Prefacio
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9Capítulo 1 Portlets de Documentum
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11About (Acerca de)
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11Cabinets (Archivadores)
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12Categories (Categorías)
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12Explorar categorías
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13Trabajar con categorías
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13Home Cabinet (Archivador inicial)
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14Inbox (Bandeja de entrada)
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15Ver tareas y notificaciones
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15Aceptar tareas
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15Completar una tarea
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16Login (Inicio de sesión)
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17Introducir detalles de inicio de sesión
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17Cambiar la contraseña
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17My Rooms (Mis salas)
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18Acceder a una sala
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18Acerca de la pertenencia a una sala
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19Gestión de la pertenencia a una sala
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20Recent Files (Archivos recientes)
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22Search (Buscar)
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22Usar Search (Buscar)
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23Ejecutar búsquedas avanzadas
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23Resultados de la búsqueda
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27Búsquedas guardadas
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28Guardar búsquedas
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28Ejecutar búsquedas guardadas
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28Subscriptions (Suscripciones)
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29Workflows (Flujos de trabajo)
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29Flujos rápidos
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31Capítulo 2 Gestionar el Portapapeles
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33Agregar al Portapapeles
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33Ver todas las versiones
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40 Cancelar retiradas...
42 Registrar...
42 Retirar...
44 Exportar...
44 Importar...
44 Propiedades...
45Información general de las propiedades
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46Permisos
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46Definir propiedades
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47Ver historiales
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48Copias
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49Ver copias
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49Vista previa de copias predeterminadas
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50Crear copias
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50Importar copias
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51Versiones
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51Ver
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52Capítulo 4 Gestionar archivadores, carpetas y archivos
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53Eliminar elementos
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53Ver ubicaciones
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54Crear nuevos archivadores
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54Crear nuevos archivos
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56Crear nuevas carpetas
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58Capítulo 5 Gestionar colaboraciones
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61Información general sobre los servicios de colaboración
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61Salas
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61Discusiones
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62Notas
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62Carpetas y archivadores contextuales
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62Trabajar con salas
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63Acceder a una sala
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63Acerca de la pertenencia a una sala
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63Gestión de la pertenencia a una sala
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64Trabajar con discusiones
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67Ver discusiones
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68Agregar y editar comentarios
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68Eliminar comentarios
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69Discusiones en los resultados de búsqueda
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70Usar notas
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70Notas en los resultados de búsqueda
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71Usar carpetas contextuales y archivadores
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72Crear nuevos formularios utilizando plantillas (Nuevo
formulario)
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76Crear nuevos formularios utilizando formularios existentes (Guardar como)
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77Editar formularios
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78Capítulo 7 Gestionar ciclos de vida
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79Aplicar ciclos de vida
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80Devolver ciclos de vida al estado anterior
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81Quitar ciclos de vida
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81Promover ciclos de vida
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82Reanudar flujos de trabajo
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82Suspender ciclos de vida
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82Capítulo 8 Gestionar preferencias
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85Capítulo 9 Gestionar suscripciones
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89Capítulo 10 Gestionar documentos virtuales
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91Convertir documentos virtuales en documentos simples
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92Convertir en documentos virtuales
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92Ver documentos virtuales
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93Capítulo 11 Gestionar flujos de trabajo y flujos rápidos
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95Iniciar flujos de trabajo
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95Iniciar anexos de flujo de trabajo
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97Iniciar flujos rápidos
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98Terminar un flujo de trabajo
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99Lista de figuras
Figura 1–1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos y
roles de una sala
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19 Figura 1–2. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida...
31 Figura 3–1. Versiones ramificadas...
41 Figura 5–1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos yLos portlets de Documentum son una aplicación basada en Web que ofrece un conjunto de servicios que sólo reflejará la funcionalidad que necesitará la mayoría de los usuarios. Estos servicios se proporcionan como un conjunto de portlets de aplicación inmediata que los fabricantes de portales pueden configurar y hacer compatibles. Documentum Portlets suministra un conjunto de portlets (Clases Java, páginas JSP y archivos de definición XML), cada uno de los cuales reflejará un área diferente de la funcionalidad de Documentum con una interfaz fácil de usar y un aspecto y estilo coherentes.
Documentum Portlets reduce de forma notable la necesidad de crear nuevas interfaces de programación y código de integración para la implementación de portales empresariales. Estos servicios, creados a partir de las mejores funciones de gestión de contenido empresarial de la plataforma de Documentum, se sirven de Documentum Portlets para crear un método rápido y de coste reducido con el que presentar la funcionalidad de gestión de contenido a través de un portal empresarial.
Documentum Portlets combina componentes de portal incrustables estándar con documentación y ejemplos de integración que permiten a los fabricantes de portales y clientes implementar rápidamente los servicios de gestión de contenido mediante portales. Esta capacidad facilita una gestión más práctica y la entrega de contenido estructurado o no más allá del servidor de seguridad. Documentum Portlets permite a los desarrolladores transformar rápidamente los portales empresariales en
concentradores de procesos comerciales condicionados por el contenido, como la negociación de contratos en tiempo real, la gestión de las cadenas de suministro y la gestión global del proyecto. En este manual se presentan las funciones de Documentum Portlets y se ofrecen las instrucciones para utilizarlo.
Público de destino
Este documento resultará de ayuda a los fabricantes de portales que podrán implementar algunos o todos los portlets. Si elige implementar tan sólo algunos portlets, para garantizar que se dispone de toda la documentación, cada portlet se documenta como una entidad independiente.
También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionar archivos del equipo, así como poder realizar operaciones básicas como la copia y el pegado de archivos.
Historial de revisión
Se han realizado los siguientes cambios en este documento.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción Marzo de 2005 Publicación inicial Agosto de 2005 Actualización SP1:
• Búsqueda avanzada revisada incorporada • Función Arrastrar y colocar agregada • Portlet My Rooms (Mis salas) agregado • Funciones de colaboración agregadas
• Se han actualizado los procedimientos en función de los cambios de la IU
Portlets de Documentum
Documentum Portlets ofrece la funcionalidad que necesitan los usuarios para crear, localizar, revisar y entregar contenido seguro y fiable. Documentum Portlets simplifica la tarea del usuario y reduce los esfuerzos de desarrollo para acelerar el tiempo de implementación de portales ricos en contenido. Documentum proporciona un conjunto de portlets que se pueden utilizar en su portal:
• About (Acerca de), página 11 • Cabinets (Archivadores), página 12 • Categories (Categorías), página 12
• Home Cabinet (Archivador inicial), página 14 • Inbox (Bandeja de entrada), página 15 • Login (Inicio de sesión), página 17 • My Rooms (Mis salas), página 18
• Recent Files (Archivos recientes), página 22
• Search (Buscar), página 22: Documentum proporciona dos portlets de búsqueda: — Búsqueda avanzada
— Search (Buscar)
• Subscriptions (Suscripciones), página 29 • Workflows (Flujos de trabajo), página 29
About (Acerca de)
En la pantalla Acerca de se muestran los números de versión de DFC y del portal de los portlets de Documentum.
