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DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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Academic year: 2022

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UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

D

IRECCIÓN

D

E

T

ECNOLOGÍA DE LA

I

NFORMACIÓN Y

C

OMUNICACIÓN

Sistema de Registro de Extranjeros SIREX

Julio 2022

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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema de Registro de Extranjeros permite a los diferentes usuarios autorizados, a quienes se les ha credo y proporcionado su contraseña; el registro, acceso, manejo de la información y generación del número de identificación que se le proporciona a los ciudadanos extranjeros, aspirantes a ingresar como estudiantes de la Universidad de Panamá.

OBJETIVOS

El presente Manual tiene como objetivo, mostrar de manera detalla las características básicas del Sistema, para la comprensión sencilla de cada una de la funcionalidad de las opciones.

Debe ser el canal de comunicación entre los administrativos de la Universidad de Panamá.

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PROCESOS DEL SISTEMA

Para tener acceso al sistema deben entrar a la siguiente dirección:

http://www.sirex.up.ac.pa/

Debe ingresar desde una computadora o dispositivo móvil, conectado a la red de la Universidad de Panamá.

Seguidamente aparecerá una ventana en la cual tendrá que colocar el usuario y contraseña de acceso único.

Dependiendo de su rol de usuario, se mostrará un botón para acceder a las funciones de la aplicación:

 Secretaria General.

 Dirección General de Admisión.

 Facultades y Centros Regionales.

También puede ver en la barra lateral izquierda de la pantalla, que existen accesos directos a las opciones que tiene habilitadas.

MENU LATERAL

MENU PRINCIPAL

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Salir del Sistema

Para salir del sistema de clic en el icono de usuario en la parte superior derecha, se despliega un pequeño mensaje con el logo de la universidad y su nombre; dé clic en el botón Salir.

Rol: Secretaria General

Al ingresar al Sistema se mostrarán cuatro opciones: Formulario de Registro Presencial, Solicitudes vía Web, Aspirantes y Administración.

SALIR DEL SISTEMA

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 Formulario de Registro Presencial

Al presentarse un extranjero aspirante sin haber enviado vía web sus datos, el analista podrá llenar el formulario con los datos del aspirante.

Este formulario se divide en 4 secciones: Datos generales, contacto telefónico, correo y dirección

En la sección de datos generales podrá usted agregar valores como:

 Nombre.

 Apellido.

 Fecha de nacimiento.

 Tipo de identificación.

 País.

 Sexo.

 Tipo sanguíneo.

 Adjuntar Foto

 Tipo de Estudiante.

 Tipo de condición

Cuando se llena el formulario los datos como el nombre completo, identificación y la foto adjunta se mostrarán a la derecha del formulario a manera de vista previa.

Es importante mencionar que las fotos para adjuntar permiten formatos jpg, png, gif y bmp, que también las fotos pueden alcanzar un máximo tamaño de 2 mb.

Vista previa del aspirante

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En las secciones de contacto, correo y dirección se debe seleccionar un tipo de contacto que puede ser:

 Personal: contacto perteneciente a la misma persona.

 Oficina: contacto del lugar de trabajo u oficina.

 Contacto: contacto de algún familiar.

Es necesario colocar al menos un número telefónico además que el sistema le permite generar otros campos para agregar mas de un contacto a la vez.

La sección de correo es similar al de contacto solo que por su nombre se refiere a las direcciones de correo que la persona desee ingresar como referencias a su perfil.

Es importante colocar un correo electrónico, ya que es a éste que se le enviará la información al aspirante extranjero.

La sección de dirección le permite especificarla y detallarla según provincia, distrito y corregimiento, es decir dependiendo de la provincia se generarán sus respectivos distritos y por medio de él se generan los corregimientos que le pertenecen, por último, debe colocar su barrio o dirección más específica.

Una vez se complete el formulario, con el botón de color verde llamado Generar Cédula le podrá generar un número secuencial basado en el código del país para asignárselo al

Generar otro campo

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aspirante, el número generado cuenta con los campos denominados, provincia, clase, tomo, folio.

