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Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Contaduría Pública Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

1-1-2014

Proyecto para la implementación del programa contable World Proyecto para la implementación del programa contable World Office y el área de enfermería de la Fundación Hogar Villa Alegría Office y el área de enfermería de la Fundación Hogar Villa Alegría

Greacce Estéfanny Páez Infante Universidad de La Salle, Bogotá Steffani Lorena Montenegro Rey Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada

Páez Infante, G. E., & Montenegro Rey, S. L. (2014). Proyecto para la implementación del programa contable World Office y el área de enfermería de la Fundación Hogar Villa Alegría. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/contaduria_publica/231

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PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA CONTABLE WORLD OFFICE Y EL ÁREA DE ENFERMERIADE LA FUNDACIÓN HOGAR

VILLA ALEGRÍA

ELABORADO POR

GREACCE ESTÉFANNY PÁEZ INFANTE STEFFANI LORENA MONTENEGRO REY

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública.

BOGOTÁ, D.C.

2014

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Diagnóstico Fundación Hogar Villa Alegría 2

PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA CONTABLE WORLD OFFICE Y EL ÁREA DE ENFERMERIA DE LA FUNDACIÓN HOGAR

VILLA ALEGRÍA

Elaborado por:

Greacce Estéfanny Páez Infante Código: 17091269

Steffani Lorena Montenegro Rey Código: 11072078

Coordinador de Trabajo de Grado Francisco Daniel Mendoza

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública.

BOGOTÁ, D.C.

Junio, 2014

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Tabla de Contenido 1. INTRODUCCIÓN 2. MACRO VARIABLES

2.1.1. CONDICIONES BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO 2.1.2. Características físicas del lugar

2.1.3. Condiciones de vivienda y servicios públicos 2.2. CONDICIONES SOCIOECONÓMICAS 2.2.1. Origen

2.2.2. Legalidad

2.2.3. Entidad donde está adscrita 2.2.4. Población beneficiada

2.2.5. Situación actual de la Asociación Hogar Villa Alegría 2.2.5.1. Diagnóstico e identificación

2.2.5.1.1. Dimensión: Capacidad Organizacional 2.2.5.1.1.1. Liderazgo estratégico

2.2.5.1.2. Dimensión: Administrativa y Financiera 2.2.5.1.2.1. Estructura organizativa

2.2.5.1.2.2. Normas y procedimientos 2.2.5.1.2.3. Gestión de la información 2.2.5.1.2.4. Fuentes de financiamiento 2.2.5.1.2.5. Estados e informes

2.2.5.1.3. Dimensión: Intervención social

2.2.5.1.3.1. Antecedentes del programa social 2.2.5.1.3.2. Cobertura y niveles de satisfacción 2.2.5.1.3.3. Eficiencia del programa

2.2.5.1.4. Dimensión: Producción de alimentos

2.2.5.1.4.1. Buenas prácticas de infraestructura y almacenamiento 2.2.5.1.4.2. Manejo de materias primas

2.2.5.1.4.3. Documentación

2.2.5.1.4.4. Cualificación del talento humano 2.3. POLÍTICO INSTITUCIONALES

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2.3.1. Instituciones públicas en el territorio 3. ANÁLISIS DOFA

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 4.1. JUSTIFICACIÓN

4.1.2. Importancia (teórica, práctica y metodológica)

5. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 5.1. OBJETIVOS

5.1.1. OBJETIVO GENERAL 5.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5.2. MARCO TEÓRICO

5.3. TEORÌA SOBRE FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS 5.4. MOTIVOS DEL PROYECTO

5.5. LUGAR DE TRABAJO 5.6. ALCANCE

5.7. HERRAMIENTAS DE TRABAJO 5.8. PLAN DE TRABAJO

5.8.1. CRONOGRAMA 5.8.2. CARACTERIZACIÓN

6. SEGUNDO INFORME

6.1 DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIÓN

6.2 DIAGNÓSTICO DE LA FUNDACIÓN A PARTIR DE LA MATRIZ DOFA.

6.3 DISEÑAR Y ESTRUCTURAR EL ÁREA DE ENFERMERÍA EN LA FUNDACIÓN

6.4 IMPLEMENTAR EL SISTEMA CONTABLE WORLD OFFICE 6.4.1 Identificación información contable

6.4.2 Implementación software contable world office 7. CONCLUSIONES

8. LOGROS

9. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 9. BIBLIOGRAFIA

10. CIBERGRAFIA

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1. INTRODUCCION

En un país como el nuestro, en el que carecemos de sentido social, y en el que desafortunadamente existe un alto grado de pobreza, debemos tomarnos el trabajo y aportar un poco a nuestra sociedad. Con el apoyo de la Universidad de La Salle quien tiene con misión la educación integral y la generación de conocimiento que aporte a la transformación social y productiva del país y se distingue por la formación de profesionales con sensibilidad y responsabilidad social decidimos apoyar a la Fundación Hogar Villa Alegría, la cual carece de experiencia profesional para su organización y como estudiantes egresadas de la universidad de La Salle queremos, con los conocimientos adquiridos servir de apoyo en asesoría administrativa y contable con el fin de que la fundación tenga un mayor fortalecimiento organizacional y pueda convertirse en una institución reconocida y sostenible en el tiempo para que pueda seguir contribuyendo con esta gran labor de apoyar a personas de la tercera edad sin familia o que desafortunadamente no cuentan con los medios para hacerse cargo de ellos.