Cabinets (Archivadores)
El nivel más alto de almacenamiento de archivos de un repositorio son los archivadores del repositorio. Puede acceder a los archivadores mediante el nodo Archivadores del repositorio.
Cada archivador contiene carpetas y archivos.
Dependiendo del nivel de permiso, podrá crear archivadores, carpetas y archivos nuevos. También podrá llevar a cabo numerosas acciones de gestión de archivos, como importar, copiar o enlazar archivos. Para modificar un archivo, retírelo del repositorio de modo que ningún otro usuario pueda editarlo al mismo tiempo.
Al crear o importar un archivo, se crea un objeto de contenido que almacena dos tipos de información para el archivo:
• El contenido del archivo, que es el texto, los gráficos, el sonido o el vídeo que componen el archivo.
• Las propiedades del archivo, que son las características descriptivas del archivo, como la fecha de creación, el autor, el número de versión y otra información.
El portlet Archivadores proporciona acceso al contenido de un repositorio: archivadores, carpetas y archivos. Puede utilizar el portlet Archivadores para gestionar el contenido del repositorio mediante una serie de áreas funcionales:
• Capítulo 2, Gestionar el Portapapeles • Capítulo 3, Gestionar contenido
• Capítulo 4, Gestionar archivadores, carpetas y archivos • Capítulo 5, Gestionar colaboraciones
• Capítulo 6, Gestionar formularios • Capítulo 7, Gestionar ciclos de vida • Capítulo 8, Gestionar preferencias • Capítulo 9, Gestionar suscripciones
• Capítulo 10, Gestionar documentos virtuales
• Capítulo 11, Gestionar flujos de trabajo y flujos rápidos
Categories (Categorías)
Las categorías permiten organizar los archivos del repositorio de manera alternativa. Es útil cuando hay que organizar los archivos de una forma con un propósito (por ejemplo, para la publicación en sitios Web) y de otra forma cuando el propósito cambia (por ejemplo, para facilitar el acceso a los usuarios internos).
Por ejemplo, la estructura de carpetas que aparece bajo el nodo Archivador podría organizar los elementos en función del departamento que creó los archivos como, por ejemplo, los boletines de relaciones públicas en una carpeta y las especificaciones de diseño de productos en otra. Sin embargo, los usuarios que acceden con frecuencia a información relacionada con el tema (y no con los departamentos internos) se beneficiarán de un enfoque organizativo distinto, que coloca los boletines y las especificaciones de diseños en un área. El nodo Categorías le permite crear estructuras alternativas de este tipo.
Puede crear varias estructuras de categorías diferentes. Cada estructura de categorías se denomina taxonomía. Necesitará otro producto de Documentum para crear taxonomías y categorías, ya que el portlet Categorías de Documentum sólo admite la visualización de las taxonomías y categorías existentes y la manipulación de archivos dentro de esas taxonomías y categorías. Al igual que un elemento, es posible enlazarlas a varias carpetas y también a varias categorías.
En este apartado se describe: • Explorar categorías, página 13 • Trabajar con categorías, página 13
Explorar categorías
En lugar de acceder a archivos según los repositorios en los que están guardados, puede hacerlo según las categorías en las que están incluidos.
Para explorar categorías:
1. Seleccione una taxonomía.
2. Haga clic en una categoría para acceder a ella. Siga abriendo categorías hasta que encuentre el elemento que esté buscando.
Trabajar con categorías
El portlet Categorías proporciona acceso al contenido de un repositorio. Puede utilizar el portlet Categorías para trabajar con el contenido del repositorio mediante una serie de áreas funcionales:
• Capítulo 3, Gestionar contenido • Capítulo 7, Gestionar ciclos de vida • Capítulo 8, Gestionar preferencias
• Capítulo 10, Gestionar documentos virtuales
• Capítulo 11, Gestionar flujos de trabajo y flujos rápidos
Home Cabinet (Archivador inicial)
El nivel más alto de almacenamiento de archivos de un repositorio son los archivadores del repositorio. Puede acceder a los archivadores mediante el nodo Archivadores del repositorio.
Cada archivador contiene carpetas y archivos.
Dependiendo del nivel de permiso, podrá crear archivadores, carpetas y archivos nuevos. También podrá llevar a cabo numerosas acciones de gestión de archivos, como importar, copiar o enlazar archivos. Para modificar un archivo, retírelo del repositorio de modo que ningún otro usuario pueda editarlo al mismo tiempo.
Al crear o importar un archivo, se crea un objeto de contenido que almacena dos tipos de información para el archivo:
• El contenido del archivo, que es el texto, los gráficos, el sonido o el vídeo que componen el archivo.
• Las propiedades del archivo, que son las características descriptivas del archivo, como la fecha de creación, el autor, el número de versión y otra información. El archivador inicial permite almacenar los documentos personales, carpetas y otros elementos.
El archivador inicial proporciona acceso a una serie de funciones: • Capítulo 2, Gestionar el Portapapeles
• Capítulo 3, Gestionar contenido
• Capítulo 4, Gestionar archivadores, carpetas y archivos • Capítulo 5, Gestionar colaboraciones
• Capítulo 6, Gestionar formularios • Capítulo 7, Gestionar ciclos de vida • Capítulo 8, Gestionar preferencias • Capítulo 9, Gestionar suscripciones
• Capítulo 10, Gestionar documentos virtuales
Inbox (Bandeja de entrada)
El portlet Bandeja de entrada es parecido a la bandeja de entrada de un programa de correo electrónico. Cuando otros usuarios del repositorio le envíen documentos, se le notificará en la bandeja de entrada. Si participa en un flujo de trabajo, recibirá las notificaciones de tarea en la bandeja de entrada.
La bandeja de entrada proporciona acceso a una serie de funciones que le permiten: • Ver tareas y notificaciones, página 15
• Aceptar tareas, página 15 • Completar una tarea, página 16
Ver tareas y notificaciones
Para llevar a cabo una acción sobre una tarea o notificación, tendrá que abrirla desde la bandeja de entrada.
Para ver tareas y notificaciones:
1. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.
2. Se mostrará la página Bandeja de entrada de Documentum. Se mostrará de forma predeterminada la ficha Información de la tarea o notificación seleccionada.
En la ficha Información, puede ver las instrucciones y ver o retirar todos los archivos anexos.
Nota: Las notificaciones sólo tienen la ficha Información. Las tareas tienen las fichas Comentarios y Progreso.
