GUIA RAPIDA DE MANEJO APLICACIÓN ANALYZE

(1)

GUIA RAPIDA DE MANEJO

APLICACIÓN ANALYZE

(2)

ANALYZE‐Índice

1. Consola Analyze

3

2. Organización de la información dentro de la aplicación

4

3. Apertura de reportes

5 1. Reportes en forma de ventanas. 6 2. Reportes en forma de pestañas. 6

4. Organización de los reportes

7 a. En cascada. 7 b. En organización horizontal. 7 c. En pestaña. 7

5. Análisis de reportes tabla

8 1. Conocer las operaciones básicas en los reportes TABLA 8 2. Conocer el concepto de relaciones (DIMENSIONES) y de información numérica (HECHOS) 10 3. Conocer el contenido de las DIMENSIONES. 11 4. Adición y eliminación de campos del reporte 12 5. Expansión y Contracción de niveles. 13 6. Reconocer la importancia de la dimensión TIEMPO. 14 7. Mostrar y Ocultar totales. 16

6. Análisis de reportes gráficos

18 1. Conocer las operaciones básicas en los reportes GRAFICO 18 2. Conocer el concepto de relaciones (DIMENSIONES) y de información numérica (HECHOS) 20 3. Conocer el contenido de las DIMENSIONES. 21 4. Adición y eliminación de campos del gráfico 22 5. Expansión y Contracción de niveles. 23 6. Reconocer la importancia de la dimensión TIEMPO. 24 7. Cambio del tipo de gráfico. 25 8. Multigráficos. 26

7. Formateo de números y opciones avanzadas

28

8. Creación de Carpetas, Reportes y Libros de reportes

29 Carpetas. 29 Libros de reportes. 29 Reportes. 30

9. Publicación, Clonación de reportes

31

10. Analyze y Excel

32 Tabla dinámica en EXCEL 2003 32 Tabla dinámica en EXCEL 2007 33 Reportes gráficos de ANALYZE, copia de imágenes 34 Grabar reporte en Excel 2007 35 Grabar reporte en Excel 2003 35

(3)

ANALYZE ‐ Guía rápida de manejo

1. Consola Analyze

Es una aplicación para la visualización de reportes cuya fuente de datos son bases de datos multidimensionales. Las bases de datos multidimensionales no es más que la información numérica guardada con las relaciones que mantiene con datos que describen a los números. Por ejemplo: en el balance de una compañía la información numérica que se maneja son los saldos de las cuentas, pero en sí el saldo solo es un número, de acuerdo a las relaciones que tiene el número es que la información toma sentido. El saldo para una cuenta como ser activo de la sucursal en Cochabamba, de diciembre del 2007 fue de 2.500.000,00$. Del ejemplo mencionado tenemos la siguiente información: ‐ Base de dato multidimensional: BALANCE ‐ Información numérica SALDO ‐ Relaciones: CUENTA (como ser Activo, Caja, Patrimonio, etc.) DEPARTAMENTO (La Paz, Cochabamba, etc.) AÑO (2007, 2006, etc.) MES (Diciembre, Enero, etc.) De esta manera se organiza toda la información que se maneja dentro de la Consola Analyze

(4)

2. Organización de la información dentro de la aplicación

Todos los reportes que se encuentran en la aplicación están manejados por carpetas que al ingresar se la ve en el lado izquierdo de la aplicación. Las carpetas se organizan por los siguientes niveles: Nivel Principal: contiene3 carpetas: ‐ Reportes SPIM ‐ Reportes públicos ‐ Reportes privados La carpeta de Reportes SPIM contiene los reportes que vendrán con la aplicación ya creados, dentro de la misma se encontrarán subcarpetas por cada fuente de donde provenga la información, y así sucesivamente. La visualización de estos reportes serán vistos por todos los usuarios de la aplicación. Pero no pueden adicionar nuevos reportes o carpetas.

La carpeta de Reportes públicos contendrá reportes que al igual que los Reportes SPIM, cualquier usuario cree sea visible para todos los demás usuarios. Y podrán crear carpetas, pero no se podrán crear reportes, para adicionar reportes a la misma lo que se hace es PUBLICAR un reporte desde los privados o desde SPIM. La carpeta de Reportes privados contendrá reportes que a diferencia de los públicos y SPIM, serán solo visibles para la persona que los crea. Usuario 1 Usuario 2 Como se puede ver ambos usuarios ven “[Nuevo libro]”, pero dentro de Reportes privados, un usuario “Usuario 1” solo puede ver una carpeta llamada “Usuario 1” y un reporte “Reportes Usario1” y en cambio el “Usuario 2” ve su carpeta llamada por él “Carpeta de reportes de cartera” y su reporte “Cartera”.

