MANUAL PROVEEDORES DEL ESTADO

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3 Administraciones Públicas

MANUAL PROVEEDORES

DEL ESTADO

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las

Compras y Contrataciones del Estado Dominicano

Edic. /Rev.: - v 04.03

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título MANUAL DE USO DE PROVEEDORES

Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01B2-E4GC v04.03

Fecha 17/10/2016

Versión v04.03

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas- DGCP

Asunto / Detalle Manual para Proveedores del Estado

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- Republica Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha

Modificación Motivo del cambio V00.00 78 22/12/2014 Creación del documento V00.101 78 23/12/2014 Revisión del documento

V00.02 95 09/01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica V00.03 95 23/01/2015 Adecuaciones al formato DGCP V00.04 95 23/01/2015 Actualización con el nuevo sistema V01.00 100 29/01/2015 Revisión final del documento

V01.01 107 05/05/2015 Actualización con el sistema de Producción V01.02 105 30/06/2015 Actualización del documento fase 1A V02.00 105 30/06/2015 Revisión del documento Fase 1A V02.02 105 21/10/2015 Actualización Final

V03.00 107 18/11/2015 Actualización documentación F1B1 V04.00 131 16/06/2016 Actualización del documento F1B2 V04.01 131 15/07/2016 Actualización del documento F1B2 V04.01 130 08/08/2016 Actualización del documento F1B2

V04.02 129 21/09/2016 Modificaciones solicitadas por DGCP el 20/09/2016 V04.03 129 17/10/2016 Cambio de nombre a la opción 8.

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DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma Ramy Garcia Bianessa Infante Damaris Martich Ingrid De Jesús Angélica Consuegra Orquidea Almonte Marianelly Aparicio Marianelly Aparicio Fecha 08/08/2016

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INDICE

1 INTRODUCCIÓN ... 6

2 REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO A LA PLATAFORMA ... 7

3 RECOMENDACIONES GENERALES DE USO ... 10

4 BUSQUEDA DE PROCESOS SIN REGISTRARSE ... 11

5 ACCESO Y REGISTRO EN LINEA DE USUARIOS ... 13

6 ÁREA DE TRABAJO ... 24

7 CONFIGURACIONES DEL USUARIO ... 27

8 CONFIGURACIONES DE UNIDAD DE COMPRAS / PROVEEDOR ... 40

9 MENÚ DE BÚSQUEDA ... 53

10 MENÚ MIS PROCESOS ... 59

11 MENÚ BÚSQUEDA GENERAL ... 66

12 HERRAMIENTAS DE TRABAJO ... 67

13 INDICACIÓN DE INTERÉS POR UN PROCEDIMIENTO ... 71

14 ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE ... 73

15 MENSAJES ... 75

16 PASOS DE LA OFERTA EN EL PORTAL TRANSACCIONAL ... 77

17 SUSPENSIÓN DE PROCESOS ... 92

18 NOTIFICACIÓN DEL CONTRATO ... 95

19 OTRAS FUNCIONALIDADES ... 102

17 RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA ... 104

18 SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE DATOS PARA EL PROVEEDOR ... 107

19 TAREAS ADMINISTRATIVAS ... 110

20 INFORMES Y ESTADÍSTICAS ... 115

21 BUSCAR PLANES ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES (PACC) ... 124

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1 INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como objetivo orientar al usuario - proveedor en el uso del nuevo Portal Transaccional Informático para la gestión de las compras y contrataciones del Estado Dominicano.

Una plataforma Electrónica de Contratación Pública es un Portal Transaccional logrado para que las instituciones del estado obtengan la mayor transparencia y eficientización de sus procedimientos y licitaciones, además de ser una solución para disminuir el gasto público y modernizar la gestión de procedimientos. Este Portal Transaccional abarcará el proceso de compras desde la publicación o presentación de pliegos hasta la adjudicación y firma del contrato con el proveedor.

Con este manual el usuario logrará aprender a utilizar el Portal transaccional con la destreza que requiere para su beneficio y valerse de las ventajas que detallamos a continuación:

 Eliminación de barreras geográficas y temporales (24x7).

 Simplificación y agilidad en el acceso a los procedimientos de contratación de la Administración Pública.

 Reducción de costes en las gestiones.

 Mayor rapidez y agilidad en la celebración de los contratos y en sus fases.

 Ampliación de mercados.

 Seguridad y rapidez de las comunicaciones.

 Acceso permanente a toda la información del proceso en las distintas fases.

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2 REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO A LA PLATAFORMA

Compatible con todos los navegadores importantes del mercado como son: Internet Explorer (8 o superior), Firefox, Google Crome, Safari y Opera.

Imagen 1. Compatibilidad de Navegadores

De la misma forma, para obtener un óptimo provecho de la plataforma el usuario también precisa tener instaladas en su computador las siguientes aplicaciones:

 JAVA (Oracle): se requiere para la firma y carga de documentos. Para cargar documentos, esta tecnología sólo es necesaria en Internet Explorer versiones 7, 8 y 9.

Para confirmar la instalación de JAVA Oracle, puede consultarse la siguiente dirección: http://java.com/es/download/installed.jsp, la misma lo redireccionará a la siguiente pantalla donde pulsando el botón de Acepto Continuar, podrá realizar la verificación.

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Imagen 2. Comprobador de Java

Flash Player (Adobe): para confirmar si lo tiene instalado visite: http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html.Esta dirección lo redireccionará a la siguiente pantalla donde pulsando el botón Comprobar ahora podrá verificar si tiene instalada la aplicación.

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 Correo Electrónico : Será preciso que el usuario cuente con un correo electrónico activo que permitirá:

 Realizar el registro de ingreso a la plataforma.  Recibir notificaciones y mensajes de oportunidades.

 Comunicación con las instituciones compradoras y otros proveedores.

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3 RECOMENDACIONES GENERALES DE USO

Para garantizar una obtención de resultados óptimos en la utilización se recomienda:

1. Comenzar a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo. 2. Siempre que sea posible, deberá convertir sus documentos a pdf. El portal

transaccional aceptará archivos de cualquier tamaño aunque no se recomienda que superen los 15 Mb.

3. En todos los archivos, y especialmente los Excel y dwf/dwg, deberá siempre definir el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir.

