¿Cómo podemos organizar la información?
Una información que comparte unas características comunes la podemos organizar a través de una base de datos. Para crear, modificar y mantener un a base de datos utilizamos un programa informático, es decir, un sistema de gestión de base de datos SGBD. En nuestro caso será ACCESS.
Nuestros primeros pasos en ACCESS
Al iniciar el programa nos saldrá esta primera ventana:
La misión de este cuadro de diálogo es la de actuar de lanzadera, puesto que desde él se pueden realizar las únicas operaciones iniciales con Access:
Abrir una base de datos creada y almacenada O crear una base de datos nueva.
Elegimos Base de datos de Access en blanco. Aceptamos .
Y nos pedirá que demos un nombre a nuestra base de datos, que digamos donde queremos que se guarde y que la creamos.
En esta ventana están agrupados todos los objetos y herramientas necesarias para gestionar la información de un tema concreto.
Las herramientas ofrecidas permiten crear y utilizar los distintos objetos de la base de datos.
Los objetos principales de una base de datos son los siguientes:
Misión
Almacenan, de forma organizada, los datos que se quieren gestionar Permiten ver, y trabajar, con un conjunto de los datos de una tabla, correspondientes a ciertos campos y registros.
Muestran los datos de una tabla, con un diseño distinto, en el que pueden incluirse dibujos, textos artísticos, líneas y recuadros, etc.
Permiten imprimir los datos de la base de datos según un modelo diseñado con anterioridad.
Los macros son objetos que permiten realizar, en un solo paso, un conjunto de acciones más o menos complejas
Estos objetos son páginas web que se crean para publicar en internet la información de la base de datos.
Actividad nº 1. Crea una base de datos con el nombre de Animales.
Para ello abrimos el programa Acces.
En la primara ventana elijo Base de datos de Acces en blanco Doy aceptar
Elijo el lugar donde quiero guardar la base de datos La doy el nombre que deseo.
Hago clic en crear y ya la tengo. Salgo de Acces.
Vamos a crear una tabla
Una tabla está organizada en filas y columnas, teniendo cada una de ellas un significado muy particular.
Cada fila de una tabla se denomina registro y está constituida por la información de uno de los elementos que se quiere gestionar.
Cada columna de una tabla se denomina campo y representa cada una de las características del un registro.
Cada celda de la tabla almacena un dato, que no es más que la información de un registro en un campo determinado.
Tipos de campos
o Texto: permite introducir cadenas de caracteres (hasta un máximo de 255)
o Memo: aquí se pueden teclear un texto extenso, de hasta 65535 caracteres.
o Numérico: sirve para introducir números.
o Fecha /hora: en este campo se introducen datos con formato fecha o de hora.
o Moneda: para introducir datos numéricos con el signo monetario.
o Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido.
o Si/No: campo lógico. Este tipo de campo es el que debemos utilizar cuando queremos un contenido del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc. o Objeto Ole: Permite incorporar una foto, un gráfico, una hoja de cálculo,
un sonido...
o Hipervínculo: podemos definir en este campo un enlace a una página web.
o Asistente para búsqueda: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Primero vamos a crear la tabla
Abrimos la base de datos que hemos creado con anterioridad (animales).
Teniendo elegido el objeto tabla Señalamos Crear una tabla en Vista Diseño y pulsamos el botón Nuevo
Y aparece la siguiente ventana con las siguientes opciones:
Vista Hoja de datos: Para introducir directamente los datos Vista de Diseño: para definir los campos y sus características
Asistente para tablas: se trata de un programa que nos guía en le realización de una tabla
Importar y vincular tablas para cargar un tabla externa.
Escogemos Vista Diseño y nos saldrá la ventana principal del diseño de los campos.
Escribimos el nombre de cada campo en la columna de la izquierda.
En la segunda columna hay un lista desplegable con todos los tipos de campos que existen.
Finalmente se guardará la tabla, exigiéndonos un nombre.
Introducir datos
En la ventana de la base de datos elegimos el objeto tabla y seleccionamos la tabla creada con anterioridad.
Nos va a aparecer la tabla con todos los campos creados. De esta forma ya podemos introducir los datos correspondientes.
Nos desplazaremos por la tabla mediante el ratón o mediante la tecla de Tabulación para pasar de un campo a otro. Y con la tecla intro para pasar de un registro a otro.
Para salir cerramos la ventana o accedemos a Archivo - Guardar – Salir
Para modificar el contenido de los campos pulsamos el botón Abrir ( de la ventana de la base de datos) para añadir más registros o modificar los existentes.
