Documentos para la Gestión por Procesos

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 1

Documentos para la

Gestión por Procesos

Servicio Central

de

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 2

1. Misión y Visión

Servicio Central

de

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 3

Misión del Servicio Central de

Ciencia y Tecnología

• El Servicio Central de Ciencia y Tecnología es

una unidad autónoma perteneciente a la

Universidad de Cádiz, cuya misión es dar apoyo

a la investigación y la docencia que se realiza

en la propia Universidad, así como atender a la

demanda de información analítica sobre la

materia que nos soliciten otras universidades,

organismos públicos, empresas o personas.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 4

Visión del Servicio Central de

Ciencia y Tecnología

• El Servicio Central de Ciencia y Tecnología como soporte de la Investigación de la

Universidad de Cádiz, debe ser una unidad que trabaje en colaboración con los

clientes que lo utilizan para impulsar la actualización continua y mantenimiento de la

instrumentación y formación técnica que demanda el trabajo de investigación y la

docencia.

• Es imprescindible que se entienda su carácter social, para ello debe impulsar y

colaborar en la publicidad de sus distintas divisiones instrumentales no tan sólo hacia

los grupos de investigación sino en actitud continua de exposición de sus trabajos y

resultados de cara a la sociedad y a la comunidad científica, a través de las

publicaciones, tesis doctorales o jornadas de divulgación en las que puede participar

como parte involucrada.

• Queremos dar un servicio de excelencia que realice trabajos de calidad, para ello

debe enfocar sus actuaciones hacia la certificación y acreditación del mayor número

de procesos en los que participa.

• Nuestra actitud debe se abierta y en continuo diálogo con los clientes que usen los

servicios, y a través del mismo conseguir la motivación y medios materiales

necesarios que propicien una mejor dotación y posibilidades de utilización del

instrumental del que disponen las distintas divisiones.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 5

GRUPOS DE INTERÉS /

CLIENTES / USUARIOS

Grupos de interés:

• Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación.

• Investigadores UCA.

• Entidades públicas.

• Entidades privadas.

Clientes / usuarios:

• Investigadores UCA.

• Entidades públicas.

• Entidades privadas.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 6

SERVICIOS OFERTADOS

• Difracción y Fluorescencia de Rayos X.

• Espectrometría de Masas.

• Espectroscopía Atómica (ICP, AAS, ICP-MS).

• Microscopía Electrónica de Transmisión y de Barrido.

• Radioisótopos y Análisis de Biomoléculas.

• Resonancia Magnética Nuclear.

• Desarrollo de nuevos métodos.

• Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios

autorizados.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 7

2. Fichas de Clientes

Servicio Central

de

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 8

Ficha de Clientes

Cliente/Usuario Investigadores de la Universidad de Cádiz

Servicios actualmente prestados

Difracción y Fluorescencia de Rayos X. Espectrometría de Masas. Espectroscopía Atómica (ICP, AAS, ICP-MS). Microscopía Electrónica de Transmisión y de Barrido. Radioisótopos y Análisis de Biomoléculas. Resonancia Magnética Nuclear.

Desarrollo de nuevos métodos.

Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios autorizados. Estudios o contactos realizados para identificar sus necesidades o expectativas

Encuesta de necesidades y expectativas.

Contacto directo con el cliente a través del trabajo diario.

Procedimientos utilizados para medir el nivel de satisfacción alcanzado En la actualidad no formalizado.

Puesta en marcha de encuestas a la entrega de resultados. BAU.

Necesidades que son o podrían ser cubiertas

Las correspondientes a los servicios ofertados.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 9

Ficha de Clientes

Cliente/Usuario Entidades públicas

Desarrollo de nuevos métodos.

Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios autorizados. Estudios o contactos realizados para identificar sus necesidades o expectativas

Encuesta de necesidades y expectativas.

Contacto directo con el cliente a través del trabajo diario.

Procedimientos utilizados para medir el nivel de satisfacción alcanzado En la actualidad no formalizado.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 10

Ficha de Clientes

Cliente/Usuario Entidades privadas

Desarrollo de nuevos métodos. Estudios o contactos realizados para identificar sus necesidades o expectativas Ninguno. Procedimientos utilizados para medir el nivel de satisfacción alcanzado En la actualidad no formalizado.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 11

3. Mapa de Procesos

Servicio Central

de

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 12 Presupuesto y Planificación Actualización Instrumental

Clientes

Análisis ofertados en el catálogo del SCCYT

Desarrollo de métodos

Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios autorizados

Mapa de Procesos del Servicio Central de Ciencia y Tecnología

Relaciones internas y externas Relación con el Vicerrectorado de Investigación Clien tes In ve st igado re s UCA En tidade s púb lic as En tidade s p rivada s Procesos claves Procesos estratégicos Procesos de soporte Gestión Administrativa y Facturación Formación Usuarios Autorizados Gestión del instrumental Asesoramiento Científico-Técnico Gestión de compras Trazabilidad interna de las muestras Formación Personal SCCyT Divulgación de los servicios Revisión del sistema de gestión

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 13

Documentos Relativos a cada

Proceso Clave

Por cada Proceso Clave detectado se

adjunta:

¾

Ficha de Proceso.

