Sistema de Gestión de la Calidad
MATRICULA FINANCIERA
Versión 3
Código: GF.5,0,3.19.02.01
Proceso: Gestión Financiera - GF
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Código: GF.5,0,3.19.02.01 Fecha: 07/06/2016
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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
1. OBJETIVO
Garantizar que la matricula financiera de las personas admitidas y los estudiantes
antiguos se realice conforme a la normativa vigente, al interior de la Institución
Universitaria Escuela Nacional del Deporte.
2. ALCANCE
Comprende todas las actividades relacionadas con la Matrícula Financiera de
Estudiantes de pregrado y posgrado de la IU Escuela Nacional del Deporte, inicia
con la generación del recibo de liquidación de los costos de la matricula financiera
para las personas admitidas y los estudiantes antiguos, continua con el pago de la
matricula y concluye con la elaboración del documento de liquidación financiera en
los aplicativos establecidos.
3. NORMATIVIDAD
La normativa aplicable al procedimiento
“Matrícula Financiera”
, se encuentra
documentada
en
el
Portal
Institucional
en
la
URL:
http://www.endeporte.edu.co/institucional/informacion-general/normatividad
y
en
la
Intranet
Institucional
en
la
URL:
http://www.endeporte.edu.co/intranet/index.php/la-entidad/normograma-institucional-por-procesos
4. DEFINICIONES
Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
Matricula:
Proceso mediante el cual la persona admitida a cualquier programa
académico de la IU. END adquiere la calidad de estudiante.
Liquidación financiera:
Documento que se entrega al estudiante con el detalle
del servicio a cancelar.
Pago en efectivo:
Transacción en la que un admitido o estudiante hace un pago
inmediato en billetes y/o monedas al banco
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Derechos complementarios:
Denominación que agrupa los ingresos que
percibe la Institución que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse
como una venta de servicio por concepto de matrícula.
Descuento electoral:
Descuento realizado a los estudiantes conforme la
normativa aplicable.
Beca:
Apoyo económico para cursar estudios.
Deposito recibidos de terceros
: Valor de los dineros cancelados por los
estudiantes y debidamente legalizados para ser utilizados en la matricula
financiera y otros conceptos, de acuerdo con las normas que así lo establezcan.
Crédito.
Obtención de recursos bajo la promesa de restituirlos en el futuro, bajo
ciertas condiciones.
Pagaré:
Titulo valor que contiene una promesa incondicional de pagar una suma
determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a la orden o al
portador y la forma de vencimiento; son aplicables al pagaré en lo conducente, las
disposiciones relativas a la Letra de cambio.
Cartera:
Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de los usuarios
y/o beneficiarios.
Deudas de difícil cobro:
Cuenta que representa el valor de las deudas a favor
de la Institución sobre las cuentas que hayan cumplido los plazos establecidos y
su cancelación o castigo, solo procede, una vez se hayan agotado las gestiones
de cobro pertinente.
Cuenta Deudores:
Derechos de cobro originados en el desarrollo de las
actividades financieras, económicas y sociales de la Institución, que se produce
como resultado de la venta de bienes o servicios, préstamos concedidos,
operaciones de tesorería, avances y anticipos y otros derechos generados, de los
cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos.
Academusoft:
Sistema de información donde se registran las matriculas
financieras y académicas de los estudiantes
.
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5. CONDICIONES GENERALES
a.
La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 contendrá los valores por
concepto de venta de servicios educativos, derechos complementarios,
estampillas y descuentos aprobados al estudiante; igualmente se
establecerán los plazos y valores pactados para matriculas con créditos
previamente aprobados, en este caso la liquidación financiera deberá ser
firmada por el estudiante en señal de aceptación de las condiciones de
financiación y por la persona de la Unidad de Crédito y Cartera que la
realiza. La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 podrá ser elaborada
con la verificación del pago realizado por el estudiante a través del recibo
pago de matricula con referencia, disponible en el aplicativo académico
Academusoft, el cual presenta como documento de pago en el banco.
b.
La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 emitida por el programa
Procomputo, estará codificada en la parte superior derecha y tendrá el
código y la versión. La liquidación financiera debe realizarse en orden
consecutivo
c.
Para aquellos estudiantes que hayan caído en bajo rendimiento, El
aplicativo ACADEMUSOFT permitirá la activación del pago de matrícula
para quienes realizaron el pago de la matricula antes del cierre del
semestre, (caso de los estudiantes que se benefician del pronto pago),
dinero que deberá ser devuelto previa solicitud del estudiante.
d.
