| 2 Acerca de WEBFLEET... 4 Componentes de WEBFLEET... 4 WEBFLEET... 4 LINK ... 4 Navegadores conectados ... 4 Navegadores no conectados... 4 Remote LINK ... 5 LINK 105/ecoPLUS ... 5 Objeto... 5 Localización y seguimiento ... 5 Dispositivos integrados ... 5 Dispositivos portátiles ... 5 Localización ... 6 Seguimiento ... 6 Viaje... 6
Viaje con dispositivo LINK ... 6
Viaje con navegador sólo... 6
Parado ... 6 Periodo en ralentí... 6 Evento... 7 Evento de conducción ... 7 Orden ... 7 Tiempo de trabajo... 7
Informe de tiempo de trabajo entre vehículos o dispositivos ... 7
Plan de mantenimiento ... 7
Tarea de mantenimiento ... 8
Informe a petición... 8
Informe programado... 8
Inicio de sesión en WEBFLEET... 8
Pantalla de mapa... 9
Cómo ampliar y arrastrar... 9
Tipos de mapa ... 9
Mapa de TomTom... 10
Mapa de pantalla completa... 10
Cómo buscar en el mapa... 10
Seguimiento y localización... 12
Seguimiento del estado de la orden ... 12
Datos del mapa en tiempo real... 12
Recorrido del vehículo ... 12
Barra temporal de la actividad en la Vista de mapa ... 13
Filtro de posición... 13
Barra temporal de la actividad en la vista "Datos del viaje"... 13
Gestión de órdenes... 14
Envío de órdenes... 14
Inicio del trabajo en las órdenes ... 14
Envío del estado de la orden ... 15
Opciones de la orden ... 15
Descripción general de la orden ... 15
Asignación inteligente de pedidos ... 17
Direcciones en el mapa ... 17
Estado del trabajo ... 17
Información de tráfico... 17
Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano ... 18
Comunicación con el conductor ... 19
Envío de un mensaje a un conductor... 19
Envío de un mensaje a varios conductores o a todos ellos ... 19
Gestión de los mensajes de texto en el TomTom PRO... 19
Definición de los mensajes de estado para los distintos vehículos ... 20
Uso de mensajes de estado ... 20
Reenvío de mensajes de estado a su dirección de correo electrónico ... 21
Gestión sencilla de vehículos ... 22
Asignación de los detalles básicos del vehículo ... 22
Referencia de consumo de combustible ... 22
Especificación de los atributos de los vehículos... 22
Adición de nueva edición... 23
Informes de eficiencia del combustible ... 23
Copia de las especificaciones en varios vehículos... 23
Configuración de los ajustes básicos de un vehículo ... 23
Configuración de los mensajes de estado y los mensajes de orden en los vehículos 24 Configuración de los accesorios y dispositivos periféricos ... 24
Configuración del uso de un tacógrafo digital ... 25
Copia de la configuración y los ajustes de un vehículo a varios... 25
Asignación de un vehículo a un grupo ... 25
Asignación de varios vehículos a un grupo ... 26
Desasignación de varios paquetes de vehículos desde un grupo ... 26
Uso de grupos de vehículos ... 27
Mantenimiento del vehículo ... 28
Creación de programas de mantenimiento... 28
Intervalos de mantenimiento ... 28
¿Cuándo vence una tarea de mantenimiento? ... 28
Uso del recordatorio... 28
Copia de un programa de mantenimiento... 29
Supervisión de las tareas de mantenimiento... 29
Proceso de las tareas de mantenimiento... 30
Creación de informes de mantenimiento ... 30
Gestión de usuarios en WEBFLEET ... 31
Creación de usuarios... 31
Concesión de acceso a WEBFLEET ... 31
Configuración de perfil ... 31
Sesiones ... 31
Inicios de sesión erróneos... 31
Grupos de usuarios ... 31
Configuración de derechos para informes, pedidos y áreas ... 32
Derechos para acceder a vehículos, direcciones y conductores ... 32
Informes de gestión ... 34
Acerca de la vista del Dashboard... 34
Configuración de gráficos ... 34
Desglose de los gráficos... 35
Desplazamiento por la línea temporal ... 35
Visualización de los detalles ... 35
Impresión de vistas de Dashboard... 36
Informar del tiempo de trabajo ... 37
Creación de un conductor... 37
Configuración del TomTom PRO ... 37
Cómo informar a WEBFLEET ... 37
Generación de un informe de "tiempo de trabajo" ... 38
Libro de registro... 39
Selección del modo de libro de registro... 39
Modo privado o de negocios ... 39
Administración de los registros del libro de registro ... 39
Generación de un informe de "libro de registro"... 40
Informes... 41
Comprensión de la estructura de los informes... 41
Gráficos... 41 Resúmenes ... 41 Tablas... 41 Resaltado condicional... 41 La vista Informes... 41 Pestaña Gerente ... 42 Informes a petición ... 42 Primer uso ... 42
Configuración del filtro... 42
Resaltado condicional... 43
Informes programados en Archivo ... 43
Información de configuración... 43
Retención de informes programados en Archivo... 43
Gestión de informes: vista general ... 43
Personalización de los informes con un logotipo individual ... 44
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Creación y gestión de informes... 45
Selección de la plantilla adecuada ... 45
Selección del formato de archivo y la disposición ... 45
Modificación de la disposición de los informes ... 45
Modificación de los gráficos ... 46
Modificación de las tablas de detalles... 46
Columnas ... 47
Agrupamiento ... 47
Resaltado condicional ... 47
Definición de la configuración de entrega ... 47
Configuración de entrega para informes a petición ... 47
Configuración de entrega para informes programados ... 48
Configuración del filtro ... 48
Finalización de un informe... 48
Asignación de informes a usuarios ... 48
Seguridad y eficacia para conductores ... 50
Estilo de conducción de la lista de conductores ... 50
Gráfico de OptiDrive... 50
Más información sobre las variables de OptiDrive ... 51
Personalización del indicador OptiDrive ... 51
Informes de seguridad y eficiencia... 52
Configuración de Dashboard ... 52
Visualización de información detallada en Dashboard ... 53
Gestión de la información del tacógrafo... 54
Preparación de Tachograph Manager antes de su utilización ... 54
Compra del servicio adicional... 54
Acceso a todos los vehículos y conductores ... 54
Descripción general de Tachograph Manager... 54
Creación de conductores mediante tacógrafos en la interfaz de WEBFLEET estándar 55 Ventajas de la función de los informes ... 55
Importación de los números de tarjetas de conductores para que estén disponibles en WEBFLEET ... 55
Creación de conductores mediante los archivos del tacógrafo ... 55
Creación de conductores de forma manual en Tachograph Manager ... 56
Detalles del conductor... 56
Creación de vehículos... 57
Importante: Costes mensuales por vehículo ... 57
Detalles de los vehículos... 57
Importante: Desactivación de vehículos ... 58
Actualización de los vehículos para descargar de forma remota información del tacógrafo ... 58
Plazos para las descargas ... 58
Plazos específicos del país para las descargas ... 59
Descarga remota WEBFLEET de información del tacógrafo digital ... 59
Notificaciones de la descarga de la tarjeta de conductor o del almacenamiento masi-vo ... 59
Carga manual de la información del tacógrafo ... 60
Importante: Costes mensuales por vehículo ... 60
Carga o descarga manual de archivos del tacógrafo mediante TachoSync... 60
Descarga de archivos de uno en uno ... 61
Eliminación automática de archivos archivados por TomTom ... 61
Archivado del historial ... 61
Envío de varios archivos a una dirección de correo electrónico ... 61
Informes de tiempos de conducción y periodos de descanso ... 62
Informes sobre infracciones... 62
Análisis en profundidad de las actividades del conductor y de los vehículos... 63
Cómo mostrar las actividades del conductor o de los vehículos para varios días . 63 Prueba de las actividades de los conductores ... 63
Tiempos de conducción restantes... 65
Tiempos de conducción que quedan cada día en la vista de mapa... 65
Notificaciones sobre infracciones... 65
Tres tipos de infracciones... 65
Información detallada sobre infracciones ... 66
Tiempos de conducción que quedan cada semana en la vista del conductor ... 66
Interpretación de los datos de "Hoy" ... 66
Interpretación de los datos de "Semana actual" ... 66
Interpretación de los datos de "Semana siguiente" ... 66
Periodos de descanso reducidos ... 66
Indicador de infracciones ... 67
Renuncia de responsabilidades: ... 67
Gestión de direcciones ... 68
Creación de direcciones ... 68
Nombres de dirección en información de posición... 68
Gestión de direcciones en grupos... 68
Presentación de direcciones en el mapa ... 69
Activación de la presentación de direcciones en el mapa ... 69
Paradas en una dirección ... 69
Uso de áreas ... 71
Vista general de las áreas... 71
Estado de las áreas ... 71
Creación de áreas rectangulares y circulares... 71
Creación de áreas poligonales... 72
Creación de áreas con forma de pasillo ... 72
Atributos adicionales de las áreas... 73
Planificación de notificaciones para las áreas... 73
Asignación de vehículos a áreas ... 74
Configuración de usuario ... 75
Vista general de la configuración ... 75
Permitir que los usuarios gestionen la configuración de la cuenta ... 75
Configuración de la cuenta de un usuario específico ... 75
Configuración de los vehículos en el mapa ... 76
Configuración de usuario ... 76
Configuración de órdenes... 76
Información de posición ... 77
Etiquetado de direcciones con colores ... 77
Definir mensajes de estado y de orden... 77
Personalizar el flujo de trabajo de la orden... 78
Avisos de estados de flujo de trabajo únicos... 78
Estados de orden... 78
Configuración de los informes... 78
Personalización del indicador OptiDrive ... 79
Conducción demasiado rápida... 79
Acerca de WEBFLEET
Acerca de WEBFLEET | 4 Acerca de WEBFLEET
A continuación, se muestra una descripción de los términos empleados en el contexto de gestión de flotas y las soluciones de WEBFLEET, así como instrucciones sobre cómo iniciar sesión en WEBFLEET.