¾

Diagrama de Flujo.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 14

Proceso Clave 1

Análisis ofertados en el catálogo

del SCCyT

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 15

FP-PC-01 Análisis ofertados en el catálogo del SCCyT

Descripción Aplicación de la metodología ofertada en el catálogo del servicio a la muestra suministrada por el cliente/usuario.

Misión

Objetivo Obtención de la información analítica requerida por el usuario. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Investigadores UCA. Entidades públicas. Entidades privadas. Necesidades de información analítica.

Inicio Fin

Solicitud de servicio y entrega de la muestra. Entrega de resultados y facturación.

Entradas Solicitud de servicio. Registro de entrega de muestra. Fungibles.

Salidas Incidencias en el análisis (averías, etc.). Residuos. Información analítica. Registro salida muestra. Facturación.

Indicadores Indicador de disponibilidad del instrumental. Indicador de eficacia. Indicador de colas

Registros Entrada solicitud. Entrega muestra. Diario del instrumento. Información analítica. Facturación. Procedimientos

Asociados Gestión administrativa. Gestión instrumental. Gestión de compras. Trazabilidad interna de la muestra. Aplicación

Informática Software de control, adquisición y tratamiento de datos. Aplicación LIMON (Gestión SCCyT). Ficha del Proceso

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 16

FP

-

PC

-

01:

An

á

lisis ofertados en el catalogo del SCCyT

Inicio Evaluación de recursos Solicitud y entrega de muestra ¿Esta en el catalogo? Comunicación

al usuario Prestación del

servicio solicitado

Fin

Diagrama de Flujo del Proceso

No Si No _{¿Modificación} solicitud? Solicitud modificada Si Factura Fin ¿Se puede introducir en el catalogo? No Proceso: Desarrollo de método Si Entrega documentación análisis

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 17

Ficha de Indicadores

Indicador

IN-PC-01 -01 Indicador de colas.

Periodo y fechas de actualización

Anual. Enero del año en curso.

Descripción Muestra el tiempo transcurrido desde que el usuario hace la solicitud y se le entregan los resultados. Cálculo 1/N X ∑N=nº. de trabajos. tri=(1 a N) (tri i = tiempo entrega resultados trabajo i. – tsi)/ni. tsi = tiempo solicitud trabajo i. ni= nº muestras trabajo i.

Descripción: Este indicador se dará en número de días. Nivel de

desagregación Un indicador por cada instrumento en cada una de las divisiones. Fuente Aplicación de gestión del SCCyT.

Método de

comprobación Aplicación de gestión del SCCyT. Grado de

fiabilidad Fiabilidad media.

Históricos No consta histórico a fecha de hoy. Unidad

Generadora Cada una de las seis divisiones del SCCyT. Responsable Técnico de cada división. Director del SCCyT. Versión IN-PC-01-01.2010.1

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 18

Indicador

IN-PC-01-02 Indicador de disponibilidad del instrumento.

Descripción Con este indicador medimos el índice de disponibilidad del instrumento. Muestra una medida de las incidencias que afectan al funcionamiento normal del equipo.

Cálculo

(Tiempo disponible en horas o sesiones / Tiempo total en horas o sesiones) x 100 Descripción:

Tiempo total = Número de horas o sesiones en que el equipo podría estar operativo.

Tiempo disponible = Tiempo total - Tiempo de parada (mantenimiento, averias, otras incidencias)

Nivel de

Método de

fiabilidad Fiabilidad total.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 19

Proceso Clave 2

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 20

FP-PC-02 Desarrollo de métodos

Descripción Desarrollo del método solicitado por el cliente y que no está incluido en el catálogo del servicio. Misión

Objetivo

Obtención de la información analítica requerida por el usuario y que no era posible obtener con ninguno de los métodos ofertados. Ampliar la oferta del catálogo del servicio.

Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Investigadores UCA. Entidades públicas. Entidades privadas.

Necesidades de información analítica no cubiertas por el catálogo del servicio. Inicio

Fin

Solicitud de servicio y entrega de la muestra real o patrón.

Inclusión del método en el catálogo. Entrega de resultados y facturación. Entradas Solicitud de servicio. Registro de entrega de muestra. Fungibles.

Salidas

Incidencias en el análisis (averías, etc.). Residuos. Información analítica. Registro salida muestra. Facturación. Inclusión del método en el catálogo.

Indicadores Indicador de disponibilidad del instrumento. Indicador de desarrollo de métodos.

