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Sistema de Gestión de la Calidad MATRICULA FINANCIERA

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Sistema de Gestión de la Calidad

MATRICULA FINANCIERA

Versión 3

Código: GF.5,0,3.19.02.01

Proceso: Gestión Financiera - GF

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MATRICULA FINANCIERA

Código: GF.5,0,3.19.02.01 Fecha: 07/06/2016

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

1. OBJETIVO

Garantizar que la matricula financiera de las personas admitidas y los estudiantes

antiguos se realice conforme a la normativa vigente, al interior de la Institución

Universitaria Escuela Nacional del Deporte.

2. ALCANCE

Comprende todas las actividades relacionadas con la Matrícula Financiera de

Estudiantes de pregrado y posgrado de la IU Escuela Nacional del Deporte, inicia

con la generación del recibo de liquidación de los costos de la matricula financiera

para las personas admitidas y los estudiantes antiguos, continua con el pago de la

matricula y concluye con la elaboración del documento de liquidación financiera en

los aplicativos establecidos.

3. NORMATIVIDAD

La normativa aplicable al procedimiento

“Matrícula Financiera”

, se encuentra

documentada

en

el

Portal

Institucional

en

la

URL:

http://www.endeporte.edu.co/institucional/informacion-general/normatividad

y

en

la

Intranet

Institucional

en

la

URL:

http://www.endeporte.edu.co/intranet/index.php/la-entidad/normograma-institucional-por-procesos

4. DEFINICIONES

Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Matricula:

Proceso mediante el cual la persona admitida a cualquier programa

académico de la IU. END adquiere la calidad de estudiante.

Liquidación financiera:

Documento que se entrega al estudiante con el detalle

del servicio a cancelar.

Pago en efectivo:

Transacción en la que un admitido o estudiante hace un pago

inmediato en billetes y/o monedas al banco

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Código: GF.5,0,3.19.02.01 Fecha: 07/06/2016

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

Derechos complementarios:

Denominación que agrupa los ingresos que

percibe la Institución que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse

como una venta de servicio por concepto de matrícula.

Descuento electoral:

Descuento realizado a los estudiantes conforme la

normativa aplicable.

Beca:

Apoyo económico para cursar estudios.

Deposito recibidos de terceros

: Valor de los dineros cancelados por los

estudiantes y debidamente legalizados para ser utilizados en la matricula

financiera y otros conceptos, de acuerdo con las normas que así lo establezcan.

Crédito.

Obtención de recursos bajo la promesa de restituirlos en el futuro, bajo

ciertas condiciones.

Pagaré:

Titulo valor que contiene una promesa incondicional de pagar una suma

determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a la orden o al

portador y la forma de vencimiento; son aplicables al pagaré en lo conducente, las

disposiciones relativas a la Letra de cambio.

Cartera:

Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de los usuarios

y/o beneficiarios.

Deudas de difícil cobro:

Cuenta que representa el valor de las deudas a favor

de la Institución sobre las cuentas que hayan cumplido los plazos establecidos y

su cancelación o castigo, solo procede, una vez se hayan agotado las gestiones

de cobro pertinente.

Cuenta Deudores:

Derechos de cobro originados en el desarrollo de las

actividades financieras, económicas y sociales de la Institución, que se produce

como resultado de la venta de bienes o servicios, préstamos concedidos,

operaciones de tesorería, avances y anticipos y otros derechos generados, de los

cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos.

Academusoft:

Sistema de información donde se registran las matriculas

financieras y académicas de los estudiantes

.

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Código: GF.5,0,3.19.02.01 Fecha: 07/06/2016

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5. CONDICIONES GENERALES

a.

La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 contendrá los valores por

concepto de venta de servicios educativos, derechos complementarios,

estampillas y descuentos aprobados al estudiante; igualmente se

establecerán los plazos y valores pactados para matriculas con créditos

previamente aprobados, en este caso la liquidación financiera deberá ser

firmada por el estudiante en señal de aceptación de las condiciones de

financiación y por la persona de la Unidad de Crédito y Cartera que la

realiza. La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 podrá ser elaborada

con la verificación del pago realizado por el estudiante a través del recibo

pago de matricula con referencia, disponible en el aplicativo académico

Academusoft, el cual presenta como documento de pago en el banco.

b.

La liquidación financiera GF.5,0,3.19.04.01 emitida por el programa

Procomputo, estará codificada en la parte superior derecha y tendrá el

código y la versión. La liquidación financiera debe realizarse en orden

consecutivo

c.

Para aquellos estudiantes que hayan caído en bajo rendimiento, El

aplicativo ACADEMUSOFT permitirá la activación del pago de matrícula

para quienes realizaron el pago de la matricula antes del cierre del

semestre, (caso de los estudiantes que se benefician del pronto pago),

dinero que deberá ser devuelto previa solicitud del estudiante.

d.