Este es un número temporal que se le asigna al extranjero. Podrá ser permanente una vez complete todo el proceso de admisión y sea aceptado por la facultad.

“Es necesario siempre seleccionar un país para generar una cédula ya que el código del país pertenece a la numeración generada”.

Por último, solo debe presionar el botón del final del formulario “Guardar” e inmediatamente su registro, de cumplir con los datos requeridos y permitidos, será agregado al sistema.

Una vez guardada la información, el aspirante extranjero recibirá en el correo proporcionado la información para ir a la Caja General a hacer el pago correspondiente.

El aspirante Extranjero debe proporcionar en caja el número EC.

Cuando el aspirante extranjero regresa a Secretaría General con el recibo de pago, el analista ingresa a la opción de Aspirantes

 Aspirantes

Se muestra cada uno de los aspirantes registrados anteriormente, en la tabla se pueden observar datos como:

 Nombre

 Estatus: Temporal

 Identificación

 Cedula generada

 País

 Sexo

 Condición

 Tipo de estudiante

 Discapacidad

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Para acceder al detalle del aspirante deber pulsar encima del nombre lo que es un enlace donde podrá además de ver los datos ingresados, resultados de pruebas y documentos necesarios para el ingreso a la Universidad de Panamá.

De igual manera podrá genera reportes en PDF y EXCEL de los registros realizados

El perfil de extranjeros se encarga de mostrar en detalle los datos del aspirante, también permite editar algunos campos de este perfil, se divide en diferentes secciones que son:

 Datos personales

 Documentos  Resultados de Pruebas

 Editar

Se mostrarán todos los datos ingresados. Para mostrar los datos como dirección, contacto (teléfono), email, debe pulsar encima de los iconos del lado derecho, se mostrará una tabla con todos los resultados que se agregaron ordenado del más reciente al más antigu0.

Documentos

En esta sección se deben adjuntar los documentos que son solicitados al aspirante como requerimientos para poder ingresar a la Universidad de Panamá.

Si se ha adjuntado algún documento se muestran los documentos adjuntos. El analista debe validar que sea el documento y Aprobar. Igual puede adjuntar los documentos que el aspirante extranjero valla proporcionado.

Enlace al perfil del aspirante Generar reporte PDF,Excel.

Pulsar el icono Se abrirá una ventana con los datos

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Para adjuntar o actualizar el documento se tiene que pulsar en el botón de actualizar en la fila que desea modificar y se abrirá una ventana que le permite adjuntar un archivo o escribir un comentario, al final solo debe pulsar en agregar.

Al adjuntar los documentos proporcionados por el aspirante, podrá generar o enviar por correo electrónico al aspirante, la Carta de Certificación que va a tener el estatus Incompleto mientras no se presenten todos los documentos. Cuando el aspirante entregue todos los documentos la Carta de Certificación cambia el estatus a Completo.

Esta carta mostrará los documentos que tiene pendientes o si ya los entregó todos. Con esta carta sigue el proceso de admisión

Resultados de pruebas: Esta sección realiza un vínculo entre el número de identificación del aspirante extranjero y los resultados obtenidos en las pruebas de admisión de la Universidad de Panamá. De no haber realizado o no tener algún registro de estas pruebas se mostrará una tabla indicando que no existen resultados.

Adjuntar Archivo Agregar comentarios

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En el botón editar se mostrará una ventana que contiene los datos actuales del extranjero, puede usted editar los campos de necesitarlo solo cambiándoles lo valores y luego pulsando guardar.

 Solicitudes Vía Web

El aspirante extranjero cuenta con una formulario web que le permite enviar su información general, adjuntar su fotografía y la documentación requerida para iniciar su trámite.

Una vez el estudiante envía esa información, el Analista en Secretaría General podrá ver, en el listado la información del estudiante.

