UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA –USAC- FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE AUDITORÍA AUDITORÍA 4
CATEDRÁTICO TITULAR LIC. MARCO VÉLEZ CATEDRÁTICO AUXILIAR COSME RUBIO
ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA
COORDINADOR: KEVIN ROLANDO TURCIOS AC EDIFICIO: S-3 / SALÓN: 215
GUATEMALA, 17 DE SEPTIEMBRE DE 2015
GRUP
O 10
ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA
INDICE:
ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA...6
1. ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA...6
1.1 El Comité...8
2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA ...12
2.1 Definiciones...12
2.1.1 Manual...12
2.1.2. Normas...13
2.1.3. Procedimiento...14
2.2. Objetivos...14
2.3. Manual de Organización...16
2.4 Manual de funciones y documentos complementarios...17
2.5. Manual de funciones...18
2.6. Manual de procedimientos y formatos...20
2.7. Estructura orgánica de la Empresa...22
2.8. Manual de Normas Administrativas...22
2.9. Manuales de Auditoria Interna...23
2.10. Ventajas y Desventajas del manual...25
2.10.1. Ventajas...25
2.10.2. Desventajas...25
2.11. Características del manual...26
2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos...26
2.12.1. Identificación...26
2.12.2. Índice o contenido...27
2.12.3. Prólogo y/o introducción...27
2.12.4. Objetivos de los procedimientos...27
2.12.5. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos...27
2.12.6. Responsables...28
2.12.7. Políticas o normas de operación...28
2.12.8. Concepto...28
2.12.9. Procedimiento...29
2.12.10. Formulario Impresos...29
2.12.11. Diagramas de flujo...29
2.12.12. Glosario de términos...30
2.13. Fuentes De Información...30
2.14. Preparación del proyecto (manual)...30
2.15. Programa de trabajo...31
2.16. Preparación del proyecto del manual...31
2.17. Estructuración...31
2.18. Formulación de recomendaciones...32
2.19. Tipos de recomendaciones...32
2.20. Implantación del Manual...33
2.21. Revisión y Actualización...33
CONCLUSIÓNES...34
COMENTARIOS POR MIEMBRO DEL GRUPO...35
Erlan Gustavo Gomez Cun...35
Heydee Jeaneth Hurtado Asencio...35
Kevin Rolando Turcios Ac...36
Melanie Quetzalí Tul Sales...36
Carolina Elizabeth Raxon...37
Marvin Lorenzo Juarez Moran...37
Kellin Beatriz Alvarado Tax...38
Breidy Luisa Maria Guzman Lopez...38
Evelyn Azucena Hernandez Orellana...39
Luis Alfredo Saravia...40
BIBLIOGRAFIAS...41
INTRODUCCIÓN
Al momento de la ejecución de la Auditoria Interna encontramos la necesidad indispensable de elaborar el estatuto de Auditoria Interna, el cual es el documento en el que se formaliza la posición de la Función de Auditoria Interna dentro de la organización definiendo el propósito, la autoridad y responsabilidad.
Lo anterior implica que los miembros de Auditoria, cuenten con la autorización sin restricción alguna para acceder a la información, el personal y los activos de la compañía, así como el que se defina el alcance de las actividades a desarrollar dentro de los requerimientos que sugiere la Práctica Profesional de Auditoria Interna (IIA). Atraves del presente documento se podrá analizar y comprender la manera correcta de elaborarlo, conforme los lineamientos que se pueden recabar de las NIEPAI.
Continuando con el desarrollo del presente documento se dará un breve recorrido por el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria Interna, el cual es el segundo documento indispensable, utilizado en la planeación, ejecución y supervisión del trabajo de auditoria.
ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA
1. ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA
El Estatuto de Auditoria Interna, es la parte más lógica para empezar el proceso de crear un manual. Si la función de auditoria ha sido recientemente establecida, ésta podría no tener un Estatuto aún, y pocas personas en la organización podrían entender la necesidad de uno. En un departamento establecido, el Estatuto podría necesitar ser actualizado para reflejar los cambios en la propiedad, estructura o gobierno de la organización. “El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoria interna deben estar formalmente definidos en un Estatuto, de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo.” En adición, el Estatuto debería claramente definir la posición de la auditoria interna dentro de la organización, el acceso a la gente y registros y el alcance de sus actividades. Si no hay en la organización un adecuado Estatuto, establecer uno constituiría un ítem clave del plan de acción. EL departamento de Auditoria interna debe establecer un organigrama que describa todas las unidades auditables, mostrando la relación de dependencia para cada una de ellas. Deberán hacerse descripciones lo suficientemente detalladas de cada unidad para identificar auditorias potenciales, reportes o temas de cumplimiento. En adición, las descripciones deberían incluir unidades más allá del alcance del departamento de auditoria interna, tales como una sociedad temporal que ha tercer izado la función de auditoria. En una organización individual, las unidades auditables podrían abarcar departamentos, locaciones o una combinación de ambos.
Una vez que las descripciones de puesto estén establecidas, deben desarrollarse anualmente formularios de evaluación de desempeño para asegurar que los empleados tengan un claro entendimiento de sus expectativas de desempeño. A menos que la organización esté formada en su totalidad de auditores internos, los formularios desarrollados por Recursos Humanos serán probablemente
demasiados genéricos para el personal de auditoria y deberían ser suplementados o reemplazados con formularios de evaluación específicos. Como mínimo, el documento de evaluación debería contener las evaluaciones individuales de auditoria, la adherencia a los tiempos presupuestados, el cumplimiento con los Estándares, la formación permanente cumplida y la necesitada, los mayores logros, y las recomendaciones para mejoras. Dado que el proceso de evaluación de riesgo puede variar por organización, el proceso de documentación podría también variar. Sin perjuicio de los métodos de documentación que se utilicen, el manual de procedimientos debería contener un proceso detallado y un cronograma para catalogar y evaluar los potenciales riesgos operacionales, financieros, de cumplimiento y otros, de acuerdo con el Estándar de Cumplimiento.
Más aún, debería ser desarrollada una hoja de seguimiento para permitir al personal y gerentes reportar el tiempo de auditoria por asignación y otros tiempos por categoría, para “asegurar que los recursos de auditoria interna son apropiados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan aprobado.” (Estándar de Cumplimiento 2030). El documento debería especificar, por ejemplo, si todas las horas reales serán revisadas o si los reportes serán hechos sobre la base de porcentaje de tiempo.
La Junta Directiva nombra al Comité de Auditoria para ayudar a la Junta en el control de:
• La integridad de los estados financieros de la Empresa.
• El cumplimiento de la Empresa con requisitos legales de entes reguladores.
• La independencia, competencia y desempeño de los contadores públicos independientes de la Empresa.
• El desempeño de la función de auditoria interna de la Empresa.
Si bien el Comité posee las responsabilidades y facultades establecidas en este Estatuto, no es función del Comité planear o realizar auditorías ni determinar que los estados financieros y divulgación de información de la Empresa sean completos y exactos.
Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores públicos independientes. El Comité estará compuesto de tres o más miembros de la Junta de la Empresa. Los miembros del Comité ejercerán conforme a la discreción de la Junta Directiva hasta su dimisión o hasta que renuncien o se nombren sucesores. La Junta nombrará al presidente del Comité.
El Comité tendrá la autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar especialistas jurídicos, contables y otros consultores para asesorar al Comité en la medida que éste estime necesario para la ejecución de sus funciones. Los honorarios de dichos asesores serán sufragados por La Empresa. El Comité podrá solicitar a cualquier ejecutivo o funcionario de La Empresa o al asesor jurídico o contador público independiente de la Empresa que asistan a reuniones del Comité o que se reúnan con cualquier miembro o asesor del comité.
El Comité se reunirá por lo menos trimestralmente o con más frecuencia, en la medida que el Comité juzgue necesario. Actas de cada reunión serán escritas por el secretario de La Empresa u otra persona seleccionada por el Comité. El Presidente o un miembro del Comité presentarán informes a la Junta en pleno sobre medidas importantes que el comité tome en cada reunión. El Comité se reunirá en sesiones ejecutivas separadas por lo menos trimestralmente con los contadores públicos independientes, los auditores internos y con la gerencia para tratar cualquier asunto que el Comité o estos grupos consideren importante discutir en privado.