Si dentro del procedimiento de matricula financiera, el estudiante utiliza el

comprobante único de consignación del banco este no llevará

encabezado y se identificara por su nombre y consecutivo.

e.

La exoneración de recargo por matriculas extraordinarias se efectuara

con la aprobación del Rector o la Vicerrectora Financiera o Administrativa

de la Institución Universitaria , previa presentación del formato

GA.3,0,2.10.04.48 autorización de descuentos para matrícula académica

y/o financiera.

f.

El pagaré que respalde el crédito directo con la Institución Universitaria

.Escuela Nacional del Deporte de la matricula financiera deberá ser

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suscrito por el estudiante y un deudor, salvo en los casos de los

estudiantes que requieran una financiación menor o igual a trescientos mil

pesos mcte ($300.000), donde se podrá constituir compromiso de pago

GF.5,0,3.19.04.05 directamente al estudiante.

g.

El cheque entregado para respaldar la financiación de la matricula financiera

debe ser confirmado por la central de Fenalcheque.

h.

La matricula financiera para los estudiantes beneficiarios de convenios con

entidades públicas que otorguen beneficios a estudiantes de la Institución

Universitaria Escuela Nacional del Deporte, se pueden respaldar con la

constitución del pagare y carta de instrucciones hasta por el 100%, soportado con

la lista de estudiantes beneficiarios que envié la entidad, su correspondiente

Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal.

i.

Para los estudiantes que obtienen estímulos por rendimiento académico

(mejores promedios) y hayan cancelado previamente la totalidad de la matrícula

financiera, se les constituirá el valor de la beca como depósito a su favor , para

ser utilizada dentro de los dos periodos académicos siguientes.

j.

El porcentaje de beca otorgado a los estudiantes por la Institución Universitaria

Escuela Nacional del Deporte, diferente a estímulos por rendimiento académico,

solo se les aplica en el período académico para el cual fue concedido.

k.

Aquellos estudiantes, beneficiarios de becas de la Institución o por los

diferentes convenios, deberán presentar como documento soporte para la

aplicación de la beca el recibo pago de matrícula, que podrá imprimir desde su

campus TI, para los casos en los cuales se deba constituir deposito a favor de

terceros a través de nota contable, se requerirá el formato GF.5,0,3.19.04.06

Autorización de descuento para matricula académica y/o financiera.

l.

Se dará cumplimiento al artículo 17 parágrafo 1 y 2 del reglamento estudiantil,

para las solicitudes de devolución de dinero por cancelación del semestre o por

cancelación de asignaturas o menor número de créditos matriculados para

aquellas cancelaciones efectuadas conforme al calendario académico

administrativo por fuera de las dos semanas de iniciadas las actividades

académicas de la institución, estas no tendrán efectos financieros.

m.

Para aquellos estudiantes que posean valores como depósitos a favor de

terceros, estos serán aplicados mediante nota contable, previa verificación de la

existencia del depósito. Esta nota contable se asimila como nota crédito para la

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reducción de la cartera al estudiante y servirá como documento soporte para la

activación de la matricula financiera en aplicativo académico.

n.

Se tendrá como política para la gestión de la cartera de la IU Escuela Nacional

del Deporte, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, expedido mediante

Resolución de Rectoría No. 1-18-0477-2013 de fecha Octubre 3 del 2013.

o.

Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 403 de 1997 “por la cual se

establecen estímulos para los sufragantes” el estudiante que desea hacer valer su

derecho, deberá acreditar haber sufragado en la última votación realizada, con

anterioridad al inicio del respectivo periodo académico y previa emisión del recibo

pago de matrícula en el aplicativo académico, en caso contrario este descuento

será tenido en cuenta en el próximo semestre a matricular y tendrá validez hasta

que se surta un nuevo proceso electoral.

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5.1 Descripción detallada Procedimiento de Matricula Financiera

No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

1.

Comunique las fechas establecidas a la comunidad universitaria, para realizar la matricula financiera conforme a lo establecido en el Calendario Académico Administrativo. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Acuerdo de Consejo Directivo de Calendario Académico - Administrativo Semestral  Boletín informativo.  Publicación página web. 2.

Ingrese el valor del nuevo semestre en el programa de ACADEMUSOFT para el periodo académico vigente.

 Actualice el valor de la matrícula del semestre para los respectivos programas.

 Actualice el valor de los derechos complementarios.  Actualice fechas de matrículas

ordinarias y extraordinarias.  Actualice descuento electoral.  Si se aprueba descuento pronto

pago, realice procedimiento para su generación.