Si necesita cualquier aclaración sobre el uso, deberá ponerse en contacto con el Servicio de Atención al Usuario.

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4 BUSQUEDA DE PROCESOS SIN REGISTRARSE

Si no está registrado en el portal transaccional podrá visualizar a simple vista los procesos de contratación que se hayan publicado y que sean de acceso público, deberá hacer clic en el menú Buscar procesos de contratación:

Imagen 4. Buscar Licitaciones

A continuación el portal transaccional le mostrará la siguiente pantalla donde deberá hacer clic en la Opción Detalle para poder visualizar los diferentes procesos de contrataciones que estarán disponible en el portal.

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Luego de haber ingresado en Detalle del proceso que seleccionó, el portal transaccional le mostrará tres opciones que podrá realizar:

1. Cerrar

2. Imprimir las informaciones 3. Acceder a la oportunidad

Imagen 6. Pantalla información de proceso

Si seleccionó la opción Acceder a la Oportunidad el portal transaccional le mostrará dos acciones que podrá ejecutar:

A. Ingresar como un usuario ya registrado B. Registrarse por primera vez en el sistema

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5 ACCESO Y REGISTRO EN LINEA DE USUARIOS

El acceso se hará a través de una ventana en la que se ofrecerá tanto la posibilidad de identificarse en el caso de tener un usuario ya creado, como la de solicitar un registro de un nuevo usuario.

En los siguientes apartados se indica cómo realizar estas acciones. Registro de un Nuevo Usuario

Los usuarios que todavía no estén registrados deberán pulsar en la opción Registro que aparecerá en la barra superior de la ventana.

Imagen 8. Registro de Nuevo Usuario

Esto le llevará a un formulario como el presentado en la siguiente imagen en el que le solicitará la información precisa del usuario (deberá tener en cuenta que todos los campos son obligatorios).

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La información solicitada se corresponde con:

 Nombre y Apellido: Identificación completa del usuario  País de la Entidad : Localización geográfica

 Nombre de la Entidad: Escriba el nombre de la entidad que quiere crear.  Correo Electrónico: dirección de correo que se usará en cualquier

comunicación con este usuario.

 Nombre de Usuario: nombre de usuario que se utilizará para su acceso.  Contraseña / Confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la

identidad del usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres y combinar letras y números).

 Pregunta de seguridad: pregunta que elegirá de una lista, la que le permitirá recuperar su contraseña en caso que la olvide.

 Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el usuario a la pregunta de seguridad para confirmar su identidad.

 Teléfono móvil de recuperación de contraseña: número de teléfono que se usará para los procesos de confirmación de la identidad del usuario.  Zona Horaria: Le permitirá ajustar el huso horario.

Después de completar todos los campos requeridos para el registro de usuario deberá pulsar el botón continuar.

El Portal Transaccional mostrará al nuevo usuario una ventana que le indicará que recibirá en la cuenta de correo que registro en el paso Registro usuario un e-Mail para que confirme su solicitud:

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El correo remitido tendrá una estructura y contenidos similares a la de la imagen mostrada a continuación:

Imagen 11. Activación de su registro en DGCP.

Para activar el registro será preciso pulsar en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e indicar los datos de autenticación de usuario y contraseña que fueron suministrados en el paso anterior.

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Deberá acceder con el usuario y contraseña definido, el portal transaccional le presentará la siguiente pantalla, donde podrá validar sus datos y cambiar la contraseña.

Imagen 13. Primera Sesión de Usuario.

Una vez completados los datos hará clic en el botón Guardar y continuar.

El portal transaccional muestra una pantalla donde deberá confirmar que quiere asociarse a una empresa existente o crear la compañía.

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Imagen 14. Solicitar acceso a una Unidad.

Solicitar acceso a un Proveedor ya registrado (Solicitar Membresía)

En este paso el usuario proveedor deberá confirmar si la empresa a la que desea solicitar membresía esta creada en el portal transaccional.

Para esto deberá buscar el nombre dicha empresa con la misma razón social que está registrada en el portal transaccional y luego hacer clic en “Seleccionar”.

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La plataforma confirmar el registro éxitoso, deberá hacer clic en la opción “Enviar”.

Una vez aprobada su solicitud de membresia, el usuario recibirá un aviso de aprobacion via correo electronico.

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Opción Registrarse como nuevo proveedor (Crear compañía)

El usuario deberá seleccionar la opción “Registrarse como nuevo proveedor” y hacer clic en el botón continuar.

Imagen 17. Crear Compañía

A continuación le aparecerá la siguiente pantalla en donde deberá completar las informaciones siguientes: Origen de la ciudad Tipo legal Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Tipo de documento RNC

Posee acuerdo de pago con la DGII (en caso de ser afirmativo deberá adjuntar el documento de acuerdo de pago y colocar la fecha de expiración).

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Pulsar el botón Registrar Nueva Compañía:

Imagen 19. Registrar nueva compañía

Una vez pulsado el botón de Registrar Nueva Compañía, el sistema le redireccionará a la siguiente pantalla, el usuario completará las informaciones que se le solicita relacionadas con la empresa que está registrando, tales como:

-Genero: Masculino, Femenino

-Proveedor: Bienes, Servicios, Consultorías, Obras, -Ocupación -Tipo de Colegiatura -Número de Colegiatura -Adjunto de Colegiatura -Fecha de Vencimiento -Especificar si es Mipymes o No

-Especificar si es Producción Nacional

-Número de Registro de Calificación Industrial -Descripción de registro de Calificación Industrial -Adjuntar Declaración Jurada

-Especificar Si posee o No Registro Mercantil -Número de Registro Mercantil

-Adjuntar Registro Mercantil

-Fecha de expiración de Registro Mercantil -Agregar Actividad Comercial: Código UNSPSC -Agregar No. De Cuenta

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Luego de completar estas informaciones deberá aceptar los términos y condiciones y pulsar el botón Guardar.

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Esta solicitud de creación de compañía llega a la Dirección General de Contrataciones Públicas y el usuario proveedor podrá darle seguimiento a través del Número asignado que le muestra el sistema a través de siguiente pantalla:

Imagen 21. Confirmación de Registro

El sistema le redireccionará a la imagen siguiente, en donde podrá ver el estatus del ticket de solicitud de aprobación.