Registros Entrada solicitud. Entrega muestra. Diario del instrumento. Información analítica. Facturación. Inclusión del método en el catálogo.

Procedimientos Asociados

Gestión administrativa. Gestión instrumental. Gestión bibliográfica. Formación. Gestión de compras. Trazabilidad interna de la muestra.

Aplicación Informática

Software de control, adquisición y tratamiento de datos. Aplicación LIMON (Gestión SCCyT). Science Finder.

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 21

FP

-

PC

-

02:

Desarrollo de m

é

todos

Inicio Evaluación de recursos Solicitud ¿Necesitamos recursos nuevos? Fin

No Si No Si Búsqueda de documentación ¿Podemos conseguirlos? Desarrollo del método Nuevos recursos Si No Comunicación al usuario ¿Introducción en catálogo? Comunicación al usuario Proceso de servicio en catálogo ¿Vamos a desarrollar el método? Si No Prestación del servicio solicitado Factura Fin Entrega documentación análisis Fin Fin

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 22

Indicador

IN-PC-02 -01 Indicador de desarrollo de métodos.

Descripción Muestra la relación existente entre los métodos desarrollados y los métodos solicitados y aceptados. Cálculo Número de métodos desarrollados / Número de métodos solicitados y aceptados.

Nivel de

Método de

fiabilidad Fiabilidad alta.

(23)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 23

Indicador

Cálculo

Nivel de

Método de

(24)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 24

Proceso Clave 3

Prestación supervisada de

instrumental científico a usuarios

autorizados

(25)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 25

FP-PC-03 Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios autorizados

Descripción Reserva de sesiones por usuarios autorizados, configuración del instrumental por parte del personal técnico del servicio (requerimientos del cliente) y verificación posterior del estado del equipo.

Misión Objetivo

Ofrecer al cliente el equipamiento científico demandado en condiciones óptimas y según las especificaciones requeridas.

Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Investigadores UCA. Entidades públicas. Disponibilidad de instrumental científico. Inicio

Fin

Solicitud de servicio y reserva del instrumento. Uso del instrumental solicitado y facturación.

Entradas Solicitud de servicio. Apoyo y/o asesoramiento al usuario. Fungibles. Salidas Incidencias en el análisis (averías, etc.). Residuos. Facturación.

Indicadores Indicador de disponibilidad del instrumento. Indicador de eficacia. Indicador de colas. Registros Reserva del instrumental. Diario del instrumento. Facturación.

Procedimientos

Asociados Gestión administrativa. Gestión instrumental. Gestión de compras. Aplicación

Informática Software de control, adquisición y tratamiento de datos. Aplicación LIMON (Gestión SCCyT). Ficha del Proceso

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Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 26

FP

-

PC

-

03:

Prestaci

ó

n de instrumental cient

í

fico a usuarios autorizados

Inicio Asesoramiento científico Solicitud ¿Es usuario autorizado?

No Si ¿Instrumental disponible? Configuración del instrumental, calibración, etc. Factura Fin ¿Sesión sin incidencias? Comunicación al usuario Proceso de soporte formación de usuario autorizadas No Fin Si Utilización del instrumental. Verificación del estado del instrumental Proceso de soporte de gestión del instrumental

(27)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 27

Indicador

Cálculo

Nivel de

Método de

(28)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 28

Indicador

Descripción Muestra el tiempo transcurrido desde que el usuario hace la solicitud y se le entregan los resultados. Cálculo 1/N X ∑N=nº. de trabajos. tri=(1 a N) (tri i = tiempo entrega resultados trabajo i. – tsi)/ni. tsi = tiempo solicitud trabajo i. ni= nº muestras trabajo i.

Método de

(29)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 29

Proceso Soporte 1

Gestión Administrativa y

Facturación.

(30)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 30

FP-PS-01 Gestión administrativa y facturación.

Descripción Gestión administrativa orientada al cumplimiento del Plan de Actuaciones. Misión

Objetivo Dar soporte a los procesos clave y facturación de los servicios prestados. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario El propio SCCyT y nuestros clientes mediante la facturación. Inicio

Fin

Petición del servicio.

Entrega de resultados y facturación. Entradas Solicitud de servicio.

Salidas Comunicaciones con otras unidades administrativas (facturación). Indicadores Indicador de facturación.

Registros Aplicación gestión administrativa. Procedimientos

Asociados Todos los procesos.. Aplicación

(31)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 31

FP

-

PS

-

01:

Gesti

ó

n Administrativa y Facturaci

ó

n.

Inicio

Unidad Administrativa Campus Pto. Real

Solicitud Servicio

Registro Aplicación LIMON Fin Emisión Factura

Proceso Soporte

(32)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 32

Indicador

IN-PS-01 -01 Indicador de facturación.

Descripción Muestra los ingresos obtenidos por la facturación de los servicios prestados a los clientes. Cálculo Volumen de facturación.