 Actualice valor de estampillas Nota: Esta actividad se desarrolla conforme a lo estipulado en los manuales de Academusoft y el soporte virtual de la universidad de Pamplona. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Acuerdos de Consejo Directivo de Calendario Académico – Administrativo y Acuerdo de Derechos Pecuniarios.  Manuales de Academusoft.  Soporte virtual Universidad de Pamplona. Semestral Recibo pago de matrícula con fechas ingresadas y valores Informe las fechas del

Calendario Académico Administrativo. Actualice el formato de recibo pago de matrícula financiera en el aplicativo académico Academusoft. 1

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SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

3.

Genere liquidación masiva de la matricula financiera para el respectivo periodo académico en el aplicativo Academusoft.

Realice revisión en el aplicativo Academusoft de las matriculas financieras no generadas para establecer sus causas.

Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Formato Recibo pago de matrícula - Electrónico Semestral N/A 4.

Informe al estudiante que consulte en su Campus TI Academusoft el recibo pago de matrícula, imprima y realice el pago respectivo.

 Profesional Universitario- Unidad de y Crédito y Cartera.  Estudiante  Boletín informativo.  Página web de la Institución.

Semestral Recibo pago de matricula

5

¿Se generó el recibo pago de matrícula sin novedad?

Si: Realice el pago respectivo No: Diríjase a ventanilla de la Unidad de crédito y cartera.

 Estudiante  N/A Semestral Recibo pago de matrícula Genere liquidación de matrícula Informe al estudiante que consulte en su campus TI Academusoft el recibo pago de matricula 2 1 Se generó recibo pago de matrícula? Si No

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SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

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Realice revisión de por qué no se generó el recibo de pago matricula financiera, Resuelva y genere la reliquidación de matricula financiera.

Tenga en cuenta:  Saldos de cartera.

 Documentos pendientes Unidad de Admisiones y Registro.  Multa de centro de Biblioteca e

información Científica.

 Deudas pendientes por Laboratorios  Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera.  Recibo de caja pago de multas o deudas Cada que se requiera Recibo de pago de matrícula generado 7

Establezca forma de pago? Contado: Realice consignación. Crédito: Solicite pagaré y presente documentos para su aprobación.

 Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera.  Pagaré y Documentos soportes . Cada que se requiera N/A Revise novedad presentada. Establezca forma de pago? Crédito Contado 2

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SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

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Para matrícula a Crédito tenga en cuenta:

 Pagaré entregado por la unidad de Crédito y Cartera debidamente diligenciado y con documentos soportes.  Cuando la matricula se realiza

con cheque al día o posfechado realice confirmación ante FENALCHEQUE.  Autorización de entidad

financiera externa.

 Para crédito ICETEX, realice legalización y envío de documentos.

 Verifique la viabilidad Jurídica para crédito ICETEX

aprobado.  Consignación, valide comprobante de consignación cuando no se presente original. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Liquidación Matricula Financiera. GF.5,0,3.19. 04.01  Consignación  Pagare diligenciado  Cheques autorizado por Fenalcheque .  Autorización de entidad crediticia  Documento legalización IES - ICETEX Semestral  Liquidación matricula GF.5,0,3.19. 04.01  Compromis o De pago GF.5,0,3.19. 04.05  Pagaré  Soporte ICETEX estado de la viabilidad jurídica Matricula a crédito. 3 4

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PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

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Una vez legalizada la matricula financiera con su respectivo recibo de caja, o aplicación de depósito a favor , recepcíonelo y regístrelo en el aplicativo ACADEMUSOTF para la activación de la matricula académica, de manera manual o a través de la carga de archivo plano de matrículas. Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Recibo de Caja.  Nota contable aplicación de depósito.  Liquidación Matricula Financiera.  Archivo plano del Banco Cada que se requiera  Recibo de caja  Nota contable aplicación de deposito  Archivo plano del Banco. 10.

Cuando se requiera modificación a la liquidación de la matrícula financiera por adiciones y/o cancelaciones según las fechas del Calendario Académico Administrativo, reciba solicitud de modificación de matrícula académica AD.4,0,1.19.04.01 debidamente diligenciada, realice reliquidación de matrícula financiera y constituya depósito, si corresponde o realice liquidación de matrícula para el cobro de la adición de las asignaturas.

Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Solicitud de modificación. De matrícula académica AD.4,0,1.19.04.0 1 Por periodo Académico Nota contable Liquidación de Matrícula Consulta registro académico Recepcione y registre

archivo plano del Banco o recibo de caja en el programa

ACADEMUSOTF.

Realice las acciones requeridas para la modificación de la matricula financiera por adiciones y/o cancelaciones.