(5)

3. Apertura de reportes

Para abrir uno de los reportes hacer doble clic en alguno de los libros de reportes o reportes que se encuentran en el lado izquierdo de la aplicación A medida que los vaya abriendo se irán creando pestañas por cada libro de reportes abierto, los cuales también podrá ir cerrando haciendo clic en el botón con una X para cerrar los libros.

(6)

1. Reportes en forma de ventanas. Como puede verse el libro de reportes será una pestaña superior,

mientras que los reportes que contenga este libro de reportes serán unas ventanas.

2. Reportes en forma de pestañas. Como se ve, nuevamente el libro de reportes es un pestaña superior, pero

(7)

4. Organización de los reportes

Como ya se vio los reportes podrán parecerse a pequeñas ventanas o a pestañas, pudiendo usted también cambiar esta disposición de las ventanas de acuerdo al gusto o necesidad propia por medio de los botones indicados: a. En cascada. Haciendo clic en el botón de “Reportes en cascada”, obtendrá que los reportes se encuentren en cascada en forma de ventanas. b. En organización horizontal. Haciendo clic en el botón de “Organización Horizontal”, obtendrá el siguiente resultado, serán también ventanas, pero organizadas. c. En pestañas. Haciendo clic en el botón de “Reportes con tabs”, obtendrá el siguiente resultado.

(8)

5. Análisis de reportes tabla

Los reportes OLAP son realmente dinámicos, pudiendo de una base de datos, crearse fácilmente cientos de reportes. Entonces viene la pregunta cómo analizar la información usando el Analyze, a continuación les presentaremos una pequeña guía de ciertos aspectos generales, en el análisis de reportes. 1. Conocer las operaciones básicas en los reportes TABLA a. Ver/Ocultar lista de campos La que está al lado es la lista de campos de un reporte. En el tiene ciertos elementos, que son las DIMENSIONES y los HECHOS (Totales). Para visualizarla se puede realizar cualquiera de las siguientes operaciones, para ocultarla solamente hacer clic en la “X”. o Botón de Lista de campos, en un reporte abierto, habrá un botón que nos permite visualizar la lista de campos. o Clic derecho en el reporte y seleccionar opción lista de campo.

(9)

b. Conocer áreas del reporte. Conocer las áreas de campos dentro del componente de reporte. Son los lugares donde se insertarán tanto las dimensiones y los hechos, arrastrándolos desde la lista de campos. En estas áreas se podrán arrastrar los campos desde la lista de campos, vista anteriormente. c. Adición/Eliminación de elementos del reporte. Para la adición solo es arrastrar los campos de la lista al reporte ‐ Clic derecho en uno de los campos, Dimensión o Hecho y seleccionar “Quitar campo” o “Quitar total”.

(10)

‐ Seleccionar un campo del reporte y luego presionar “SUPRIMIR”, para seleccionar un campo solo hacer clic en su encabezado, tanto para una dimensión como un hecho d. 2. Conocer el concepto de relaciones (DIMENSIONES) y de información numérica (HECHOS). DIMENSIONES y HECHOS es terminología usada en OLAP. Por ejemplo: en el balance de una compañía la información numérica que se maneja son los saldos de las cuentas, pero en sí el saldo solo es un número, de acuerdo a las relaciones que tiene el número es que la información toma sentido. El saldo para una cuenta como ser activo de la sucursal en Cochabamba, de diciembre del 2007 fue de 2.500.000,00$. Del ejemplo mencionado tenemos la siguiente información: ‐ Base de dato multidimensional: BALANCE ‐ Información numérica (HECHO) SALDO ‐ Relaciones (DIMENSIONES) CUENTA (como ser Activo, Caja, Patrimonio, etc.) DEPARTAMENTO (La Paz, Cochabamba, etc.) AÑO (2007, 2006, etc.) MES (Diciembre, Enero, etc.) Dentro del ANALYZE como se vería esto:

(11)

3. Conocer el contenido de las DIMENSIONES. La única forma de conocer esto, si es que no se lo sabe de antemano es colocar la dimensión en el AREA DE LAS FILAS, para lo cual se arrastra la dimensión desde la lista de campos hasta el área indicada. Luego de arrastrar la dimensión se puede ver que la dimensión “Servicio Básico”, tiene los siguientes valores: Agua, Electricidad, GLP.

