Guía del usuario de
Digital Asset Manager
Versión 5.3 SP3 Julio de 2006
Tabla de contenido
Prefacio
...
15Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
...
17¿Qué es una aplicación basada en WDK?
...
17¿Qué es un repositorio?
...
18¿Qué es el directorio de retirada?
...
19¿Qué es un ßujo de trabajo?
...
19¿Qué es la bandeja de entrada?
...
20¿Qué es un ciclo de vida de documento?
...
20¿Qué es un conjunto de permisos?
...
21Capítulo 2 Usar la interfaz
...
23Iniciar y cerrar sesión
...
23Iniciar sesión
...
24Iniciar sesión en repositorios adicionales
...
25Cerrar sesión
...
26Cambiar la contraseña
...
26Usar opciones de accesibilidad adicionales
...
26Vistas optimizada y estándar
...
27Nodos
...
29Realizar acciones
...
31Explorar repositorios
...
33La ruta de exploración
...
34Elegir los campos que aparecen en una página
...
34Buscar elementos en una lista
...
35Establecer el número de elementos por página
...
35Pasar a elementos de una lista
...
36Filtrar listas
...
36Ordenar listas
...
37Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista
...
37Usar miniaturas como información visual
...
39Activar la caja de luz
...
39Elegir elementos en páginas de selección
...
40Arrastrar y colocar
...
42Abrir ventanas nuevas
...
43Capítulo 3 Buscar
...
47ConÞgurar búsquedas externas
...
47Ejecutar búsquedas simples
...
48Usar comillas y operadores para restringir una búsqueda
...
49Ejecutar búsquedas avanzadas
...
49Resultados de búsquedas
...
51Guardar búsquedas
...
51Ejecutar búsquedas guardadas
...
52Gestionar búsquedas guardadas
...
53Capítulo 4 DeÞnir preferencias
...
55DeÞnir preferencias generales
...
55DeÞnir preferencias de columnas
...
56DeÞnir preferencias de documentos virtuales
...
57DeÞnir preferencias de inicio de sesión
...
58DeÞnir repositorios favoritos
...
59DeÞnir orígenes de búsqueda
...
59DeÞnir formatos
...
60DeÞnir las preferencias de File Share Services
...
61Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos
...
63Crear archivadores, carpetas y archivos
...
63Crear nuevos archivadores
...
64Crear nuevas carpetas
...
64Crear nuevos documentos
...
65Retirar y editar archivos
...
66Funcionamiento de la retirada y edición
...
66Directorio de retirada
...
67Retirar y editar archivos
...
68Registrar archivos
...
69Cancelar retiradas
...
71Localizar archivos utilizados recientemente
...
71Acceder a los archivos retirados
...
72Ver archivos en modo de sólo lectura
...
72Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
73Importar
...
73 Exportar...
75 Eliminar...
76 Usar el Portapapeles...
77 Mover elementos...
78 Copiar elementos...
79Enlazar elementos y abrir enlaces
...
79Tabla de contenido
Capítulo 6 Trabajar con propiedades
...
85DeÞnir propiedades
...
85Ver historiales
...
86Establecer fechas de retención
...
87Capítulo 7 Trabajar con taxonomías
...
89Información general sobre taxonomías
...
89Enviar elementos para clasiÞcación
...
90Crear categorías
...
90Explorar categorías
...
91Capítulo 8 Trabajar con versiones
...
93Información general sobre versiones
...
93Ver versiones
...
94Capítulo 9 Copias y transformaciones
...
97Trabajar con copias
...
97Información general sobre copias
...
97Ver copias
...
99Importar copias
...
99DeÞnir una copia de vista previa
...
100Ver la copia de vista previa
...
100Restablecer copias
...
101Trabajar con transformaciones
...
101Información general sobre transformaciones
...
102Transformar documentos al formato PDF o HTML
...
102Crear copias mediante transformaciones
...
103Crear objetos relacionados mediante transformaciones
...
105Ver las propiedades de las transformaciones
...
107Quitar transformaciones guardadas
...
108Capítulo 10 Trabajar con réplicas y accesos directos
...
109Réplicas
...
109Accesos directos (referencias)
...
111Capítulo 11 Trabajar con relaciones
...
113Capítulo 12 Trabajar con guiones gráÞcos
...
115Información general sobre guiones gráÞcos
...
115Ver guiones gráÞcos de documentos
...
116Usar el Visor del guión gráÞco
...
117Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráÞco
...
118Ver páginas PDF desde el guión gráÞco
...
119Anular miniaturas de documento desde el guión gráÞco
...
119Editar detalles de vídeo
...
127Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo
...
128Ver un guión gráÞco de vídeo
...
129Reproducir un vídeo del guión gráÞco
...
131Ver pistas de texto de vídeo
...
132Crear pistas de texto
...
133Editar pistas de texto
...
134Eliminar pistas de texto
...
135Ver subclips de vídeo
...
135Crear subclips de vídeo
...
136Editar subclips de vídeo
...
137Eliminar subclips de vídeo
...
138ConÞgurar tiempos de marcas iniciales y Þnales
...
139ConÞgurar la miniatura predeterminada desde un guión gráÞco de vídeo
...
140Eliminar fotogramas de un guión gráÞco de vídeo
...
141Capítulo 14 Trabajar con el agregado de PowerPoint
...
143Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint
...
144Ver el agregado de PowerPoint
...
145Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint
...
146Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint
...
146Crear una presentación de PowerPoint
...
149Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint
...
150Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint
...
150Capítulo 15 Trabajar con documentos virtuales
...
153¿Qué es un documento virtual?
...