Dentro de nuestros valores y los de la Universidad de La Salle se encuentra la solidaridad y fraternidad, de los cuales se describe privilegiar lo comunitario antes que lo individualista, el interés público antes que el interés privado, la solidaridad antes que la competencia, lo que nos motiva a ayudar con nuestros actos, a transmitir conocimiento a personas encargadas de tan grande labor como es el apoyo a los menos favorecidos.

La ética y los valores son aspectos que para el Enfoque Formativo Lasallista – EFL dan especial identidad a la práctica pedagógica de la Universidad, ya que hacen posible que el desarrollo humano sea una realidad, a través de áreas como proyección social que por su convenio con la Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá inspiran el compromiso de la Universidad de “Educar para Pensar, Decidir y Servir”.

A continuación se presenta toda la problemática encontrada en la Fundación Hogar Villa Alegría y de qué manera se pudieron mitigar las diferentes falencias encontradas y los resultados obtenidos al trabajar allí.

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2. MACRO VARIABLES

2.1. CONDICIONES BIOFISICAS DEL TERRITORIO

2.1.1. Características físicas del lugar: La fundación Hogar Villa Alegría se encuentra ubicada en el barrio Modelo Norte de la ciudad de Bogota, en la dirección Carrera 57b No. 66b - 51 de la localidad de barrios unidos, localidad No 12 con una extensión total de 1.189, 52 hectáreas en área urbana, su población oscila en 254.162 habitantes, este barrio se encuentra ubicado al noroccidente de la ciudad, limita, al occidente, con la Avenida carrera 68, que la separa de la localidad de Engativá; al sur, con la calle 63, que la separa de la localidad de Teusaquillo; al norte con la calle 100, que la separa de la localidad Suba y, al oriente, con la Avenida Caracas, que la separa de la localidad de Chapinero. La localidad está cruzada por el río El Salitre y el canal Río Negro, con un terreno relativamente plano que forma parte de la sabana de Bogotá.

La localidad está conformada por las UPZ Los Andes, Doce de Octubre, Alcázares y Parque el Salitre, las cuales agrupan los 44 barrios de esta localidad.

Asimismo la localidad se define por concentrar la mayor extensión de zona verde y arborizada en la UPZ El Salitre, dado que reúne espacios de alta representatividad y dinámica de nivel metropolitano, regional, nacional e internacional tales como el Parque Metropolitano Simón Bolívar, el Museo de Los Niños, el Parque Salitre Mágico y el Centro de Alto Rendimiento.

2.1.2 Condiciones de Vivienda y servicios públicos: La fundación se encuentra en una casa, tomada en arriendo, cuenta con todos los servicios públicos básicos, como es agua, luz y gas, y adicionalmente cuenta con internet para las labores administrativas realizadas diariamente, su construcción es antigua pero el terreno es estable.

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2.2 CONDICIONES SOCIOECONÒMICAS 2.2.1. Origen

Fundada el 27 de septiembre de 1985.La Asociación Hogar Villa Alegría nació de una labor colectiva y desinteresada de un grupo de personas dispuestas a colaborar con ancianos desamparados. Desde entonces, brindan y garantizan las necesidades básicas a cada una de las abuelitas que han pasado por éste Hogar.

2.2.2 Legalidad

Con personería jurídica que los acredita como una Organización sin ánimo de lucro legalmente constituida.

2.2.3. Entidad donde está Adscrita

La Fundación Asociación Hogar Villa Alegría se encuentra adscrita a la Alcaldía Mayor de Bogotá.

2.2.4. Población beneficiada

La Fundación Asociación Hogar Villa Alegría con el propósito de brindar amor, un hogar y sobre todo una familia a mujeres de la tercera edad, beneficia principalmente a adultas mayores en condición de desamparo.

2.2.5. Situación actual de la Asociación Fundación Hogar Villa Alegría

La Fundación Hogar Villa Alegría, actualmente funciona en una casa amplia en el barrio Modelo Norte en la localidad de Barrios Unidos, los socios voluntarios se organizan para dar aportes que ayuden con el sostenimiento de la fundación y la ayuda para apadrinar los niños de primeras comuniones en el mes de diciembre.

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La población de la fundación son personas de la tercera edad, donde la mayoría son personas que no tienen hijos o ningún familiar que las visite.

Para la población de adultos mayores, con la ayuda de estudiantes de colegio realizan diferentes actividades manuales 4 veces a la semana, cuentan con abuelitas que realizan varias manualidades para la venta lo cual ayuda con los ingresos de la Fundación. También realizan venta de garaje donde ponen a disposición mercancía que ha sido donada por empresas pero la cual no puede ser utilizada por las abuelas, como lo son calzado formal para mujer (tacones), productos para el cabello, entre otros. Realizan mensualmente actividades en la fundación para recolectar fondos, como lo son bingos, chocolates, rifas y fiestas de integración para la comunidad, en las cuales participan la mayoría de las abuelas, con el dinero recolectado de estas actividades cubren los principales gastos de la Fundación, incluido el mercado que cada 15 días se realiza en el banco de alimentos.

