I. INFORMACIÓN GENERALEstado Miembro Postulante Argentina
Institución Pública Postulante
Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Nombre de la Experiencia Innovadora
Automatización de procesos de certificación ambiental
Tiempo de implementación de la Experiencia Innovadora:
3 años
Categoría a la que postula
Innovación en la Calidad de Políticas Públicas
II. BREVE PRESENTACIÓN/SUMILLA DE LA EXPERIENCIA INNOVADORA: En este apartado, se
requiere hacer una presentación resumida de la Experiencia Innovadora (200 palabras como máximo).
Hasta 2011, el trámite de obtención de certificados ambientales era sumamente ineficiente en términos de tiempo (100 días en promedio para C.A.A.), involucramiento de recursos humanos (gran cantidad de recursos técnicos especializados abocados al procesamiento burocrático de solicitudes de establecimientos de las categorías bajo impacto), protección del ambiente (todo se realizaba en papel) y recaudación ($300.000 en todo 2011). Por eso que se decidió automatizar la emisión de certificados ambientales en la ciudad de manera innovadora, con el fin de facilitar el modo en que los ciudadanos hacen los trámites, hacer más eficiente los tiempos de
procesamiento de la información y crear un proceso administrativo que sea amigable con el Medio ambiente.
En este sentido, en primer lugar evolucionamos de trámites presenciales y en expediente en papel que tramitaba de igual manera las distintas categorías de establecimientos, a una etapa intermedia de reingeniería de procesos internos y cambio cultural que se plasmó en un circuito rápido de chequeo, control y emisión de certificados en 24 horas en el año 2011 para las
Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública
Efectiva- Edición 2015
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Started: 06/29/2015 3:10 PM Completed: 06/30/2015 2:37 PM
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categorías de bajo impacto. Luego, para mediados de 2012, logramos tener implementado un trámite totalmente online que demora sólo 10 minutos para las categorías de bajo impacto, permite a los recursos técnicos abocarse a las solicitudes de los establecimientos de mayor complejidad ambiental e incluye la emisión automática de la boleta de pago del timbrado que corresponde (estos sistemas se denominan Sipsa y SAGI).
III. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Nombre de la entidad
Postulante: Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Dirección: Uspallata 3160
Teléfono: (+5411) 5091-7922 int 7922
Fax:
-Página Web: www.buenosaires.gob.ar
E-mail: [email protected]
Nivel Administrativo de la Entidad
Nivel Local
Naturaleza Administrativa de la Entidad
Ministerio, Secretaría
IV. INFORMACIÓN DE LA EXPERIENCIA INNOVADORAPor favor, exponga el caso de la Experiencia
Innovadora de su Entidad utilizando un lenguaje claro y una redacción breve y concisa. Para tal efecto, le pedimos organizar la información procurando responder las interrogantes contenidos en los siguientes ítems:1. Descripción de la Experiencia innovadora En esta sección, se solicita exponer en detalle la Experiencia Innovadora presentada. Por favor, facilite información que corrobore y otrogue más elementos sobre la iniciativa y tome en cosnideración las siguientes interrogantes para orientar su descripción:¿Cuál fue el problema que se buscó solucionar? (No más de 300 palabras).
Hasta 2011, los trámites de certificados ambientales del Gobierno de la Ciudad eran ineficientes en términos de tiempos de gestión, consecución de los objetivos de protección ambiental para los cuales se instrumentaron y recaudación alcanzada para financiar actividades de protección del medio ambiente en la Ciudad. La gran tardanza en la resolución de los expedientes, unos 100 días para los C.A.A. por ejemplo, se debía fundamentalmente a:
i) La falta de control de Tiempos de demora en cada etapa, no se analizaban sectores que eran cuellos de botella.
ii) La existencia de información errónea en la página web y en el teléfono de consulta 147 que hacía que los establecimientos presenten mal la documentación.
iii) La carencia de chequeo previo de que la documentación estuviera completa antes de ser iniciado el trámite. Por lo citado en el punto anterior, gran cantidad de expedientes eran
presentados incompletos por lo que ni bien se iniciaba el trámite se solicitaba la presentación de la documentación faltante. Esto generaba unos 30 días de atraso entre que la solicitud llegaba al interesado, el interesado juntaba la información, la presentaba en la Agencia y la información se juntaba con el expediente, días que podían evitarse con tan solo dar inicio al trámite cuando la documentación estuviera completa.
iv) Los trámites se realizaban de manera presencial y muchos se presentaban en la Mesa General en lugar de en la Mesa de Apra, por lo que demoraba 10 días en llegar de una a otra.
i) El sistema anterior estaba vinculado a la cultura, muy arraigada en el país, de gestión de trámites mediante “gestores”. Los ciudadanos tenían la percepción de que, sin ellos, nunca recibirían la aprobación del certificado en cuestión. Sin embargo, muchos profesionales que gestionaban trámites no conocían en profundidad la Ley 123 de Impacto ambiental, presentando trámites ambientales con información errónea y solo contribuyendo a incrementar los tiempos de gestión y los costos para los establecimientos. Para conocer la lista de profesionales con los que
se podía tramitar un expediente se debía concurrir a APRA y pedir prestada la lista para sacarle una fotocopia, esto es un claro ejemplo más de la ineficiencia del sistema anterior y de la falta de practicidad en los procedimientos.
ii) La pérdida de expedientes, hecho frecuente por manipularse documentación en papel, retrasaba también el análisis de la documentación.