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Una vez el Órgano Rector (DGCP), verifique la solicitud realizada por el proveedor, validará los datos suministrados y rechazará o aceptará la solicitud.

Si el Órgano Rector (DGCP) aprueba la solicitud, le llegará al correo registrado por el usuario la información de aprobación, en caso de ser rechazado deberá comunicarse con La Dirección General de Contrataciones Públicas.

Deberá acceder a través del enlace que detallamos en la siguiente imagen:

Para ingresar será preciso pulsar en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e indicar los datos de autenticación de usuario y contraseña, donde accedera al área de trabajo del portal transaccional.

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6 ÁREA DE TRABAJO

La pantalla de acceso aparece cuando un usuario registrado entra al Portal Transaccional, y es desde donde accede a las funcionalidades. La pantalla de acceso tiene cinco áreas:

1. Identificación del usuario, funcionalidades de configuración y salida del Portal Transaccional.

2. Barra de inicio 3. Accesos rápidos 4. Atajos

5. Escritorio.

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Para facilitar su uso se ha estructurado en las siguientes secciones:

Imagen 32. Área de Trabajo

a) Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al Área de Trabajo.

b) Contadores de mensajes y tareas: haciendo clic en estos botones es posible conocer rápidamente el número de mensajes y tareas no leídos, sin tener que abandonar el Área de Trabajo.

c) Identificación: este cuadro informa acerca de la hora local, nombre de la entidad en la que está trabajando; además, pulsando sobre la foto de perfil se despliega un menú donde encontrará configuraciones de usuario, el nombre del usuario, las Configuraciones de la unidad de compras/proveedor, Reportar un error, Acceder a la ayuda y la opción Salir,que permite cerrar la sesión del usuario.

d) Menú inicio: menú en el que se encuentran disponibles diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro de la plataforma. Siempre y cuando tenga los permisos requeridos.

e) Oportunidades recientes: Área que permite acceder rápidamente a las últimas oportunidades de las que se ha mostrado interesado.

f) Bloques de Área de Trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior, izquierdo y derecho) que permitirá el acceso a diferentes funcionalidades de la plataforma.

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3 g) Bloque superior:

Imagen 33. Bloque superior

Área con seis categorías que permitirá al usuario tener una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en la plataforma, tales como: Oportunidades con Interés, En Edición, Adjudicación Pendientes, Invitaciones Directas, Nuevos Informes y Observaciones al Proceso / Errores y Omisiones. Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información que muestran.

 Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes aplicaciones en función de la personalización del Área de Trabajo de cada usuario.

1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario. 2. SUGERENCIA DEL DÍA: alertas de la plataforma.

3. MENSAJES: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de cuales han sido leídos.

4. OPORTUNIDADES DE NEGOCIO: lista de las últimas oportunidades en proceso.

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7 CONFIGURACIONES DEL USUARIO

Es el área que le permitirá hacer las configuraciones relacionadas del usuario de la empresa asociada. Para acceder a esta área, deberá hacer clic encima del recuadro de la foto del perfil que se encuentra en la parte superior derecha del área de trabajo y luego pulsar “Configuraciones del usuario”

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Se abrirá una nueva pantalla con las diferentes opciones de configuraciones disponibles de acuerdo con su perfil.

Imagen 35. Información del Usuario

SERÁN PRESENTADOS LOS SIGUIENTES BLOQUES:

7. 1 Mis datos de usuario

Al hacer clic en “Mis datos de usuario”, el usuario accede al formulario de registro en el Portal Transaccional, en el cual puede actualizar periódicamente los datos y contactos del usuario, definir el idioma con el que se quiere usar el portal transaccional y cargar una imagen del perfil. También es posible modificar la pregunta y respuesta de seguridad que son utilizadas para la recuperación de contraseña.

Para modificar sus datos el usuario debe hacer clic en “Editar”, a la izquierda del formulario y una vez actualice los datos debe hacer clic en “Guardar y volver”.

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Anexar imagen de perfil

Esta opción le permitirá agregar una foto al perfil de usuario, a través de los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el menú configuración de usuario que se encuentra en la parte superior derecha.

Imagen 37. Entrada a Configuraciones del usuario

2. Pulsar el Botón Editar.

Imagen 38. Pantalla Botón Editar

3. Una vez en el formulario, Pulsar el botón Cambiar foto . 4. Le aparecerá una pantalla en la que deberá hacer clic en el botón

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Imagen 39. Pantalla Añadir foto

5. Le abrirá la pantalla de Anexar documento, deberá pulsar la opción “Buscar Documento”, será re-direccionado a su ordenador donde podrá elegir la imagen que necesite.

Imagen 41. Pantalla Anexar documento

6. Una vez elegido el archivo o imagen pulsar el botón Anexar

Imagen 40. Pantalla Anexar documento

7. El Portal Transaccional le indicara que el documento ya está anexo y podrá cerrar la ventana.

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8. A contracción pulsar el botón Guardar.

Imagen 42. Añadir imagen

Finalmente pulsar el botón Guardar y volver para aceptar los cambios .

7.2 Noticias DGCP

En esta sección el usuario puede consultar las ventanas de mantenimiento del Portal transaccional, sus actualizaciones, mejoras, o novedades El usuario debe hacer clic en “Noticias DGCP”.

Imagen 43. Buscar noticias DGCP

El usuario puede consultar todas las noticias haciendo clic en “Todas” o las noticias recientes haciendo clic en “Recientes” o buscar una noticia especifica en “Buscar noticias DGCP”. El usuario debe hacer clic en “Detalle” a la derecha del título de cada noticia para leer los contenidos de una noticia.

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7.3 Mis Registros

En Mis registros el usuario tendrá la opción de visualizar las distintas entidades a la que está asociado como un único usuario Proveedor y el estado en la que se encuentran sus solicitudes de asociación (aceptadas, pendientes, rechazadas). El administrador de cada entidad será el responsable de autorizar los accesos a la misma. Para solicitar acceso a otra entidad deberá seguir los siguientes pasos:

A- Deberá hacer clic en el menú Configuraciones del usuario que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y a seguidas pulsar la opción Mis registros que se encuentra en el menú izquierdo.

Imagen 44. Acceso a Mis registros

B- A continuación hacer clic en el botón Nuevo registro.