Si dentro del procedimiento de matricula financiera, el estudiante utiliza el
comprobante único de consignación del banco este no llevará
encabezado y se identificara por su nombre y consecutivo.
e.
La exoneración de recargo por matriculas extraordinarias se efectuara
con la aprobación del Rector o la Vicerrectora Financiera o Administrativa
de la Institución Universitaria , previa presentación del formato
GA.3,0,2.10.04.48 autorización de descuentos para matrícula académica
y/o financiera.
f.
El pagaré que respalde el crédito directo con la Institución Universitaria
.Escuela Nacional del Deporte de la matricula financiera deberá ser
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suscrito por el estudiante y un deudor, salvo en los casos de los
estudiantes que requieran una financiación menor o igual a trescientos mil
pesos mcte ($300.000), donde se podrá constituir compromiso de pago
GF.5,0,3.19.04.05 directamente al estudiante.
g.
El cheque entregado para respaldar la financiación de la matricula financiera
debe ser confirmado por la central de Fenalcheque.
h.
La matricula financiera para los estudiantes beneficiarios de convenios con
entidades públicas que otorguen beneficios a estudiantes de la Institución
Universitaria Escuela Nacional del Deporte, se pueden respaldar con la
constitución del pagare y carta de instrucciones hasta por el 100%, soportado con
la lista de estudiantes beneficiarios que envié la entidad, su correspondiente
Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal.
i.
Para los estudiantes que obtienen estímulos por rendimiento académico
(mejores promedios) y hayan cancelado previamente la totalidad de la matrícula
financiera, se les constituirá el valor de la beca como depósito a su favor , para
ser utilizada dentro de los dos periodos académicos siguientes.
j.
El porcentaje de beca otorgado a los estudiantes por la Institución Universitaria
Escuela Nacional del Deporte, diferente a estímulos por rendimiento académico,
solo se les aplica en el período académico para el cual fue concedido.
k.
Aquellos estudiantes, beneficiarios de becas de la Institución o por los
diferentes convenios, deberán presentar como documento soporte para la
aplicación de la beca el recibo pago de matrícula, que podrá imprimir desde su
campus TI, para los casos en los cuales se deba constituir deposito a favor de
terceros a través de nota contable, se requerirá el formato GF.5,0,3.19.04.06
Autorización de descuento para matricula académica y/o financiera.
l.
Se dará cumplimiento al artículo 17 parágrafo 1 y 2 del reglamento estudiantil,
para las solicitudes de devolución de dinero por cancelación del semestre o por
cancelación de asignaturas o menor número de créditos matriculados para
aquellas cancelaciones efectuadas conforme al calendario académico
administrativo por fuera de las dos semanas de iniciadas las actividades
académicas de la institución, estas no tendrán efectos financieros.
m.
Para aquellos estudiantes que posean valores como depósitos a favor de
terceros, estos serán aplicados mediante nota contable, previa verificación de la
existencia del depósito. Esta nota contable se asimila como nota crédito para la
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reducción de la cartera al estudiante y servirá como documento soporte para la
activación de la matricula financiera en aplicativo académico.
n.
Se tendrá como política para la gestión de la cartera de la IU Escuela Nacional
del Deporte, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, expedido mediante
Resolución de Rectoría No. 1-18-0477-2013 de fecha Octubre 3 del 2013.
o.
Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 403 de 1997 “por la cual se
establecen estímulos para los sufragantes” el estudiante que desea hacer valer su
derecho, deberá acreditar haber sufragado en la última votación realizada, con
anterioridad al inicio del respectivo periodo académico y previa emisión del recibo
pago de matrícula en el aplicativo académico, en caso contrario este descuento
será tenido en cuenta en el próximo semestre a matricular y tendrá validez hasta
que se surta un nuevo proceso electoral.
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5.1 Descripción detallada Procedimiento de Matricula Financiera
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SOPORTE FRECUENCIA
PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
1.
Comunique las fechas establecidas a la comunidad universitaria, para realizar la matricula financiera conforme a lo establecido en el Calendario Académico Administrativo. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Acuerdo de Consejo Directivo de Calendario Académico - Administrativo Semestral Boletín informativo. Publicación página web. 2.
Ingrese el valor del nuevo semestre en el programa de ACADEMUSOFT para el periodo académico vigente.
Actualice el valor de la matrícula del semestre para los respectivos programas.
Actualice el valor de los derechos complementarios. Actualice fechas de matrículas
ordinarias y extraordinarias. Actualice descuento electoral. Si se aprueba descuento pronto
pago, realice procedimiento para su generación.