Componentes de WEBFLEET
Existen tres versiones de las soluciones WEBFLEET: a) WEBFLEET conectado a un dispositivo LINK, b) WEBFLEET conectado a un dispositivo LINK y un navegador TomTom, c) WEBFLEET conectado a un navegador TomTom.
WEBFLEET
WEBFLEET es el componente principal de las soluciones WEBFLEET. WEBFLEET es la aplicación web para gestionar vehículos y órdenes, así como para acceder a la funcionalidad de localización y seguimiento de TomTom.
LINK
TomTom LINK es una caja negra instalada en el vehículo. El dispositivo LINK está conectado a la alimentación y al encendido del vehículo. El dispositivo registra información de eventos de encendido, movimiento del vehículo y posición, y envía toda esta información a la oficina. Se conecta a través de redes móviles a WEBFLEET y permite la comunicación entre la oficina y un navegador TomTom. Este navegador permite realizar localización y seguimiento.
WEBFLEET admite diferentes modelos de dispositivo LINK*: TomTom LINK 510/530, TomTom LINK 410, TomTom LINK 200, TomTom LINK 300/310 y TomTom LINK (primera generación).
TomTom LINK 200 se conecta al puerto OBD-II del vehículo. Proporciona información de seguimiento básica y no se puede conectar a un TomTom PRO.
Navegadores conectados
El término "Conectado" hace referencia a todos los navegadores que disponen de un módem de redes móviles incorporado. Los navegadores conectados no necesitan establecer una conexión con un dispositivo LINK, sino que se conectan directamente a WEBFLEET.
Existen diferentes generaciones de navegadores conectados actualmente compatibles con WEBFLEET*: PRO 5250 (TRUCK), PRO 9150, PRO 9100, GO 9000 y GO 715.
Los dispositivos GO conectados son similares entre sí, pero los navegadores PRO tienen diferente software y, por tanto, funcionan de diferente manera.
Navegadores no conectados
El término "No conectado" hace referencia a todos los navegadores que necesitan un dispositivo LINK para comunicarse con WEBFLEET y la oficina.
Actualmente, hay en uso diferentes generaciones de dispositivos no conectados*: PRO 7250 (TRUCK), PRO 8270 (TRUCK), PRO 8275 (TRUCK), PRO 7150 (TRUCK), PRO 7100 (TRUCK), GO 7000 (TRUCK), GO x20/ x30 y GO x10.
Los dispositivos GO no conectados son similares entre sí, pero los navegadores PRO no conectados tienen diferente software y, por tanto, funcionan de diferente manera.
Componentes de las soluciones WEBFLEET
Acerca de WEBFLEET | 5
* Puede que algunos dispositivos no estén disponibles para su zona geográfica.
Remote LINK
TomTom Remote LINK* es un mando a distancia. Debe conectarse mediante Bluetooth a un dispositivo LINK 510/530/410/3xx asociado que esté instalado en un vehículo. Existen dos versiones:
Remote LINK Working Time: permite a varios empleados registrar el tiempo de trabajo a través del dispositivo LINK 510/530/410/3xx.
Remote LINK Logbook: permite a los conductores mantener un libro de registro a través del dispositivo LINK 510/530/410/3xx.
LINK 105/ecoPLUS
TomTom LINK 105/ecoPLUS* recupera la información de consumo de combustible a través del conector OBD-II del vehículo y la envía a WEBFLEET en tiempo real. TomTom LINK 105/ecoPLUS funciona junto con el dispositivo LINK 5xx/4xx/3xx a través de Bluetooth. Para conocer la compatibilidad, consulte la Guía de instalación de TomTom LINK 105/ecoPLUS.
* Puede que algunos dispositivos no estén disponibles para su zona geográfica.
Objeto
Un objeto es la entidad central de WEBFLEET. Un objeto puede ser un vehículo, como un coche, un camión o un remolque. Una unidad TomTom está instalada en un vehículo o remolque. La unidad TomTom proporciona toda la información relevante del vehículo o remolque a WEBFLEET como posición, tiempo, velocidad, etc. Entonces, el objeto se muestra en el mapa y en las listas respectivas de WEBFLEET. Tan pronto como se activa después de una instalación correcta, se crea en la base de datos de WEBFLEET.
Localización y seguimiento
Localización y seguimiento es el término general empleado para localizar la posición de un objeto, tanto en tiempo real como históricamente. Normalmente, incluye una funcionalidad para comunicarse con los vehículos y sus conductores. Para la localización y el seguimiento se requieren hardware y software exclusivos. WEBFLEET utiliza dispositivos integrados y portátiles.
Dispositivos integrados
Control y seguridad 24 horas al día los 7 días de la semana gracias al uso de los dispositivos LINK integrados.
El dispositivo LINK proporciona información de posición, movimiento y encendido, así como eventos de entrada (por ejemplo, el motor está en marcha, .) relacionados con el vehículo específico y que no pueden desactivarse.
El dispositivo LINK suele enviar seis posiciones por minuto siempre que el vehículo se utilice en los países en los que su suscripción a WEBFLEET le ofrezca cobertura. Los países y el intervalo de informes de posición varían en función de la suscripción. Para obtener más detalles, consulte el contrato de WEBFLEET. Al utilizar la interfaz de programación de la aplicación WEBFLEET.connect, una posición por minuto es el valor estándar en estos países. Puede ampliar el intervalo de informe de posición para integraciones de WEBFLEET.connect a más posiciones por minuto si reserva el servicio adicional Seguimiento HD. Para obtener más detalles, consulte el formulario Servicio adicional.
Se necesita un dispositivo LINK instalado en el vehículo para dispositivos adicionales como los siguientes: navegadores no conectados, Remote LINK, LINK 105/ecoPLUS, tacómetro digital.
Para conocer la compatibilidad, consulte www.tomtom.com/business.
Estos dispositivos incorporan funciones básicas como envío y aceptación de órdenes y mensajes, informe de horas de trabajo, mantenimiento de libros de registro, informes de comportamiento del conductor, tiempos de conducción del conductor y el segundo conductor y consumo de combustible.