Por tres abuelas la fundación recibe un bono mensual de $150.000, son aquellas que no tienen a ningún familiar y para el resto de las abuelas sus familiares pagan una cuota de $400.000 al mes (esto a partir del mes de Abril del 2014), de diferentes voluntarios personas jurídicas y naturales recibe donaciones durante el mes.

2.2.5.1. Diagnostico e identificación

2.2.5.1.1. Dimensión: capacidad organizacional

En esta dimensión se evalúa la capacidad de la organización para aplicar y aprovechar exitosamente los recursos económicos y el talento humano con el fin de lograr sus metas y mantenerse a través del tiempo.

2.2.5.1.1.1. Liderazgo estratégico

Por medio de las visitas realizadas a la fundación y de acuerdo con la caracterización, logramos evidenciar que la organización tiene falencias en cuanto

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a su liderazgo, aunque poseen una planeación estratégica, ya que tienen establecida su misión, su visión, sus valores y objetivos a cumplir a lo largo del tiempo, carecen de un manual de funciones establecido que le permite a cada colaborador desarrollar las funciones que le corresponden según su cargo, igualmente es importante fortalecer el liderazgo, ya que le permitirá a la organización crecer de una manera adecuada y le permitirá proyectarse en el tiempo de una manera eficiente y eficaz con menores inconvenientes, de manera que se genere un mayor compromiso con cada colaborador y se contribuya al futuro de la organización.

2.2.5.1.2. Dimensión: Administrativa y Financiera

La gestión administrativa y financiera en la fundación se encuentra a cargo del contador y la secretaria, quienes realizan la planificación, ejecución, y monitoreo de los recursos monetarios principalmente, los cuales son revisados y aprobados por la Junta Directiva y los socios de la organización. Mensualmente se realiza el presupuesto basado en períodos anteriores, con el fin de identificar los ingresos a recaudar con el fin de abastecer las necesidades de la Fundación.

2.2.5.1.2.1. Estructura Organizativa

Aunque se tiene un organigrama establecido donde se indica la jerarquía de la organización y se conoce su estructura, las funciones que cada colaborador debe realizar no se encuentran establecidas ni son divulgadas adecuadamente entre las diferentes áreas de trabajo de la Fundación.

2.2.5.1.2.2. Normas y procedimientos

La Fundación Asociación Hogar Villa Alegría, tiene el conocimiento de las normas que deben llevarse a cabo dentro de la organización, tiene objetivos bien definidos y políticas establecidas, que le permiten llevar a cabo su función con los adultos mayores de una manera adecuada y cuidadosa

2.2.5.1.2.3. Gestión de la información

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Según las visitas realizadas, se pudo conocer que la organización tiene un sistema de archivo físico y digital donde se lleva a cabo el registro de cada uno de las abuelas que tiene a cargo, como también se evidencia el registro de cada uno de las actividades que se realizan, y del manejo de los recursos que tienen. Esto significa que existe un adecuado manejo de la información y esto les permite tener la documentación al día en caso de ser requerida por entidades públicas como soporte de su actividad.

2.2.5.1.2.4. Presupuesto

En la Fundación realizan un presupuesto mensualmente, el cual les permite identificar cuáles son los recursos necesarios para su funcionamiento con el fin de abastecer a satisfacción las necesidades básicas.

2.2.5.1.2.5. Fuentes de financiamiento

La principal fuente de financiamiento de la Fundación, son las donaciones realizadas por fuentes externas, las cuales alcanzan un 90% de los ingresos, adicional a esto la fundación realiza actividades que les permite recaudar fondos para su sostenimiento. Actualmente no tienen información sobre otras posibles fuentes de financiación.

2.2.5.1.2.6. Estados e informes

La fundación dispone de un sistema de contabilidad “World Office”, el cual no se encuentra en funcionamiento ya que las personas que intervienen en el proceso contable no están capacitadas para usar la herramienta. El contador de la fundación también actúa como su revisor fiscal, como contador está inhabilitado para ejercer como revisor fiscal al mismo tiempo. Actualmente el contador tiene para su uso personal el programa contable “Helissa” allí se lleva la contabilidad de la fundación, mientras se capacita a la secretaria quien sería la colaboradora del contador para realizar cualquier asunto contable que se requiera, la contabilidad se encuentra disponible en el programa “Helissa” y los soportes se encuentran en el archivo principal de la fundación.

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A partir del diagnóstico la dimensión administrativa y financiera es fundamental para apoyar el fortalecimiento organizacional de la Fundación.

2.2.5.1.3. Dimensión: Intervención Social

En esta dimensión de evalúan los programas sociales que desarrollan con la población vulnerable a la que atienden, considerando sus objetivos y modelos de diseño gestión y evaluación a través de los cuales estos se llevan a cabo; la perspectiva de derechos desde la cual trabajan, la generación de incentivos para la participación ciudadana y el fortalecimiento de capital social.

2.2.5.1.3.1. Antecedentes del programa social

La organización cuenta con programas específicos que realiza anualmente, se encuentran debidamente planeados en fechas específicas, estos programas son diseñados con el fin de satisfacer las necesidades de los ancianos así como también se realizan con el fin de recaudar fondos, tienen objetivos debidamente planeados que les permiten un mejoramiento continuo fortaleciendo su actividad día a día.