Nivel de

desagregación Uno por cada una de las seis División del SCCyT. Fuente Aplicación de gestión del SCCyT.

Método de

fiabilidad Fiabilidad alta. Históricos

Desde enero de 2008. Unidad

Generadora Cada una de las seis Divisiones del SCCyT. Responsable Director del SCCyT.

Versión IN-PS-01-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

(33)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 33

Proceso Soporte 2

(34)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 34

FP-PS-02 Gestión del Instrumental.

Descripción Mantenimiento, calibraciones y gestión de averías. Misión

Objetivo Dar soporte a los procesos clave. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario El propio SCCyT. Inicio

Fin

Procedimientos de mantenimiento y/o calibración. Averías. Fin procedimiento. Resolución avería.

Entradas Procedimientos de mantenimiento y/o calibración. Averías. Salidas Fin procedimento.

Indicadores Indicador de gestión del instrumental. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

Asociados Procesos claves. Aplicación

(35)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 35

FP

-

PS

-

02:

Gesti

ó

n Instrumental

Inicio

Mantenimiento, Calibración, Avería del

instrumental.

Registro Aplicación LIMON Fin

Proceso Soporte

Aviso Servicio Técnico Resolución avería por Servicio Técnico Resolución avería por Técnico División

(36)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 36

Indicador

IN-PS-02 -01 Indicador de gestión del instrumental

Descripción Muestra el grado de cumplimiento de los procedimientos asociados a mantenimiento, calibraciones y averías.

Cálculo Número de actuaciones. Nivel de

Método de

Históricos No constan históricos. Unidad

(37)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 37

Proceso Soporte 3

(38)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 38

FP-PS-03 Gestión de compras.

Descripción Compra de fungibles, repuestos y demás material necesario para el funcionamiento del SCCyT. Misión

Destinatario El propio SCCyT. Inicio

Fin

Detección de la necesidad Fin procedimiento.

Entradas Necesidad de la compra. Salidas Fin procedimento.

Indicadores Indicador de gestión de compras. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

(39)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 39

FP

-

PS

-

03:

Gesti

ó

n Compras

Inicio

Detección de necesidades en fungibles, repuestos, etc.

Registro Aplicación LIMON

Fin

Proceso Soporte

Proceso gestión

administrativo FP-PS-01

(40)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 40

Indicador

IN-PS-03-01 Indicador de gestión de compras.

Descripción Muestra el pocentaje del gasto realizado en compras en relación al presupuesto del SCCyT. Cálculo Gasto realizado en el proceso de compras / Presupuesto global del SCCyT.

Nivel de

desagregación Uno por cada una de las Divisiones del SCCyT. Fuente Aplicación de gestión del SCCyT.

Método de

Generadora Dirección del SCCyT. Responsable Director del SCCyT. Versión IN-PS-03-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

(41)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 41

Proceso Soporte 4

(42)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 42

FP-PS-04 Formación personal SCCyT.

Descripción Formación del personal del SCCyT en base a las necesidades del SCCyT. Misión

Destinatario Personal del SCCyT. Inicio

Fin

Detección de la necesidad Fin procedimiento.

Entradas Inicio de la formación. Salidas Fin de la formación.

Indicadores Indicador de formación del personal del SCCyT. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

(43)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 43

FP

-

PS

-

04:

Formaci

ó

n del Personal del

SCCyT

Inicio

Detección de necesidades formativas

Proceso Soporte

Planificación de la formación Convocatoria del curso

Inscripción curso Justificante asistencia Unidad Administrativa Formación PAS Asistencia a la actividad formativa

(44)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 44

Indicador

IN-PS-04-01 Indicador de formación del personal del SCCyT.

Descripción Muestra el gasto realizado en formación del personal en relación al presupuesto global del SCCyT. Cálculo Gasto realizado en el proceso de soporte / Presupuesto global del SCCyT.

Nivel de

Método de

Generadora Cada una de las Divisiones del SCCyT. Responsable Director del SCCyT.

(45)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 45

Proceso Soporte 5

(46)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 46

FP-PS-05 Formación Usuarios Autorizados.

Descripción Formación a aquellos clientes que quieran adquirir la condición de Usuario Autorizado. Misión

Objetivo Permitir a los clientes acceso a la prestación supervisada del instrumental científico del SCCyT. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Investigadores UCA. Entidades públicas Inicio

Fin

Convocatoria de cursos. Finalización de la formación.

Entradas Solicitudes de cursos. Convocatoria

Salidas Fin de la formación. Condición de Usuario Autorizado. Indicadores Indicador de formación a usuarios autorizados.