(12)

4. Adición y eliminación de campos del reporte ‐ Para adicionar campos lo que se hace es arrastrar desde la lista de campos a alguna de las áreas designadas para esto, vea como está el reporte antes y luego de adicionar los campos ‐ Para la eliminación es necesario seleccionar un campo, y arrastrarlo hasta fuera reporte (hasta que el cursor del ratón cambie a una X), soltarlo, entonces se eliminará del reporte.

(13)

5. Expansión y Contracción de niveles. Ciertas dimensiones tienen niveles, para poderlos visualizar se puede expandir y contraer dato por dato, pero lo más útil es expandir y contraer todos los datos de la dimensión y no hacerlo uno por uno ‐ EXPANDIR. Clic en el campo nivel o dimensión dentro del reporte. Clic derecho ‐> Seleccionar “Expandir elementos” o Presionar botón de Expansión ( ) en barra de herramientas: ‐ CONTRAER. Clic en el campo sub nivel entro del reporte. Clic derecho ‐> Seleccionar “Contraer elementos” o Presionar botón de Contracción en barra de herramientas ( ) o eliminarlo como se elimina el campo: arrastrarlo fuera del reporte o Seleccionar Quitar Campo.

(14)

6. Reconocer la importancia de la dimensión TIEMPO. Casi toda la información que se presenta contiene esta dimensión y casi todos los hechos (campos numéricos) sólo tienen un significado si es que se está usando esta dimensión. Por tanto es necesario incluir esta información siempre, en las filas o columnas mostrando el nivel más bajo, como ser mes en el caso de tener Año‐Mes o Día en el caso de Año‐Mes‐Día. COLUMNAS FILAS

(15)

de filtro. Clic en la flechita para filtrar. Deseleccionar todos los seleccionados, clic en “(Todas)”: Seleccionar solo un mes: Quedando solo seleccionado el mes:

(16)

dimensión y de los niveles, pero en otras ocasiones no es propicio que muestren estos totales. Casos en los cuales no se desea ver totales a) Sumatoria de cuentas. No podemos sumar cuentas de distintas clases. INCORRECTO CORRECTO b) Sumatoria de cuentas en el tiempo. No podemos tener totales del año sumando cada mes. INCORRECTO CORRECTO c) Sumatoria de cuentas en el tiempo y entre cuentas. Una mezcla de ambas anteriores. INCORRECTO CORRECTO Los totales nos mostrarán la sumarización de toda la dimensión o de los datos de un nivel

(17)

o Seleccionar encabezado de dimensión dentro del reporte, haciendo clic en el mismo. o Clic derecho y seleccionar “Subtotales” o hacer clic en la barra de herramientas en el ícono para quitar y agregar totales, alternativamente se puede agregar o quitar.

(18)

6. Análisis de reportes gráficos

Los reportes OLAP son realmente dinámicos, pudiendo de una base de datos, crearse fácilmente cientos de reportes. Entonces viene la pregunta cómo analizar la información usando el Analyze, a continuación les presentaremos una pequeña guía de ciertos aspectos generales, en el análisis de reportes. 1. Conocer las operaciones básicas en los reportes GRAFICO a. Ver/Ocultar lista de campos La que está al lado es la lista de campos de un gráfico. En el tiene ciertos elementos, que son las DIMENSIONES y los HECHOS (Totales). Para visualizarla se puede realizar cualquiera de las siguientes operaciones, para ocultarla solamente hacer clic en la “X”. o Botón de Lista de campos, en un reporte abierto, habrá un botón que nos permite visualizar la lista de campos. o Clic derecho en el gráfico y seleccionar opción lista de campos.

(19)

b. Conocer áreas del gráfico. Conocer las áreas de campos dentro del componente de reporte. Son los lugares donde se insertarán tanto las dimensiones y los hechos, arrastrándolos desde la lista de campos. En estas áreas se podrán arrastrar los campos desde la lista de campos, vista anteriormente. c. Adición/Eliminación de elementos del gráfico. Se puede realizar de 2 formas: ‐ Seleccionar un campo del reporte y luego presionar “SUPRIMIR”, para seleccionar un campo solo hacer clic en su encabezado, tanto para una dimensión como un hecho. ‐ Arrastrar un campo que se encuentre en el gráfico hasta fuera del gráfico.