En relación al problema de falta de eficiencia en el cumplimiento del objetivo último de los
certificados, contribuir a la protección ambiental, cabe destacar que los recursos técnicos del APRA eran mal utilizados y se invertía muchísimo tiempo en la gestión de solicitudes de
establecimientos que no generan impactos en el ambiente. Esto se debe a que, bajo el sistema anterior, todas las categorías de establecimientos eran gestionadas de igual manera. Por ello, los recursos técnicos no se enfocaban en los establecimientos de mayor complejidad ambiental. Un beneficio indirecto de la implementación de los certificados ambientales es la posibilidad de recaudar recursos económicos para el APRA. Este beneficio no se utilizaba adecuadamente debido a que lo engorroso del sistema hacía que se gestionen menos certificados de los que debían gestionarse y, por ende, se alcanzara una baja recaudación que en 2011 solo alcanzó $300.000.
¿En qué consiste la Experiencia Innovadora? (No más de 300 palabras).
Se buscó digitalizar los procesos de obtención de los certificados ambientales de forma de eficientizar tiempo y recursos tanto del administrado como del Gobierno.
Esto constituyó una experiencia innovadora por dos razones fundamentales. Por un lado conllevó una reingeniería de los procesos internos de gestión de certificados que se caracterizó por no dar por sentado ningún procedimiento y pensar desde cero cuál sería la manera más eficiente de realizar cada uno de ellos. En segundo lugar, demandó un cambio cultural para pasar del papel a lo digital y para cambiar procedimientos que se realizaron por años y nunca habían sido
cuestionados, esto fue clave en la aceptación del nuevo sistema basado en la digitalización y simplificación de procesos. El nuevo sistema combinó una fuerte inversión en tecnología, inversiones en procesos de reingeniería, capacitación e infraestructura.
El proyecto se basó en una distinción en el procesamiento de los Certificados de Aptitud
Ambiental (CAA) según su categoría y en la digitalización de los trámites. Según la reglamentación de la ley de impacto, encontramos cuatro categorías de establecimientos: i) Sin relevante efecto (S.R.E), ii) Sin relevante efecto con condiciones preestablecidas por la autoridad de aplicación, iii) Sujetos a categorización (S/C, iv) Con relevante efecto (C.R.E).
Las acciones que se implementaron pueden dividirse en dos etapas fundamentales: i) etapa intermedia (desde 2011 hasta Junio 2012) y ii) etapa avanzada (a partir de Junio de 2012). La primera etapa comenzó con un replanteamiento desde cero del diagrama de flujo para cada trámite y un rediseño de los procesos, de manera gradual, para que sean aceptados. Luego incluyó las siguientes acciones:
Presentación de los nuevos procedimientos y validación de los mismos por parte de los
sectores internos involucrados de manera de contar con su apoyo para implementar los cambios. Capacitación a los profesionales y empleados sobre los nuevos procedimientos.
Rediseño de la página web con información clara respecto de la documentación que es necesaria presentar para cada tramite, cómo se inicia, dónde debe realizarse y en que días. Publicación en la página de la base de profesionales.
Instrumentación de un sistema de turnos online para garantizar que la persona sea atendida el día que concurre en el horario que solicitó, evitando así pérdidas de tiempo y colas para el solicitante.
Implementación de indicadores de control de la demora de cada etapa.
Mejora de la información en las boletas de pago y publicación clara de los valores tarifarios. Construcción de un nuevo local de 180 m2 destinado a la mesa de entradas y a un archivo nuevo y controlado.
Instrumentación del chequeo previo de la documentación, de manera de garantizar que solo ingresan expedientes completos así se evitan las demoras causadas por la notificación por faltantes.
Prohibición de la recepción de trámites en la Mesa general, debían ser cursados en la Mesa de APRA de manera de poder ser controlados para que contengan toda la información necesaria. Finalmente, como un punto clave de esta etapa intermedia, se instrumentó el Sistema Apra 24. Este es un sistema que se desarrolló con el fin de realizar el visado, control y aprobación de los trámites sencillos de manera 100% digital. Los trámites sencillos incluyen las categorías de bajo impacto que solicitan C.A.A. y algunos certificados ambientales. Con el nuevo sistema el
solicitante ingresa una serie de datos de forma online que describen el establecimiento, el sistema analiza estos datos y lo caracteriza. Si el sistema concluye en que el establecimiento pertenece a las categorías de bajo impacto inmediatamente le otorga el certificado. De esta manera se evita la intervención de recursos técnicos especializados en el análisis de
establecimientos sencillos permitiendo que se focalicen en los que mayor impacto ambiental (que no pueden obtener la aprobación en el momento y se les pide la presentación de una serie de documentos para su análisis). En esta etapa entonces el trámite que se iniciaba con toda la información necesaria, la persona lo pagaba y, si era de bajo impacto, al otro día retiraba su certificado ambiental.