Registros Aplicación gestión SCCyT. Procedimientos

Asociados Prestación supervisada de instrumental científico a usuarios autorizados. Aplicación

(47)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 47

FP

-

PS

-

05:

Formaci

ó

n usuarios autorizados

Inicio

Detección de la formación de nuevos usuarios autorizados

Fin

Proceso Soporte

_Curso

realizado Petición de formación

por parte de los usuarios

Convocatoria curso de formación

(48)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 48

Indicador

IN-PS-05-01 Indicador de formación a usuarios autorizados.

Descripción Muestra el número de cursos organizados por el SCCyT. Cálculo Número de cursos.

Nivel de

desagregación Cada una de las Divisiones del SCCyT. Fuente Aplicación de gestión del SCCyT. Método de

fiabilidad Fiabilidad alta..

(49)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 49

Proceso Soporte 6

(50)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 50

FP-PS-06 Asesoramiento científico-técnico.

Descripción Asesoramiento científico-técnico a aquellos clientes que lo soliciten. Misión

Objetivo Dar soporte científico y técnico a nuestros clientes. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Clientes del SCCyT. Inicio

Fin

Solicitud del asesoramiento. Respuesta a la solicitud. Entradas Solicitud de asesoramiento. Salidas Comunicación de la respuesta.

Indicadores Indicador de asesoría científico-técnica.. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

Asociados Formación personal SCCyT. Formación usuarios autorizados. Aplicación

(51)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 51

FP

-

PS

-

06:

Asesoramiento cient

í

fico

-

t

é

cnico

Inicio

Petición de asesoramiento

Proceso Soporte

Prestación asesoramiento

(52)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 52

Indicador

IN-PS-06-01 Indicador de asesoría científico-técnica

Descripción Muestra el tiempo medio de respuesta a las solicitudes recibidas. Cálculo

Fecha de salida de respuesta - Fecha solicitud.

Descripción: este indicador se dará en número de días. Nivel de

(53)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 53

Proceso Soporte 7

Trazabilidad interna de las

muestras

(54)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 54

FP-PS-07 Trazabilidad interna de la muestra.

Descripción Seguimiento y custodia de la muestra desde su recepción a su devolución o eliminación como residuo.

Misión

Objetivo Custodia y trazabilidad de la muestra. Responsable Director del SCCyT.

Fin

Recepción de la muestra. Devolución o eliminación.

Entradas Registro de entrada en la aplicación LIMON. Salidas Registro de salida en la aplicación LIMON.

Indicadores Indicador de trazabilidad interna de las muestras. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

Asociados Análisis ofertados en el catalogo del SCCyT. Desarrollo de métodos. Aplicación

(55)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 55

FP

-

PS

-

07:

Trazabilidad interna de las muestras

Inicio

Petición de servicio

Fin

Proceso Soporte

Generación del documento de recepción de la muestra Hay alguna incidencia en la custodia No Si

(56)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 56

Indicador

IN-PS-07-01 Indicador de trazabilidad interna de las muestras.

Descripción Incidencia en la trazabilidad y custodia de las muestras Cálculo Número de incidencias en la custodia o trazabilidad Nivel de

(57)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 57

Proceso Soporte 8

(58)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 58

FP-PS-08 Divulgación de los Servicios

Descripción Divulgación y publicidad del SCCyT Misión

Objetivo Dar a conocer el equipamiento, instalaciones y técnicas analíticas del SCCyT Responsable Director del SCCyT.

Fin

Actividades programadas y Carta de Servicio Ejecución de la divulgación

Entradas Registro de entrada en la aplicación LIMON. Salidas Registro de salida en la aplicación LIMON. Indicadores Indicador de divulgación de los servicios. Registros Aplicación gestión SCCyT.

Procedimientos

Asociados Procesos claves Aplicación

(59)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 59

FP

-

PS

-

08:

Divulgaci

ó

n de los Servicios

Inicio

Existe nueva técnica o equipamiento

científico

Proceso Soporte

Visitas guiadas Divulgación programada Carta de

(60)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 60

Indicador

IN-PS-08-01 Indicador de divulgación de los servicios.

Descripción Registrar el número de actuaciones divulgativas Cálculo Número de actuaciones de divulgación

Nivel de

Generadora SCCyT

Responsable Director del SCCyT. Versión IN-PS-08-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

(61)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 61

Proceso Estratégico 1

(62)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 62

FP-PE-01 Presupuesto y planificación

Descripción Elaboración del Presupuesto de la SCCyT basado en el Plan de Actuaciones. Misión

Objetivo Planificar las actuaciones y el presupuesto de funcionamiento que permitan llevarlas a cabo. Responsable Director del SCCyT.

Destinatario Director del SCCyT. Inicio

Fin

Inicio: Solicitud de la Gerencia de la elaboración del Presupuesto. Fin: Aprobación del Plan de Actuaciones y del Presupuesto.

Entradas Memoria del año anterior y solicitud de borrador por parte de Gerencia Salidas Borrador del Plan de Actuaciones.

Borrador el Presupuesto. .

Indicadores Indicador de porcentaje de ejecución presupuestaria.