Una tarea tiene botones que permiten Terminar, Delegar, Repetir o Cerrar la tarea. Sólo estarán disponibles aquellos botones que realicen acciones permitidas en el estado actual de las tareas.
Aceptar tareas
Para completar una tarea que ha recibido y agregarle comentarios, primero tendrá que aceptarla. Si la tarea también ha sido enviada a otros usuarios, el primer usuario que acepta la tarea es el primero que la realiza. Una vez aceptada la tarea, ésta se eliminará de la bandeja de entrada de los otros usuarios.
Para aceptar y realizar una tarea:
1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre.)
2. Se mostrará la página Bandeja de entrada de Documentum. Se mostrará de forma predeterminada la página de información de la tarea o notificación seleccionada. Haga clic en la ficha Comentarios.
3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios mediante este procedimiento: a. Haga clic en Agregar. Si ya ha agregado un comentario, aparecerá el botón
Editar.
b. En el campo Comentario, escriba los comentarios. c. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:
• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.
• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.
d. Haga clic en Aceptar.
e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar.
4. Tras agregar los comentarios, puede hacer clic en cualquiera de los botones:
Terminar, Delegar, Repetir o Cerrar, en función de la acción que desee realizar sobre la tarea o notificación.
5. Para cerrar la tarea sin reenviarla, haga clic en Cerrar.
Completar una tarea
Hay una serie de acciones que se deben realizar en una tarea antes de reenviarla al siguiente paso. Los siguientes procedimientos describen cada una de estas acciones.
Para completar una tarea:
1. Haga clic en el nombre de la tarea para abrirla. En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.
2. Haga clic en el botón Terminar, Delegar, Repetir o Cerrar, según sea necesario. 3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.
Login (Inicio de sesión)
La pantalla Inicio de sesión de Documentum permite ver campos adicionales haciendo clic en el botón Más opciones. Estos campos son Dominio, Opciones de accesibilidad adicionales y Cambiar contraseña.
El portlet Inicio de sesión permite llevar a cabo las siguientes acciones: • Introducir detalles de inicio de sesión, página 17
• Cambiar la contraseña, página 17
Introducir detalles de inicio de sesión
El portlet Inicio de sesión le permite acceder a un repositorio de Documentum. Se le pedirá que inicie sesión en un repositorio para utilizar los portlets de Documentum si su portal está configurado para solicitar la autenticación del repositorio.
Para introducir los detalles de inicio de sesión, deberá:
1. Introducir el nombre de inicio de sesión y la contraseña en los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña.
2. Seleccionar el repositorio en la lista desplegable del repositorio en el que desee iniciar sesión.
3. (Opcional) Introducir el nombre de dominio en el campo Dominio.
Cambiar la contraseña
En la pantalla Inicio de sesión de Documentum, haga clic en el botón Más opciones. Haga clic en el botón Cambiar contraseña. Aparecerá la pantalla Cambiar contraseña. La pantalla Cambiar contraseña permite cambiar la contraseña existente por una nueva que esté formada por letras y números.
Para cambiar la contraseña:
1. En la página de inicio de sesión al portal, haga clic en el enlace Más opciones. 2. Haga clic en Cambiar contraseña.
3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.
Nota: Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras y números.
5. Haga clic en el botón Aplicar. La contraseña se cambiará.
My Rooms (Mis salas)
Una sala es un área de un repositorio donde sólo los usuarios de su lista de miembros tienen acceso a los elementos. Los objetos de una sala estáncontroladospor esa sala (es decir, sus listas de control de acceso [LCA] están determinadas por la sala) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a ellas.
Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una sala en el portlet My Room (Mis salas), sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y los propietarios de una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.
La creación y administración de salas sólo están disponibles para aplicaciones basadas en WDK.
Acceder a una sala
Las salas son como las carpetas del árbol de navegación. Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de sala ( ) en la lista de elementos. La primera vez que vaya a la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione “Sí” o “No” y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona “Sí”, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.
La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientes particularidades:
• El título es el de la sala, junto con las palabras “página principal”.
• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)
• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala.
• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo de texto enriquecido.
Acerca de la pertenencia a una sala
Los miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositorios a los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista de miembros de la ésta.
Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.
• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos de todas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.
• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en las listas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorga permisos de eliminación sobre éstos.
Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.
Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.
Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de la sala, los cuales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, “Aprobadores de especificaciones”). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala.
Gestión de la pertenencia a una sala
Los miembros de una sala pueden ver la lista de miembros de la sala, pero sólo los propietarios pueden gestionar la pertenencia a éstas.
Para abrir la lista de miembros de la sala:
1. Siga uno de estos procedimientos:
• En la página principal de la sala, haga clic en el enlace Miembros. • Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:
Pertenencia).
Para agregar miembros de un repositorio a una sala:
1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar para abrir la página Seleccionar miembros.
2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.
3. Tras seleccionar los miembros del repositorio, haga clic en para agregarlos al panel de la derecha.
4. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros del panel derecho a la lista de miembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia. Inicialmente, todos los nuevos miembros tienen un rol de colaborador.
Para quitar miembros de una sala:
1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.
2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.
3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de la derecha.
4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista de miembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia.
Para cambiar los roles de los miembros locales
1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala.
2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros y grupos de la sala que desee cambiar de colaboradores a propietarios, o viceversa.
3. Una vez seleccionados los miembros de la sala, haga clic en para agregarlos al panel de la derecha.
4. Abra la ficha Seleccionar miembros: Seleccionar rol haciendo clic en la ficha con la etiqueta “Seleccionar rol” (situada al lado de la ficha con la etiqueta Miembros de la sala).
5. En la ficha Seleccionar rol, elija un rol para los miembros seleccionados y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vuelve a la lista de miembros de la sala.
Para crear un grupo local nuevo:
1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nueva sala de grupo.
2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todos los nombres de los demás grupos locales de la sala.
3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.
4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.
Para editar las propiedades de un grupo local:
1. Abra la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala.
2. Haga clic en de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la ficha Información.
3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic en Aceptar para implementar los cambios.
Para agregar miembros de sala a un grupo local:
1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.
2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala.
3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos y roles que desee agregar al grupo.
4. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de la derecha.
5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembros del grupo.
2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá una página para localizar a los miembros del grupo.
3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que desea quitar.
4. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de la derecha.
5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros de grupo.
Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que para quitar un miembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, el grupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros de sala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados de una sala.
Recent Files (Archivos recientes)
El portlet Archivos recientes muestra tanto los archivos que tiene retirados actualmente como los archivos que ha retirado recientemente y vuelto a registrar.
