Para modelos UX-43, UX-60, SX-6700,
LX-5700, NX-5400
MANU AL DE OP E R ACI ON
U X - B AT CH
JPCF 2004
REGISTRO
Para comenzar el uso de este programa diseñado para las cajas registradoras UX-43, UX-60, SX-6700, LX-5700, debe estar registrado. Para eso debe llamar por teléfono a ELCA si este no esta registrado
Una vez registrado el Software Ud. deberá hacer doble click en este icono dejado en su escritorio o en Inicio/ Programas/ Sistemas Elca/ UX Batch.
MÓDULOS DEL UX-BATCH MAESTROS:
Los maestros son la información que se guarda en el computador (lista de grupos, productos, cajeros etc...) que se deben enviar a las cajas registradoras.
Los Maestros que existen en el UX-Batch son los siguientes:
Grupos A: Familia principal de productos, por ejemplo carnicería. Se crean de la siguiente manera. Hacer Click
en Maestros/ Grupos A. Se abrirá una ventana como la que se muestra en la figura.
Grupos B: sub - familia de productos, estos grupos pertenecen a los grupos A, ejemplo cerdo, vacuno, aves,
pescados. Estos se crean de la misma manera que los Grupos A, con la diferencia que al ingresar a los Maestros se debe escoger Grupos B y no Grupos A
Para eliminar tanto un grupo A como un Grupo B solo se debe presionar el botón Eliminar. Se desplegará una ventana como esta.
Al momento de eliminar un Grupo del sistema, solo se eliminará del software, ya que un producto no se puede vender si no pertenece a un grupo. En el ejemplo, si elimino el Grupo carnicería, ¿cómo lograremos vender carne de cualquier tipo si el grupo ya no existe? Por esta razón el grupo se elimina del software y no así de la caja
Ingresar el código de Grupo, si el grupo no existe se desplegará otra ventana como se muestra en la figura, si quiere crear el Grupo solo debe presionar Si y si ud. no lo quiere crear haga click en No. El código que ingrese debe ser numérico. El número máximo de grupos dependerá de la caja registradora que ud. tenga.
Una vez ingresado el N° de Grupo debe escribir el nombre o la descripción del Grupo y Luego presione Grabar y así sucesivamente.
Productos: Los productos son los artículos que Ud. venderá en la caja registradora, Ejemplo: Filete, Lomo
Vetado, Abastero, chocolates, pan, etc... Estos se crean de la siguiente manera. Hacer Click en Maestros/ Productos, o bien Ud. puede hacer click en un acceso directo desde la barra de herramientas del Software Creación de Maestro de Productos
Hacer doble click en el botón “Actualización
de Productos” para crear productos nuevos o
para modificar alguna característica de un
producto ya creado. (maestro de Productos)
Para realizar solo cambios de precios haga
doble click en “Cambios de Precios
Manuales a Productos”
Para realizar un listado de los productos que
Ud. ya tiene creado solo debe hacer doble
click en “Listado de Productos”. El listado se
puede obtener en pantalla, por la impresora o
bien en un archivo Excell. Además se puede
ordenar de la forma que Ud. desee, por
ejemplo solo el Grupo A “Carnicería” que es
el “Grupo A “ 1 o bien solo los productos
pesables etc...
Cuando Ud. hace click se abrirá una pantalla similar a esta, si no se abre pase a la pagina siguiente,
ya que Ud. hizo click en el acceso directo a la Actualización de Productos.
Este módulo tiene que ver con todo lo referente a ingreso, modificación y eliminación de productos. Si existe conexión con las cajas, al modificar el maestro de productos, despliega un mensaje de confirmación de envío hacia las cajas, si no fuese así, queda almacenado el código del producto para ser enviado mas tarde por medio del módulo de Últimos PLU's Modificados, proceso que debe ser realizado por el usuario. Los productos condimentos corresponden a plu's que no son enviados a las cajas y cumplen con la función de detallar todos los componentes de un producto compuesto.
NOTA : Tenga presente que al eliminar un producto, si este ha sido vendido, no se realizará la eliminación en las cajas, únicamente será borrado del maestro de productos en el archivo del software.
Código: En este campo se debe escribir el código del producto o bien el código de barra (se debe escribir completo ej. 7801610252059). Cuando el producto es pesable solo se escribe el código del producto. Descripción: En este campo se debe escribir el nombre del producto por ejemplo Coca Cola 1 lt.
