LOS AJUSTES CONTABLES

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PROF.WALTER A.REZZUTI

LOS AJUSTES CONTABLES

Toda empresa que debe presentar sus Estados Contables al cierre de su Ejercicio, llegará a esa fecha con los saldos que le arroje los distintos mayores pertenecientes a todas las cuentas que han tenido movimiento en la misma.

Dichos saldos pueden no coincidir con la realidad –con lo que surje del análisis de cada una de las cuentas- o bien no encontrarse adecuadamente determinados de acuerdo a las normas que establece la Federación de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, lo que dará lugar a corregimientos contables que se conocen con el nombre de Ajustes.

Estos ajustes serán distintos, dependiendo de los rubros y cuentas a que nos estemos refiriendo. Pero sólo después de realizarlos y mayorizar finalmente las cuentas, tendremos los valores a ser volcados en el Estado de Situación Patrimonial y en el Estado de Resultados, los que, por último, serán indexados de acuerdo a la variación de precios para presentar los Estados Contables en una moneda homogénea (este último tema no será desarrollado en esta materia).

A continuación, comenzaremos a desarrollar los ajustes más comunes.

EL AJUSTE DE CAJA: faltante o sobrante

Al cierre del ejercicio, el saldo de la última Planilla de Caja debería coincidir con el saldo del Mayor de Caja, y ese valor sería el que arroja la Contabilidad con respecto a esta cuenta.

Pues bien, según la Resolución Técnica Nº9 del Consejo Profesional de Ciencias Económicas, la cuenta CAJA en un Balance debería darnos los billetes y monedas existentes en la empresa a esa fecha, ya que son los que responden a los principios de efectividad (es decir, que sirvan como medio de pago), certeza (que no hay dudas sobre su existencia) y liquidez (que se puede disponer de ellos en forma inmediata).

Al hacer el Arqueo de Caja del último día –el recuento de lo que hay en la caja al cierre del ejercicio-, nos podemos encontrar con algunos otros conceptos distintos a los billetes y monedas.

El primer paso consistirá en “sacarlos” de la Caja. Para ello habrá que realizar un asiento en el Libro Diario en donde se debiten las distintas cuentas que registren los conceptos distintos a billetes y monedas y acreditar la cuenta Caja por el total de los mismos.

El segundo paso es mayorizar nuevamente Caja para obtener el saldo contable final que deberá ser cotejado con el total de billetes y monedas que arrojó el Arqueo. De existir diferencias, nos estaremos encontrando ante un Faltante o Sobrante de Caja, según el Arqueo sea menor que el saldo contable, en el primer caso, o viceversa, en el segundo caso. Y en la Planilla de Caja se dejará constancia de dicha circunstancia (tanto del saldo ajustado como del Faltante o Sobrante que dará lugar al “Saldo al próximo ejercicio”.

El tercer paso consistirá en registrar en el Libro Diario el asiento “Faltante de Caja a Caja” o “Caja a Sobrante de Caja”, según sea lo ocurrido.

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Ejemplo

Si cuando se practica el Arqueo nos encontramos con un Vale con la firma del empleado por $ 150; con otro Vale pero con la firma de un socio por $ 200 y con una factura de gas no contabilizada por $ 120 junto al efectivo de $ 420 (billetes y monedas), y, a su vez, el saldo de Caja nos arroja un importe de $ 900, ¿cuál sería el ajuste a realizar?.

En primer lugar, deberíamos “sacar” de Caja todo aquello que no es billete y monedas.

Entonces, en el Libro Diario quedaría:

VP y TV Fecha Detalle DEBE HABER

+A La de cierre ADELANTO AL PERSONAL 150,00

+A SOCIO XX CTA.PARTICULAR 200,00

-PN GAS 120,00

-A a CAJA 470,00 vpmd S/arqueo de caja cierre

Al mayorizar la cuenta Caja, ésta arrojaría un saldo como el siguiente:

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

Al cierre Saldo final 900,00

Al cierre AsNºXX s/arqueo de caja 470,00 430,00

Y al comparar el efectivo con el saldo final contable, la diferencia (420,00 – 430,00) nos da un faltante que deberá ser contabilizado.

En la Planilla de Caja del día de cierre de ejercicio quedaría (para simplificar, analizamos la última parte de la Planilla):

Total Ingresos 12.000.- Total Egresos 12.900.- Saldo Anterior 1.800.- Saldo 900.-

Sumas 13.800.- Sumas 13.800.-

Arqueo 890.- Saldo ajustado 430.- Faltante de Caja 10.- Saldo al próximo ejercicio 420.- Y en el Libro Diario:

-PN La de cierre Faltante de Caja 10,00

-A a Caja 10,00

vpmd Ajuste s/arqueo de caja

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Y el saldo final del Mayor de Caja será:

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

Al cierre Saldo (después de arqueo) 430,00

Al cierre AsNºXX aj.s/arqueo de caja 10,00 420,00

Nota: si el saldo de billetes y monedas fuese superior al saldo final contable, entonces hubiese dado lugar a un Sobrante de Caja, siendo el asiento el siguiente:

+A La de cierre Caja XX,XX

+PN a Sobrante de Caja XX,XX

vpma Ajuste s/arqueo de caja

Método para ocultar faltante

En general, los más comunes son practicar operaciones contables ficticias. Tal es el caso de asentar una salida inexistente (es decir, colocar comprobantes de compra o gasto que no se hicieron) o ingresar una determinada suma de dinero sin dar el comprobante correspondiente, y por lo tanto, no registrarlo contablemente.

