Introducción a Office

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1. LOS PROGRAMAS DE OFFICE

En cualquier tipo de empresa o negocio se maneja una gran cantidad de información: citas, mensajes, formularios, encuestas, faxes, listas, informes, propuestas, albaranes, facturas, previsiones, folletos, agendas, gráficos, memorandos, currículos, etc.

Toda esta información es muy importante para la empresa, ya que se utiliza para tomar decisiones, como por ejemplo, qué comprar o qué vender y cuándo hay que hacerlo. Para manejar toda esta información más fácil y eficazmente, puedes utilizar la suite Microsoft Office, que es un conjunto de aplicaciones con las que podrás utilizar mejor la información de una empresa, crear distintos tipos de documentos, buscar datos... También puedes utilizar las aplicaciones de Office en otras actividades, como escribir cartas, sobres, correo electrónico, llevar la contabilidad de la casa, hacer apuntes y trabajos para el colegio y otras muchas cosas.

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Microsoft a lo largo de los años ha creado ya varias versiones de Office, siendo Office 2016 la versión que aquí veremos.

Office 2016 se vende en distintas ediciones, cada una preparada para un modo o forma de trabajo (estudiantes, hogar, pequeña empresa...).

Cada edición tiene distintas aplicaciones. Veamos las principales aplicaciones que hay en la edición Office Professional 2016.

La barra de título de cada una de las aplicaciones que conforman Office tiene un color distinto para poder identificarla fácilmente.

Microsoft Word: es un potente procesador de textos para hacer documentos en los que puedes escribir texto, crear tablas, colocar gráficos, imágenes, etc., de una forma sencilla y amena.

Podrás hacer informes, cartas, boletines, memorándums, páginas web, fax, etc.

Microsoft Excel: hoja de cálculo con la que podrás hacer tareas que necesiten cálculos, como facturaciones, planes de amortización, presupuestos, llevar la contabilidad de la casa, etc.

Microsoft Access: sistema de administración de bases de datos para poder guardar, clasificar y relacionar distintos tipos de datos y así poder obtener otro tipo de información que te puede ser útil.

Por ejemplo, cualquier aplicación de comercio electrónico tendrá una base de datos respaldándola donde se guardará toda la información.

Al presentar un producto, hablar de algo en una conferencia o exponer un trabajo en el colegio, puedes comunicar tus ideas de una forma más clara, sencilla y divertida si además de hablar, muestras imágenes, animaciones, gráficos, sonido, etc. Todo esto lo puedes hacer con Microsoft PowerPoint.

Microsoft Outlook es un completo asistente personal. Puedes utilizarlo para planificar las tareas, citas, reuniones, actualizar tu agenda y controlar los mensajes de tu correo electrónico.

Además de estos programas principales hay alguno complementario más, como

OneNote, que sirve para organizar, trabajar y compartir notas u otro tipo de información; o Sway, para crear presentaciones ligeras e interactivas.

Microsoft Publisher: aplicación de autoedición que se utiliza para la creación y diseño de diferentes tipos de publicaciones: material para publicidad o marketing, folletos, catálogos, anuncios, trípticos, etc.

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Las aplicaciones de Office pueden obtenerse ahora de dos formas distintas:

Comprando Microsoft Office para instalar las aplicaciones en un único ordenador, con lo que se obtiene una licencia de uso perpetuo.

Eligiendo el servicio de suscripción, con lo que se obtiene una licencia de uso durante el tiempo que se mantenga. Normalmente, de esta forma se paga una cuota mensual o anual.

Este segundo sistema en el que se paga por el uso o suscripción, se conoce como "Office 365" y es el que más está potenciando Microsoft hoy en día.

Con el servicio de suscripción Office 365 normalmente también se obtiene espacio adicional de almacenamiento en la nube (OneDrive) y minutos de Skype para realizar llamadas telefónicas o videconferencia HD.

La ventaja principal de este sistema es que podemos instalar las aplicaciones de Office en varios equipos o dispositivos (según el servicio de suscripción contratado), además de obtener siempre la última versión de las aplicaciones.