153Ver la estructura de un documento virtual
...
154Ver el contenido de un documento virtual
...
156Crear documentos virtuales
...
157Trabajar con descendientes
...
157Agregar descendientes
...
158Quitar descendientes
...
161Mover y reordenar descendientes
...
162Fijar descendientes en versiones
...
164Convertir documentos virtuales en documentos simples
...
165ModiÞcar etiquetas de versión
...
166Trabajar con instantáneas
...
166Crear instantáneas
...
166Inmovilizar instantáneas
...
167Liberar instantáneas
...
168Tabla de contenido
Overview
...
172Structure of an imported course
...
173Importing a course manifest Þle
...
174Importing a zipped course folder
...
175Exporting a course
...
176Checking out a course
...
176Adding new SCOs and resources to checked out courses
...
177Checking in a course
...
178Versioning a course
...
179Searching for course objects
...
180Viewing courses
...
181Viewing course information
...
183Viewing course properties
...
183Viewing publish history
...
184Publishing a course
...
185Deleting a course
...
186ConÞguring Learning Services for publishing
...
186ConÞguring an LMS Server
...
187Adding a new LMS Server object
...
187Editing an LMS Server object
...
188Searching or browsing for an LMS Server object
...
188Deleting an LMS Server object
...
189PENS conÞguration
...
189Adding a new PENS conÞguration
...
189Editing a PENS conÞguration object
...
191Searching or browsing for a PENS conÞguration object
...
191Deleting a PENS conÞguration object
...
192Capítulo 17 Anotar documentos PDF
...
193Capítulo 18 Trabajar con colecciones
...
197Información general sobre colecciones
...
197Agregar contenido a colecciones
...
199Crear nuevas colecciones
...
199Ver el contenido de una colección
...
201Ordenar el contenido de una colección
...
202Reproducir el contenido de una colección de depósito de vídeo
...
203Copiar copias a otras colecciones
...
203Buscar colecciones
...
204Ver las colecciones favoritas
...
204Agregar colecciones a sus colecciones favoritas
...
205Quitar colecciones de sus colecciones favoritas
...
206Seleccionar copias alternativas en una colección
...
206 Seleccionar copias alternativas para varios elementos de unaVer colecciones en otros productos de Documentum
...
214Capítulo 19 Trabajar con formularios
...
215Crear formularios
...
215Abrir formularios
...
216Introducir datos en formularios
...
216Dar formato al contenido de un formulario
...
219Capítulo 20 Trabajar con Collaborative Services
...
223Información general sobre Collaborative Services
...
223salas
...
223Las discusiones
...
224Las notas
...
224Las carpetas y archivadores contextuales
...
224Editor de texto enriquecido
...
225Trabajar con salas
...
225Visitar una sala
...
225Enlazar a salas
...
226Acerca de los objetos controlados por salas
...
226Quitar el control de los objetos de una sala
...
227Crear salas
...
227Editar las propiedades de una sala
...
229Pertenencia a salas
...
229Gestionar pertenencias a salas
...
230Copiar salas
...
234Mover o enlazar a una sala
...
234Eliminar salas
...
234Trabajar con discusiones
...
235Ver discusiones
...
236Agregar y editar comentarios
...
236Eliminar comentarios
...
237Discusiones en los resultados de búsqueda
...
237Trabajar con notas
...
238Notas en los resultados de búsqueda
...
239Trabajar con carpetas contextuales y archivadores
...
240Crear carpetas contextuales
...
240Carpetas contextuales y archivadores en resultados de búsquedas
...
241Usar el editor de texto enriquecido
...
241Agregar contenido al editor de texto enriquecido
...
241Barra de herramientas del editor de texto enriquecido
...
242Capítulo 21 Iniciar ßujos de trabajo y realizar tareas
...
243Información general sobre ßujos de trabajo
...
243Archivos anexos
...
246Abrir tareas o notiÞcaciones desde la bandeja de entrada
...
246Aceptar tareas
...
247Tabla de contenido
Cambiar la disponibilidad
...
253Iniciar un ßujo de trabajo
...
253Enviar ßujos rápidos
...
256Capítulo 22 Gestionar ßujos de trabajo
...
257Ver ßujos de trabajo
...
257Ver eventos de auditoría
...
258Ver informes
...
259Guardar información de ßujos de trabajo
...
259Cambiar el supervisor del ßujo de trabajo
...
260Pausar ßujos de trabajo
...
260Reanudar ßujos de trabajo pausados
...
261Terminar un ßujo de trabajo
...
261Procesar tareas fallidas
...
262Crear plantillas de ßujo de trabajo
...
262Capítulo 23 Usar y administrar colas de trabajos
...
265Información general sobre colas de trabajos
...
265ConÞgurar la gestión de colas
...
266Orden para conÞgurar las primeras colas de trabajos
...
268Crear categorías de colas
...
268Crear o modiÞcar políticas de colas
...
268Crear colas de trabajos
...
269Gestionar colas de trabajos
...
270Controlar y actualizar colas activas
...
271Asignar una tarea de cola de trabajo a un usuario especíÞco
...
271Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajo de un usuario
...
272Mover una tarea de cola de trabajo a otra cola de trabajo
...
272Suspender una tarea de cola de trabajo
...
273Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajo
...
273Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos
...
273Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos
...
274Actualizar perÞles de usuarios en colas de trabajos
...
274Capítulo 24 Trabajar con ciclos de vida
...
277Información general sobre los ciclos de vida
...
277Promover elementos
...
278Devolver elementos al estado anterior
...
279Asignar ciclos de vida
...
279Quitar ciclos de vida
...
