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CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.1. DESARROLLO DE CADA FASE DE LA INVESTIGACIÓN

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43 CAPITULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

1. ANÁLISIS DE DATOS

1.1. DESARROLLO DE CADA FASE DE LA INVESTIGACIÓN

Para dicho análisis se resaltan los instrumentos utilizados para obtener información sobre la situación actual del almacén de la empresa INVERSIONES RECREATIVAS OCCIDENTE C.A, a fin de poder establecer relación entre los objetivos específicos y las fases metodológicas, pudiendo así determinar las fallas del mismo y realizar la propuesta de mejora.

La primera técnica aplicada fue la observación directa de los procesos, para la cual se elaboró una guía de observación que permitió obtener los datos necesarios de la variable en estudio: gestión de almacén. La misma, (Anexo A), contiene un total de cuarenta (40) preguntas aplicables a las cuatro (4) primeras fases metodológicas. Las respuestas de la misma son del tipo cerrado, certificando si se cumplen o no los factores, es decir, que se consideran únicamente “SI”, “NO” o en ciertos casos “NA” (no aplica).

Este instrumento se aplicó para poder conocer cómo se lleva n a cabo los procesos del almacén (recepción, almacenamiento y despacho), así como para verificar los principios básicos que todo almacén debe tener. Con

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esta técnica de recolección de datos se pudo determinar todas las fallas, errores, pérdida de tiempo, recursos y/o desperdicio de espacio.

Asimismo, se aplicó una guía de entrevistas (Anexo B), formada por siete (7) preguntas las cuales fueron respondidas por el personal del almacén de manera abierta pudiendo expresar su punto de vista sobre los procesos del almacén y de cómo estos se realizan. La misma, se realizó sobre la población descrita en el capitulo III, “marco metodológico”.

Ahora bien, empleando los instrumentos mencionados, se pudieron obtener los datos necesarios para describir los procesos del almacén de INVERSIONES RECREATIVAS OCCIDENTE C.A, para su posterior análisis, alcanzando los objetivos 1, 2, 3 y 4 de la investigación

Para dar cumplimiento a la Fase I: Análisis del procedimiento de recepción, se visitó la empresa, observando los procesos de recepción y revisión de la mercancía, así como la elaboración de la nota de entrega y verificación de la entrega. Al aplicar el instrumento la respuesta fue positiva en el proceso de recepción, el trabajo es eficiente, sin pérdidas del material y cumpliendo en su mayoría tanto con lo establecido en el manual de procesos de almacén como con lo pautado por Cantú (2005) consistente en generalidades de los almacenes.

De esta manera, se notó que se recibe una copia de cada pedido para archivarla en el departamento de compra (Anexo C), unánimemente los trabajadores respondieron que este departamento les entrega impresa dicha nota para la posterior verificación del pedido. Al llegar el pedido, es seguridad

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quien los recibe y notifica a almacén vía telefónica de dicho hecho, si son productos refrigerados almacén no notifica a cocina aun y cuando dentro del manual de procesos de la empresa se establece, se reciben los materiales, mas no se estiban en el área de recepción.

Posteriormente, se confronta el pedido con la nota de remisión y se firma entregando la copia al analista de inventario, una vez recibido si es refrigerado se notifica a contraloría para la asignación del ticket carne; tanto en la observación directa como en el sondeo se determinó que los almacenistas no elaboran notas de entrada de los productos por lo que no existe un archivo de la nota. Finalmente; se transporta la mercancía al área de almacén correspondiente.

Con respecto a la Fase II: Funcionamiento del área de almacén, principalmente se investigó si existe un encargado de almacenar, obteniendo una vez mas como respuesta unánime que de los cuatro (4) almacenistas tres (3) se encargan de la recepción, almacenamiento y despacho respectivamente y el cuarto es el polifuncional, considerado como multihabilidoso, es decir, el que hace de todo un poco menos las funciones principales anteriormente expuestas.