Actividad nº2 Creación de una tabla Primero abrir la base de datos creada en la actividad anterior.
En la ventana que nos sale elegimos Crear tabla en Vista de Diseño y pulsamos el botón Nuevo
En la siguiente ventana escogemos Vista Diseño
Introducimos los siguientes campos:
Y en propiedades del campo introducimos los siguientes valores:
Campo Tamaño del campo Lugares decimales Valor predeterminado Requerido Permitir longitud cero Indexado Compresión unicode Especie 20 No No Si (sin duplidados) No Clase 20 No No No No Orden 20 No No No No Hábitat 40 No No No No
Peso Simple automático 0 No No
Tamaño Entero largo automático 0 No No Ovíparo Si/No No No Observaciones 100 No No No No
Guardar la tabla con el nombre de animales. Al guardar la tabla nos preguntará si queremos introducir una clave principal en uno o más campos. Estos campos contienes datos exclusivos de cada registro. Sirve para establecer relaciones entre las distintas tablas, con el fin de no duplicar información en ellas y facilitar las modificaciones posteriores.
Introducir datos
En la ventana de la base de datos seleccionamos Tablas y el nombre de nuestra tabla
Hacemos clic en Abrir o doble clic en la tabla y nos aparecerá la tabla donde podemos introducir los datos.
Para desplazarnos de un campo a otro pulsamos la tecla Tabulación o hacemos clic en la siguiente casilla. En el primer campo no hace falta escribir nada ya que es el autonumérico. Para pasar al siguiente registro pulsamos Intro
Introducimos los siguientes datos:
Una vez introducidos los guardamos y salimos de la tabla.
Una vez guardada la tabla, podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón de Abrir para añadir más registros o introducir modificaciones en los ya existentes.
Cómo encontrar y consultar datos Buscar datos
Primero tendremos activa la ventana de la tabla. Una vez en la pantalla la tabla seguimos estos pasos:
1.- Abrimos el menú Edición y seleccionamos la opción Buscar
2.- Escribimos el dato que queremos localizar y activamos las opciones necesarias para que la búsqueda se realice en toda la tabla y el programa se detenga cuando el dato sea una parte de cualquier campo.
3.- Damos al botón buscar siguiente y el programa resaltará, en la tabla, el primer dato localizado. Y así sucesivamente podemos ver todos los registros que contengan el dato buscado.
4.- Una vez encontrado el dato buscado hacemos clic sobre el botón Cancelar Ordenar registros
Tendremos activa la ventana de la tabla.
Se sitúa el cursor en el campo que se quiere utilizar para ordenar los registros.
Hacemos clic en el botón , para ordenarlos de modo ascendente, o sobre el botón , si la ordenación deseada es descendente.
Filtrar registros
Cuando solo deseamos visualizar o trabajar con un único grupo de registros, para lo cual haremos un filtrado de registros.
Seguimos en la ventana de la tabla.
Activamos la celda que contenga el dato que se va a utilizar para filtrar los registros. Hacemos clic en el botón para activar el filtro. Con lo cual solo veremos los registros que contengan el dato seleccionado.
Para volver a ver todos los registros daremos al botón de desactivar el filtro .
Si queremos ver registros donde uno o más campos cumplan alguna condición daremos al botón de filtros de formulario . Al dar a este botón nos saldrá una ventana
en la cual indicaremos las condiciones que tienen que tener los registros, es decir, los campos que debe cumplir los registros.
Para ver el resultado del filtro haremos clic sobre el botón y nuevamente a este cuando queramos ver todos los registros
Realizar consultas
Debemos ir a la ventana de nuestra base de datos. Para lo cual se puede ir directamente si estamos en la ventana de la tabla de datos haciendo clic en el botón o empezando desde el principio del programa.
En esta ventana seleccionamos Consultas y hacemos clic en Crear una consulta en Vista de Diseño
Nos saldrá la siguiente ventana donde tendremos que elegir la tabla donde haremos la consulta. En dicha ventana haremos clic en Agregar y después Cerrar
Hacemos clic sobre Campo y seleccionamos en la primera columna el Campos que queremos consultar en primer lugar. Y en la segunda columna podemos seleccionar otro campo que queramos que sea objeto de consulta. Así en las otras columnas si se desea consultar más campos.
En la celda de criterios estableceremos las condiciones de nuestra consulta.
