AYUDA PARA EL PAGO DE ALQUILER DE VIVIENDA

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AYUDA PARA EL PAGO DE

ALQUILER DE VIVIENDA

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© Derechos Reservados 2007

Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración

Dirección de Recursos Humanos Gerencia de Administración de Personal

Viaducto Miguel Alemán No. 105 2º piso Col. Escandón. México, D.F. 11800. Tel. (55) 5278-4200

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C. V., otorgándole el crédito correspondiente.

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CONTENIDO

Número Tema

Página

1

Objetivo

2

Alcance

3

Referencias

4

Políticas

5

Responsabilidades

6

Definiciones

7

Método de trabajo

7.1.

Diagrama de flujo

7.2

Descripción de actividades

8

Registros

9

Anexos

10

Hoja de autorización

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1. OBJETIVO

Realizar la ejecución del trámite, para el pago de la ayuda por el alquiler de vivienda, al que tenga derecho el personal que labora en las oficinas del Consejo en el exterior, dentro del marco legal establecido en la Ley y demás disposiciones aplicables.

2. ALCANCE

El contenido de esta instrucción de trabajo, aplica al Servidor Público Asimilado, que solicite el pago por este concepto, conforme a las políticas y procesos que en el presente procedimiento se indican.

Conforme se cita en el segundo párrafo del artículo 119 del Reglamento, “… las adscripciones cuyas condiciones económicas repercutan de manera grave sobre los ingresos de los miembros del Servicio Exterior…Para los efectos de este artículo, se considerará repercusión grave la erogación del 30% o más del salario neto mensual por concepto de alquiler”, entendido y calculado en términos de su conversión a dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, en igual sentido aplica cuando el Servidor Público Asimilado requiera la ayuda para el pago por anticipado de varios meses de alquiler.

Por lo tanto la presente ayuda sólo es aplicable a quien por la condición de su adscripción, se ubique en áreas donde los niveles económicos o la costumbre, así lo obliguen y bajo el claro criterio de que no existen en la localidad otras posibilidades que protejan el ingreso del servidor, ni obliguen al uso inapropiado de recursos públicos.

3. REFERENCIAS

Las que se indican en las Definiciones Generales, del capítulo de Contenido General, del Manual de procedimientos de prestaciones al personal en el que esta contenido el presente procedimiento.

4. POLÍTICAS

a) Las solicitudes de ayuda deberán ser recibidas por la Dirección de Recursos Humanos a más tardar los días 5 de cada mes, sólo se recibirán para su trámite las solicitudes que cuenten con el contrato de arrendamiento previamente autorizado conforme las condiciones señaladas en la política e.4 de este mismo procedimiento.

b) El pago de las solicitudes recibidas en tiempo conforme a la política a) anterior, se efectuará los días 10 de cada mes.

c) Las solicitudes que se reciban por la Dirección de Recursos Humanos, después del día 5, se tramitaran con las que se reciban hasta el día 5 del mes siguiente.

d) Todos los documentos que se envíen para el trámite de pago deberán presentarse

siempre y en cada oportunidad acompañados de la traducción integra y completa al idioma español, en la que deberá incluirse la siguiente leyenda “Traducción simple y completa hecha por (nombre y apellidos del Servidor Público Asimilado)”, con la firma autógrafa del Servidor Público Asimilado y la fecha, la citada firma y fecha deberá aparecer tanto en el documento original, o en su caso la copia fotostática que se solicita en el presente procedimiento, en el idioma extranjero, como en la traducción que se solicita.

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e) Las solicitudes de ayuda sólo serán atendidas siempre y cuando reúnan los siguientes requisitos:

e.1) Oficio de solicitud con número de referencia oficial de la oficina en que trabaje el Servidor Público Asimilado solicitante, en el que especifique; el periodo por el que se solicita el pago; el concepto desglosado (monto de renta, impuestos y cualquier otro concepto que forme parte del total indicado) del recibo o documento que ampara el pago; el monto total del recibo y; el monto total por el concepto de renta. e.2) Recibo original de renta, el que deberá siempre venir a nombre del Servidor

Público Asimilado que solicita y con la firma autógrafa de éste.

e.3) El monto deberá ser igual al estipulado en el contrato o en sus modificaciones autorizadas.