En función del uso que se le va a dar a Office, te interesará una forma u otra de obtener esta suite ofimática. Por ejemplo, para una familia en la que se debe instalar en varios equipos o

dispositivos, posiblemente una suscripción a Office 365 para estudiantes o para el hogar es lo más adecuado, ya que se podrá instalar hasta en 5 equipos distintos.

Sin embargo, si deseas obtener la suite para instalarla únicamente en un equipo y quieres tener así una licencia perpetua (no tener que pagar por suscripción sino únicamente una vez), entonces te interesa obtener una licencia tradicional de Office.

Internet ya forma parte de nuestra vida de una forma transversal, prácticamente para todo.

Pues bien, los programas de Office 2016 están preparados para incorporar tecnología de Internet.

Por ejemplo, puedes abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en Internet, aplicar seguridad a tus documentos para que solo los usuarios que indiques puedan ver su contenido o hacer cambios en ellos, etc.

Pero con Office 2016, Microsoft quiere ir más allá y ha preparado este conjunto de aplicaciones para poder utilizar el almacenamiento "en la nube".

Con Office 2016 ahora podremos empezar a crear un documento en nuestro PC de la oficina y acabarlo con nuestro tablet o portátil una vez en casa.

En cualquier caso, la experiencia del uso de las aplicaciones será similar, independientemente del dispositivo que utilicemos.

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Para ello, los documentos podrán guardarse en el espacio "en la nube" de Microsoft, que se conoce como el servicio OneDrive.

Windows 10, OneDrive y Office 2016 son los pilares de esta apuesta de Microsoft por la movilidad.

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2. EL ENTORNO DE TRABAJO

Para continuar con la introducción a los programas de la suite informática Microsoft Office 2016, vamos a ver el aspecto general que presentan estas aplicaciones, describiendo los distintos elementos de su entorno. Puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de Office desde el menú de Inicio de Windows.

Haz clic en el campo de búsqueda del menú de Inicio de Windows (donde pone "Soy Cortana.

Pregunta lo que quieras."). Escribe Word. Pulsa en Word 2016.

La primera vez que pones en marcha Office, te puede indicar que selecciones el formato de archivo predeterminado para sus programas.

Las opciones disponibles están descritas en el cuadro de diálogo.

De todas formas, esta característica la puedes configurar cuando quieras desde las opciones de cada aplicación.

Selecciona la opción Formatos Office Open XML.

Este es el formato que permite el uso de todas las funciones de Office y el que normalmente elegirás.

Acepta el cuadro de diálogo.

Ahora Word ya está listo para que empieces a escribir la carta, informe, trabajo o tipo de documento que quieras.

Y para ello nos muestra un conjunto de plantillas que podremos utilizar o bien elegir crear un documento desde cero, que es lo que vamos a hacer ahora.

Elige Documento en blanco.

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Lo primero que vamos a ver es el entorno de las distintas aplicaciones de Office, es decir, la interfaz de usuario, el diseño de la ventana de los programas, la distribución de los comandos, la ubicación de las distintas herramientas y elementos que nos permiten trabajar con la aplicación.

En la parte superior puedes ver la Cinta de opciones. Este elemento está compuesto por distintas fichas o pestañas, organizadas según lo que quieras hacer en cada momento (insertar distintos elementos, cambiar el diseño de la página, etc.).

Si haces clic en una pestaña, podrás ver los comandos que están en ella.

Pulsa en la pestaña Insertar.

Dentro de una pestaña, los distintos botones y controles están organizados en grupos. En la parte inferior de cada grupo puedes ver su nombre, que te indica para qué sirven los comandos de ese grupo.

Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables, etc.

Para ejecutar alguno de los comandos de una pestaña, solo tienes que pulsar en el botón correspondiente, seleccionar la opción en la lista desplegable, etc.

Pulsa en el botón Fecha y hora , del grupo de comandos Texto. Pulsa Aceptar para insertar la fecha con el formato seleccionado.