Tipos de criterios: =
=León
Igual que
Encuentra la palabra León
>= >= 55
Mayor que o igual a Encuentra números mayores o iguales a 55 <
<25
Menor que
Encuentra números menores de 25
<>
<> Granada
Distintos de
Encuentra texto distinto de Granada
>
>6/12/98
Mayor que
Encuentra fechas posteriores
Entre...y... Entre 2/11/90 y 12/6/98
Encuentra fechas entre las indicadas
<= <=D
Menor que o igual a
Encuentra la letra D y texto que comienza por la letra A a la C
Es nulo Campo vacio
Encuentra registros que no contienen datos en el campo
Una fecha
#18/04/87# Nombre “A*” o “[A-D]*” o “Pedro”
Ya solo nos quedará cerrar la ventana y guardar la consulta con el nombre que queramos.
Para ver el resultado de la consulta podemos hacer clic en el botón o en la ventana de nuestra base de datos seleccionamos consultas y hacemos clic sobre el nombre de nuestra consulta.
Actividad nº 3 Como buscar y ordenar
1º Abrir la tabla Animales2 ( o el nombre que hayamos puesto) que hemos creado en la última actividad. Vamos a nuestra ventana de base datos seleccionamos el objeto Tabla y hacemos doble clic sobre la tabla que deseamos abrir.
2º Una vez en la ventana de la tabla hacemos lo siguiente: Abrimos el menú Edición y seleccionamos la opción Buscar
3º En la ventana que nos surge buscaremos los siguientes datos: Mamíferos y después Aves.
Escribimos el dato que queremos localizar y activamos las opciones necesarias para que la búsqueda se realice en toda la tabla y el programa se detenga cuando el dato sea una parte de cualquier campo.
4.- Damos al botón buscar siguiente y el programa resaltará, en la tabla, el primer dato localizado. Y así sucesivamente podemos ver todos los registros que contengan el dato buscado.
5.- Una vez encontrado el dato buscado hacemos clic sobre el botón Cancelar
6.- Ordenar alfabéticamente la base de datos, de tal forma que podamos ver los animales clasificados según su Hábitat.
Situamos el cursor en una celda del campo que queremos ordenar alfabéticamente. Y posteriormente hacemos clic en el botón , para ordenarlos de modo ascendente, o sobre el botón , si la ordenación deseada es descendente.
Actividad nº4 Como filtrar registros y como realizar una consulta
1º Queremos ver sólo los registros de los animales que sean mamíferos.
Sitúo el cursor en el dato que quiero filtrar y hago clic en el botón de Filtro y en la pantalla me deberán aparecer solo los registros que contengan el dato de mamíferos .
Para volver a ver todos los registros daré al botón .
2º Ahora quiero filtrar registros que al menos cumplan dos condiciones. Para lo cual haremos lo que se llama filtros de formulario . Al dar a este botón nos saldrá una ventana en la cual indicaremos las condiciones que tienen que tener los registros, es decir, los campos que debe cumplir los registros.
Buscaremos:
o Aves que vivan en la ciudad o Peces que vivan en los mares o Ave que pese 3,2 kg
Para ver el resultado del filtro haremos clic sobre el botón y nuevamente a este cuando queramos ver todos los registros
3º Vamos a realizar una consulta. Para lo cual debemos ir a la ventana de la base de datos.
Como estamos en la ventana de la tabla hacemos clic sobre el botón y nos aparecerá la ventana de la base de datos
En esta ventana seleccionamos Consultas y hacemos clic en Crear una consulta en Vista de Diseño
Y nos saldrá una ventana que nos pedirá el nombre de la tabla sobre la que queremos hacer la consulta.
Elegimos la tabla que hemos creado. Y en dicha ventana haremos clic en Agregar y después Cerrar
4º Ya estamos preparados para realizar nuestra primera consulta.
Queremos consultar todas las especies cuyas iniciales estén entre la A y la C y tengan un tamaño menor o igual de 100.
En la ventana que nos ha aparecido vamos colocando los campos (haciendo clic en la celda de campo y eligiendo de la lista desplegable el campo que deseemos) que queremos que salgan en la consulta y los criterios que nos hemos impuesto
Los criterios elegimos el que más nos convenga de: =
=León
Igual que
Encuentra la palabra León
>= >= 55
Mayor que o igual a Encuentra números mayores o iguales a 55 <
<25
Menor que
Encuentra números menores de 25
<>
<> Granada
Distintos de
Encuentra texto distinto de Granada
>
>6/12/98
Mayor que
Encuentra fechas posteriores
Entre...y... Entre 2/11/90 y 12/6/98
Encuentra fechas entre las indicadas
<= <=D
Menor que o igual a
Encuentra la letra D y texto que comienza por la letra A a la C
Es nulo Campo vacio
Encuentra registros que no contienen datos en el campo
Una fecha
Ya solo nos quedará cerrar la ventana y guardar la consulta con el nombre que queramos. Para ver el resultado de la consulta podemos hacer clic en el botón o en la ventana de nuestra base de datos seleccionamos consultas y hacemos clic sobre el nombre de nuestra consulta.