e.4) Cuando se trate del primer recibo de renta, por nuevo contrato o por modificación a éste, deberá acompañarse la copia del contrato respectivo, el que deberá venir con la siguiente leyenda, “Bajo protesta de decir verdad las rentas que se indican en el presente contrato, son razonables, conforme a la situación económica y costumbres del área geográfica en donde se ubica el inmueble que pretendo alquilar (nombre y apellidos del Servidor Público Asimilado.)”, suscrito con la firma autógrafa del Servidor Público Asimilado interesado.

e.5) Original de la opinión de un perito inmobiliario de la zona (Corredor de Bienes Raíces, Peritos Bancarios o de Institución reconocida en el área) en el que haga constar que la renta respecto de las características del Inmueble y a el área donde pretende ubicarse son razonables, este servicio deberá ser contratado y pagado por el Servidor Público Asimilado.

El Director de Recursos Humanos contará con 20 días calendario, para dar respuesta a la solicitud, tiempo en el que podrán pedir al Servidor Público Asimilado solicitante, la información y documentación que consideren pertinente, transcurrido el plazo, si la citada Dirección no hubiera solicitado información para complementar el expediente, estará obligada a solicitar la radicación de recursos a favor del Servidor Público Asimilado solicitante.

El Servidor Público Asimilado, cuenta con 20 días calendario para dar respuesta a las solicitudes de información que la Dirección de Recursos Humanos le requiera, transcurrido el plazo la citada Dirección de no haber recibido respuesta dará por concluido el trámite y desechara la solicitud por improcedente. La Dirección de Recursos Humanos se abstendrá de llevar a cabo el trámite para el pago de la ayuda correspondiente, hasta que no se integre en tiempo y forma, la información que en el presente manual se especifica.

e.6) Los contratos deberán contener por lo menos los siguientes datos; nombre del arrendador domicilio y teléfono; vigencia del contrato; monto de la renta mensual; en su caso los siguientes conceptos; mecanismo para la extensión de la vigencia; mecanismo formal u oficial para la indexación de la renta y periodos de ajuste; penalización por cancelación anticipada de las partes; domicilio y características dimensionales del inmueble y; monto del depósito de garantía o fianza requerida y mecanismo de recuperación o de cancelación. En el caso de que algunos de los datos, no se puedan incluir porque así lo determine la ley local o la costumbre, esta condición, deberá citarse en el cuerpo del contrato, señalando con claridad y en su caso con la copia de la información oficial correspondiente que impide incluir la información solicitada en este numeral.

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e.7) Sólo se aceptaran contratos que sean celebrados por el Servidor Público Asimilado, por lo tanto no se pagaran las rentas o u otros adicionales conexos previstos en el presente procedimiento, cuando los contratos estén suscritos por cualquier tercero, incluidos familiares de cualquier grado.

e.8) Los contratos deben celebrarse como arrendamiento puro, no se aceptara ninguna otra forma de arrendamiento. Cuando un contrato venza y en el cuerpo del mismo, no se señale una renovación automática pactada desde el origen y el Servidor Público Asimilado no haya enviado nuevo contrato autorizado a la Dirección de Recursos Humanos, ésta suspenderá el pago de la ayuda hasta que el Servidor Público Asimilado, cumpla con el requisito, el Consejo no pagará deudas retroactivas cuando estas resulten en el siguiente ejercicio fiscal a cuando debieron liquidarse. La Dirección de Recursos Humanos solicitará en tanto recibe el nuevo contrato a la Dirección de Recursos Financieros se reserve la misma cantidad que debía cubrir de haber continuado el contrato en iguales condiciones. e.9) Cuando se trate de modificaciones previstas en el cuerpo del contrato; por

aumentos en la renta indexados a factores económicos o; ampliaciones con aumento en la renta ya previstos desde el origen, deberá enviarse el documento oficial que señale con precisión la justificación correspondiente.

Cuando la modificación se trate de ampliaciones en el tiempo de arrendamiento u otras que no afecten los montos de renta a pagar, sólo deberá informarse al calce del oficio de envío señalado en el punto e.1) anterior.

El Consejo no se responsabilizará, ni cubrirá cantidad alguna por penalizaciones diferentes a las de la renta de la vivienda contratada por el Servidor Público Asimilado, siempre que éstas hayan quedado claramente establecidas en el contrato de arrendamiento las que no podrán ser superiores a dos meses del valor de la renta, cuando por razones del servicio, deba remover al Servidor Público Asimilado.