2.2.5.1.3.2. Cobertura y niveles de satisfacción

El hogar actualmente tiene muy poca cobertura debido a los ingresos que perciben y al espacio reducido que tienen para la manutención y sostenimiento de los ancianos, pero tienen identificado el tipo de persona que atienden y es muy específico.

2.2.5.1.3.3. Eficiencia del programa

Aunque los ingresos percibidos son en un 90% de donaciones, y los propios son del 10% restante, el programa es eficiente en la atención y cuidado de las abuelas que se encuentran actualmente en la fundación.

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2.2.5.1.4. Dimensión: Producción de Alimentos

En esta dimensión se evalúa la capacidad de la fundación para la obtención, manipulación y preparación de los alimentos procurando asegurar la adecuada nutrición de la población a quien atienden.

2.2.5.1.4.1. Buenas prácticas de infraestructura y almacenamiento

La fundación cuenta con el depósito de alimentos en la cocina, tanto en la nevera como en un mueble usado específicamente para almacenar los alimentos que se obtienen a través de donaciones o ya sea por el mercado realizado en el banco de alimentos, que se hace mensualmente. Cabe resaltar que se pudo evidenciar que en ocasiones se acumulan grandes cantidades del mismo alimento. Es apropiado mercar de acuerdo con las necesidades de alimento existentes en el momento para que el menú diario sea variado y nutritivo de acuerdo con las necesidades de las abuelas.

2.2.5.1.4.2. Manejo de materias primas

La fundación cuenta con un depósito, donde se almacenan las donaciones de ropa principalmente, que no sirven para las abuelas, estos se pueden rotar a través de venta de garaje, actividad que en el pasado ya ha realizado la fundación.

2.2.5.1.4.3. Documentación

La fundación tiene una minuta establecida de acuerdo con las necesidades de los abuelos y según las recomendaciones hechas por nutricionistas que anteriormente han revisado la salud de las abuelas.

2.2.5.1.4.4. Cualificación del talento humano

En la fundación hogar villa alegría, no existe como tal un proceso de reclutamiento y selección de personal, pero se pudo evidenciar, que cada trabajador dentro de la fundación, tiene su curriculum vitae, en donde se pueden encontrar diferentes

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títulos técnicos y cursos de capacitación y actualización, en los cuales han participado y les han aportado en sus labores diarias para el mejoramiento de sus tareas y sus funciones a realizar, así mismo se observa que cada trabajador está capacitado para realizar el cargo que se le asigna con el apoyo de varias entidades que les brindan cursos para continuar en su proceso de crecimiento y desarrollo profesional.

2.3 POLITICO – INSTITUCIONALES

2.3.1 INSTITUCIONES PÚBLICAS EN EL TERRITORIO

Barrios Unidos cuenta con una gran oferta de bienes y servicios en zonas y barrios, tales como las zonas de servicios de autopartes y reparación de automotores en el Siete de Agosto; los talleres metalmecánicos en el barrio Rio Negro, los de manufacturas de cuero en el Muequetá, las marqueterías en el barrio San Fernando o los talleres y almacenes de muebles de madera en el Doce de Octubre. Por otro lado goza de diversas manifestaciones de prácticas artísticas y culturales como las relacionadas con las fiestas tradicionales del Siete de Agosto, Doce de Octubre y Once de Noviembre entre otras. Esta diversidad y agrupamiento, de pequeño emprendimiento, que coopera y compite en el mismo territorio, es lo que distingue a la localidad y la define como un diverso clúster económico y cultural.

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3. ANALISIS DOFA Tabla No. 1 DOFA

Fuente: Elaboración Propia

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4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Si se implementa un sistema contable y se diseña el área de enfermería mejorara la competitividad de la Fundación Hogar Villa Alegría?

En un país como el nuestro el adulto mayor se encuentra en el abandono absoluto, ya sea por entidades del Estado como también por sus propias familias.

Una fundación como el Hogar Villa Alegría es el refugio que encuentran muchos de los adultos mayores con el fin de conseguir donde pasar sus últimos años de vida, acogidos por personas de un gran corazón, que a través de obras caritativas les permiten cubrir sus necesidades básicas y vivir bajo un techo digno para ellos.

Por tal razón es tan importante que fundaciones como estas, dedicadas a ayudar a otros, permanezcan en el tiempo, sean sostenibles y cada vez mejores, por lo tanto resulta de gran utilidad cualquier aporte que conlleve al mejoramiento continuo de estas entidades.

4.1. JUSTIFICACIÓN

Uno de nuestros valores es el servicio a los demás, por eso consideramos tan importante cualquier aporte que pueda recibir la Fundación; como egresadas de la Universidad de La Salle, de la Facultad de ciencias administrativas y contables podemos contribuir a generar fortalecimiento organizacional a entidades como estas, a través de nuestros conocimientos profesionales y motivadas por nuestros valores propios.

4.1.2. Importancia (teórica, práctica y metodológica)

Importancia teórica: La investigación que se está realizando y que se aplica en este trabajo de grado, es de tipo cualitativo, es decir que de acuerdo a las visitas realizadas, se han evidenciado diferentes falencias, de las cuales se desarrolló una problemática con la información que se pudo recolectar, con el conocimiento

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adquirido en la carrera, se realiza un fortalecimiento organizacional a la fundación hogar villa alegría con el fin de que pueda perdurar en el tiempo y sea sustentable.