Dispositivos portátiles
Se puede conseguir una localización y seguimiento de tiempo parcial con navegadores conectados que se comunican directamente con WEBFLEET.
Acerca de WEBFLEET | 6
Localización
Localización es el control de posición, movimiento, conducción y otros eventos de un vehículo en tiempo real. El vehículo informa a WEBFLEET de su velocidad actual y la dirección hacia la que se dirige. Además, puede ver si un vehículo se encuentra atrapado en un atasco, si está estacionado o si su motor está en ralentí. Este tipo de información está disponible en WEBFLEET, por ejemplo, en el mapa y en el panel de detalles del vehículo.
Seguimiento
Seguimiento es la posibilidad de ver las posiciones, los movimientos, la conducción y otros eventos del vehículo históricamente. Esta información se almacena en WEBFLEET durante 90 días como máximo y puede evaluarse durante este tiempo.
Viaje
Un viaje es un movimiento de un vehículo desde una posición inicial hasta una posición final. Una vez finalizado un viaje, se envía a WEBFLEET un informe del mismo que contiene toda la información relevante del viaje como, por ejemplo, hora de salida, hora de llegada, paradas, periodos en ralentí y consumo de combustible.
Viaje con dispositivo LINK
La información de un inicio de viaje se genera cuando se conecta el contacto del vehículo y éste se mueve o cambia su posición GPS durante un periodo de tiempo mínimo configurado (valor predeterminado de cinco minutos), retroactivo al tiempo de encendido del vehículo.
La información del final de un viaje se genera cuando se cumple una de las condiciones siguientes: a) el encendido del vehículo está desconectado y permanece desconectado durante un periodo de tiempo mínimo configurado (valor predeterminado de 15 minutos), y el vehículo no se mueve ni cambia su posición GPS, b) el modo de viaje del libro de registro cambia de viaje privado a viaje de empresa o viceversa, c) el conductor cambia, de lo que se informa a través del navegador TomTom o el tacómetro digital.
Viaje con navegador sólo
Al utilizar un navegador conectado, se informa de los viajes en las condiciones siguientes:
Se informa del inicio de un viaje cuando se cumplen las siguientes condiciones en el navegador: a) se conecta correctamente a la base del vehículo, b) dispone de recepción GPS, c) cambia su posición GPS. Se informa del final de un viaje cuando se cumple una de las condiciones siguientes en el navegador: a) se retira de la base, b) se ha desconectado, c) permanece inactivo durante un mínimo de diez minutos, d) el modo de libro de registro ha cambiado de modo de empresa a privado o viceversa, e) el conductor cambia, de lo que se informa a través del navegador TomTom (en función del modelo y la versión de software).
Parado
Se informa de una parada cuando el vehículo deja de moverse o no cambia su posición GPS durante un periodo mínimo configurado (valor predeterminado de cinco minutos). El final de una parada se determina cuando el vehículo comienza a moverse o cambia su posición GPS. Cuando la parada ha finalizado, se informa a WEBFLEET del intervalo de parada completo.
Periodo en ralentí
El periodo en ralentí es el tiempo que permanece parado un vehículo con el motor en funcionamiento o el periodo de tiempo durante el cual el vehículo se mueve muy lentamente. El ralentí se reconoce tras cinco minutos.
Acerca de WEBFLEET | 7
Evento
Los eventos son incidentes registrados en la unidad TomTom de los que se informa a WEBFLEET como mensajes. Entre los ejemplos típicos se incluyen los siguientes: a) mensajes de estado generales predefinidos, b) mensajes de estado de las órdenes predefinidos, c) situación en zonas geográficas, d) información sobre desconexión de periféricos, funciones no deseadas, eventos de entradas digitales, etc. Los mensajes de estado y los eventos de zonas geográficas pueden clasificarse como notificación, aviso o alarma en tres niveles de importancia.
Evento de conducción
Se informa a WEBFLEET de un evento de conducción cuando un conductor sobrepasa determinado nivel de aceleración. La aceleración se registra durante frenadas, giros y maniobras y aceleración excepcional, como colisiones de vehículos.
Orden
Una orden es un mensaje que contiene instrucciones sobre la orden que debe realizarse. Existen tres tipos de orden: entrega, recogida y servicio. Una orden contiene un número de orden y un mensaje de texto libre de hasta 500 bytes. Opcionalmente, se puede adjuntar a una orden lo siguiente: a) un contacto, b) un número de teléfono de contacto, c) la fecha planificada de ejecución, d) una dirección de destino para mostrar al conductor en el navegador TomTom, e) las coordenadas de destino para que el navegador TomTom pueda calcular la ruta hasta la posición de la orden, f) el tiempo de llegada deseado, g) una tolerancia temporal para el inicio de la ejecución, con el fin de generar un mensaje de alarma si se sobrepasa la tolerancia, h) un plazo de entrega para la llegada del mensaje. Las instrucciones de la orden aparecen en el navegador y pueden aceptarse, rechazarse o guardarse para más adelante. El conductor o el segundo conductor pueden aceptar o rechazar una orden, y comenzar y completar las actividades de la orden siguiendo los pasos correspondientes. Si el conductor rechaza o cancela la orden, se le solicita que introduzca un motivo. Todas las acciones que afectan a la orden realizadas por el conductor generan mensajes que se envían a WEBFLEET.
Tiempo de trabajo
El tiempo de trabajo puede exportarse a WEBFLEET utilizando: a) un navegador conectado: el conductor puede informar del tiempo de trabajo identificándose en el navegador conectado, b) un navegador combinado con un dispositivo LINK: el conductor puede informar del tiempo de trabajo identificándose en el navegador, c) un dispositivo Remote LINK Working Time junto con un dispositivo LINK: varios
empleados pueden informar del tiempo de trabajo a través de una instalación, ya que se identifican con un ID Key personalizado, d) un tacómetro digital. Se puede informar a WEBFLEET de los siguientes estados de tiempo de trabajo: a) Desplazamiento. b) Inicio de descanso. c) Inicio de trabajo, también indica el final de un descanso si el último estado fue inicio de descanso. d) Final de trabajo, también indica el final de un descanso si el último estado fue inicio de descanso.
Informe de tiempo de trabajo entre vehículos o dispositivos
En general, al informar del tiempo de trabajo, el inicio y el final se realizan en el mismo dispositivo, pero si los conductores y trabajadores utilizan varios vehículos y, por tanto, varios dispositivos, deben tenerse en cuenta las reglas siguientes: a) si un conductor cambia de navegadores PRO o dispositivos Remote LINK, las horas de trabajo se calculan en función del conductor, b) si un conductor cambia de navegadores GO, las horas de trabajo se calculan en función del vehículo, c) es necesario cerrar las sesiones de trabajo con Final de trabajo antes de asociar cualquier dispositivo a otro diferente, d) cerrar sesiones de trabajo en un dispositivo distinto del dispositivo con el que empezó la sesión de trabajo sólo puede hacerse si se utilizan dispositivos Remote LINK con un ID Key o PRO.
Plan de mantenimiento
Un plan de mantenimiento describe una tarea de mantenimiento que debe realizarse en un vehículo. Define cuándo se lleva a cabo la tarea y si se tiene que realizar una vez en una fecha o un kilometraje del
Acerca de WEBFLEET | 8
vehículo determinados o si tiene que empezar en una fecha o kilometraje del vehículo determinados y repetirse a intervalos regulares. Según el plan de mantenimiento, WEBFLEET crea una tarea de mantenimiento cuando llega la hora del mismo. También puede emitir un recordatorio a cierta hora o distancia antes de que llegue la hora de la tarea, ofreciendo así un aviso por adelantado a la tarea de mantenimiento.
Tarea de mantenimiento
Una tarea de mantenimiento para un vehículo se crea a partir del plan de mantenimiento respectivo. La tarea aparece en WEBFLEET cuando llega la hora o se emite el recordatorio de la tarea.
Informe a petición
Los informes a petición son informes que han sido asignados a usuarios para que los descarguen cuando deseen. Antes de descargar el informe, el usuario puede establecer filtros y resaltados condicionales. Se accederá a los datos incluidos en el informe en el momento en que el usuario descargue el informe de WEBFLEET.