Los anticipos de garantía, se deberán acreditar con los recibos de renta de los últimos meses del contrato para los que no se cubra la ayuda a la que se refiere el presente proceso, ó con la reintegración del total del monto de garantía, a la Tesorería del Consejo 30 días hábiles después de la fecha de terminación del Contrato, pasado este periodo la Dirección de Recursos Humanos descontará hasta un máximo del 30% del salario del Servidor Público Asimilado responsable por mes hasta que quede cubierta en su totalidad la deuda correspondiente.

f) El pago de esta ayuda no forma parte del sueldo, toda vez que no se entregan a cambio de su trabajo.

g) Se otorgará la ayuda de pago de alquiler de vivienda cuando el monto mensual de la misma, sea igual o mayor al 30% (treinta por ciento) del sueldo mensual en dólares de los Estados Unidos que se otorga al Asimilado del Servicio Exterior Mexicano, conforme a los términos de la Ley y demás disposiciones aplicables Dicha ayuda no incluye otros servicios adicionales, tales como: mantenimiento, portero, estacionamiento, luz, gas, televisión en cualquier modalidad, etc. con la salvedad oficialmente comprobada, de que sea costumbre en la ciudad o país de adscripción.

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h) Conforme a las políticas de racionalidad y austeridad del gasto público el Consejo pagará esta prestación hasta por el valor máximo que resulte del calculo, tomando como base el 50% (cincuenta por ciento) del sueldo neto que perciba el Servidor Público Asimilado y aplicando la tabla de porcentajes por zona que aprueba el tercer párrafo del punto 10 de la Norma, que indica cinco regiones geográficas con porcentajes de ayuda específicos que se aplicaran al costo de la renta: América del Norte 30%, Europa 50%, América Latina 40%, África y Medio Oriente 50% y Asia Pacífico 60%.

i) Cuando la variación en el tipo de cambio entre el dólar y la moneda oficial del país donde se encuentre radicado el Servidor Público Asimilado provoque que el pago del alquiler sea menor que el 30% que se cita en la política g) anterior, la Dirección de Recursos Humanos suspenderá el pago de la ayuda en apego a la Norma. En caso contrario, previa solicitud del Servidor Público Asimilado afectado cumpliendo la normatividad que aquí se indica, la citada Dirección de Recursos Humanos, iniciará el trámite para la radicación de recursos a favor del Servidor Público Asimilado afectado. j) Para cualquier efecto, la fecha que determina el tipo de cambio de la moneda será la

que se señale en el recibo de pago del alquiler. Cuando el Servidor Público Asimilado por razones contractuales y/o de costumbre local justificado solicite y reciba ayudas anticipadas de pagos de alquiler, el tipo de cambio corresponderá al de la fecha de liquidación del total de recibos aprobados, por ningún motivo podrá reclamar o solicitar diferencias posteriores por variaciones en el tipo de cambio.

5. RESPONSABILIDADES

Subdirector General de Administración

5.1 Autorizar esta instrucción de trabajo.

5.2 Autorizar la solicitud de radicación de recursos a las oficinas en el exterior. 5.3 Autorizar la nómina del personal de las oficinas en el exterior.

Director de Recursos Humanos

5.4 Aprobar esta instrucción de trabajo.

5.5 Aprobar la solicitud de radicación de recursos a las oficinas en el exterior. 5.6 Aprobar la nómina del personal de las oficinas en el exterior.

Gerente de Administración de Personal

5.7 Revisar los documentos que se solicitan y apegarse a las disposiciones contenidas en esta instrucción de trabajo.

5.8 Garantizar que los pagos relativos a ayudas para vivienda se realicen en tiempo y forma con apego a la normatividad aplicable.

5.9 Tramitar ante la Dirección de Recursos Financieros el día 10 o el día hábil inmediato anterior de cada mes todas las solicitudes de ayuda para el pago de vivienda, que hayan sido recibidas antes de esta fecha y que reunían los requisitos que se especifican en las políticas del presente.

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5.10 Revisar que la documentación comprobatoria cumpla con la normatividad vigente y con las políticas enunciadas en esta instrucción de trabajo.

5.11 Revisar y rubricar la nómina y recabar firmas de visto bueno y de autorización de pago.

Subgerente de Remuneraciones y Prestaciones

5.12 Recibir y clasificar los documentos que se solicitan, en apego a las disposiciones contenidas en esta instrucción de trabajo.