Los botones o controles en los que aparezca una pequeña flecha a su lado o debajo indican que, si pulsas en dicha flecha, se desplegará una lista con distintas opciones que puedes elegir.

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Haz clic en el botón Tabla y selecciona la opción Insertar tabla del menú que aparece.

Acepta este cuadro para añadir la tabla en el documento.

Además de las pestañas estándar que aparecen en la Cinta de opciones, existen otras que únicamente aparecen cuando seleccionas el objeto correspondiente.

Por ejemplo, al seleccionar una tabla, aparecen las pestañas que sirven para trabajar y hacer cosas con esa tabla.

De la misma forma, si seleccionas una imagen, aparecerán otras pestañas con comandos que puedes utilizar con la imagen; si seleccionas un gráfico, aparecerán otras pestañas

correspondientes, etc.

Este tipo de herramientas que solo aparecen al seleccionar un tipo de objeto se llaman herramientas contextuales. Las distintas pestañas de este tipo de herramientas se ven resaltadas con otro color distinto al de las estándar.

De esta forma tendremos la pantalla más despejada, porque solo se muestran las pestañas

importantes para lo que estás haciendo en cada momento, ocultándose cuando no son necesarias.

Pulsa en la flecha hacia arriba del teclado para mover el cursor de texto al principio del documento.

Fíjate cómo han desaparecido las pestañas de las herramientas de la tabla. Si vuelves a situar el cursor en la tabla, volverán a aparecer estas pestañas.

Puedes ocultar la Cinta de opciones mediante el botón Contraer la cinta de opciones que está en su esquina inferior derecha o hacer doble clic sobre la pestaña activa.

De esta forma tendrás más espacio para trabajar con el documento.

Pulsa el botón Contraer la cinta de opciones o haz doble clic sobre la pestaña Inicio. Si haces clic sobre una pestaña, se mostrarán los botones y comandos que están dentro de ella, para poderlos ejecutar.

Si quieres volver a tener la Cinta de opciones como antes, haz doble clic en una pestaña.

Haz doble clic sobre la pestaña Inicio.

En lugar de utilizar el ratón para acceder a los distintos elementos de la Cinta de opciones, Introducción a Office

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también puedes utilizar el teclado, a través de lo que se llaman las sugerencias de teclas. Para utilizar el teclado, pulsa la tecla , con lo que podrás ver las teclas correspondientes en las pestañas de la Cinta de opciones.

Tras pulsar la tecla correspondiente a la pestaña, aparecerán las teclas de los botones, para que puedas pulsar la tecla o teclas de lo que quieras hacer.

Vamos a verlo. Pulsa la tecla .

Fíjate en las teclas de cada pestaña. Pulsa la tecla O para acceder a los comandos de la ficha Inicio.

Y ahora pulsa EE para ejecutar el comando Centrar .

Además de estas "sugerencias de teclas", puedes utilizar los atajos o métodos abreviados de teclado clásicos. Son combinaciones de teclas que incluyen una tecla modificadora, como la tecla y alguna más.

Por ejemplo, + para copiar texto u objetos seleccionados y + para pegar la selección previamente copiada.

Puedes obtener una lista completa en la ayuda de Office.

Si, tras pulsar la tecla , quieres cancelar el acceso a un comando con el teclado, pulsa la tecla .

Si estás viendo las teclas de los comandos de una pestaña, esta tecla también sirve para volver atrás y ver las teclas asociadas a las pestañas de la Cinta de opciones.

El aspecto general es similar al de la versión anterior de Office, aunque cambia bastante respecto de otras versiones más antiguas.

Si conoces o has trabajado anteriormente con algún programa de Office, es fácil acostumbrarse a este entorno de trabajo.

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3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

Vamos a continuar viendo otros elementos del entorno de los programas de Office. Desde la pestaña Archivo, que está en la parte superior izquierda de la Cinta de opciones, puedes acceder a la vista Backstage, que tiene comandos relacionados con el trabajo con documentos:

abrir, guardar, imprimir, etc.

Pulsa en la pestaña Archivo.