Imagen 45. Nuevo registro

El portal transaccional presentará la siguiente pantalla donde deberá pulsar el botón Buscar para que muestre las diferentes entidades existentes, procederá a buscar por el nombre o por el RNC de la entidad a la que desea solicitar acceso.

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Imagen 46. Buscar entidad

C- Una vez encuentre la entidad buscada, deberá pulsar la opción Solicitar.

Imagen 47. Solicitar acceso a otra entidad

Podrá verificar desde la pantalla principal del menú Mis registros el estado de la solicitud realizada.

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7.4 Personalizar escritorio:

En esta opción se podrá definir la organización de los elementos del área de trabajo del portal transaccional, tales como:

 Menú (Definición del Menú Inicio)

 Zonas de Acceso Directo (Áreas Rápidas)  Enlaces Rápidos (Ir a)

 Escritorio

 Usuarios (Asignar a Dependencias)  Asignar a Usuarios

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7.5 Accesos del Usuario

.

En esta opción podrá consultar y modificar nombres de usuarios, sus contraseñas y sus accesos; asignar usuarios delegados.

Esta opción permite a los usuarios tener dos opciones: Accesos e Histórico de Accesos donde se podrá asignar y tener un historial de los acceso asignados a otros usuarios.

Imagen 49. Acceso al usuario.

- ACCESOS DEL USUARIO

En la sección de “Accesos” será posible realizar las siguientes acciones:

 CONSULTAR Y MODIFICAR NOMBRES DE USUARIO Y CONTRASEÑA.

Para consultar y modificar su nombre de usuario y contraseña deberá hacer clic en “Editar”

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A continuación le presentara una pantalla donde podrá modificar el usuario actual y la contraseña, a seguidas pulsar el botón “Guardar acceso”.

Imagen 51. Editar nombre de usuario y contraseña

A su vez en esta opcion podrá designar un usuario delegado que ejerza sus funciones tanto por un periodo de tiempo especifico como de manera permanente. Para crear usuarios delegados es necesario hacer clic en “Agregar”.

Imagen 52. Crear usuario delegado

A continuación, el portal transaccional le presentara una pantalla donde deberá:

A- Escribir el nombre y la contraseña del usuario delegado.

B- Definir el tiempo de duración que tendrá el mismo, si elige “permanente” el usuario delegado tendrá acceso indefinidamente, si elige “definir la duración” le presentara dos cuadros para la asignación de fechas de inicio y finalización. C- Una vez completada esta información, deberá hacer clic en el botón “Crear

Acceso”.

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 BORRAR USUARIOS DELEGADOS.

También es posible borrar usuarios delegados seleccionando la casilla correspondiente al usuario delegado que se desea borrar y haciendo clic en “Borrar”.

Imagen 53. Borrar usuario delegado

HISTÓRICO DE ACCESOS

Esta sección permite consultar la historia de accesos al Portal transaccional del usuario principal y de los usuarios delegados. El usuario puede visualizar la fecha y hora de sus últimos accesos y los de todos sus usuarios delegados.

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7.6 Términos y Condiciones de Uso

Donde podrá consultar las condiciones de uso del Portal Transaccional, los términos legales y su adecuación a la normativa Dominicana, en materia de protección de datos de carácter personal así como otros avisos, como la condiciones de cancelación de un procedimiento, de emisión de certificados, etc.

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8 CONFIGURACIONES DE UNIDAD DE COMPRAS /

PROVEEDOR

Es el área que le permitirá hacer las configuraciones de la entidad asociada. Para acceder a esta área, deberá hacer clic en “Configuraciones Unidad de Compras / Proveedor” en el menú de inicio.

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A continuación le presentará las diferentes opciones del menú configuración de la entidad:

8.1 Datos de la Unidad de Compra / Proveedor:

Comprenderá las informaciones generales de la entidad tales como: Nombre, Dirección, Contacto Principal, Correo, Información financiera.

Imagen 58. Datos de la Unidad

8.2 Áreas de interés:

Las áreas de interés son los bienes o servicios que ofrece el Proveedor, los cuales deben expresarse utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios asignado por la DGCP. A través de esta opción el proveedor recibirá alertas siempre que se publique un procedimiento para alguna de las categorías UNSPSC a la cual está asociado.

Además, permite diferenciar los procedimientos de su interés de lo demás, puesto que se quedan organizados en la opción oportunidades.

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Imagen 59. Buscar por Interés.

De cara a la administración de las áreas de interés en ver encontramos los siguientes opciones: Últimas Modificaciones, Todos, Activos y no Activos que permite filtrar de manera rápida el estado de los bienes y servicios.

Imagen 60. Opciones Ver

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Herramientas: a través de esta opción al hacer clic se podrá hacer lo siguiente: O Exportar las diferentes plantillas de Excel de áreas de interés. O Importar plantillas en Excel desde su ordenador hasta el sistema.

8.3 Configuración Unidad de Compras / Proveedor:

Área donde se permitirá a los usuarios de la unidad; la configuración del escritorio.

Esta opción permite cambios según el requerimiento del administrador de la unidad proveedor.

Imagen 62. Configuración Unidad de Compras.

8.4 Administración de Usuarios

Área donde permitirá crear nuevos usuarios, aceptar o rechazar las solicitudes realizadas a la empresa por otros usuarios que desean acceder. Para ello deberá ir a la imagen de perfil colocada en la parte superior derecha y pulsa el menú Configuración de Unidad de Compras / Proveedor y en los bloques que se presentan en el lado izquierdo elegir Administración de usuarios.

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Imagen 63. Administración de Usuarios

Crear usuarios

Hacer clic en el botón y completar los datos solicitados.

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Imagen 65. Formulario crear usuario

Una vez completado los pasos solicitados deberá hacerle clic al botón .

Imagen 66. Formulario crear usuario

Deberá pasar al nuevo usuario los datos para que acceda al portal transaccional, el mismo procederá a realizar su primer acceso y cambiar su contraseña.

 ACEPTAR

Para aceptar solicitudes de acceso de usuarios, se pulsará en la opción deseada, que le llevará a una página en la que aparece el listado de solicitudes. De ellas se seleccionará el usuario a aceptar y, por último, hará clic en el botón Aceptar usuarios.

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Es importante destacar que la aceptación se puede realizar tanto de forma individual como para grupos de usuarios.