El portlet Archivos recientes proporciona acceso a una serie funciones: • Capítulo 2, Gestionar el Portapapeles
• Capítulo 3, Gestionar contenido
• Capítulo 4, Gestionar archivadores, carpetas y archivos • Capítulo 5, Gestionar colaboraciones
• Capítulo 6, Gestionar formularios • Capítulo 7, Gestionar ciclos de vida • Capítulo 8, Gestionar preferencias • Capítulo 9, Gestionar suscripciones
• Capítulo 10, Gestionar documentos virtuales
• Capítulo 11, Gestionar flujos de trabajo y flujos rápidos
Search (Buscar)
Documentum proporciona dos portlets que permiten conducir búsquedas de un repositorio:
• Búsqueda avanzada: una búsqueda compleja que permite buscar en función de un número de parámetros.
• Buscar: una búsqueda de entrada de texto con un cuadro simple.
Una búsqueda compara las palabras buscadas con texto indexado y propiedades. El sistema puede estar configurado para buscar, además, otras propiedades. Es posible introducir espacios o comas para separar el texto. La búsqueda comprueba todos los segmentos de texto separados mediante consultas Verity (por ejemplo, Y u O). El portlet Buscar proporciona acceso a una serie de funciones:
• Usar Search (Buscar), página 23: el portlet Buscar • Ejecutar búsquedas avanzadas, página 23
• Resultados de la búsqueda, página 27 • Búsquedas guardadas, página 28
Usar Search (Buscar)
El portlet Buscar es una búsqueda sencilla en la que se introduce texto en un cuadro de texto. La búsqueda permite buscar texto mediante la función de índice de texto completo de Documentum.
Para realizar una búsqueda:
1. Escriba el texto que desee buscar. 2. Haga clic en el botón Ir.
Una vez completada la búsqueda, se mostrarán los resultados. ConsulteResultados de la búsqueda, página 27para obtener más detalles.
Ejecutar búsquedas avanzadas
Las búsquedas avanzadas ofrecen más opciones que las búsquedas simples. La pantalla de búsqueda avanzada permite ajustar y modificar las selecciones. Puede buscar en varios repositorios, así como en orígenes externos. La búsqueda avanzada permite ajustar varios parámetros, tales como ubicaciones, propiedades, fecha, tamaño, propiedades de objeto y versiones, como se describe a continuación.
Para realizar una búsqueda avanzada:
2. Escriba el texto que contiene las palabras que desea buscar en el documento. 3. La ubicación actual es el repositorio conectado en ese momento. De forma
predeterminada, puede buscar desde la Ubicación actual. Haga clic en Editar para cambiar la ubicación actual. Esto le permite definir las ubicaciones de búsqueda como varios repositorios, subdirectorios, varias ubicaciones externas o una combinación de ambas.
Seleccione los orígenes internos de la búsqueda entre los repositorios disponibles de la lista.
Para seleccionar repositorios de la lista Repositorios disponibles, haga clic en el signo + para agregarlos a la lista de la ubicación de búsqueda predeterminada. Si no guardó previamente las credenciales para el repositorio seleccionado, el sistema le solicitará su nombre de usuario y contraseña.
Nota:
Es posible cambiar los repositorios visibles en Preferencias.
No podrá explorar un repositorio a menos que proporcione o guarde sus credenciales con antelación. Si guardó sus credenciales y desea modificarlas, elimínelas en la pantalla de gestión de credenciales. El sistema le solicitará que introduzca las nuevas credenciales la próxima vez que inicie una sesión.
Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Marque save my credentials for this source (guardar mis credenciales para este origen) para guardar las credenciales de inicio de sesión.
Haga clic en Aceptar.
Seleccione la carpeta del repositorio y haga clic en < para incluirla en la búsqueda o en > para excluirla de las ubicaciones de búsqueda.
Marque definir como orígenes predeterminados para establecer el repositorio seleccionado como predeterminado.
Haga clic en Aceptar para cambiar el origen de búsqueda.
4. La mayoría de orígenes externos no requieren autenticación. Para aquellos
orígenes que requieran autenticación, el enlace llevará directamente a la pantalla de autenticación. Si las credenciales se guardaron previamente o no son necesarias, haga clic en < para seleccionar el origen externo e incluirlo en la ubicación de búsqueda. Haga clic en > para excluir el origen seleccionado de la ubicación de búsqueda. Nota:
Si ECI no está instalado, no podrá ver los Orígenes externos de la búsqueda. 5. Fecha: para buscar por la fecha en la que se ha creado o modificado un archivo o
carpeta:
La lista desplegable fecha de modificación muestra opciones como fecha de modificación,
fecha de acceso y fecha de creación, según las configuraciones de los clientes. Seleccione
una opción de la lista para especificar la última vez que se creó, modificó o accedió al archivo o carpeta.
De forma predeterminada, el rango de fechas es en cualquier momento. Seleccione el rango de fechas adecuado en la lista desplegable que muestra las siguientes opciones: En el día anterior, En la semana anterior, En el mes anterior y En el año anterior. Para definir el rango de fechas, marque el botón de opción y, a continuación, haga clic en el icono situado junto a la fecha inicial (Desde) y final (Hasta) para seleccionarlas. Si guarda la búsqueda, se guardará también el rango de fechas.
6. Tamaño: permite buscar por tamaño de archivo. Seleccione los criterios de búsqueda en la lista desplegable.
7. Tipo de objeto: seleccione el Tipo de objeto entre los objetos de la lista desplegable. 8. Adicional: permite buscar objetos ocultos o todas las versiones. Para buscar objetos
ocultos, seleccione Buscar objetos ocultos. Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso de lectura o escritura para esos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permiso de visualización. Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscar todas las versiones.
Si la búsqueda avanzada ofrece parámetros adicionales con los que puede restringir la búsqueda, selecciónelos como desee.
9. Propiedades: para especificar el primer conjunto de valores de propiedad que desea buscar, siga este procedimiento:
a. En el campo Nombre del área Propiedades, seleccione la propiedad que desea buscar en la lista desplegable.
b. En el segundo campo, seleccione un operador, que determina la relación con el valor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritos por Juan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, o
contiene “Santos” o empieza por “Juan”.
c. En el campo restante, introduzca los valores de búsqueda.
d. Para que la búsqueda coincida en mayúsculas y minúsculas con los valores especificados, seleccione Coincidir mayúscula/minúscula.
Para los siguientes conjuntos de valores de propiedad que desee buscar, siga este procedimiento:
i. Haga clic en Seleccione otra propiedad.