Status: Solo indica si el producto se puede vender o no. 0 = producto vendible 1= producto no vendible Función: Este campo es muy importante ya que determina las características de un producto. 0= Normal 1= Pesable por Kilo 2= pesable por precio 3= paquete 4= pesable por balanza 5 = condimento
Halo: (High Amount Lock-Out) El HALO define el precio más grande de PLU que se puede incorporar
manualmente. Por ejemplo, cuando el precio más grande que puede ser entrado manualmente es 99999, entonces el valor del HALO es 95 (9: valor, 5: número de dígitos). Para efectos prácticos en el software cuando es un producto pesable, este debe llevar HALO = 95 y cuando es un producto normal, debe llevar HALO = 0
Precio 1 y Precio 2: Todos los productos tienen la particularidad de tener 2 precios, el precio 1 es con el que funciona normalmente la caja registradora y el precio 2 usualmente se ocupa para vender productos mas baratos. Los Grupos se crean en los maestros de grupos A y Grupos B
Grupo A y Grupo B: En estos campos se debe ingresar el número de grupo que le corresponde para enlazar el producto a sus respectivos grupos, por ejemplo: el abastero tiene como Grupo A = 1 que es CARNICERÍA y Grupo B = 8 VACUNO. Un producto debe tener como obligación un grupo A, el grupo B se puede omitir. Envase: Este campo está hecho con el fin de enlazar una botella retornable a un producto con envase retornable. Por ejemplo Si asociamos una botella de bebida retornable al cual le asignamos un valor de $ 150 y el producto “bebida” le asignamos un valor de $ 500 y además los enlazamos, se podrá vender en la caja registradora a un precio de $ 500 si el cliente trae el envase retornable, de lo contrario se venderá a $ 650. Los envases se crean en el maestro de envases
Mensaje: Este modulo solo enlaza el producto con un mensaje suplementario. El mensaje se debe programar manualmente en la caja.
Stock Crítico: Cantidad de unidades que deben haber como mínimo en la góndola o en la sala de ventas. El Software le avisará por medio del Informe de Stock Crítico la cantidad de unidades que quedan actualmente. Ubicación: Se ingresa el lugar en el cual esta el producto dentro del supermercado. Este dato no se imprime en la boleta, solo es para ubicar el producto. Por ejemplo: lápiz pasta tic , ubicación: pasillo 4 góndola 6 repisa 2. Unidad de medida: Esta función se usa para discriminar tipos de productos que son similares pero que por el nombre no se puede distinguir, por ejemplo: Cuaderno marca XXX de matemáticas 100 hojas o cuaderno marca XXX de matemáticas 60 hojas. En la unidad de medida se ingresa 60 hojas o 100 hojas. Este dato no se imprime en la boleta, solo es para distinguir al momento de modificar alguna característica del producto.
Stock Actual: Información que me entrega automáticamente el sistema. Esta información se actualiza en el momento que se realiza un cierre de caja ( se explica mas adelante).
Impuestos: Se deben seleccionar los impuestos que corresponden a dicho producto. Estos impuestos se crean en el maestro de impuestos
Retención: Se ingresa el tipo de retención que tiene el producto. Por ejemplo para una carnicería que compra carne a su proveedor, SII le exige el 5% de retención a algunas carnes.
Al terminar de ingresar todos los datos de los productos se debe presionar el botón Actualizar con el fin de actualizar el maestro de productos, de esta forma se crean los productos nuevos o se pueden modificar los productos ya creados. Si está conectado con las cajas registradoras, al momento de presionar el botón actualizar se abrirá una ventana que le preguntará si quiere enviar el producto a la caja.
Envases: Los envases se crean con el fin de enlazarlos a algún PLU con envase retornable. Para crearlos se debe
presionar Maestros/ Envases y se abrirá una ventana como esta:
Cajeros: Persona que ingresa a operar la caja. Pepito, Juan, ...etc... Para crear los distintos cajeros se debe
presionar Maestros/ Cajeros y se desplegará una ventana como esta:
Atributos ECR: Atributos que se le asignan a cada cajero en forma particular, por ejemplo, se le puede permitir borrar un PLU o no, se le autoriza para programar la caja o no... etc....
Código: Se debe ingresar el número de envase.