280Suspender elementos
...
280Información general sobre permisos
...
287Permisos
...
288Niveles de acceso
...
289Permisos extendidos
...
290Entradas adicionales de control de acceso
...
290Seguridad de carpeta
...
291Conjuntos de alias predeterminados
...
293Ver conjuntos de permisos
...
293Ver dónde se utiliza un conjunto de permisos
...
293Crear conjuntos de permisos
...
294Editar permisos en la Þcha Permisos
...
295ModiÞcar conjuntos de permisos
...
298Establecer permisos para un objeto
...
298Eliminar conjuntos de permisos
...
299Capítulo 28 Gestionar usuarios, grupos y roles
...
301Usuarios
...
301Localizar usuarios
...
303Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario
...
303Crear o modiÞcar usuarios
...
304Crear usuarios
...
304Crear usuarios globales
...
309Propiedades de usuario
...
310Importar usuarios
...
316Importar propiedades de usuario
...
318Eliminar usuarios
...
322Reasignar objetos a otro usuario
...
323Cambiar el repositorio inicial de un usuario
...
323Activar o desactivar usuarios
...
324ModiÞcar usuarios
...
324Ver grupos, ßujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos y documentos de usuarios
...
324Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial
...
325Ver registros de reasignación de usuarios
...
325Cambiar el nombre de los informes
...
326Grupos
...
326Acerca de los grupos dinámicos
...
328Localizar grupos
...
329Ver dónde se usa un grupo
...
329Crear o modiÞcar grupos
...
329Crear grupos
...
330ModiÞcar o ver grupos
...
331Agregar usuarios, grupos o roles a grupos
...
331Quitar usuarios de un grupo
...
332Eliminar grupos
...
332Reasignar objetos propiedad de un grupo
...
332Ver registros de reasignación de grupos
...
333Propiedades de grupo
...
333Tabla de contenido
Eliminar roles
...
339Propiedades de rol
...
339Capítulo 29 Managing Editorial Publishing
...
341Editorial Publishing overview
...
341Smart Connection palettes
...
342The Publications Cabinet view
...
342The Publishing Elements node
...
343The Inbox
...
343Editorial publishing conÞguration
...
343Editorial workßow roles
...
344Required permissions and security
...
344Editorial Publishing conÞguration
...
345System, publication and section level conÞguration
...
347System level conÞguration
...
347Publication level conÞguration
...
348Section level conÞguration
...
349ConÞguring Element Types
...
350ConÞguring Metadata Visibility
...
351ConÞguring Workßows
...
353ConÞguring Performer Types
...
354ConÞguring Templates
...
355Object Types
...
356Creating Object Types
...
357Editing Object Types
...
358Workßow States
...
358Creating a workßow state
...
359Editing an existing State
...
360Workßow Templates
...
360Creating a workßow template for Editorial Publishing using the built-in workßow template editor
...
361Creating a workßow template for Editorial Publishing using Business Process Manager
...
361Performer Types
...
366Creating a performer type
...
367Validating publication conÞguration
...
367Working with publications
...
369Creating a publication
...
370Creating a section in a publication
...
371Creating an issue of a publication
...
372Adding an element to a publication issue
...
373Deleting a publication, issue, or section
...
373Apéndice A Iconos
...
375Iconos comunes en aplicaciones WDK
...
375Lista de Þguras
Figura 2–1. Vista optimizada
...
28Figura 2–2. Vista estándar
...
29Figura 2–3. Nodos comunes a todas las aplicaciones basadas en WDK
...
30Figura 2–4. Ruta de exploración
...
34Figura 2–5. Caja de luz en vista de archivador estándar
...
40Figura 2–6. Página de selección
...
41Figura 2–7. Página de selección con área para agregar selecciones
...
42Figura 5–1. Importar archivos y carpetas
...
74Figura 8–1. Crear versiones
...
94Figura 15–1. VDM en la vista optimizada
...
155Figura 15–2. VDM en la vista estándar
...
155Figura 16–1. Structure of a course folder in Classic view
...
173Figura 16–2. LMS Servers screen
...
188Figura 16–3. PENS ConÞguration screen
...
191Figura 20–1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos y roles de una sala
...
230Figura 21–1. Integración de ßujos de trabajo y ciclos de vida
...
245Figura 29–1. Expanded Publications cabinet
...
342Figura 29–2. Expanded Publishing Elements node
...
343Figura 29–3. Expanded Administration node in Digital Asset Manager with Editorial Publishing
...
346Figura 29–4. System ConÞguration screen
...
348Figura 29–5. Publication ConÞguration screen
...
349Figura 29–6. Section ConÞguration screen
...
350Figura 29–7. Element Types view
...
350Figura 29–8. Metadata Visibility view
...
352Figura 29–9. Workßows view
...
353Figura 29–10. Performer Types view
...
354Figura 29–11. Templates view
...
356Figura 29–12. Example of a workßow template with three states
...
362Figura 29–13. Validation link on ConÞguration screen
...
367Figura 29–14. Validation link on New Issue: Create screen
...
368Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 2–1. Tipos MIME según la extensión
...
44Tabla 19–1. Botones de formato de un formulario
...
219Tabla 27–1. Niveles de acceso
...
289Tabla 27–2. Permisos extendidos
...
290Tabla 27–3. Entradas adicionales de control de acceso
...
291Tabla 27–4. Permisos requeridos con seguridad de carpeta
...
292Tabla 28–1. Propiedades de un usuario
...
310Tabla 28–2. Importar propiedades de usuario
...
319Tabla 28–3. Privilegios para crear o modiÞcar grupos
...