Informe programado
Los informes programados son informes que se generan automáticamente de forma periódica y que se pueden crear diariamente, semanalmente, mensualmente o trimestralmente.
Hay dos variaciones de informes programados:
(1) Informes programados que se enviarán automáticamente a una dirección de correo electrónico: los informes programados que se envían a una dirección de correo electrónico no se almacenan en "Archivo" en WEBFLEET.
(2) Informes programados que se almacenan en Archivo: los informes programados que se almacenan en "Archivo" se pueden descargar en cualquier momento durante el periodo de retención, que se puede definir al crear el informe. El periodo de retención se puede establecer para un máximo de tres años, en función del periodo de entrega que haya elegido, que puede ser diariamente, semanalmente,
mensualmente o trimestralmente. Los informes se eliminarán automáticamente después del periodo de retención definido. Además, los administradores de cuentas podrán eliminar informes de "Archivo".
Inicio de sesión en WEBFLEET
Para iniciar sesión en WEBFLEET, vaya a http://business.tomtom.com/login. Escriba el nombre de la cuenta, su nombre de usuario y su contraseña. Seleccione el idioma para utilizar con WEBFLEET y haga clic en Inicio de sesión.
Inicie sesión en WEBFLEET con sus datos
Pantalla de mapa
Pantalla de mapa | 9 Pantalla de mapa
WEBFLEET ofrece varios tipos de mapa. En el presente capítulo aprenderemos a utilizar el mapa, conoceremos los tipos de mapa disponibles en WEBFLEET y la información que proporcionan los diferentes tipos.
Cómo ampliar y arrastrar
Cuando haya accedido a WEBFLEET verá el mapa que muestra todos los vehículos del grupo actualmente seleccionado. Ampliar el mapa es sencillo. Utilice la rueda del ratón o el selector de nivel de ampliación de la parte superior derecha del mapa. Si pulsa el botón izquierdo del ratón puede arrastrar el mapa en cualquier dirección para poder centrarse en vehículos específicos.
Tipos de mapa
WEBFLEET ofrece los siguientes tipos de mapa para ver su flota de vehículos y los pedidos: mapa de TomTom con información de tráfico actualizada, mapa de Google y mapa de satélite. Para obtener una descripción general más realista de sus vehículos, haga clic en el botón "Satélite" situado en la parte superior izquierda del mapa.
Pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre el mapa a la mejor posición. Para ampliar el mapa, utilice la rueda del ratón o ajuste el nivel de ampliación que prefiera.
Haga clic en el botón "Satélite" para ver la descripción general más realista de dónde se encuentran sus vehículos.
Pantalla de mapa | 10
Mapa de TomTom
El mapa de TomTom muestra información actualizada del tráfico que incluye atascos, obras y posibles retrasos. Para evitar retrasos en el servicio, asigne el trabajo al conductor que se encuentre mejor situado para llevarlo a cabo.
Mapa de pantalla completa
Existe la posibilidad de ampliar el mapa a pantalla completa, dicha función es compatible con todos los mapas. De este modo puede obtener la mejor descripción general de la flota de vehículos y de sus movimientos. Para activar el mapa de pantalla completa, haga clic en el icono del navegador situado debajo del indicador de nivel de ampliación. Para volver a la vista de mapa con la lista de vehículos en el lateral, vuelva a hacer clic una vez más.
Cómo buscar en el mapa
El mapa de WEBFLEET ofrece una potente función de búsqueda completa para encontrar vehículos individuales, direcciones, lugares y áreas, así como todos los vehículos que se encuentran en una dirección o un lugar que coincida con el término de búsqueda que haya introducido. Haga clic en el botón "Buscar" (icono en forma de lupa) situado en la parte superior derecha del mapa, introduzca el término de búsqueda y, a continuación, pulse "Intro" en el teclado. Aparece una lista que muestra todos los resultados que coinciden ordenados por categoría. También puede buscar una dirección específica. Haga clic en el botón "Buscar ciudad" (icono en forma de casa) situado en la parte superior derecha del mapa. Introduzca
Vea información actualizada del tráfico en el mapa de TomTom.
Amplíe el mapa a pantalla completa para ver más detalles de los vehículos.
Pantalla de mapa | 11
la dirección, seleccione el país y, a continuación, haga clic en "Buscar". Todas las coincidencias se muestran en una lista o directamente en el mapa.
En "Configuración de mapa", en la esquina superior derecha del mapa, puede definir los elementos que desea mostrar en el mapa. También puede crear filtros para elementos, por ejemplo, para que sólo se muestren en el mapa direcciones y vehículos de un determinado grupo o color.
El botón "Imprimir mapa", situado en la parte derecha del mapa, debajo del selector de nivel de ampliación, permite imprimir de manera sencilla la vista actual del mapa. Esto puede resultar útil si, por ejemplo, necesita demostrar la ruta que ha seguido un vehículo.
Busque en el mapa vehículos, direcciones y lugares.
Encuentre una dirección específica en el mapa con "Buscar ciudad".
Seguimiento y localización
Seguimiento y localización | 12 Seguimiento y localización
En este apartado le mostramos cómo obtener una vista general de todas las órdenes de todos los vehículos y cómo encontrarlos en cualquier momento.
Seguimiento del estado de la orden
WEBFLEET le permite recibir fácilmente una vista general actualizada acerca del estado de todas las órdenes asignadas a todos los vehículos. Puede establecer un filtro para definir una selección más precisa. Las órdenes se pueden filtrar de forma individual o colectiva por grupos de vehículos, vehículos
individuales, estado y periodos de tiempo. Además, estos filtros se pueden ampliar mediante un filtro de texto gratuito. Para ver la lista de órdenes, haga clic en "Órdenes" en el menú superior. Para aplicar los diferentes filtros, seleccione la información relevante en los cuadros de menús desplegables e introduzca el texto en el cuadro de texto. Al seleccionar e introducir los filtros, la lista se ajustará automáticamente.
Datos del mapa en tiempo real
Las posiciones de los vehículos equipados con WEBFLEET se registran cada diez segundos. Estas posiciones se transmiten a WEBFLEET cada minuto. Esto significa que puede realizar un seguimiento de su flota y controlar los movimientos del vehículo en el mapa en tiempo real.
Recorrido del vehículo
El registro de todas las posiciones del vehículo realizado por WEBFLEET se almacena durante 90 días. Esto le permite comprobar fácilmente dónde han estado sus vehículos durante los últimos 90 días. WEBFLEET le permite ver el recorrido de un vehículo desde durante unas horas, un día o hasta un periodo de máximo siete días. Para ver el recorrido del vehículo, abra el cuadro de información del vehículo en el mapa y haga clic en "Track". Seleccione un día o una fecha de inicio y otra de finalización. El recorrido que se muestra en el mapa muestra información como los eventos de conducción o las paradas con los datos
correspondientes, como la posición, el inicio, la finalización y la duración general de la parada. Al mover el ratón por el recorrido, se muestra una etiqueta de velocidad que indica la hora y velocidad actuales en esa posición del vehículo. El cuadro del vehículo muestra información acerca del estado actual de la orden, el
Realice un seguimiento del estado de todas las órdenes asignadas a sus vehículos con la ayuda de varios filtros.
Observe las posiciones más recientes de todos sus vehículos, que se muestran de forma automática en el mapa.
Seguimiento y localización | 13
destino, la hora estimada de llegada y la hora de actualización de la última posición. También puede ver la dirección en la que viajaba el vehículo y la última posición.
Barra temporal de la actividad en la Vista de mapa
Cuando selecciona "Mostrar barra temporal" en la ventana "Track", se muestra una barra temporal de la actividad en la parte inferior del mapa. Se muestra el viaje en forma de gráfico, con la información relevante sobre el viaje, como paradas, conducción, etc., en diferentes colores. Al pasar el ratón por la barra temporal podrá ver los diferentes estados explicados en una ventana emergente con información.