De este modo se agrega otra línea para especificar valores de propiedad. ii. En el primer campo de la nueva línea, seleccione la relación entre esta
propiedad y las que especificó anteriormente en la búsqueda. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:
• Y: indica que se deben buscar tanto los valores de esta propiedad como los valores de las propiedades anteriores.
iii. En el campo Nombre, seleccione el nombre de la propiedad que desea buscar.
iv. En el campo siguiente, seleccione un operador, que determina la relación con el valor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritos por Juan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, o contiene “Santos” o empieza por “Juan”.
v. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.
vi. Para que la búsqueda coincida en mayúsculas y minúsculas con los valores especificados, seleccione Coincidir mayúscula/minúscula. De forma predeterminada, no se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
vii. Para quitar una propiedad de la búsqueda, haga clic en Quitar en la línea de la propiedad.
10. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar. Aparecerán los resultados de la búsqueda.
11. Aparecerá brevemente una pantalla de espera, tras lo cual se generará y mostrará la primera página de resultados; la búsqueda sigue ejecutándose en segundo plano después de aparecer la primera página.
La página de resultados muestra la descripción de sólo lectura de la consulta que contiene los elementos y la ubicación de búsqueda. Si desea ordenar los resultados, haga clic en los encabezados de columna. Las columnas se muestran según la configuración de preferencias. Si desea cambiar esta configuración, haga clic en el icono de edición y modifique las preferencias para cambiar las columnas.
12. Para dirigirse a la pantalla de estado de la búsqueda y ver su progreso, haga clic en el enlace Procesando de la esquina superior izquierda. En las columnas Estado y Nota de la página de estado podrá ver los orígenes que han fallado debido a credenciales no válidas. La búsqueda seguirá ejecutándose aunque las credenciales para el origen externo ya no sean válidas. El enlace Procesando se convertirá en un número cuando se complete toda la búsqueda. La pantalla de estado muestra el progreso de la búsqueda. Si una búsqueda falla porque el nombre de usuario y la contraseña no son correctos, introduzca el nombre de usuario y la contraseña en la pantalla de estado. Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento, haga clic en Detener. El indicador de estado cambiará a detener en los orígenes que sigan recibiendo.
Para actualizar la búsqueda, haga clic en Actualizar. Para cerrar la pantalla de estado y volver a la pantalla de resultados de la búsqueda, haga clic en Cerrar.
13. En la columna de origen se muestra la ruta de los orígenes internos de la búsqueda, así como enlaces a los orígenes externos. Puede hacer clic en los orígenes externos, lo que le llevará a la página de inicio en una nueva ventana. El formato de fecha de los orígenes externos no siempre es conocido.
Haga clic en el icono i para ver las propiedades del origen externo. Las propiedades que se muestran son las siguientes: formato, origen, tamaño, sitio, nombre, resumen, tamaño de contenido completo, URL en caché, URL relacionada y URL. Haga clic en Cerrar para cerrar la página de propiedades.
14. Para guardar el origen externo, seleccione el origen externo correspondiente y haga clic en Guardar en repositorio en el menú Archivo. Sólo se mostrarán los repositorios en los que se haya iniciado sesión. Para seleccionar una ubicación, haga clic en + para expandir el repositorio.
Haga clic en Siguiente para modificar los atributos. Haga clic en Terminar para guardar en el repositorio.
Si selecciona varios resultados, todos se guardarán en la misma ubicación. •
• Para volver a ejecutar la búsqueda con parámetros de búsqueda modificados, haga clic en Revisar esta búsqueda. La página de búsqueda se abrirá por la ficha General. El cuadro de texto aparece relleno con la consulta ejecutada anteriormente. Repita los pasos del 1 al 10 para revisar la búsqueda con nuevos parámetros.
• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte .
Resultados de la búsqueda
Una vez finalizada la búsqueda, se mostrará la página Resultados de la búsqueda. Se mostrarán los siguientes resultados, si procede:
• Nombre: el nombre del objeto. • Tamaño: el tamaño del objeto. • Versión: la versión del objeto.
• Modificado: la fecha en la que se modificó el objeto por última vez. • Ruta: la ruta de acceso al objeto.
De forma predeterminada, los resultados se pueden ordenar por los siguientes criterios: • Nombre
• Modificado
Cuando haya terminado con los resultados de la búsqueda, podrá guardar la búsqueda para utilizarla más tarde (para obtener información más detallada, consulteBúsquedas guardadas, página 28) o bien hacer clic en el botón Cerrar para volver a la página de búsqueda.
Búsquedas guardadas
Documentum ofrece funcionalidades que permiten guardar y volver a ejecutar
búsquedas. El almacenamiento de las búsquedas puede ahorrarle bastante tiempo tanto si necesita repetir las búsquedas de forma habitual o esporádica.
Guardar búsquedas
Una vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante. Las búsquedas se guardan desde la página Resultados de la búsqueda.
Para guardar una búsqueda:
1. En la página Resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. 2. Escriba un nombre para la búsqueda.
3. Haga clic en Guardar búsqueda.
Ejecutar búsquedas guardadas
Este procedimiento describe cómo volver a ejecutar una búsqueda que se ha guardado previamente. Al ejecutar de nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultados actualizados.
Para ejecutar una búsqueda guardada:
1. Seleccione la ficha Búsquedas guardadas.
2. En el menú desplegable, seleccione Mis búsquedas o Todas las búsquedas. 3. Haga clic en el nombre de la búsqueda que desee ejecutar.
La búsqueda comienza según los criterios definidos en la búsqueda guardada. Nota: Puede mirar las propiedades asociadas con la búsqueda guardada si hace clic en el enlace Ver propiedades.
Puede borrar una búsqueda guardada de la lista correspondiente (Mis búsquedas o Todas las búsquedas) si hace clic en el enlace Quitar, selecciona las versiones que desea eliminar y hace clic en el botón Aceptar.
Subscriptions (Suscripciones)
Tal vez desee suscribirse a los archivos que utilice con mayor frecuencia. Puede que también desee suscribirse a archivos con los que no esté relacionado directamente, pero en los que tiene un interés indirecto. La suscripción le permite llevar un seguimiento de los cambios realizados en estos archivos. El portlet Suscripciones muestra la lista de archivos a los que se ha suscrito.
El portlet Suscripciones permite abrir o ver un archivo; el portal accederá al archivo desde su ubicación original en el repositorio.
El portlet Suscripciones proporciona acceso a una serie de funciones: • Capítulo 2, Gestionar el Portapapeles
• Capítulo 3, Gestionar contenido
• Capítulo 4, Gestionar archivadores, carpetas y archivos • Capítulo 5, Gestionar colaboraciones
• Capítulo 6, Gestionar formularios • Capítulo 7, Gestionar ciclos de vida • Capítulo 8, Gestionar preferencias • Capítulo 9, Gestionar suscripciones
• Capítulo 10, Gestionar documentos virtuales
• Capítulo 11, Gestionar flujos de trabajo y flujos rápidos
Workflows (Flujos de trabajo)
Un flujo de trabajo es un proceso comercial que asigna tareas a usuarios específicos según un orden y que (opcionalmente) distribuye los archivos que intervienen en las tareas. Cuando un usuario completa una tarea, el flujo de trabajo notifica al siguiente usuario de la secuencia que debe realizar su tarea. El flujo de trabajo notifica a un usuario mediante el envío de la tarea (incluidos todos los archivos distribuidos) a la bandeja de entrada del usuario.