Esta vista Backstage tiene comandos que se usan para hacer cosas con un documento, mientras que la Cinta de opciones tiene comandos que se usan para trabajar en un documento.

En esta vista aparecen dos secciones principales: en el panel de la izquierda se muestra lo que puedes hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que en la sección derecha aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. En principio puedes ver la sección Información, que muestra distintas propiedades generales del documento y comandos

relacionados con el mismo (Proteger, Desproteger, Administrar versiones, etc.).

Selecciona la opción Nuevo desde la sección izquierda.

Desde aquí tienes las opciones disponibles para crear nuevos documentos, tanto en blanco como utilizando alguna de las plantillas proporcionadas por Office.

Haz clic ahora en Guardar como.

Desde esta sección puedes guardar el documento en distintos formatos y ubicaciones. Por ejemplo, podrás guardarlo en una carpeta de tu equipo o en el espacio disponible "en la nube" a

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través del servicio OneDrive. Haz clic en Compartir.

En este apartado podrás compartir el documento con el que estás trabajando en la aplicación de Office.

Por ejemplo, se puede crear un enlace a un documento subido en OneDrive para que otros usuarios puedan descargárselo y trabajar con él. También está la opción más tradicional de enviar el documento adjunto en un mensaje de correo electrónico.

Haz clic en la opción Exportar del panel de la izquierda.

Y aquí podrás obtener un PDF a partir del documento en el que estás trabajando.

Selecciona ahora el último comando, el de Opciones.

El comando Opciones se encuentra en todos los programas de Office y se utiliza para acceder a las opciones generales, que sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del programa.

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Algunas opciones muestran este icono al lado. Si colocas el puntero del ratón en este icono, aparecerá un texto de ayuda que te indica para qué sirve esa opción.

Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de las categorías de la parte izquierda de la ventana, podrás ver sus opciones.

Haz clic en la categoría Mostrar.

Por ejemplo, en esta categoría están varias opciones que sirven para indicar cómo se debe mostrar el documento en la pantalla o al imprimirlo en papel (mostrar marcas de formato en pantalla, imprimir o no imprimir los colores, dibujos, propiedades del documento, etc.).

Haz clic ahora en la categoría Avanzadas.

Como ves, hay un montón de opciones que puedes configurar.

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Muchas veces no es necesario cambiar estas opciones porque los programas de Office las establecen a los valores más utilizados. De todas formas, algunas veces puede ser conveniente cambiarlas, para adaptar el funcionamiento del programa a tus gustos.

Pulsa en el botón Cancelar, en la parte inferior del cuadro de diálogo.

En la parte superior izquierda de la ventana de Word, al lado del icono del programa, puedes ver la Barra de herramientas de acceso rápido, en la que aparecen algunos comandos que se suelen utilizar muchas veces.

En principio aparecen los botones de Guardar, Deshacer y Rehacer (o Repetir, según la última acción efectuada), aunque puedes añadir los botones que uses más a menudo, para poder acceder a ellos más rápidamente.

Pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido . Es el último de esta barra.

Desde este menú puedes activar o desactivar los botones, según quieras que aparezcan o no en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Desde la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás seleccionar los comandos de entre todos los existentes en el programa.

Pulsa la tecla para cerrar este menú.

Pulsa en la pestaña Archivo y selecciona Opciones. Muestra la categoría Personalizar cinta de opciones.

Desde esta sección puedes personalizar la Cinta de opciones, creando pestañas y grupos de comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o con la organización que quieras.

Puedes utilizar los botones Nueva pestaña, Nuevo grupo y Cambiar nombre para personalizar la Cinta de opciones.

A continuación, selecciona los comandos desde la lista de la parte izquierda, selecciona el grupo adecuado y utiliza el botón Agregar para incluirlos en dicho grupo.

Ten en cuenta que, aunque puedes añadir comandos para personalizar grupos de comandos, no puedes cambiar las pestañas y los grupos predeterminados de Office. Los grupos que no pueden modificarse se muestran en un color gris en la lista derecha de esta sección.

Cancela el cuadro de diálogo.