Ahora bien, se apreció que existe un recibo de los materiales por parte del departamento de almacén mas no existe un área como tal para dicha tarea debido al tamaño del mismo, de igual modo no se reciben las notas de remisión y de entrada. Por ello , no se realiza la comprobación de la veracidad de una verificación producto-documento, además se trabaja con una política

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de confianza donde se cree en lo que el encargado de recepción entrega sin revisión. Por el contrario se ratificó la entrega del control de existencias al encargado de esta área para posteriormente almacenar los productos, de los cuales se registran las entradas y salidas mediante el uso de kárdex, llevando un control para poder así surtir las órdenes, de estos pasos no se notifica a ninguno de los implicados, es decir producción, compras y/o contabilidad.

Sin mucha complicación, los trabajadores, específicamente el encargado de la tarea de almacenar, explicó que al momento de llegar el producto, el proceso de almacenamiento consiste en marcar la fecha de entrada y de vencimiento y proceder a ubicar en su respectivo lugar, realizando el control de existencias diariamente por él mismo al momento de almacenar y por el encargado de despacho al momento de hacer la entrega, una vez mas el proceso es manual.

Como debe ser en todo almacén, si existe una codificación y clasificación de los materiales y se colocan en sus respectivos lugares aun y cuando los estantes donde se coloquen los mismos no sean los más aptos ni se encuentren distribuidos de la mejor manera posible. Para obtener toda la información anteriormente expuesta se aplicó al igual que en la Fase I, la guía de observación y la guía de entrevistas, aunado al registro de archivos y las listas de inventarios.

Como se expuso al principio de este capitulo, los instrumentos de recolección de datos fueron los mismos para los objetivos de esta

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investigación, por lo que al aplicar el guión de observación en la función de despacho, para dar cumplimiento a la Fase III: Análisis de los procesos de despacho, se obtuvo resultados totalmente satisfactorios pues se corroboró el cumplimiento de lo establecido tanto en el manual de la empresa como por Cantú (2005).

En virtud de ello, para la propuesta se exonerará dicho proceso pues desempeña una excelente función en la recepción de las requisiciones u otros documentos de salidas con sus respectivas especificaciones y firma autorizada (Anexo D) para poder surtir los pedidos y entregar al departamento solicitante una vez revisada la documentación con lo que se está entregando, evitando los niveles bajos de existencia pues como se dijo en la fase II se realizan inventarios diarios.

La única observación que se puede hacer al proceso es que no hay nadie que supervise la acción de entrega de los materiales, razón por la cual se ratifica una vez mas, que se trabaja con una política de total confianza en los encargados de realizar dichas funciones.

Finalmente y aplicando únicamente la guía de observación, se evaluó el cumplimiento de algunos de los principios básicos de los almacenes dando así por realizada la Fase IV: Comprobación de los principios de almacén, notando que únicamente se incumplen dos, siendo estos la emisión al final de la jornada de un reporte de la mercancía despachada y el que no se demuestre la idoneidad del área de los pasillos según operación, ya que no se pudo apreciar la realización de los inventarios por parte de personal ajeno

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pero se observó la presencia de un departamento de auditoria dirigido por el grupo Cisco que es el encargado de realizar dichos procedimientos a los bingos y casinos del país . Contrario a esto, entonces, se da cumplimiento a la asignación de responsabilidad a una sola persona siendo este el jefe de almacén, el cual delega funciones asignando tareas al personal como ya se explicó; de igual modo se pueden identificar y ubicar los productos dentro del mismo y se pueden obtener fácilmente.

1.2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

Una vez analizadas las funciones del almacén, se aplicó el método de cadena de valor para determinar los factores críticos del proceso de gestión de almacén, pudiendo así establecer los parámetros para el desarrollo de la propuesta a presentar. Dichos factores serán los ítems mencionados en el Anexo A con respecto a las funciones de recepción, almacenamiento, despacho y cumplimiento de los principios del almacén, correspondientes a las fases de la metodología previamente desarrolladas.