Filtro de posición
Para ver los datos del viaje de sus vehículos en la vista de lista, establezca un filtro de tiempo. Para activar esta función, haga clic en "Detalles" en el cuadro de información del vehículo y, a continuación, en "Viajes" debajo de "Posiciones". Para ver una selección más precisa de entradas, utilice el cuadro desplegable e introduzca su pregunta en el cuadro de diálogo "Filtro".
Barra temporal de la actividad en la vista "Datos del viaje"
El viaje seleccionado se muestra en forma de gráfico en la parte superior. Muestra el viaje con la
información relevante, como paradas, conducción, etc., en diferentes colores. Puede pasar el ratón sobre el gráfico para ver más detalles. Puede mostrar la información en periodos más breves haciendo clic en los segmentos temporales debajo del gráfico. Puede hacer lo mismo con la información del libro de registro al seleccionar la pestaña "Libro de registro".
Puede ver el recorrido de un vehículo desde durante unas horas, un día o hasta un periodo de máximo siete días. Obtenga información más detallada acerca de la velocidad, las paradas, y mucho más, directamente en el recorrido. En el cuadro de información del vehículo se muestra el estado de la orden actual, el destino, la hora estimada de llegada, etc.
Obtenga los datos del viaje de los vehículos en la vista de lista mediante los filtros para personalizar las listas.
Gestión de órdenes
Gestión de órdenes | 14 Gestión de órdenes
Este capítulo proporciona información sobre cómo enviar órdenes con direcciones de destino a sus empleados en la carretera, cómo trabajan sus conductores en dichas órdenes y cómo puede ver el estado más reciente del trabajo.
Envío de órdenes
Con WEBFLEET puede enviar fácilmente órdenes a sus vehículos. Haga clic en el vehículo en el mapa y, a continuación, haga clic en "Enviar". Seleccione "Enviar orden" y, a continuación, seleccione el tipo de orden. Puede elegir entre orden de entrega, de recogida y de servicio. Debe introducir un ID de orden y agregar el texto de la orden. También puede definir la fecha de ejecución, la hora de llegada deseada y un determinado margen. Puede introducir la dirección de destino escribiéndola manualmente o
seleccionándola en su propia lista de direcciones predefinidas. También puede agregar un nombre y número de teléfono de contacto a su orden para que el conductor disponga de toda la información posible.
Inicio del trabajo en las órdenes
Inmediatamente después de enviar la orden, el empleado recibe las instrucciones del trabajo en su TomTom PRO. El icono de "Órdenes" del panel de WEBFLEET en el TomTom PRO muestra al conductor el número de órdenes nuevas recibidas. Solo tiene que tocar este icono para que aparezca la lista de órdenes. Seleccione la orden nueva en la lista; las órdenes nuevas aparecen marcadas con una flecha. Para rechazar la orden, toque primero el botón "Opciones" y, a continuación, toque "Rechazar orden". Para comenzar a trabajar en la orden, toque "Aceptar" y, a continuación, "Iniciar". Se le pedirá que inicie la navegación hacia el destino de la orden. Cuando haya tocado "Conducir", se calculará la ruta y se iniciará la navegación hacia el destino de la orden.
Envíe fácilmente órdenes de recogida, entrega o servicio a sus vehículos mediante unos pocos clics.
Comience a trabajar en las órdenes e inicie la navegación hacia el destino de trabajo simplemente tocando la pantalla.
Gestión de órdenes | 15
Envío del estado de la orden
Con el TomTom PRO, puede informar del estado actual de la orden a la oficina de forma muy sencilla; solo tiene que tocar el icono de estado de la orden en el panel de WEBFLEET. Para informar de un nuevo estado de la orden a la oficina, toque "Paso siguiente".
Opciones de la orden
Entre las funciones de WEBFLEET del dispositivo TomTom PRO, dispone de varias opciones relacionadas con las órdenes, como la posibilidad de cancelarlas o suspenderlas. También puede ver el historial de órdenes que muestra las acciones de las que ha informado a la oficina y la hora a la que lo hizo. Para seleccionar las opciones relacionadas con las órdenes, toque el botón "Opciones".
Descripción general de la orden
Para ver el estado actual de las órdenes de su conductor, haga clic en el botón "Detalles" en el recuadro del objeto. A la derecha aparecen todas las órdenes (activas y suspendidas). Para ver más detalles de las órdenes, haga clic en el botón "Órdenes". Aparece una lista de todas las órdenes. Puede configurar varios filtros, como grupo, vehículo, estado, hora y texto libre. Haga clic en una orden de la lista para
seleccionarla. A la derecha aparece la información de la orden. Aquí puede editar la orden (en caso de que hayan cambiado las condiciones), ver el flujo de trabajo de la orden y la ubicación en el mapa. También
Informe del estado actual del trabajo al centro y ahorre tiempo.
Cancele o suspenda las órdenes, o vea el historial de órdenes con ayuda de las opciones relacionadas con las órdenes.
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puede cancelar esta orden. Desde esta pantalla también puede enviar una orden nueva a cualquiera de sus vehículos.
Vea el estado actual y más detalles de las órdenes del conductor. Configure varios filtros para optimizar la visualización de la lista. Vea toda la información de la orden. Edite la orden, vea el flujo de trabajo y la ubicación en el mapa, o cree nuevas órdenes.
Asignación inteligente de pedidos
Asignación inteligente de pedidos | 17 Asignación inteligente de pedidos
Asigne de forma inteligente los pedidos basándose en información en tiempo real, que incluye desde la disponibilidad de los conductores y el vehículo más cercano hasta la información del tráfico en la ruta. En este capítulo se muestra cómo evitar retrasos y mantener a su flota alejada de los atascos siempre que sea posible.
Direcciones en el mapa
Para encontrar un destino en el mapa, haga clic en el icono de la dirección de la esquina superior derecha del mapa e introduzca los detalles de la dirección. A continuación, pulse "Buscar". La dirección aparecerá inmediatamente en el mapa con una etiqueta. Al pasar el ratón por encima de la etiqueta de la dirección aparece un cuadro de información con la opción de añadir la dirección a su lista de direcciones o crear inmediatamente un pedido (consulte el paso "Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano").
Estado del trabajo
Para ver si sus vehículos están disponibles para nuevos pedidos, a todos los vehículos se les etiqueta con un icono del estado del trabajo. El verde indica que el vehículo está disponible, el amarillo indica que está ocupado y el gris que no está disponible. Para averiguar más detalles de un pedido activo, haga clic en "Detalles" y, a continuación, en "Pedidos". Aparecerá el estado del pedido actual. Para averiguar cuántos pedidos pendientes están asignados a este vehículo haga clic en el botón "Pedidos" y ajuste el estado y el filtro de tiempo. La lista de pedidos se filtra inmediatamente.
Información de tráfico
Los atascos, obras, etc. pueden hacer que el vehículo más cercano tarde más tiempo en alcanzar el destino del pedido que otro. Para ver la información de tráfico en el mapa, active la pantalla de información de
Encuentre las direcciones en el mapa fácilmente.
Añada la dirección a la lista de direcciones.
Envíe un pedido con este destino a un vehículo.
Averigüe qué vehículo está disponible actualmente. Consulte más detalles del trabajo actual de su vehículo.
Consulte otros trabajos asignados a este vehículo.
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tráfico haciendo clic en la esquina superior izquierda del mapa en el botón "TomTom", y, a continuación, en el icono de configuración del mapa de la parte superior derecha y marque "Tráfico".
Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano
La forma más rápida de asignar un pedido al vehículo que esté mejor posicionado es creando un nuevo pedido. A partir de ahí, podrá definir la dirección de destino para ese pedido. La utilización de la dirección de WEBFLEET le proporciona una lista de vehículos clasificados por disponibilidad y tiempo de viaje previsto, teniendo en cuenta la información del tráfico y la distancia real. Diríjase a "Pedidos" en el menú superior. Haga clic en "Nuevo" en el lateral derecho para crear un pedido. Introduzca todos los detalles del pedido. Seleccione la dirección. Para seleccionar el vehículo mejor posicionado, haga clic en "Sugerencias de TomTom". WEBFLEET le muestra una lista de vehículos, clasificados por orden de disponibilidad y tiempo de viaje previsto. Seleccione el vehículo que desee. Pulse "Guardar" y, a continuación, pulse "Enviar pedido".