Cómo realizar un formulario
Los formularios son un objeto de la base de datos que nos permite visualizar, de una manera más vistosa, los datos de un registro.
En nuestra ventana de la base de datos seleccionamos Formularios y hacemos doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente
Nos saldrá una ventana en la que nos pedirá que campos deseo que salgan en el formulario. Estos los deberemos poner en Campos seleccionados.
Si no queremos llevar todos los campos deberemos ir uno por uno, seleccionándolo y haciendo clic en . Si llevamos todos haremos clic en
Una vez que hemos terminado hacemos clic en Siguiente.
A continuación nos saldrá una ventana que nos pedirá la distribución que deseamos aplicar. Que puede ser:
En columna Cada campo aparecerá en una línea del formulario, y en el formulario sólo se vera un registro.
Tabular. Cada campo constituirá una columna y cada registro una fila; el formulario mostrará varios registros.
Hoja de datos. El aspecto de este es análogo al de la ventana Hoja de datos de cualquier tabla.
Hacemos clic en Siguiente.
Ahora nos pide el estilo que deseamos para nuestro formulario.
Elegimos el que más nos guste y hacemos clic en Siguiente Finalmente nos pide el título del formulario
Hacemos clic en Finalizar y ya tendremos nuestro formulario. Si quisiéramos modificar algo haríamos clic en el botón de vista de diseño
Actividad nº 5 Nuestro primer formulario
1º En nuestra ventana de la base de datos seleccionamos Formularios y hacemos doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente
2º En la ventana que nos sale llevamos a Campo seleccionados todos los campos que tenemos. Para lo cual hacemos clic en el botón y hacemos clic en Siguiente
3º Elegimos la distribución Columnas el la ventana que nos surja
4º Ahora nos pedirán el estilo que queremos para nuestro formulario. Elegimos el que más nos guste
5º Pondremos el título al formulario que hemos creado.
Cómo realizar un informe
Los informes se utilizan para obtener impresa la información que se necesite de una base de datos, de forma organizada. Estos permiten imprimir los datos de solo algunos campos, colocar esos campos según convenga, escribir títulos para los datos, imprimir encabezados y pies de páginas, etc.
Vamos a la ventana de la base de datos y seleccionamos el objeto Informes y Crear informe utilizando el asistente
Nos saldrá una ventana en la que nos pedirá que campos deseo que salgan en el informe. Estos los deberemos poner en Campos seleccionados.
Si no queremos llevar todos los campos deberemos ir uno por uno, seleccionándolo y haciendo clic en . Si llevamos todos haremos clic en
Una vez que hemos terminado hacemos clic en Siguiente.
En la ventana que viene a continuación nos preguntara si queremos realizar algún tipo de agrupamiento y si queremos establecer un orden de prioridad.
Si queremos hacer algún tipo de agrupamiento seleccionamos el campo y hacemos clic en el botón y para establecer la prioridad hacemos clic
en los botones
Hacemos clic en siguiente
Nos pedirá ahora el tipo de ordenación que deseamos para los registros. En cada rectángulo se desplegara la lista de campos que tenemos y tendremos que elegir el que queramos.
A continuación nos demandarán la distribución que deseamos para el informe.
Hacemos clic en Siguiente
Finalmente tendremos que dar un nombre al informe
Actividad nº6 Realicemos nuestro primer informe
Vamos hacer un informe en el cual solo aparezcan: La especie , la clase, el orden y el hábitat.
1º- Iremos a nuestra ventana de la base de datos. Seleccionaremos el objeto Informes . Y hacemos clic en Crear un informe con el asistente
2º.- En la ventana que resulta colocaremos los datos que queremos que salgan en el informe.
Llevamos a Campos seleccionados Especie, Clase, Orden, Hábitat. Haciendo clic en el botón .
4º No determinamos ningún tipo de ordenación, así que pasamos a la siguiente ventana. Donde elegimos la distribución que más nos guste. Por ejemplo en Bloque
5º Ahora escogemos el estilo que más nos guste para el título
6º En la siguiente ventana nos pedirá el nombre del informe. Le llamaremos Clases de animales y daremos al botón Finalizar y veremos el informe que hemos realizado