5.13 Realizar el cálculo de porcentajes asignados y conversión a dólares americanos conforme a la normatividad vigente tomando en cuenta la región y el nivel del Servidor Público Asimilado solicitante.

5.14 Elaborar y presentar la solicitud de radicación por concepto de ayuda para vivienda. 5.15 Registrar y controlar las radicaciones solicitadas.

5.16 Confirmar las radicaciones vía correo electrónico, especificando los nombres, montos y conceptos.

5.17 Controlar la documentación soporte a las radicaciones realizadas en los respectivos expedientes.

5.18 Integrar en la nómina de las oficinas del exterior las ayudas enviadas.

5.19 Preparar los oficios para el envío de los recibos de nómina mensualmente a los empleados que laboran en las oficinas en el exterior y controlar los acuses de recibo de los mismos.

5.20 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en cada procedimiento efectuado.

6. DEFINICIONES

6.1 SRE.- Secretaría de Relaciones Exteriores. 6.2 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 6.3 SEM..- Servicio Exterior Mexicano.

6.4 SGA.- Subdirector General de Administración. 6.5 SPA.- Servidor Público Asimilado.

6.6 DRF.- Director de Recursos Financieros. 6.7 DRH.- Director de Recursos Humanos.

6.8 GAP.- Gerente de Administración de Personal.

6.9 SRP.- Subgerente de Remuneraciones y Prestaciones. 6.10 ATA.- Asistente Técnico Administrativo.

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7. MÉTODO DE TRABAJO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO

(10)

OPINIÓN PERITO

2

DRH 16.Recibe del ATA la documentación para el pago de apoyo para vivienda y la entrega

al GAP

GAP

17. Recibe documentación y revisa que se encuentre completa y acorde a las

políticas establecidas, verifica vencimiento de contrato y acreditamiento de anticipos de garantía

18. Correcta, completa sin vencimiento, acredita anticipos

de garantía ? 19. Elabora oficio de respuesta

al ATA indicándole las causas de la devolución, o solicita descuentos de nómina, lo somete a firma del DRH, registra para control de tiempos,

21. Integra la información la pasa al SRP para cálculos y

registros.

SRP 22. Con la información elabora el calculo del apoyo con base en el 50% del salario y tabla de la Norma y convierte a Dólares de

los E.E.U.U. (Form. Calc. 2)

25. Elabora comprobante de calculo y solicitud de radicación de recursos y envía para revisión y autorización del GAP SOLICITUD DE RADICACION GAP 27. Revisa cálculos y solicitudes de radicación SOLICITUD RECIBOS JUSTIFICACIÓN CONTRATO COPIA 3 OFICIO DE DEVOLUCIÓN NO SI 20. Archiva copias de control 26. Archiva calculo en la carpeta de ayudas al SPA 28. Correcto y completo ? 29. Recaba la autorización del DRH y envía al SRP para su trámite NO SI

33. Con la confirmación del envío, envía correo electrónico a la oficina del exterior con el archivo que le

corresponda con copia al GAP

4

4

SRP 34. Mensualmente integra la nómina de oficinas en el exterior convirtiendo a moneda nacional

todos los componentes

35. Calcula la piramidación de montos netos para su equivalencia en brutos y aplica descuentos de Ley. 36. Elabora la nómina correspondiente y oficios

para envío de recibos y somete a la revisión del

GAP GAP 37. Revisa cálculos de piramidación e integración de nómina 38. Correcto y completo ? 39. Recaba la aprobación del DRH y envía al SRP SI SRP 40. Separa los recibos de nómina por persona, los integra por oficina y

envía por mensajería Internacional 41. Archiva en la

carpeta correspondiente copia de los oficios

OFICINA DEL EXTERIOR 42. Reciben los recibos

los distribuyen para firma y los envían al

SRP

SRP 43. Recibe los recibos debidamente firmados, clasifica y archiva NO

FIN

AYUDA PARA EL PAGO DE ALQUILER DE

VIVIENDA

23. La renta es menor al 30% del salario neto en dlls de los

E.E.U.U (Fml calc.1) ?