Al iniciar un flujo de trabajo, éste se basa en una plantilla de flujo de trabajo. La plantilla determina la secuencia de las tareas y las asignaciones del usuario. Las plantillas pueden ofrecer la opción de especificar a usuarios concretos para tareas específicas. Asimismo, la plantilla puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios, en cuyo caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza. El flujo de trabajo quita la tarea de la Bandeja de entrada de los otros usuarios.
Los flujos de trabajo pueden iniciarse desde una misma plantilla de flujo de trabajo por varios usuarios a la vez. Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la misma plantilla mientras tenga al menos permiso Relacionar.
Si lo desea, puede anexar archivos a un flujo de trabajo para distribuir los archivos y procesarlos. Si se anexan archivos, puede comenzar el flujo primero y a continuación, anexar los archivos o seleccionar primero los archivos y luego iniciar el flujo de trabajo. Puede decidir no anexar archivos y en su lugar pedir a los receptores del flujo de trabajo que realicen un seguimiento o creen los archivos necesarios.
Cuando los usuarios editan y crean versiones de los archivos anexados, la plantilla de flujo de trabajo determina qué versiones de los archivos se anexan mientras los flujos de trabajo avanzan. La plantilla de flujo de trabajo también determina qué versiones se distribuyen, las nuevas o las originales, a medida que se desarrolla el flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo tiene un supervisor, que puede hacer cambios en el flujo de trabajo mientras se está ejecutando, como detenerlo o pausarlo.
Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, tales como ejecutar secuencias de comandos. Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajo y éste puede volver a intentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticas permiten integrar flujos de trabajo con ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo, promover archivos a nuevos estados de ciclo de vida mientras avanzan por un flujo de trabajo.
Cuando empiece un flujo de trabajo, éste parte del estado En ejecución. Esto significa que todas las tareas de flujo de trabajo están asignadas y se han distribuido de acuerdo con la plantilla de flujo de trabajo. El flujo de trabajo permanecerá en este estado hasta que se completen todas las tareas, o bien hasta que se considere necesario pausarlo o terminarlo. Un flujo de trabajo puede tener uno de estos tres estados:
• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantilla de flujo de trabajo.
• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de ser reanudado. Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en que se detuvo.
• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.
En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclo de vida. Un autor crea un archivo para el Web y lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea de revisión a un editor. El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisa el archivo y reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automática promueve el archivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador, que lo comprueba en un servidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza el archivo, éste volverá al estado Trabajo en curso y se devolverá a su autor. Si el desarrollador aprueba el archivo, una tarea automática lo promoverá a Aprobado y el flujo de trabajo terminará.
Figura 1-2. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida
La utilidad Informes de flujo de trabajo es un programa diseñado para gestionar flujos de trabajo y crear informes con información clave sobre éstos. Ofrece la posibilidad de ver todos los flujos de trabajo en un repositorio, ver todos los aspectos de las instancias de flujo de trabajo, mostrar y modificar los valores del conjunto de alias, realizar funciones básicas de mantenimiento y administración en los flujos de trabajo, contactar con los ejecutantes de un flujo de trabajo por correo electrónico y guardar e imprimir información de flujos de trabajo.
Flujos rápidos
Los flujos rápidos son versiones simples de los flujos de trabajo y permiten distribuir objetos a usuarios, grupos o roles sin utilizar plantillas predefinidas.
Gestionar el Portapapeles
Los archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez.
Puede gestionar el portapapeles mediante una serie de tareas: • Agregar al Portapapeles, página 33
• Copiar aquí, página 34 • Enlazar aquí, página 34 • Mover aquí, página 35 • Arrastrar y colocar, página 35 • Ver Portapapeles, página 36
Agregar al Portapapeles
El portapapeles sirve para copiar, enlazar y mover elementos a través del repositorio. Antes de utilizar las funciones que permiten llevar a cabo estas operaciones, debe colocar en el portapapeles los elementos necesarios.
Para agregar un elemento al portapapeles
1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar al portapapeles. 2. Si aparece el enlace Agregar al Portapapeles, haga clic en él.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
Copiar aquí
Puede copiar archivos de una ubicación del repositorio a otra. Cuando copie un archivo a una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre, se agregará Copia de al nombre de archivo. Si copia el archivo a esa ubicación por segunda vez, se agregará texto al nombre del archivo indicando que es la segunda copia del archivo. En las copias siguientes, se agregará el texto apropiado al nombre del archivo.
Para copiar elementos, estos deben encontrarse en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios elementos a la vez. Tenga en cuenta que, cuando utilice este procedimiento, se copiarán todos los archivos del portapapeles. Para ver el contenido del portapapeles, consulteVer Portapapeles, página 36.
Para copiar un elemento a una ubicación nueva:
1. Desplácese hasta los elementos.
2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles situado junto al elemento.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos. 4. Haga clic en el enlace Copiar aquí.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
5. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, a continuación, haga clic en Copiar.
Enlazar aquí
Puede enlazar un archivo a varias ubicaciones de un repositorio, lo que significa que podrá acceder al archivo desde cualquiera de esas ubicaciones. Se considera que el archivo existe en cada una de las ubicaciones. Si retira el archivo de una ubicación, se retirará de todas las ubicaciones. Cuando haga un cambio en el archivo en una ubicación, el archivo cambiará en todas las ubicaciones.
Para enlazar elementos, estos deben encontrarse en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Tenga en cuenta que se enlazarán todos los archivos del portapapeles a la nueva ubicación.
Para enlazar un elemento con otra ubicación:
1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.
2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles del elemento.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento. 4. Haga clic en el enlace Enlazar aquí.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
5. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee enlazar y, a continuación, haga clic en Enlazar.
Mover aquí
Para mover elementos, estos deben encontrarse en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Tenga en cuenta que, cuando utilice este procedimiento, se moverán todos los archivos del portapapeles. Para ver el contenido del portapapeles, consulteVer Portapapeles, página 36.
