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Sistema de Viáticos
Nombre del aplicativo: Rendición de Viáticos Nombre del archivo: Resumen
Este sistema le permitirá centralizar el control de la rendición de los viáticos en una única planilla, a la cual podrá agregar los datos que cada empleado registrará individualmente. Luego, la información podrá ser visualizada en un informe resumen.
Antes de utilizar la Aplicación Informática
Para poder utilizar el aplicativo es importante leer antes las recomendaciones detalladas en el siguiente archivo:
“Requerimientos: Nivel de Seguridad”.
Nota
Para no alterar el funcionamiento del sistema, se debe tener en cuenta que tanto el nombre como la ubicación de estos archivos no debe ser modificada ya que los mismos se encuentran vinculados y deben pertenecer a la misma carpeta.
Inicio de la Aplicación Informática
Este sistema consta de dos partes principales:Una plantilla para cada empleado, en la cual se registrarán sus datos y rendición de viáticos (Rendición de Viáticos).
Un archivo, que recibirá la información que cada empleado ha ingresado en su planilla (Resumen).
Rendición de Viáticos- Planilla individual para cada
empleado
Cada uno de los empleados que le rinden viáticos debe tener una copia de este archivo, para que registren los propios movimientos.
Hemos dado formato de PLANTILLA a este archivo, para que pueda crear una copia del mismo para cada empleado, sin modificar el original.
¿Qué es una plantilla?
Las plantillas, son libros “modelo” sobre los cuales no podremos hacer modificaciones.
Crear nuevas plantillas, nos será de mucha utilidad cuando necesitemos utilizar en forma habitual un determinado archivo, por ejemplo, el que hacemos referencia en este explicativo. La ventaja respecto de un archivo .xls normal de Microsoft® Excel, es que una plantilla no podrá
ser modificada; al querer guardar los cambios, se nos pedirá un nuevo nombre de archivo.
Hoja Menú
La primera hoja de esta aplicación es un panel de movimiento, el cual contará con vínculos a las hojas del libro. Este panel se muestra en la Figura 1.
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Hoja Datos
En esta hoja, debe completar los datos del empleado, como se muestra en la Figura 2.
Figura 2 Ingrese:
Nombre del empleado. Número de Legajo. Horario Laboral.
Días laborales, tildando las casillas correspondientes.
Foto del empleado, si dispone de una. Para insertar una foto, haga clic en el botón correspondiente, navegue en su disco rígido hasta la foto, como se muestra en la Figura 3, y haga clic en Insertar.
La foto se adaptará al tamaño del espacio destinado para la misma en la planilla, como puede observar en la Figura 4.
Figura 4
Para remover la foto, haga clic en el botón Quitar Foto.
Hoja Conceptos de Gastos
En esta hoja, debe ingresar las cuentas que habitualmente se utilizan en la rendición de viáticos.
Si bien no es obligatorio utilizar esta hoja, será de utilidad para agilizar la tarea de registro de movimientos.
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Hoja Rendición
En esta hoja, se deberán registrar los movimientos, ingresando: Fecha del movimiento.
Concepto que generó el movimiento.
Comprobante de la operación, si correspondiera.
Si se trata de un gasto (caso más común), ingrese en la columna Gasto el monto de la operación. Si se tratase de un Ingreso, regístrelo en la columna Reposición.
Figura 6
Observe en la Figura 7, la columna Concepto también podrá ser completada eligiendo un valor de la lista que se despliega.
Dicha lista corresponde a la ingresada por usted en la hoja anterior (Conceptos de Gastos). Este efecto, se logra utilizando la herramienta de Microsoft® Excel llamada “Validación de datos”.
Hoja Análisis
En esta hoja, obtendrá un análisis de los gastos del empleado.
Como se muestra en la Figura 8, dispondrá de tablas dinámicas para visualizar sólo la información que necesite, a través de las herramientas de filtrado.
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Figura 10
Resumen - Planilla que agrupa la información de todos los empleados
Este archivo está preparado para que pueda agregar la planilla de rendición de viáticos de cada empleado y, de esa manera, resumir y analizar toda la información.
Hoja Informe
Esta es la hoja que agrupará las planillas de todos los empleados (Figura 11).
Para comenzar a agregar planillas, haga clic en el botón “Agregar archivo al informe”.
Se abrirá un cuadro, para que elija el archivo a agregar. Búsquelo en su disco y haga clic en Abrir, como se muestra en la Figura 12.
Figura 12
Importante
Es muy importante tener en cuenta, que sólo podrá agregar archivos que estén basados en la plantilla Rendición de Viáticos. No podrá agregar archivos que no pertenezcan al sistema de viáticos.
Ahora, podemos observar en la siguiente figura, la planilla de viáticos para el empleado seleccionado.
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En el panel gris de la derecha, se mostrarán los archivos que contiene el informe.
Podrá filtrar la información, utilizando las herramientas de filtrado de la tabla dinámica, como se muestra en la Figura 14.
Figura 14
Para agregar más planillas al informe, repita los pasos mencionados. Para limpiar el informe y borrar todos las planillas que lo componen, simplemente presione el botón “Borrar informe” (Figura 15).
Figura 15
Automáticamente, el informe volverá a estar en blanco. Tenga en cuenta que al ejecutar esta acción, se borrarán los datos de la tabla. Para volver a agregarlos, deberá repetir para cada archivo el procedimiento explicado en “Agregar archivo al informe”.
Al hacer clic sobre este botón, se le pedirá confirmación para evitar borrados accidentales (Figura 16).
Figura 16
Impresión:
Las hojas de este aplicativo ya han sido configuradas para su impresión, por lo tanto, le recomendamos que antes de imprimir se dirija a la Vista Preliminar (Archivo/ Vista preliminar…) de cada hoja.