24. Elabora reporte de suspensión del apoyo de pago del alquiler de

vivienda SI

NO

44. Archiva en la carpeta de cada SPA los recibos

firmados

DRF

31. Conforme a los procesos de aplicación y control presupuestal , así como a las instrucciones

sobre la racionalidad y austeridad, radica los recursos en las oficinas del exterior y confirma al

GAP el envío

SRP 32. Recibe la confirmación del envío

de los recursos e informa al SRP

SRP 30. Recibe del Gap la

documentación autorizada y tramita ante

(11)

7.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1ª. Fase: Se refiere a los pasos que deben seguirse para la contratación de una vivienda cuando el Servidor Público Asimilado, es de nuevo ingreso y es asignado a una plaza en el exterior o cuando es transferido a otra ciudad diferente a la que radica, o bien cuando las condiciones del contrato o las del tipo de cambio, se modifican y provoquen caer en gasto grave por alquiler de vivienda. El procedimiento en esta fase, se refiere a un conjunto de actividades preeliminares, mediante las que el Servidor Público Asimilado, solicita cuando el monto de las rentas es igual ó superior al 30% de su salario neto mensual calculado en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica y por lo tanto afecta gravemente su ingreso o bien cuando el pago de las mismas es por periodos anticipados.

Responsable Paso Actividad Documento de

trabajo

1. Ubica por sus propios medios la vivienda en la ciudad de radicación en el extranjero

2. Cuando la modificación del contrato original por

cláusulas preestablecidas o por recontratación al vencimiento debe verificar las condiciones, continúa en 5.

Contrato de arrendamiento

3. Contrata formalmente una nueva vivienda debe

asegurarse de las condiciones señaladas en el contrato, específicamente, debe verificar las condiciones, continúa en 5.

Contrato de arrendamiento

SPA 4. Cuando el tipo de cambio de la moneda del país residente varié respecto del dólar de los Estados Unidos de América, debe verificar las condiciones, continúa en 5.

Contrato de arrendamiento

5. Determina si la renta mensual señalada en el contrato, es igual ó mayor al 30% de su salario mensual neto en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (Formula de calculo No. 1), o se solicitan pagos por periodos anticipados de renta. Si resulta positivo el cálculo o existe la condición de pago anticipado, solicita una opinión de un perito local y continúa en 6, si es negativo termina el proceso, toda vez que no califica para la ayuda.

Contrato de arrendamiento y opinión de perito local

6. Integra todos los documentos que se le solicitan: a) Proyecto de la Solicitud para el pago de Ayudas y

Prestaciones. (formato DRH -01).

b) Opinión de un perito local (Empresa de Bienes Raíces, Peritos Inmobiliarios bancarios o de otras Institución reconocida)

c) Contrato de arrendamiento, original y copia.

d) En su caso documentos o notas que indiquen, movimientos inflacionarios o estipulaciones legales generales que obligan a cambios en el valor de las rentas (justificación)

e) Recibo o recibos de renta.

Y los envía al ATA para su revisión y apoyo y continúa en 7

Los que se indican.

(12)

7. Recibe los documentos, analiza si cumplen con las políticas publicadas, apoya al SPA con antecedentes e información que ampare su solicitud. Del Conector 3

Los que se indican en 6

ATA

8. Determina si los documentos y la información esta correcta y completa, en caso positivo continúa en 9, en caso negativo, informa al SPA, los faltantes y errores y le pide termine de integrar, regresa a 6.

Los que se indican en 6

9. Elabora el proyecto de traducción de toda la

documentación anexa, transcribe las leyendas que se solicitan en las políticas d y e.4.del presente procedimiento, y la solicitud definitiva para firma del SPA y se los envía para su revisión.

Los que se indican en 6, las traducciones, incluye leyendas y solicitud para el pago de ayudas y prestaciones.

10. Recibe los documentos, los analiza, revisa la precisión de las traducciones asegurándose que las mismas estén completas.

Los que se indican en 9

SPA

11. Determina si la documentación se encuentra correcta en cuyo caso conector 1 y continúa en 12, en caso negativo la devuelve al ATA para su corrección, regresa a 9.

Los que se indican en 9

12. Firma Solicitud, leyendas por traducciones, protesta en la copia del contrato, integra y entrega al ATA, en su caso sólo envía recibos subsecuentes.

Los que se indican en 9

ATA

13. Integra el paquete para envío a la DRH conector 2, obtiene fotocopias, registra para control de tiempos y respuestas

Todos los que se indican en 9

con excepción del original del contrato de arrendamiento, en su caso sólo envía los recibos subsecuentes.