Cuando el estudiante se apersone a la Secretaría General, el analista debe

ingresar a esta opción, buscar el nombre del estudiante y podrá observar la

información recibida

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Una vez validada la información, el analista da clic en

Guardar, y continua el

proceso desde la opción Aspirantes

 Administración

El número de identificación EC que se le genera al estudiante tiene el formato de la cédula de identificación personal provincia, clase, tomo y folio.

 Provincia = siempre será 00

 Clase = siempre será EC

 Tomo = dependiendo del país de origen del aspirante, se asigna la numeración establecida

 Folio = este es un número secuencial de todas las identificaciones generadas.

Si es necesario cambiar el número secuencial, por algún motivo; la persona

autorizada podrá alterar la secuencia ajustando el número.

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Administrar Usuarios

En esta parte se pueden agregar usuarios y cambiar el permiso, ya sea a usuarios de secretaria, admisión o facultades.

Para agregar un usuario se deben llenar los campos solicitados por el formulario, puede escribir la cedula del empleado y se rellenaran otros campos automáticamente:

 Cedula

 Nombre

 Apellido

 No empleado

 Contraseña

 Fecha Limite (Vencimiento de la clave)

Secretaria Admisión Facultades

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Debe también registrar el usuario en el sistema para que pueda ingresar al

mismo, se reflejan los usuarios en pendientes en una tabla en la quede debe solo

seleccionar la unidad a que pertenece y el rol que tendrá.

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 Convocatorias

Esta opción le permite activar el periodo o convocatoria de inscripción de los aspirantes extranjeros en el año correspondiente.

Clic en la opción Nueva Convocatoria

Se muestra una pantalla en donde debe ingresar el año lectivo (año del periodo), estatus y definir la fecha de inicio y fin. Una vez ingresada la información de clic en el botón Crear

 Grupos

Permite crear los grupos de aspirantes que serán citados por día y hora. Cada grupo debe ser creado y estos se activarán a medida que se cumpla con la cantidad de cupos designados

Para crear los grupos de clic en el botón Nuevo Grupo.

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 Convocatorias Activas: Seleccione la convocatoria creada para el periodo activo

 Tipo: Nombre del Grupo a crear, puede se combinación de letra y número. Ejemplo: A1, B2

 Hora Inicio: La hora de inicio de atención que se le mostrará al estudiante en el mensaje enviado a su correo

 Hora Fin: La hora de fin de atención que se le mostrará al estudiante en el mensaje enviado a su correo

 Fecha: Seleccione el día de atención para el grupo

 Cantidad Cupos: Cantidad de aspirantes que serán atendidos en el grupo

 Prioridad: Orden secuencial en el que se activaran los grupos

Rol: Dirección General de Admisión

Al ingresar al Sistema se mostrarán dos opciones Consulta y Administración.

Consulta

Observará la lista de los aspirantes extranjeros. En esta pantalla se muestra el número EC como número de identificación que se le generó al aspirante

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Al dar clic en el nombre del aspirante, podrá consultar los datos personales, verificar los Documentos que ha entregado y consultar los resultados de las pruebas.

Administración

La Dirección General de Admisión será la unidad encargada de crear los usuarios para las facultades, CRU y Extensiones.

Rol: Facultades

Observará la lista de los aspirantes extranjeros. En esta pantalla se muestra el número EC como número de identificación que se le generó al aspirante

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Al dar clic en el nombre del aspirante, podrá consultar los datos personales, verificar los Documentos que ha entregado y consultar los resultados de las pruebas.

Si el estudiante ha proporcionado todos los documentos y el resultado de las pruebas es satisfactorio, la Facultad deberá cambiar el estatus del número de identificación de “temporal” a permanente”.

Para cambiar el estado debe dar clic en la opción Cambiar Estado

Si el estudiante no ha cumplido con entregar los documentos solicitados en

Secretaría General, la facultad no podrá admitirlo, ni cambiar el estado a

permanente.

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