Descripción: Nombre del tipo de envase.
Precio unitario: Precio de venta en la caja.
Grupos: Asignar grupo al que pertenece, se
recomienda crear un grupo llamado envases
N° Cajero: Se debe ingresar un número de cajero que identifique a un cajero.
Nombre: Nombre del cajero N° Tarjeta: En caso de que los cajeros ocupen tarjeta, se ingresa el número en este campo.
Clave: Esta por defecto el N° de cajero, esta se puede cambiar y deben ser 4 dígitos.
Rut, dirección, teléfono, Obs, son datos del cajero.
Impuestos: En este módulo se crean todos los impuestos que tengan sus productos por ejemplo el IVA = 19%.
Para crear el Maestro de impuestos se debe presionar Maestros/impuestos y se abrirá una ventana como esta:
Ofertas: La Oferta a productos corresponde a un porcentaje de descuento a un determinado número de
productos. Esta rebaja se realiza una vez terminado el ingreso de productos vendidos, automáticamente rebaja el porcentaje solo a los productos que tiene enlazada la oferta.
La Oferta es aplicable después del subtotal de la boleta, y no es anulable una vez realizada.
La Oferta número 4 se encuentra ligada directamente al impuesto de la harina, por lo que es imposible modificarla. Esta oferta no se puede ocupar ya que estaba relacionada con las facturas en la caja registradora que actualmente no se puede hacer.
Después de crear las ofertas, es necesario enlazar los productos, en el módulo Enlazar.
Después de enlazados los productos, estos productos son grabados en las últimas modificaciones para su posterior envío, así cuando se procede con la transmisión de productos, se está enviando el registros de últimos plu's modificados.
Para crear las ofertas se debe presionar Maestros/ Ofertas/ Mantención y se abrirá una ventana como esta: Código: Ingresar código de impuesto. Porcentaje: Se debe ingresar el porcentaje del impuesto por ejemplo IVA = 19% Descripción: Nombre del impuesto, por ejemplo IVA, ILA, etc...
Antes de enlazar los productos a una oferta determinada se deben crear las ofertas, colocando el nombre y el porcentaje de descuento. Una vez hecho esto se graba y se enlazan los productos.
Una vez creada las ofertas se deben transmitir a las cajas presionando el botón transmitir
Para enlazar los productos se debe presionar la tecla Enlazar.
Después de presionar la tecla enlazar se desplegará una pantalla como la que sigue:
La selección de productos puede ser por un rango de ellos, por grupo A, o bien todos los productos. Cada producto puede estar contenida en una, todas o ninguna de las oferta. Para enlazar o desenlazar productos se debe marcar o desmarcar el casillero de la oferta dentro del hoja Enlazar o desenlazar.
En la hoja Productos enlazados, se despliegan todos los productos que hacen referencia a alguna oferta, esta vista puede ser emitida por impresora, y a la vez se pueden filtrar los datos en la hoja Filtros y Vistas, donde se puede aplicar un sistema de consulta para desplegar solo que necesitemos ver, en pantalla o bien papel. Para enlazar solo algunos productos a una determinada oferta o a varias ofertas se deben enlazar de a uno, es decir se ingresa en “desde” y “hasta” el mismo código de PLU. Por ejemplo si ud. desea enlazar el código 1 y el 2 debe primero hacer click en la oferta que pertenece dicho producto, luego en “desde, hasta” se debe ingresar 1 en ambos campos y luego grabar. Después se debe hacer lo mismo para el código 2 y así sucesivamente. Para enlazar un rango de productos se debe ingresar en “desde , hasta” el rango de PLU que quiero que se enlacen. Por ejemplo si ud. desea que se enlacen los productos desde el 10 hasta el 23 se deben rellenar los campos correspondientes “desde y hasta” según corresponda y grabar.
Promociones: solo para algunos modelos de cajas
Las promociones que existen en el sistemas son las siguientes:
Precio por paquete: Fija un valor determinado a un conjunto de productos.
Ejemplo : 10 productos por $ 900, independiente del valor unitario del producto. Monto descuento por paquete: Realiza un descuento fijo por una cantidad de productos.
Ejemplo : cada 10 productos, descuenta $ 1000
Uno gratis por paquete: Descuenta el valor unitario a un paquete de productos. Ejemplo : lleve 3 y pague 2, cada 3 productos, el tercero es descontado. Promoción Limitada: Realiza un descuento por producto, hasta una cantidad definida.