(20)

2. Conocer el concepto de relaciones (DIMENSIONES) y de información numérica (HECHOS). DIMENSIONES y HECHOS es terminología usada en OLAP. Por ejemplo: en el balance de una compañía la información numérica que se maneja son los saldos de las cuentas, pero en sí el saldo solo es un número, de acuerdo a las relaciones que tiene el número es que la información toma sentido. El saldo para una cuenta como ser activo de la sucursal en Cochabamba, de diciembre del 2007 fue de 2.500.000,00$. Del ejemplo mencionado tenemos la siguiente información: ‐ Base de dato multidimensional: BALANCE ‐ Información numérica (HECHO) SALDO ‐ Relaciones (DIMENSIONES) CUENTA (como ser Activo, Caja, Patrimonio, etc.) DEPARTAMENTO (La Paz, Cochabamba, etc.) AÑO (2007, 2006, etc.) MES (Diciembre, Enero, etc.) Dentro del ANALYZE como se vería esto:

(21)

3. Conocer el contenido de las DIMENSIONES. La única forma de conocer esto, si es que no se lo sabe de antemano es colocar la dimensión en alguna área del gráfico, para lo cual se arrastra la dimensión desde la lista de campos hasta el área indicada. Luego de arrastrar la dimensión se puede ver que la dimensión “Departamento”, tiene los siguientes valores: Beni, Chuquisaca, Cochabamba, La Paz, Oruro, Pando, Potosí, Santa Cruz y Tarija (De antemano conocemos que son los departamentos, pero solo es un ejemplo).

(22)

4. Adición y eliminación de campos del gráfico ‐ Para adicionar campos lo que se hace es arrastrar desde la lista de campos a alguna de las áreas designadas para esto, vea como está el reporte antes y luego de adicionar los campos ‐ Para la eliminación es necesario seleccionar un campo, y arrastrarlo hasta fuera del gráfico (hasta que el cursor del ratón cambie a una X), soltarlo, entonces se eliminará del reporte.

(23)

5. Expansión y Contracción de niveles. Ciertas dimensiones tienen niveles, para poderlos visualizar se puede expandir y contraer dato por dato, pero lo más útil es expandir y contraer todos los datos de la dimensión y no hacerlo uno por uno ‐ EXPANDIR. Clic en el campo nivel o dimensión dentro del reporte. Clic derecho ‐> Seleccionar “Expandir” o Presionar botón de Expansión en barra de herramientas ( ), ver como era antes el gráfico y como es después de expandir el gráfico: ‐ CONTRAER. Clic en el campo nivel o dimensión dentro del reporte. Clic derecho ‐> Seleccionar “Contraer” o Presionar botón de Contracción en barra de herramientas ( ), ver como era antes el gráfico y como es después de contraer el gráfico:

(24)

6. Reconocer la importancia de la dimensión TIEMPO. Casi toda la información que se presenta contiene esta dimensión y casi todos los hechos (campos numéricos) sólo tienen un significado si es que se está usando esta dimensión. Por tanto es necesario incluir esta información siempre, en el gráfico mostrando el nivel más bajo, como ser mes en el caso de tener Año‐Mes o Día en el caso de Año‐Mes‐Día. CATEGORIAS SERIES O como un filtro seleccionando un solo dato específico. Arrastrar la dimensión tiempo hasta el área de filtro. Clic en la flechita para filtrar.

(25)

Deseleccionar todos los seleccionados, clic en “(Todas)”: Seleccionar solo un mes: Quedando solo seleccionado el mes: 7. Cambio del tipo de gráfico. Hacer clic en el botón de tipo de gráfico ( ). Podrá seleccionar entre distintos tipos de gráficos.

(26)

crear los muchos gráficos en base al campo que se coloque en esa sección. Como ejemplo, digamos que tenemos la evolución de la Carterea Vigente de los Bancos del país en el siguiente gráfico: Hacer clic derecho en el área del gráfico, seleccionar opción “Comandos y opciones”. Clic en la pestaña “General”. Seleccionar la opción “Área de trabajo del gráfico”. Presionar el botón de “Varios Gráficos”, con esto se habilita la sección especial. Arrastrar un elemento de la lista de campos al área habilitada. Y se obtendrá el multigráfico

(27)

Un par de ejemplos más: ‐ Estratificación de depósitos de mutuales en bolivianos de Septiembre del 2009 ‐ Estratificación de depósitos de mutuales en bolivianos de Septiembre del 2009 por tipo de depósito ‐ Evolución de la Tasa Activa de Consumo 2004‐2009 ‐ Evolución de la Tasa Activa de Consumo por Moneda 2004‐2009

(28)

7. Formateo de números y opciones avanzadas.

Los números pueden tener distintas formas adecuadas de presentarse, con decimales, sin decimales, con separador de miles, etc., etc. Para cambiar el formato de los números seleccione un campo de HECHO (numérico) haga clic derecho y elija “Comandos y opciones” o también puede hacer clic en el botón ( ). Observar el cuadro, antes tenía un formato “General” para luego usar el formato propio “#,#”. Es conveniente recalcar que sólo este cambio de formato no es lo único que se puede hacer, hay una enorme cantidad de otras configuraciones, para poder modificar la apariencia de los reportes tanto tablas como textos, pudiendo incluso llegar a formar gráficos tan elaborados como el siguiente.

