la experiencia adicional a la mínima requerida en el numeral ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN, literales a, b y c. Se asignará un puntaje por experiencia adicional conforme a la siguiente tabla:

Observación de cumplimiento de todos

los contratos relacionados para cada

una de las categorías solicitadas Mas de tres (3) certificados adicional a los de la experiencia mínima requerida en cualquiera de las categorías solicitadas

Entre dos y tres (3) certificados adicional a los de la experiencia mínima requerida en cualquiera de las categorías solicitadas Un (1) certificados adicional a los de la experiencia mínima requerida en cualquiera de las categorías solicitadas

Experiencia superior a la mínima requerida como requisito de participación en el numeral

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. EXPERIENCIA

C.O.

A.R 5 3 1

C.O.: No hubo ningún tipo de incumplimiento. A.N.: Hubo atraso no recuperado.

A.R.: Hubo atraso recuperado.

C.T.: Se le aplicó terminación anticipada del contrato. E.P.: Se le ha hecho efectiva alguna garantía el contrato.

M.U.: Se le han aplicado multas o deducciones o sanciones, en este caso en la columna de observaciones deberá hacerse claridad sobre el tipo de multa y las causas que la motivaron.

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29

Para la asignación de puntaje adicional por experiencia de la firma, se aceptarán contratos en ejecución en cada una de las categorías relacionadas en el numeral ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. REQUISITOS PARA PARTICIPACIÓN y ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. EXPERIENCIA, y estos deben estar acompañados de las certificación respectivas de este numeral tal como se solicitaron. Para evaluar este aspecto se tramitará el formulario C.

b. Calidad comercial de las ofertas:

La firma que presente el valor económico más bajo tendrá una calificación de 95 puntos y los demás proponentes obtendrán un puntaje, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Donde:

Vb: Precio base o precio de la propuesta más favorable. Vi: Precio de la propuesta que se está evaluando. Pi: Puntaje asignado a la oferta que se está evaluando.

La evaluación económica se realizará teniendo en cuenta solo los ítems indicados en el ofertas en el formulario D. Los ítems adicionales relacionados por el oferente como requeridos para la realización de los trabajos no se tendrán en cuenta en la evaluación, pero serán incluidos en el contrato siempre y cuando CHEC determine que son necesarios para cumplir con el objeto de esta oferta.

Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación.

CHEC verificará el precio de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el total, prevalecerá el unitario, a menos que la CHEC pueda determinar, con certeza, que el valor real se encuentra en la oferta, según se deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario en los formularios diligenciados por el oferente. En ese caso el valor unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta.

Si el error u omisión es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados.

Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa

95

*

Vi

Vb

(30)

30

aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta.

La evaluación se realizará a partir de los valores debidamente corregidos, antes de IVA.

Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje entre todas las ofertas, después de establecer el puntaje total.

El puntaje final será el que se obtenga después de restarle al puntaje obtenido con el anterior procedimiento el valor de los descuentos por penalizaciones, conforme la tabla establecida para ello en el numeral siguiente.

En caso de empate, la Empresa optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

1.8.6.3. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.

El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.

Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.

En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.

El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.

En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con

(31)

31

base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.

Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación. La omisión o el ocultar información darán como resultado la no evaluación de la oferta, y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.

El oferente deberá diligenciar el formato adjunto INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

1.8.6.4. INFORME DE EVALUACIÓN

El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado.

El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes, e igualmente estará disponible para tales efectos en el Proceso Adquisición de Bienes y Servicios y en ningún caso se entregará a los oferentes fotocopias de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta.

Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a la CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes.

1.8.6.5. ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje entre todas las ofertas, después de establecer el puntaje total.

El puntaje final será el resultado que se obtenga después de restarle al puntaje por precio el puntaje de los descuentos por penalizaciones.

Referencias

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