Imagen 67. Aceptar solicitudes de acceso

Imagen 68. Aceptar solicitudes de acceso

Tras esto, los diferentes usuarios formarán parte de la entidad y estarán disponibles para poder ser asociados a los equipos de trabajo de la misma.

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3  RECHAZAR.

Para rechazar una solicitud de un usuario el proceso es similar a la de la aceptación, pero procederá a entrar en la opción Rechazar usuarios.

Imagen 69. Rechazar usuarios

 CANCELAR.

Para cancelar el acceso de un usuario, se pulsará la opción Cancelar usuarios. En la ventana que se muestra a continuación aparece un listado de los usuarios con acceso a la entidad. De ellas se seleccionará el o los que se desea cancelar, y por último se pulsará el botón Cancelar usuarios.

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 REVETIR RECHAZO DE USUARIOS.

Para revertir rechazo de usuarios, se muestra a continuación un listado, de ellas se seleccionará el o los que se desea revertir, y por último se pulsará el botón revertir rechazo de usuarios.

Imagen 71. Revertir rechazo de usuarios

8.5 Perfiles de Usuarios.

En esta área se podrá crear perfiles a usuarios concretos o a todos los usuarios asignados a una dependencia, grupo de usuarios o unidad de contratación. Estos perfiles servirán para definir qué tipo de actividades puede realizar el usuario en nombre de la Entidad Contratante.

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Imagen 72. Perfil de Usuario

8.6 Dependencias.

En esta área la unidad del proveedor podrá solicitar acceso a otras unidades de compras, buscar y Comprenderá las instituciones que está asociada o solicita acceso la unidad de compras.

Imagen 73. Dependencia

El administrador podrá actualizar los datos de la dependencia donde pertenece, dando clic en detalles, se desplegará la siguiente ventana con la opción de administración de dependencias donde realizará los cambios.

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8.7 Bibliotecas de documentos.

En esta opción podrá almacenar la documentación o certificaciones generales de la unidad del proveedor para la presentación de ofertas dentro del Portal transaccional de compras.

Imagen 75. Biblioteca de Documentos

Esta opción permite anexar documentos, importar archivos, borrar y descargar documentos.

8.8 Suscripción de Alertas.

El usuario puede gestionar las condiciones en que recibe las alertas de correo electrónico que envía el portal transaccional. Para acceder a esta funcionalidad debe entrar en la sección “Configuración de Entidad Contratante / Proveedor” y hacer clic en “Suscripción a alertas”.

• Permite dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios dentro del portal transaccional.

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Imagen 76. Suscripción de Alertas.

8.9 Grupos de Usuarios

En esta opción el usuario podrá crear conjuntos de usuarios dentro de la unidad del proveedor dentro del portal transaccional. Donde tendrá como opción; crear, activar, borrar, cancelar

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9 MENÚ DE BÚSQUEDA

En esta área, se ofrecerá acceso a la búsqueda de Oportunidades y de Procedimientos de acceso público.

Imagen 78. Oportunidades de negocio

9.1 Oportunidades de Negocio

Las oportunidades de negocio corresponden a los procesos de compras a los cuales el Proveedor ha sido invitado por la Entidad Contratante; el Proceso corresponde a productos o servicios relacionados con un código UNSPC establecido por el Proveedor como de su interés; o el Proveedor se ha suscrito a ellas.

En esta opción accederá a los procedimientos públicos de licitación que se han cargado y cuya naturaleza de compra se corresponden con las categorías asociadas al perfil de negocio de la empresa.

Al acceder a la sección se muestra un listado de los procedimientos que cumplen las condiciones indicadas antes. Junto a cada oportunidad aparecerá un enlace denominado Detalle que lleva a la página de consulta de expediente (descrita más adelante).

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Imagen 79. Búsqueda de oportunidades

Búsqueda avanzada

Para facilitar la consulta se contará con una opción de búsqueda por palabra clave, y será posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades:  Recibidas  Con Interés  En Respuestas  Respondidas  Seleccionadas  Perdidas  Expiradas/Canceladas  Favoritas

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Imagen 80. Búsqueda avanzada de oportunidades

Recibidas: oportunidades recibidas por el usuario proveedor. Con Interés: lista de oportunidades las cuales mostró interés.

En Respuesta: oportunidades a la espera de respuestas en el sistema. Respondidas: lista de oportunidades respondidas.

Seleccionadas: oportunidades seleccionadas en el sistema. Perdidas: oportunidades perdidas en el sistema.

Expiradas/ canceladas: lista de oportunidades expiradas y canceladas. Favoritas: lista de oportunidades seleccionadas como favoritas.

Acciones

Para rechazar o cancelar una oportunidad deberá hacer clic en el enlace Acciones

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Imagen 81. Acciones de Búsqueda.

El Portal transaccional mostrará una ventana con una estructura y contenidos similares a los de la página de acceso.

Imagen 82. Búsqueda de oportunidades

Para rechazar o cancelar una o más oportunidades se debe activar el checo-box

correspondiente a cada una de ellas y pulsar el botón Cancelar o Desactivar suscripción.

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9.2 Buscar procesos

En esta opción el usuario encontrará todos los procedimientos publicados, independientemente de su categoría de negocio. Además se mostrarán aquellos a los cuales fue invitado manualmente por la entidad contratante.

A fin de facilitar la consulta de la información, esta sección contará con una opción de búsqueda por palabra clave (simple y avanzada), y ofrecerá la posibilidad de filtrar los elementos mostrados atendiendo a si se han modificado recientemente o se han establecido como favoritos.

Imagen 83. Búsqueda de todos los procesos

Junto a cada elemento del listado hay un enlace Detalle que lleva a la ficha detallada del procedimiento (descrita más adelante).

9.3 Plan anual de Compras y Contrataciones

El Plan Anual de Compras y Contrataciones permitirá que la Unidad Contratante aumente la probabilidad de mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos que se van a adelantar durante el año fiscal.

Esta sección permite a los usuarios consultar los planes anuales de adquisiciones publicados en el Portal Transaccional.

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Imagen 84. Buscar por Plan Anual de Adquisiciones.

Los usuarios que tengan interés podrán localizar la programación de la compra en el Plan Anual de Adquisiciones, de cualquier unidad de compra. La búsqueda puede ser filtrada por diferentes criterios (año, concepto, monto, nombre de la entidad). Para mayor comodidad el usuario podrá exportar estas búsquedas y guardarlas en su ordenador en formato Excel.