Para mover todos los elementos del portapapeles:
1. Desplácese hasta los elementos.
2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles del elemento.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Desplácese hasta la ubicación a la que desee mover los elementos. 4. Haga clic en el enlace Mover aquí.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
Arrastrar y colocar
La función de arrastrar y colocar permite arrastrar archivos u otros objetos con el ratón y moverlos a una nueva ubicación. Para habilitar esta función, instale el complemento
WdkPluginCab a través de las preferencias. Dicho complemento se instala en la siguiente ubicación del equipo local:
C:\WINDOWS\Downloaded Program Files
Puede utilizar la función de arrastrar y soltar para mover elementos desde las ubicaciones siguientes hacia estas otras ubicaciones:
• desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio
• desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías o resultados de búsqueda) hacia otra ubicación en el repositorio
• desde una ubicación dentro de un documento virtual hacia otra ubicación dentro del documento virtual
• desde un repositorio a un sistema de archivos local y viceversa Para arrastrar y soltar un elemento desde una ubicación hacia otra: 1. Coloque el puntero del ratón sobre el elemento.
2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.
3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento hacia una ubicación del panel opuesto.
4. Suelte el botón derecho del ratón.
5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada
Ver Portapapeles
Los archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez.
Para ver el Portapapeles:
1. Haga clic en el enlace Ver Portapapeles ubicado en la parte superior de uno de los portlets de Documentum.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
Nota: Puede quitar un elemento del portapapeles si marca el cuadro situado junto a él y, a continuación, hace clic en el botón Quitar.
Gestionar contenido
Gestionar contenido implica el movimiento de contenido fuera del repositorio, editar o ver el contenido y devolver las versiones actualizadas de éste al repositorio.
Retirar
Para editar un archivo, retírelo del repositorio. Cuando retira un archivo, éste se bloquea en el repositorio para que ningún usuario pueda editarlo y se copia al equipo.
Cuando se retira un archivo, éste se bloquea y ningún usuario puede editarlo. Si el archivo está enlazado a varias ubicaciones, se retirará el archivo y se bloqueará en todas las ubicaciones. Sólo el usuario que lo retiró podrá modificarlo o volver a registrarlo. Otros usuarios podrán abrir el archivo en el modo de sólo lectura (mediante la función de visualización) y podrán retirar y editar otras versiones del archivo, pero no podrán realizar cambios en la versión que ha bloqueado.
Si no desea guardar los cambios que se han realizado en un archivo, puede cancelar la retirada. Se perderán todos los cambios realizados en el archivo retirado.
Puede ordenar la lista Mis archivos para agrupar los archivos que haya bloqueado si hace clic en el criterio de ordenación Retirado por.
Puede cerrar un archivo y mantenerlo retirado. En ese caso, la próxima vez que edite el archivo, se abrirá la última versión guardada del archivo.
Para cancelar las ediciones, cancele la retirada. En este caso, se descartará la copia que tenga en el equipo (si la tiene) y no se llevarán a cabo actualizaciones en el repositorio. Si cancela la retirada, se conservará la última versión del archivo que se haya guardado en el repositorio como la versión actual.
Ver todas las versiones
A fin de mantener un seguimiento de las revisiones, puede crear nuevas versiones de los archivos cuando los registre en el repositorio. Puede indicar qué archivos se han cambiado, qué cambios se han hecho y quién los hizo.
Un archivo siempre recibe el número de versión 1.0 cuando se registra por primera vez en el repositorio. Cuando registre versiones posteriores, debe decidir si registrar el archivo como una revisión mayor o una revisión menor. Los números de las versiones mayores se incrementan en números enteros. De este modo, la primera versión mayor será la 2.0; la segunda, la 3.0, y así sucesivamente. Los números de las versiones menores se incrementan en decimales. Si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacenará como la versión 1.1. La siguiente versión menor será la 1.2. Si decide que la siguiente versión sea mayor, el número de versión saltará de 1.2 a 2.0.
Si dispone de los permisos adecuados, podrá registrar un archivo y mantener el mismo número de versión que tenía cuando lo retiró. Si selecciona una versión editada como la misma versión, se sobrescribirá el archivo original con ese número de versión.
El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Siempre se mostrará el archivo actual, a menos que elija ver todas las versiones.
Si edita una versión de un archivo que sea distinta a la versión actual (que aparecerá marcada como ACTUAL), se creará una rama. En el siguiente diagrama, María retira la versión 5 de un documento, edita el documento y, a continuación, vuelve a registrar el documento como la versión 6. La versión 6 pasará a ser la versión actual del documento. El usuario Juan edita la versión 5, que ya no es la versión actual. Cuando vuelva a registrarlo, se creará una nueva rama del documento que empezará por la versión 5.1.
Figura 3-1. Versiones ramificadas
Cuando registre una versión ramificada del archivo, podrá decidir si ésta será la nueva versión actual o no. Si se convierte en la versión actual, el archivo con el número de versión mayor seguirá mostrándose en la lista de versiones del archivo cuando las visualice.
Puede gestionar contenido mediante una serie de funciones:
• Cancelar retiradas, página 42: no disponible en el portlet Categorías • Registrar, página 42: no disponible en el portlet Categorías
• Retirar, página 44: no disponible en el portlet Categorías • Exportar, página 44
• Importar, página 44: no disponible en el portlet Categorías • Propiedades, página 45
• Copias, página 49 • Versiones, página 51
Cancelar retiradas
Si decide cancelar una retirada, se descartarán todos los cambios que haya realizado en el archivo desde que lo retiró y no se bloqueará el archivo en el repositorio.
Para cancelar retiradas:
1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio. 2. Junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Haga clic en Aceptar.
Registrar
Este procedimiento describe cómo volver a registrar un archivo en el repositorio. Sólo podrá registrar un archivo si es el usuario que bloqueó el archivo, es decir, si es el usuario que retiró el archivo.
Para registrar archivos:
1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio. 2. Haga clic en Registrar en la línea del archivo.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Introduzca los detalles del registro:
a. Seleccione el botón de opción de la versión requerida: • misma versión
• versión menor • versión mayor b. Si resulta necesario:
• Escriba una etiqueta de versión. • Escriba una descripción.
• Cambie el formato del objeto mediante la lista desplegable.
• Marque la casilla de verificación Indexado de texto completo para activar la creación de índices de texto completo (marcada) o para desactivarla (sin marca).
• Marque la casilla de verificación Mantener bloqueo para mantener
(marcada) o no (sin marca) el bloqueo sobre el archivo cuando se complete el registro.
• Marque la casilla de verificación Convertir ésta en la versión actual para que el objeto que se esté registrando se convierta en la versión actual.
• Marque la casilla de verificación Suscribirse a este archivo para suscribirse al objeto que se esté registrando.
c. Seleccione el archivo que va a registrar: i. Haga clic en el botón Examinar.
ii. Desplácese hasta el objeto que desee registrar. iii. Resalte el objeto.
iv. Haga clic en el botón Abrir. 4. Haga clic en el botón Aceptar.