Ejemplo : Los primeros 5 productos cuestan $ 100, mas de 5, al precio normal
En las promociones al igual que en las ofertas se deben enlazar los productos. En ambos casos se hace de la misma manera.
Actualización de Stock:
Para mantener un stock real y actualizado de sus productos, deben ser digitados en este módulo todos los ingresos de productos, salida o ajuste de estos. Se recomienda ingresar la información sobre los documentos (Boleta, factura, cheques etc..) Además se debe ingresar el costo de compra y otros costos, estos último de relevante importancia para la emisión de informes de márgenes y otros.
Para actualizar el stock se debe hacer click en Maestros/ Actualización de Stock y se abrirá una ventana como esta:
Para ingresar, rebajar, ajustar o ajustar el costo medio de un producto se debe ingresar el código del producto en el campo de código. Luego se debe ingresar el número que corresponda en el campo Tipo según lo que desea hacer. Después solo falta rellenar los campos que el software le va pidiendo. Una vez hecho esto se debe grabar y queda grabado en el historial. La forma de borrar el historial es presionando el botón Limpiar. Este borrara el historial de todos los productos pero no borrara los saldos.
Este módulo esta dividido en 3 partes A, B, C
A: Información del producto, costo medio, costo última compra etc... Esta información está en “cero” cuando el software se instala si ud. no tiene hecho su inventario deberá hacerlo e ingresar la mercadería.
B: Zona de ingreso de datos, esta modifica a la zona A después de grabar C: Historial
Cuando ud. tiene creado sus maestros los debe enviar a las cajas registradoras.
A
C B
CONECCION A CAJAS
Para enviar los maestros a las cajas registradoras o para recibir información de las cajas ud. debe estar conectado con ellas.
Para conectarse con las cajas ud debe presionar el botón conectar.
ENVIAR MAESTROS
Para el envío de los maestros a las cajas ud de deberá hacer click en “enviar maestros” luego seleccionar cual de todos los maestros desea enviar como se muestra en la figura
Una vez que ud. selecciona el maestro que desea enviar, el software le “preguntará” desde que caja hasta que caja desea enviar la información. Siempre que ud. tenga más de una caja.
RECEPCIÓN:
Recepción de Reportes X:
La única información que Ud. puede recibir de las cajas registradoras son informes de venta, estos pueden ser Informes X o bien Informes Z, la diferencia esta en que los informes Z dejan la caja registradora en 0 como para empezar al otro día con la caja en 0 y los informes X solo me informa la venta realizada hasta ese minuto. Un Informe Z comienza cuando se realizó el último informe Z. Los Informes Z se deben realizar todos los días para hacer el cierre de caja. Estos informes son los siguientes:
• Ventas por horario (X05)
• Ventas por vendedor (X10)
• Ventas del Grupo A (X26)
• Ventas del Grupo B (X30)
• Ventas por productos (X40)
• Informe financiero de caja (X02)
Lo que se muestra en la figura es como se debe hacer para hacer Informes X, a continuación detallaremos como efectuar cierres de caja o Informes Z.
Cierre de la Jornada:
El cierre diario, de proceso obligatorio y periódico, recibe de la(s) caja(s) los siguientes informes :
• Ventas por horario (Z05)
• Ventas por vendedor (Z10)
• Ventas del Grupo A (Z26)
• Ventas del Grupo B (Z30)
• Ventas por productos (Z40)
• Informe financiero de caja (Z02)
Después de cada recepción de informe desde la caja, se limpian las ventas según el informe recibido. En caso de no efectuarse el cierre correctamente, debido a corte en la comunicación por ejemplo, se continuará con la recepción de informes que estén pendientes cuando se vuelva a restablecer la conexión con la caja.
Para realizar esta operación se deberá hacer click en Recepción/Cierre de la Jornada/ Cierre del día, tal como se muestra en la figura.
Se va a desplegar una pantalla como la que se muestra en la figura
Al costado izquierdo de la pantalla se debe seleccionar la fecha del día del cierre de la (s) caja (s), esta se pone sola por defecto en el día en que se esta realizando el cierre, en el ejemplo se está realizando un cierre el día 01-04-2004 a las 9:48 pm.