Importancia práctica: Es importante conocer si realmente es más valioso el aporte de conocimientos profesionales a la fundación hogar villa alegría, y si realmente su fortalecimiento organizacional le contribuirá a crecer y consolidarse de una mejor manera en el medio en el que se desenvuelve, con el fin de contribuir al desarrollo económico del país y así mismo ayudar a estas personas que no tienen familia y que no tienen un hogar donde vivir, por medio de la responsabilidad social.

De esta manera se puede observar cual es el impacto que se observa en esta población de ancianos, y como por medio de nuestro aporte social se mejora la calidad de vida de cada uno de ellos, ayudando a la fundación a ser de alguna manera más fuerte para seguir contribuyendo con esta labor.

Importancia metodológica: Se considera en mayor medida el método cualitativo, ya que finalmente es un trabajo de campo en donde cada día se está recopilando información de la fundación y con las visitas realizadas se van encontrando cada día diferentes falencias que tiene la fundación, para lo cual se realizaron diferentes estrategias a implementar y mejorar, en cuanto al método cuantitativo sirve de referencia para observar y estudiar cómo se encuentra el medio externo a la fundación y como por medio de ello se puede implementar diferentes estrategias en la misma para conseguir fondos y aportes como ejemplo el plan padrino, con el fin de que la fundación pueda crecer.

5. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 5.1. OBJETIVOS

5.1.1. Objetivo General

Implementar el software contable que tiene la Fundación con el fin de llevar una contabilidad más sólida y confiable, y crear el área de enfermería para facilitar la revisión médica de las abuelas.

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5.1.2. Objetivos Específicos

1. Realizar el diagnóstico de la Fundación a partir de la matriz DOFA.

2. Diseñar y estructurar el área de enfermería en la Fundación.

3. Implementar el sistema contable World office

4. Elaboración de cronograma de actividades, presupuesto en la implementación del sistema contable y el área de enfermería

5.2. MARCO TEÓRICO

Como no existe una definición generalizada de proyecto, es conveniente revisar varias definiciones para tener una idea más precisa de este concepto.

En el Diccionario de la Real Academia Española aparecen los siguientes conceptos de lo que es un proyecto:

 “Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia”.

 “Designio o pensamiento de ejecutar algo”.

 “Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería”.

 “Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”.

Pasando a algunas de las definiciones propuestas por los especialistas, en los manuales sobre diseño, formulación y desarrollo de proyectos, se encuentran algunas como las siguientes:

 "Proyecto es la menor unidad de actividades que se pueden planear, analizar y administrar aisladamente" (Salomón y Edin).

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 "Proyecto es un conjunto de actividades que tiene un principio y un fin definibles y que se puede administrar aisladamente para alcanzar el objetivo por el cual dicha actividad fue instituidas (R. L. Martino:

Administración y control de proyectos, 1970).

 "Proyecto es un proceso cuyo objetivo es transformar una idea en un producto terminado, constituido por bienes y servicios que serán los medios para producir otros bienes o servicios... Por lo general un proyecto nace de una institución existente que quiere hacer una modificación cualitativa o cuantitativa de la producción de su sistema de régimen. También puede ser que el proyecto consista en crear una institución nueva, pero siempre habrá un organismo que formula y ejecuta el proyecto que es su entidad madre".

(Luis Melgar y José Lefiero, 1979).

Teniendo en cuenta lo anterior, nuestro compromiso es llevar a cabo nuestras ideas con el fin de contribuir en el fortalecimiento organizacional de la Fundación Hogar Villa Alegría, a través del uso de una herramienta tan importante como lo es el software contable que tiene la Fundación actualmente.

El Software Contable World Office ayudará a la Fundación a tomar decisiones basándose en información financiera y le permitirá contar con estados financieros de alta calidad, que cumplan con los requerimientos del medio y presenten resultados confiables y oportunos.

5.3. TEORIA SOBRE FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

El desarrollo de proyectos constituye un elemento fundamental del proceso general de planeación, no sólo por su relación directa con la fase de programación, de la que forma parte; sino sobre todo, porque en los proyectos se reproducen integralmente las diferentes fases del proceso: diagnóstico, programación, discusión-decisión, formulación y selección de alternativas, instrumentación y evaluación; aunque su denominación sea diferente: origen y

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antecedentes; planteamiento del problema; ubicación y justificación; objetivos y metas o preguntas de investigación e hipótesis; acciones, medios y estrategias o diseños de investigación; recursos humanos y organización; infraestructura disponible; previsiones de instrumentación, evaluación y control.

Los proyectos tienen que ver con el contenido del proceso de planeación (identificación de problemas y necesidades, formulación de objetivos y metas), con la participación de los sectores interesados en esta identificación y formulación, con la instrumentación (selección de medios, acciones y estrategias), con la organización y gestión del proceso (coordinación y distribución de funciones) y con la evaluación (verificación de logros alcanzados y recuperación de experiencias).

En la formulación de planes y programas suele participar un número relativamente reducido de personas, generalmente del más alto nivel de autoridad y, a veces, también de preparación, pero en la formulación y desarrollo de proyectos, la participación es más amplia y no por eso menos necesaria la preparación y competencia de los responsables de su desarrollo.