Por otro lado, además de utilizar los distintos botones y comandos de la Cinta de opciones, es posible utilizar un cuadro de diálogo.

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Cuando en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos puedas ver este botón , esto indica que puedes pulsar en él para que se abra un cuadro de diálogo o una ventana con opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con este grupo.

Pulsa en ese mismo botón del grupo de comandos Párrafo.

Muchas veces estos cuadros de diálogo son parecidos a los de versiones anteriores de los programas de Office, por lo que, si has trabajado ya con alguna versión anterior, podrás ver que las opciones son muy parecidas o las mismas.

Cancela este cuadro de diálogo.

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4. VISTAS PREVIAS ACTIVAS

Otra característica común de los programas de Office que puede resultar de mucha utilidad es la vista previa activa.

La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla.

Esto quiere decir que puedes ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas opciones. Si te gusta cómo queda, selecciona la opción para aplicarla; si no, prueba con otras opciones.

Veamos un ejemplo.

Pulsa el botón Más que está en el campo de los estilos. Mueve el cursor por las opciones de esta lista y fíjate cómo cambia el formato de la fecha del documento. Pulsa la tecla para continuar.

De esta forma puedes ver mejor el efecto de aplicar cada una de las opciones sobre el documento, sin tener que ir aplicándolas una a una.

Al seleccionar una determinada opción se aplicará finalmente en el documento.

Esto puede hacer más fácil elegir las distintas opciones, aparte de ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de crear el documento. Al desplegar esta lista también hemos visto otra de las características del entorno de los programas de Office: las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista, en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento.

Por ejemplo, en la lista anterior podías ver el aspecto (color, tamaño, etc.) del texto al aplicarle cada uno de los estilos.

Veamos otro ejemplo.

Muestra la pestaña Insertar de la Cinta de opciones. Pulsa en el botón Pie de página para desplegar la lista de este comando.

Observa cómo, de esta forma, puedes ver rápidamente el resultado que obtendrías al seleccionar cada una de las opciones, al mostrarse el aspecto del pie de página creado en cada opción.

Pulsa para cerrar la lista sin añadir nada al documento. Haz clic ahora en el botón Cuadro

de texto .

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L as galerías hacen más sencillo el trabajo, aunque, si quieres personalizar más los resultados, sigues teniendo a tu disposición cuadros de diálogo y otras ventanas desde las que se tiene más control sobre el resultado final.

Observa las opciones en este caso. Las galerías ayudan a la hora de elegir una determinada opción, ya que es más fácil elegir uno de los posibles resultados que introducir las distintas opciones en un cuadro de diálogo.

Selecciona la última opción de las que llegan a mostrarse, Barra lateral de faceta (izquierda).

Todos estos elementos del entorno que hemos visto son comunes a los distintos programas de Office, aunque cada uno tiene ciertas características propias: pestañas de la Cinta de opciones, comandos, etc.

De esta forma hemos añadido una barra lateral en la parte izquierda del documento de Word.

Fíjate en las herramientas contextuales que han aparecido en la parte derecha de la Cinta de opciones, correspondientes a las herramientas para trabajar con el cuadro de texto seleccionado.

Los programas de Office tienen un entorno parecido, en el que puedes ver los siguientes elementos principales:

Cinta de opciones: formada por fichas o pestañas, organizadas por tareas, según lo que quieras hacer. Dentro de cada pestaña, los distintos botones y controles están clasificados por grupos, para que te sea más fácil localizarlos. Puedes personalizar esta Cinta de opciones, creando pestañas y grupos de comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o con la organización que quieras (aunque no puedes cambiar las pestañas y los grupos por defecto de Office).

Herramientas contextuales: son pestañas de la Cinta de opciones que solo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que se pueden aplicar.

Vista Backstage: se accede a través de la pestaña Archivo, en la parte izquierda de la Cinta de opciones, y presenta los comandos básicos para trabajar con documentos: abrir, guardar, imprimir..., además de otras opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido: muestra algunos comandos comunes que se suelen utilizar muchas veces. Puedes personalizar esta barra, añadiendo los botones que más uses para poder acceder a ellos más rápidamente.