14. Archiva la copia del contrato para control y ayuda de cálculos y continúa en 16.

Copia de contrato de arrendamiento

SPA 15. Archiva su contrato original para aclaraciones. Contrato de arrendamiento

(13)

2ª. Fase: Esta fase esta prácticamente referida a las actividades o instrucciones de trabajo que internamente ejecuta la Dirección de Recursos Humanos para la revisión documental y en su caso solicitar la radicación de los recursos financieros para cubrir a los Servidores Públicos Asimilados el ayuda correspondiente, así como para la comunicación con los interesados y la Dirección de Recursos Financieros.

Responsable Paso Actividad Documento de

trabajo

DRH

16. Recibe del ATA la documentación para el pago de ayuda para el alquiler de vivienda, registra en su control interno y envía al GAP y continúa en 18 para su revisión y procesamiento

Los que se indican en 13

17. Recibe la documentación de la DRH, verifica la fecha de vencimiento del contrato, en su caso, registra los datos de este para control permanente, o bien recibe del SRP el reporte de suspensión del apoyo.

Los que se indican en 13 o el recibo de pago de renta subsiguiente

18. Determina que todos los documentos y reportes estén completos y correctos, así como que el contrato no haya vencido, así mismo verifica que se hayan presentado los recibos por cancelación de anticipos de garantía o se haya reintegrado a la Tesorería el monto, si todo esta correcto continúa en 21 en caso contrario continúa en 19.

Los que se indican en 18

GAP 19. Elabora oficio de devolución al ATA explicando las causas y/o oficio de descuento de nómina que somete a la firma del DRH, registra para control de tiempos y envía al ATA, conector 3 y regresa a 7

Oficio de devolución (formato libre) al que agrega los documentos que considere necesarios.

20. Archiva copias para verificaciones posteriores Copia de oficio y de documentos soporte.

21. Integra la información y la pasa al SRP para cálculo y verificación continúa en 23.

Los que se indican en 18

SRP

22. Recibe la información y calcula (Formula de calculo No. 1), para determinar si la renta esta dentro de los rangos para otorgar el apoyo con base en las políticas establecidas para el efecto y los porcentajes definidos en la Norma y verifica todos los documentos para una segunda revisión. Los que se indican en 18 y cedula de calculo de renta, (formato drh 02)

23. Determina si el cobro de la renta esta dentro de los rangos y condiciones establecidas de ser positivo continúa en 26, en caso contrario continúa en 25

Cedula de cálculo

(14)

24. Elabora reporte de suspensión de apoyo y envía para revisión, junto con los documentos de calculo para revisión del GAP, y/o con las observaciones a la documentación que haya detectado y regresa a 18

Reporte de suspensión de apoyo de renta(formato libre) y anexa la documentación que considere conveniente

SRP 25. Elabora con la cedula de calculo la solicitud de radicación de recursos y la envía para revisión y autorización al GAP Cedula de calculo y solicitud de radicación de recursos (formato drh 03)

26. Archiva en la carpeta de ayudas al SPA copia de la cedula de calculo y de la solicitud de radicación de recursos. Copias de los que se indican en 26 y originales que se indican en 18.

27. Revisa los cálculos y los tipos de cambio así como la solicitud de radicación.

Los que se indican en 26 GAP 28. Determina si es correcto y completo, de ser positivo

continúa en 30, en caso contrario regresa a 22.

Los que se indican en 26.

29. Recaba la firma de autorización del DRH y envía a la SRP.

Los que se indican en 26.

SRP

30. Recibe del GAP la documentación autorizada registra y tramita ante la DRF la radicación de los recursos y solicita confirmación de envío.

Solicitud de radicación de recursos.

DRF

31. Conforme a los procesos de aplicación y control presupuestal, así como a las instrucciones sobre la racionalidad y austeridad, radica los recursos en las oficinas del exterior y confirma al GAP el envío.

Solicitud de radicación de recursos.

32. Recibe la confirmación de la DRF de la radicación, registra en sus controles internos e informa al SRP.

Confirmación de de radicación de recursos.

33. Con la confirmación del envío, prepara correos electrónicos para reportar el pago, divide los archivos y envía el que corresponda a cada oficina del exterior, con copia al GAP Conector 4

Confirmación de radicación de recursos

SRP 34. Del conector 4.Mensualmente integra la nómina de oficinas del exterior, convirtiendo a moneda nacional todos los conceptos (Formula de cálculo No. 2).