Método para descubrir faltante

La mejor manera es hacer auditorías, es decir, controles contables frecuentes, ya sea antes o después de producidos los errores. Por lo tanto, deben efectuarse arqueos de caja y cortes en forma imprevista. Además, si las cajas de la empresa son varias, los controles se deben efectuar en forma simultánea.

Para evitar los errores o fraudes en el movimiento de fondos lo más importante es organizar convenientemente estos movimientos de tal manera que puedan evitarse los errores o si se producen puedan detectarse fácilmente.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO

El sistema que ha dado mejor resultado para el control de fondos es el llamado Sistema de Fondo Fijo, también conocido como Caja Chica.

El mismo funciona de la siguiente manera:

¾ Todo lo que se recauda se deposita en bancos;

¾ Todos los pagos se efectúan mediante la emisión de cheques bancarios, a excepción de los de poca monta;

¾ Para los pagos pequeños se utiliza un fondo fijo o caja chica. Este fondo funciona separado de la recaudación del día;

¾ Cuando se necesita una suma de efectivo importante y que no se puede recurrir al Banco para efectivizarlo, se emite un cheque y se lo canjea con la recaudación del día. De esta manera se sigue cumpliendo el principio que lo recaudado es igual al total de lo depositado.

Así, el Fondo Fijo que se crea se va reponiendo en la medida de su uso y/o al final de cada mes por el monto utilizado hasta ese momento. La persona encargada de este fondo efectúa los pagos recibiendo la documentación respaldatoria (recibos,

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facturas, tickets, vales, etc.), registra en una planilla de movimientos y acumula los comprobantes hasta finalizar el mes o hasta agotar los fondos, debiendo reponerse hasta cantidad inicial, momento en el cual se registra en el Libro Diario a través de un asiento resumen.

Para facilitar la operatoria, se tabula la planilla asignando una columna para las cuentas con mayor número de movimientos (por ejemplo: Gastos Generales, Servicios, Impuestos, Adelanto al Personal, Iva Crédito, Alquileres, Otros –donde irá el nombre de la respectiva cuenta-).

Una Planilla simple puede ser como la que está a continuación:

PLANILLA DE CAJA CHICA

REGISTRO Nº... del .../.../... al .../.../...

Fecha Detalle DEBE HABER SALDO

Y una que contenga cuentas en cada columna –siguiendo el ejemplo anterior- sería la siguiente:

Planilla de Caja Chica - Hoja Nº... desde el .../.../... hasta el .../.../...

Fecha Detalle Gtos.Grales. Servicios Impuestos Adelanto al Personal

IVA Crédito

Otros

TOTALES

Registración en el Libro Diario

Cuando se crea el Fondo Fijo se hace el siguiente asiento:

+A Constitución Fondo Fijo Xx,xx

-A a Banco XX cta.cte. Xx,xx

Vpp Constitución de Fondo Fijo

La cuenta Fondo Fijo es Patrimonial del Activo del Rubro Caja y Bancos. A medida que se va gastando el fondo y una vez que éste sea insuficiente, se repone mediante la emisión de un cheque por el monto de lo gastado; de esta manera el fondo volverá a la suma original.

Es decir, que el asiento por la reposición del mismo –siguiendo la segunda planilla del ejemplo- será el siguiente:

-PN Fin de mes Gastos Generales Xx,xx

-PN (o antes) Servicios Xx,xx

-PN Impuestos Xx,xx

+A Adelanto al Personal Xx,xx

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+A IVA Crédito Xx,xx

-PN Publicidad Xx,xx

-A a Banco XX cta.cte. Xx,xx

vpmd S/ reposición Fondo Fijo

Al cierre del ejercicio, este asiento representaría un ajuste por este sistema. Y si no se alcanza a reponer el fondo con el producto de la emisión del cheque, se debería reducir el Fondo Fijo por el monto total de lo gastado hasta el momento.

Otra forma de acreditar la cuenta Fondo Fijo es registrando la decisión que se haya tomado de reducirlo.

Recaudaciones a Depositar

En este sistema, todos los cobros que se hagan se asientan en “Caja”, y al día siguiente se hará el depósito en el Banco con que operamos, evitando así que algún cobro tenga otro destino.

Así, tenemos un control a través de la cuenta “Banco XX Cta.Cte.”, porque los depósitos significarán las recaudaciones en efectivo que hemos realizado y los cheques los pagos a nuestros proveedores o acreedores y la reposición o incremento de la caja chica.

Así, por los cobros y los depósitos del día se contabilizaría a partir de la Planilla de Caja utilizada hasta el momento.

EL AJUSTE DE BANCO: la conciliación

Al cierre del ejercicio contable, como en los once meses anteriores, la empresa registrará todo aquello que el Banco ha contabilizado y que no aparece en el Libro Banco empresarial. Esto surge de la conciliación bancaria y habitualmente son los gastos que debitó el Banco y que la empresa se entera de su monto con la llegada del Resumen de Cuenta Corriente Bancario.

A esto le tendrá que agregar una cuestión adicional: al cierre del ejercicio el saldo de la cuenta “Banco XX Cta.Cte.” debe coincidir con el saldo del resumen bancario por lo que deberá disminuír aquellas Notas de Crédito no contabilizadas por el Banco y sumar aquellos cheques que el Banco aún no ha pagado. Un asiento ejemplo puede ser el siguiente:

+A La de cierre Valores a Depositar Xx,xx

+A Banco XX cta.cte. Xx,xx

+P a Proveedores Xx,xx

vpp Ajuste s/conciliación bancaria