Active la información de tráfico de su mapa para ver qué vehículo es el que está mejor ubicado para realizar un trabajo.
Haga clic en los cuadros de información para obtener más detalles.
Seleccione la ventana "Enviar pedido" para asignar fácilmente su pedido al vehículo que esté mejor posicionado y que haya sugerido TomTom basándose en la información del tráfico y la distancia real.
Comunicación con el conductor
Comunicación con el conductor | 19 Comunicación con el conductor
Además de asignar órdenes, existen varias formas de comunicarse con sus conductores. En este capítulo se describe de qué manera puede enviar mensajes a sus conductores y cómo pueden responder ellos. Asimismo, WEBFLEET puede reenviar los mensajes de sus conductores a su buzón de correo electrónico para optimizar la comunicación.
Envío de un mensaje a un conductor
Para enviar un mensaje de texto a uno de sus conductores, haga clic en el botón "Enviar" en el recuadro del vehículo correspondiente e introduzca el mensaje de texto.
Envío de un mensaje a varios conductores o a todos ellos
Puede enviar un mensaje de texto a todos los conductores o a varios a la vez. De esta forma, ahorrará tiempo y mejorará el flujo de trabajo. Para seleccionar vehículos, primero haga clic en "Vehículos" en el menú superior y, a continuación, haga clic en los vehículos correspondientes manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los vehículos, pulse las teclas Ctrl y A en el teclado, o haga clic en el botón "Todos" en la sección inferior derecha de la pantalla. A la derecha, aparece un mensaje que muestra la lista de destinatarios en la parte superior. Introduzca el texto y haga clic en "Enviar" para transmitir el mensaje de texto a los vehículos seleccionados.
Gestión de los mensajes de texto en el TomTom PRO
Se avisa al conductor de que ha recibido un mensaje nuevo mediante una señal y el icono de "Mensajes" en el panel de WEBFLEET, en el que se indica el número de mensajes nuevos. Al tocar el icono de Mensajes, el conductor puede leer el mensaje. Automáticamente, se envía un mensaje a WEBFLEET para indicar que el conductor ha recibido y leído el mensaje. Los conductores también pueden enviar mensajes
Envíe un mensaje de texto a uno de sus conductores.
Para enviar mensajes de texto a varios vehículos, selecciónelos pulsando la tecla Ctrl y el botón izquierdo del ratón. Para seleccionarlos todos, pulse Ctrl y A o haga clic en "Todos".
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de texto gratis desde el TomTom PRO al centro. Para ello, solo tienen que tocar "Nuevo mensaje", escribir el mensaje y tocar "Enviar".
Definición de los mensajes de estado para los distintos
vehículos
En WEBFLEET puede definir para sus vehículos mensajes de estado y mensajes de estado relacionados con órdenes. Estos mensajes ayudan a mejorar la comunicación entre el conductor y el centro (por ejemplo, se pueden utilizar mensajes predefinidos para determinados eventos periódicos). Para definir mensajes de estado para un objeto, haga clic en "Detalles" y, a continuación, haga clic en "Configurar" en "Contrato/ Dispositivo". Haga clic en "Mensajes de estado" e introduzca el mensaje de estado. Puede seleccionar un tipo de advertencia para determinadas funciones de mensaje, como el reenvío de correo electrónico.
Uso de mensajes de estado
El conductor solo tiene que seleccionar el mensaje de estado que desea enviar y elegir si desea agregarle texto antes de enviarlo. Abra el menú "Mensajes" y, a continuación, toque "Nuevo mensaje" y "Plantillas".
WEBFLEET recibe automáticamente la notificación de que el mensaje se ha leído.
Envíe mensajes de texto gratis desde el TomTom PRO a WEBFLEET.
Defina fácilmente mensajes de estado a partir de determinados tipos de advertencia para su vehículo.
También puede definir mensajes de estado relacionados con órdenes.
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Seleccione una plantilla de la lista. Para agregar texto al mensaje de estado, toque el botón del teclado y escriba el texto. A continuación, toque "Enviar".
Reenvío de mensajes de estado a su dirección de correo
electrónico
Puede reenviar un mensaje de estado al buzón de correo electrónico. Para ello, seleccione el nivel de advertencia para cada vehículo (objeto) y seleccione la dirección de correo electrónico a la que desea reenviarlo. Haga clic en el menú superior "Más" y seleccione "Notificaciones/Preferencias". Haga clic en "Nuevo" a la derecha para crear una regla nueva o en "Editar" para cambiar una regla existente. Seleccione el tipo de notificaciones que desea reenviar a la dirección de correo electrónico. Puede seleccionar varias a la vez. Seleccione el grupo o el vehículo desde el que se enviarán estas notificaciones. Introduzca el nombre del destinatario y la dirección de correo electrónico correspondiente, y haga clic en "Guardar".
Envíe fácilmente mensajes de estado al centro.
Si es necesario, agregue el texto que desee al mensaje de estado predefinido.
Reenvíe mensajes de estado a su dirección de correo electrónico. Seleccione el nivel de advertencia para cada vehículo y la dirección de correo electrónico correspondiente. Seleccione los vehículos cuyos mensajes se reenviarán.
Gestión sencilla de vehículos
Gestión sencilla de vehículos | 22 Gestión sencilla de vehículos
WEBFLEET le ayuda a organizar su flota de una manera eficiente. Este capítulo proporciona información de utilidad acerca de cómo definir los detalles básicos y las especificaciones de los vehículos, cómo configurar el hardware instalado en los vehículos para enviar informes a WEBFLEET en función de sus preferencias y cómo configurar su cuenta para generar una vista general personalizada de la flota acorde con sus necesidades.
Asignación de los detalles básicos del vehículo
Cuando haya agregado nuevos vehículos a su cuenta de WEBFLEET, se incluirán en una lista con un nombre y datos básicos asignados automáticamente. WEBFLEET pone a su disposición una forma sencilla de editar datos como los de una matrícula y un cuentakilómetros. Haga clic en "Vehículos" en el menú principal y seleccione el vehículo de la lista correspondiente. Acceda a la sección "Detalles del vehículo" desde el panel de detalles y haga clic en "Editar". Aparecerá una ventana emergente. En la lista
desplegable de la pestaña "Detalles del vehículo" puede seleccionar un icono y un color que representen su vehículo o tipo de vehículo. Aquí puede asignar un ID y una denotación, que se utilizarán para etiquetar el vehículo en WEBFLEET. Asimismo, tiene la opción de indicar el cuentakilómetros actual del vehículo, agregar una descripción e indicar la matrícula y la fecha de registro. También puede agregar opciones de configuración para los informes de consumo de combustible y de velocidad.
Referencia de consumo de combustible
En la sección "Referencia de consumo de combustible" puede seleccionar el valor relacionado con este parámetro que debe usarse como referencia para el informe de consumo de combustible. Si lo desea, puede elegir el valor general establecido para la cuenta de WEBFLEET o definir uno específico para el vehículo. Si está utilizando un accesorio que proporciona información sobre el consumo de combustible directamente desde el vehículo, también puede utilizar la información procedente de dicho accesorio.
Especificación de los atributos de los vehículos
Puede seleccionar y asignar fácilmente todas las especificaciones de fábrica relevantes de su vehículo como, por ejemplo, peso, dimensiones, consumo de combustible y más. No necesita buscarlo todo en los papeles de registro de su vehículo. Puede recuperar la información relevante de la base de datos de WEBFLEET con solo hacer unos cuantos clics, a través de la navegación y el filtrado de los resultados. También puede agregar la información específica de su vehículo que falte. Para definir las especificaciones de un vehículo, seleccione un vehículo. En el panel de detalles, diríjase a "Detalles del vehículo" y haga clic en "Editar". En la pestaña "Especificaciones del vehículo", haga clic en "Especificar". Utilice los filtros o
Edite los detalles de sus vehículos y personalice las pantallas.