Nomina

35. Calcula la piramidación de montos netos para determinar su equivalencia en montos brutos y aplica descuentos de Ley (Formula de cálculo No. 3).

(15)

SRP

36. Elabora la nómina correspondiente y los oficios para envío de recibos y somete a la consideración del GAP.

Recibos de pago

37. Revisa cálculos de piramidación e integración de nómina.

Nomina y recibos de pago

GAP

38. Determina si esta correcto y completo, si es positivo continúa en 39, en caso contrario regresa a 34.

39. Recaba la aprobación del DRH de la nómina, y con ésta lo envía al SRP.

Nomina

SRP

40. Con la nómina autorizada, separa los recibos por persona, integra la información y la envía por mensajería internacional

Nomina y recibos de pago

41. Archiva en la carpeta correspondiente copia de la nómina por oficina.

Nomina

OFICINAS DEL EXTERIOR

42. Las oficinas del exterior reciben la información de nómina, recaban las firmas en los recibos y las envían al SRP

Nomina y recibos de pago

SRP

43. Recibe los recibos debidamente firmados de las oficinas del exterior y clasifica.

Recibos de pago

44. Archiva en la carpeta correspondiente los recibos de cada SPA

FIN TERMINA PROCESO

8 REGISTROS

N° de Control Nombre Responsable de conservarlo

Tiempo de conservación /

disposición

S/N Contrato de arrendamiento

S/N Opinión de perito local

DRH - 01 Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones.

S/N Recibo de pago de renta

S/N Justificaciones para el pago de

ayuda.

S/N Oficio de devolución

DRH - 02 Cedula de calculo de renta

S/N Reporte de suspensión de apoyo

de renta

DRH - 03 Solicitud de radicación de recursos

S/N Confirmación de radicación de

(16)

(archivo electrónico) S/N Nomina (formato impreso) S/N Recibo de pago (formato impreso) 9 ANEXOS

Anexo N° Nombre N° de Control

1 Formula de calculo 1

2 Formula de calculo 2

3 Formula de calculo 3

4 Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones DRH - 01

5 Cedula del calculo de renta DRH - 02

6 Solicitud de radicación de recursos DRH - 03

(17)

Anexo 7

Justificaciones jurídicas del procedimiento.

a) La justificación central de la presente ayuda, se sustenta en la fracción VI del artículo 47 del capítulo IX de la Ley, dedicado a los Derechos y Prestaciones de los miembros del Servicio Exterior Mexicano, que cita:

“La Secretaría, en los términos de la presente Ley y su Reglamento, proporcionará ayuda para el pago del alquiler de la vivienda de los miembros del Servicio Exterior que se encuentren adscritos en el extranjero, cuando dadas las condiciones económicas del lugar de adscripción, el pago de dicho alquiler repercuta de manera grave sobre sus ingresos, con apego a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal”.

De este artículo se desprenden las siguientes consideraciones:

1. El apoyo es personalísimo es decir se aplica solamente a los miembros del Servicio Exterior adscritos en el extranjero y por lo tanto los contratos y recibos que la dependencia liquide deben estar nominados y suscritos al Servidor Público que se encuentre en esta condición.

2. Que el lugar donde se designe la adscripción, debe corresponder al lugar de la vivienda, es decir la vivienda debe ubicarse en la ciudad o zona conurbada de ésta, a la que corresponda la oficina de adscripción.

3. Que debido a los niveles económicos o la costumbre las rentas en el lugar de adscripción, repercuten de manera grave en el ingreso del Servidor Público Asimilado, bajo el claro criterio de que no existen en la localidad otras posibilidades que protejan su ingreso, ni obliguen al uso inapropiado de recursos públicos.

4. Que el pago del apoyo esta sujeto a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, las que con el aviso de las Dependencias Controladoras del Gasto pueden reducirse o suspenderse si las circunstancias económicas del país así lo ameritan. En cuyo caso el Servidor Público deberá afrontar las diferencias que puedan presentarse. b) El artículo 119 del Reglamento define el concepto de repercusión grave al ingreso y reconoce

los instrumentos formales que instrumentan el proceso del pago de la ayuda, porque cita:

“Para el otorgamiento de la ayuda para el pago del alquiler de la vivienda, a que se refiere la fracción V (debe decir VI) del artículo 47 de la Ley, la Secretaría (se refiere a la Secretaría de Relaciones Exteriores), previa consulta a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, definirá anualmente la lista de las adscripciones cuyas condiciones económicas repercutan de manera grave sobre los ingresos de los miembros del Servicio Exterior, así como las modalidades y condiciones en que ésta podrá otorgarse.