Un buen proyecto no surge como solución improvisada y difícilmente podrá garantizar el logro de sus objetivos y metas, si no cuenta con personal competente para su realización.

Un proyecto tiene siempre un origen histórico propio y puede legitimarse como necesario, deseable o útil, cuando responde a alguno de los siguientes motivos:

1. Satisfacer una necesidad relevante para un grupo humano o para una institución o persona, o bien, remover obstáculos que impidan la satisfacción de esa necesidad.

2. Resolver un problema relevante y complejo, dentro de su contexto y de un sistema determinado de valores.

3. Introducir y orientar un proceso de cambio, que se considera necesario o deseable, de acuerdo con ciertos valores.

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4. Aprovechar una oportunidad de desarrollo o de mejoramiento de una actividad o servicio.

5.4. MOTIVOS DEL PROYECTO

El proyecto que llevaremos a cabo, tiene principalmente fines académicos, pero también es motivado por la responsabilidad social que poseemos como profesionales y como seres humanos.

 Opción de grado seleccionada

 Contribuir a la sociedad a través de nuestros conocimientos profesionales

 Promover la responsabilidad social que tenemos con entidades como la Fundación Hogar Villa Alegría.

5.5. LUGAR DE TRABAJO

El proyecto se llevará a cabo en la ciudad de Bogotá D.C., en el barrio Modelo Norte de la localidad Barrios Unidos, donde se encuentra ubicada la Fundación Hogar Villa Alegría, adicionalmente se adelantará trabajo desde nuestros hogares y en la Universidad de La Salle a través de las tutorías.

5.6. ALCANCE

Que la Fundación Hogar Villa Alegría cuente con su información financiera a través del software contable World Office y organicé su área de enfermería con el fin de lograr una mayor y mejor atención a las abuelas.

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5.7. HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Nuestras herramientas de trabajo serán las siguientes:

 Computador

 Software contable World Office

 Accesorios del área de enfermería 5.8. PLAN DE TRABAJO

5.8.1. CRONOGRAMA

Tabla No 2. CRONOGRAMA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FUNDACIÓN: Asociación Villa Alegría RESPONSABLES DEL

PROYECTO:

Lorena Montenegro - Administración de Empresas Greacce Páez - Contaduría Pública

ACTIVIDAD MES SEMANA RESPONSABLE

Presentación en la Fundación y realización de Caracterización

DICIEMBRE

3 (16 al 21)

Greacce Páez / Lorena Montenegro

Conocimiento de las

instalaciones y levantamiento del diagnóstico

4 (23 al 28)

Conocimiento de las

instalaciones y levantamiento del diagnóstico

ENERO

2 (6 al 11)

Gestión en Enfermería (Adecuar el cuarto de enfermería de la fundación)

3 (13 al 18)

4 (20 al 25)

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FEBRERO

2 (10 al 15)

Revisión de soportes contables y documentación de la Fundación

3 (17 al 22)

Conocimiento e identificación del software contable World Office (Programa contable que tiene la fundación)

MARZO

2 (10 al 15)

Conocimiento e identificación del software contable World Office (Programa contable que tiene la fundación)

3 (17 al 22)

Capacitación en World Office (Programa contable que tiene la fundación)

4 (24 al 29)

Apoyo en las actividades de la Fundación

ABRIL

2 (7 al 12)

4 (21 al 26)

Entrega Primer Informe al tutor - Diagnóstico

MAYO

2 (5 al 10)

Correcciones al primer informe y capacitación en World Office.

3 (12 al 17)

Capacitación en World Office (Programa contable que tiene

la fundación) JUNIO

2 (9 al 14)

3 (16 al 21)

Fuente: Elaboración propia

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5.8.2. CARACTERIZACIÓN

Tabla No. 3 Caracterización

DIMENSIÓN A: GESTIÓN GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN

ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN (Sede administrativa)

Este capítulo no se evalúa, sólo busca contextualizar las prácticas a analizar en el resto del documento. Si la organización posee más de una sede completar los antecedentes en la sección de antecedentes para sedes operativas.

A.1 Nombre de la organización: Asociación Hogar Villa Alegría

A.2. Nit de la organización:860.535.318-3

2.1 Fecha de creación de la organización: 26 de octubre de 1986

A.3. Dirección de la principal sede administrativa de la organización: Cra 57b No. 66b - 51 A.4.Localidad: Barrios Unidos Barrio: Modelo Norte

A.6. Teléfonos: 4872819 Celular: 3114891817

A.7. Correo electrónico de la organización: [email protected] A.8. Nombre del representante legal de la organización: Héctor Dario Bernal Rodríguez

A.9. Teléfonos del representante legal: 3157826535

A.10. Correo electrónico del representante legal de la organización: [email protected] A.11 Representante autorizado ante la FBAA: Ana Leonor Quiroga de Castañeda

A.12. Teléfonos del representante autorizada ante la FBAA: 3114891817

A.13 Número de sedes operativas (Si la organización no posee sedes operativas, pasar a la pregunta n° A.16):1

A.13.1 ¿En caso de tener más de una sede operativa, las compras de mercado al Banco de

Alimentos se hacen de manera unificada?N/A

A.14 Número de beneficiarios atendidos:8

A.15.1 Indique Número de voluntarios de la organización:0 A.15.2 Indique número de trabajadores de la fundación:4

A.16Tipo de Institución (marcar con x):

Grupo pob. Señalar con x

N° pob. Grupo pob. Señalar con X

N° Pob. Grupo Pob. Señalar con x

N° Pob.