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navegue para encontrar la marca, la serie, etc. Seleccione su vehículo de la lista y haga clic en "Seleccionar". Puede introducir los detalles que faltan en los campos vacíos.
Adición de nueva edición
Si no puede encontrar su modelo, haga clic en la opción de agregar nueva edición. Aquí puede introducir todas las especificaciones de su vehículo y almacenarlas en la base de datos de WEBFLEET. Puede utilizar la edición agregada en otros vehículos de la misma serie dentro de su flota.
Informes de eficiencia del combustible
Los detalles en función de la marca y el modelo seleccionados, así como la información adicional que haya aportado, son también compatibles con otros dispositivos TomTom como TomTom LINK 105/TomTom ecoPLUS y se utilizan para generar informes de eficiencia de combustible.
Copia de las especificaciones en varios vehículos
Si tiene varios vehículos de la misma marca y modelo con idénticas especificaciones, solo tiene que seleccionar y personalizar las especificaciones de un vehículo. Si ha realizado esta acción de forma exhaustiva, puede copiar la información en otros vehículos. En la vista "Vehículos", seleccione todos los vehículos de la lista con la misma serie que el vehículo cuyas especificaciones desea copiar. Para ello, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic con el botón izquierdo del ratón. En el panel de detalles, haga clic en "Especificaciones". Navegue para encontrar el vehículo cuyas especificaciones desea copiar y haga clic en "Copiar". Asegúrese de haber completado las especificaciones de este vehículo antes de copiarlas.
Configuración de los ajustes básicos de un vehículo
Resulta de utilidad configurar los ajustes básicos de sus vehículos para que puedan generar informes según sus necesidades y para que sus empleados puedan informar de los modos de viaje o de las horas de trabajo, entre otras ventajas. Para configurar los ajustes básicos de su vehículo, seleccione un vehículo desde la vista "Vehículos". En el panel de detalles, abra la sección "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configurar". Puede realizar varios ajustes para utilizar la Interfaz de Conductor si su vehículo la tiene
Seleccione y asigne especificaciones de fábrica del vehículo como la anchura, la altura, el peso y más.
Copie las especificaciones de un vehículo en el resto de los vehículos de la misma marca y serie con tan solo unos clics.
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instalada: obligar al conductor a que se identifique en la Interfaz de Conductor o activar la generación del libro de registro o de los informes sobre las horas de trabajo en dicha interfaz. Además, puede seleccionar y personalizar las opciones de la generación de informes del dispositivo LINK como, por ejemplo, el reconocimiento de las paradas y los viajes. Aquí puede establecer fechas en las que desee que sus dispositivos LINK salgan del modo de suspensión. También puede enviar la lista de conductores de WEBFLEET a la Interfaz de Conductor para que se sincronicen. Cuando haya terminado de realizar las modificaciones oportunas, haga clic en "Guardar".
NOTA: Los ajustes y las opciones que aparecen en la pestaña de configuración básica pueden variar en función de la instalación.
Configuración de los mensajes de estado y los mensajes de
orden en los vehículos
Puede definir mensajes de estado generales y mensajes de orden específicos que sus conductores puedan utilizar para informar de problemas relacionados con el uso de la Interfaz de Conductor. Seleccione un vehículo, en los detalles vaya a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configurar". En la pestaña "Mensajes de estado" puede crear hasta 15 mensajes de texto generales, que se transferirán a la Interfaz de Conductor de sus conductores. En la pestaña "Mensajes de orden" puede crear hasta 15 mensajes de estado que sus conductores pueden seleccionar de la lista para notificar a la oficina que están trabajando en una orden. En función del tipo de notificación que haya seleccionado para cada mensaje y de cómo haya personalizado las notificaciones, dichos mensajes se le podrán reenviar a su correo electrónico. Escriba el mensaje de texto en los campos y seleccione un tipo de notificación. Antes de cambiar a otra pestaña o de cerrar la ventana, haga clic en "Guardar" para almacenar sus mensajes.
NOTA: De forma predeterminada se utilizan los mensajes de estado y los mensajes de orden que se definen en la configuración de la cuenta de WEBFLEET. Para activar los mensajes de estado y de orden específicos en un vehículo, deseleccione la casilla de asignación de la configuración de estado predefinida.
Configuración de los accesorios y dispositivos periféricos
Con WEBFLEET puede establecer varias opciones de configuración para los accesorios y dispositivos periféricos. Seleccione un vehículo, en panel de detalles vaya a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en
Configure los ajustes básicos de la instalación del hardware de sus vehículos, como la Interfaz de Conductor y los dispositivos LINK.
Defina mensajes de estado generales y mensajes de orden específicos que sus conductores puedan utilizar para informar de problemas con el uso de la Interfaz de Conductor.
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"Configurar". En la pestaña de entrada o de entradas/salidas, puede seleccionar la finalidad de uso de las interfaces. La disponibilidad de las entradas y de las salidas depende del dispositivo que esté instalado en el vehículo. Si quiere conectar un Remote LINK o un TomTom LINK 105 a su dispositivo LINK, puede indicarlos en la pestaña de accesorios. De esta forma, el dispositivo LINK podrá conectarse a estos dispositivos.
Configuración del uso de un tacógrafo digital
En la pestaña de entradas/salidas, puede seleccionar diferentes opciones para usar el tacógrafo digital. Esta configuración solo se aplica si hay un tacógrafo digital conectado al dispositivo LINK.
Copia de la configuración y los ajustes de un vehículo a
varios
Para garantizar que todos los vehículos con la misma instalación de hardware de TomTom Telematics informen a WEBFLEET del mismo modo, puede copiar todos los ajustes básicos y la configuración de un vehículo a varios. Esto incluye el estado y los mensajes de orden, el diario de a bordo y la detección de parada. Ajuste la configuración del vehículo que desea utilizar como referencia para otros vehículos. Asegúrese de que todo está configurado según sus preferencias. En la vista "Vehículos", seleccione en la lista los vehículos con los mismos dispositivos instalados en los que desea copiar la configuración. Para ello, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona los vehículos con el botón izquierdo del ratón. En el panel de detalles, diríjase a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configuración". Busque el vehículo desde el que tiene pensado copiar la configuración. WEBFLEET muestra la cantidad de vehículos seleccionados en los que se puede copiar la configuración. El número de vehículos puede diferir en caso de que haya seleccionado vehículos con una instalación de hardware diferente. Haga clic en "Copiar". Una ventana emergente le mostrará la pestaña de configuración básica. Aquí se le solicitará que confirme si desea copiar la configuración en los paquetes de vehículos seleccionados. Haga clic "Copia masiva".
Asignación de un vehículo a un grupo
Cuando haya asignado todos los datos relevantes del vehículo, podrá asignar dicho vehículo a uno o más grupos en unos sencillos pasos. Solo tiene que seleccionar la pestaña "Grupos" y los grupos a los que
Defina con qué finalidad deben utilizarse las entradas y salidas del dispositivo LINK. Seleccione los accesorios con Bluetooth para permitir que se establezca la conexión entre estos y el dispositivo LINK instalado en el vehículo.
Asegúrese de que todos los vehículos con la misma instalación de hardware informan a WEBFLEET del mismo modo. Para ello, puede copiar todos los ajustes básicos y la configuración de un vehículo a varios: mensajes de estado, mensajes de orden, generación de informes de viaje y reconocimiento de paradas, entre otros.
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desea asignar el vehículo. Si no existe ningún grupo, haga clic en la opción de nuevo grupo situada en la parte inferior derecha. Para cambiar el nombre a un grupo, haga clic en el botón de acción "…" y edítelo. Para eliminar grupos, haga clic en el botón de acción "X". Si este grupo incluye vehículos que no estén asignados también a otro grupo, se reagruparán automáticamente en el grupo "No asignado".
Asignación de varios vehículos a un grupo
WEBFLEET le ofrece una manera fácil de asignar varios vehículos a un grupo nuevo o existente. Seleccione los vehículos que desea agrupar haciendo clic sobre ellos mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionarlos todos, pulse las teclas Ctrl y A. En la opción "Grupos" situada a la derecha se muestran los números de los vehículos diferentes y el número de todos los seleccionados. Para asignar los vehículos seleccionados a un grupo existente, elija el grupo en la lista desplegable y haga clic en "Asignar". Para asignarlos a un nuevo grupo, escriba un nombre para el grupo en el campo de texto, haga clic en "Crear", selecciónelo de la lista desplegable y haga clic en "Asignar".