327Tabla 28–4. Propiedades de un grupo
...
333Tabla 28–5. Propiedades de un rol
...
339Prefacio
En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describen en este manual.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción
Enero de 2006 Versión inicial de esta guía
Para descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica de http://www.documentum.com/.
Capítulo 1
Introducción a las aplicaciones
basadas en WDK
En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas: • ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 17
• ¿Qué es un repositorio?, página 18
• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 19 • ¿Qué es un ßujo de trabajo?, página 19 • ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 20
• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 20 • ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 21
¿Qué es una aplicación basada en WDK?
Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC | Documentum mediante un explorador Web.
Digital Asset Manager es una aplicación basada en WDK.
La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones.
¿Qué es un repositorio?
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.
Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: • El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráÞcos, sonido, vídeo, contenido
binario u otro contenido.
• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una conÞguración de seguridad lo suÞcientemente alta.
El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodos proporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas de organizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a través de su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetas de archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización para facilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice con más frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemas conÞgurados por su organización.
En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde se almacenan los documentos personales.
En cada repositorio dispondrá de su propia bandeja de entrada. En la bandeja de entrada se muestran las tareas que le han sido asignadas y las notiÞcaciones que ha solicitado para acciones concretas.
Cuando desee modiÞcar un archivo, retírelo del repositorio. Esto bloqueará el archivo, de forma que ningún otro usuario pueda modiÞcarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modiÞcar el archivo, podrá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por la actualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedan modiÞcarlo. Cuando se crea un archivo en el repositorio, Digital Asset Manager le asigna un número de versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Digital Asset Manager incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vez que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede seleccionar que el incremento no se aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescriba la versión existente.
Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como ßujos de trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisos y perÞles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido, se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto deÞnido. Los archivos de contenido tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo de objeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.
El contenido de un repositorio está gestionado por Documentum Content Server.
¿Qué es el directorio de retirada?
Cuando retira archivos de un repositorio, Digital Asset Manager los descarga en una ubicación de su equipo. Esta ubicación se denomina directorio de retirada.
Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.
De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de las siguientes ubicaciones:
• En sistemas operativos de Windows:
//Documentum/Retirada
• En sistemas operativos de Macintosh:
Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada
Puede cambiar la ubicación del directorio de retirada en las preferencias de Digital Asset Manager.
En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Digital Asset Manager no lo copie en el equipo, sino que lo transmita al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación de edición del archivo. Si Digital Asset Manager transmite el archivo al equipo, el archivo no se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.
¿Qué es un ßujo de trabajo?
Un ßujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos e instrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos de viaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido; por último, un tercer empleado lo aprueba. Un ßujo de trabajo automatiza el proceso, garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado.
Para iniciar un ßujo de trabajo, elija la plantilla de ßujo de trabajo que especiÞque la secuencia de tareas que desee realizar. La plantilla podría especiÞcar los usuarios que realizarán cada tarea o bien permitirle que los seleccione. Asimismo, puede incluir tareas automáticas, que el sistema realiza antes de enviar el ßujo de trabajo al siguiente usuario.
¿Qué es la bandeja de entrada?
La bandeja de entrada contiene las tareas y notiÞcaciones recibidas. Las tareas son asignaciones electrónicas que se envían como parte de un ßujo de trabajo. Cuando recibe una tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, la reenviará. El ßujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareas pueden incluir archivos anexos.
Las notiÞcaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acción especíÞca en un documento. Si desea recibir notiÞcaciones sobre determinados eventos, seleccione la opción de notiÞcación correspondiente en las propiedades del documento. En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada para toda la federación.
¿Qué es un ciclo de vida de documento?
Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa un archivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema le asigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida.
Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que un documento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento está terminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Digital Asset Manager no permite realizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En prueba del ciclo de vida.
Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual o automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un ßujo de trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca una tarea de ßujo de trabajo en la bandeja de entrada.
Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
¿Qué es un conjunto de permisos?
Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elemento concreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado un conjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué acciones puede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio viene determinado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.
Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgado acceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todos los usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos de los niveles precedentes:
• Ninguno: no se permite acceso al elemento.
• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su contenido.
• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento. • Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.
• Versión: los usuarios pueden modiÞcar y registrar nuevas versiones del elemento. • Escribir: los usuarios pueden modiÞcar y registrar el elemento manteniendo la
misma versión.
Capítulo 2
Usar la interfaz
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar y cerrar sesión, página 23
• Vistas optimizada y estándar, página 27 • Nodos, página 29
• Realizar acciones, página 31 • Explorar repositorios, página 33 • La ruta de exploración, página 34
• Elegir los campos que aparecen en una página, página 34 • Buscar elementos en una lista, página 35
• Elegir elementos en páginas de selección, página 40 • Arrastrar y colocar, página 42
• Abrir ventanas nuevas, página 43 • Ver mensajes, página 43
• Ver el estado del trabajo (estado de tareas), página 43
• ConÞgurar el explorador para reproductores de medios, página 44 • Ver la información de producto de la aplicación WDK, página 45
Iniciar y cerrar sesión
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar sesión, página 24
• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 25 • Cerrar sesión, página 26
• Cambiar la contraseña, página 26
Iniciar sesión
Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información: • URL de Digital Asset Manager.
• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión. • El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
• Si procede: la ubicación de red desde la que se accede a Digital Asset Manager. • Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.
• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta. Si no es así, consulte a su administrador.