Tejiendo Comunidad

Hogar Geriátrico

X 8 Internado

Terapéuticos por

Adicciones

Comedor Escolar

Institución Educativa

Terapéuticos por

Discapacidad Comedor Amigo

Jardín Infantil

Otro tipo de institución

¿Cuál?

(25)

A.17 Red a la que pertenece

Cristo Sacerdote Inmaculada Concepción San Pedro

San José Fontibón Soacha

Zipaquirá Espíritu Santo Engativá

A.18.1 Horario de atención – Número de días por semana Rta: Los 7 días de la semana

A.18.2 Horario de atención – Número de horas por díaRta:8 horas al día

A.19 Frecuencia mensual en que acude por mercado al Banco de Alimentos Rta: 1 vez al mes

A.19.1 ¿Las compras de mercado al banco de alimentos ocurren de manera itinerante o son fijas en el mes? Rta: Variable

A.19.1 Capacidad de bodegaje en kg. De alimentos por parte de la fundación

A.20 Señalar número y tipo de población a la que atiende:

Tipo de población N°

Infancia

Menores de 1 año 1 a 4 años 5 a 14 años Juventud 15 a 24 años

25 a 44 años Adultez 45 a 59 años

Persona mayor 60 a 74 años 1

75 años o más 7

A.21 Número de personas que la fundación está en capacidad de atender:8

A.22 Distancia aproximada en tiempo (min) de la fundación al banco de alimentos:30 minutos

Dimensión B: CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

Este criterio examina: el potencial de la organización para aplicar exitosamente las habilidades y recursos organizacionales en la consecución de sus metas y satisfacer las expectivativas de los stakeholders o involucrados. Se asume como un potencial en

constante desarrollo asociado a procesos de gestión de recursos y gerenciamiento efectivo. Incluye 4 variables: liderazgo estratégico; gestión humana; sociopolítca y redes de apoyo.

Parámetros de medición No hay práctica

Práctica Incipiente

Práctica

sistemática Práctica efectiva

Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio

adjuntar al final del documento)

B.1 Liderazgo estratégico 1 2 3 4

B.1.1¿La organización cuenta con una misión documentada y comunicada al

resto de la organización?.

X Soporte físico B.1.2¿La organización cuenta con una

visión documentada y comunicada al

resto de la organización?

X Soporte físico

B.1.3 ¿Están documentados los valores

éticos y morales con los que la fundación opera?

X Soporte físico

(26)

B.1.3 ¿La organización presenta objetivos estratégicos documentados?

X Soporte físico

B.1.4 ¿La organización presenta metas

anuales cuantificadas y documentadas? X Soporte físico

B.1.5 ¿La organización presenta indicadores de gestión documentados y acordes a los objetivos estratégicos y metas anuales?

X

B.1.6 ¿La organización tiene un programa o actividad puntual para motivar al personal con los objetivos del programa social en qué intervienen?

X

Práctica

B.2 Redes de apoyo 1 2 3 4

B.2.1 ¿La organización cuenta con alianzas vigentes con otras

organizaciones en proyectos específicos?

X

Práctica

Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio adjuntar al final B.2.2La organización mantiene una

interlocución permanente con las organizaciones comunitarias y con las entidades públicas y privadas que existen en su territorio.

X

B.2.3Utiliza diversas estrategias para darse a conocer y posicionarse en su

entorno X

Práctica

Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio

adjuntar al final del documento) B.3 Política pública, programas y

proyectos. 1 2 3 4

B.3.1 La organización conoce y está actualizada con respecto a las políticas públicas que están relacionadas con su razón de ser (por ejemplo: política pública de mujer y familia, de infancia, etc)

X

B.3.2La organización tiene claro cuáles son los escenarios públicos y privados que existen en su territorio y en cuáles puede participar.

X

(27)

B.4 Gestión y administración de

personas. 1 2 3 4

del documento)

B.4.1¿Tiene la organización descripciones de cargo (Perfil y funciones) para determinar que personal necesita?

X

B.4.2¿La organización cuenta con un sistema de selección de candidatos

estructurado? X Se hace a través de la visita

domiciliaria B.4.3Los funcionarios de la

organización participan de

programas o cursos capacitación en

la organización o fuera de ella.

X Han participado en los programas del banco de alimentos –

soportes certificados B.4.4¿La contratación del personal

dentro de la organización se da bajo

los parámetros que establece la ley?

X

El personal tiene todo lo de Ley B.4.5¿La organización evalúa el

desempeño de las personas con base en las competencias y conocimientos incluidos en la descripción del cargo?

X

Dimensión C: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Gestiòn financiera y de recursos que comprende la planificación, ejecución y monitoreo de los recursos monetarios y de infraestructura de una organización, procurando asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de sus procesos, la

transparencia en el uso de recursos y la sustentabilidad a largo plazo de las finanzas de la organización.

Práctica

C.1 Estructura organizativa 1 2 3 4

C.1.1 La organización posee una

estructura claramente identificable.

X Soporte – Organigrama físico

C.1.2 Es posible diferenciar claramente los roles y tareas de

cada instancia de la organización.