(29)

8. Creación de Carpetas, Reportes y Libros de reportes

Carpetas. Para crear carpetas se tiene que hacer clic derecho en alguna otra carpeta o en las carpetas principales como ser Reportes privados y Reportes públicos y seleccionar nuevo Carpeta Libros de reportes. Los libros de reportes como su nombre lo dice contendrán reportes dentro de ellos para su visualización en conjunto. La creación de los mismos será de igual manera que las carpetas clic derecho en alguna carpeta y seleccionar nuevo Libro de reportes. Sólo se pueden crear en la carpeta de Reportes privados.

(30)

Reportes. Es lo que se usa para ver la información, un reporte podrá ser del tipo tabla o del tipo gráfico y está asociado a una base de datos multidimensional, para la creación de los mismos se lo puede crear directamente sobre una carpeta en cuyo caso creará su propio libro de reportes, o añadir a un Libro de reportes ya existente. Se pueden adicionar cualquier número de reportes a un mismo libro de reportes. Solo seguir el ayudante de creación. Los reportes se verán de la siguiente forma: En cascada En organización horizontal En pestañas

(31)

9. Publicación, Clonación de reportes

Publicación es la operación por la cual un libro de reportes junto con todos sus reportes se transfieren a la carpeta de Reportes públicos, la misma se puede realizar de los que se encuentran dentro de Reportes SPIM y Reportes privados, ya que se desea que otros usuarios los tengan disponibles. Clonación de reportes. Para poder trabajar con nuestros propios libros y reportes, llevándolo a nuestra carpeta de Reportes privados, lo que realizamos es una clonación de un libro ya existente con todos sus reportes adicionados al mismo. La clonación se puede realizar de los libros que se encuentran dentro de Reportes SPIM y Reportes públicos.

(32)

10. Analyze y Excel

Se tienen los siguientes medios de visualizar información del ANALYZE con el uso de EXCEL: a. Tabla dinámica en EXCEL 2003 de las reportes tablas de ANALYZE. Presionar el botón de habilitación automática de datos, para luego tener la table en Excel: Esta tabla sólo se podrá usar mientras se encuentre el reporte abierto en el ANALYZE. Para que los datos persistan tendrá que copiar la información en una nueva. También podrá disponer de los gráficos dinámicos partiendo de una tabla dinámica de Excel. Hacer clic derecho en tabla dinámica de Excel ‐> Presionar “Gráfico dinámico”

(33)

Presionar uno de los 3 filtros: filas, columnas o filtro y luego OK o Aceptar: Presionar aceptar y se muestra la tabla dinámica en excel. Esta tabla sólo se podrá usar mientras se encuentre el reporte abierto en el ANALYZE. Para que los datos persistan tendrá que copiar la información en una nueva. Estando en una celda de la tabla, ir a la barra de herramientas seleccionar la opción: “Herramientas

(34)

Se podrá exportar los gráficos para pegar como imágenes en archivos de OFFICE como Documentos WORD, Presentaciones POWER POINT o Documentos EXCEL. 1. Presionar el botón de copiar imagen 2. Pegar en un documento

(35)

d. Grabar reporte en Excel 2007 1. Presionar 2. Presionar “Guardar como” 3. Presionar “Libro Excel” 4. Presionar “Guardar” e. Grabar reporte en Excel 2003 1. Presionar “Archivo” 2. Presionar “Guardar como” 3. Presionar en “Lista de opciones” 4. Colocar un nombre al archivo 5. Presionar “Guardar”

(36)

11. Información adicional de la base de datos

La base de datos tiene información adicional en cuanto a los HECHOS o DATOS NUMÉRICOS, que afectan grandemente a la comprensión de lo que el número significa, y otros como ser las dimensiones que contiene, niveles. Funciones de agregación y otros Hacer clic en el botón de CUBO de la barra de herramientas Secciones del reporte: 1. Nombre del CUBO o BASE DE DATOS. 2. Descripción 3. Dimensiones Se informará de las dimensiones y sus niveles con que cuenta la misma 4. Hechos. Cabe resaltar de los hechos que se informarán el TIPO de hecho que es y la AGREGACION que utiliza. En una sección subsecuente se explicará la importancia de las mismas. 5. Reportes fuentes 6. Sugerencias

(37)

7. Tipos de hechos. Aquí se explica que quiere decir cada tipo de hecho.