Para iniciar sesión:
1. En el explorador, escriba la URL de Digital Asset Manager en el campo de dirección/ubicación que corresponda y presione Intro o haga clic en Ir. Se producirá una de las siguientes situaciones:
• Si ha guardado sus credenciales a través de Digital Asset Manager o si utiliza otro tipo de autenticación automatizada, Digital Asset Manager le permitirá iniciar sesión de forma automática. Omita el resto de este procedimiento. Puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de Digital Asset Manager.
• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá la página Inicio de sesión. Continúe con el resto del procedimiento.
2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para el repositorio en el que está iniciando sesión. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3. En el campo Contraseña, escriba su contraseña para el repositorio en el que está iniciando sesión. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.
5. Si la lista Ubicación está disponible, seleccione la ubicación de la red de su
organización desde la que accede a Digital Asset Manager. Esta lista está disponible si la red de su organización utiliza almacenamientos de contenido distribuido. Esto permite a Digital Asset Manager acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la conÞguración de su organización, esta ubicación podría ser un valor Þjo.
6. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez que acceda a Digital Asset Manager, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima
vez? De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que
Usar la interfaz
Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. Esto puede resultar útil para volver a tener acceso al enlace Más opciones al iniciar la sesión.
Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede a Digital Asset Manager. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendrá que volver a escribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.
7. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic en Más opciones y escriba o seleccione cualquiera de las opciones siguientes:
• Dominio
Un nombre de dominio de Windows NT.
• Idioma
El idioma que utiliza en las páginas de Digital Asset Manager.
• Opciones de accesibilidad adicionales
seleccione esta opción para usar las funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones de accesibilidad, consulteUsar opciones de accesibilidad adicionales, página 26.
• Cambiar contraseña
Haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Si precisa más información, consulteCambiar la contraseña, página 26. Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP. 8. Haga clic en Inicio de sesión.
Iniciar sesión en repositorios adicionales
Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositorio durante la sesión de Digital Asset Manager.
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: • En la lista Repositorio, en la parte superior derecha de la página, elija el
repositorio o seleccione Agregar repositorio.
• En el panel izquierdo (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en
Agregar repositorio.
2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
Cerrar sesión
Para cerrar la sesión:
1. Siga uno de estos procedimientos:
• Al principio de la página, haga clic en Cerrar sesión. • Seleccione Archivo>Cerrar sesión.
Cambiar la contraseña
Tenga en cuenta que, si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
Para cambiar la contraseña:
1. En la página de inicio de sesión, haga clic en Más opciones. 2. Haga clic en Cambiar contraseña.
3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.
4. En los campos Nueva contraseña y ConÞrmar nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras y números.
5. Haga clic en Cambiar contraseña.
Usar opciones de accesibilidad adicionales
Si está disponible, el modo de accesibilidad proporciona una forma alternativa de utilizar la interfaz. Este modo ofrece listas en lugar de menús y proporciona texto descriptivo adicional. El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por Þchas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos.
Nota: Las opciones de accesibilidad no se incluyen en Documentum Administrator.
Para utilizar el modo de accesibilidad:
1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, en el que se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, en la que se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Usar la interfaz
3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio. 4. Haga clic en Más opciones.
IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (marcando la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez?), no se mostrará la página Inicio de sesión.
Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas en
Preferencias o eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.
5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. 6. Haga clic en Inicio de sesión.
Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:
• Para una exploración lineal, se deberá utilizar la vista Estándar.
• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.
• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata. Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+ßecha arriba/ßecha abajo para evitar dicha exploración.
• Al actualizar la página se vuelve al nivel superior del nodo inicial.
• Es posible que no se tenga acceso a los componentes desarrollados o modiÞcados por otros fabricantes.
Vistas optimizada y estándar
Existen dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.
La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. En la vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.
Figura 2-1. Vista optimizada
La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funciones de Digital Asset Manager, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de la vista estándar.
Para cambiar el tamaño de los paneles izquierdo y derecho en la vista Estándar, haga clic en la barra entre ambos a la vez que presiona el botón del ratón, arrástrela a la derecha o a la izquierda y suelte el botón del ratón.
Usar la interfaz
Figura 2-2. Vista estándar
Puede cambiar de vista en cualquier momento. Digital Asset Manager mantiene su ubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, Digital Asset Manager muestra la página predeterminada (la página predeterminada se deÞne en Preferencias).
Para alternar entre las vistas:
1. Al Þnal de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.
Nodos
El nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan acceso a las diversas funciones y tipos de objetos de Digital Asset Manager. Para abrir un nodo, haga clic en él.
Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las Þchas, aparecerán unas ßechas como las que se muestran a continuación:
En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panel izquierdo. En la siguiente ilustración se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos.
Figura 2-3. Nodos comunes a todas las aplicaciones basadas en WDK
La instalación básica de WDK incluye los nodos predeterminados siguientes, aunque es posible que su aplicación incluya otros nodos:
• Bandeja de entrada
Muestra las tareas y notiÞcaciones recibidas.
• Mis archivos
Muestra los últimos archivos creados, modiÞcados o retirados.
• Suscripciones
Muestra los archivos y carpetas a los que se desea acceder rápidamente.
• Categorías
Ofrece formas alternativas de agrupar archivos distintas a como están organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizar archivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la forma más lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder a ellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivos en función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según el departamento responsable de determinado contenido.
Usar la interfaz
Muestra el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos.
• Archivador inicial
Contiene las carpetas y documentos personales. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. En él se almacenan los documentos personales.
• Administración (sólo en la vista estándar)
Proporciona acceso a la conÞguración del sistema y a funciones administrativas.