En lo que respecta a la etapa avanzada, se implementaron las siguientes medidas:
Nuevo sistema online de carga y aprobación de los trámites sencillos de impacto ambiental. Se le genera online la boleta y cuando la paga el trámite es válido.
Capacitación a los profesionales autorizados para realizar los distintos trámites sobre el nuevo sistema.
Carga supervisada de trámites. Durante los primeros 6 meses, los tramites eran cargados por los profesionales autorizados en la sede del APRA siendo supervisados por empleados de APRA. Luego, al comprobar que las cargas se realizaban sin problemas al ser usado en forma masiva, se fue autorizando su carga de manera gradual a los profesionales.
Realización de controles y auditorias en expedientes para verificar que contengan el pago de la tarifaria correspondiente.
2. Vinculación de la Experiencia Innovadora con la Categoría SeleccionadaPor favor, explique la
relación existente entre la Experiencia Innovadora y la Categoría seleccionada en forma breve y concisa (No más de 300 palabras):
La experiencia desarrollada se vincula con la categoría “Innovación en la Calidad de Políticas Públicas”. Puntualmente, la experiencia se relaciona con la política de regulación del impacto ambiental de los establecimientos radicados en la ciudad, específicamente en lo que a otorgamiento de certificados ambientales se refiere. Estos certificados deberían contribuir a asegurar que los establecimientos radicados en la ciudad no dañen el medio ambiente. Sin embargo, como sucede en muchas municipalidades, en la ciudad de Buenos Aires se había transformado en un trámite complejo y burocrático, que poco se focalizaba en la protección ambiental y, de hecho, generaba un mal uso de recursos ambientales (gran uso de papel), humanos y económicos.
El nuevo sistema mejoró la planificación de los trámites para la obtención de certificados
ambientales, haciéndolos mucho más eficiente. Además, hoy por hoy las mejoras en la gestión de los certificados ambientales permiten contar con información cuali y cuantitativa de gran utilidad para evaluar la eficiencia de la política de regulación del impacto ambiental de los
establecimientos y planificar modificaciones para su mejora fundamentadas en esta evaluación. En este sentido, cabe destacar que puesto que los trámites para la obtención de certificados ambientales se encuentran digitalizados es posible obtener mucha más información para la gestión que cuando se encontraban en papel. Ahora conocemos los tiempos que insumen las diferentes etapas de cada procedimiento, la cantidad de establecimientos que los gestionan, el tipo de establecimiento y sus impactos, etc. Esto permite, por ejemplo, encontrar cuellos de botella para bajar tiempos de gestión, conocer más acabadamente el tipo de establecimiento que se radica en la ciudad y así pensar procedimientos más acordes a esta realidad que garanticen la protección del ambiente como objetivo fundamental. Además, permite conocer la historia
ambiental de cada sitio, construyendo el mapa evolutivo de la situación ambiental de cada zona de la Ciudad.
Cabe destacar, que actualmente se está desarrollando un nuevo proceso basado en el sistema de gestión SAP para la administración de las inspecciones donde se corroboran los certificados ambientales y la información allí suministrada. La implementación del sistema SAP resulta vital para la sistematización y análisis de la información, de esta forma obtendremos incluso más información para la gestión. Concretamente, se podrá determinar qué áreas debemos
inspeccionar, por qué motivo y cada cuánto deberíamos hacerlo, y cómo podrían modificarse los trámites de obtención de certificados para incrementar la protección ambiental y disminuir los incumplimientos.
3. Vinculación de la Experiencia Innovadora con los Criterios de EvaluaciónA continuación, le
solicitamos que proporcione información específica que será valorada por el Jurado Especial. Le pedimos por favor brevedad, y en lo posible proporcionar datos e información específicos: a. Originalidad. Creación de procesos dentro de la Administración Pública sobre la base
del conocimiento y experiencia que tenga carácter inédito y transformador. A través de este criterio, se busca estimular la creatividad de los gestores públicos en la solución de problemas cotidianos relacionados al quehacer estatal.Precise la siguiente información:¿Quién ideó la Experiencia Innovadora? (No más de 300 palabras).Por favor tomar en cuenta:- Informe de Consultoría-Propuesta Política- Funcionarios de la misma entidad
ambos de la Agencia de Protección Ambiental (APRA) perteneciente al Ministerio de Ambiente y Espacio Público.
Describa los elementos que hacen que la Experiencia Innovadora en gestión pública de su
entidad sea innovadora (No más de 300 palabras): Por favor, tomar en consideración la siguiente información: - Viabiliza poblaciones no atendidas - Primera vez que una Administración Pública se ocupa del tema - Cuenta con un inédito apoyo del sector privado - Involucra en la gestión, por primera vez, a los ciudadanos - Otros datos que ayuden a explicar el
carácter inédito y transformador de la Experincia Innovadora
La originalidad de la experiencia en el ámbito de la gestión pública se basa en que: i) los cambios se apoyaron en un cambio cultural, ii) se hizo una reingeniería de procedimientos que no dio por sentado ninguno de ellos, sino que se repensaron de cero todos los trámites de manera de identificar la forma más eficiente de hacerlos, y iii) el nuevo sistema se basa en la gestión diferencial de los establecimientos según su complejidad ambiental simplificando al máximo y digitalizando 100% la evaluación de los de bajo impacto.