Registros Estado de movimientos de las Clasificaciones Orgánicas en las que se organiza el Presupuesto, visibles a través de la aplicación RedCampus.

Procedimientos

Asociados Todos los procesos clave. Aplicación

(63)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 63

FP

-

PE

-

01:

Presupuesto y planificaci

ó

n

Inicio

Elaboración presupuesto

Proceso Estratégico

¿Se aprueba? No Si Petición por parte de la gerencia Envio a gerencia Ejecución presupuesto Proceso gestión administrativo FP-PS-01

(64)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 64

Indicador

IN-PE-01-01 Indicador de porcentaje de ejecución presupuestaria

Descripción Porcentaje de ejecución del presupuesto ordinario del SCCyT.

Cálculo Total gastos cargados en orgánicas realizados en el año/Total créditos asignados en Ppto. Inicial)*100 Nivel de

desagregación No hay nivel de desagregación Fuente RedCampus

Método de

comprobación RedCampus, Presupuesto UCA Grado de

Históricos Existen desde el año de su creación (1992) Unidad

Generadora SCCyT

Responsable Director del SCCyT. Versión IN-PE-01-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

(65)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 65

Proceso Estratégico 2

(66)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 66

FP-PE-02 Actualización del instrumental

Descripción Adaptación del SCCyT a las técnicas instrumentales y científicas Misión

Objetivo

Planificar las actuaciones y el presupuesto para la mejora y puesta al día del equipamiento científico y nuevas tecnologías.

Responsable Director del SCCyT. Destinatario Clientes del SCCyT. Inicio

Fin

Inicio: Planificación de la actualizaciones instrumentales. Fin: Ejecución de la actualización.

Entradas Presentaciones a las distintas convocatorias de compras y/o mejoras del instrumental. Salidas Recepción y ejecución del gasto

Indicadores Indicador de actualización del instrumental.

Registros Catalogo inventariable de la UCA. Aplicación LIMON. Procedimientos

(67)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 67

FP

-

PE

-

02:

Actualizaci

ó

n Instrumental

Inicio

Planificación de la actualización

necesaria

Proceso Estratégico

¿Concedida? No Si Petición al Vicerrectorado de Investigación Ejecución de la inversión Proceso gestión administrativo FP-PS-01 Revisión de la petición Proceso Divulgación FP-PS-08

(68)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 68

Indicador

IN-PE-02-01 Indicador de actualización del instrumental

Descripción Porcentaje de inversión concedida frente a inversión solicitada. Cálculo (Inversión concedida/inversión solicitada) x100

Nivel de

desagregación No hay nivel de desagregación Fuente LIMON

Método de

comprobación Documentos de solicitud y concesión de inversión registrados en aplicación LIMON Grado de

fiabilidad Fiabilidad alta. Históricos No existen Unidad

Generadora SCCyT

(69)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 69

Proceso Estratégico 3

(70)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 70

FP-PE-03 Relaciones internas y externas

Descripción Relaciones con los clientes (internos y externos) en orden a satisfacer sus necesidades y expectativas.

Misión

Objetivo Dar respuesta en nuestros servicios a las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Responsable Director del SCCyT.

Fin

Inicio: Detección de necesidades y expectativas de los clientes

Fin: Realización de los servicios solicitados conforme a las necesidades y expectativas Entradas Petición y/o detección de servicios

Salidas Respuesta a las peticiones

Indicadores Indicador de relaciones internas y externas Registros Aplicación de gestión SCCyT (LIMON) Procedimientos

(71)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 71

FP

-

PE

-

03:

Relaciones internas y externas

Inicio

Petición y/o detección de necesidades.

Proceso Estratégico

¿Es posible realizarlo? No Si Estudio científico-técnico Puesta a punto método FP-PC-02 Comunicación al cliente

(72)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 72

Indicador

IN-PE-03-01 Indicador de relaciones internas y externas

Anual. Enero del año en curso. Descripción Tiempo de respuesta

Cálculo Fecha de salida de respuesta Fecha solicitud.

Método de

comprobación Registro en aplicación LIMON Grado de

Generadora SCCyT

(73)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 73

Proceso Estratégico 4

Relación con el Vicerrectorado de

Investigación

(74)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 74

FP-PE-04 Relación con el Vicerrectorado de investigación

Descripción Relaciones con el Vicerrectorado de Investigación Misión

Objetivo Mantener una relación bilateral con el vicerrectorado en las actuaciones del SCCyT Responsable Director del SCCyT.