Además, el sistema ofrece la posibilidad de:

Descargar el Plan Anual de Adquisiciones. Para ello el usuario debe hacer clic en “Descargar”, con lo que el Portal Transaccional generará un archivo ZIP en el que están incluidos dos archivos Excel que corresponden a las planificaciones de necesidades y de adquisiciones de la Entidad Contratante.

(59)

10 MENÚ MIS PROCESOS

Sección en la que se podrá consultar todas las ofertas y/o adjudicaciones que las entidades presentaron (Mis ofertas) y/o ganó (Mis contratos).

Imagen 86. Mis procesos

10.1 Mis ofertas

En este apartado se presentarán las ofertas de la empresa, tanto las que están en edición como las ya presentadas. Si todavía está abierto el periodo de presentación de ofertas es posible crear una propuesta nueva. Para ello el usuario debe hacer clic en “Crear”. Esto aplica si la oferta no está limitada a Mi Pymes.

Mientras el usuario no ha presentado ninguna oferta el PORTAL TRASANCCIONAL muestra un botón “Crear oferta”.

1. ACCESO AL LISTADO DE MIS OFERTAS

Al entrar en este apartado se muestra un listado con todas las ofertas de la empresa. Junto a cada elemento del listado se ofrecen dos enlaces:

 Detalle: lleva a una ficha con la información de las características de la oferta presentada.

(60)

Imagen 87. Mis Ofertas

2. FILTRADO DE LOS ELEMENTOS MOSTRADOS

Para facilitar la consulta se cuenta con una opción de búsqueda por palabra clave, y es posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades:

 Últimas modificaciones.  Todas

 En edición.

 Esperando aprobación.  Pendiente por presentar.  Rechazada.  Aceptada.  Presentada.  Revisada.  Canceladas.  Elaborada.  Enviada.  Retirada.

(61)

Imagen 88. Opciones de mis ofertas

3. CANCELACIÓN DE OFERTAS

Para cancelar una oferta será preciso pulsar en el enlace Cancelar que aparece en el apartado Opciones en la parte inferior izquierda de la pantalla de mis ofertas.

Imagen 89. Cancelación de ofertas

Se accederá a un listado de todas las ofertas que por el estado en que están pueden ser canceladas.

(62)

Imagen 90. Cancelación de ofertas

En el listado que se muestra se deberán elegir la o las ofertas a cancelar (para lo que es preciso activar el check-box que aparece junto a cada una de ellas) y pulsar el botón Cancelar.

4. OFERTAS EN LOS PROCESOS DE SORTEOS DE OBRAS.

Las ofertas presentadas en el proceso de sorteos de obras llegarán abiertas en el Portal Transaccional. Lo que permitirá a la unidad contratante consultar de forma inmediata.

10.2 Mis contratos

Apartado en el que se tendrá acceso a las adjudicaciones recibidas por la entidad y consultar su detalle.

Imagen 91. Mis contratos

Acceso al listado de Mis Contratos

Al entrar en este apartado se mostrará un listado con todas las adjudicaciones de la empresa.

(63)

Imagen 92. Listado contratos.

Cada elemento de la lista tiene dos enlaces:

 Entidad contratante: si se selecciona lleva a la ficha de la organización en el directorio de entidades.

 Detalle: lleva a la ficha del contrato generado automáticamente. En ella es posible aceptar o rechazar las condiciones contractuales y enviar documentos.

1.

FILTRADO

DE

LOS

ELEMENTOS

MOSTRADOS

(MENU

SELECCIONE).

Para facilitar la consulta se cuenta con una opción de búsqueda por palabra clave, y será posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades:

 En aprobación.  Rechazada.

 Esperando pago (no disponible).  En aprobación

 Firmado y publicado por la Unidad de compras.  Firmado y enviado a la Unidad de compras.  Suspendidos.

 Cancelados.

 Proveedores seleccionados.

(64)

Imagen 93. Filtro de contratos

2. OPCIONES

Desde esta sección que se encuentra en la parte inferior del lado izquierdo, en la pantalla de administración de contratos, también será posible realizar otras acciones relacionadas con los contratos asociados a la entidad. Concretamente es posible:

 Aprobar los contratos.

 Rechazar los contratos.(No disponible)  Suspender los contratos.(No disponible)  Reactivar los contratos.(No disponible)  Cancelar los contratos.

 Marcar como pagados.(No disponible)

Para ello deberá pulsarse el correspondiente enlace en la sección Opciones. Esto llevará a una página en la que se mostrarán los contratos para lo que esa acción es posible. Se deberá seleccionar el o los check-box para los que se desea ejecutar la acción, y pulsar el botón de confirmación de dicha acción.

(65)

(66)

11 MENÚ BÚSQUEDA GENERAL

En este menú se unificarán las opciones de Búsqueda y Mis Procesos, además se ofrecerá acceso al Directorio de empresas y al Plan Anual de Adquisiciones.

Imagen 95. Menú de búsqueda

Al seleccionar la opción Menú y luego Menú de Búsqueda se accederá a una página con las distintas opciones:

A. BÚSQUEDA

Estas opciones fueron descritas dentro de la sección Menú búsqueda. B. MIS PROCESOS

Estas opciones fueron descritas dentro de la sección Menú Mis Procesos. C. SOLICITUDES DE RPE

El proveedor podrá crear solicitudes de inscripción, solicitar membresía, actualizar datos y verificar el estado de sus solicitudes.

(67)

12 HERRAMIENTAS DE TRABAJO

A través de esta opción podrá acceder a otras herramientas de trabajo del portal transaccional, tales como: Mensajes y Constancias del DGCP.

Imagen 96. Otras herramientas de trabajo

12.1 Mensajes

Mediante esta opción podrá visualizar los mensajes, nuevos, leídos, enviados y borrador.

(68)

De igual forma a través de Opciones podrá eliminar borrador, que hará referencia a los mensajes guardados como borrador en el portal transaccional.

Imagen 98. Opciones

Desde la opción Filtrar mensajes el portal transaccional le permitirá filtrar todos los mensajes, los nuevos, los borradores, los leídos, enviados y los favoritos.