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SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTROS 11 Recepcione solicitud de constitución de depósito o devolución GF.5,0,3.19.04.03 o carta de solicitud del estudiante, evalué el tipo de solicitud y proceda a reliquidar, si es el caso, Constituir depósito a favor del estudiante y realice devolución, cuando corresponda (art.17 reglamento estudiantil). Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  GF.5,0,3.19. 04.03  Carta de solicitud del estudiante Cada que se requiera  Nota Contable  Resolución de Rectoría

Recepcióne

solicitud

de constitución de

depósito o devolución

GF.5,0,3.19.04.03

FIN

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5.2 Descripción detallada Seguimiento a Cartera

No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

1. Clasifique y analice mensualmente la cartera por su vencimiento.

Profesional Universitario-

Unidad de Crédito y Cartera

Listado de la cartera por fecha

de vencimiento Mensual Listado de la cartera por fecha de vencimiento analizado 2.

Realice gestión de cobro utilizando entren otros los siguientes mecanismos:  Llamadas telefónicas  Carta de cobro  Comunicación verbal,  Correo electrónico Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera  Listado de la cartera por fecha de vencimiento Archivos de Recaudo recibido de los Bancos.  Listado de llamadas  Cartas o correos electrónicos enviados.  Impresión de correos electrónicos Mensual  Listado de llamadas  Cartas o correos electrónicos enviadas  Notas de ajustes contables Clasifique y analice la cartera por vencimiento. Realice gestión de cobro. 1

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No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTROS

3.

Evalué la respuesta a la gestión de cobro realizada y determine nuevas estrategias de recuperación de cartera para las respuestas negativas. Si: Pase al punto 4

No: Pase al punto 5

Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Listado de cartera por fecha de vencimientos.. Recibo de pago. Nota de ajuste contable. Mensual Matrícula Financiera 4.

Realice liquidación de cartera y pase a tesorería para legalizar pago Profesional Universitario- Unidad de Crédito y Cartera Formato de Liquidación de cartera

Cada vez que se requiera Recibo de caja archivado con la documentación pertinente 5.

Clasifique la cartera de difícil cobro por lo menos de 2 años y remítala a la Oficina Jurídica, para lo pertinente.

Profesional Universitario-

Unidad de Crédito y Cartera

Informe de gestión Semestral

Listado de cartera de difícil cobro Listado de cartera castigada 6. Remita cartera a la Oficina Jurídica para lo pertinente. ¿Se recupero la cartera? Si No Realice liquidación de cartera y pase a tesorería. Fin 1 4 5

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6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Este procedimiento será elaborado por el Profesional Universitario de la Unidad de

Crédito y Cartera, revisado por la Vicerrectora Financiera y la Vicerrectora

Administrativa, en calidad de Representante de la Dirección y por el

Representante de Calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso,

teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos

que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

7. FORMATOS ASOCIADOS

NOMBRE DEL FORMATO

CODIGO

Liquidación de Matricula Financiera

GF.5,0,3.19.04.01

Sistematizado

Preliquidación Matricula Financiera

GF.5,0,3.19.04.02

Solicitud de Depósito

GF.5,0,3.19.04.03

Formato de llamadas

GF.5,0,3.19.04.04

Compromiso de Pago

Recibo de Pago de Matrícula

Autorización

de

descuento

para

matrícula

académica y/o financiera

GF.5,0,3.19.04.05

Sistematizado

GA.3,0,2.19.04.48

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

Manuales de Academusoft Matricula Financiera

Aprobación del Documento

Nombre Responsable Firma Fecha

Elaboró Ana Patricia García

Profesional

Universitario-Unidad de Crédito y Cartera

07/06/2016

Revisó Patricia Martínez Vicerrectora Financiera 07/06/2016 María Isabel Andrade

García Vicerrectora Académica Aprobó José Fernando Arroyo

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MATRICULA FINANCIERA

CódigoGF.5,0,3.19.02.03 Fecha:07/06/2016

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Control de Cambios Versión

No.

Fecha de

Aprobación Descripción de los Cambios Justificación del cambio

1 25/09/2009  Se ajusta la normatividad y se revisan y ajustan actividades de la descripción grafica

Revisión y ajuste por auditoría interna

2 15/07/2013

 Se ajusta las condiciones generales en sus literales a, c, h, I ,k

 Adición en condiciones generales del literal m.

 Se actualizo el eslogan

 Ajuste procedimiento en los numerales: 1, 2,4,8,9,

 Se actualizó el código de conformidad a las tablas de retención documental, la versión y la fecha. Igualmente se hace ajustes de conformidad al procedimiento de control de documentos al cuadro de aprobación.

 Se actualiza el slogan de la institución

Actualización del procedimiento Reestructuración Administrativa Nuevo período de la Rectoría

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