Destinatario SCCyT y Vicerrectorado de Investigación Inicio

Fin

Inicio: establecimiento de comunicación Fin: fin de comunicación

Entradas Necesidades de detectadas que necesitan colaboración con el Vicerrectorado Salidas Respuesta a la necesidades

Indicadores Indicador de registro de comunicaciones con el Vicerrectorado de Investigación Registros Aplicación de gestión SCCyT (LIMON)

Procedimientos

(75)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 75

FP

-

PE

-

04:

Relaci

ó

n con el Vicerrectorado de investigaci

ó

n

Inicio

Necesidad de Comunicación

Proceso Estratégico

Respuesta Vicerrectorado Investigación Proceso gestión administrativo FP-PS-01

(76)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 76

Indicador

IN-PE-04-01 Indicador de registro de comunicaciones con el Vicerrectorado de Investigación

Anual. Enero del año en curso. Descripción Nº de comunicaciones registradas Cálculo _∑_{(de comunicaciones)}

Nivel de

Método de

Generadora SCCyT

(77)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 77

Proceso Estratégico 5

Revisión del Sistema de Gestion

de Calidad

(78)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 78

FP-PE-05 Revisión del sistema de gestión

Descripción El Director y el personal del SCCyT se reúne al menos una vez al año para revisar y evaluar de manera global toda la información anual y si es necesario desarrolla acciones de mejora

Misión

Objetivo Garantizar la vigencia del sistema de gestión Responsable Director del SCCyT.

Destinatario SCCyT y sus clientes Inicio

Fin

Inicio: convocatoria de reunión de revisión Fin: Implementación de acciones de mejora

Entradas

-

Fichas de procesos clave ; Indicadores de los procesos clave y resultados ;Objetivos de los procesos clave ; Diagrama de flujo de los procesos clave ; Informe de Auditoría Interna.

Salidas Informe de Revisión.

Acciones de mejora del sistema de gestión Indicadores Indicador del sistema de gestión.

Registros Aplicación de gestión SCCyT (LIMON) Procedimientos

(79)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 79

FP

-

PE

-

05:

Revisi

ó

n del sistema de gesti

ó

n

Inicio

Convocatoria de reunión (al menos

una anual)

Proceso Estratégico

¿necesitamos un plan de mejora? No Si Análisis indicadores y demás datos Elaboración informe -Fichas de procesos clave

- Indicadores de los procesos clave y resultados

- Objetivos e los procesos clave - Diagrama de flujo de los procesos clave

-Informe de Auditoría Interna.

Elaboración plan de mejora

(80)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 80

Indicador

IN-PE-05-01 Indicador del sistema de gestión

Descripción Porcentaje de cumplimiento de acciones de mejora

Cálculo _{(Acciones de mejora cumplidas / acciones de mejora propuestas) x 100} Nivel de

Método de

Generadora SCCyT

(81)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 81

(82)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 82

Código Descripción Responsable ¿Indicador de Carta Compro-de servicio? misos

IN-PC-01-01

Indicador de colas. Director SCCyT Si 15 días

IN-PC-01-02

Indicador de disponibilidad_{del instrumento.} Director SCCyT

IN-PC-02-01

Indicador de desarrollo de Director SCCyT Si 50%

métodos.

IN-PC-02-02

Indicador de disponibilidad_{del instrumento.}Director SCCyT

IN-PC-03-01

Indicador de disponibilidad_{del instrumento} Director del SCCyT

IN-PC-03-02

Indicador de colas. Director del SCCyT Si 15 días

IN-PS-01-01

Indicador de facturación. Director del SCCyT

IN-PS-02-01

Indicador de gestión del Director del SCCyT_{instrumenatl.}

IN-PS-03-01 Indicador de gestión de Director del SCCyT compras.

IN-PS-04-01 Indicador de formación del Director del SCCyT personal.

(83)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 83

Código Descripción Responsable ¿Indicador de Carta Compro-_{de servicio? miso}

IN-PS-05-01

Indicador de formación a usuarios Director SCCyT Si 1 curso/año_{por División.}

IN-PS-06-01

Indicador de asesoría_{científico-técnica.}Director SCCyT Si 15 días.

IN-PS-07-01

Indicador de trazabilidad interna Director SCCyT

de la muestra.

IN-PE-01-01

Indicador de porcentaje de Director SCCyT_{Ejecución presupuestaria.}

IN-PE-02-01

Indicador de actualización del Director SCCyT_{instrumental.}

IN-PE-03-01

Indicador de relaciones Director SCCyTInternas y externas.

IN-PE-04-01

Indicador de registro de Director del SCCyT. _{comunicaciones con el Vic. Inves.}

IN-PE-05-01

Indicador del sistema de gestión. Director del SCCyT

(84)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 84

Indicador

Anual. Enero del año en curso. Descripción

Con este indicador medimos el índice de disponibilidad del instrumento. Muestra una medida de las incidencias que afectan al funcionamiento normal del equipo, ponderado por su antiguedad (Fe, factor equipo)

Cálculo

(Tiempo disponible en horas o sesiones / Tiempo total en horas o sesiones) x Fe x 100 ; Fe (Factor equipo)= nº de años /5 Descripción:

Tiempo disponible = Tiempo total - Tiempo de parada (mantenimiento, averías, otras incidencias)

Nivel de

Método de

(85)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 85

Indicador

IN-PC-01 -02 Indicador de eficacia

Descripción Muestra la relación existente entre las solicitudes aceptadas y las realizadas. Cálculo

(Solicitudes procesadas / Solicitudes aceptadas ) x 100 Descripción:

Solicitudes procesadas = Son aquellas que han sido llevadas a término en base al diagrama de flujo del proceso.