En lo que al cambio cultural se refiera, cabe destacar que en la administración pública los procedimientos sumamente burocráticos y en papel están muy arraigados. El hecho también de contar con los mismos procedimientos desde hace años dificulta la implementación de
innovaciones por motivos tales como, miedo a perder el trabajo, dudas sobre los beneficios de la digitalización y rechazo a la utilización de nuevas tecnologías. El proyecto identificó
adecuadamente estas barreras y desarrolló trabajos de sensibilización y capacitación de los empleados con el fin de contar con su apoyo. De otra manera, el proyecto habría fracasado. La reingeniería “desde cero”, no es una práctica habitual en la administración púbica, en parte, por las barreras enumeradas en el párrafo anterior. El proyecto tuvo la virtud de animarse a pensar cuál era el procedimiento más eficiente e implementarlo de manera gradual. Así se lograron mejoras sustanciales (pasando en la gestión de trámites sencillos de 100 días a 8 minutos) en menos de dos años.
La gestión diferencial también es un punto innovador puesto que muchas veces no se vislumbra el impacto en la eficiencia que tal proceder genera. Esto se debe a que los procesos burocráticos muchas veces hacen perder de vista el verdadero objetivo de la política en implementación.
¿Existieron algunos antecedentes de la Experiencia Innovadora?, ¿en la misma entidad u otras
entidades? (No más de 300 palabras).
En el APRA un proyecto de estas características no tiene precedentes y, de hecho, el proyecto estimuló la revisión y digitalización de otros procedimientos de la agencia. En lo que a la ciudad respecta, como se ha dicho, la modernización de los procedimientos administrativos ha sido un foco de la actual administración.
Por ejemplo, el Ministerio de Ambiente y Espacio Público implementó la sistematización del sistema de gestión de reclamos mediante la aplicación del sistema SAP. Lo que posibilitó la
diversificación de los canales de reclamos (Facebook, twiter, página web, etc,), el seguimiento del estado del reclamo, la generación de una base de datos única y el aprovechamiento de la
información allí contenida para la gestión.
b. Impacto Ciudadano. Implica demostrar que la innovación repercute en un mayor beneficio a la
ciudadanía. Por ejemplo, tiempo menor de espera, información en un lenguaje claro y sencillo, procesos simplificados, etc. Precise la siguiente información: Población(es) beneficiaria(s)
objetivo. Precise datos cualitativos (quiénes). De no ser determinable. por favor precise la forma en la que se benefician los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).
La población beneficiada directamente son todos los ciudadanos de la ciudad que requieran un certificado ambiental para habilitar un comercio, una industria o para realizar una construcción. Entre 2012 y 2014 se gestionaron en promedio unos 17.000 certificados al año. Ellos se
benefician gracias a que el nuevo sistema permite una atención más eficiente del público, consiguiendo acortar los tiempos de tramitación de certificados ambientales, evitando la contratación de gestores ineficientes y ayudando a que los establecimientos cumplan la
normativa aplicable. Los trámites catalogados como sencillos, por ejemplo, se cursan totalmente online y demoran 8 minutos en promedio en ser cargados y aprobados, frente a los 100 días que demoraba en la situación inicial.
Asimismo, el nuevo sistema implica una reducción del costo para los ciudadanos, ya que el
ciudadano mismo puede gestionar su trámite online, sin necesidad de gestores. Además, el hecho de poder tener su trámite aprobado en el momento evita pérdidas por tener el establecimiento cerrado pudiendo operar comercialmente en la Ciudad sin problemas.
trámites cuyo trabajo es hoy por hoy mucho más eficiente. Los directivos del APRA también recibieron beneficios en materia de información para la gestión, que antes no tenían disponible y hoy puede utilizarse para la evaluación y planificación de las políticas de gestión de impacto ambiental en la ciudad. Finalmente, los profesionales involucrados en la gestión de los certificados también se benefician por contar con un sistema mucho más claro y que facilita y eficientiza su trabajo.
Población(es) beneficiaria(s) objetivo. Precise datos cuantitativos (cuántos - directos e indirectos).
De no ser determinable. por favor precise la forma en la que se benefician los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).
En lo que a resultados cuantitativos sobre la eficiencia del sistema se refiere, cabe aclarar que, previo a los procesos online, se emitieron en el primer semestre de 2012 un promedio de 85 certificados ambientales por mes. Con la automatización, desde el segundo semestre de 2012 hasta abril de 2015, se emitieron un promedio de 1355 certificados por mes (ver Figura N° 1). Es decir, un aumento del 1494,12% de la cantidad de certificados. Este aumento debe atribuírsele a la agilización del sistema, su difusión en cámaras empresarias, colegios Profesionales y empresas, así como a mayores controles por parte de la Dirección General de Control Ambiental de APRA en los establecimientos.
Explique, ¿cómo se beneficia a los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).Por favor, tomar
en cuenta la siguiente información:- Menores tiempo de espera- Reducción de costos de trámites-Mejora de condiciones de vida de ciudadanos(as) en diferentes dimensiones
La población beneficiada directamente son todos los ciudadanos de la ciudad que requieran un certificado ambiental para habilitar un comercio, una industria o para realizar una construcción.