12.2 Tareas

Esta área permitirá administrar las asignaciones que se le indicarán a un usuario indicándole una acción específica en el portal transaccional la cual le permite al administrador de la unidad; Crea, Borrar, Cerrar, Cancelar.

(69)

12.3 Alertas

En esta opción se podrá visualizar las notificaciones electrónicas que el usuario recibirá en las diferentes etapas de los procesos. Esta indicación se generará en el portal transaccional automáticamente.

Imagen 100. Alertas

12.4 Constancias del proceso

En esta área podrá hacer seguimiento de los intercambios de mensajes y comunicaciones entre las entidades contratantes y su empresa.

En "Constancias del Proceso" aparece la lista de las últimas constancias automáticas recibidas por el Proveedor ("Recientes") y haciendo clic en "Todos" el usuario ve todas las constancias de su actividad en el sistema.

(70)

Al entrar en la sección se muestra un listado de los recibos asociados a la entidad. De cada uno de ellos se indica:

 La referencia del recibo.

 El tipo de comunicación o documento, que puede ser:

Además, cada elemento del listado tiene un enlace Detalle que lleva a una ficha pormenorizada de los datos y que puede ser descargada en formato PDF.

(71)

13 INDICACIÓN DE INTERÉS POR UN PROCEDIMIENTO

El Portal Transaccional también ofrece varias funcionalidades en la ficha de la oportunidad. Estas funcionalidades varían dependiendo de si el usuario está o no suscrito al Proceso y según la fase en la que el proceso se encuentre. Para tener acceso a toda la información de un procedimiento, y poder realizar tareas sobre el mismo, se deberá pulsar el botón Oportunidades Recientes, Todos o Favoritos.

1- ) Elegir el procedimiento que interesa participar dando clic en Detalles.

Imagen 102. Indicación de Interés.

2- ) Indicar interés a un procedimiento.

• Suscripción / desactivar suscripción.

En el caso de las oportunidades a las que el Proveedor ha sido invitado específicamente o que corresponden a un código UNSPSC de interés, el usuario debe suscribirse a ella para poder elaborar una propuesta en el Portal transaccional. Para ello debe hacer clic “Suscribirme”.

(72)

El Portal transaccional genera una casilla en la que podrá agregar algún comentario que quiera que el comprador visualice, a continuación pulsan el botón confirmar.

Imagen 104. Muestra de interés en un proceso

Una vez confirmado el interés en el proceso se crea el expediente de la oportunidad. En él están organizados todos los ítems relacionados con una oportunidad o procedimiento (fechas, nombre del expediente, nombre de la entidad contratante, Fase actual del proceso, mensajes, ofertas, recibos, documentos, entre otros).

IMPORTANTE: Para poder acceder a otras funcionalidades del procedimiento, descargar documentación adicional y poder enviar una oferta, es obligatorio confirmar interés en el procedimiento.

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14 ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE

.

A) Proceso: encontrará el nombre del proceso y la referencia del mismo, así como el tipo de proceso al que está ofertando.

B) Fases: el Portal Transaccional le muestra la fase en la que se encuentra el proceso, este widget también lo verá el comprador, a su vez podrá cambiar el estado de interesado ha desinteresado.

C) Presentación de oferta: podrá visualizar la información de la unidad de contratación y el código UNSPSC, a su vez tendrá acceso al resumen del proceso y documentación pulsando el widget ver detalle.

D) Reloj: Reloj cronometro que le permite visualizar el tiempo restante para presentar ofertas.

(74)

F) Zona horaria: Información horario, fecha de presentación y apertura de la oferta.

G) Línea de tiempo: es una representación gráfica de las diferentes actividades del proceso, por ejemplo fecha de publicación del pliego de condiciones, plazo para presentar observaciones.

H) Mensajes: esta herramienta permite crear y enviar mensajes a la entidad contratante relacionados con el proceso en el momento que considera necesario.

I) Observaciones a los documentos del proceso: esta opción solo es habilitada en la fase de observación de un proceso, permite enviar aclaraciones sobre el mismo.

J) Mis ofertas: Lista donde muestra las ofertas realizadas.

K) Lista de proveedores: habilita esta sección cuando la entidad Contante pública la lista de proveedores admitidos a participar en el proceso, en esta opción podrá descargar las ofertas y documentos de otros proveedores siempre y cuando no sean confidenciales.

L) Observaciones: esta sección muestra las últimas observaciones enviadas por los proveedores al informe preliminar de selección y las respuestas recibidas.

M) Notificaciones: esta sección muestra las últimas observaciones enviadas por los proveedores al informe preliminar de selección y las respuestas recibidas.

N) Documentos oferta: presenta la lista de los documentos que el proveedor ha incluido en la oferta presentada en el proceso, el usuario podrá consultar, editar y descargar los documentos.

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15 MENSAJES

En este módulo se puede acceder a los mensajes recibidos por el usuario. Asimismo, desde aquí podrá generar mensajes a la entidad convocante.

Imagen 105. Mensajes

Las funcionalidades ofrecidas incluyen:

 Muestra una lista de los mensajes recibidos y la fecha y hora de su recepción.

 Pulsando en el botón Nuevo se accede a un formulario con el que escribir mensajes a la entidad convocante.

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3 En él se indica:

 La entidad remitente (no es editable).

 El nombre de quién envía el mensaje (no es editable).

 El destinatario (no es editable y tiene un enlace a la ficha de dicha entidad).  Referencia del mensaje (campo obligatorio).

 Tipo de mensaje (no es editable).  Asunto del mensaje (campo obligatorio).

 Posibilidad de anexar documentos desde el ordenador del remitente o desde los asociados a la entidad.

 Un desplegable en el que seleccionar una plantilla para el mensaje (si se han definido).

 Un editor de texto rico con el que se redacta el cuerpo del mensaje.

Además, mediante tres botones que aparecen en la parte superior e inferior del formulario, el mensaje puede:

 Guardarse como borrador.  Enviarse al destinatario.

(77)

16 PASOS DE LA OFERTA EN EL PORTAL TRANSACCIONAL

16.1 Elaboración de la oferta

La creación de una oferta requiere que previamente el usuario identifique el Proceso en el que quiere participar y se suscriba o interese en el mismo (Ver sección 14 Indicación de interés por un procedimiento).