Iniciador de cuadro de diálogo : botón que aparece en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos de la Cinta de opciones, que permite abrir un cuadro de diálogo con opciones relacionadas con dicho grupo.

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5. UTILIZAR OFFICE CON UNA CUENTA MICROSOFT

En la parte superior derecha de las aplicaciones de Office encontrarás un enlace para iniciar sesión con tu cuenta Microsoft.

Una cuenta Microsoft permite acceder a todos los servicios que ofrece Microsoft en la nube, como el espacio de almacenamiento OneDrive, el correo electrónico outlook.com, el servicio de llamdas y videollamadas Skype o el uso gratuito de las aplicaciones online de Office (Office.com).

Además, si has contratado una suscripción a Office365, lo habrás hecho asociando la suscripción a una cuenta Microsoft.

La dirección de correo electrónico también se utiliza como nombre de usuario a la hora de iniciar sesión en la cuenta Microsoft.

Crear una cuenta Microsoft es gratuito y muy sencillo, simplemente debes acceder a la dirección https://account.microsoft.com/about y pulsar en el botón Crear cuenta.

Como de costumbre, deberás rellenar un formulario con tus datos personales y con la dirección de correo electrónico que quieres tener asociada a la cuenta.

Haz clic en el enlace Iniciar sesión. Escribe la dirección de correo electrónico jatienzal@outlook.com y pulsa en el botón Siguiente. Haz clic en el campo Contraseña y la escribiré por ti. Pulsa en Iniciar sesión.

¿Por qué es conveniente iniciar sesión con tu cuenta Microsoft?

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Pues porque de esta forma podrás guardar y acceder a los documentos almacenados en la nube de Microsoft en cualquier equipo o dispositivo donde utilices la misma cuenta.

Además, los cambios efectuados en los documentos se actualizan automáticamente en dicho espacio de almacenamiento en la nube.

Esto se consiguien porque al iniciar sesión con tu cuenta Microsoft, puedes guardar los documentos en el servicio de almacenamiento online OneDrive.

Puedes acceder a los detalles de la cuenta que utilizas en Office a través del apartado Cuenta de la vista Backstage.

Si no te interesa la opción de tener sincronizados tus equipos y dispositivos o no quieres utilizar OneDrive, no es necesario iniciar sesión con una cuenta Microsoft, ya que podrás trabajar en Word con tus documentos locales igualmente.

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6. SALIR DEL PROGRAMA

Una vez has terminado de trabajar con el programa de Office o con el documento, puedes cerrar el programa o cerrar el documento de varias formas.

Haz clic en la pestaña Archivo.

Con la opción Cerrar de esta vista Backstage cerrarás el documento en el que estés trabajando.

También puedes cerrar el documento actual con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa.

Si has hecho algún cambio en el documento, el programa te preguntará si quieres guardar los cambios antes de cerrarlo.

Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el documento.

Selecciona la opción Cerrar.

Aunque cierres el archivo sin guardarlo, se guarda una versión temporal del mismo, de forma que puedes recuperarlo más adelante. Esto puede ser útil si por error cierras sin guardar un archivo.

Esta posibilidad depende de la configuración de autorecuperación que esté establecida entre las opciones de la aplicación.

Como no hemos guardado el documento, en este caso Word nos pregunta si queremos guardarlo, para conservar todo lo que hemos hecho durante el trabajo con el mismo.

Pulsa No guardar para cerrar el documento sin guardar los cambios.

Finalmente, cerraremos Word con su propio botón.

Pulsa en el botón Cerrar de la ventana de Word.

Con todo lo que hemos visto te habrás podido hacer una idea del entorno y de los distintos elementos que te encontrarás con los programas de Office, ya que comparten muchos de los elementos en la ventana de trabajo, el uso de la Cinta de opciones, la vista Backstage, etc. No te preocupes si no has entendido algo de lo que hemos hecho, porque simplemente se trata de que empieces a acostumbrarte al entorno de los programas. Más adelante iremos viendo todas las cosas que necesitas para crear tus propios documentos.