Para los efectos de este artículo, se considerará repercusión grave la erogación del 30% o más del salario neto mensual por concepto de alquiler. Lo que deberá demostrase ante la Dirección General.

La ayuda económica se otorgara conforme a lo dispuesto en la Norma que al efecto emita anualmente la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.”

De este artículo se deben considerar las siguientes obligaciones:

1. Únicamente se pagará la ayuda a los Servidores Públicos Asimilados cuyas adscripciones se definan en la lista que autoricen las dependencias indicadas, bajo las condiciones que en la misma se señale.

2. Que es repercusión grave el pago de alquiler de la vivienda, cuando éste, resulte igual o superior al 30% del ingreso mensual neto del Servidor Público Asimilado.

(18)

3. Que esta condición de renta cara, debe probarse, por lo tanto una autoridad inmobiliaria del área donde se ubique la vivienda, deberá asegurar para el pago de la prestación, que conforme a las necesidades de espacio, posición geográfica, seguridad e integridad del Servidor Público y su familia, no existen otras posibilidades que impidan la repercusión grave de su ingreso.

4. Finalmente señala que la Norma que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público determinará las condiciones para el pago de la ayuda.

c) El apartado 10 de la Norma señala las bases operativas para el pago de la ayuda de su análisis se desprenden las siguientes condiciones:

1. Señala en el primer párrafo que, el pago de esta prestación no forma parte del sueldo, lo que obliga a que el gasto correspondiente deba ser comprobado mediante recibo firmado por el servidor público beneficiado, por derivación, el contrato correspondiente que es el documento base del acto de arrendamiento, también debe presentarse con la firma autógrafa del Servidor Público Asimilado.

2. El segundo párrafo de la norma, se establece que para efectos del calculo que determina si el monto de la renta es igual o mayor al 30% del salario neto del Servidor Público Asimilado, éste deberá calcularse en dólares de los EE.UU. por lo tanto las variaciones en el tipo de cambio de las monedas tomando como patrón al dólar establecen variaciones que podrán en un momento obligar al Consejo al pago, y en el mismo sentido a suspenderlo.

3. El mismo párrafo señala que la ayuda no debe incluir otros servicios adicionales que contrate el Servidor Público Asimilado, tales como mantenimiento, portero, estacionamiento, etc. 4. El tercer párrafo señala los porcentajes de ayuda por regiones geográficas donde se ubique la

adscripción del Servidor Público Asimilado.

5. El cuarto párrafo indica la prohibición de pagar ayuda de renta cuando haya contratado la adquisición del inmueble por contrato hipotecario, lo que se traduce que únicamente se proporcionara la ayuda a la contratación de arrendamiento puro de la vivienda.

6. El quinto párrafo nos hace saber sobre la obligación del Servidor Público Asimilado de informar a la dependencia sobre el costo de la renta a través de los comprobantes certificados o los Contratos ante la instancia legal correspondiente. Esta obligación se subsana con lo que se indica en el punto 3 del apartado B anterior de este documento, sin embargo, la Subdirección General de Administración, siempre podrá solicitar a la Subdirección General de Operaciones que certifique los comprobantes o que se Certifique el Contrato ante la instancia legal, cuando no se tenga certeza de que la documentación remitida contenga las condiciones legales requeridas o esta resulte contradictoria.

7. El séptimo párrafo indica que, tratándose de matrimonios en los que ambos resulten miembros del Servicio Exterior Mexicano la prestación se otorgara al que tenga el sueldo más bajo con cargo a la Dependencia para la que labore.

8. En el octavo párrafo se insiste en la dependencia que el pago tiene de las decisiones y condiciones que se fijen en materia de presupuesto y disponibilidad de los recursos.

9. Se señala en el noveno párrafo se autoriza que en casos específicos donde se requiera del pago de rentas anticipadas el Servidor Público Asimilado podrá solicitarlo hasta por una año, cantidad que se deducirá mensualmente al Servidor Público Asimilado mensualmente, en términos de la prestación y contra la comprobación del gasto como se indicó.

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