Una vez haya mostrado interés en el procedimiento deberá ir al área de trabajo del mismo, donde tendrá disponible los widget de mensajes y observaciones el procedimiento, podrá crear mensajes (ver sección 14.2) u observaciones del procedimiento siempre y cuando esté abierta la fase de observaciones.

Imagen 108. Observaciones al proceso

Cerrada la fase de observaciones del lado de la entidad contratante, en el área de trabajo del expediente el portal transaccional habilitará el botón .Deberá hacer clic en el mismo tomando en cuenta el tiempo restante para que termine la fase de presentación de ofertas el cual se muestra en la parte superior derecha del área de trabajo del expediente.

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Se accede así a un formulario con tres pasos a través del que se procede a la creación de una oferta. En el caso de que se trate de un procedimiento con lotes los pasos serían cuatro:

Imagen 109. Bloque crear ofertas

1. Información General sólo será preciso ponerle un nombre a la oferta en el campo Titulo de la oferta.

Imagen 110. Bloque información general

Si se han definido Lotes para el procedimiento, surgirá un nuevo paso, donde deberá indicar a cuáles de ellos se presentará una oferta.

Esto configurará el siguiente paso Formulario de respuesta de forma que sólo serán presentados los artículos correspondientes a los lotes seleccionados.

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2.| Cuestionario surgirán las preguntas creadas por la entidad pública.

En caso de que el procedimiento tenga sobre se deberá pulsar en cada sobre. En esta página es donde se realiza la importación a una hoja de Excel con los precios, si fuera el caso.

IMPORTANTE: En el Formulario de respuesta encontrará la lista de precios donde tendrá que poner los precios de su oferta.

Para ver todas las preguntas se debe pulsar en el símbolo +. Para responder se pueden rellenar referencias, precios, texto, seleccionar opciones o definir fechas (según lo que corresponda).

Imagen 112. Bloque Cuestionario

Una vez desplegada la lista de precios, deberá completar los campos de carácter obligatorio.

 En el campo Precio unitario se debe indicar el precio unitario sin impuestos del artículo o servicio solicitado.

 En el campo % descuento se debe indicar el descuento otorgado al artículo en caso que aplique.

 En el campo Monto Gravado se debe indicar el descuento otorgado al artículo en caso que aplique.

 En el campo % de Itbis se debe indicar eldescuento otorgado al artículo en caso que aplique.

 En el campo % Impuesto se debe indicar el impuesto que se le calcula al bien o servicio.

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Imagen 113. Bloque Cuestionario/Lista de precios

Luego de completada la lista de precios deberá responder algunas preguntas que el comprador podrá realizarle

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-M an ua l pa ra Proveed o res del E st ad o F01B 2 -E 4 G C v04 .0 3 (a) Sobres

Para los procedimientos de Comparación de Precios, Licitación Nacional, Licitación Internacional las ofertas estarán presentadas en sobres.

El Portal Transaccional muestra los requisitos de los sobres solicitados en el Proceso. El usuario debe seleccionar los sobres uno por uno para diligenciar las preguntas, documentos y la lista de precios que contiene cada uno de ellos. En la sección Sobres el Proveedor puede ver:

1. La identificación del sobre.

2. El número de preguntas del sobre, cuáles han sido contestadas (“Listo para enviar”) y cuáles están pendientes (“Incompleto”).

3. Si el Proceso tiene lotes, los requisitos de cada uno de ellos y su estado. 4. Un botón “Editar” en el que el usuario debe hacer clic para diligenciar las preguntas, documentos y lista de precios correspondientes al sobre.

(82)

3. Documentos.

Haciendo clic en “Editar” el usuario accede al cuestionario creado por la Unidad de Compra para cada uno de los sobres. El usuario puede exportar e importar en formato Excel la lista de precios del cuestionario para facilitar la tarea de diligenciamiento.

Después de rellenar todas los pasos, deberá pulsar la opción validar y actualizar para guardar los datos, a continuación pasar al paso 3 Documentos.

Sedebe adjuntar la documentación requerida por la entidad pública así como otra que considere de interés y necesaria para la oferta.

Imagen 116. Bloque documentos

 Si la entidad pública ha creado en el formulario de respuesta preguntas de anexos, estarán disponibles automáticamente en la sección Anexos solicitados que se encuentra en el paso 3 Documentos. En cada pregunta se deberá adjuntar la documentación solicitada:

 Si el usuario desea agregar otros documentos adicionales a los solicitados por la entidad, debe Pulsar el botón Anexar Documento y a continuación Anexar nuevo documento.

(83)

 Se accederá una ventana para buscar la documentación en el equipo del usuario. Se trata de una funcionalidad desarrollada en Java, por lo que se solicitará autorización para ejecutar esta tecnología.

 Se pulsa el botón Buscar documento y se navega hasta el archivo que se

quiera anexar. Una vez que tenga el documento seleccionado, se pulsa el botón Anexar.

Imagen 118. Buscar documentos

o Como alternativa se puede utilizar un archivo de la entidad ya cargado.

 En el desplegable que se muestra tras pulsar Anexar documento se elige

Buscar en biblioteca de documentos.

Imagen 119. Buscar documentos de la biblioteca

 Se abre así un formulario en el que se elegirá la pestaña Biblioteca de

documentos.

 Se muestra entonces un listado de los documentos asociados a la entidad y que, además, permite realizar búsquedas por palabra clave.

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Imagen 120. Buscar documentos de la biblioteca.

En este formulario es posible:

 Anexar nuevo documento: se abre la interfaz para carga de documentos desde el equipo local.

 Agregar a documentos oferta: se agregarán los documentos del listado que se hayan marcado activando el chek-box correspondiente a la oferta.  Cerrar: cierra la ventana de selección de documentos.

Se pasará entonces a la pestaña Documentos de la oferta en la que se debe pulsar la opción Añadir selección. Si no se hace este último paso el documento no se cargará en la oferta y no será visible por el comprador.

(85)

Imagen 121. Añadir documentos de la biblioteca

 Se buscará el documento que se desea adjuntar a la oferta (es posible seleccionar varios documentos).

 Una vez se tenga el documento seleccionado, pulsar el botón Cargar.

 En el caso de que se pretenda clasificar documentos, se deberá marcar la opción Confidencial.