Realizar acciones
En la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez. Las acciones que se aplican a la ubicación actual aparecen como hipervínculos sobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas, como se muestra a continuación:
Las acciones que se aplican a un elemento de lista aparecen como hipervínculos junto a dicho elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlace Más abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlace Más es sustituido por el enlace Acciones.
En la vista estándar, se pueden realizar
acciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varios elementos, marque las casillas de veriÞcación de los elementos y, a continuación, seleccione la acción. Las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior de la página, como se muestra a continuación:
En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justo debajo de la barra de herramientas, como se muestra a continuación:
Están incluidas tanto las acciones que se aplican a la ubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponibles aparecen resaltadas en los menús. Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús son sustituidos por los enlaces Acciones
globales y Acciones, los cuales muestran listas de acciones disponibles. Por tanto, en
esta guía, cuando un procedimiento indique que seleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.
Usar la interfaz
Explorar repositorios
En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizada y otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos para explorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.
Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:
1. Haga clic en la Þcha correspondiente al nodo que desee explorar.
Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la Þcha Categorías. 2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación del directorio
(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando” en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta que encuentre el elemento que está buscando.
3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estos procedimientos:
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación de directorio a la que desee ir.
• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.
Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:
En el panel izquierdo de la vista estándar aparece un árbol de directorios que muestra la estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido del elemento seleccionado en el panel izquierdo.
1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más (+). El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel de carpetas y nodos que contiene.
Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará. Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propio elemento.
Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente. En su lugar, Digital Asset Manager mostrará un número indicando el número de subcarpetas existentes. Por ejemplo, si hubiera 460 subcarpetas, Digital Asset Manager mostraría 460 carpetas. Para visualizar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese número. O bien, haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a una subcarpeta del panel derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. La designación numérica cambia para indicarle el número de carpetas que no se han mostrado todavía. 2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos (-). 3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:
• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
La ruta de exploración
Al abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una ruta que muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puede hacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación. En la siguiente ilustración se muestra la ruta de exploración y las acciones disponibles de la ubicación a la que se ha desplazado.
Figura 2-4. Ruta de exploración
Elegir los campos que aparecen en una página
En ocasiones, al mostrar las propiedades de un objeto, los usuarios que disponen de privilegios administrativos pueden ver campos adicionales en las páginas. Si en una página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más, podrá seleccionar estos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa de propiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de veriÞcación Mostrar todas las
propiedades.
Las propiedades mostradas varían según el tipo de objeto del documento original. Si procede, los campos se pueden modiÞcar. Si desea ver explicaciones detalladas de las
Usar la interfaz
propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content Server Object Reference
Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).
Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o el enlace [-] Ocultar más.
Buscar elementos en una lista
En esta sección se describen los siguientes temas:
• Establecer el número de elementos por página, página 35 • Pasar a elementos de una lista, página 36
• Filtrar listas, página 36 • Ordenar listas, página 37
• Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista, página 37 • Usar miniaturas como información visual, página 39
Establecer el número de elementos por página
Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página. Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho número máximo se selecciona en la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:
El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Por ejemplo, si aparece lo siguiente:
estará viendo la primera página de una lista de cinco.
Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las ßechas sencillas: o Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las ßechas dobles: o Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto y presione Intro.
Pasar a elementos de una lista
Si aparece el campo Empieza por en la parte superior de una lista o directorio, puede pasar a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:
Si escribe los primeros caracteres del nombre de un archivo y hace clic en Ir, Digital Asset Manager pasa directamente a los elementos de la lista cuyos nombres empiecen por dichos caracteres. También puede introducir una ubicación. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para acceder directamente a elementos y otro para acceder directamente a ubicaciones.
Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento. 2. Haga clic en Ir.
Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utilice esta sintaxis:
/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/
Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” del nivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribir lo siguiente:
2. Haga clic en Ir.
Filtrar listas
Se pueden utilizar Þltros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en una lista. Si hay Þltros disponibles, puede acceder a ellos mediante una lista de selección:
, o un botón:
Usar la interfaz
El botón Filtro permite aplicar varios Þltros a la vez. Por ejemplo, podría Þltrar por estado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba como un escenario francés. Si desea aplicar varios Þltros a la vez, haga clic en el botón Filtro para ver los Þltros disponibles. Por cada Þltro disponible, seleccione el valor que desea emplear para Þltrar.
Nota: Si la aplicación basada en WDK permite Þltrar archivos en un sitio Web de Trabajo
en curso, la pantalla resultante también mostrará los archivos que no tengan este estado. Se trata de un comportamiento intencionado.
Ordenar listas
Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.
Para ordenar elementos en la vista optimizada:
1. Para ordenarlos, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por, como se muestra a continuación:
2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.
Para ordenar elementos en la vista estándar:
1. Haga clic en un encabezado de columna, como se muestra a continuación:
Para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave: 2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.
Seleccionar las columnas que van a aparecer en una
lista
Se pueden seleccionar las propiedades que aparecerán en las listas y cambiar el orden en que aparecerán las columnas de las propiedades. Por ejemplo, una lista podría mostrar valores para las opciones Nombre, Tamaño, ModiÞcado y Formato, tal y como se muestra aquí:
Podría decidir quitar Tamaño y agregar Creador, tal y como se muestra a continuación:
Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:
1. Desplácese a la vista.
2. Si aparece la casilla de veriÞcación Igual que Archivadores, puede marcarla para copiar la conÞguración del archivador y omitir el resto de este procedimiento. 3. Haga clic en .
4. Para agregar una propiedad que se mostrará como una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene la propiedad que desea mostrar. Las propiedades se muestran en la lista
Seleccionar atributos para mostrar.