¿Cuenta con indicadores cualitativos que así lo demuestren? Específique, por favor (No más de
300 palabras):
La población beneficiada directamente son todos los ciudadanos de la ciudad que requieran un certificado ambiental para habilitar un comercio, una industria o para realizar una construcción. Entre 2012 y 2014 se gestionaron en promedio unos 17.000 certificados al año. Ellos se
benefician gracias a que el nuevo sistema permite una atención más eficiente del público, consiguiendo acortar los tiempos de tramitación de certificados ambientales, evitando la contratación de gestores ineficientes y ayudando a que los establecimientos cumplan la
normativa aplicable. Los trámites catalogados como sencillos, por ejemplo, se cursan totalmente online y demoran 8 minutos en promedio en ser cargados y aprobados, frente a los 100 días que demoraba en la situación inicial.
Asimismo, el nuevo sistema implica una reducción del costo para los ciudadanos, ya que el
ciudadano mismo puede gestionar su trámite online, sin necesidad de gestores. Además, el hecho de poder tener su trámite aprobado en el momento evita pérdidas por tener el establecimiento cerrado pudiendo operar comercialmente en la Ciudad sin problemas.
Por otro lado, también se beneficiaron los propios empleados del APRA involucrados en estos trámites cuyo trabajo es hoy por hoy mucho más eficiente. Los directivos del APRA también recibieron beneficios en materia de información para la gestión, que antes no tenían disponible y hoy puede utilizarse para la evaluación y planificación de las políticas de gestión de impacto ambiental en la ciudad. Finalmente, los profesionales involucrados en la gestión de los certificados también se benefician por contar con un sistema mucho más claro y que facilita y eficientiza su trabajo.
¿Cuenta con indicadores cuantitativos que así lo demuestren? Especifíque, por favor (No más de
300 palabras):
En lo que a resultados cuantitativos sobre la eficiencia del sistema se refiere, cabe aclarar que, previo a los procesos online, se emitieron en el primer semestre de 2012 un promedio de 85 certificados ambientales por mes. Con la automatización, desde el segundo semestre de 2012 hasta abril de 2015, se emitieron un promedio de 1355 certificados por mes (ver Figura N° 1). Es decir, un aumento del 1494,12% de la cantidad de certificados. Este aumento debe atribuírsele a la agilización del sistema, su difusión en cámaras empresarias, colegios Profesionales y empresas, así como a mayores controles por parte de la Dirección General de Control Ambiental de APRA en los establecimientos.
países de las Américas. Para tal efecto, deberían ser valorados la posibilidad de adaptación de los procesos administrativos a otros contextos institucionales, accesibilidad de la financiación,
condicionamientos políticos y sociales, etc.Precise la siguiente información:¿Por qué la Experiencia Innovadora de su Entidad es suceptible de ser replicada por otras entidades? (No más de 300 palabras)Por favor, tomar en consideración lo siguiente:- Adaptabilidad a instituciones de diferentes dimensiones- No requiere de mucho presupuesto- Fácil manjeo de posibles conflictos de diversa índole al tratarse de una iniciativa demandada y de uso común- No requiere de mucho personal-Capacitación del personal se realiza de forma sencilla- Otros aspectos que considere pertinentes
Es posible replicar el enfoque innovador de la experiencia (basado en el cambio cultural, la gestión diferenciada por complejidad ambiental y la reingeniería de procesos desde cero) puesto que no requiere de alto presupuesto para su ejecución ni aumento del personal para su
implementación y control. Además, se destaca que la capacitación para su implementación es sencilla y el uso de los aplicativos es amigable con el usuario, por lo cual resulta fácil tanto para los ciudadanos que lo utilizan como para el personal de gobierno.
La experiencia podría fácilmente replicarse en otros países de américa latina puesto que compartimos culturas similares y consideramos que las barreras que enfrentamos en esta experiencia serían similares. La emisión de certificados ambientales tiene lugar en todos los países y tanto a nivel municipal como provincial y nacional, por lo que las posibilidades de
replicación son muy grandes. En cada caso particular, la información a ingresar por el usuario y el análisis de la categorización variaría en función de cada legislación en particular, pero los
procesos serían muy similares.
Además, cabe destacar que este enfoque y el sistema informático desarrollado pueden también ser útiles en otros ámbitos donde se gestionen certificados y no se limita a la gestión de
certificados ambientales.
¿Qué elementos centrales deberían ser considerados antes de que la Experiencia Innovadora sea
replicada en otras entiddades? Por favor, explíque (No más de 300 palabras):
Por un lado, resulta fundamental un buen diseño del flujo de procesos, que permita obtener información detallada de cada paso a realizar. Para ello es clave involucrar en el diseño a todas las partes interesadas en el proceso. En este caso, por ejemplo, se consultó a cámaras
empresarias de los establecimientos que tramitan los certificados y profesionales de medio ambiente que realizan la gestión ambiental de los establecimientos.