Actualice valor de estampillas Nota: Esta actividad se desarrolla conforme a lo estipulado en los manuales de Academusoft y el soporte virtual de la universidad de Pamplona. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Acuerdos de Consejo Directivo de Calendario Académico – Administrativo y Acuerdo de Derechos Pecuniarios. Manuales de Academusoft. Soporte virtual Universidad de Pamplona. Semestral Recibo pago de matrícula con fechas ingresadas y valores Informe las fechas del
Calendario Académico Administrativo. Actualice el formato de recibo pago de matrícula financiera en el aplicativo académico Academusoft. 1
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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
3.
Genere liquidación masiva de la matricula financiera para el respectivo periodo académico en el aplicativo Academusoft.
Realice revisión en el aplicativo Academusoft de las matriculas financieras no generadas para establecer sus causas.
Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Formato Recibo pago de matrícula - Electrónico Semestral N/A 4.
Informe al estudiante que consulte en su Campus TI Academusoft el recibo pago de matrícula, imprima y realice el pago respectivo.
Profesional Universitario- Unidad de y Crédito y Cartera. Estudiante Boletín informativo. Página web de la Institución.
Semestral Recibo pago de matricula
5
¿Se generó el recibo pago de matrícula sin novedad?
Si: Realice el pago respectivo No: Diríjase a ventanilla de la Unidad de crédito y cartera.
Estudiante N/A Semestral Recibo pago de matrícula Genere liquidación de matrícula Informe al estudiante que consulte en su campus TI Academusoft el recibo pago de matricula 2 1 Se generó recibo pago de matrícula? Si No
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6
Realice revisión de por qué no se generó el recibo de pago matricula financiera, Resuelva y genere la reliquidación de matricula financiera.
Tenga en cuenta: Saldos de cartera.
Documentos pendientes Unidad de Admisiones y Registro. Multa de centro de Biblioteca e
información Científica.
Deudas pendientes por Laboratorios Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera. Recibo de caja pago de multas o deudas Cada que se requiera Recibo de pago de matrícula generado 7
Establezca forma de pago? Contado: Realice consignación. Crédito: Solicite pagaré y presente documentos para su aprobación.
Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera. Pagaré y Documentos soportes . Cada que se requiera N/A Revise novedad presentada. Establezca forma de pago? Crédito Contado 2
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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
8
Para matrícula a Crédito tenga en cuenta:
Pagaré entregado por la unidad de Crédito y Cartera debidamente diligenciado y con documentos soportes. Cuando la matricula se realiza
con cheque al día o posfechado realice confirmación ante FENALCHEQUE. Autorización de entidad
financiera externa.
Para crédito ICETEX, realice legalización y envío de documentos.
Verifique la viabilidad Jurídica para crédito ICETEX
aprobado. Consignación, valide comprobante de consignación cuando no se presente original. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Liquidación Matricula Financiera. GF.5,0,3.19. 04.01 Consignación Pagare diligenciado Cheques autorizado por Fenalcheque . Autorización de entidad crediticia Documento legalización IES - ICETEX Semestral Liquidación matricula GF.5,0,3.19. 04.01 Compromis o De pago GF.5,0,3.19. 04.05 Pagaré Soporte ICETEX estado de la viabilidad jurídica Matricula a crédito. 3 4
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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
9
Una vez legalizada la matricula financiera con su respectivo recibo de caja, o aplicación de depósito a favor , recepcíonelo y regístrelo en el aplicativo ACADEMUSOTF para la activación de la matricula académica, de manera manual o a través de la carga de archivo plano de matrículas. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Recibo de Caja. Nota contable aplicación de depósito. Liquidación Matricula Financiera. Archivo plano del Banco Cada que se requiera Recibo de caja Nota contable aplicación de deposito Archivo plano del Banco. 10.
Cuando se requiera modificación a la liquidación de la matrícula financiera por adiciones y/o cancelaciones según las fechas del Calendario Académico Administrativo, reciba solicitud de modificación de matrícula académica AD.4,0,1.19.04.01 debidamente diligenciada, realice reliquidación de matrícula financiera y constituya depósito, si corresponde o realice liquidación de matrícula para el cobro de la adición de las asignaturas.
Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Solicitud de modificación. De matrícula académica AD.4,0,1.19.04.0 1 Por periodo Académico Nota contable Liquidación de Matrícula Consulta registro académico Recepcione y registre
archivo plano del Banco o recibo de caja en el programa
ACADEMUSOTF.
Realice las acciones requeridas para la modificación de la matricula financiera por adiciones y/o cancelaciones.