Para ver las propiedades para todos los tipos de objetos estándar, seleccione
Elementos predeterminados.
Nota: Para ver las propiedades de un tipo de objeto personalizado, un
administrador debe agregar dicho tipo de objeto a la lista y, a continuación, el usuario debe seleccionarlo en la lista Seleccionar tipo de objeto.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar en una columna.
c. Haga clic en Agregar.
d. Repita estos últimos pasos con tantas propiedades como desee agregar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Arriba o en Abajo, según corresponda.
6. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en
Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.
7. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Las opciones de columnas se mantienen por perÞl de usuario y por equipo. Si utiliza un equipo distinto, tendrá que volver a especiÞcar las opciones de columnas para el nuevo equipo.
Usar la interfaz
Usar miniaturas como información visual
Las miniaturas sirven de información visual para conocer el tipo o contenido de un archivo. Por ejemplo, la miniatura de un archivo de imagen suele ser una copia de la imagen más pequeña y con menor resolución. Si no se puede generar una miniatura de baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo, utilizando el icono estándar del formato.
Si se conÞgura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivos cuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que es posible que la nueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas se lleva a cabo de forma asíncrona, lo que signiÞca que es posible que la miniatura no esté disponible inmediatamente.
Si por algún motivo no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, Digital Asset Manager mostrará un icono para representar a la miniatura “rota”. Es posible conÞgurar el icono que se emplea para indicar una miniatura rota, pero de manera predeterminada se muestra como un icono de documento genérico ( ).
En Digital Asset Manager, se muestran las miniaturas de forma predeterminada. La única forma de desactivar las miniaturas es a través de las preferencias.
Activar la caja de luz
La Caja de luz permite revisar con rapidez una lista de objetos mediante la visualización de sus miniaturas y de una cantidad limitada de metadatos. La cantidad y los tipos de metadatos que se muestran en la Caja de luz se determinan mediante las preferencias de Columna. Los únicos metadatos requeridos en la vista Caja de luz es la miniatura.
Figura 2-5. Caja de luz en vista de archivador estándar
Para activar la caja de luz:
1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de veriÞcación Caja de luz. La casilla de veriÞcación permite activar y desactivar la visualización de la caja de luz.
Elegir elementos en páginas de selección
Ciertos procedimientos en Digital Asset Manager solicitan al usuario que elija un elemento en una página de selección (que se muestra a continuación). Este procedimiento describe cómo utilizar una página de selección.
Usar la interfaz
Figura 2-6. Página de selección
Para elegir un elemento en una página de selección:
1. En el lado izquierdo de la página de selección, haga clic en el nodo que desee explorar.
2. En la lista, desplácese al elemento deseado. Utilice la exploración estándar de Digital Asset Manager. En otras palabras, desplácese de la misma forma que en cualquier otra lista en Digital Asset Manager.
3. Cuando localice el elemento deseado, marque su casilla de veriÞcación. Si es posible, puede seleccionar varios elementos.
4. Si la página de selección presenta un área a su derecha para agregar las selecciones, debe mover las selecciones a la misma haciendo clic en el botón de ßecha derecha. Puede agregar varias selecciones. Si la página de selección no presenta el área mencionada para agregar las selecciones, omita este paso.
Figura 2-7. Página de selección con área para agregar selecciones
5. Cuando haya terminado de realizar las selecciones, haga clic en Aceptar.
Arrastrar y colocar
La función de arrastrar y colocar permite seleccionar archivos u otros objetos con el ratón y moverlos a una ubicación nueva. La función de arrastrar y colocar se realiza moviendo un elemento de una ventana de Digital Asset Manager a otra ventana de Digital Asset Manager o bien moviendo un elemento de un panel de la vista estándar a otra.
Para habilitar la función de arrastrar y colocar:
1. Instale el complemento WdkPluginCab a través de Preferencias. Dicho complemento se instala en la siguiente ubicación del equipo local:
C:\WINDOWS\Downloaded Program Files
Para arrastrar y soltar un elemento desde una ubicación hasta otra:
1. En el panel izquierdo o derecho, coloque el puntero del ratón sobre el elemento. 2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.
3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento hacia una ubicación del panel opuesto.
Usar la interfaz
5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.
Abrir ventanas nuevas
Si la opción está disponible en la aplicación basada en WDK, entonces, cuando se encuentre en un repositorio, podrá abrir una ventana nueva e independiente para el repositorio. Puede utilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismo tiempo o para ver varios repositorios a la vez.
Para abrir una ventana nueva para el repositorio actual:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: • Haga clic en Nueva ventana.
• Seleccione Herramientas>Nueva ventana.
Ver mensajes
Los mensajes de conÞrmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página, como se muestra a continuación:
Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra de estado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajes recientes.
Ver el estado del trabajo (estado de tareas)
Para mostrar el estado de los trabajos en segundo plano, haga clic en el botón Estado del
trabajo o bien en el botón Estado de tareas en la barra de estado. El botón que aparezca
dependerá de la aplicación WDK que utilice.
Por ejemplo, se verán el estado del trabajo o el estado de tareas si se devuelve un archivo a su estado anterior de forma asíncrona. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón.
El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por una tarea asíncrona.
Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón. Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.
ConÞgurar el explorador para reproductores
de medios
Digital Asset Manager admite una variedad de objetos. Entre éstos se encuentran transmisiones de medios en forma de archivos de vídeo y audio. Es posible que sea necesario conÞgurar el explorador para que abra los reproductores de medios adecuados cuando desee reproducir un archivo de transmisión desde Digital Asset Manager. La necesidad de conÞgurar el explorador depende del sistema operativo y del explorador que se utilice. Por ejemplo, los usuarios de Macintosh que tengan el explorador Netscape tendrán que conÞgurar el explorador. Los usuarios de Microsoft Internet Explorer probablemente no tendrán que conÞgurar el explorador.