X

En ocasiones se cruzan los roles de las diferentes

áreas C.1.3 La organización cuenta con un

organigrama.

X Soporte físico

Parámetros de medición No hay

práctica

Práctica

C.2 Normas y procedimientos 1 2 3 4

C.2.1 La organización cuenta con un manual donde se definen los objetivos y funciones de cada uno de los cargos en ella.

X Las funciones no están

claramente definidas C.2.2 La organización cuenta con

normas y procedimientos

documentados

X Soporte físico

(28)

Práctica

Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio adjuntar al final

del documento)

C.3 Gestión de la información 1 2 3 4

C.3.1 La organización cuenta con un sistema de archivo digital o físico.

X Soporte físico, también en archivo digital C.3.2 La organización documenta la

información sobre sus planes, programas, proyectos y sus realizaciones.

X Soporte físico

C.3.3 Poseen un sistema de registro integrado de usuarios, que es accesible.

X

Carpeta física de cada uno de los usuarios de la fundación

Práctica

del documento)

C.4 Presupuesto 1 2 3 4

C.4.1 La organización conoce los recursos requeridos para su funcionamiento en un período determinado.

X Presupuesto basado en periodos anteriores

C.4.2 Realiza de manera periódica presupuestos, especificando sus ingresos y egresos.

X Presupuesto mensual

Práctica

del documento)

C.5 Fuentes de financiamiento 1 2 3 4

C.5.1 La organización dispone de información sobre posibles fuentes de financiación local, nacional e

internacional. X

C.5.2 ¿La organización cuenta con

un plan de acción puntual sobre las posibles fuentes de financiación anteriormente mencionadas?

X

(29)

C.5.2 Cuenta con más de una fuente

de financiación X Donaciones, actividades para

recaudar fondos C.5.3 ¿La organización cuenta con

una mezcla de fuentes de financiación entre donaciones e

ingresos propios? X Donaciones, actividades para

recaudar fondos C.5.4 ¿Qué porcentaje aproximado

de los ingresos de la fundación

provienen X 90% Donaciones

10% Actividades propias C.5.5 Los costos y gastos del

programa son cubiertos

completamente por los ingresos que

éste obtiene. X

Práctica

sistemática Práctica

efectiva Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio adjuntar al final

del documento)

C.6 Estados e informes financieros 1 2 3 4

C.6.1 La organización dispone de un sistema contable funcional y adecuado a sus necesidades.

X Programa World Office, no está en funcionamiento C.6.2 La organización cuenta con

personal especializado o tiene apoyo externo para el

diligenciamiento de su contabilidad.

X Contador público titulado

C.6.3 Lleva los libros contables requeridos por la ley y tiene los respectivos soportes: facturas,

recibos, cuentas de cobro, etc.

X Soportes físicos C.6.4 La contabilidad está ordenada

y actualizada. X Libros de contabilidad

C.6.5 La información financiera está disponible para ser suministrada a personas y entidades interesadas.

X Soportes

Dimensión D: Proceso de Intervención Social

Programa social que desarrollan con la población vulnerable a la que atienden, considerando sus objetivos y modelos de diseño gestión y evaluación a través de los cuales estos se llevan a cabo; la perspectiva de derechos desde la cual trabajan, la generación de incentivos para la participación ciudadana y el fortalecimiento de capital social.

Práctica

adjuntar al final del documento) D.1 Antecedentes del programa

social 1 2 3 4

(30)

D.1.1 La organización cuenta con un programa social específico y documentado para la/las poblaciones que atienden.

X Programa de apoyo al adulto mayor D.1.2 El/los programa sociales

presenta objetivos generales y

específicos documentados. X

D.1.3 El/los programa sociales de la

organización apunta a desarrollar capacidades en la población objetivo atendida.

X Apoyo económico al adulto

mayor D.1.4 La organización cuenta con un

diagnóstico inicial de cómo llegó cada uno de los usuario a la organización, antes de ser parte del programa social.

X Carpeta física de cada una de las abuelas

Práctica sistemática

Práctica efectiva

adjuntar al final del documento) D.2 Cobertura y niveles de

satisfacción 1 2 3 4

D.2.1 El programa tiene identificado el número de personas que

atienden.

X Por espacio, solo tienen capacidad para 8 abuelas D.2.2¿La organización realiza

diagnósticos periódicos de la evolución de los beneficiarios del programa con base en los objetivos

del mismo y el diagnóstico inicial?

X Historial médico archivado en la carpeta de cada abuela

Práctica sistemática

Práctica

efectiva Evidencia del diagnóstico (si no coincide el espacio

adjuntar al final del documento) D.3. Fortalecimiento de

capacidades democráticas de las personas.

1 2 3 4

D.4.1 El programa contempla algún mecanismo de participación de los

usuarios. X

Hacen parte de las actividades que realiza la

fundación D.4.2 El programa declara promover

la autonomía de los usuarios (informa a los usuarios de sus derechos y deberesu otras acciones relacionadas)

X

Los acudientes de las abuelas conocen acerca de

la fundación Dimensión E: PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS (Sede Operativa)

Este criterio evalúa las capacidades de la organización en la ejecución, manipulación y preparación de los alimentos procurando asegurar la adecuada nutrición de la población y potencializando su actividad productiva mediante procesos inocuos y efectivos.