Por otro lado, su implementación implica un importante cambio cultural, por lo cual, el personal que maneje dicho cambio debe estar abierto a la innovación y al cambio de los criterios que durante años soportaban los procesos administrativos. Los líderes de la organización deben además estar convencidos de los beneficios del proyecto.
d. Eficacia. Hace referencia a la capacidad de medir/alcanzar los resultadis esperados por medio
de la Experiencia Innovadora, en función a los objetivos que se han propuesto en una determinada política pública (entendida en sentido amplio como programa, actividad, proceso, etc).Precise la siguiente información:¿Cuáles fueron los plazos que se consideran desde el inicio de la política pública?, ¿se cumplieron? (No más de 300 palabras)
Se fijó un plazo de un año para una reingeniería de los procesos, una etapa intermedia de implementación (desde 2011 hasta Junio 2012) y una etapa avanzada (a partir de Junio de 2012). Los plazos se cumplieron satisfactoriamente. Entre los resultados obtenidos, se puede mencionar una atención más eficiente del público, consiguiendo acortar los tiempos de tramitación de certificados ambientales. En segundo lugar, los incentivos derivados de las nuevas reglas de juego permiten una mayor cantidad de establecimientos inscriptos en las categorías ambientales correspondientes y, por lo tanto, un mayor cumplimiento de la normativa ambiental.
En tanto los resultados positivos encontrados dentro de la administración de la Agencia, se puede mencionar, en primer lugar, una gestión más eficiente de los recursos materiales y
humanos, ya que la tramitación a distancia permite reducir la cantidad de personal destinado a la atención del público. En segundo lugar, una mejora del capital humano como consecuencia de la capacitación dada al personal de Gobierno y de saberse capaz de haber mejorado
sustancialmente la eficiencia del procedimiento administrativo.
Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cualitativos (No más de 300 palabras):
Los mencionados objetivos alcanzados han permitido puntualmente:
• Involucrar en el diseño del nuevo sistema a los ciudadanos, al haber realizado numerosas reuniones con cámaras empresariales y asociaciones de profesionales para asegurar un análisis
integral de la situación.
• Reducir los costos de obtención de los certificados, al no ser necesario el ser tramitados a través de gestores.
• Acortar el plazo de obtención del certificado ambiental y evitar la intervención subjetiva de cualquier funcionario que pueda retrasar el proceso (pasando de 100 días promedio a 8 minutos promedio para CAA sencillos).
• Evitar la necesidad de concurrir a la Agencia, ya que el inicio del trámite puede ser pedido y hasta pagado online, reduciendo así el tiempo que deben dedicarle a este proceso los
administrados y, en consecuencia, la cantidad de recursos humanos de la Agencia destinados a la atención ciudadana (Ver: http://www.buenosaires.gob.ar/agenciaambiental/tramites/impacto-ambiental).
• Ahorrar recursos materiales a la Agencia y contribuir a cumplir con las metas de reducción de la utilización de papel de la Agencia al digitalizar el proceso.
Otro resultado a destacar es que por las características del nuevo sistema (que genera
información muy valiosa y tiene procesos muy bien definidos y transparentes) y por el hecho de que está sometido a análisis constantes, se fomenta la innovación y la mejora permanentemente. Prueba de ello es la implementación en curso del sistema SAP para la gestión de las inspecciones que realiza el APRA, que fue incentivada tras el proceso de sistematización de obtención de certificados.
Finalmente, esta modernización de la administración pública en su interior impacta directamente sobre el ciudadano, ya que cambia por completo su forma de comunicarse con el Gobierno de la Ciudad. Estas experiencias exitosas de modernización y sistematización online contribuyen a facilitar otros procesos de digitalización que el gobierno quiera llevar adelante.
Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cuantitativos (No más de 300 palabras):
En términos cuantitativos, los logros pueden resumirse en un aumento de la recaudación de $300.000 en 2011 a $24.000.000 en 2014, en una disminución en los tiempos de gestión de trámites sencillos de 100 días a 8 minutos, y un aumento de los certificados procesados de 85 certificados ambientales promedio por mes en el primer semestre de 2012 a un promedio de 1355 certificados por mes tras la automatización (desde el segundo semestre de 2012 hasta abril de 2015, se emitieron).Como puede verse, el nuevo sistema implicó una inversión en el corto plazo que permitió obtener beneficios tanto en el corto como en el mediano y largo plazo.
¿Cuál fue el medio de evaluación de la política pública innovadora? (No más de 300 palabras)
El nuevo sistema puede evaluarse a través de una serie de indicadores cuya fuente de información es el propio sistema:
• Cantidad de certificados ambientales emitidos: Se pasó de un promedio de 85 certificados mensuales a 1355.
• Tiempo promedio para la obtención de certificados sencillos: Se pasó de una duración promedio de 100 días a 8 minutos.
• Recaudación: aumentó de $300.000 en 2011 a $24.000.000 en 2014.
Además, el sistema fue testeado en la fase inicial al permitir la carga de datos por parte del usuario con la supervisión de empleados del APRA. Esto contribuyó a identificar las principales dificultades que generaba y a implementar mejoras para hacer el sistema aún más amigable.