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SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTROS 11 Recepcione solicitud de constitución de depósito o devolución GF.5,0,3.19.04.03 o carta de solicitud del estudiante, evalué el tipo de solicitud y proceda a reliquidar, si es el caso, Constituir depósito a favor del estudiante y realice devolución, cuando corresponda (art.17 reglamento estudiantil). Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera GF.5,0,3.19. 04.03 Carta de solicitud del estudiante Cada que se requiera Nota Contable Resolución de Rectoría
Recepcióne
solicitud
de constitución de
depósito o devolución
GF.5,0,3.19.04.03
FIN
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5.2 Descripción detallada Seguimiento a Cartera
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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
1. Clasifique y analice mensualmente la cartera por su vencimiento.
Profesional Universitario-
Unidad de Crédito y Cartera
Listado de la cartera por fecha
de vencimiento Mensual Listado de la cartera por fecha de vencimiento analizado 2.
Realice gestión de cobro utilizando entren otros los siguientes mecanismos: Llamadas telefónicas Carta de cobro Comunicación verbal, Correo electrónico Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Listado de la cartera por fecha de vencimiento Archivos de Recaudo recibido de los Bancos. Listado de llamadas Cartas o correos electrónicos enviados. Impresión de correos electrónicos Mensual Listado de llamadas Cartas o correos electrónicos enviadas Notas de ajustes contables Clasifique y analice la cartera por vencimiento. Realice gestión de cobro. 1
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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS
3.
Evalué la respuesta a la gestión de cobro realizada y determine nuevas estrategias de recuperación de cartera para las respuestas negativas. Si: Pase al punto 4
No: Pase al punto 5
Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Listado de cartera por fecha de vencimientos.. Recibo de pago. Nota de ajuste contable. Mensual Matrícula Financiera 4.
Realice liquidación de cartera y pase a tesorería para legalizar pago Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Formato de Liquidación de cartera
Cada vez que se requiera Recibo de caja archivado con la documentación pertinente 5.
Clasifique la cartera de difícil cobro por lo menos de 2 años y remítala a la Oficina Jurídica, para lo pertinente.
Profesional Universitario-
Unidad de Crédito y Cartera
Informe de gestión Semestral
Listado de cartera de difícil cobro Listado de cartera castigada 6. Remita cartera a la Oficina Jurídica para lo pertinente. ¿Se recupero la cartera? Si No Realice liquidación de cartera y pase a tesorería. Fin 1 4 5
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6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Este procedimiento será elaborado por el Profesional Universitario de la Unidad de
Crédito y Cartera, revisado por la Vicerrectora Financiera y la Vicerrectora
Administrativa, en calidad de Representante de la Dirección y por el
Representante de Calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso,
teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos
que lo han utilizado y aprobados por el Rector.
7. FORMATOS ASOCIADOS
NOMBRE DEL FORMATO
CODIGO
Liquidación de Matricula Financiera
GF.5,0,3.19.04.01
Sistematizado
Preliquidación Matricula Financiera
GF.5,0,3.19.04.02
Solicitud de Depósito
GF.5,0,3.19.04.03
Formato de llamadas
GF.5,0,3.19.04.04
Compromiso de Pago
Recibo de Pago de Matrícula
Autorización
de
descuento
para
matrícula
académica y/o financiera
GF.5,0,3.19.04.05
Sistematizado
GA.3,0,2.19.04.48
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES
Manuales de Academusoft Matricula Financiera
Aprobación del Documento
Nombre Responsable Firma Fecha
Elaboró Ana Patricia García
Profesional
Universitario-Unidad de Crédito y Cartera
07/06/2016
Revisó Patricia Martínez Vicerrectora Financiera 07/06/2016 María Isabel Andrade
García Vicerrectora Académica Aprobó José Fernando Arroyo
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Control de Cambios Versión
No.
Fecha de
Aprobación Descripción de los Cambios Justificación del cambio
1 25/09/2009 Se ajusta la normatividad y se revisan y ajustan actividades de la descripción grafica
Revisión y ajuste por auditoría interna
2 15/07/2013
Se ajusta las condiciones generales en sus literales a, c, h, I ,k
Adición en condiciones generales del literal m.
Se actualizo el eslogan
Ajuste procedimiento en los numerales: 1, 2,4,8,9,
Se actualizó el código de conformidad a las tablas de retención documental, la versión y la fecha. Igualmente se hace ajustes de conformidad al procedimiento de control de documentos al cuadro de aprobación.
Se actualiza el slogan de la institución
Actualización del procedimiento Reestructuración Administrativa Nuevo período de la Rectoría