La información de registro normalmente incluye:
• Guardar como: número de versión del archivo que se va a registrar. Si selecciona la misma versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión. Si se selecciona un cambio menor, se aumenta la parte decimal del número de versión, por ejemplo, de 1.4 a 1.5. Si se selecciona un cambio mayor, se aumenta todo el número de versión, por ejemplo, de 1.4 a 2.0.
• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada. • Descripción: descripción de la versión actualizada. • Formato: formato de la versión actualizada.
• Mantener bloqueo: mantiene el bloqueo en el repositorio. De esta forma, las actualizaciones estarán disponibles para que otros usuarios puedan verlas al abrir el archivo en modo de sólo lectura, pero el archivo seguirá bloqueado. • Convertir ésta en la versión actual: establece el archivo modificado como la
versión actual en el repositorio.
• Mantener una copia local tras el registro: conserva una copia del archivo en el equipo local.
• Registrar desde archivo: si esta opción está disponible, puede reemplazar el archivo original por un archivo del equipo local. Para utilizar esta opción, tiene dos posibilidades:
— Escriba la ruta completa de acceso al archivo y el nombre del archivo, incluyendo la extensión. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado SOP.doc en la carpeta Mis documentos de la unidad C, deberá escribir:C:\Mis documentos\SOP.doc.
Retirar
Este procedimiento sirve para retirar archivos sin abrirlos en una aplicación de edición. El archivo del repositorio se bloquea y se copia en el directorio de retirada. El archivo se retira en nombre del usuario. Para acceder al archivo en el equipo, desplácese hasta el directorio de retirada y abra el archivo.
Para retirar un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo.
2. Haga clic en Retirar en la línea del archivo.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunos archivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clic en Continuar para seguir con la retirada.
Exportar
Puede exportar archivos desde el repositorio a equipos locales o en red. Cuando exporte, se guardará una copia del archivo en la ubicación que elija. El original permanecerá en el repositorio.
Para exportar archivos:
1. Desplácese hasta el archivo.
2. Haga clic en el enlace Exportar que hay junto al archivo.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Se le pedirá que elija una ubicación para el archivo. Seleccione la ubicación a la que desee exportar el archivo y haga clic en Guardar.
Importar
Para importar, puede explorar en busca de archivos o bien seleccionar una carpeta e importar todos los archivos que contenga, incluidos los archivos que haya en las
vez de eso, los archivos aparecerán juntos al mismo nivel de la ubicación del repositorio al que esté importando.
Cuando importe, se creará un objeto de contenido y un conjunto de propiedades para cada archivo importado.
Nota: Si importa un archivo de medios enriquecidos, habrá un intervalo de tiempo entre la hora de la importación y la creación de miniaturas, copias alternativas o guiones gráficos.
Para importar un elemento al repositorio:
1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación a la que desee importar el archivo. 2. Haga clic en el enlace Importar.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. Haga clic en el botón Examinar y localice el objeto que desee importar. Nota: Puede seleccionar un botón Examinar adicional para importar objetos adicionales al mismo tiempo.
4. Haga clic en el botón Siguiente.
5. Introduzca el tipo y formato del objeto que se va a importar y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.
Nota: Si va a importar más de un archivo, debe introducir el tipo y formato de cada archivo.
6. Haga clic en el botón Terminar. Se importarán los archivos.
Propiedades
En este apartado se describe:
• Información general de las propiedades, página 46 • Definir propiedades, página 47
Información general de las propiedades
Las propiedades son características descriptivas, como la fecha de creación, el formato o el estado del ciclo de vida. Todos los elementos de un repositorio, ya sean documentos, archivadores, carpetas, flujos de trabajo u otros elementos, tienen propiedades. Si dispone de los permisos adecuados, podrá acceder y modificar las propiedades. Puede acceder a las propiedades de un elemento mediante el icono . Al abrir las propiedades de un elemento, la página de propiedades suele estar formada por varias fichas, cada una de las cuales comprende los parámetros de configuración que determinan una funcionalidad en concreto. Si precisa más información sobre una funcionalidad concreta sobre la cual haya configuración de propiedades, consulte el tema de esta guía en el que se trata esa funcionalidad.
La ficha principal de la página Propiedades es Información. En la ficha Información se muestran propiedades generales, como el nombre del elemento, el creador, el número de versión y las palabras clave. Las palabras clave son las palabras que identifican un archivo en una búsqueda.
La página Propiedades incluye varias fichas y cada una incluye información distinta. En la ficha Información se muestran propiedades generales, como el nombre del elemento, el creador, el número de versión y las palabras clave. Las palabras clave son las palabras que identifican un archivo en una búsqueda. Si es posible editar el valor de una propiedad, puede hacerse de una de estas dos formas: puede definir el valor directamente en el campo de la propiedad o, si aparece el enlace Editar junto a ésta, puede hacer clic en el enlace Editar para abrir una página independiente donde definir los valores de la propiedad.
En la ficha Suscripciones puede decidir si suscribirse al elemento o no. En la ficha Historial se muestra el historial del elemento.
La ficha Permisos, si está disponible, permite definir permisos para el objeto.
Permisos
Documentum gestiona la seguridad al permitir la definición de permisos sobre los objetos del repositorio. Hay dos tipos de permisos:
• Los permisos básicos definen los derechos de acceso a un objeto: — Ninguno: sin acceso.
— Examinar: se pueden consultar los valores de atributo de un objeto pero no el contenido.
— Relacionar: se pueden anexar anotaciones a un objeto. — Versión: se pueden crear versiones de un objeto. — Escribir: se puede editar y actualizar el objeto. — Eliminar: se puede eliminar un objeto.
• Los permisos extendidos permiten llevar a cabo funciones adicionales sobre el objeto: — Ejecutar procedimiento — Cambiar ubicación — Cambiar estado — Cambiar permiso — Cambiar propiedad
Definir propiedades
Las propiedades se mostrarán en una página con distintas fichas según los grupos de propiedades. Haga clic en una ficha para ver un grupo de propiedades.
Si es posible editar el valor de una propiedad, puede hacerse de una de estas dos formas: puede definir el valor directamente en el campo de la propiedad o, si aparece el enlace Editar junto a ésta, puede hacer clic en el enlace Editar para abrir una página independiente y definir los valores de las propiedades.
En una propiedad en la que se deba establecer una fecha, puede que aparezca el botón de calendario.
En ese caso, puede establecer la fecha si hace clic en el botón y, a continuación, selecciona la fecha en el calendario desplegable que aparece. Para desplazarse por los meses del calendario uno a uno, utilice las flechas de desplazamiento:
Para ver o definir las propiedades:
1. Desplácese hasta el elemento en el que vaya a definir las propiedades. 2. Haga clic en el enlace Propiedades.
Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación, en el enlace necesario de la página Acciones.
3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organización determina qué propiedades están disponibles.