Si pudiera dar una opinión sobre los reusltados obtenidos a través de la Experiencia Innovadora:
¿Diría Ud. que los resultados obtenidos han sido de mayor, regular o menor impacto? Por favor, explíque (No más de 300 palabras):
Los resultados alcanzados han sido de gran impacto puesto que no solo han mejorado
sustancialmente el proceso puntual que se buscaba mejorar (trámite de certificados ambientales) sino que lo han trascendido gracias a la implementación de un cambio cultural en la agencia que facilitará la eficientización de otros procesos dentro de la misma. En este sentido, el cambio producido resulta revolucionario en lo que respecta a innovación pública porque implica un previo cambio en la cultura de trabajo.
¿En qué medida se solucionó el problema público inicial? (No más de 300 palabras)
tramitar certificados ambientales y, como consecuencia, incurrían en infracciones que impedían el cumplimiento del objetivo de la agencia de garantizar la protección ambiental, el problema ha sido solucionado por completo. La cantidad de certificados que se tramitan aumentó sustancialmente en más de un 1.400%, lo cual da cuenta de lo ágil del sistema.
Cabe destacar que, buscando que la mayor proporción de los establecimientos comerciales de la Ciudad cuenten con el certificado ambiental que le exige la Ley, se vienen realizando acciones de difusión con Cámaras empresarias, Colegios profesionales, gestores y empresas para difundirlos y lograr la mayor cobertura posible.
e. Eficiencia. Se refiere a la capacidad de la Administración Pública para ordenar sus procesos de
tal forma que éstos optimicen sus recursos (financieros, humanos, etc); y a su vez, generen mayores y mejores resultados. Precise la siguiente información: Presupuesto General de toda la Entidad y Presupuesto de la Experiencia Iinnovadora postulante¿Se ejecutó todo el
Presupuesto? (No más de 300 palabras)
La Agencia ambiental de la ciudad cuenta con un presupuesto de $ 100 millones por año para su funcionamiento e invirtió para la puesta en marcha y el mantenimiento del sistema que permitió la innovación presentada $2.5 millones desde el año 2011 hasta la fecha .
Número de personas de la Entidad y Número de las personas involucradas en la Experiencia
Innovadora postulante (No más de 300 palabras)
La agencia cuenta con 251 personas. De ellas, 100 personas participaron activamente en la iniciativa. Estos empleados pertenecen puntualmente a la Dirección General Técnica,
Administrativa y Legal (DGTAL), de Evaluación Técnica (DGET) y de Control Ambiental (DGCONTa) de la Agencia de Protección Ambiental.
Si pudiera dar una opinión sobre el costo-beneficio de la aplicación de la Experiencia Innovadora,
¿diría Ud. que es positiva? (No más de 300 palabras)
Consideramos que es altamente positiva, dado que los beneficios son muy superiores a los costos de transacción y económicos que este cambio implica. Asimismo, los beneficios se ven no sólo en el corto, sino también en el mediano y largo plazo, y son beneficios no solo económicos directos sino también organizacionales (por el cambio cultural implementado) y de ahorros de costos de oportunidad. En este sentido, cabe destacar que el hecho de que el interesado cuenta en ciertos casos con su certificado en el momento y no debe esperar los 100 días promedio que se tardaba antes, permite poder empezar a operar comercialmente en el momento y así evitar pérdidas por tener el establecimiento cerrado.
¿Qué dificultades encontró en el proceso de implementación de la Experincia Innovadora y qué
hicieron para superarlas? (No más de 300 palabras)Asimismo, precise por favor la siguiente información: - Dificultades presupuestales - Dificultades políticas - Dificultades sociales- Otras (Explicar, por favor)
En primer lugar, podemos mencionar las dificultades culturales internas propias de una conducta de trabajo sostenida durante mucho tiempo de expedientes en papel y movimientos físicos de los mismos entre áreas. Las mismas se sortearon con un cambio progresivo y gradual de los flujos de trabajo, separando los trámites simples de los complejos en una primera instancia, monitoreando el desempeño de los cambios implementados, realizando mejoras continuas en los cambios ya realizados y capacitando al personal que sería parte del nuevo proceso. El cambio diario mutó de tramitar un gran cúmulo de expedientes a automatizar la gestión de una gran cantidad de ellos para focalizar el trabajo de los técnicos en aquellos con gran impacto ambiental para la Ciudad. En segundo lugar, fue necesario trabajar muy fuerte sobre la legislación, la cual muchas veces puede ser muy rígida y, consecuentemente, dificulta la modernización de procesos. Es por ello que fue necesario adecuar la normativa -en concreto, el Decreto 222/12- de modo que soporte el uso de la informática para agilizar los trámites. Con la implementación del Decreto 222/12 se indica que un gran cúmulo de trámites ambientales que se cursaban de manera presencial (con expediente papel), se deberían gestionar de manera online a través de la página web de APRA, haciendo mucho más rápida su resolución.