Solicitudes aceptadas = Son aquellas que se ajustan al catálogo del servicio y que tienen lugar cuando el equipo está disponible.

Nivel de

Método de

(86)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 86

Indicador

Descripción Muestra el tiempo transcurrido desde que el usuario hace la solicitud y se le entregan los resultados. Cálculo

∑_{i=(1 a p)}(∑_{i=(1 a n)}(ts-tr)*Ftp) ; Ftp= Tmin /Tp, Tmin= T minimo de cola , Tp= T de cola de esa técnica ts= tiempo de salida del análisis , tr= tiempo de recepción muestra

Método de

(87)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 87

Indicador

Cálculo

Nivel de

Método de

(88)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 88

Indicador

IN-PC-02 -02 Indicador de desarrollo de métodos.

Descripción Muestra la relación existente entre los métodos desarrollados y los métodos solicitados y aceptados. Cálculo Número de métodos desarrollados / Número de métodos solicitados y aceptados.

Nivel de

Método de

(89)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 89

Indicador

Cálculo

Nivel de

Método de

(90)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 90

Indicador

IN-PC-03 -02 Indicador de eficacia

Descripción Muestra la relación existente entre las solicitudes aceptadas y las realizadas. Cálculo

(Solicitudes procesadas / Solicitudes aceptadas) x 100 Descripción:

Solicitudes procesadas = Son aquellas que han sido llevadas a término en base al diagrama de flujo del proceso.

Solicitudes aceptadas = Son aquellas que se ajustan al catálogo del servicio y que tienen lugar cuando el equipo está disponible.

Nivel de

Método de

(91)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 91

Indicador

Descripción Muestra el tiempo transcurrido desde que el usuario hace la solicitud y se le entregan los resultados. Cálculo Fecha de salida de resultados - Fecha solicitud. Descripción:

Este indicador se dará en número de días.

Nivel de

Método de

(92)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 92

Indicador

IN-PS-01 -01 Indicador de facturación.

Descripción Muestra los ingresos obtenidos por la facturación de los servicios prestados a los clientes. Cálculo Volumen de facturación.

Nivel de

Método de

fiabilidad Fiabilidad alta. Históricos

Desde enero de 2008. Unidad

(93)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 93

Indicador

IN-PS-02 -01 Indicador de gestión del instrumental

Descripción Muestra el grado de cumplimiento de los procedimientos asociados a mantenimiento, calibraciones y averías.

Cálculo Número de actuaciones. Nivel de

Método de

(94)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 94

Indicador

IN-PS-03-01 Indicador de gestión de compras.

Descripción Muestra el pocentaje del gasto realizado en compras en relación al presupuesto del SCCyT. Cálculo Gasto realizado en el proceso de compras / Presupuesto global del SCCyT.

Nivel de

Método de

Generadora Dirección del SCCyT. Responsable Director del SCCyT. Versión IN-PS-03-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

(95)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 95

Indicador

IN-PS-04-01 Indicador de formación del personal del SCCyT.

Descripción Muestra el gasto realizado en formación del personal en relación al presupuesto global del SCCyT. Cálculo Gasto realizado en el proceso de soporte / Presupuesto global del SCCyT.

Nivel de

Método de

(96)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 96

Indicador

IN-PS-05-01 Indicador de formación a usuarios autorizados.

Descripción Muestra el número de cursos organizados por el SCCyT. Cálculo Número de cursos.

Nivel de

(97)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 97

Indicador

IN-PS-06-01 Indicador de asesoría científico-técnica

Descripción Muestra el tiempo medio de respuesta a las solicitudes recibidas. Cálculo

Fecha de salida de respuesta - Fecha solicitud.

(98)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 98

Indicador

IN-PS-07-01 Indicador de trazabilidad interna de las muestras.

Descripción Incidencia en la trazabilidad y custodia de las muestras Cálculo Número de incidencias en la custodia o trazabilidad Nivel de

(99)

Versión 08.2 Fecha: 1-11-2009 99

Indicador

IN-PS-08-01 Indicador de divulgación de los servicios.

Descripción Registrar el número de actuaciones divulgativas Cálculo Número de actuaciones de divulgación

Nivel de

Generadora SCCyT

Responsable Director del SCCyT. Versión IN-PS-08-01.2009.1 Fecha 01/11/2009

Documentos para la Gestión por Procesos