Desasignación de varios paquetes de vehículos desde un grupo
Puede desasignar varios paquetes de vehículos desde un grupo. En la vista "Vehículos", seleccione todos los vehículos de la lista manteniendo pulsada la tecla Ctrl. En el panel de detalles, abra la sección "Grupos" y haga clic en el botón "Desasignar".
Asignar un vehículo a uno o más grupos.
Crear grupos nuevos de forma sencilla.
Asigne varios vehículos a un grupo. Asigne varios vehículos a un grupo exclusivamente creado para dichos vehículos.
Gestión sencilla de vehículos | 27
Uso de grupos de vehículos
Además de que los grupos permiten filtrar los informes, mensajes, órdenes, etc., resultan muy útiles para generar una vista general de la flota en el mapa, ya que al seleccionar un grupo, solo se muestran los vehículos de dicho grupo.
Use grupos de vehículos para ver sus vehículos en el mapa.
Mantenimiento del vehículo
Mantenimiento del vehículo | 28 Mantenimiento del vehículo
WEBFLEET le ayuda a programar tareas de mantenimiento para el vehículo y a supervisar los intervalos de mantenimiento. Puede crear tanto tareas de mantenimiento puntuales como tareas de mantenimiento que se repitan tras un determinado kilometraje o espacio de tiempo. WEBFLEET le informa
automáticamente del vencimiento de una tarea de mantenimiento. De esta forma, estará informado en todo momento del mantenimiento de sus vehículos, lo que le ayudará a conservar el valor de la flota.
Creación de programas de mantenimiento
Para crear un programa de mantenimiento, seleccione el vehículo en el mapa o en el panel de detalles de la derecha. En la sección "Tareas de mantenimiento", haga clic en "Crear". En la nueva ventana, seleccione la pestaña "Mantenimiento" y haga clic en "Nueva". Seleccione un icono, introduzca el nombre y la descripción de la tarea de mantenimiento y después defina la fecha programada para la tarea de mantenimiento. En "Regla de tarea de mantenimiento", defina si la tarea se repetirá o si se trata de una tarea puntual. Si se debe repetir la tarea de mantenimiento, introduzca un intervalo de tiempo o de kilometraje de una tarea a otra. Seleccione si la tarea se repetirá tras un intervalo fijo o una vez que se haya indicado como completada. También puede definir cuándo le gustaría que se le recordase de forma automática en WEBFLEET mediante el icono en color de una herramienta que se muestra en la parte superior derecha del menú principal. Haga clic en "Guardar" para guardar el nuevo programa de mantenimiento.
Intervalos de mantenimiento
Un intervalo de mantenimiento puede consistir en un período de tiempo o un kilometraje, o en una combinación de ambos. Cuando se establece una combinación de ambos, se utiliza el intervalo que primero se alcance. El programa de mantenimiento define si la tarea de mantenimiento debe repetirse en un intervalo de tiempo o un kilometraje determinados, o si el intervalo comenzará de nuevo una vez que se marque la tarea de mantenimiento como completada.
¿Cuándo vence una tarea de mantenimiento?
Una tarea de mantenimiento debe realizarse en cuanto se alcanzan la fecha o el kilometraje establecidos. El kilometraje del vehículo que introduce en "Primera planeada para" no es un valor relativo, sino que se refiere al kilometraje real mostrado en el cuentakilómetros del vehículo.
El icono amarillo de una herramienta en la parte superior derecha del menú principal indica que hay tareas de mantenimiento pendientes. Cuando la tarea de mantenimiento ha vencido, el icono de la herramienta es rojo.
Uso del recordatorio
Recibirá un recordatorio cuando se alcancen la fecha o la distancia establecidas antes de la fecha de vencimiento. Asegúrese de establecer un período o distancia que sea razonable para gestionar la planificación del mantenimiento.
Cree un programa de
mantenimiento, defina las fechas de vencimiento y los intervalos, y establezca un recordatorio.
Mantenimiento del vehículo | 29
Copia de un programa de mantenimiento
Una vez creado un programa de mantenimiento para un vehículo, puede copiarlo a más vehículos. Seleccione el programa de mantenimiento que desee copiar de la lista de programas de mantenimiento de su vehículo y haga clic en "Copiar". Seleccione un vehículo de la lista. Puede editar la descripción del programa, así como la fecha y el kilometraje en que se realizará por primera vez el mantenimiento del vehículo seleccionado. Haga clic en "Editar" para editar el programa. Haga clic en "Aplicar" para guardar los cambios para el vehículo en cuestión. Una vez editada la fecha y/o el kilometraje para cada vehículo al que desee copiar el programa, pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione los vehículos
correspondientes. También puede seleccionar todos los vehículos de la lista haciendo clic en "Seleccionar todo". Haga clic en "Guardar" para copiar la tarea a los vehículos seleccionados.
Cuando copia una tarea de mantenimiento a otro vehículo, el kilometraje del vehículo para el que está programada la tarea para la próxima vez cambia en función de la regla. Por ejemplo, cuando copia una tarea que tiene un intervalo de 15.000 km a un vehículo cuyo cuentakilómetros marca 30.000 km, el kilometraje del vehículo para el cual se ha programado la próxima tarea se establece automáticamente en 45.000 km. Una vez copiada una tarea, asegúrese de que el intervalo cambiado es correcto para ese vehículo.
Supervisión de las tareas de mantenimiento
Cuando WEBFLEET crea una tarea de mantenimiento, le avisa con el icono amarillo de una herramienta en la parte superior derecha del menú principal. Si una tarea de mantenimiento ha vencido, el icono de la herramienta se muestra en rojo. Para ver la lista de tareas de mantenimiento, haga clic en el icono de la herramienta o en "Más..." en el menú principal y, a continuación, seleccione "Mantenimiento" de la lista. La lista muestra las tareas de mantenimiento abiertas y las completadas por orden de estado y fecha de vencimiento. Puede filtrar la lista por grupos de vehículos, vehículos individuales y tareas de
mantenimiento abiertas, vencidas y completadas. El icono de la primera columna le muestra una vista rápida general del estado de sus tareas de mantenimiento. Seleccione una tarea de mantenimiento de la lista para leerla. Si desea informar a un conductor acerca de la tarea de mantenimiento vencida, puede enviar un mensaje al conductor haciendo clic en "Enviar mensaje". Haga clic en "Marcar como leída" para indicar que se ha leído la tarea. Cuando se complete la tarea de mantenimiento, selecciónela de la lista y haga clic en "Completar". Si desea eliminar la tarea de mantenimiento de la lista, haga clic en "Eliminar".
Copia de tareas de mantenimiento a uno o más vehículos.
Obtenga una vista general de todas las tareas de mantenimiento completadas, informe a sus conductores y procese las tareas.
Mantenimiento del vehículo | 30
Proceso de las tareas de mantenimiento
En primer lugar, debe leer la tarea de mantenimiento. Debe seleccionar la tarea de mantenimiento de la lista y hacer clic en "Marcar como leído" en el panel de detalles de la derecha. Si desea marcar como leídas todas las tareas de mantenimiento, haga clic en "Marcar todo como leído" en el panel de detalles. Se adjuntará a la tarea la fecha en la que se ha leído y el nombre de usuario de WEBFLEET del usuario. Cuando se haya finalizado la tarea, se puede marcar como completada. Seleccione la tarea de
mantenimiento de la lista y haga clic en "Completar" en el panel de detalles de la derecha. La fecha en la que se completa la tarea y el nombre de usuario del usuario de WEBFLEET quedan registrados.
Las tareas de mantenimiento siguen en la lista hasta que se eliminan de forma manual. Para eliminar una tarea de mantenimiento, selecciónela de la lista y haga clic en "Eliminar".
Creación de informes de mantenimiento