f. Complejidad del problema que soluciona. Hace alusión a la complejidad del problema y de la
solución que desde la Administración Pública se puede dar. En ese sentido, son más valorados las experiencias innovadoras que tienen que ver con el manejo central de la Administración Pública, aquellas que involucran a una mayor población, aquellas están relacionadas con la administración
de problemas en múltiples niveles de gobierno y mancomunidades, etc.Precise la siguiente información:¿Por qué su Experiencia Innovadora es compleja? Explíque (No más de 300
palabras):Por favor, tomar en consideración los siguientes datos:- Involucra poblaciones disímiles y grandes- Involucra distintos niveles administrativos- Escasez de Recursos- Esfuerzo adicional por concertar con diferentes actores para implementar la experiencia, ¿con quiénes fue necesario coordinar?- Contexto superlativamente hostil para el trabajo de las entidades públicas- Otros (Por favor, explíque)
La cultura del proceso en papel estaba altamente enraizada en la Agencia de Protección Ambiental. A su vez, había una escasez de recursos humanos muy grande, por lo cual todo trabajo extra representaba un costo muy alto. Teniendo estas condiciones iniciales, nuestra experiencia fue sumamente compleja, ya que con igual plantel debimos generar un sistema que brinde un servicio mucho más eficiente tanto en cantidad de certificados tramitados como en cuanto a calidad del trámite, y actuando así directamente sobre la calidad ambiental de la Ciudad y la atención de los vecinos.
g. Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora. Implica el nivel de "enraizamiento" de
la Experiencia Innovadora que la haga capaz de mantenerse en el tiempo, a cambios políticos de la administración, cambios institucionales y organizativos, financiamiento, grado de compromiso de las autoridades y funcionarios(as) gubernamentales, etc.Precise la siguiente información:Tiempo de implementación de la Experiencia Innovadora (No más de 300 palabras):
La experiencia innovadora fue implementada a mediados del año 2012 y se mantiene vigente hasta la fecha.
Número de años con Presupuesto asegurado (precisar horizontes presupuestales de 1, 5, 10
años) (No más de 300 palabras):
Sin plazo, ya que su obligación de cumplimiento es por Decretos y Leyes del Gobierno.
Número de administraciones que la han seguido desarrollando (No más de 300 palabras):
2 Presidencias de la Agencia.
Origen del Presupuesto ¿Público o Privado) (No más de 300 palabras):
El presupuesto tiene origen exclusivamente público.
Reconocimiento Legal de la Experiencia Innovadora que la haga obligatoria en el tiempo (No más
de 300 palabras):
La sustentabilidad de nuestro proyecto está amparada por la Ley 3304 - Plan de Modernización de la Administración Pública, Decreto 350/2014 GCBA - Registro Legajo Multipropósito, Decreto 429/2013 - Trámites a Distancia, Disposición DGCONT 139/2015 y 710/2014. A su vez, desde Junio de 2012 y en virtud del Decreto 222/12 del Gobierno de la Ciudad, los trámites de impacto ambiental se estipula se gestionan de manera online.
Otra información que comprenda la Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora postulada (No
más de 300 palabras): No hay
h. Perspectiva de Género. Implica determinar como la Experiencia Innovadora sometida a
concurso impacta de forma diferenciada en hombres y mujeres, y cómo las Administraciones Públicas han adaptado sus procesos internos en la planificación, implementación, evaluación y monitoreo para atender esta realidad. Por favor, precise la siguiente información:Precise la sigueinte información:Al momento de diseñar y planificar la Experiencia Innovadora se tomço en cuenta la realidad de mujeres y hombres y se consideró que ésta podría impactarlos de forma diferenciada? (No más de 300 palabras)
La iniciativa se aplicó para toda la ciudadanía de la ciudad, sin distinción de género ya que busca agilizar y dinamizar los esfuerzos de cualquiera que opere comercialmente en la Ciudad.
¿La iniciativa ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres en su administración e implementación? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras):
La iniciativa se aplicó para toda la ciudadanía de la ciudad, sin distinción de género alguna.
¿Los cargos directivos son ocupados por hombres y mujeres?, ¿Existió algún mecanismo de
selección expecífico como cuotas?. De ser el caso, por favor, indique cifras (No más de 300 palabras):
La iniciativa se aplicó para toda la ciudadanía de la ciudad, sin distinción de género o cuotas.
¿La Experiencia Innovadora cuenta con una Estrategia explícita/institucionalizada de acción
afirmativa o discriminación positiva con los beneficiarios atendiendo las diferencias de género? Por ejemplo: servicios diferenciados, horarios especiales para madres de familia, entre otros. Explíque cuáles, por favor (No más de 300 palabras):
La iniciativa no cuenta con una estrategia explícita de acción afirmativa o discriminación positiva.
¿La Experiencia Innovadora ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres entre
sus beneficarios? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras):
No se ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres entre sus beneficiarios.
¿A considerado la Experiencia Innovadora algún método de monitoreo y evaluación distinta para
determinar cómo impacta diferencialmente a hombres y mujeres? Si es así, se cuenta con alguna estrategia adoptada para superar las dificultades? (No más de 300 palabras)
No se ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres entre sus beneficiarios.
DECLARACIÓN DE LOS(AS) PARTICIPANTES
Nombre del
Representante Legal: Tomas Kroyer
Cargo: Director General del Área de Relaciones Internacionales y CooperaciónInternacional
Teléfono: (+5411) 5091-7922 int 7922
E-mail: [email protected]
Nombre de la persona
de contacto: Novosel Noelia
Cargo: Coordinadora de Premios Internacionales
Teléfono: (+5411) 5091-7922 int 7922
E-mail: [email protected]
He leído y acepto los términos y condiciones descritos anteriormente en relación al Premio
Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva - Edición 2015 Yes