Una vez aplicada la metodología seleccionada, se estableció una escala con intervalos comprendidos entre rangos del uno (1) al cinco (5) siendo para uno muy bajo y cinco muy alto; calificación ésta expuesta en términos de porcentajes de cumplimiento de los factores o ítems previamente establecidos, quedando establecida la escala de valor de la siguiente manera.

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Cuadro 4

Escala de valor para las funciones de recepción, almacenamiento, despacho y principios del almacén.

Escala Descripción % Ítems recepción

Ítems almacenamiento

Ítems despacho

Ítems principios

1 MUY ALTO 100 13 11 5 9

2 ALTO 75 8-12 7-10 4 6-8

3 MEDIO 50 7 6 3 5

4 BAJO 25 1-6 1-5 1-2 1-4

5 MUY BAJO 0 0 0 0 0

Fuente: Atencio, Perozo y Zambrano (2010)

Siendo la primera función la de recepción, se encontró disconformidad en tres (3) ítems de los trece (13) ítems descritos, que según Cantú (2005) son necesarios para el mejor funcionamiento del almacén en sus diferentes etapas, en primer lugar al recibir los productos no se elaboran notas de entrada para los mismos dificultando así el control de las existencias, como también el cumplimiento del factor archivar las mismas para un posterior uso.

Finalmente y de acuerdo al manual de procesos utilizado y elaborado por la empresa, al momento de recibir productos congelados no se notifica a cocina a pesar de estar establecido.

Después de haber realizado dicha evaluación y logrado medir el nivel de cumplimiento de los factores enunciados, se pudo demostrar que la función de almacén se encuentra en la escala alta pues se cumple con la mayor parte de los procesos señalado por Cantú para esta función.

Por otra parte, al evaluar la función de almacenamiento se notó el incumplimiento de seis (6) de los once (11) factores previamente detallados.

Debido a que no se elabora una nota de entrada en la recepción no se puede

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en esta función recibir los materiales acompañados de la misma, siendo este el primer factor incumplido. Por consiguiente, en la práctica de la función de almacenamiento no se puede confrontar la documentación de los materiales y revisar su cantidad y calidad impidiendo así la entrega de dichos documentos al encargado de control de existencias. Por otro lado se infringe el factor número veinte (20) ya que no se informa a contabilidad sobre las entradas y salidas, al igual que no se notifica a producción, compras y otros departamentos de las existencias. Por ultimo, no se determina la planeación del almacén y la localización de los materiales en zonas, estantes y otros aspectos relevantes.

En definitiva, se logra catalogar la función de almacenamiento en el rango bajo, motivo por el cual se efectuará un estudio de redistribución del almacén, presentando así a la empresa un plano con la mejor distribución obtenida. De igual modo, se harán recomendaciones para el mejoramiento del almacenamiento.

Finalizando la sucesión de las funciones del almacén se localiza el despacho, la cual al ser examinada cumplió con todos los factores enlistados (6), con la excepción del ítem número veinte y ocho (28) en el cual se debe informar al analista de inventario cuando los niveles de existencia son bajos, ya que el mismo no aplica por realizarse inventarios diarios.

Dicha afirmación, se ve ratificada en el anexo A y se apoya en la metodología para categorizar la función de despacho como muy alta como se puede apreciar en el cuadro 4.

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Para concluir la discusión de los resultados, se evaluaron de igual manera los principios básicos del almacén, consiguiendo corroborar el bajo nivel de la función de almacenamiento y la distribución que esto implica ya que se incumple la idoneidad del área de los pasillos, identificando este como el único principio incumplido.

La mejora que se debe realizar para el cumplimiento de todos los principios no se efectuará mediante recomendaciones o propuestas vinculadas directamente con ellos, debido a que implica progresos en la función almacenamiento, para la cual ya fue enunciado el desarrollo de una propuesta.

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