1.1 El Comité
Tendrá la responsabilidad exclusiva del nombramiento, compensación, retención y supervisión del trabajo realizado por los contadores públicos independientes (incluyendo la resolución de desacuerdos entre la gerencia y los contadores públicos independientes con respecto a reportes financieros), con el fin de
preparar o emitir un informe de auditoría o trabajos relacionados, y en casos apropiados, destituir y remplazar a los contadores públicos independientes. Tales contadores públicos independientes reportarán directamente al Comité y, en última instancia, rendirán cuentas al comité. Revisar, evaluar y aprobar la propuesta anual de contratación de los contadores públicos independientes (incluyendo el alcance y el enfoque de la auditoria anual) y la experiencia y competencia de los altos miembros del equipo a ser asignado a La Empresa. Deberá garantizar la rotación del socio principal de auditoria, quien tiene la responsabilidad primordial de la auditoria, y del socio que revisa la auditoria, por lo menor cada cinco años.
Aprobará con anterioridad todos los servicios de auditoría y todos los servicios no relacionados con funciones de auditoria desempeñados por los contadores públicos independientes, siempre que tal empresa no sea contratada para el desempeño de aquellas funciones no relacionadas con auditoria que son prohibidas por La Bolsa de Valores de Nueva York. Los servicios no relacionados con auditoria aprobados deberán ser divulgados en los informes públicos periódicamente emitidos por La Empresa, los cuales son requisito del artículo 13(a) de La Ley. La aprobación de servicios no relacionados con auditoria puede ser delegada a uno o más miembros del Comité. Sin embargo, la decisión deberá ser presentada al Comité en pleno durante la siguiente reunión programada.
Recibirá informes periódicos por parte de los contadores públicos independientes delineando todos los vínculos entre los contadores públicos independientes y la Empresa. Dialogará activamente con contadores públicos independientes sobre cualquier vínculo o servicio que podrían afectar la objetividad o causar un efecto adverso sobre la independencia de los contadores públicos independientes, y si así lo determina el Comité, recomendar que la Junta adopte medidas adecuadas como respuesta al informe de los contadores públicos independientes para su propio convencimiento de la independencia de tal firma.
Obtendrá y examinará por lo menos anualmente informes de los contadores públicos independientes con respecto a: (a) procedimientos internos de los
contadores públicos independientes sobre control de calidad; y (b) cualquier problema importante que haya resultado de la revisión más reciente de control de calidad interno o de evaluaciones paritarias de los contadores públicos independientes o como resultado de cualquier indagación o investigación por parte de autoridades gubernamentales o profesionales en los cinco años inmediatamente anteriores, con respecto a una o más auditorias independientes realizadas por tal firma y las medidas que se hayan tomado para afrontar dichos problemas.
Examinará el análisis preparado por la gerencia y los contadores públicos independientes sobre problemas significativos en reportes financieros y sobre juicios emitidos con respecto a la preparación de estados financieros de La Empresa y su impacto sobre los mismos. Revisará y discutirá con la gerencia y los contadores públicos independientes sobre los estados financieros anuales auditados de la Empresa y los resultados de la auditoria. Discutir con los contadores públicos independientes sobre cualquier asunto inusual o no recurrente y sobre la instauración o cambio que se efectúe con respecto a cualquier reserva significativa que haya surgido de la auditoria y la eficacia de los controles internos de La Empresa. Examinar la información financiera presentada en el Informe Anual en el Formulario 10-K, incluyendo entre otros, el Análisis y la Discusión de la Gerencia incluido en dicho reporte previo a su presentación ante la SEC. Obtener garantía por parte de los contadores públicos independientes de que la auditoria fue manejada conforme al Artículo 10A de la ley, tal como ha quedado enmendado. Examinará y discutirá con la gerencia y los contadores públicos independientes los estados financieros trimestrales de la Empresa y el Informe Trimestral en el Formulario 10-Q, incluyendo entre otros el Análisis y la Discusión de la Gerencia incluido en cada uno de dichos informes antes de ser presentados a la juntas. Revisará con la gerencia y los contadores públicos independientes los comunicados de prensa sobre resultados financiaron antes de ser emitidos y examinar la información financiera y la guía de resultados proporcionados a analistas y agencias calificadoras de riesgos.