Digital Asset Manager admite actualmente los siguientes reproductores de medios: RealPlayer de RealNetworks, Reproductor de Windows Media de Microsoft y QuickTime de Apple.
Al elegir reproducir un archivo de transmisión, Digital Asset Manager detectará si hay algún reproductor de medios instalado en el equipo. Si tiene instalado el reproductor de medios adecuado para el tipo de archivo seleccionado y el explorador está conÞgurado para reconocerlo, Digital Asset Manager abrirá el reproductor e iniciará la reproducción de dicho archivo.
En la siguiente tabla se detallan los tipos de archivo de transmisión y los tipos MIME correspondientes, lo que le ayudará a conÞgurar el explorador.
Tabla 2-1. Tipos MIME según la extensión
Extensión de archivo Tipo MIME
.asf video/x-ms-asf .asx video/x-ms-asf .wma audio/x-ms-wma .wax audio/x-ms-wax .wmv video/x-ms-wmv .wvx video/x-ms-wvx
Usar la interfaz
Extensión de archivo Tipo MIME
.wm video/x-ms-wm
.wmx video/x-ms-wmx
.wmz application/x-ms-wmz
.wmd application/x-ms-wmd
Para obtener ayuda sobre los tipos de reproductores y los formatos de archivo que admiten, consulte la Ayuda del reproductor.
Es posible que para abrir el reproductor más apropiado de un tipo de archivo sea necesario conÞgurar algunos exploradores. Por ejemplo, es posible que sea necesario conÞgurar Netscape en los host de Macintosh. Siga este procedimiento para conÞgurar Netscape en un host de Macintosh.
Para conÞgurar Netscape (en Macintosh) con el Þn de que reproduzca los archivos de transmisión en el reproductor adecuado:
1. En el menú Editar de Netscape, seleccione Preferencias. Se abrirá el cuadro de diálogo Preferencias.
2. Expanda la categoría Navigator. 3. Seleccione Helper Applications.
Aparecerá la ventana Aplicaciones auxiliares.
4. En cada tipo MIME, haga clic en Nuevo tipo y siga las indicaciones oportunas con el Þn de conÞgurar el tipo MIME para la extensión de archivo y el reproductor correspondientes.
Ver la información de producto de la aplicación
WDK
Para ver el número de versión y otra información del producto:
2. Para acceder al sito Web de EMC o EMC|Documentum, haga clic en el logotipo adecuado.
Capítulo 3
Buscar
En esta sección se describen los siguientes temas: • ConÞgurar búsquedas externas, página 47 • Ejecutar búsquedas simples, página 48
• Usar comillas y operadores para restringir una búsqueda, página 49 • Ejecutar búsquedas avanzadas, página 49
• Resultados de búsquedas, página 51 • Guardar búsquedas, página 51
• Ejecutar búsquedas guardadas, página 52 • Gestionar búsquedas guardadas, página 53
ConÞgurar búsquedas externas
Para que los usuarios pueden buscar en orígenes externos, un administrador debe conÞgurar la conexión de Digital Asset Manager a un servidor de búsquedas ECIS. Si no se ha conÞgurado esta conexión, los usuarios no podrán incluir orígenes externos en sus búsquedas.
Para conÞgurar la conexión a un servidor de búsquedas ECIS:
1. Desplácese hasta dfc.properties, que se encuentra en una de las ubicaciones siguientes, en función del sistema operativo:
• %DOCUMENTUM%\conÞg\nombre_repositorio • $DOCUMENTUM/conÞg/nombre_repositorio 2. Abra dfc.properties en un editor de texto.
3. Habilite el servidor de búsquedas ECIS mediante la siguiente conÞguración:
4. EspeciÞque el host de registro RMI que se conectará al servidor ECI mediante la siguiente conÞguración:
dfc.search.ecis.host=hostlocal dfc.search.ecis.port=puerto
donde hostlocal es la dirección IP o el nombre del equipo del servidor ECI y puerto el número de puerto que utiliza Digital Asset Manager para acceder al servidor ECI. El puerto predeterminado es 3005.
Ejecutar búsquedas simples
Una búsqueda simple compara las palabras buscadas con texto indexado y propiedades de texto. Una búsqueda simple busca en las ubicaciones internas y externas designadas en la pantalla de búsqueda avanzada.
Una búsqueda simple devuelve documentos que contienen al menos una de las palabras buscadas. Los resultados de la búsqueda primero muestran los documentos que contienen todas las palabras buscadas y en segundo lugar los que no las contienen todas, pero al menos sí uno de los términos.
Para restringir la búsqueda, puede utilizar comillas u operadores. Si precisa información detallada, consulteUsar comillas y operadores para restringir una búsqueda, página 49.
Para realizar una búsqueda simple:
1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto que desee buscar. Para separar el texto, introduzca un espacio. Para buscar una frase o combinaciones de palabras, puede utilizar comillas y operadores, como se describe enUsar comillas y operadores para restringir una búsqueda, página 49.
2. Haga clic en Ir.
3. Mientras se ejecuta la búsqueda, Digital Asset Manager muestra la primera página de resultados. Para ver el estado de la búsqueda, haga clic en Procesando en la esquina superior derecha de la página.
4. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar búsqueda y siga las instrucciones que se indican enEjecutar búsquedas avanzadas, página 49. 5. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda (para obtener más